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UNIDAD 1 : FUNDAMENTOS DE LA TEORÍA CONTABLE
1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD - ELEMENTOS DE CONTABILIDAD GENERAL
1.1. VISION GLOBAL DE EMPRESA
La empresa es una unidad económica que tiene por finalidad el logro de uno o más
objetivos. A ella concurren elementos o recursos financieros humanos y materiales
(equipos, maquinarias, materias primas, vehículos, edificios; etc.). Los recursos
financieros y materiales son prácticamente inertes en si mismo. Entran en movimientos
con el trabajo de las personas, sus conocimientos, destrezas, actitudes, creatividad,
tecnología, etc.
La empresa es parte de un contexto amplio caracterizado por la existencia e interrelación
de elementos económicos, sociales, políticos y culturales. Este contexto o medio
ambiente provoca efectos de distinta naturaleza en la empresa que la hacen reaccionar,
así como otros entes reaccionan por los efectos que irradia la empresa. Los efectos y las
consiguientes reacciones ocurren también dentro de la misma empresa.
Haciendo analogía con el cuerpo humano, la empresa puede concebirse como un órgano
con sus correspondientes células respecto de los otros órganos y sus células.
La empresa tiene una dimensión en el tiempo. La administración de los recursos
financieros, materiales y humanos, en el contexto amplio, complejo y dinámico en que la
empresa se desenvuelve, debe enmarcarse bajo esta dimensión. Son escasas las
empresas en disolución o en vías de disolución a corto plazo. En casi la totalidad de los
casos, las empresas son de larga vida: en el corto plazo se establecen metas (objetivos
cuantificados) y en plazos mayores se busca la consecución de los objetivos propiamente
tales.
Las informaciones cuantitativas y cualitativas, de la empresa y del contexto que le rodea,
históricas, presentes y futuras, son fundamentales en la administración. Se requieren en
la planificación, organización, dirección y control. Informaciones inadecuadas
generalmente conducen a decisiones, acciones y resultados no deseables desde el punto
de vista del eficiente y eficaz uso de los recursos.
1.2 FORMAS JURÍDICAS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Empresa Individual: Es una empresa de propiedad de un individuo. El propietario
es titular de los activos y es responsable ilimitadamente de las deudas que se
contraen. Se inicia por el mero hecho de comenzar la actividad empresarial. Se
termina con la muerte del propietario o de manera voluntaria, ya que no debe
responderse a otros dueños.
Sociedad Colectiva: Tiene más de un dueño. Cada socio responde con todo su
patrimonio por las deudas que se contraen por la Sociedad. La conducta indebida
de un socio, convierte a los restantes socios en responsables.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: Tiene más de un dueño. Los socios
responden en forma restringida hasta el aporte de los recursos financieros
invertidos en la Sociedad.
Sociedad Anónima (S.A.): Está compuesta por propietarios que marcan su
dirección y sus políticas. Los propietarios eligen un "Consejo de Administración",
quienes seleccionan a sus directivos. La propiedad queda registrada en
certificados de "Acciones Ordinarias", cuyo % del total de acciones determina la
participación proporcional del accionista en la empresa. La responsabilidad del
inversionista queda limitada al monto de la inversión realizada en la empresa (no
embargan patrimonio personal para liquidar deudas pendientes). La muerte o
abandono de un inversionista no afecta la continuidad de la S.A.
¿Por qué se opta generalmente por una S.A.?: A medida que crece la empresa y
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necesita acceder a los mercados de capitales para obtener recursos financieros,
muchas sociedades se transforman en S.A., debido a:
Por la responsabilidad limitada (monto invertido en acciones)
Facilidad para la transmisión de la propiedad mediante la venta de acciones.
Flexibilidad de la división de las acciones.
Es la forma empresarial para atraer nuevos capitales.
S.A. Abiertas y Cerradas: Abiertas: Deben cumplir por lo menos una de las
siguientes condiciones: Más de 500 accionistas, las acciones son transadas en la
Bolsa, que el 10% o más pertenezca a más de 100 accionistas y que la sociedad
haya elegido voluntariamente regirse por las normas de sociedad abiertas. Deben
inscribirse en el registro de Valores y quedan bajo el control de la
Superintendencia de Valores y Seguros y deben entregar información sobre
aspectos legales, contables, administrativos y financieros a todo el público. Si la
institución es un banco es fiscalizada por la Superintendencia de Bancos e
Instituciones Financieras. Cerradas: Son las anónimas no comprendidas en
ninguno de los casos anteriormente mencionados (gran mayoría de las S.A. en
Chile). Quedan fuera de la fiscalización permanente ejercida por la autoridad
estatal a la que están sujetas las instituciones que transan sus acciones en el
mercado de valores.
1.3. LA CONTABILIDAD: RELACIÓN CON LA ECONOMÍA Y LA ADMINISTRACIÓN
Al definir la Contabilidad como una disciplina que mide, registra e informa de hechos
económicos ocurridos en unidad económica, denominada empresa. Entonces si la
pregunta es ¿qué mide y registra la Contabilidad? Hechos Económicos, es la respuesta.
He ahí la relación entre Contabilidad y Economía. Esta relación se encuentra vinculada a
la acción de medición registro de hechos de carácter económico y que constituyen la
función- que cumple la Contabilidad.
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Por tanto, la Contabilidad mide y registra estos hechos económicos, para proveer de
información y posibilitar el control a quienes deben tomar decisiones acerca de la
empresa; es decir, a los administradores de ella y a usuarios externos interesados en la
marcha de la empresa. He ahí la relación entre Contabilidad y Administración). Si se
considera que una decisión razonada requiere de información, ésta es considerada la
materia prima en el proceso de toma de decisiones. La relación está, entonces, vinculada
al objetivo principal de la Contabilidad: proveer de información acerca de los hechos
económicos, para que el personal y directivos formulen sus decisiones de gestión
(acciones diarias) y de planeación (acciones periódicas de proyección).
En resumen, es posible sintetizar la relación de la Economía con la Contabilidad a través
de la función de esta última; es decir la medición y registro de los hechos económicos y la
relación de la administración con la Contabilidad será a través del objetivo principal de
ésta; esto es, proveer de información acerca de los hechos económicos registrados.
1.4. OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
Aun cuando el administrador de una empresa se ve enfrentado permanentemente a la
necesidad de resolver problemas emergentes, está claro que hoy en día no puede limitar
su acción a tomar decisiones en relación con hechos puntuales. Efectivamente, ya no se
puede concebir que la empresa quede librada al azar, sino, por el contrario, es
indispensable que sus actividades se encuadren dentro de metas y políticas claramente
definidas. Sólo así será posible que la organización actúe como un todo debidamente
integrado, en que cada persona o sector de la empresa dirija sus esfuerzos hacia la
consecución de objetivos comunes, respetando en todo momento las políticas
preestablecidas.
En consecuencia, es indispensable planificar cuidadosamente las actividades a
desarrollar en un determinado período, lo cual implica, en primer término, fijar las metas u
objetivos al alcanzar y definir las políticas que deberán aplicarse.
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Al existir claridad sobre objetivos y políticas, las personas o sectores de la empresa
estarán en condiciones de planificar las actividades que deberán llevarse a cabo para el
logro de las metas propuestas, estableciendo al mismo tiempo la calidad y cantidad de
los recursos requeridos.
Muchas empresas formalizan este primer cometido de la planificación estableciendo un
sistema de presupuestos, el cual constituye un plan de acción debidamente cuantificado.
Otras, en cambio, no utilizan un sistema formal de presupuestos, sin que ello signifique
que prescindan de la planificación propiamente tal.
Para que una empresa pueda preparar determinados presupuestos o hacer algunas
proyecciones es necesario contar con información básica confiable referente a
situaciones ocurridas en el pasado. En este sentido, es la contabilidad la llamada a
proporcionar dicha información básica, aun cuando esto no signifique reconocer que las
cifras acumuladas en el pasado sean válidas por sí solas para hacer las nuevas
proyecciones puesto que será indispensable evaluar también las nuevas variables que
puedan existir.
Una vez planificadas las actividades de la empresa, la administración superior de la
misma deberá preocuparse de que ellas se realicen en la forma prevista, sin perjuicio de
atender también a situaciones nuevas que puedan presentarse. En otras palabras, tiene
en sus manos la ejecución de los planes, lo cual implica coordinar y controlar
permanentemente todas las actividades de la empresa.
Para que la administración esté en condiciones de cumplir adecuadamente la función
antes señalada es necesario que posea el máximo de información que le permita tomar
decisiones acertadamente. Frente a este requerimiento de la administración, la
contabilidad puede cumplir un importante rol en la medida que proporcione información
relevante y oportuna.
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Sin embargo, es preciso reconocer que no siempre la administración de una empresa
puede pretender contar con toda la información necesaria para resolver un problema
específico, lo cual implicaría actuar sobre la base ideal de una certeza absoluta. No
obstante, si el administrador puede disponer de la mayor información posible y a esto se
une su propia experiencia y perspicacia, es razonable suponer que su decisión será
acertada.
Hasta aquí hemos enfatizado el papel que juega la contabilidad como herramienta de la
administración, aun cuando la información que ella proporciona también es utilizada por
otras personas o sectores ajenos a la empresa y a los cuales nos referiremos más
adelante.
De acuerdo a lo expuesto en este apartado, podemos establecer que el objetivo de la
contabilidad es proporcionar información tanto a la administración, para fines de
planificación y control de las actividades de la empresa, como a terceros interesados en
la gestión económica financiera de la misma.
1.5 DEFINICIONES Y CAMPO DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Nos hemos referido a la Contabilidad y su relación con la Economía, y con la
Administración, a su función y objetivos; pero, aún no la definimos. ¿Qué es, entonces, la
Contabilidad?.
La Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC), organismo representativo de la
profesión contable en el continente americano, al describir sus objetivos la señala como
"la doctrina contable" y "rama contable".
Los autores Finney y Miller, en el tomo I del texto "Curso de Contabilidad Intermedia"
citan la definición que formuló el Comité de Terminología del Instituto Estadounidense de
Contadores Públicos Titulados, que dice: "la Contabilidad es el arte de registrar, clasificar
y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que
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son, cuando menos en parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus
resultados".
R.N. Anthony en su libro La Contabilidad en la Administración de Empresas, dice: "a la
Contabilidad se le ha llamado el lenguaje de los negocios y aunque algunos se oponen a
esta definición, encontraremos que la tarea de aprender Contabilidad viene a ser
esencialmente la misma que implica el estudio de un nuevo idioma".
Otros autores se refieren a la Contabilidad como "una técnica auxiliar de la
Administración" o “La técnica auxiliar de la Economía". Algunos van más allá y señalan
que "la Contabilidad es la ciencia …".
En nuestro país, el reglamento de la ley N° 13.011 del 29 de septiembre de 1958 sobre el
Colegio de Contadores (hoy derogado) entregó la definición siguiente: "Contabilidad, la
ciencia que trata de la información y control de hechos económicos y financieros
procurando los medios de organización y administración más adecuados para llevar
cuenta clara y exacta de las operaciones que se realizan y de sus resultados".
Por último, en el Boletín Técnico N°1 del Colegio de Contadores de Chile, A.G., se
expresa que la "Contabilidad es proveer información cuantitativa y oportuna en forma
estructurada y sistemática sobre las operaciones de una entidad, considerando los
eventos económicos que la afecten para permitir a ésta y a terceros la toma de
decisiones sociales, económicas y políticas". Como quiera que se inicie una definición de
Contabilidad, con las expresiones disciplina, doctrina, rama, lenguaje de negocio, técnica
de administración, técnica de economía: ciencia o arte, lo significativo y común en su
función: registro de hechos económicos, y su objetivo: información de esos hechos
económicos, de lo cual se deriva un segundo objetivo que es el control.
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1.6 FASES DE LA CONTABILIDAD
Bosch y Vargas, en su libro Contabilidad Básica, realizó un análisis de las distintas
etapas que involucra un sistema contable, es decir, desde la recopilación de los
antecedentes sobre las operaciones realizadas por una empresa hasta el momento en
que la contabilidad entrega la información a los distintos usuarios de la misma:
a) Recopilación de datos básicos: El punto de partida de la contabilidad es el
conocimiento de los eventos económicos que han tenido lugar en la empresa. En
este sentido podría decirse que todo su historial está contenido en los diferentes
documentos y formularios en los cuales queda constancia de las operaciones
realizadas. Entre éstos se encuentran las copias de facturas emitidas, las facturas
de los proveedores, los comprobantes de depósitos bancarios, la constancia de los
cheques girados, los comprobantes de ingresos, las liquidaciones de
remuneraciones, etc.
b) Análisis y clasificación de las operaciones realizadas: Al analizar la
documentación correspondiente a las operaciones realizadas: la contabilidad tiene
su propio método de clasificación que constituye el lenguaje de esta técnica y que
se conoce con el nombre de método de la partida doble.
c) Registro de las operaciones: Una vez que las operaciones han sido
debidamente analizadas y clasificadas deberá procederse a su registro
sistemático para su posterior utilización. Este registro se puede materializar
empleando una diversidad de formas, ya sean estas manuales o computacionales.
d) Preparación de los estados financieros: Como se comprenderá, tanto la
recopilación de antecedentes como su análisis y registros implican el manejo de
una gran masa de datos, los cuales en su mayor parte corresponden a
operaciones que tienen un carácter repetitivo. Con el objeto de proporcionar la
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información que se desprende de dicho registro a los distintos usuarios de la
misma, es necesario sintetizarla en determinados estados.
Los estados de contabilidad son de muy variada índole, puesto que su contenido
dependerá de las necesidades específicas de cada usuario de la información
contable. En todo caso, existen ciertos estados básicos que se preparan con
regularidad en todas las empresas, ya sea para cumplir con disposiciones legales
o reglamentarias que emanan de organismos fiscalizadores, o bien, para entregar
información de carácter global sobre la situación económica-financiera de la
empresa, tanto para uso de la administración como para ser utilizada por terceros.
