GUÍA: PROCESO DE FIRMA ELECTRONICA DE REQUISICIÓN DE MATERIALES, BIENES Y/O SERVICIOS

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE GUANAJUATO (ITESG) SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MARZO 2013

Versión 1.0

Un PAM es un Proceso de Acuerdo Multilateral. Es una herramienta que permite la firma de acuerdos, convenios y procedimientos administrativos por medios electrónicos.

Con esta guía se presenta la forma enque se deberán generar los PAMs propios y darles seguimiento a todos aquellos en los que se nos haya requerido como firmantes, destinatarios, testigos o revisores.

A continuación se explica como generar un PAM para el procedimiento de Oficio de Comisión dentro del ITESG.

1.- Una vez que hemos ingresado al portal de firma electrónica (gsign) debemos dar clic en el botón “Iniciar un PAM”, como se muestra en la siguiente imagen.

 

 

2.-­‐  A  continuación  se  nos  preguntará  si  queremos  utilizar  una  plantilla  predefinida.  Aquí  seleccionaremos  la  opción  No  y  daremos  clic  en  Siguiente.  

 

3.-­‐  El  siguiente  paso  cosiste  en  subir  el  o  los  documentos  que  serán  sujetos  de  firma.  Para  ellos  seleccionamos  la  opción  “subir  archivo”.  

 

 

4.-­‐  A  continuación  seleccionamos    el  archivo  y  damos  clic  en  Aceptar  

 

 

5.-­‐  Una  vez  cargado  el  archivo,  dar  clic  en  “siguiente”  

 

 

6.-­‐Ahora  debemos  Introducir  el  mensaje  para  la  notificación  que  llegará  a  cada  uno  de  los  participantes  en  el  proceso  de  firma  electrónica  y  damos  clic  en  Siguiente.  

 

 

7.-­‐   Como   siguiente   paso   es   necesario   establecer   la   fecha   y   hora   de   vencimiento   del  requerimiento   de   firma.   Establecer   la   cantidad   de   notificaciones   que   llegaran   a   los  participantes  y  seleccionar  que  la  firma  es  obligatoria.  Dar  clic  en  Siguiente.  

 

 

8.-­‐    Debemos  seleccionar   los  participantes  en  el  proceso.  Para  ello  deberás   introducir  el  nombre  de   la  persona   involucrada.  Si  el  nombre  es  correcto  aparecerá  una  ficha  con   los  datos   de   la   persona.   Deberás   dar   clic   en   la   ficha   y     seleccionar   el   Rol   de   “Firmante,  revisores, destinatarios o testigos”,  según  sea  el  caso.  

 

 

Este   paso   lo   debes   repetir   para   agregar   a   cada   uno   de   los   participantes.   Una   vez  capturados  debemos  dar  clic  en  “Siguiente”.  

Nota:  En   las  Requisiciones  de  Materiales,  Bienes  y/o  Servicios   los   firmantes  y  el  orden  de  los  mismos  corresponderá  acorde  a  lo  siguiente:  

1. Iniciardor  del  PAM  (Solicitante  y  Reponsable  del  Material,  Bien  o  Servicio  requerido)               Firmante  

2. Jefe  Inmediato  (Jefe  del  Depto.  o  Coord  de  Carrera  correspondiente)                   Firmante  

3. Jefe  de  Planeación  (Sufiencia  de  Recurso)       Revisor  4. Subdirector  del  Área  correspondiente       Firmante  5. Subdirector  de  Administración  y  Finanzas       Revisor  6. Director  General             Firmante  7. Jefe  de  Depto.  De  Serv.  Admvos.  (Gestión  de  Compras)   Destinatario  

 

NOTA:   Cuando   alguno   de   los   titulares   de   las   áreas   correspondientes   indicados   en   el  proceso  de  firma  electrónica  sea  el  iniciador  del  PAM,  éste  solo  deberá  ocupar  el  lugar  del  punto  1,  continuando  el  orden  antes  establecido  para  evitar  duplicidad  de  firmantes.  

 

 

9.-­‐  En  este  punto  es  necesario  verificar  que  la  información  de  nuestro  PAM  es  correcta,  activando  la  casilla  de  “Secuencia  de  Firma”  para  que  respete  el  orden  y  los  parametros  antes   indicados  en  el  PAM.  Una  vez  verificado  esto  damos  clic  en  siguiente  para  Crear  PAM.  

 

 

 

 

10.-­‐  Por  último,  deberá  aparecer  el  mensaje  de  que  el  PAM  ha  sido  creado.  

 

11.-­‐   Para   iniciar   el   proceso   de   firma   y   tal   como   se   dieron   de   alta   los   participantes,  deberás  ser  el  primero  en  firmar  el  PAM  generado.  Para  ello  debes  seleccionar  el  botón  “Firmar”  en  la  parte  inferior  de  la  pantalla.  

 

 

Nota:  Observa  que  la  parte  derecha  de  la  pantalla  aparecen  las  fotografías  “avatar”  de  cada  participante.  En  este  momento  la  tuya  aparece  de  color  naranja.  Esto  significa  que  Tú  estás  enterado  de  este  PAM.  Cuando  un  participante  firma  el  PAM,  su  Avatar  aparece  en  color  Verde.  Cuando  solamente  ha  revisado  el  PAM  el  color  es  naranja  y  cuando  es  rechazado  el  PAM  el  color  es  rojo.  

 

Nota:   El   navegador   Google   Chrome   bloquea   la   ejecución   del   proceso   debido   a  restricciones  de  seguridad.  En  la  parte  superior  aparecerá  un  mensaje  que  indica  que  se  necesita   un   permiso   para   ejecutar   Java,   aquí   debemos   seleccionar   el   botón   “ejecutar  siempre  en  este  sitio”.  Esto  se  ilustra  en  la  imagen  siguiente.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12.-­‐  Ahora  es  necesario   introducir  nuevamente   la  contraseña  del  certificado.  Debemos  recordar  que  esta  contraseña  es  la  que  registramos  al  momento  de  solicita  el  certificado  en  las  oficinas  de  la  Unidad  de  Medios  Electrónicos  y  Firma  Electrónica.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13.-­‐   Si   el   proceso   de   firma   se   ha   realizado  de  manera   exitosa   tu  Avatar   aparecerá   en  color  verde.  

 

14.-­‐   Recuerda   siempre   cerrar   tu   sesión   de   trabajo   por   medio   del   botón   “Salir   del  sistema”