firma electronica documentos pdf

Firma electrnica de documentos PDF Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

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FIRMA ELECTRNICA DE DOCUMENTOS PDF


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Contenido

1. Firmar electrnicamente documentos PDF ....................................................................... 3

2. Verificar la validez del certificado digital con el que se ha firmado un documento ...... 7

3. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS ................................................ 12


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1. Firmar electrnicamente documentos PDF Se puede firmar electrnicamente documentos PDF usando tanto Adobe Acrobat Reader DC como con Adobe Acrobat Pro versin 9 o superior. Las pantallas que se mostrarn en este apartado son las que se han sido obtenidas realizando la firma electrnica de un documento PDF usando Adobe Acrobat Reader DC versin 2015 y un equipo con Sistema Operativo Windows. En equipos con Mac OS las pantallas y opciones a elegir son similares. Adems, si usa un equipo con Windows deber tener instalado su certificado digital en Internet Explorer. En caso de usar un equipo con Mac OS el certificado digital lo debe tener instalado previamente a travs del Acceso a Llaveros. Puede consultar el apartado 3. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS de esta gua donde se explica cmo instalar su certificado digital a partir de una copia de seguridad tanto en Windows como en Mac.

Lo primero que debe hacer es abrir el documento PDF que quiere firmar con la aplicacin Adobe Reader Acrobat DC. En la parte superior izquierda se muestra la opcin de Herramientas. Debemos hace clic en ella:


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Al hace clic en la opcin de Herramientas se nos muestran una serie de iconos dentro de los cuales debemos pulsar en el que pone Certificados.

Despus debe elegir la opcin de Firmar digitalmente.


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A continuacin se le presenta una ventana en la que se le informa de que tiene que realizar un recuadro con el ratn en la zona del documento en la que quiere que se site la firma electrnica del documento.

Deber a continuacin colocarse en la parte del documento en el que quiera estampar la firma electrnica, hacer clic con el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo crear un recuadro en el que se va a incrustar la firma electrnica tal como ver en la siguiente imagen:

En el momento en que suelte el botn del ratn se le mostrar una ventana en la que podr seleccionar entre los certificados digitales que tenga instalado en su ordenador uno con el que quiera firmar (si tiene ms de uno, claro). Una vez seleccionado deber hacer clic en el botn de Firmar.


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IMPORTANTE: Si el documento va a ser firmado por varias personas NO MARCAR LA CASILLA de Bloquear documento tras la firma ya que si lo hace no se podr incluir la segunda firma en el documento. Una vez que haga clic en el botn de firmar se nos pedir que grabemos el archivo con un nuevo nombre y a continuacin se presentar en el documento los datos del certificado digital con el que ha realizado la firma as como la fecha y hora de la misma.


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2. Verificar la validez del certificado digital con el que se ha firmado un documento Cuando recibimos un archivo firmado electrnicamente, sea en PDF, tenemos una forma de verificar la validez del certificado digital que se ha usado para realizar la firma. Todo certificado digital posee 2 partes una llamada privada que permite al titular del certificado firmar electrnicamente y otra parte llamada pblica que permite a cualquier persona comprobar la identidad y validez del certificado con el que se ha firmado un documento que recibamos. Para comprobar pues la validez del certificado deberemos copiar en un archivo dicha parte pblica del certificado usado para firmar electrnicamente. A continuacin veremos cmo se puede copiar dicha parte pblica en un archivo que tendr la extensin .CER. Despus veremos como podemos comprobar a validez de dicha certificado usando un servicio que proporciona el Ministerio de la Presidencia a travs de la siguiente web:

https://valide.redsara.es/valide/pages/irValidarCertificado Descargar la parte pblica del certificado digital usado para firmar un documento PDF Deber abrir el documento PDF con Adobe Reader o con Adobe Acrobat y localizar el recuadro en el que se encuentran los datos de la firma. Se situar encima del recuadro y har clic con el botn derecho del ratn. Se le mostrar un men emergente de opciones de la que deber seleccionar Mostrar propiedades de firma


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A continuacin se le presentar una ventana con datos del certificado digital. Deber pulsar el botn de Mostrar certificado

A continuacin se le presenta otra ventana en la que deber pulsar en el botn de Exportar


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En la siguiente ventana que se le presente deber seleccionar las opciones de Guardar los datos exportados en un archivo y Archivo de certificados y pulsar el botn de Siguiente >

A continuacin deber seleccionar la carpeta donde quiere guardar el archivo con la parte pbica del certificado y deber indicar un nombre de archivo. ste se grabar con la extensin .CER. Deber pulsar el botn Guardar para grabar el archivo.


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En las dos siguientes pantallas deber pulsar el botn de Siguiente y posteriormente el botn de Finalizar para dar por concluida la copia de la parte publica del certificado.