Tal es el caso del balance general, del estado de resultado y del estado de cambio
de la posición financiera, estados que serán estudiados más adelante.
Además de los estados básicos mencionados, cada empresa prepara otros
estados para satisfacer las necesidades específicas de información que requieren
sus distintos niveles administrativos. Estos estados también se obtienen con
regularidad, puesto que forman parte integrante del sistema de información
adoptado por cada empresa. Así, por ejemplo, una empresa puede requerir una
estado analítico sobre sus ventas para conocer su composición ya sean
clasificadas por áreas geográficas, por artículos o clases de artículos, por
modalidad de venta, etc. Igualmente se puede requerir una información periódica
sobre todas las cuentas de clientes que se encuentren vencidas. En la misma
forma se puede disponer de preparación de otros estados que se estime
necesarios, ya que existe una gama muy variada de posibilidades sobre esta
materia.
Por último, cabe señalar que fuera de los estados de rutina o estandarizados que
integran el sistema formal de información, en cualquier momento la administración
de la empresa puede solicitar al departamento de contabilidad estados o informes
especiales con el objeto de obtener mayores antecedentes para resolver
problemas específicos durante la vida de la empresa.
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e) Análisis de la Información contable: Como se dijo anteriormente, uno de los
objetivos de la contabilidad es de ejercer un control sobre todas las actividades de
la empresa. Este control está siempre presente a través de distintas acciones que
permanentemente realiza la administración, las cuales se basan en gran medida
en el flujo periódico de información contable. Está claro, entonces, que los estados
contables no constituyen un fin en sí mismo, sino una herramienta puesta al
servicio de la administración para que ésta pueda cumplir su cometido con mayor
eficiencia.
Para que el administrador pueda hacer buen uso de la información contable es
imprescindible que esté capacitado para comprender dicha información, es decir,
que junto con interpretar claramente el contenido de los estados contables, esté en
condiciones las metas, esté en condiciones de analizarla a la luz de las metas que
la empresa se había propuesto inicialmente.
f) Proyección de la Información contable: Otro de los objetivos de la contabilidad
es el de proporcionar información para que los distintos niveles administrativos
puedan proyectar la acción futura de la empresa. Efectivamente, el contenido de
los estados contables no sólo sirve, para conocer los hechos económicos
ocurridos en el pasado, sino también la situación económica-financiera de la
empresa en el momento actual y, sobre esta base, prever el futuro desarrollo de la
entidad. En este sentido recordemos que existen empresas que adoptan un
sistema formal de presupuestos, llegándose algunos casos a la formulación de
estados básicos proyectados o pro-formas.
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1.7 LA CONTABILIDAD GENERAL COMO FUENTE DE INFORMACIONES
La contabilidad general es una herramienta de administración que proporciona
información económico – financieras de la empresa, por particular que sea el carácter
que tenga y los fines que persiga. Estas informaciones constituyen una parte importante
en el conjunto de informaciones que pueden ser requeridas por la administración, en
forma habitual o en determinadas circunstancias especiales.
Las informaciones que entrega la contabilidad general deben reunir varias características
para ser verdaderamente útiles a los usuarios, contándose entre las principales las
siguientes:
Exactitud;
Veracidad, de manera que pueda confiarse en ellas;
Oportunidad, en términos que esté disponible cuando se precisan;
Amplitud adecuada al nivel que las requiera;
Económica, es decir, que se obtenga al menor costo posible en función de las
necesidades que satisfacen.
En general, mientras más alto es el nivel en la estructura organizacional de la empresa
las informaciones deben ser más resumidas, amplias (para un departamento, planta o
toda la empresa) y a intervalos relativamente espaciados.
A medida que se desciende en la estructura, las informaciones se necesitan con mayor
detalle, enmarcadas en áreas restringidas (una sección, un taller) y con relativa
frecuencia para que en esos niveles se adopten las medidas correctivas menores
oportunamente. En ciertas situaciones, por razones de costo, tiempo y/u otras causas,
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puede convenir a la empresa el sacrificio parcial de algunas de las características
deseables de las informaciones. Así como hay decisiones que deben adoptarse en
función de parte de las informaciones cuantitativas y cualitativas posibles de obtenerse,
otras tantas deben tomarse considerando que algunas informaciones no son manejables
o no están al alcance de la empresa.
Profundizando la descrito en le punto anterior y considerando los requisitos y limitaciones
de la Información contable, podemos decir que, la información contable en su condición
de materia prima de las decisiones, debe cumplir algunos requisitos de calidad para
servir efectivamente a los usuarios a quienes está dirigida. De la calidad de la
información depende en gran medida la decisión que se adopte del resultado de la
misma.
Esto significa que con información de baja calidad lo más probable es que se induzca a
decisiones incorrectas y se obtengan resultados negativos respecto de lo esperado,
cuestión que se evitaría con información de mejor calidad.
Los requisitos básicos de la información contable que consideraremos obligan a que ésta
sea significativa, completa, económica y oportuna.
Significativa implica que 'la información sea verdadera, refleje la realidad de los hechos
económicos; exacta, para evitar ambigüedades; clara, para favorecer su comprensión; y,
esté referida a un nivel determinado para proporcionar la información que realmente
necesita el usuario, no otra, sino la que utiliza. Completa, para proveer los elementos
necesarios sin omisiones respecto de la situación informada. Económica, en cuanto a
que el costo de obtenerla no resulte superior al beneficio esperado por su utilización. Y,
oportuna, para que esté disponible en el momento en que efectivamente se necesite.
Cuando la información cumple los tres primeros requisitos, esto es, ser significativa,
completa y económica se tiene información razonable. Cuando además, es oportuna, se
trata de información óptima.
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1.8 TIPOS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Así como hay muchos tipos de decisiones económicas, hay también muchos tipos de
información contable. Los términos contabilidad financiera, contabilidad gerencial y
contabilidad tributaria se utilizan con frecuencia para describir tres tipos de información
contable que son ampliamente utilizados en la comunidad de negocios.
CONTABILIDAD FINANCIERA: La contabilidad financiera se refiere a la información que
describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad
económica (bien sea una organización o un individuo). Los contadores utilizan el término
posición financiera para describir los recursos y obligaciones financieras de una entidad
en un punto en el tiempo, y el término resultado de operaciones para describir sus
actividades financieras durante el año.
La información contable financiera está diseñada principalmente para ayudar a los
inversionistas y a los acreedores a decidir dónde situar los recursos de inversión
escasos. Esas decisiones son importantes para la sociedad, ya que determinan qué
compañías e industrias recibirán los recursos financieros necesarios para el crecimiento y
cuáles no. La información contable financiera se utiliza también en las declaraciones del
impuesto sobre la renta. De hecho, la información contable financiera se utiliza para
tantos propósitos diferentes que con frecuencia se le conoce como información contable
de "propósito general".
CONTABILIDAD DE GERENCIA: La contabilidad de gerencia (o gerencial) comprende el
desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a ayudar
a la gerencia a manejar el negocio. Los gerentes utilizan esta información al fijar las
metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de departamentos e
individuos, al decidir si introducen una nueva línea de productos y al efectuar
prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.
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Los gerentes y empleados de una compañía necesitan constantemente esa información
con el fin de manejar y controlar las operaciones diarias de los negocios. Por ejemplo,
ellos necesitan conocer la cantidad de dinero que hay en las cuentas bancarias de la
compañía, los tipos y las cantidades de mercancía almacenada en la bodega de la
compañía y las cantidades que se deben a acreedores específicos. Gran parte de la
información contable de la gerencia es financiera por naturaleza pero ha sido organizada
de tal forma que se relaciona directamente con la decisión a la mano. Sin embargo, a
menudo la información contable de gerencia incluye evaluaciones de factores no
financieros, como son consideraciones políticas y ambientales, calidad del producto,
satisfacción del cliente y productividad del trabajador.
CONTABILIDAD TRIBUTARIA: La preparación de la declaración de impuestos sobre la
renta es un campo especializado dentro de la contabilidad. En gran medida, las
declaraciones de impuestos están basadas en información contable financiera. Sin
embargo, con frecuencia, la información es ajustada o reorganizada conforme a los
requerimientos de presentación de informes de impuestos sobre la renta. El aspecto de
mayor desafío de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de
impuestos sobre la renta, sino la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los
costos tributarios de las transacciones de negocios y estructurar estas transacciones de
tal forma que minimicen la carga del impuesto sobre la renta.
CONTABILIDAD PÚBLICA O GUBERNAMENTAL: es aplicada en las entidades de
carácter gubernamental y, de esta manera, hacer la diferencia con la empresa privada,
basada en el hecho de que, no obstante la similitud de transacciones (hechos
económicos), las últimas privilegian el lucro y solvencia; en tanto que las primeras
orientan sus objetivos al servicio público. En Chile la expresión utilizada es de
Contabilidad Gubernamental.
CONTABILIDAD DE COSTOS: La contabilidad de costos se utiliza para identificar al
interior de las empresas, por efecto de la complejidad de los procesos productivos, de
comercialización o de prestación de servicios, ésta se define como la fase de la
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Contabilidad que particularmente se ocupa de la recolección, proceso, informes e
interpretación y presentación de los datos cuantitativos expresados en volúmenes y
valores de la producción, comercialización y de los servicios.
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA: Unido a este concepto de Contabilidad de Costos
se aplica el de Contabilidad Presupuestaria, que constituye la cuantificación o expresión
financiera de planes programas y actividades para el futuro, cuya ejecución será,
generalmente, medida por la Contabilidad de Costos, de la misma manera como en su
formulación se utiliza información histórica de costos. Frente a la necesidad y
especialización empresarial, existirán tantas expresiones compuestas, en que cada una
tienda a referirse a tipos específicos de Contabilidad, pero que tienen un fundamento
común la teoría contable para ejemplificar lo dicho, podemos mencionar, entre estas
expresiones compuestas, las referidas a: Contabilidad de seguros, de bancos, agrícolas,
mineras, constructoras, hospitalarias, de transporte.
1.9 SISTEMAS CONTABLES
Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los
registros utilizados por una organización (1) para desarrollar la información contable y (2)
para transmitir esta información a quienes toman decisiones. El diseño y las capacidades
de estos sistemas varían muchísimo de una organización a otra. En los negocios muy
pequeños, el sistema contable puede constar de un poco más que una caja registradora,
una chequera y un contador para determinar los impuestos sobre la renta. En las firmas
grandes, un sistema contable incluye computadores, personal altamente capacitado e
informes contables que afectan las operaciones diarias de cada departamento. Pero en
cada caso, el propósito básico del sistema contable se mantiene: satisfacer las
necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente
posible. Muchos factores afectan la estructura del sistema contable dentro de una
organización particular. Entre los más importantes están (1) las necesidades de
información contable que tiene la compañía y (2) los recursos disponibles para la
operación del sistema.
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Al considerar la contabilidad como un sistema de información, la atención se centra en la
información que proporciona la contabilidad, los usuarios de la información y el apoyo
que brinda la información en las decisiones financieras. Estas relaciones se ilustran en el
cuadro siguiente.
Aunque algunos términos pueden no ser familiares, en este punto inicial de su estudio de
contabilidad, usted se introducirá en ellos en forma más completa a medida que
avancemos en este apunte. En el sistema de información presenta en el medio del
diagrama -determinación de costos e ingresos, activos y pasivos y flujos de efectivo. Esta
información satisface las necesidades de los usuarios de la información-inversionistas,
acreedores, gerentes, etc.- y apoya muchas clases de decisiones financieras -evaluación
de desempeño y asignación de capital, entre otros. Estas relaciones son consistentes con
lo que ya hemos aprendido: que la información contable tiene por objeto ser útil para los
propósitos de toma de decisiones.
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1.10 DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Los tipos de información contable que debe desarrollar una compañía varían con factores
tales como el tamaño de las organizaciones, si son de propiedad pública, y la filosofía de
la gerencia. La necesidad de algunos tipos de información contable puede ser
dictaminada por la ley. Por ejemplo, las regulaciones del impuesto sobre la renta exigen
que cada negocio tenga un sistema contable que pueda medir el ingreso gravable de la
compañía y explicar la naturaleza y fuente de cada renglón en la declaración de
impuestos sobre la renta de la compañía. Las leyes sobre Valores exigen que las
compañías de propiedad del público preparen estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Dichos estados se deben presentar a
la Superintendencia de Valores, distribuidos a los accionistas y puestos a disposición del
público.
Otro tipo de información contable es requerida como asunto de necesidad práctica. Por
ejemplo, cada negocio necesita conocer las cantidades por cobrar de cada cliente y las
cantidades debidas a cada acreedor.
Aunque gran parte de la información contable es claramente esencial para las
operaciones del negocio, la gerencia tiene aún muchas opciones sobre el tipo y la
cantidad de información contable que desarrollará. Por ejemplo, ¿debería el sistema
contable de una tienda de departamentos medir en forma separada las ventas de cada
departamento y de los diferentes tipos de mercancía?
La respuesta a esas preguntas depende de qué tan útil considere la gerencia la
información por obtener y del costo que implica desarrollarla.
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1.11 PRINCIPALES REGULADORES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE –
FINANCIERA
Existen instituciones tanto reguladoras, como fiscalizadoras, que imponen normas al
tratamiento y entrega de la información contable - financiera de las actividades en las
empresas. Entre éstas podemos distinguir las siguientes:
Servicio de Impuestos Internos: Ente fiscalizador del Estado que tiene como fin la
administración, la fiscalización y la normalización de las obligaciones tributarias de las
personas naturales y jurídicas en Chile. Tienen el carácter de fiscalizador, siendo
obligación de la empresas entregar la información contable - financiera por ellos
requeridas.
