funciones de la administración moderna
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Funciones de la administración modernaTRANSCRIPT
FUNDAMENTACION ADMINISTRATIVA
“LA NATURALEZA ESPECIAL DE LA ACTIVIDAD DIRECTIVA O GERENCIAL”. (1)
La labor de dirección es complicada, exigente y tiene un toque especial. Los directivos – aquellos
que practican la actividad- ejercen una tremenda influencia en cuanto a ayudar a los grupos de
gente – es decir a las organizaciones- a alcanzar un nivel adecuado de eficiencia y productividad.
Los directivos no desarrollan trabajo en el sentido ordinario de la palabra; lo que hacen es realizar
para la organización cinco funciones y al hacerlo representan tres importantes papeles y aplican
otras tantas capacidades primordiales. Su grado de efectividad no viene dado por sus esfuerzos
personales, sino por los resultados que alcancen sus respectivas organizaciones consideradas
como un todo. Los directivos no tienen que ceñirse a planteamientos teóricos, sino que tienen que
tener la habilidad de saber escoger y aplicar los métodos o técnicas que sean más apropiados a
una situación real determinada.
CONCEPTOS CLAVES RELACIONADOS CON LA LABOR DIRECTIVA O GERENCIAL
Figura 1. Representación gráfica de los cinco conceptos claves relacionados con la actividad gerencial.
1. Los directivos desarrollan unas tareas y servicios diferenciales con respecto al resto
de las personas que integran la organización. Los directivos deben distinguir entre el
trabajo de gestión y las otras tareas, dedicando su tiempo y esfuerzo al primero y evitando
las segundas. Cuando los directivos desarrollan un trabajo que no es típico de su
condición, la que a la larga la sufre es la organización.
2. Al llevar a cabo su trabajo, los directivos realizan para la organización cinco funciones
características.
La acción del
directivo se guía por
la dinámica de cada
situación.
La actuación del
directivo se juzga
por los resultados
obtenidos de los
recursos.
Los directivos
representan tres
importantes papeles
y aplican tres
pericias básicas.
Los directivos
planean, organizan,
dotan de personal,
dirigen y controlan.
La labor de dirección
es particularmente
diferente.
3. Los directivos representan tres importantes papeles en la organización y aplican tres
aptitudes básicas.
4. La efectividad de los directivos se juzga en función de los resultados que obtengan para la
organización mediante la organización de los recursos disponibles.
5. Los directivos cualificados son capaces de discernir las diferencias que existen entre
distintas situaciones y aplicar aquellos métodos que sean más convenientes según los
factores que predominen en cada situación específica.
ROLES GERENCIALES…
COMPETENCIAS GERENCIALES
COMUNICACIÓN
ADMINISTRACION
TRABAJO EN EQUIPO
ACCION ESTRATEGICA
GLOBALIZACION
MANEJO DE PERSONAL
EN SU PAPEL
INTERPERSONAL
El directivo puede
actuar como cabeza
visible de la
organización,
representándola en
actos formales o puede
constituirse en pieza
de enlace entre varios
departamentos pero lo
más corriente es que
juegue un papel
importante como el
líder que inspira y
dirige a los demás.
EN SU PAPEL
INFORMATIVO
El directivo puede ser
la persona depositaria
de importantes datos y,
como tal, difusor de
esa información al
resto del personal.
También puede darse
el caso que sea visto
por el público como su
interlocutor válido.
EN SU PAPEL
DECISORIO
El directivo ejerce una
actividad resolutiva
sobre todo en
momentos de crisis.
También actúa como
negociador entre la
firma y sus
proveedores. En este
papel, uno de los
aspectos más difíciles y
delicado es la
distribución de
recursos.
