La mejora de la productividad

en nuestras organizaciones #Buenas prácticas de uso del correo electrónico

#Nuevas herramientas 2.0 en el trabajo

#Escenario de trabajo: Gestión de reuniones

(Jornada “Descubre tu potencial 2.0, 25-10-11)

Member of:

Ramon Costa

Business Productivity Advisor

ramonc@micproductivity.com

Jordi Fernández

Business Productivity Advisor

jordif@micproductivity.com

Agenda Jornada

¿Cómo obtener más valor de

negocio en las inversiones de TI?

Ayudamos a las organizaciones a

mejorar la productividad de sus

empleados gracias al uso eficiente de

tecnologías de la información y la

aplicación de buenas prácticas en los

procesos de negocio

• Somos un centro orientado al negocio, no a

la tecnología.

• Estamos especializados en la mejora de la

productividad de las personas.

• Es el único centro de estas características

que Microsoft tiene en Europa.

New World of the Work

MIC Productivity

Cambios en el modelo de trabajo

Global

Virtual

Móvil Información

Enjambre

Flexible Conocimiento

Hiperconectado

Web 2.0 / Social

Nuevo entorno y unas nuevas necesidades

El trabajador de la información y el conocimiento

Nuevos modelos de trabajo – Espacios flexibles – El 3r Lugar

TI y Productividad en las Organizaciones

PROCESOS

ESTRUCTURADOS

AUTOMATIZAR

PROCESOS NO

ESTRUCTURADOS

AMPLIFICAR

Espacios de

colaboración Productividad

móvil Productividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Contenidos

iProductividad: Herramientas y Tecnologías

Foco del taller

Foco del taller

Comunicación, colaboración

y redes sociales

Comunicaciones

Eficientes

Entornos y Espacios

de Colaboración

Redes Sociales

y Empresa 2.0

Ingredientes: Más allá de la tecnología

Agenda Jornada

Uso eficiente del correo

Usos recomend. y buenas prácticas

• ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?

• Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.

• Evitar distribuir información crítica a través de correo

• No enviar ficheros adjuntos pesados

• Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo

• No 'Responder a Todos' por defecto

• Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:

• Intentar tratar un solo asunto en cada correo

• Evitar escribir acrónimos en los mensajes

• Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores

• Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo

• Conceder importancia al Título del Correo

• Utilizar recursos de escritura

• Introducir y finalizar un correo

• Ser ejecutivo con los correos ejecutivos

• Correos contenidos en el Asunto

Usos recomend. y buenas prácticas

• Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar

interrupciones.

• Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.

• Metodología de trabajo:

Borrar los correos electrónicos que sean inútiles

La regla de los 2 minutos

Incubar

Posponer

Seguimiento

Referencia

Delegar

Leer LIFO (Last In-First Out)

• Marcar los correos electrónicos

• Aplicar reglas de correo o filtros

• Aplicar reglas de colores a correos electrónicos

Material completo en….

http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada

Agenda Jornada

Web 2.0: más allá de las tecnologías…

… el valor de la Web 2.0: las personas

Aplicación práctica de la web 2.0

Empresa 2.0: ¿fenómeno nuevo?

Empresa 2.0. Seis ideas para definirla :

• Búsqueda de la información

• Enlaces para organizar la información

• Autoría para la creación de contenidos

• Etiquetas según los propios criterios

• El conocimiento en redes

• La tecnología RSS

(Andrew McAfee, 2006):

Empresa 2.0: Algunos retos

Empresa 2.0

¿Uso redes sociales?

¿Aplicación práctica?

¿Herramientas?

¿Valor Añadido?

Aplicación externa

Aplicación externa: ejemplos prácticos

• … canales de comunicación con el entorno

(empresas, clientes, universidades, centros tecnológicos,

administración,…, comunidades…)

• … herramientas para conocer nuestro mercado y

clientes…

• … reforzar nuestra presencia en Internet y crear

prestigio y marca…

• … compartir materiales promocionales e información

de producto (fichas de producto/servicios, vídeos,…)

• … crear comunidades de prácticas y de interés

alrededor de temas …

• … blogs y espacios 2.0 para la diseminación de

proyectos y transferencia de conocimientos…

Aplicación interna

Aplicación interna: “…nada de nuevo…”

• Estar informado

• Compartir experiencias

• Buscar consejo

• Hablar de nuestros éxitos

• Buscar el experto

• Opinar, quejarse, criticar,…

• Alinear a las personas

• Lanzar ideas

• Colaborar con los compañeros

Empresa 2.0: Aplicación

http://www.pgpsi.com/2011/03/vision-of-social-networks-in-spain.html

Gestión de reputación digital Comunicación corporativa Comunicación de

productos/eventos Visibilidad Prevención de crisis Atención al cliente

Gestión de Conocimiento Comunicación Interna Captación de talento

Aplicación interna: wikis

• …intercambio de ideas de trabajo, unidades de

negocio,…

• …creación del manual de bienvenida de nuevos empl. …

• … wikis para proyectos: los miembros del equipo de

trabajo pueden generar y actualizar documentos e

información relacionada con el proyecto…

• …utilizados dentro de un plan de marketing interno,

facilitan una mayor comunicación entre la empresa y el

empleado…

• … wikis de atención al cliente: listado actualizado de las

principales preguntas y respuestas…

• …wikis de producto con sus funcionalidades,

características, precios, opiniones de clientes,…

• …agendas de reuniones en formato wiki…

Aplicación interna: blogs

• ... canal de comunicación interno, para mantener

informados a los trabajadores de la empresa sobre las

últimas novedades, èxitos de venta, notícias,...