Colegio de Contadores de Chile: Grupo colegiado, cuyo principal objetivo es la
normalización del ejercicio profesional y la difusión, estudio de normas y principios de
contabilidad generalmente aceptados en Chile, los cuales están contenidos en el Boletín
Técnico N° 1, del 9 de enero de 1973, sobre la "Teoría básica de la Contabilidad". Este
ente es quién esta encargado en dictar las normas y los principios de la contabilidad en
el país.
Superintendencia de Valores y Seguros: Ente fiscalizador, cuyo objetivo es contribuir
al desarrollo económico del país mediante el logro de mercados de valores y seguros
confiables y eficientes, y actúa a través de una supervisión eficaz y una regulación
moderna, que permite tanto resguardar los derechos de los inversionistas y asegurados,
como facilitar el rol de los demás agentes de estos mercados. Su accionar está basado
en el principio de la buena fe y la probidad en la función pública.
Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras: Ente cuyo objetivo es
normar y fiscalizar las actividades de la banca nacional. Asimismo, la propia empresa, es
la responsable de establecer normas de calidad a la información que la contabilidad
deba entregar, como las instancias de Control Interno que se requiera, a través de sus
unidades de Auditorias y Contralorías internas.
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1.12 ALGUNOS CONCEPTOS CONTABLES
a) Activos: las cosas de valor (esto es, derechos de propiedad tangible o
intangible) que son propiedad de la empresa, se titulan en el lenguaje contable
"activos". En consecuencia, el activo total de la empresa puede estar constituido por
los siguientes conceptos:
Bienes físicos: dinero, mercaderías, maquinarias, vehículos, etc.
Deudas a favor: facturas por cobrar, letras por cobrar, etc.
Valores intangibles: gastos de organización, derecho de llave, etc.
b) Pasivos: Los derechos que varios individuos, grupos y/o entidades tienen
sobre los activos se denominan “participaciones'" o "pasivos". Existen dos clases de
pasivos:
Participaciones de terceros: facturas por pagar letras por pagar,
remuneraciones por pagar, imposiciones por pagar, impuestos por pagar,
etc.
Participaciones del o de los propietarios de la empresa: capital, reservas.
Como todos los activos de la empresa están sujetos a los derechos de alguien (sean
estos los propietarios o interesados ajenos a la empresa) y, a que el total de estos
derechos no puede exceder al monto de los activos, se deduce que:
ACTIVOS = PASIVOS
c) Gastos y desembolsos. Los gastos significan reducciones en las
participaciones del o de los propietarios derivados de la operación de la empresa en
un período contable específico. Los desembolsos ocurren cuando se adquieren
servicios o activos mediante pagos en efectivo, la entrega de otros activos o la
creación de pasivos. La compra de combustible pagada en efectivo es un desembolso
que representa el cambio de un activo por otro: no hay gasto involucrado en esta
transacción. El gasto se manifiesta en el periodo contable en que este combustible se
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consume. Muchos desembolsos constituyen gastos en el mismo período contable,
pero es frecuente que hayan desfases al darse unos antes que los otros. Considerada
la vida total de la empresa, todos los desembolsos llegan a ser gastos y no existen
gastos que no estén representados por desembolsos.
d) Ingresos y entradas de dinero. Los ingresos significan aumentos en las
participaciones del o de los propietarios, derivados de la operación de la empresa en
un período contable específico. Las entradas de dinero pueden corresponder o no a
ingresos del período. Por ejemplo, las ventas al contado implican en el mismo período
contable tanto entradas de dinero (monto total de las ventas) como ingresos
(diferencia entre el monto total de las ventas menos el impuesto retenido y el costo de
las mercaderías, si este costo es menor). Las ventas al crédito ocasionan ingresos en
el período contable en que ocurren (diferencia entre el monto total de las ventas
menos el impuesto retenido y el costo de las mercaderías, si este costo es menor),
pero las entradas de dinero se producirán cuando los clientes cancelen parte o la
totalidad de sus deudas.
e) Balance General. El balance general es el informe contable fundamental, en el
sentido de que toda transacción se registra con miras a determinar su efecto sobre el
mismo. El balance general muestra el estado que presenta la empresa en
determinado instante, con las limitaciones inherentes a las cifras que se usan. Puede
decirse que corresponde a la fotografía de la empresa, con los activos y pasivos
existentes en ese instante. El balance general suele denominarse también "estado de
situación financiera".
f) Estado de pérdidas y ganancias. El estado de pérdidas y ganancias es el
estado que muestra en detalle los diferentes gastos e ingresos habidos durante un
período contable específico (un mes, un semestre, un año). La diferencia entre estos
gastos e ingresos corresponde a la utilidad o pérdida del ejercicio, la cual figura en un
solo renglón en el balance general. El estado de pérdidas y ganancias suele
20
designarse como "estado de operaciones", "estado de resultados" y "estado de
rendimientos económicos".
g) Cuentas. Son las partes constitutivas del activo, pasivo, gastos e ingresos. A
medida que transcurre el tiempo suceden hechos financieros y económicos que
modifican los valores que representan. En la práctica contable cada cuenta se divide
en dos partes: debe y haber. El debe corresponde al lado izquierdo v el haber al lado
derecho.
Cualquier cuenta de Activo Cualquier cuenta de Pasivo
DEBE HABER DEBE HABER
+
Aumenta la
responsabilidad
-
Disminuye la
responsabilidad
-
Disminuye el
derecho
+
Aumenta el
derecho
La responsabilidad está referida a quien o a quienes custodian o mantienen el dinero de
la caja, las mercaderías y los demás activos. El derecho es de aquél o aquellos a quienes
les pertenecen los activos.
Cualquier cuenta de Gasto Cualquier cuenta de Ingreso
DEBE HABER DEBE HABER
+
Aumenta
-
Disminuye
-
Disminuye
+
Aumenta
Como las cuentas de gastos e ingresos se utilizan para ampliar las informaciones
provenientes de disminuciones o aumentos en las participaciones del o de los
propietarios, pueden asimilarse al tratamiento de las cuentas de pasivo. Al término de un
21
período cantable se fusionan en una sola cuenta denominada Pérdidas y Ganancias, de
modo que esta cuenta muestre la utilidad o pérdida del ejercicio.
Las anotaciones hechas en el debe de cualquier cuenta se denominan cargos y las
anotaciones hechas en el haber, abonos. La suma de los cargos constituye el débito de
esa cuenta y la suma de los abonos el crédito. La diferencia entre el débito y el crédito se
denomina saldo. El saldo es deudor cuando el débito es mayor que el crédito. El saldo es
acreedor cuando el crédito es Mayor que el débito.
En el balance general y en el estado de pérdidas y ganancias, las cuentas se representan
por los montos de sus correspondientes saldos.
h) Teneduría de Libros. La teneduría de libros es parte de la Contabilidad. Hoy,
más que ayer, se le conoce como procesamiento de datos, es decir el registro de las
transacciones, la fase que se ocupa para registrar los hechos contables.
1.13 DOCUMENTOS DE USO COMUN EN LAS EMPRESAS
Existen documentos de uso frecuentes que utilizan las empresas para "registrar" y
"controlar" sus operaciones diarias, siendo éstos:
1. Comprobante de Traspaso: Utilizado para registrar los asientos contables, base para
la confección de los libros diarios. Lo confeccionan los departamentos de contabilidad.
2. Facturas: Documento legal en donde se registran las ventas de las empresas y tiene
carácter ejecutivo. Se tiene hasta tres períodos tributarios para recuperar el IV A, luego
se pierde el beneficio tributario. Lo confeccionan los departamentos de ventas o de
contabilidad.
3. Notas de Débito Tributarías: Su objetivo es corregir un mayor valor de una factura
emitida, ya sea por un mayor valor del precio de venta; diferencia del tipo de cambio;
22
para cobrar multas por atrasos; o diferencias de cualquier tipo. Lo confeccionan los
departamentos de ventas o de contabilidad.
4. Notas de Créditos Tributarías: Su objetivo es corregir un menor valor de una factura
emitida, ya sea por un menor valor del precio de venta; diferencia del tipo de cambio;
mermas; descuentos; o diferencias de cualquier tipo. Lo confeccionan los departamentos
de ventas o de contabilidad.
5. Guía de Despacho: Documento para el libre tránsito de las mercaderías. De carácter
obligatorio para el transportista. Además, se utiliza para efectos de control en las
empresas, en cuanto a las mercaderías en tránsito. Indistintamente se puede acompañar
con la respectiva factura. Lo confeccionan los departamentos de ventas o de
contabilidad.
6. Hoja de Entrada de Materiales: Documento que utilizan las empresas para ingresar
mercaderías a las bodegas (inventarios dentro del activo circulante). Lo confeccionan
los departamentos de abastecimientos o las bodegas directamente.
7. Hoja de Salida de Materiales (Vales de Consumo): Documento que utilizan las
empresas para sacar mercaderías a las bodegas (inventarios dentro del activo
circulante), para ser utilizadas en los procesos productivos. Lo confeccionan los
departamentos de abastecimientos o las bodegas directamente.
8. Tarjetas Control de Tiempos: Documento de control de tiempo de la mano de
obra directa, efectuada para la confección del costeo por orden de trabajo o el costeo
por procesos. Generalmente lo confeccionan los departamentos de producción.
9. Solicitudes de cotización: Documento utilizado por las empresas sin validez legal.
10. Ordenes de Compras: Documento utilizado por las empresas para solicitar
mercaderías, obligándose la empresa a cancelar lo establecido en éste.
23
11. Ordenes de Pago: Documento interno de la empresa para que Tesorería efectúe
el pago respectivo.
24
2. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Los usuarios de la información contable se pueden clasificar de muy diversas maneras,
por cuanto los dividiremos en dos grupos, según los destinatarios de la información para la
toma de decisiones, siendo estos: Toma de decisiones por parte de Terceros -usuarios
externos de la información contable- y por partes Internas -usuarios Internos de la
Información financiera-.
2.1. TOMA DE DECISIONES POR PARTE DE TERCEROS
La contabilidad financiera proporciona información sobre los recursos, las obligaciones y
las actividades financieras de una empresa con el fin de que sea utilizada principalmente
por personas externas -inversionistas y acreedores- en la toma de decisiones.
Usuarios externos de la información contable
¿Qué queremos decir con usuarios externos y quiénes son? Los usuarios externos de la
información contable son individuos y otras empresas que tienen un interés financiero en
la empresa que presenta el informe, pero que no están involucrados en las operaciones
diarias de esa empresa. Son usuarios externos de la información financiera:
propietarios
acreedores
sindicatos
agencias gubernamentales
proveedores
clientes habituales
asociaciones comerciales
público en general
Cada uno de estos grupos de personas externas que toman decisiones, tienen
necesidades de información única para poder tomar sus decisiones acerca de la empresa
que presenta los informes. Por ejemplo, los clientes que compran a la empresa necesitan
información que les permita evaluar la calidad de los productos que adquieren y la
confiabilidad de la empresa para cumplir con las obligaciones de garantía. Las agencias
25
gubernamentales tales como el Servicios de impuestos Internos pueden estar interesadas
en comprobar si la empresa cumple ciertas regulaciones gubernamentales que se
aplican. El público en general puede estar interesado en saber hasta qué punto la
empresa que presenta informes es socialmente responsable (por ejemplo, no contamina
el ambiente).
Proveer la información que satisfaga las necesidades de un grupo tan grande de
usuarios diversos es difícil, si no imposible, en un solo paquete de información financiera.
Por consiguiente, la presentación de informes está dirigida a las necesidades de
información de dos grupos principales, inversionistas y acreedores. Como pronto lo verá,
los inversionistas son individuos y otras empresas propietarios de la empresa que
presenta el informe. Los acreedores, por otra parte, son individuos y otras empresas que
han proporcionado crédito a la empresa que presenta el informe. Por ejemplo, un banco
comercial puede haber prestado dinero a la empresa que presenta el informe, o un
proveedor puede haber permitido que la empresa que presenta el informe compre bienes
y pague por ellos más adelante.
Objetivos de la presentación de informes financieros externos
Si usted hubiera invertido en una compañía, o si hubiera prestado dinero a una compañía,
¿cuál sería su interés financiero principal en la compañía? Estaría interesado
probablemente en dos cosas, las cuales conforman las perspectivas de flujo de efectivo
de la compañía. Usted estaría interesado en la devolución, en alguna fecha futura, de la
cantidad que haya invertido o prestado. Nos referimos a esto como el retorno de su
inversión. Adicionalmente, usted esperaría que la compañía le pagara algo por el uso de
sus fondos, bien sea como propietario o como acreedor. Lo que se conoce como el
retorno sobre su inversión. La información que le es útil al efectuar juicios sobre la
capacidad que tiene la compañía para proporcionarle lo que usted espera en términos del
retorno de sus fondos en el futuro y el retorno sobre sus fondos mientras que usted no los
está utilizando es lo que entendemos por información acerca de las perspectivas de flujo
de efectivo.
Suponga, por ejemplo, que usted presta $100,000 a una compañía de propiedad de un
amigo. Su intención no es ser un inversionista de largo plazo (propietario), sino
26
simplemente ayudar a la compañía financieramente durante su difícil fase de iniciación. La
gerencia de la compañía acuerda pagarle un interés del 12% y repagar su préstamo en un
año. Antes de hacer este préstamo, usted está interesado en tener información que le
permitirá evaluar la capacidad de la compañía para proporcionarle los siguientes flujos de
efectivo en el futuro:
Retorno sobre la inversión (es decir, interés):
$100,000 x 12% ………………….. $ 12,000
Retorno de la inversión:
$100,000 al vencimiento………… 100,000
Total $112,000
Aunque siempre ha habido algún riesgo al realizar una transacción de este tipo, antes de
hacer este préstamo usted necesita sentirse razonablemente seguro de que la compañía
estará en condiciones de pagarle estas sumas.