AREAS DE COMPETENCIA GERENCIALES
Toma de decisiones
Agente de Cambio
Prosperidad con el caos
Líder de equipo
Empoderamiento
Comparte Información
Sensibilidad a las diferencias
APTITUDES GERENCIALES…
Como si el desarrollar una serie de funciones y el encarnar una variedad de papeles no fuese
suficiente, los directivos deben, además, adquirir, desarrollar y aplicar tres clases básicas de
rasgos aptitudinales que son:
APTITUDES INTELECTUALES:
Es la capacidad para analizar, interpretar y solucionar problemas cuya complejidad e importancia
se incrementan a medida que se sube en la escala gerencial.
APTITUDES DE RELACIONES HUMANAS O INTERPERSONALES:
Estas aptitudes tienen más o menos la misma importancia en todos los niveles de dirección,
aunque en cada uno de ellos su naturaleza e intensidad son diferentes.
APTITUDES TECNICAS:
Están relacionadas con los aspectos operativos específicos de una determinada organización.
PROCESO DE CONVERSION…
Los directivos o gerentes, son los encargados de un proceso que transforma recursos (inputs) en
resultados (outputs). Cuanto más grande sean los resultados en comparación con los recursos
necesarios para su obtención, mejor será calificada la actuación del directivo. La eficacia de un
gerente será medida, pues, mediante la comparación de la producción de su departamento con el
total de gastos cargados.
Ahora bien, analicemos cuales son los recursos y cuáles son los elementos que integran el grupo
de resultados:
RECURSOS RESULTADOS
Instalaciones y equipo Producción Energía y servicios públicos Calidad Materiales y aprovisionamientos Estructura de Coste Recursos Humanos Productividad y Rentabilidad Información Dinero y Capital.
LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ORIENTADAS A LA EMPRESA CONSTRUCTORA
Todas estas Funciones administrativas planteadas por Fayol las vemos
aplicadas a los procesos de Administración actual, con algunos cambios, teniendo en cuenta que:
La administración se aplica a todo tipo de organizaciones, es una función HUMANA.
· La META de toda FUNCION ADMINISTRATIVA, es la misma,
Crear superávit.
· La administración se ocupa de la PRODUCTIVIDAD: esto implica
Eficacia y Eficiencia.
La productividad se define como la relación RESULTADOS (Productos), INSUMOS dentro de un Periodo, Considerada la
CALIDAD.
PRODUCTIVIDAD = RESULTADOS/ IN
Se puede mejorar la PRODUCTIVIDAD al ACRECENTAR la Producción (RESULTADOS) con los mismos INSUMOS. Cuales son los INSUMOS: El trabajo, los materiales, el capital.
La PRODUCTIVIDAD implica EFICACIA Y EFICIENCIA, en el desempeño Individual y Organizacional.
Eficacia: Logro de los Objetivos. Eficiencia: Es la obtención de los Fines con la misma cantidad de Recursos.
Se puede ser eficiente en el manejo de los RECURSOS, pero... no se será efectivo si los Objetivos Propuestos por la Empresa: Aumento en la satisfacción del Cliente no se logra. Entendiendo como cliente: el cliente interno, el cliente externo.
A continuación se describen cada uno de las funciones administrativas.
La Planeación
Es uno de los principios básicos de la administración. A través de la planeación se proyecta la empresa hacia el futuro fijándole metas y objetivos y definiendo los medios para alcanzarlos.
Cuando planeamos, disminuimos las sorpresas y emergencias derivadas de acciones improvisadas.
Si la empresa no se planifica, es imposible controlarla en un futuro ya que el control implica mantener en curso lo previamente planeado.
La Planeación de la empresa de construcción debe permitirnos:
Reducir la incertidumbre
Concentrar la atención en los objetivos
Posibilitar la operación económica
Ayudar a los administradores a controlar el progreso de la empresa.
Cuando Planeamos UNA OBRA, debemos analizar las siguientes áreas:
Mercadeo para
conocer:
Qué,
cuánto,
cuándo,
dónde,
a
cuánto,
a quién
y cómo
se va a
vender
Obra para
conocer:
Cuánto se
va a
producir
Cómo se
va a
producir.
Personal para
conocer
-Necesidades
de
capacitación.
-Incentivos.
-Sistemas de evaluación.