• ...uno o más blogs, para cada proyecto de nuestra

compañía nos asegura un canal, rápido y centralizado,

para comunicarnos entre todos los participantes del

proyecto: estado del proycto, avances, incidenciar

surgidas

• ... repositorio de gestión del conocimiento, ...

• ...en equipos de trabajo, departamentales o de área, los

miembros del equipo pueden ir reportando las

incidencias, novedades y actualizaciones....

Aplicación interna: buenas prácticas

Herramientas Comunicación interna

Correo “… cuando puedas, lo miras…”

Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…”

Blog interno “… para vuestra información…”

Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…”

Herramientas Colaboración

interna

Espacios

colaborativos

Tareas

conjuntas

Mensajería inst. Colaboración

en tiempo real

Wiki Para

información

viva y en

cambio

Foros Espacios de

debate

Y en grandes organizaciones…

Aplicación interna: ¿Quién es quién?

Aplic. interna: Encontrar el que sabe…

Relevancia por conexión social

http://www.gartner.com/technology/streamReprints.do?id=1-173SL7W&ct=110826&st=sb

Social Software in the Workplace

• Find out about each other personally or professionally.

• Mine their own networks of contacts and

acquaintances for advice, references and referrals.

• Form teams, communities or informal groups.

• Work together on the same work objects.

• Discuss and comment on their work.

• Organize work from their perspective.

• Identify relevant work.

• Discover other people with common interests.

• Alert users to information or events that may be

relevant to them.

• Learn from others' expertise.

http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html

Social Software in the Workplace

http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html

Social Software in the Workplace

• Sharing team information and coordinating project-related

activities by adding permanence and structure to ad hoc

communications.

• Empowering communities of experts and interested parties

(bonding people by specific interests, capturing best

practices, disseminating lead-user innovation and providing

an informal support network).

• Facilitating social interaction by helping people to establish

and strengthen personal relationships and develop trust,

and, ultimately, reduce friction and accelerate the business

processes in which people are engaged.

• Accessing relevant knowledge and expertise that can be

used to formulate a plan of action when decisions need to

be made.

Material completo en…

http://www.slideshare.net/rcosta/empresa20-gestion-prodcanales2011

Agenda Jornada

Ingredientes: Más allá de la tecnología

Escenarios de trabajo

Escenario de demostración

1. PLANIFICACIÓN

2. CONVOCATORIA

3. PREPARACIÓN

4. EJECUCIÓN

5. POSTERIOR

Definimos el trabajo flexible como aquél que ofrece flexibilidad en

horario y/o ubicación (oficina, casa-teletrabajo, en itinierancia-3r lugar)

Trabajo flexible y en el tercer lugar

•Trabajador móvil (>8h lejos de su

escritorio a la semana) •Traveling Worker (50%) : Se desplaza

con mucha frecuencia tanto a nivel

nacional como internacional

•Campus Worker ( 30% ) : Se desplaza

entre oficinas, fábricas, almacenes, centros

sanitarios o centros de educación

•Day extender (20% ) : Trabaja en un

entorno de oficina y dedica entre 1 y 2h a

trabajar fuera de su oficina para conseguir

una mejor productividad

•Teletrabajador

•Remote : Más de un 80% desde su

casa ( o centro teletrabajo )

•Ad hoc : 2 o 3 días al mes

•Regular : 2 o 3 días a la semana

Siempre comunicados…

Dentro y fuera de la empresa

“

Herramientas de comunicación

Correo electrónico

Mensajería instantanea

Audioconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

Integración centralita ...

Trabajo en equipo

Herramientas colaborativas

Pizarra compartida, acceso remoto

a herramientas, agendas,

documentos, calendarios,

aplicaciones, escritorio

Compartición calendarios

Reuniones virtuales

Intranet, extranet, Offline-online

Referencias, bibliografía • "Análisis de Redes Sociales: el poder de la influencia".

José Luís Flórez. Ediciones Deusto. Ref nº 3131.

• "Guía práctica hacia las redes sociales".

Rob Cross, Jeanne Liedtka y Leigh Weiss

• "Twitter, Facebook and beyond: how to manage your company’s online presence"

Katheryn Hawkins. May 2009. OfficePro

• Different resources and articles

http://www.diigo.com/user/ramoncosta/SocialNetworks?type=all

• "Social software for business performance". Deloitte http://www.deloitte.es/docs/NORESTE/cmbcn/04abril11/Social%20software%20for%20business%20performance.pdf

• "The rise of the networked enterprise: Web 2.0 finds its payday". McKinsey&Company https://www.mckinseyquarterly.com/PDFDownload.aspx?ar=2716

• "21 Tips for Using Twitter and Facebook for Business". Brian Solis http://www.briansolis.com/2010/05/21-tips-for-using-twitter-for-business

• "In Pictures: 21 Top Twitter Tips". Forbes http://www.forbes.com/2009/07/31/top-twitter-tips-entrepreneurs-technology-

twitter_slide_2.html?thisspeed=25000

• "Estudio uso de facebook por parte de las empresas españolas". Adigital http://www.adigital.org/detalle_contenido.html?ver_id=23549

Referencias, bibliografía

http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011

Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa

Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com

Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity

2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity

¡Gracias!

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