FUNCIONES EN EXCELEmpezaré diciendo que Excel tiene más de 327 funciones divididas por categorías (sin contar claro está con las que el usuario puede definir), estas son:

1.- Funciones de complemento y automatización2.- Funciones de cubo3.- Funciones de base de datos4.- Funciones de fecha y hora5.- Funciones de ingeniería6.- Funciones financieras7.- Funciones de información8.- Funciones lógicas9.- Funciones de búsqueda y referencia10.- Funciones matemáticas y trigonométricas11.- Funciones estadísticas12.- Funciones de texto

DEFINICION DE FUNCIONES

Empezaré con las mas comunes para luego ir agregando. La clasificación que hago es un tanto personal, como podrán ver, hay algunas funciones puestas en varias categorías en forma simultanea.

LAS MAS COMUNES

A estas funciones se puede acceder en forma rápida desde el icono ya que haciendo clic en el triangulito se despliega un menú emergente con botones a todas ellas

FUNCION SUMALa función suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este

icono se llama autosuma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos

sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo( Excel 2003 y 2007)

fijemonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma ,el promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma(Excel 2007).

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnasdejando espacio para poner los totales

y luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de números puesta verticalmente u horizontalmente( tiene que estar activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automáticamente la función suma con los rangos que interpreta querenos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes gráficos.

apretamos ENTER y obtenemos la suma

y si la secuencia es horizontal

apretamos ENTER y obtenemos la suma

También podemos utilizar la autosuma para obtener subtotales por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control

y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma

Si hubiéramos una gran cantidad de subtotales, hacerlo así sería muy engorroso entonces lo que hacemos es seleccionar el rango adecuado y usar "ir a" apretando F5( O) con lo que aparece

 

luego oprimimos Especial y vamos al siguiente pantalla en la que tildamos solo constantes y números

esto hace que se seleccionen solamente los números de los subtotales

 

luego apretamos en autosuma y obtenemos los subtotales

 

En Excel 2007 aparece en la solapa Inicio y en Excel 2003 en la barra iconos.

Pero la función suma es mucho mas que una suma rápida, esta entrega la suma de los valores que estan en las celdas a que hacen referencia los argumentos y estos pueden ser: un valor numérico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un rango, una fórmula matemática o una función, en este último caso estariamos ante un Anidamiento de funciónes , por otro lado los parámetros pueden ser todos lo que nos hagan falta, o sea

=SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,.............,parametro-n..)

Veamos el siguiente ejemplo

donde se ve que la expresión =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la suma de las celdas

1-  A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C4

2- La celda E1

3- El número 230

4- El producto de las celdas E4 y F4

Por último veanos un ejemplo mas práctico

Se tiene una tabla con las ganancias semestrales por cereales

Se quieren los totales anuales por granos, los totales por semestre y el total final descontando los impuestos de un 36%

 

Los totales se hacen con autosuma y el total final con =SUMA(d4;-E4). Los impuestos se calcularon con una fórmula (=D4*$A$11) pero esto es otro tema

FUNCION PROMEDIO()Esta función devuelve el promedio de sus argumentos que pueden ser; números, nombres, referencias a celdas y referencias a rangos de celdas que contengan números, puede tener hasta un maximo de 255 argumentos siendo por lo menos uno obligatorio

FUNCION MAX()La función MAX() da el valor máximo de un rango o rangos y/o de referecias a celdas, como se ve en la tabla siguiente

 

En el apartado Anudamiento de funciones hay un ejemplo  de Y() anidada con MIN() y MAX().

FUNCION MIN()La función MIN() da el valor mínimo de un rango o rangos y/o de referecias a celdas, como se cave en la tabla siguiente

En el apartado Anudamiento de funciones hay un ejemplo  de Y() anidada con MIN() y MAX().

FUNCION CONTARPara contar valores numéricos Y fechas en un rango o lista de argumentos, se utiliza la función CONTAR, veamos la siguiente tabla

como se ve la función está en la celda C9 de valor 8 que es el resultado de contar los números y fechas del rango C1:D5 y de las referencias C7 Y D7 , se puede apreciar que se ignoran en la cuenta los blancos , los valores lógicos , lo errores y las cadenas de caracteres.

