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TRATAMIENTO DE FACTURAS TELEMÁTICAS AREA PLANIFICACIÓN Y NNTT Sicalwin Informática Municipal

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FACTURA ELECTRÓNICA La solución que hemos adoptado para la gestión de la factura electrónica es AytosFactur@, que es una utilidad transparente para nosotros (no la vemos), pero conecta nuestro Registro Contable de Facturas (FACe) con nuestra aplicación de contabilidad (Sicalwin). Realizando la descarga y distribución en nuestra contabilidad de las facturas electrónicas que entren en FACe, así como la notificación a FACe de los cambios de estado que se produzcan en Sicalwin las facturas electrónicas. Cuando una factura electrónica entra en FACE, se manda un correo electrónico a la dirección que hayamos especificado en la Oficina Contable, recordad que estamos identificados por la relación de Oficina Contable-Órgano Gestor-Unidad Tramitadora, pero el correo de aviso SÓLO se envía al que hemos puesto en la Oficina Contable. En Sicalwin, dentro del menú de Justificantes de Gastos están las tres opciones que nos permitirán trabajar con las facturas electrónicas:

- Incorporación a Sicalwin las facturas recibidas en FACe. - Gestionar solicitudes de anulación de facturas que lleguen a FACE. - Visualizar la actividad del módulo AytoFactur@ que es el programa que

interconecta a FACE con Sicalwin.

Los puntos de menú se muestran son:


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1.- Incorporación de Facturas Telemáticas. Presupuesto de Gastos -> Justificantes de Gastos- > Incorporación de Facturas Telemáticas

Desde este punto de menú gestionaremos las facturas electrónicas en Sicalwin, aquí aparecerán las facturas que los proveedores hayan dejado en FACE para nuestra Entidad y que se pueden incorporar directamente en Sicalwin, a nuestro Registro de Justificantes.

Cuando las facturas entran a este monitor, Sicalwin le asigna un nº de registro del Registro de Justificantes de Gastos, que se intercalarán con los de las facturas que registremos manualmente (las de papel).


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Desde este monitor se pueden realizar las siguientes acciones: 1.- VISUALIZAR E IMPRIMIR FACTURA Al pinchar el botón Ver Documento, se nos abre una ventana del al Gestor Documental FIRMADOC, que es dónde se almacenan las facturas electrónicas y las de papel si decidimos escanearlas, visualiza un fichero pdf que ha compuesto con los datos de la factura electrónica que realmente es el fichero con extensión xsig, que viene firmado electrónicamente por el emisor de la factura y por el presentador.

Desde aquí se puede imprimir para hacer la tramitación habitual de la factura.


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2.- COMPLETAR FACTURA Si consideramos que la factura es correcta, pinchando en Completar factura se pueden cumplimentar el resto de los datos contables necesarios para poder contabilizarla. Esta acción se puede realizar también, después de Confirmar Factura, desde el Registro de Entrada de Justificantes, dónde se encontrará con el resto de facturas (electrónicas y papel) de nuestra entidad. Se habilitan los campos que se pueden modificar.

Ojo con el IVA, en las facturas electrónicas siempre viene desglosado, al modificarla tenemos que especificar si es deducible o no, la opción predeterminada es NO.


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3.- ACEPTAR O CONFIRMAR FACTURA Si las facturas que aparecen en este monitor, se corresponden con un suministro o servicio prestado a nuestra entidad, para empezar a tramitarla pinchamos en Confirmar Facturas, esta acción traslada la factura electrónica al Registro de Justificantes y comunica a FACE que la factura ha sido Recibida en destino. Una vez confirmada la factura, se puede modificar igual que el resto de facturas que están en el Registro de Justificantes, siempre antes de contabilizarla. Esta acción se puede realizar para una o varias facturas a la vez.


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4.- RECHAZAR FACTURA Si consideramos que la factura no es correcta por cualquier causa o no corresponde a nuestra Entidad, pincharemos el botón Rechazar pudiendo especificar en ese momento el motivo de rechazo. Esta acción comunica a FACe que la factura ha sido rechazada y le cambia automáticamente el estado a Rechazada. Esta acción también se puede realizar para una o varias facturas a la vez.