En forma similar, suponga que usted tiene la oportunidad de invertir en una compañía
convirtiéndose en uno más entre un gran número de propietarios. Como propietario
externo, en lugar de un propietario gerente, usted no estará involucrado en las
operaciones diarias de la compañía. Antes de hacer esa inversión, usted desea tener
evidencia de que la compañía podrá pagarle un retorno periódico sobre su inversión
(llamado dividendo, si la compañía está organizada como una sociedad anónima) y que en
alguna fecha futura usted puede esperar vender su inversión a otro propietario a un precio
favorable; en otras palabras, que usted pueda esperar el retorno de su inversión.
El suministro de información sobre estas perspectivas del flujo de efectivo es
esencialmente de lo que trata la contabilidad financiera. Para los usuarios externos
27
primarios de la información financiera, inversionistas y acreedores, esta información se
resume en la siguiente tabla:
Información Inversión Acreedores
Retorno sobre la inversiónDividendos periódicos(por ejemplo, anualmente)
Interés periódico (por ejemplo, mensualmente)
Retorno de la inversión Venta de propiedad en una fecha futura
Pago de préstamo en una fecha futura
La profesión de la contabilidad ha identificado ciertos objetivos de presentación de
informes financieros externos para guiar sus esfuerzos para refinar y mejorar la
presentación de información a personas externas que toman decisiones. Estos objetivos
generales se muestran en seguida y se entienden mejor si se estudian de abajo hacia
arriba, de lo general a lo específico.
El primer objetivo es el más general y debe proporcionar información que sea útil al tomar
decisiones de inversión y de crédito. Como lo indicamos anteriormente, los inversionistas
y acreedores son el foco principal de la presentación de informes financieros externos.
Creemos que al satisfacer las necesidades de información de inversionistas y acreedores,
proporcionamos información que también es útil para muchos otros usuarios importantes
de los estados financieros.
El segundo objetivo es más específico que el primero y debe proporcionar información
que sea útil al evaluar la cantidad, oportunidad e incertidumbre de los flujos de efectivo
futuros. Como analizamos anteriormente, los inversionistas y acreedores están
interesados en los flujos de efectivo futuros para ellos, de manera que un objetivo
importante de la presentación de informes financieros es proporcionar información que
permita esa clase de análisis.
28
El objetivo más específico de la presentación de informes financieros externos es
proporcionar información sobre los recursos de la empresa, sobre los derechos a esos
recursos y sobre la forma como los recursos y los derechos sobre éstos cambian en el
tiempo. Con frecuencia, se hace referencia a los recursos de una empresa como activos, y
los derechos primarios sobre esos recursos son los derechos de los acreedores y
propietarios.
Estos objetivos se cumplen en gran parte en los estados financieros. Los estados
financieros principales son los siguientes:
Estado de posición financiera (balance general). El balance general es un estado de
posición que muestra en dónde está la compañía en términos financieros en una fecha
específica.
Estado de resultados. El estado de resultados es un estado de actividad que muestra
detalles y resultados de las actividades relacionadas con las utilidades de la compañía
durante un periodo de tiempo (por ejemplo, un mes, un trimestre, o un año).
29
Estado de flujos de efectivo. El estado de flujos de efectivo es un estado de actividad
que muestra los detalles de las actividades de la compañía relacionadas con el efectivo
durante un periodo de tiempo.
La presentación de informes financieros y los estados financieros en particular, pueden
ser considerados como un lente a través del cual usted puede ver un negocio. (Ver la
figura siguiente). Un lente le permite ver cosas a distancia que de otra manera usted no
podría ver; éste permite también enfocar con más detalle algunos aspectos en los que
usted se está fijando. La información financiera y particularmente los estados financieros
le permiten hacer justamente eso -concentrarse en ciertos aspectos financieros de la
empresa que son de interés particular para usted al tomar decisiones importantes de
inversión y crédito. Debido a que los estados financieros son la única fuente de
información contable financiera, la presentación de los informes financieros ofrece una
visión más amplia del negocio que la ofrecida por los estados financieros solamente. En
otras palabras, la presentación de informes financieros comprende los estados
financieros, pero no está limitada a éstos.
Características de la información reportada externamente: La información financiera
30
que es reportada a inversionistas, acreedores y a otras personas externas a la empresa
que presenta informes tiene ciertas cualidades que deben ser entendidas para que la
información tenga máxima utilidad. Algunas de estas cualidades se analizan en los
párrafos siguientes.
La presentación de informes financieros-Un medio: Como aprendimos en la
introducción a este capítulo, la información financiera es un medio para lograr un fin, no un
fin en sí mismo. El resultado último de proporcionar información financiera es mejorar la
calidad de la toma de decisiones por terceros. Los estados financieros mismos son
simplemente un medio a través del cual se logra un fin.
Presentación de informes financieros versus estados financieros: Como lo señala
nuestro diagrama del lente, la presentación de informes financieros es más amplia que la
de los estados financieros. Expresado de otra forma, los estados financieros son un
subconjunto de la información total cubierta por la presentación del informe financiero. Los
inversionistas, acreedores y otros usuarios externos de la información financiera aprenden
acerca de una empresa mediante una diversidad de formas adicionales a sus estados
financieros formales (por ejemplo, artículos de prensa enviados directamente a los
inversionistas y acreedores y, más recientemente, comunicaciones abiertas a través de
Internet). Inversionistas serios, acreedores y otros usuarios externos aprovechan todas las
fuentes de información que apoyarán sus decisiones económicas acerca de una empresa.
Histórica por naturaleza: En gran medida la información financiera reportada
externamente es histórica por naturaleza. Ella mira hacia atrás en el tiempo y reporta los
resultados de eventos y transacciones que ya han ocurrido. Aunque la información
histórica es muy útil para evaluar el futuro, la información misma se relaciona más con el
pasado que con el futuro.
Medidas inexactas y aproximadas: La información financiera reportada externamente
31
puede tener una mirada de gran precisión, pero de hecho gran parte de ella está basada
en estimaciones, juicios y supuestos que deben hacerse sobre el pasado y el futuro. Por
ejemplo, suponga que una compañía compra una pieza de equipo que será utilizada en su
negocio. Para explicar ese activo e incorporar el impacto en la información financiera de la
compañía, reportada externamente, deben hacerse algunos supuestos sobre el tiempo
durante el cual ésta será utilizada por la compañía -cuántos años será utilizada, cuántas
horas-máquina proporcionará, y así sucesivamente. El hecho de que haya una gran
cantidad de juicio implícito en la mayoría de la información contable es una limitante que
algunas veces es mal entendida.
Supuesto de propósito general: Como ya lo mencionamos, se supone que al
proporcionar información que satisfaga las necesidades de inversionistas y acreedores,
también se satisfacen las necesidades de información de otras partes externas. Seríamos
capaces de proporcionar información superior si se tratara cada grupo potencial de
usuarios externos separadamente y se preparara información diferente para cada grupo.
Sin embargo, este enfoque es poco práctico y optamos en su lugar por la preparación de
lo que se conoce como información de propósito general, la cual consideramos útil para
los grupos de usuarios múltiples (es decir, "de talla única").
Utilidad aumentada a través de la explicación: La profesión de la contabilidad considera
que el valor de la información financiera reportada externamente aumenta al incluir las
explicaciones de la gerencia. Con frecuencia, esta información no es cuantitativa y ayuda
a interpretar los números financieros que se presentan. Por esta razón, la información
financiera, incluyendo los estados financieros, a menudo está acompañada de un diverso
número de notas y de otras explicaciones que ayudan a aclarar y a interpretar la
información numérica.
2.2. TOMA DE DECISIONES POR PARTES INTERNAS
32
La contabilidad gerencial es el diseño y uso de los sistemas de información contable
para alcanzar los objetivos de la organización mediante el apoyo a las personas que
toman decisiones dentro de la empresa. Estas personas internas que toman decisiones
son empleadas por la empresa. Ellas crean y utilizan la información contable interna no
solamente para uso exclusivo dentro de la organización sino también con el propósito de
compartir parte de ella con personas externas que toman decisiones. Por ejemplo, con el
fin de cumplir un programa de producción, un productor diseñará un sistema de
información contable para proveedores detallando sus planes de producción. El productor
comparte esta información con las compañías proveedoras de manera que puedan
ayudarlo a satisfacer sus objetivos. Por lo tanto, aunque el creador y el distribuidor de la
información contable de gerencia es una persona interna que toma decisiones, el receptor
de la información es, en este caso, una persona externa que toma decisiones. Sin
embargo, hay otro tipo de información contable de gerencia que no estará disponible a
personas externas que toman decisiones. Los planes de largo plazo, los resultados de la
investigación y desarrollo, los detalles del presupuesto de capital y las estrategias
competitivas son, comúnmente, secretos corporativos cuidadosamente guardados.
Usuarios internos de información contable
Cada empleado interno de la empresa utiliza información contable. Desde las categorías
laborales básicas hasta el director ejecutivo, todos los empleados perciben un pago y sus
cheques son generados por el sistema de información contable. Sin embargo, la cantidad
de uso y, en particular, la participación en el diseño de los sistemas de información
contable varían considerablemente. Los siguientes son ejemplos de los usuarios internos
de los sistemas de información contable:
Junta directiva
Director ejecutivo
Director financiero
Vicepresidentes (sistemas de información, recursos humanos, tesorero, etc.)
Gerentes de unidad de negocios
Gerentes de planta
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Gerentes de almacén
Supervisores de línea
Cada empleado tiene metas y objetivos específicos diferentes que están diseñados para
ayudar a la empresa a alcanzar sus estrategias globales y su misión. Todas las empresas
siguen reglas sobre el diseño de sus sistemas de información contable para asegurar la
integridad de ésta y para proteger los activos de la empresa. Sin embargo, no hay reglas
acerca del tipo de informes o sobre la clase de información contable que se puede
generar. Una mirada rápida al interior de una firma demostrará la diversidad de informa-
ción contable producida y utilizada en los procesos de toma de decisiones de los
empleados.
Muchas empresas utilizan un enfoque de almacenamiento de base de datos para la
creación de sistemas de información contable. Este enfoque, unido al software del usuario
amistoso, permite a los empleados que son designados tener acceso a la información
para crear una diversidad de informes de contabilidad, incluyendo los financieros externos
requeridos. Por ejemplo, para ayudar a controlar los costos de producción, el supervisor
de esa línea utiliza la información detallada del costo sobre un proceso de producción. Un
ingeniero de diseño de procesos, al considerar la mejor configuración del equipo y de los
empleados, utiliza la misma información para reducir costos o para aumentar la eficiencia.
Finalmente, la información de costos del proceso de producción aparece en los estados
financieros externos utilizados por los inversionistas y acreedores.
Objetivos de la contabilidad gerencial
Cada empresa tiene metas y objetivos implícitos y explícitos. Muchas empresas
tienen una frase de misión o lema que describe sus metas. Estas metas pueden variar
ampliamente entre empresas, en un rango que va desde organizaciones sin ánimo de
lucro, donde las metas están dirigidas a atender integrantes específicos, hasta
organizaciones con ánimo de lucro, cuyas metas están dirigidas a maximizar los objetivos
de los propietarios. Por ejemplo, la sociedad americana de cáncer, una organización sin
ánimo de lucro, tiene la siguiente misión:
34
Dedicarse a ayudar a todo aquel que enfrenta el cáncer, a través de la investigación, los
servicios al paciente, la detección temprana, el tratamiento y la educación.
Procter & Gamble (P&G), una empresa que busca obtener utilidades, productora global de
productos al consumidor, tiene la siguiente misión:
Somos una compañía de marcas y una familia de individuos que busca desarrollar
productos superiores que mejoren la calidad de vida.
El informe anual de Proctel & Gamble para los accionistas proporciona más detalles sobre
la forma como la compañía logrará su misión. En la carta anual de P&G 1997 a sus
accionistas fueron identificadas las siguientes metas de crecimiento.
Duplicar nuestro negocio en 10 años
Hacer crecer las acciones en categorías que representan la mayoría de nuestro
volumen
Permanecer consistentemente en la cima de nuestras tres mejores compañías en
cuanto a retorno total de accionistas.
Los integrantes de estas organizaciones reciben información financiera externa que les
ayuda a evaluar el progreso logrado al alcanzar estas metas y objetivos. En el caso de
Procter & Gamble, se proporciona información trimestral y anual a los accionistas. A la
sociedad americana de cáncer se le exige reportar sus actividades y su condición
financiera a los reguladores. Suministrar información evaluadora a sus integrantes es sólo
un objetivo de los sistemas contables.
Las empresas diseñan y utilizan sus sistemas de información contable gerencial en tres
formas principales con el fin de ayudarles a alcanzar sus metas y misiones establecidas.
Primero, los sistemas contables de la gerencia asignan autoridad a sus empleados en la
toma de decisiones sobre los recursos de la empresa. Los vehículos principales para
asignar la autoridad en la toma de decisiones son el proceso de presupuesto y la
estructura de responsabilidad contable interna. Segundo, los sistemas contables
35
gerenciales proporcionan una riqueza de información para sustentar la actividad de toma
de decisiones. Regularmente, se producen y distribuyen múltiples informes, algunos como
parte de su proceso normal de presentación y otros que han sido elaborados y diseñados
especialmente. Finalmente, el sistema contable de gerencia se utiliza para evaluar y
premiar el desempeño de la toma de decisiones. Cuando el sistema contable compara el
plan o el presupuesto con los resultados reales para un periodo, crea una señal acerca del
desempeño del empleado responsable de esa parte del presupuesto. En muchas
empresas la gerencia crea un sistema de recompensas unido al desempeño en la forma
medida por el sistema contable. Por ejemplo, un bono de gerente puede estar basado en
que se cumpla o se exceda el presupuesto.