Para contar celdas en blanco  disponemos de función CONTAR .BLANCO.Para contar celdas que no están vacías CONTARA

FUNCIONES QUE SUMAN y CUENTAN( algunas de acuerdo a una condición)

FUNCION SUMAR.SI 

INTRODUCCION

La función SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición.

La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros:El primero es la referencia o el rango que contiene los valore sobre los que se evaluará la condición.El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se suma y que noEl tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición esta en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio esta en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros )rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parametro.

Para aclarar las cosas que mejor que un ejemplo: Supongamos que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para  obtener la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el gráfico

En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el criterio esta en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner =SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5)..Si en cambio tenemos esta otra tabla

aquí si hace falta el tercer parámetro ya que el rango donde se efectúa el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango donde se efectúa la suma (E2:E5).

Dejo como ejercicio averiguar las comisiónes que se cobran al vendedor por propiedades cuyo costo es inferior a $ 400.000.

FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO 

Excel 2007 incorpora una función nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO,  que es parecida a SUMAR.SI, que suma celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en cuenta múltiples criterios.

SINTAXIS:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2; criterio2..)

donde:

rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas celdas.

criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evalúa el criterio asociado ( criterio1).

criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de número, expresión, referencia de celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionará debido al criterio_rango1.

Los otros argumentos son opcionales.

Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:

Un negocio de artículos de computación y electrodomésticos cuenta con la siguiente tabla

y se quiere saber cual fue la suma de las ventas de Juan López, en el sector Electrodomésticos con montos que superaron los 200 $.

Como se ve los criterios son:

"Juan López" "Electrodomésticos" ">200

entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la fórmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios)

que insertamos en la celda D24, dando el resultado 4200$, como se puede ver

 

FUNCION CONTAR.SIEsta función  es una combinación de las funciónes CONTAR y SI , tiene  dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda sera contada o no

con esta misma tabla podríamos preguntar cuántos hombres hay

FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO 

Excel 2007 incorpora una función nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO,  que es parecida a CONTAR.SI, que cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta múltiples criterios.

SINTAXIS:

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2…)

pudiendo especificarse mas de 127 rangos/criterios.

donde :

rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2, etc.

Los primeros dos argumentos son obligatorios.

Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:

Un negocio de artículos de computación y electrodomésticos cuenta con la siguiente tabla

y quiere saber cuantas veces el vendedor Juan Lopez aparece en la misma, en el sector Electrodomésticos con ventas que superan los 200 $.

Como se ve los criterios son:

"Juan López" "Electrodomésticos" ">200

entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la fórmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios)

que insertamos en la celda D23, dando el resultado 3, como se puede ver

 

 

FUNCION CONTAR.BLANCOCuenta los espacios en blanco que hay en un rango

como se ve la función CONTAR.BLANCO que está en la celda C9  cuenta las celdas en  blanco que están en el rango C1:D7 que son 3.

 

FUNCION CONTARACuenta todas las celdas que no están vacías de un rango, veamos este ejemplo

en este caso el rango C1:D7 tiene 12 celdas pero como CONTARA no cuenta la vacía, el resultado de la función, que está en la celda C9 es 11.

FUNCIONES CONDICIONALES

FUNCION SI

La función SI sirve para tomar decisiones de acuerdo a una condición, por eso podríamos decir que es una función condicional,siendo la condición el resultado de la evaluación de una proposición lógica ( VERDADERO o FALSO), es decir; si el resultado es VERDADERO se hace una cosa, y si es FALSO se hace otra..Esta función tiene 3 argumentos

Ejemplo:

De acuerdo a un informe volcado a una tabla una empresa quiere saber en que meses tuvo pérdidas o ganancias

para lo cual estos datos se ponen en una Hoja de Excel y se usa la  función SI de la siguiente manera