-Programas de bienestar y desarrollo.
Finanzas para
conocer
-Necesidades
de dinero y
cuándo se
necesita.
-Necesidades
de crédito
externo, plazos
y costo.
-Utilidad y
rentabilidad.
Pasos de la planeación como función administrativa
Para ello debe fijar su atención en los siguientes aspectos:
· Detección de la OPORTUNIDAD o Identificación de la DEMANDA: Visión del Mercado, análisis de la competencia, los deseos del cliente, nuestras fortalezas, nuestras debilidades.
· Establecimiento de los Objetivos y Metas, es decir determinación de los resultados que deben ser alcanzados. Donde se desea estar, que se quiere lograr y en que momento.
· Consideración de las premisas de Planeación, es decir; examinar el ambiente externo e interno en el que operaran nuestros planes.
· Identificación de Alternativas, cuales son las alternativas más adecuadas para alcanzar nuestros objetivos.
· Comparación de las alternativas a la luz de las metas deseadas. Cual es la que presenta mejor oportunidad de cumplir las metas a menor costo y las mejores utilidades.
· Elección de una alternativa, selección del curso de acción a seguir.
· Elaboración de planes de apoyo, determinación de los recursos requeridos para obtener los resultados, equipos, herramientas, materiales, mano de obra.
· Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos.
Como experiencia de aprendizaje, al momento de aplicar la planeación para la creación de una empresa de construcción, debemos mirar: (Modelo propuesto por el ingeniero Mexicano Carlos Suárez en su libro “Administración de empresas de construcción”)
Identificación de la demanda: Saber que necesidad podemos satisfacer a nuestros futuros clientes como: infraestructura, habitacionales, servicios de salud, educación, industriales, comerciales, etc.
Definición del Producto: En el sector de la construcción, se han definido los siguientes
productos satisfactores de las necesidades:
o En infraestructura: Vías, acueductos, represas, puentes, canales de riego,
centrales hidroeléctricas, oleoductos, puertos.
o Habitacionales: Vivienda unifamiliar, bifamiliar, multifamiliar y habitacionales.
o Salud, educación y culto: centros de salud, hospitales, clínicas, iglesias,
escuelas, colegios, universidades.
o Industriales: Bodegas, fábricas, Plantas químicas, Parques industriales.
o Comerciales: Mercados, centros comerciales, Oficinas, estaciones de servicio.
o Estudios: De mercado, proyectos de factibilidad, proyectos arquitectónicos y estructurales, estudios de suelos, proyectos eléctricos, proyectos hidrosanitarios, proyectos mecánicos, presupuestos, programación, asesorias administrativas.
Análisis de la oferta: Cuántas empresas de construcción hay, que productos tienen y
cual es su mercado.
Análisis de la especialización: Es necesario lograr la especialización a fin de lograr una mayor productividad. Tratar de abarcar muchas áreas impide la especialización y generalmente se vuelven improductivas. Al momento de definir la especialización, es necesario identificar las fortalezas y las debilidades las cuales podremos encontrar en: costo de materia prima, mano de obra, disponibilidad de equipos, tecnología constructiva, financiamiento, mercadeo, cumplimiento, capacidad operativa, relaciones públicas.
Elementos de la empresa: Es preciso en las empresas de obras, analizar los cuatro
elementos constitutivos:
o El cliente: La persona que utilizará nuestros servicios y comprará nuestros productos .
o El recurso humano: Personal de oficina y personal de obra.
o Recursos de capital: Todo lo que se requiere económicamente.
o El conocimiento tecnológico: Procesos técnicos.
Prioridades y políticas: El servicio al cliente debe ser una de sus máximas prioridades, la satisfacción de nuestro cliente, rentabilidad de la inversión. Las políticas, son en si, los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.
Tipo de empresa: Definir la forma jurídica que se adoptará al momento de definir la
creación de la empresa.