Suponga, por ejemplo, que el gerente de una planta tiene un presupuesto para obtener
utilidades por $500,000 para el año que viene. El gerente de planta es la autoridad de
toma de decisiones asignado sobre los componentes de la ecuación de utilidades:
Ingresos - Costos = Utilidades
Es decir, el gerente de planta supervisa el personal de ventas que genera ingresos a
través de los pedidos de ventas. El gerente de planta debe también tener autoridad en la
toma de decisiones sobre los recursos relacionados con costos. El gerente debe efectuar
(o delegar) selecciones relacionadas con la oferta de materiales, la oferta de trabajo, el
uso del equipo y así sucesivamente. Al 'final del año que viene, el resultado real para la
planta será comparado con las cifras presupuestadas y el gerente podrá recibir un
aumento, una bonificación o una promoción con base en esa comparación.
Por lo tanto los objetivos de la contabilidad gerencial empiezan al nivel más con los
objetivos y la misión de la empresa. Estas metas organizacionales generales crean la
necesidad de una información para tomar decisiones. La empresa reúne información
histórica y futura de fuentes internas y externas a ella. Esta información es utilizada por
quienes toman decisiones que tienen autoridad sobre los recursos de la firma y que serán
evaluados y recompensados con base en los resultados de sus decisiones. El diagrama
siguiente proporciona una ilustración de este proceso.
36
Características de la información contable gerencial: La información contable
gerencial, creada y utilizada principalmente por personas que toman decisiones dentro de
la firma, tiene como fin primordial las decisiones de planificación y control. Debido a que la
meta de crear y utilizar información contable gerencial difiere de las razones para producir
información financiera reportada externamente, sus características son diferentes. Los
párrafos siguientes identifican las características de información contable gerencial.
Importancia de la oportunidad: Con el fin de planificar y controlar procesos de negocios
continuos, la información contable gerencial necesita ser oportuna. El entorno competitivo
al que se enfrentan muchas empresas demanda acceso inmediato a la información. Las
37
empresas responden a esta demanda mediante la creación de bases de datos
computarizados que están vinculados a pronósticos de asociaciones de industria, a sus
proveedores y compradores y a sus integrantes. Las líneas de tiempo para el desarrollo y
lanzamiento de nuevos productos y servicios se hacen cada vez más cortas, haciendo
que el acceso rápido a la información sea una prioridad. Además de requerir información
oportuna para fines de planificación, las empresas hacen constantemente un seguimiento
y control de las actividades continuas. Si el proceso o actividad se sale de control, la
empresa puede incurrir en costos significativos. Por ejemplo, la recuperación de productos
puede ser muy costosa para una compañía. Si la compañía puede hacer seguimiento a
procesos y evitar que productos de baja calidad o defectuosos lleguen a los clientes
habituales, ésta puede experimentar ahorros significativos.
Identidad de una autoridad en la toma de decisiones: La información producida para
hacer seguimiento y control de procesos necesita establecer claramente quién tiene la
autoridad para tomar decisiones con el fin de corregir los problemas. La presentación de
informes sobre información de desecho y repetición de trabajos de empleados de línea sin
darles la responsabilidad de arreglar el proceso es contraproducente. Sin embargo, un
equipo de trabajo autodirigido al cual se le ha asignado la responsabilidad de la toma de
decisiones sobre el equipo y sobre las actividades relacionadas con el trabajo puede tener
un impacto significativo en la repetición de trabajos y el desecho si los miembros del
equipo controlan el proceso ocasionando los problemas.
Orientado hacia el futuro: Aunque alguna información contable gerencial, al igual que la
información contable financiera, es histórica por naturaleza, el propósito de creada y
generada es afectar el futuro. El objetivo es motivar a la gerencia a tomar decisiones
futuras que sean mejor interés de la empresa, consecuente con sus metas, objetivo y
misión.
Medidas de eficiencia y efectividad: La información contable gerencial mide la
eficiencia y efectividad del uso de recursos. Al comparar las medidas de la efectividad y
eficiencia de los competidores con los insumos y productos de los recursos de la empresa
se puede hacer una evaluación sobre la forma como la gerencia efectiva está logrando la
misión de la organización. El sistema contable gerencial utiliza el dinero como una unidad
38
común para lograr estos tipos de comparaciones.
Información contable gerencial-Un medio: Como sucede con la información financiera,
la información contable gerencial es un medio para lograr un fin, no un fin en sí mismo. El
objetivo último es diseñar y utilizar un sistema contable que ayude a la gerencia a alcanzar
las metas y objetivos de la empresa.
39
3. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS CONTABLES
3.1. CONCEPTOS CONTABLES
A continuación se presentan varios términos contables introducidos o resaltados
en este curso y otros que serán utilizados en la aplicación diaria de un profesional
con conocimiento en Contabilidad General.
Acciones de capital unidades transferibles de propiedad en una corporación. Termino amplio que se puede referir a las acciones comunes, a las acciones preferenciales, o a ambas.
Acciones preferenciales clase de acción que generalmente tiene preferencias sobre los dividendos y en la distribución de los activos en la eventualidad de liquidación.
Accionistas propietarios de una corporación cuya propiedad esta representada por acciones de capital que ellos poseen. No toman parte en la gerencia activa de la corporación y su responsabilidad se limita al monto de su inversión en sus acciones de capital, pero reciben cualquier utilidad que sea distribuida como dividendos.Acreedor persona u organización con quien se tiene pendiente una deuda.
Actividades de financiación categoría importante en el estado de flujos de efectivo que refleja los resultados de las transacciones de financiación con deuda y patrimonio.
Actividades de inversión una categoría importante en el estado de flujos de efectivo que refleja los resultados de las compras y ventas de activos, tales como terrenos, edificios y equipo.
Actividades de operación categoría importante en el estado de flujos de efectivo que incluye los efectos del efectivo de todos los ingresos y gastos que hacen parte del estado de resultados.
Activos corrientes efectivo y otros activos que se pueden convertir en efectivo en un término de un año o durante el ciclo operacional (el que sea más largo) sin interferir con las operaciones normales del negocio.
Activos depreciables objetos físicos con una vida limitada. El costo de estos activos se reconoce gradualmente como un gasto de depreciacion.
Activos fijos activos de larga vida que se adquieren para que sean utilizados en operaciones de negocios en lugar de hacerlo para la reventa a los clientes.
Activos fijos tangibles activos fijos que tienen sustancia física pero que no son recursos naturales. Incluyen terrenos, edificios y todo tipo de equipo.
Activos financieros efectivos y activos convertibles directamente en cantidades conocidas de efectivo (tales como vales negociables y cuentas por cobrar).
Activos intangibles aquellos activos que se utilizan en la operación de un negocio pero que no tienen sustancia física y no son corrientes.
Apalancamiento uso del dinero prestado para financiar las operaciones financieras.
Arrendador el dueño de la propiedad arrendada a un arrendatario.
Arrendatario el inquilino, usuario o arrendador de la propiedad arrendada.
Asientos de ajuste asientos requeridos al final del periodo para actualizar las cuentas antes de que los estados financieros sean preparados. Los asientos de ajuste sirven para distribuir las transacciones apropiadamente entre los periodos contables afectados y para registrar cualquier ingreso obtenido o gastos incurridos que no han sido registrados con anterioridad al final del periodo.
Asientos de cierre asientos de diario hechos al final del periodo con el fin de cerrar las cuentas temporales (ingreso, gasto y cuentas de retiros del propietario) y transferencia de saldos a la cuenta de capital del propietario.
Auditoria. Investigación de estados financieros diseñada para determinar su objetividad de acuerdo con los principios de contabilidad
40
generalmente aceptados.
Balance general estado financiero que muestra la posición financiera de una empresa resumiendo sus activos, pasivos y el patrimonio del propietario en un punto en el tiempo. Se llama también estado de posición financiera.
Bono convertible bono que se puede intercambiar (a opción del tenedor de bonos) por un numero específico de acciones de capital de la compañía.
Bonos por pagar valores de largo plazo que subdividen una deuda corporativa muy grande y de largo plazo.
Capacidad de responder (responsabilidad) condición de hacerse responsable de las acciones de una persona mediante la existencia de un registro independiente de esas acciones. El desarrollo de la capacidad de responder es una meta importante de los registros contables y de los procedimientos de control interno.
Capital pagado adicional cuenta que muestra las sumas invertidas en una corporación por los accionistas, por encima del valor nominal. En resumen, esta cuenta muestra el capital pagado que excede al capital legal.
Cargo o gasto no realizado en efectivo un cargo contra las utilidades, bien sea un gasto o una Pérdida, que no requiere un desembolso de efectivo en un momento cercano al reconocimiento o durante éste. Por lo tanto, el cargo reduce la utilidad neta, pero no afecta los flujos de efectivo (excepto, tal vez, para los pagos del impuesto sobre la renta). Como ejemplos están la depreciacion y la cancelación de valores del activo debido a que un activo ha perdido valor.
Ciclo contable secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la información contable. El ciclo empieza con el registro inicial de las transacciones de negocios y concluye con la preparación de los estados financieros formales.
Ciclo de operación tiempo requerido para invertir efectivo en inventario, vender el inventario y cobrar las cuentas, con el resultado de un aumento en el efectivo.
Conciliación bancaria análisis que explica la diferencia entre el saldo de efectivo mostrado en el extracto bancario y el saldo de efectivo que aparece en los registros del cuentadante.
Contabilidad de costos determinación del costo de ciertas actividades de negocios e interpretación de la información sobre costos.
Contabilidad financiera proporciona información acerca de los recursos financieros, las obligaciones y actividades de una entidad económica destinados a ser usados principalmente por personas externas que toman decisiones —inversionistas y acreedores.
Contabilidad por partida doble sistema para registrar toda transacción de negocios con sumas en pesos iguales a las partidas debito y crédito. Como resultado de este sistema, la ecuación contable siempre se encuentra en equilibrio; adicionalmente, el sistema hace posible la medición de la utilidad neta y el uso de mecanismos de detección de errores tales como un balance de prueba.
Contabilidad tributaria preparación de declaraciones de renta y anticipación de los efectos tributarios de las transacciones de negocios y de su estructuración de tal forma que minimice la carga del impuesto sobre la renta.
Contador publico certificado contador que tiene licencia oficial luego de cumplir con unos requerimientos rigurosos de educación, experiencia y examen.
Contrato de sociedad acuerdo entre socios sobre la operación de una sociedad. Generalmente incluye el plan para repartir utilidades y Pérdidas.
Contratos a futuro contrato que da el derecho a recibir una cantidad especificada de moneda extranjera en una fecha futura.
Corporación de propiedad cerrada corporación de propiedad de un pequeño grupo de accionistas. No es de propiedad del publico.
Corporación negocio organizado como una entidad legal separada con escritura de constitución de un estado, con la propiedad dividida en acciones transferibles de capital.
Corporación negocio reconocido bajo la ley como una entidad separada y distinta de sus propietarios. Una corporación es reconocida por un gobierno estatal y tiene acciones transferibles de titularidad, llamadas acciones de capital.
Costo de los bienes vendidos el costo para una compañía comercial de los bienes que esta ha vendido a sus clientes durante el periodo.
Crédito monto que se ingresa al lado derecho de
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una cuenta del mayor. Se utiliza para registrar una disminución en un activo o un incremento en un pasivo o en el patrimonio del propietario.
Cuenta de control cuenta del mayor general que resumen el contenido de un mayor auxiliar específico.
Cuenta de retiros cuenta utilizada para registrar los retiros de efectivo u otros activos por un propietario de un negocio no corporativo.
Cuenta registro utilizado para resumir todos los aumentos y disminuciones en un activo particular, tales como efectivo, o cualquier otro tipo de activo, pasivo, patrimonio del propietario, ingreso o gasto.
Debito monto que se ingresa al lado izquierdo de una cuenta del mayor. Se utiliza para registrar un incremento en un activo o una disminución en un pasivo o en el patrimonio del propietario.
Deflación descenso en el nivel general de precios, que da como resultado un aumento en el poder de compra de la unidad monetaria.
Depreciacion asignación sistemática del costo de un activo a gastos durante los periodos de su vida útil.
Depreciacion acumulada contracuenta de activo que aparece como una deducción de una cuenta relacionada del activo en el balance general. La depreciacion tornada a lo largo de la vida útil de un activo se acumula en esta cuenta.
Depreciacion en línea recta método de depreciacion que asigna el costo de un activo (menos cualquier valor residual) en forma igual a cada añode su vida útil.
Desgaste de inventario Pérdida de mercadería por causas tales como robo, rompimiento y daño.
Diario general el tipo más simple de diario, solamente tiene dos columnas de dinero, una para los créditos y otra para los debitos. Este diario puede ser utilizado para todo tipo de transacciones, las cuales son trasladadas luego a las cuentas apropiadas del mayor.
Diario registro cronológico de transacciones que muestran para cada transacción, los debitos y créditos que se deben ingresar en las cuentas especificas del mayor. El tipo más simple de diario se denomina un diario general.
Dividendo una distribución de activos (generalmente efectivo) por una corporación a sus accionistas.
Doble tributación concepto de gravar a una corporación por sus ganancias y luego gravar a los accionistas cuando las ganancias de la corporaci6n se distribuyen como dividendos.
Empresa de un solo propietario negocio no constituido como corporación de propiedad de un solo individuo.
Entidad de negocios unidad económica que controla recursos, incurre en obligaciones y se dedica a actividades de negocios.
Estado de flujos de efectivo estado de actividad que muestra los detalles de las actividades de la compañía que incluyen efectivo durante un periodo de tiempo.
Estado de posición financiera también llamado balance general.
Estado de resultados estado financiero que resume los resultados de las operaciones de un negocio asociando su ingreso y gastos relacionados con un periodo contable particular. Muestra la utilidad o Pérdida neta.