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Verificar la validez del certificado digital con el que se ha realizado la firma electrnica del documento PDF El Ministerio de Presidencia dispone de un servicio a travs del cual podemos verificar la validez de un certificado digital. Dicho servicio se encuentra disponible en la siguiente pgina Web: https://valide.redsara.es/valide/pages/irValidarCertificado Para verificar el certificado deberemos tener una copia de la parte pblica de dicho certificado (tal como se ha explicado en las pginas anteriores). En esta pgina Web tiene el aspecto que se puede ver en la siguiente imagen. Deberemos lo primero pulsar en el enlace que aparece en color azul y que pone Si su certificado electrnico est en un dispositivo... A continuacin se le presentar un botn de Examinar que debe pulsar y seleccionar el archivo en el que tiene la copia de la parte pblica del certificado que quiere validar. Por ltimo deber introducir el cdigo de seguridad que se le muestra en la imagen distorsionada y pulsar el botn de Validar

Se le presentar a continuacin el resultado de la validacin de dicho certificado as como informacin del titular del certificado. Puede obtener informacin ms detallada del certificado pulsando en el botn Detalle del certificado


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3. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS Como se indic en los apartados 2 y 3 para poder firmar electrnicamente documentos Word y PDF debemos previamente tener instalado nuestro certificado digital. A continuacin se va a explicar cmo se puede instalar el certificado digital a partir de una copia de seguridad que se tenga en alguno de estos formatos:

pfx p12

a) Windows / Internet Explorer: Accediendo al men Herramientas -> Opciones de Internet -> pestaa Contenido, ah veremos el botn Certificados. Al pulsarlo nos aparecern varias pestaas. Elegimos la de Personal y all aparecern los certificados que estarn instalados para ese navegador. Pulsamos el botn de Importar


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Se nos mostrar un asistente que nos ir guiando en el proceso de Importacin:

Pulsamos en Siguiente y nos lleva a la ventana donde deberemos indicar la ruta donde se encuentra el fichero donde se encuentra el certificado que previamente hemos tenido que exportar.


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Seleccionamos el archivo y pulsamos Siguiente y llegamos a la pantalla donde nos solicita la contrasea que protege la clave privada, que indicamos en el proceso de exportacin. Introducimos la contrasea y marcamos las dos opciones posteriores, la primera de ellas sirve para proteger nuestra clave privada, de forma que cada vez que vaya a usarse el certificado el navegador nos avisar. Si adems ms adelante elegimos el nivel alto de seguridad, podemos indicarle que nos pida una contrasea cada vez que se vaya a usar. La segunda opcin habilitar la opcin de exportar el certificado. Esto nos permitir exportar el certificado para, por ejemplo, hacer una copia de seguridad, para importarlo en otro equipo o navegador.


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Pulsamos Siguiente.

Se nos pregunta dnde queremos colocar el certificado. Dejamos marcada la opcin por defecto y pulsamos Siguiente presentndonos la pantalla para finalizar el procedimiento de importacin:

Pulsamos finalizar y ya tendramos instalado el certificado. Como al meter la contrasea indicamos que queramos tener la opcin de proteger nuestra clave privada, nos aparecer la prxima ventana.


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Tenemos la opcin de indicar un nivel de seguridad. Si pulsamos aceptar, el nivel de seguridad por defecto que tendremos, ser Medio, esto significa que cada vez que el navegador vaya a usar nuestra clave privada, nos pedir permiso. La opcin ms segura es cambiar el nivel de seguridad a Alto, esto significa que cada vez que el navegador vaya a usar nuestra clave privada, no slo nos pedir permiso, sino que nos solicitar una contrasea. Para cambiar en nivel de seguridad, pulsamos el botn Nivel de Seguridad.

Seleccionamos Alto y pulsamos en Siguiente. Nos lleva a la ventana donde deberemos escribir la contrasea que proteger nuestra clave privada, cuanto ms segura sea esta contrasea, menos posibilidades tendremos de que nos la roben.


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Tambin es importante que no se la facilitemos a nadie. Esta contrasea ser necesaria si queremos exportar el certificado e importarlo de nuevo en otro navegador u ordenador.

Escribimos la contrasea y pulsamos Finalizar, lo que nos lleva a la ventana que nos informa del xito de la importacin.

b) Mac OS / Acceso a Llaveros: Accedemos a la carpeta en la que tenemos la copia del certificado en formato .pfx o .p12., lo seleccionamos y hacemos clic en l.


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Se nos abrir un asistente que nos ir guiando en la instalacin del certificado. Lo primero que se nos pedir es que introduzcamos la contrasea de Administrador del ordenador y hagamos clic en Aceptar.

A continuacin se nos pide que introduzcamos la contrasea con la que hemos protegido nuestra copia del certificado y hagamos clic en Aceptar.

Una vez realizado esto ya tenemos instalado nuestro certificado digital. Si queremos comprobarlo podemos acceder al Acceso a Llaveros a travs del Finder mediante la opcin la opcin Ir Utilidades.


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Seleccionando la opcin de Acceso a llaveros podremos consultar los certificados digitales que tenemos instalados.

En el Acceso a Llaveros debemos seleccionar la opcin de Mis certificados donde podremos ver el certificado digital que hemos instalado.


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HISTRICO DEL DOCUMENTO

Versin Fecha Descripcin Autor

1.0 10/02/2011 Informacin general sobre el uso de la firma electrnica en documentos Word y PDF en entornos Windows

OTeA

1.1 12/03/2012

Se incluye referencias a la posibilidad de firmar con Adobe Acrobat en entornos Mac OS as como el apartado 5 de la gua sobre instalacin del certificado digital en Windows y Mac OS

OTeA

1.2 28/05/2054

Se actualiza para incluir la posibilidad de firmar con Adobe Acrobat Reader DC y se muestran las pantallas para firmar con esta aplicacin

OTeA

1.3 28/05/2015 Se elimina el apartado referido a la firma de documentos Word OTeA

1. Firmar electrnicamente documentos PDF2. Verificar la validez del certificado digital con el que se ha firmado un documento3. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS

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