Diseño Administrativo de la empresa: Representación gráfica de la estructura dela empresa para conocer los cargos, los niveles de poder y la estructura de comunicaciones entre ellos. A partir de la estructura adminsitrativa, se definen las funciones y por consiguiente los procedimientos para cada cargo de la organización.
Establecimiento de Controles: Administrativos, financieros, Contables, Técnicos, Mantenimiento. Dentro de los controles técnicos, podemos establecer los controles en diseño, licitaciones y contrucción entre otros.
La Organización:
La función de la organización es diseñar y mantener la división del trabajo en unidades administrables, es decir, establecer quien debe hacer determinadas tareas y quien debe velar por los resultados de éstas. Esto es, "una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos" para una producción eficaz.
Un aspecto de la organización es el DEPARTAMENTO, es decir una organización o división definida sobre la cual un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades especificas. En una terminología más estricta indica las divisiones jerárquicas de una empresa.
La estructura de una empresa se expresa en gráficas más conocidas como organigramas. Dicha gáfica expresa las relaciones, autoridades y responsabilidades existentes en una empresa.
Cada empresa debe desarrollar su correspondiente organigrama de acuerdo a sus propias necesidades basados en tipos básicos definidos así:
Organización de línea:
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
a. Las lineas de autoridad están claramente definidas.
b. Las lineas de autoridad fluyen verticalmente desde la parte superior a la inferior en forma piramidal.
c. Las lineas de autoridad indican una comunicación formal de la organización.
d. Diversas funciones se asignan a cada director.
e. Crea hombres clave en la organización.
f. Puede ser utilizado en pequeñas empresas en su etapa inicial o de creación.
g. Este tipo de estructura no tiene especialistas.
h. Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo de la organización gracias a la centralización del control y de las decisiones por un lado y a la rígida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro.
Organización de Staff
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
Se define staff a la actividad del personal que está en calidad de asesor, como consultor de dirección o especialista en asuntos legales o tributarios. No puede crearse una estructura sobre la base única del staff ya que él realiza el trabajo en nombre de su superior.
Organización de linea y staff
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
Conocido también con el nombre de funcional o por departamentos.
a. Es una estructura de linea con asesores especialistas.
b. Los asesores especialistas son directores funcionales que asisten a los directores de línea en la ejecución de sus responsabilidades.
c. Los directores de línea se concentran en la tarea de su departamento que será diseñar, contruir o administrar.
d. Cada dirección funcional debe tener claramente indicada su responsabilidad ante un jefe inmediato.
e. La asesoría puede ser de planta o externa a la organización.
Organización Matricial:
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
Conocido también como organización de malla.
a. El responsable de cada obra tiene el apoyo directo de todos los departamentos cuando lo requiera.
b. La utilización del poder es flexible a causa d ela reserva de especialistas en este tipo de organización.
c. El conocimiento especializado está disponible para todas las obras y se puede transferir.
d. Las lineas de comunicación están más definidas y centralizadas.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
Vertical
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
Cada puesto subordinado a otro, se representa por cuadros a un nivel inferior ligados por lineas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.
Son los más usados y por tanto, los más facilmente comprendidos.
Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.
Horizontal
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
El nivel máximo jerárquico comienza a la izquierda y los demás niveles se colocan sucesivamente hacia la derecha.
Tienen como ventaja indicar mejor los niveles de autoridad formal.
Con este organigrama disminuimos el efecto de triangulación pero son poco usados.
Circular:
Lo conforma un cuadro central el cual corresponde a la autoridad máxima de la empresa y alrededor de este se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de la organización.
En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les une con linea que representa el nivel de autoridad y responsabilidad.
Con este tipo de organigrama, se indica muy bien la importancia de los niveles jerárquicos, elimina aunque en forma aparente, el estatus del nivel más alto y más bajo y permite colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos
Escalares:
En el margen izquierdo, se señala con diferentes sangrías los niveles jerárquicos ayudados por lineas.
Realmente son muy poco usados pues no permite destacar adecuadamente cada posición.
Fuente: Obra administración y Gerencia, Jorge Noriega Santos.