Estado financiero declaración de información considerada cierta, expresada en términos monetarios.
Estados financieros clasificados estados financieros en los cuales se agrupan rubros similares y se muestran subtotales para ayudar a los usuarios en el análisis de los estados.
Estados financieros comparativos estados financieros de una compañía durante dos o mas años, presentados en un formato de varias columnas para facilitar la comparación.
Estados financieros consolidados estados financieros que muestran las actividades combinadas de una compañía matriz y sus subsidiarias.
Estructura de capital combinación de pasivos y de patrimonio de los propietarios utilizada en la financiación de los activos totales. La estructura de capital se describe por el "lado derecho" del balance general.
Factoring transacciones en las cuales un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institución financiera (comúnmente conocida como factor) u obtiene dinero en préstamo pignoran sus cuentas por cobrar como garantía colateral.
Flujos de efectivo negativos pago de efectivo que reduce el saldo de efectivo de la empresa.
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Flujos de efectivo positivos aumentos en el efectivo que agregan al saldo de efectivo de la empresa.
Ganancia aumento en el patrimonio de propietarios resultante de una transacción diferente a obtener ingresos o inversión por parte de los propietarios. El ejemplo mas común es la venta de un activo a un precio por encima del valor en libros.
Gastos costos de los bienes y servicios utilizados en el proceso de obtención de ingresos.
Gastos de operación método de depreciacion que asigna el costo de un activo (menos cualquier valor residual) en igual forma a cada año de su vida útil.
Gastos prepagados activos que representan el pago por adelantado de los gastos de periodos contables futuros. A medida que el tiempo pasa, se hacen asientos de ajuste para transferir los costos relacionados de la cuenta del activo a una cuenta del gasto.
Impuestos sobre la renta diferida cuenta del pasivo para pagar los impuestos sobre la renta que han sido pospuestos a la declaración del impuesto sobre la renta de un año futuro. En algunos casos, esta cuenta puede ser también una cuenta del activo que representa los impuestos sobre la renta que se deben ahorrar en declaraciones de años futuros.
Incumplimiento incapacidad para pagar intereses o el principal de un pagare en la fecha de vencimiento.
Inflación incremento en el nivel general de precios, que da como resultado un descenso en el poder de compra de la unidad monetaria.
Información de propósito general información que tiene como finalidad satisfacer las necesidades de múltiples usuarios interesados en las actividades financieras de una empresa en lugar de estar adaptada a las necesidades de informaci6n especificas de un usuario.
Información pública información que por ley está disponible al público general. Incluye los estados financieros anuales de las compañías de propiedad pública.
Ingreso no ganado o diferido obligación de entregar bienes o de prestar servicios en el futuro, partiendo del recibo de un pago anticipado.
Ingresos aumentos en los activos de la empresa como resultado de las actividades orientadas hacia las utilidades.Integridad cualidades de inclusión completa, sin interrupción, no alterado, sano, honesto y sincero.Inventario mercadería que se tiene para ser revendida a los clientes.
Junta directiva personas elegidas por los accionistas de una corporación para fijar políticas corporativas y contratar gerentes y funcionarios.
Margen de utilidad bruta utilidad bruta expresada en un porcentaje de las ventas netas. También llamada la tasa bruta de utilidades.Mayor sistema contable que incluye un registro separado para cada renglón que aparece en los estados financieros. En forma colectiva, se hace referencia a estos registros como al mayor de la compañía. En forma individual, se hace referencia a estos registros como a las cuentas del mayor.
Método de depreciacion en línea recta enfoque ampliamente utilizado para reconocer un monto igual de gasto de depreciacion en cada periodo de la vida útil de un activo depreciable.
método primeras en entrar, primeras en salir (peps) o fifo método para calcular el costo del inventario y el costo de los bienes vendidos con base en el supuesto de que la primera mercadería adquirida es la primera mercadería vendida y que el inventario final consta de los bienes adquiridos mas recientemente.
Notas (a los estados financieros) revelaciones complementarias que acompañan los estados financieros. Estas notas proporcionan a los usuarios diversos tipos de información considerada necesaria para la interpretación apropiada de los estados.
Participación en el mercado participación porcentual de las ventas totales de una compañía dentro de su industria.
Pasivos deuda u obligaciones de una entidad producto de transacciones pasadas. Representan los derechos de los acreedores en los activos de la empresa.
Pasivos corrientes pasivos existentes que deben ser cubiertos utilizando los activos corrientes de la empresa.
Patrimonio de accionistas patrimonio de propietarios de una empresa organizada como
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corporación.
Patrimonio del propietario exceso de activos sobre pasivos. Cantidad de la inversión del propietario en el negocio, mas utilidades de operaciones exitosas que han sido retenidas en el negocio.
Pérdida disminución en el patrimonio del propietario, resultante de cualquier transacción diferente de un gasto o de un distribución a los propietarios. El ejemplo mas común es la venta de un activo a un precio por debajo del valor en libros.
Pérdida neta disminución en el patrimonio del propietario que resulta de operaciones no rentables.
Pérdidas por deterioro pérdidas de inventario resultantes de robo, daño o rotura.
Periodo contable periodo de tiempo cubierto por un estado de resultados. Un año es el periodo contable de gran parte de la presentación de informes financieros, pero los estados financieros están preparados también por compañías para cada trimestre del año y para cada mes.
Perspectivas del flujo de efectivo probabilidad de que una empresa pueda proporcionar a un inversionista un retorno sobre su inversión y el retorno de esa inversión.
Principio de asociación principio de contabilidad generalmente aceptado que determina cuando deben anotarse los gastos en los registros contables. El ingreso obtenido durante un periodo contable se asocia (compensa) con los gastos incurridos en la generación de este ingreso.
Principio de realización principio de contabilidad generalmente aceptado que determina cuando se debe registra el ingreso a los registros contables. El ingreso se realiza cuando se prestan los servicios a los clientes o cuando se les entregan los bienes vendidos.
Principio del periodo de tiempo para proporcionar a usuarios de los estados financieros información oportuna, la utilidad neta se mide durante periodos contables relativamente cortos de igual duración. El periodo de tiempo cubierto por un estado de utilidades se fija por el periodo contable de la compañía.
Principios de contabilidad generalmente aceptados principios que proporcionan el marco para determinar que información será incluida en
los estados financieros y como debe ser presentada.
Pronostico financiero plan de operaciones financieras para algún periodo futuro.
Razón corriente activos corrientes divididos por los pasivos corrientes. Medida de la capacidad de pago de deuda de corto plazo.
Razón de endeudamiento pasivos totales divididos por activos totales. Representa la porción de los activos totales financiados con deuda, en lugar de hacerlo con patrimonio.
Razón de liquidez inmediata activos de liquidez inmediata (efectivo, valores negociables y cuentas por cobrar) divididos por los pasivos corrientes. Una medida de la capacidad de pago de deuda de corto plazo.
Rendimiento de activos utilidad operacional expresada como porcentaje de los activos totales promedio. Una medida de la eficiencia con la cual la gerencia utiliza los activos de un negocio.
Resultados cuenta resumen en el mayor, en la cual las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final del periodo. El saldo (saldo crédito para una utilidad neta, saldo debito para una Pérdida neta) se transfiere a la cuenta de capital del propietario.
Retorno de la inversión pago a un inversionista del monto invertido originalmente en otra empresa.
Retorno sobre la inversión pago de una cantidad (interés, dividendos) por utilizar el dinero de otros.
Sistemas contables. El personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar información contable y comunicarla a quienes toman decisiones.
Sociedad de responsabilidad limitada sociedad en la cual todos los socios pueden participar en la administración, pero tienen una responsabilidad limitada por las acciones de los demás socios. Una forma relativamente nueva de organización, que ahora se utiliza ampliamente en asociaciones de profesionales, tales como contadores, médicos y abogados.
Sociedad forma de organización de negocios no constituida como corporación, en la cual dos o más personas se asocian voluntariamente con el fin de realizar actividades de negocios.
Sociedad limitada sociedad que tiene uno o más
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socios limitados, así como uno o más socios gestores.Solvencia tener la capacidad financiera para pagar deudas a medida que se vencen.
Supuesto de empresa en marcha supuesto, hecho por los contadores, de que un negocio operara en el futuro previsible a menos que evidencia específica sugiera que no es un supuesto razonable.
Tabla de amortización tabla que indica la forma como se asignan los pagos en cuotas entre el gasto de interés y los pagos del principal.
Teneduría de libros dimensión de trabajo de oficina de la contabilidad que incluye el registro diario de las transacciones de rutina de una empresa.
Usuarios externos individuos y otras empresas que tienen un interés financiero en la empresa que presenta los informes, pero no están involucrados en las operaciones diarias de esa empresa (por ejemplo, propietarios, acreedores, sindicatos, proveedores, clientes habituales).
Utilidad (o Pérdida) antes de impuestos de renta un subtotal que aparece en un estado de resultados corporativo. Representa el ingreso total, menos todos los gastos diferentes a los impuestos de renta. Los impuestos de renta se deducen entonces para determinar la utilidad o Pérdida neta.
Utilidad bruta ingreso de ventas netas menos el costo de los bienes vendidos.
Utilidad neta aumento en el patrimonio del propietario que resulta de operaciones rentables. También se considera utilidad neta el exceso de ingresos obtenidos sobre los gastos relacionados para un periodo dado.
Utilidades acumuladas o retenidas porción del patrimonio de los accionistas que resulta de la retención de utilidades en el negocio. Consta de las utilidades de toda una vida (o Pérdidas) de una corporación, menos todos los dividendos.
Utilidades por acción utilidad neta aplicable a las acciones comunes divididas por el promedio ponderado del numero de acciones comunes en circulación durante el año.
Utilidades retenidas porción del patrimonio de accionistas que se ha acumulado como resultado de operaciones rentables.
Valor en libros de la acción patrimonio de accionistas representado por cada acción común, calculada dividiendo el patrimonio de accionistas comunes por el número de acciones comunes en circulación.
Valor presente suma que un inversionista conocedor pagaría hoy por el derecho a recibir flujos de efectivo futuros. El valor presente siempre es menor que la suma de los flujos de efectivo futuros porque el inversionista requiere un retorno sobre la inversión.
Valor presente (de una suma futura) suma de dinero que un inversionista informado pagaría hoy por el derecho a recibir monto futuro, con base en una tasa de rendimiento requerida por el inversionista.
Valor residual (de salvamento) porción del costo de un activo que se espera recuperar mediante la venta o el intercambio del activo al final de su vida útil.
Valores negociables inversiones altamente liquidas, principalmente en acciones y bonos, que se pueden vender a precios de mercado cotizados en las bolsas de valores organizadas.
Ventas netas el ingreso de ventas brutas menos las devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. Medida mas ampliable utilizada del volumen de ventas en pesos; generalmente la primera cifra que se muestra en un estado de resultados.
Vida útil periodo de tiempo en el que se espera que un activo depreciable sea útil al negocio. Este es el periodo sobre el cual el costo del activo es asignado al gasto de depreciacion.
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3.2. PRINCIPIOS CONTABLES
Los principios contables están basados en regulaciones o circulares de las autoridades
normativas, en convenciones que han demostrado ser validas a lo largo del tiempo y que
poseen una racionalidad que ha permitido transformarlas en principios. El concepto de
convención no tiene otro significado que el de un “acuerdo“, similar al que empleamos a
diario en nuestra actividad diaria como es el caso de manejar un automóvil por el lado
derecho de una calle, detenernos con las luces rojas de un semáforo y avanzar con luz
verde, etc. En este punto nos dedicaremos a la interpretación y análisis de estos principios
de contabilidad que sirven de base a los estados financieros. No obstante, es necesario
examinar los principios contables desde el punto de vista del Colegio de Contadores, que
se expresa a través de sus diferentes boletines técnicos, se puede advertir que el término
"principio" se utiliza, a veces, como un concepto básico y, en otros casos, para referirse a
procedimientos o normas de contabilidad.
Los Principios Contables están incorporados en el Boletín Técnico N°1 del Colegio de
Contadores. Este Boletín tiene como objeto dejar establecida la teoría básica, en el cual se
fundamentan los principios y normas generales de la contabilidad financiera en Chile.
En estos principios se muestra los objetivos primarios de la contabilidad y las
características que deben tener la información financiera y los estados económicos–
financieros básicos de uso común para todas las empresas.
1) Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante
en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De
esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que
reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este
principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está
subordinado el resto".
2) Entidad Contable: Este principio nos señala que la empresa es un ente distinto de sus
dueños, que posee recursos y fines propios y que por lo tanto los hechos económicos
deben ser registrados con total independencia de las influencias que ellos puedan
ejercer. Este principio apoya la gestión de la empresa, pues revela aquellas acciones
que puedan realizar los propios dueños, al disponer de los recursos de la empresa en
otros fines distintos al objetivo del negocio.
3) Empresa en Marcha: Este principio nos señala que la empresa perdurará en el
tiempo, y que por lo tanto sus recursos, bienes y derechos adquiridos serán invertidos
en desarrollar las operaciones de la empresa, y por lo tanto su valor de liquidación o de
venta no adquiere importancia. Debido a la exigencia de distintos tipos de valor la
empresa debe adoptar el concepto de “valor económico” auque este sea superior al
“valor de liquidación”, sólo en el caso que exista evidencia fundada que la empresa
pondrá término a sus operaciones se debe utilizar el segundo concepto.
4) Bienes Económicos: Este principio nos dice que los estados financieros se refieren a
hechos, recursos, y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en
términos monetarios. La contabilidad es capaz de registrar sólo eventos económicos
susceptibles de ser registrados contablemente (información cuantitativa).