 

arrastrando la función hasta completar, el resultado final es

a esta empresa no le fue demasiado bien-

FUNCIONES LOGICAS

Una proposición lógica es una afirmación que puede se VERDADERA o FALSA pero no ambas a la vez y justamente los argumentos de las funciones lógicas son proposiciones lógicas. También las funciones lógicas devuelven resultados VERDADERO o FALSO. Esta es una definición que se cumple en forma estricta solamente para las siguientes funciones:

FUNCION Y()La función Y() ,como O() es una función lógica ya que sus argumentos son proposiciones lógicas, la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado VERDADERO  o  FALSO ( aclaro que esta función puede tener un solo parametro sin dar error, aunque no tiene mucho sentido práctico)

Su sintaxis es: 

Y(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....)

La función devuelve VERDADERO si la evaluación de todos los parámetros es VERDADERA  y dara  FALSO  si la evaluación al menos uno de sus parámetros es FALSA o si todos son FALSOS.

Veamos un ejemplo

vemos que si cambiamos una desigualdad, o las dos el resultado es FALSO

FUNCION O()Como Y() la función O() es una función lógica, porque sus argumentos son proposiciones lógicas o pruebas lógicas la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado VERDADERO  o  FALSO., su sintaxis es

  O(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....)

La función devuelve FALSO si la evaluación de todos los parámetros es FALSO  y dara VERDADERO  si la evaluación almenos uno de sus parámetros es VERDADERO o si todos son VERDADEROS.

Veamos un ejemplo

FUNCION NO()La función NO() invierte el valor lógico de los argumentos de las funciónes Y() y O(), por consiguiente se utiliza en combinación con ellas, su sintaxis es:

NO(Y(argumento1; argumento2; argumento3;..........))

como puede verse en siguiente ejemplo

como se ve invierte el valor de verdad de los argumentos de Y()

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

FUNCION BUSCARVLa función BUSCARV busca datos que están en primera columna de una tabla(a esta tabla se la denomina matriz de búsqueda o de datos), si el valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que esta en la misma fila que el dato a buscar) de una columna especificada, la sintaxis es;

los primeros tres argumentos son obligatorios y el cuarto es opcional

Veamos el siguiente ejemplo:

Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en números y quiere completarla poniendo las notas en palabras

para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias

 

vuelca estos datos en un libro de Excel poniendo en la Hoja1 la tabla a completar y en la Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin los rótulos para tener directamente la matriz de datos

despues coloca la siguiente fórmula en la celda E3 de la Hoja 1:

en la que D3 es una referencia donde está el contenido , que en este caso es el valoor 2, aunque hay casos en que por la naturaleza del problema, por ejemplo una consulta, la referencia puede al principio estar vacia, dando el error #N/A (no aplicable), en el tutorial ELIMINAR MESAJE DE ERROR EN BV, daremos una solución a este antiestético mensaje.

 

A continuación se arrastra la función hasta completar la tabla

en este caso la matriz de búsqueda está en otra hoja, pero puede estar en cualquier lado,  incluso dentro de otra tabla.

 

FUNCIONES DE TEXTO

FUNCION CONCATENAR 

 

La función CONCATENAR permite unir dos o mas elementos de texto que estan contenidos en celdas diferentes. También permite unir textos puestos entre comillas directamente en los argumentos de la función. Su sintaxis es:

                                     =CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)

Esta función puede tener como máximo 30 argumentos.

Ejemplos:

Si tenemos en la celda A1 el texto YAHOO y en la celda B5 ARGENTINA, nos queda YAHOO ARGENTINA en la celda donde se introduce la fórmula. Veamos

notar que el segundo argumento es un espacio (" ") para separar ambas palabras y que el formato color no se tiene en cuenta.

Uniendo textos directamente usando comillas

También se pueden concatenar textos, sin usar la función CONCATENAR y empleando en su lugar el símbolo ampersand ( & ), como podemos ver:

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

FUNCION HOY 

HOY es una función que nos da la fecha del día en curso en formato de fecha. Para usarla debemos introducirla en la celda donde queremos que aparezcan los datos.

Luego apretamos ENTER o haciendo clic fuera de la celda se muestra la fecha actual