Reglas para elaborar un organigrama:
Deben ser claros, no exceder el número de cuadros y de puestos. Los espacios entre un cuadro y otro debe ser suficiente.
Aunque últimamente se ha acostumbrado usar el nombre de las personas en los cuadros, el nombre del cargo debe resaltarse puede ser, utilizando una letra mayor pero no podrá quedar de mayor tamaño el nombre del funcionario.
No es aconsejable contener un número muy grande de elementos de organización.
No es prudente usar demasiadas lineas de colores o de tamalos diferentes pues crea confusiones en el análisis, lo que si se permite es registrar las aclaraciones en los manuales de la organización junto con el análisis de puestos.
OTROS CONCEPTOS CLAVES…
Delegación: Es el proceso de dividir la autoridad junto con las responsabilidades.
Involucra dos principios: Unidad de Mando y linea de Mando.
Unidad de Mando: Este principio nos dice que nadie debe tener más de un jefe. Tener por lo menos dos, hace aflorar los conflictos y las confusiones pues es imposible determinar cual de las órdenes tiene mayor prioridad y, entre dos opiniones diferentes no es claro definir la correcta .
Linea de Mando: Se conoce también con el nombre d elínea escalar. Es un hilo continuo de autoridad jerárquica que une a superiores y subordinados desde la cúspide de la organización hasta la base. Cada departamento, está comandado por un individuo que recibe órdenes de arriba y que, a su vez, tiene autoridad para dar órdenes a subordinados a cargo de departamentos jerárquicamente más bajos. Esta linea permite a las organizaciones funcionar con mas orden ya que
LAS RELACIONES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN:
Siempre en toda empresa que organicemos, deben quedar claras las siguientes relaciones:
De Línea:
o Son directas o ejecutivas y se dán entre un superior y sus subordinados, tambén se conocen como las de autoridad formal de una organización.
o Cada subordinado sabe perfectamente a quiéd deb einformar y de quién debe recibir las instrucciones.
o Se ejerse dentro de los límites de la delegación.
De staff:
o No tiene autoridad ejecutiva.
o El staff asistente actúa en nombre de su superior por lo tanto, una extensión d ela autoridad de este.
Funcionales:
o Tienen autoridad de línea sobre el personal comprendido en su función pero no sobre el personal de otras dependencias.
o Los departamentos están conformados por especialistas: Proyectos, obras, contabilidad, etc.
Horizontales:
o Son las que tienen lugar entre ejecutivos con el mismo grado de responsabilidad y autoridad.
o Se puede dar entre el personal del mismo departamento, teniendo diferentes supervisores pero un común director.
Formales:
o Son las relaciones de comunicación proyectadas o incorporadas en la estructura de la organización y las directas de autoridad igualmente definidas.
o Son las relaciones de funcionamiento formuladas y coordinadas para el logro de los objetivos definidos en la política de la empresa.
o Son relaciones inflexibles.
Informales:
o Se dena entre los miembros y grupos de personas en el mismo departamento o en diferentes pero con intereses, ideas, y actitudes similares.
o Estas no deben ser desconocidas pues la actitud de las personas, es fundamental en el logro de los objetivos.
ORGANOS DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN
Las empresas de construcción, basados en los organigramas descritos, están compuestos pro los siguientes órganos:
Organos Miembros Funciones Generales
Rectores Asamblea de accionistas Orden, unidad y coordinación a la empresa. Junta Directiva Dirigir su total funcionamiento Presidencia Establece objetivos inmediatos Junta de socios Con la Presidencia, definen estrategias a Gerencia largo plazo.
Organos de dirección y control Técnico
Dirección Técnica Realiza Proyectos División de Proyectos Analiza precios unitarios y presupuestos División de licitaciones Controla costos y reajustes Costos y presupuestos Planifica y programa trabajos Estadísticas Controla programas Sección de arquitectura Analiza resultados Sección de Ingeniería
Organos de administración, dirección comercial y asuntos generales:
Dirección comercial Administra el patrimonio de la empresa Administración Genera Constrata las obras Contratación de obras Realiza actas y liquidación de obras Subcontratos Relaciones públicas y corporativas Relaciones públicas Analiza el mercado Contabilidad General Subcontratos Tesorería y caja. Contabilidad general Personal Personal Compras y almacén Tesorería y caja Asesoría Jurídica Compras y almacén Servicios médicos Servicios médicos Asesoría Jurídica.