5) Moneda: En contabilidad financiera sólo se registran los hechos que pueden ser
expresados en términos monetarios. El estado de ánimo personal de trabajadores de la
empresa no registran o anota porque no se puede medir objetivamente en términos
monetarios. Lo mismo sucede con una multiplicidad de hechos que se da en la
empresa, no cuantificable monetariamente, sólo se registran aquellas transacciones o
hechos económicos que tienen una expresión monetaria. El deterioro de la moneda
causado por la inflación hace necesario aplicar mecanismos de ajustes para corregir
las distorsiones.
6) Periodo de Tiempo: La contabilidad procesa información con el fin de preparar
distintos informes o estados financieros tales como el Balance General, Estados de
Resultados, etc.; los cuales pueden estar referidos a un ciclo normal de operaciones, o
bien tengan que ajustarse al periodo de un año como lo impone la ley de Chile. Sin
embargo, la propia empresa puede definir periodos distintos dada la naturaleza
particular de sus operaciones, o como en el caso de empresas que por ley son
fiscalizadas por entes como las Superintendencia de Valores y Seguros.
7) Devengado: "La determinación de los resultados de operación y la posición financiera
deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque
éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los
costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos
que generan". Un ejemplo de esto son las ventas a plazo, las que son registradas en
el momento que se produce la facturación, con lo que se genera a veces, que existan
existencias de productos terminados que se ubican físicamente en la empresa, aunque
éstas están vendidas.
8) Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que las origina quede perfeccionada desde el
punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan
ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe
establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de
devengado". Si una empresa coloca un pedido, este hecho no será suficiente para
contabilizar la venta, ni mucho menos para reconocer su resultado, lo cual sólo será
posible cuando el cliente haya recibido los bienes o servicios adquiridos.
9) Costo Histórico: "El registro de las operaciones se basa en costos históricos
(producción, adquisición o canje), salvo que para concordar con otros principios se
justifique la aplicación de un criterio diferente, (valor de realización). Las correcciones
de las fluctuaciones del valor de la moneda no constituyen alteraciones a este principio,
sino meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos".
Es cierto que el registro inicial de las operaciones se basa en costos históricos, pero, a
estas alturas del desarrollo teórico y práctico de la contabilidad, son muchas las
excepciones a la aplicación de este concepto de valor cuando se trata de representar
diferentes partidas en los estados financieros. Así ocurre, por ejemplo, cuando se
aplica el criterio de valuación de "costo o mercado, el que sea más bajo", ya sea que
se trate de inventarios o de valores mobiliarios. También constituye una excepción la
existencia de algunas partidas que se rigen para su valorización, de acuerdo a una
moneda extranjera. En oportunidades relativamente recientes, se han puesto en
práctica en nuestro país normas conducentes a expresar los bienes del activo fijo
tangible a su valor de reposición, mediante una "retasación técnica" de los mismos.
Esto último representa una nueva excepción al criterio de costo histórico, y, a este
respecto, cabe señalar que cada día con mayor frecuencia se plantea la posibilidad de
reemplazarlo por valores económicos actuales, en atención a que éstos tendrían una
base más real para su aplicación en el campo de las decisiones empresariales.
10) Objetividad: "Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados
tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente".
En un sentido amplio, cuando se dice que alguien actúa con "objetividad" se quiere
significar que lo hace libre de prejuicios o de intereses personales. Precisamente por
esto es que se ha señalado que se trata de una de las características del conocimiento
científico que debe, en consecuencia, estar siempre presente en el desarrollo de la
investigación científica.
Si en contabilidad nos limitáramos a considerar exclusivamente la acepción anterior, tal
vez no sería necesario adoptar un principio de "objetividad", por cuanto ella debe
presidir todo el quehacer contable y, principalmente, aquel que está relacionado con la
información que se obtiene en una entidad. Sin embargo, el llamado principio de
objetividad apunta más bien a la necesidad de reconocer los cambios en la estructura
económica de una empresa, sobre la base de una "medición objetiva". A este respecto
debe recordarse que la información contable es siempre una aproximación a la
realidad, lo que implica que, si bien es cierto existen algunos hechos que han podido
ser medidos con absoluta precisión, hay otros que están influidos, en algún grado, por
las convenciones contables y los juicios personales.
A manera de ejemplo, examinemos algunas operaciones a objeto de ilustrar en qué
casos podemos afirmar que se trata de hechos ciertos, y en qué casos reconocer que
estamos en presencia de una aproximación a la realidad. Si el balance de una
empresa señala un saldo en caja de $ 120.000, y mediante un arqueo realizado en la
misma fecha del estado financiero se ha verificado dicho saldo, no cabe la menor duda
que se trata de una información incuestionable. Otro tanto ocurrirá con el saldo en una
cuenta corriente bancaria, en la medida que se vea confirmado por una conciliación
realizada a base de la información proporcionada por la institución financiera. También
se tratada de un hecho cierto la existencia de una obligación documentada por medio
de una letra aceptada a un proveedor, por un monto determinado. El registro de una
provisión que, como sabemos, corresponde a una obligación contabilizada sobre una
base estimativa, constituye evidentemente una situación que difiere de los ejemplos
antes presentados. Cuando se estima la vida útil de un bien del activo fijo tangible con
el objeto de proceder a su amortización, está implícito un margen de error por cuanto,
difícilmente, alguien podría pretender exactitud en esta materia. El reconocimiento de
que existen diferentes métodos de valorización de las existencias, implica distintas
formas de aproximación a la realidad, y la adopción de uno de ellos responde a un
juicio personal. A veces se identifica la objetividad con la existencia de documentos
probatorios que han servido de base para el registro de una operación. Sin desconocer
la importancia de la documentación, los ejemplos presentados nos están indicando
que no siempre es el elemento básico para reconocer un cambio en la estructura
económica de una entidad. Es más, en algunos casos debemos apartarnos del
contenido formal de un determinado documento, como ocurre en el caso de un
contrato en que se especifica una tasa de interés real que no guarda relación alguna
con aquella prevaleciente en el mercado. En consecuencia, desde el punto de vista
contable, la objetividad debe calificarse, por una parte, evaluando la documentación
existente y, por otra, la calidad de las técnicas de aproximación utilizadas.
11)Criterio Prudencial: "La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad
requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos,
gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas
actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un
criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión
prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más
conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados
financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo
caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un
entendimiento del razonamiento que se aplicó".
Como se ha dicho anteriormente, la información contable es una aproximación a la
realidad. A este respecto, no cabe la menor duda que el desarrollo de la teoría y
práctica de la contabilidad ha permitido, a través del tiempo, ir creando técnicas que
han servido para disminuir el campo de incertidumbre, que es propio de esta disciplina.
Sin embargo, esto no fue siempre así, y de ahí que en el pasado al "criterio
prudencial", conocido también como "criterio conservador", se le asignara una mayor
importancia, por cuanto servía para resolver, mediante una regla de relativa fácil
aplicación, aquellas situaciones que ofrecían diferentes opciones para su expresión
contable.
Dicha regla consiste en que, con relación a los valores que se presentan en los
estados financieros y frente a varias opciones posibles, se adopte, tratándose del
activo y de los ingresos económicos, aquella que represente un menor valor; y,
tratándose del pasivo y de los gastos, aquella que resulte de mayor valor. Se ha dicho
que este criterio, que implica una posición pesimista respecto del patrimonio de una
empresa en marcha, de alguna manera fue influido en sus inicios por una actitud
conservadora sustentada por las instituciones bancarias, al examinar los estados
financieros con vistas al otorgamiento de un crédito. La aplicación indiscriminada del
"conservadurismo" puede llevar, y de hecho así ha ocurrido muchas veces, a
distorsionar la información contable en una forma tal que se contradiga con los
objetivos mismos de la contabilidad, de los estados financieros y de otros conceptos
básicos que conforman la teoría contable. Por esta razón es que el criterio
conservador ha sido sometido a frecuentes críticas en el campo de la teoría, y a una
menor aplicación en el campo de la práctica.
En la práctica no es tan cierto que el profesional se vea enfrentado permanentemente
a la elección de una entre varias opciones igualmente válidas. Lo que si es cierto es
que para el registro de determinados hechos económicos existen, muchas veces,
diferentes procedimientos de contabilidad (métodos de valorización de existencias,
métodos de amortización, ate.). Sin embargo, estos procedimientos generalmente no
son opcionales, puesto que la elección depende de las variables concurrentes en cada
caso particular. En otras palabras, en la medida en que frente a un problema contable
se analice en profundidad cuál es el procedimiento técnicamente más aceptable, la
adopción de éste implica dejar de lado otros que no cumplan con tal condición.
Por lo tanto, el avance de la disciplina contable ha tendido a reemplazar el criterio
conservador por la aplicación del criterio técnico más apropiado en cada circunstancia.
Sin embargo, el criterio conservador o prudencial está tan arraigado que es indudable
su influencia en la dictación de normas contables por aquellos organismos que tienen
atribuciones para ello.
12)Significación o Importancia Relativa: "Al ponderar la correcta aplicación de los
principios y normas debe necesariamente actuarse con sentido práctico.
Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y
normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto
que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en sui
conjunto. Desde luego no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo
que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que
corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta
factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el
resultado de las operaciones del ejercicio contable".
En algunos casos la aplicación estricta de la técnica contable a determinadas
operaciones puede implicar un desarrollo excesivamente laborioso, en
circunstancias que las cifras involucradas son irrelevantes. Frente a una situación
de esta naturaleza, la contabilidad puede optar por un procedimiento más práctico,
aun cuando menos apegado a la teoría contable.
Tal es el caso, por ejemplo, de adquisiciones de material de escritorio de escaso
valor. Mientras no se consuma, constituiría un recurso o activo de la empresa que
debería imputarse gradualmente como un gasto a medida que se vaya utilizando.
Sin embargo, la aplicación del principio de significación o importancia relativa
permite que la cantidad desembolsada se impute de inmediato como un gasto”.
13)Uniformidad: "Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser
uniformemente aplicados de un período a otro. Cuando existen razones fundadas
para cambiar de procedimiento deberá informarse este hecho y su efecto".
Puesto que la contabilidad admite, en el caso de ciertas operaciones, la
aplicación de dos o más procedimientos técnicamente aceptables, aun cuando
puedan tener un distinto efecto en el resultado económico, es necesario que se
mantenga indefinidamente el procedimiento adoptado con el fin de que los
resultados de cada período sean medidos sobre una base común.
Como es fácil advertir, este principio adquiere especial importancia desde el
punto de vista de los usuarios externos, por cuanto de otra manera la información
podría verse afectada por cambios en la metodología aplicada que no sean de su
conocimiento.
En todo caso el principio de uniformidad no implica que un procedimiento
adoptado deba mantenerse rígidamente a través del tiempo, puesto que pueden
existir razones fundadas que justifiquen su cambio. Si esto ocurre, deberá
divulgarse dicho cambio junto con informar sobre el efecto que él ha tenido en el
resultado del ejercicio.
14)Contenido de Fondo sobre la Forma: "La contabilidad pone énfasis en el
contenido económico de los eventos, aun cuando la legislación puede requerir un
tratamiento diferente".
En algunas ocasiones la aplicación de disposiciones legales hace que el
tratamiento de ciertos eventos sea distinto de aquel que correspondería al
considerar su efecto exclusivamente desde el punto de vista económico. El
principio en estudio, atendido el hecho de que la contabilidad debe expresar con
la mayor fidelidad posible la repercusión económica de la operaciones realizadas
por una empresa, apunta a que en tales situaciones controvertidas prevalezca lo
económico por sobre lo legal.
Las disposiciones legales de carácter impositivo constituyen, en muchos casos, un
ejemplo típico de la discrepancia señalada. Así es como hay ciertos desembolsos
hechos por una empresa, que para ella representan un gasto y que, sin embargo,
no son reconocidos como tales por la legislación tributaria. En este caso la
empresa registra el desembolso como un gasto, sin perjuicio de ajustar
extracontablemente su resultado económico para satisfacer tributos correspondientes.
Sin embargo, no siempre es posible aplicar este principio en toda su extensión, por
cuanto en algunos casos la ley o alguna norma dictada en virtud de ella no se limita a
considerar un tratamiento distinto del que correspondería desde el punto de vista
económico, sino que señala taxativamente el procedimiento contable a aplicar
15)Dualidad Económica "La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa
(partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los
objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son
demostrativas de los diversos pasivos contraídos".
El principio de dualidad económica es el principio fundamental en que se basa la
contabilidad, que no es otra cosa que el reconocimiento de un hecho cierto que se
puede constatar en toda entidad, y que consiste en que el total de sus recursos es
igual al total de los derechos existentes sobre ellos. Lo anterior se puede expresar
mediante la siguiente Igualdad:
Recursos = Derechos
Los derechos sobre los recursos pueden referirse, por una parte, a las obligaciones
contraídas por la empresa a favor de terceros y, por otra, a las obligaciones a favor
del o de los dueños de la entidad. Haciendo esta última distinción, la igualdad puede
expresarse en los siguientes términos:
Recursos = Derechos de terceros + Derechos del o de los dueños
Ahora bien, cada uno de los términos incluidos en la igualdad recibe una
denominación técnica desde el punto de vista de la contabilidad. Así, los recursos se
conocen con el nombre de "activo", los derechos a favor de terceros con la
denominación de "pasivo" y, por último, los derechos a favor del o de los dueños, con
el nombre de "patrimonio".
Por lo tanto la misma igualdad se expresa así:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Esta igualdad se mantiene durante toda la vida de la empresa, cualquiera que sea el
número de operadores que se realice y el grado de complejidad que ellas puedan
tener. Para que se cumpla esta condición, cada vez que algún concepto del activo o
del pasivo o del patrimonio sufra una variación como consecuencia de una operación
efectuada, necesariamente debe afectarse también, a lo menos, algún otro concepto
de la igualdad. Puesto que por cada operación efectuada deben modificarse, por lo
menos, dos partidas integrantes de la igualdad, es que se dice que la contabilidad
basada en el principio en estudio se desarrolla de acuerdo al "método de la partida
doble".