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5.- FACTURAS CON INCIDENCIAS Pinchando el botón Fact. Incidencias, vemos las facturas que han entrado en FACe para nuestra Entidad pero no se pueden incorporar a Sicalwin por algún motivo, los mas usuales son:

- El tercero no existe en Sicalwin. Una vez corrijamos esta circunstancia en Sicalwin (normalmente en Terceros -> Cambio Documento Identificador de Terceros), AytosFactur@ la trasladará automáticamente a la rejilla del monitor de incorporación de facturas telemáticas, este proceso tiene un retardo de unos 15 minutos.

- El importe de la factura no coincide con la suma de las bases. Suele ser provocado por el redondeo, en este caso sólo podemos RECHAZAR la factura por error en los importes.

Pinchando el botón Ver Documento visualizamos la factura y si la incidencia no podemos corregirla en Sicalwin o la factura no corresponde a nuestra Entidad pinchamos el botón Confirmar Rechazo que tiene el mismo efecto que el punto anterior. Las facturas que están con incidencias, el estado en FACe es Registrada, como ya está en nuestro Registro Contable de Facturas Telemáticas, está contando el tiempo para el Periodo Medio de Pago.


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ESTADOS FACTURAS PERIODO MEDIO DE PAGO Como bien sabéis, los plazos máximos que tenemos para tramitar una factura hasta el pago desde que entra en la Entidad, son: 30 días para aprobarla (estado Conformarda) y desde la fecha de aprobación 30 días para pagarla. Estos hitos en Sicalwin se tratan de la siguiente forma: Una factura pasa automáticamente al estado de Conformada cuando contabilizamos el ADO, para las facturas en papel la fecha de entrada en la Entidad es la del Registro de Justificantes, pero para las facturas telemáticas es la fecha de entrada en FACe. Una vez conformada, es decir contabilizado el Reconocimiento de la Obligación, tenemos 30 días para realizar el pago (contabilizar el Registro del Pago R). En Administración del Sistema -> Opciones de Instalación hay que poner en la solapa Registro de Justificantes :


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2.- Anulación de Facturas Telemáticas. Desde esta opción gestionaremos las solicitudes de anulación que nos manden nuestros proveedores a través de FACe, tenemos dos opciones:

- Aceptar la solicitud. Pincharemos este botón si queremos aceptar la solicitud de anulación siempre que la factura no esté contabilizada. El estado de la factura pasará a Anulada.

- Rechazar la solicitud. Pincharemos este botón si la factura está contabilizada o no procede por cualquier causa la anulación. Cambiara el estado a Rechazada (la solicitud de anulación).

En ambos casos AytosFacur@ notificará automáticamente a FACe los cambis de estado correspondientes.


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3.- Monitor de Actividad de AytosFactur@ Entrando por: Presupuesto de Gastos -> Justificantes de Gastos -> Monitor de Actividad AytosFactura Para consultarla actividad que ha tenido nuestra Entidad con AytosFactura, es decir con FACe. Es importante que en esta consulta tengamos seleccionada nuestra Entidad (como se muestra en la captura de pantalla Mi Org/Ent)

Con nuestra Entidad seleccionada, hay más criterios de selección (fecha de entrada, nº registro FACe, etc.)


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4.- Codificación de órganos administrativos – DIR3 Para realizar la configuración en Sicalwin los códigos DIR3 de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad tramitadora en el punto de menú: Presupuesto de Gastos -> Justificante de gastos -> Registro de justificantes -> Codificación de Órganos administrativos – DIR3

Hemos acordado que para las Entidades que sólo tienen una entidad contable, utilizar el mismo código DIR3 para la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora en la relación que hay que hacer en FACe para recibir facturas electrónicas. Para organizaciones que tengan más de una entidad en contabilidad (Patronato, Centro Especial de Empleo, Universidad Popular, etc.), utilizaremos el mismo código de Oficina Contable y Unidad Tramitadora para todas las entidades y un código diferente de Órgano Gestor para cada entidad de contabilidad. Hay que tener en cuenta que las facturas electrónicas se reciben a la relación de: Oficina Contable – Órgano Gestor – Unidad Tramitadora Os pongo aclaraciones al respecto del Manual de FACe (pag. 33)

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