Organos de ejecución:
Dirección comercial Dirige y ejecuta las obras Administración General Se encarga de todo el personal de obra. Contratación de obras Participa en la elaboración de planes de Subcontratos trabajo. Relaciones públicas Controla técnica y administrativamente la Contabilidad General obra. Tesorería y caja. Controla la calidad de la obra. Personal Controla costos de la obra. Compras y almacén Asesoría Jurídica Servicios médicos
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Luego de definirse la estructura jerárquica, es preciso definir para cada puesto de trabajo las funciones específicas y los procedimientos estandarizados acordes a cada actividad.
Los puestos de trabajo deben definirse como unidades específicas e impersonales. Unidad de trabajo quiere decir que nos econtramos en la determinación última de lo que cada persona debe hacer y por lo tanto, se refiere a las personas concretas que realizan el puesto. Cuando hablamos de unidades específicas, el puesto se relaciona ante todo con lo que debe hacerse y las competencias que se requieren que el trabajador tenga para poder ocuparlo. Impersonal significa que el puesto es una unidad teórica y por lo tanto no se refiere a las personas concretas que lo ocupan.
El manual de funciones debe contener:
Título o nombre del puesto.
Ubicación
Naturaleza (planeación, orgamización, dirección; control).
Descripción d elas funciones: breves, precisas y concretas.
Jefe inmediato
Personal a cargo
Competencias laborales.
La definición de los procedimientos estandarizados incluye entre otros:
Definición
Objetivo
Alcance
Materiales y suministros
Planificación del proceso
Responsable
Procedimiento.
Registros y formatos.
FACTORES CLAVES EN LA ORGANIZACIÓN DE OBRAS:
“ De la correcta organización y del desarrollo óptimo de las actividades en la obra, depende en gran parte el éxito de la empresa constructora”.
Un esquema o modelo de organización de la obra, puede ser:
1. Definición de objetivos:
a. Que la obra se realice teniendo en cuenta sus planos y especificaciones.
b. Que se realice en los tiempos programados
c. Que se realice en orden para evitar desperdicios
d. Que tenga la información disponible sobre el personal: cumplimiento, horas trabajadas, pagos realizados, etc.
e. Que se tenga información sobre los materiales necesarios para su desarrollo.
f. Que se tenga la información sobre los materiales y equipos.
g. Que se maneje correctamente la seguridad industrial
h. Que se haga el correspondiente control de costos
i. Que se haga control de calidad.
LOS PROCESOS
Avanzados los pasos anteriores, entramos a definir y estudiar los procesos que se requieren para cumplir los objetivos propuestos. Cuando estudiamos los procesos, se logran definir las herramientas concretas de trabajo que permiten mejorar la calidad del producto.
Los procesos administrativos de las empresas constructoras deben ser analizados y normalizados a fin de que las personas que participan en ellos puedan registrar y manejar la información de una misma manera evitando traumatismos en caso de relevos o ausencias de personal.
El análisis de los procesos y su sistematización se ha impuesto a nivel mundial por las siguientes razones:
Economía en la utilización d elos recursos humanos.
Economía en tiempo.
Reducción de los costos.
Facilidad en el control de ejecución.
Mejoramiento en la calidad de la información.
Al momento de tomar la decisión de analizar los procesos, es preciso definir los objetivos, identificar la necesidad del análisis, el porqué y para qué, hacer la modelación de dichos procesos mediante la representación gráfica definida como diagramas de flujo con las respectivas
convenciones establecidas a nivel internacional, entender la estructura del proceso en si, diseñar los formatos, su implementación y la evaluación.