16)Relación Fundamental de los Estados Financieros: "Los resultados del proceso
contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y
por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente
complementarios entre sí". Una interpretación del enunciado de este "principio" podría
ser la de que toda la información que requiere una empresa sería satisfecha con la
preparación de un balance general y de un estado de resultados. Sin perjuicio de
reconocer la importancia de estos estados como culminación del período o ejercicio
económico de una entidad, tal interpretación sería limitada, toda vez que el sistema
contable debe estar estructurado para proporcionar permanentemente todo tipo de
información, ya sea por medio de estados estandarizados, o bien a través de informes
especiales destinados a satisfacer cualquier tipo de requerimiento.
Otra interpretación sería la de que se ha querido poner énfasis en los estados finales
de contabilidad, es decir, en aquellos que resumirían todo el proceso contable ocurrido
en un ejercicio. Si fuera esto lo que se ha pretendido señalar, se trataría de una
declaración sólo parcial, por cuanto no incluiría al estado de flujos de efectivo. Tanto es
así que el propio Colegio de Contadores, en su Boletín Técnico Nº 50, de 10 de
octubre de 1995, establece lo siguiente:
"Cuando se emitan estados financieros básicos con el propósito de reflejar la situación
financiera y los resultados de las operaciones de las empresas, deberá presentarse,
conjuntamente con el balance general y el estado de resultados, como estado
financiero básico, el estado de flujo de efectivo".
17)Objetivos generales de la información financiera: "La información financiera está
destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios.
También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas
operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada",
La sola denominación de este "principio" deja en evidencia que se están confundiendo
principios o postulados, que son conceptos básicos, con objetivos de la contabilidad y
de los estados por medio de los cuales se proporciona la información referente a una
empresa. Efectivamente, cualquiera sea la conceptualización de los objetivos de la
contabilidad, ella no puede dejar de lado el hecho de que se trata de proporcionar
información a los distintos usuarios de la misma, razón por la cual parece innecesario
darle, además, el carácter de un principio.
En cuanto a la presunción de "que los usuarios están familiarizados con las prácticas
operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada", ella
parece desconocer que, en todo momento, la contabilidad debe adecuar los estados
de información, presentándolos en forma tal que se encuentren al alcance de las
personas que normalmente tomarán conocimiento de su contenido, y que
eventualmente lo utilizarán para la toma de decisiones. En otras palabras, si los
usuarios no tuvieran acceso a la información por no estar ella adecuadamente
expuesta, querría decir que no se estaría dando debido cumplimiento a los objetivos
mismos de la contabilidad.
18)Exposición: "Los estados financieros deben contener toda la información y
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación
de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren".
La sola presentación de las diferentes partidas que integran los estados financieros no
siempre es suficiente para proporcionar a sus usuarios toda la información relacionada
con la gestación de determinadas operaciones, como así también de los criterios
seguidos para su registro y valorización. Es por ello que, actualmente, existe una
tendencia a hacer más transparente el contenido de los estados financieros mediante
"notas explicativas", que forman parte integrante de los mismos, y que están
destinadas, precisamente, a facilitar su lectura e interpretación.
3.3. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS
Al examinar los estados económicos financieros en relación con los principios antes
presentados, se aprecia más claramente el empleo de los mismos. Tomemos como base
de este análisis los informes de la empresa NOVEDADES INDUSTRIALES descritos en el
capítulo siguiente.
1) El Balance, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de tienen un encabezamiento
que se inicia con el nombre de la empresa, esto indica que la información en ellos
contenida corresponde a esa entidad, la que, de acuerdo con el principio de Entidad
Contable (2), es distinta del dueño o sus propietarios. En el caso de sociedad esta
distinción es tan evidente que en nuestro país tienen su propio Rol Único Tributario
(RUT).
2) Todos los valores están expresados en pesos, de donde se comprueba que el principio
aplicado es el de la Moneda Común Denominador (5) de dichos registros.
3) El principio del Período de Tiempo (6) se observa también en el encabezamiento,
pues, como todo informe, tienen la fecha o período que cubre la información ahí
presentada.
4) El Principio de Devengado (7) se refleja en las cuentas por cobrar del activo y por
pagar del pasivo. Lo contrario a este principio es la Contabilidad de caja o a base de
efectivo, cuyo empleo implica el registro de las transacciones recién en el momento del
cobro o pago, no informándose las cuentas por cobrar ni las cuentas por pagar.
5) El Costo Histórico (9) está presente en el valor con que se registran los bienes,
derechos y obligaciones; y, por tratarse de una Empresa en Marcha (3), no en fase de
liquidación o término, los recursos y deudas no reflejan su valor estimado de
liquidación (venta), sino, precisamente, el valor de costo.
6) El principio de Dualidad Económica (15) o Partida Doble se hace evidente en la
igualdad del activo con el pasivo y patrimonio del Balance, igualdad que debe existir,
no a veces, sino siempre.
7) El principio de Equidad (1), el de Objetivos Generales de la Información Financiera
(17) y el de Exposición (18), se orientan hacia la información que requieren los
usuarios de la información contable.
8) El principio de Bienes Económicos (4) se relaciona con la función de la Contabilidad:
oportuno registro y medición de los hechos económicos posibles de cuantificar
monetáriamente.
9) El principio de Realización (8) se vincula a los ingresos económicos y a los costos
expirados y gastos, en cuanto obliga a precisar el momento o período en que debe
afectarse el Estado de Resultados. Por ejemplo, las ventas se entienden realizadas,
para efectos de contabilizarlas, en el momento en que se emite la factura o se hace
entrega de la mercadería.
10)El principio de Objetividad (10) se refiere a la oportunidad en que deben ser
reconocidos e informados los cambios en la estructura económica financiera de la
empresa con prescindencia de intereses particulares, lo que ocurre en tanto es posible
medir monetáriamente esos cambios.
11)El principio del Criterio Prudencial (11) o Conservador, se aplica como solución
conservadora frente a la elección entre varias alternativas. Por ejemplo, registrar el
gasto cuando se conoce y el ingreso económico cuando se produce. En definitiva, no
adelantar utilidades.
12)El principio de Significación o Importancia Relativa (12), es empleado para discriminar,
por ejemplo, si un recurso debe activarse o tratarse inmediatamente como gasto; o,
enfatizar los procedimientos por sobre valores o cantidades.
13)La Uniformidad (13) es aplicable para hacer posible la comparación de valores entre
los ejercicios; es decir, mantener en lo posible los procedimientos seleccionados sin
producir cambios a otros con lo que se pueda alterar la consistencia de cifras y
resultados.
14)El principio de Contenido de Fondo sobre la Forma (14), es empleado para distinguir
entre la técnica contable y la norma legal o reglamentaria, enfatizando la solución
económica del problema por sobre instrucciones alternativas, y
15)El principio de Relación Fundamental de los Estados Financieros (16), que explica por
si sólo la complementariedad de los informes de contabilidad; como la del Balance con
el Estado de Resultados y de estos con el Estado de Cambios en la Posición
Financiera o con los múltiples informes contables.
4. LA ECUACION CONTABLE
Una característica fundamental de cada estado de posición financiera es que el total de
los activos es siempre igual al total de los pasivos más el patrimonio de los propietarios.
Este acuerdo o saldo de los activos totales con el total de los pasivos y del patrimonio de
los propietarios es la razón por la cual a este estado financiero se llama balance general.
Pero ¿por qué los activos totales igualan el total de pasivos y el patrimonio de los
propietarios?
Los totales en pesos a los dos lados del balance general son siempre iguales porque
estos dos lados son dos enfoques del mismo negocio. El listado de activos nos muestra
qué cosas posee la empresa; el listado de pasivos y de patrimonio del propietario nos dice
quién suministró estos recursos al negocio y cuánto fue suministrado por cada grupo.
Todo lo que una empresa posee ha sido suministrado a este bien ya sea por los
acreedores o por el propietario. Por consiguiente, los derechos totales de los acreedores
más el derecho del propietario son iguales a los activos totales de la empresa.
La igualdad de los activos por una parte y de los derechos de los acreedores y del
propietario por la otra se expresa en la siguiente ecuación contable:
ACTVIOS = PASIVOS + PATRIMONIO DEL PROPIETARIO
$300.000 = $80.000 + $220.000
Las cantidades enumeradas en la ecuación fueron tomadas del siguiente balance
general.
AGENCIA DE VIAJES VAGABOND
Balance general Diciembre 31 de 2004 en MM$
Activos
Efectivo .................................... .
Documentos por cobrar ........... .
Cuentas por cobrar .................. .
Suministros .............................. .
Terreno .................................... .
Edificios ................................... .
Equipos de oficina ................... .
Total ......................................... .
$ 22.500
10.000
60.500
2.000
100,000
90,000
15,000
$300,000
Pasivos y patrimonio de propietarios
Pasivos:
Documentos por pagar . ..$ 41.000
Cuentas por pagar ....... . . 36.000
Salarios por pagar ....... . 3.000
Pasivos totales ............ . $80.000
Patrimonio de propietarios
Capital, Terry Crane $220.000
Total $ 300,000
El balance general es simplemente un estado detallado de esta ecuación. Para ilustrar
esta relación, compare el balance general de la agencia de viajes Vagabond con la
ecuación anterior.
Para enfatizar que el patrimonio del propietario es un derecho residual, secundario a los
derechos de los acreedores, con frecuencia es útil invertir los términos de la ecuación, de
la siguiente manera:
Activos - Pasivos = Patrimonio del propietario
300,000 - $80,000 = $220,000
Observe que si un negocio tiene pasivos que superan sus activos, el patrimonio del
propietario será una cantidad negativa.
Toda transacción de negocios, sin importar qué tan simple o compleja sea, puede
expresarse en términos de sus efectos sobre la ecuación contable. Una comprensión
completa de la ecuación y alguna práctica en su uso son esenciales para el estudiante de
contabilidad.
Independientemente de si un negocio crece o se reduce, esta igualdad entre los activos
y los derechos contra los activos siempre se mantiene. Cualquier aumento en la cantidad
de los activos totales está acompañado necesariamente de un aumento igual en el otro
lado de la ecuación, es decir, por un incremento bien sea en los pasivos o en el patrimonio
de los propietarios. Cualquier disminución en los activos totales está acompañada
necesariamente por una disminución correspondiente en los pasivos o en el patrimonio de
los propietarios. La igualdad continua en los dos lados del balance general puede
ilustrarse mejor tomando un negocio totalmente nuevo como ejemplo y observando los
efectos de las diversas transacciones. Por tanto, revisemos los efectos de las
transacciones del negocio de la empresa “Copayapu” en una expresión detallada de la
ecuación contable para las transacciones efectuadas en el mes de noviembre de 2005.
Nov. 1 Juan Godoy empezó el negocio depositando $80,000 en una cuenta bancaria de
la empresa.
Nov. 3 Se compraron terrenos por $52,000, pagando en efectivo.
Nov. 5 Se compró un edificio por $36,000, pagando $6,000 en efectivo y emitiendo un
documento por pagar por los $30,000 restantes.
Nov. 17 Se compraron herramientas y equipo a crédito, $13,800.
Nov. 20 Se vendieron algunas de las herramientas a un precio de $1,800, igual a su
costo, por cobrar dentro de los 45 días siguientes.
Nov. 25 Se recibieron $600 en cobro parcial de una cuenta por cobrar de la venta de
herramientas.
Nov. 26 Se pagaron $6,800 en pago parcial de una cuenta por pagar.
Nov. 30 Se registraron $2,200 de ingreso de ventas en efectivo.
Nov. 30 Se pagaron $1,400 de gastos operacionales en efectivo, $200 para servicios
públicos y $1,200 para salarios.
La tabla siguiente muestra los efectos de estas transacciones sobre la ecuación
contable.
=
día efectivo + Ctas. X Cobrar
+ Terreno + Edificio + Herramientas y
equipos=
Dctos. X Pagar
+ Ctas. X Pagar + Capital, Juan
Godoy
Nov.1 80.000$ = 80.000$
Saldo 80.000$ = 80.000$ Nov. 3 52.000-$ 52.000$ =Saldo 28.000$ 52.000$ = 80.000$ Nov, 5 6.000-$ 36.000$ = 30.000$ Saldo 22.000$ 52.000$ 36.000$ = 30.000$ 80.000$ Nov.17 13.800$ = 13.800$ Saldo 22.000$ 52.000$ 36.000$ 13.800$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 20 1.800$ 1.800-$ =Saldo 22.000$ 1.800$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 25 600$ 600-$ =Saldo 22.600$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 26 6.800-$ = 6.800-$ Saldo 15.800$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 7.000$ 80.000$ Nov. 30 2.200$ = 2.200$ Nov. 30 1.400-$ = 1.400-$
Saldo 16.600$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 7.000$ 80.800$
Estado de Flujo de Efectivo Estado de Resultados
Activos PasivosPatrimonio del
Propietario
El efecto de cada transacción se muestra en negrilla. Observe que los "saldos", que
aparecen en negrilla, son las cantidades que aparecen en los balances generales de
Copayapu. Observe también que la ecuación contable siempre permanece en equilibrio.
Al traspasar el resultado de las transacciones efectuadas en el mes de noviembre
tendíamos el siguiente balance general al 30 de eses mes del año 2005.
efectivo 16600 Pasivos:Ctas. X Cobrar 1.200$ Dctos. Por pagar 30.000$ Terreno 52.000$ Cuentas por pagar 7.000$ Edificio 36.000$ Pasivos Totales 37.000$
Herramientas y equipos 12.000$ Patrimonio del Propietario:Juan Godoy,
Capital 80.800$
Total 117.800$ Total 117.800$
COPAYAPUBalance General al 30 de noviembre de 2005
Activos Pasivos y patrimonios de propietarios