expediente judicial - analisis

Práctica forense Introducción al expediente

INTRODUCCIÓN AL EXPEDIENTE

Contenido

LOS LIBROS DE REGISTRO DE LOS JUZGADOS Y OTROS

LISTAS DE CEDULAS

LISTADO DE EXPEDIENTES PARALIZADOS

OTROS LIBROS

LIBRO DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES

OFICIOS. MANDAMIENTOS. TESTIMONIOS. EDICTOS.

CUERPOS

BÚSQUEDA

RECONSTRUCCIÓN

RESERVADOS

EXPRESIONES COMUNES EN LA PRÁCTICA TRIBUNALICIA

Consideraciones Generales

Confronte

Observado

Cargo

Dar vista / Tiene un pase / Pasó a la vista

A despacho / en despacho

Costura

Llenar blancos de audiencia

Pedir fecha para diligenciamiento

Desglose

Acollarar / Expediente acollarado

Dejar nota

Fuente: Teresa S. FURRIOL, Guía Práctica para Jóvenes Abogados. El texto completo puede consultarse en http://www.portaldeabogados.com.ar/consultas/temas‐guia.htm Advertencia: la guía fue realizada teniendo en cuenta la normativa, usos y costumbres forenses de la Provincia de Buenos Aires.

http://www.portaldeabogados.com.ar/consultas/temas-guia.htm


LOS LIBROS DE REGISTRO DE LOS JUZGADOS Y OTROS

Si al presentarse en la Mesa de Entrada del Juzgado, solicita un expediente y recibe

como respuesta que “el mismo no esta en letra” o sea no está en el casillero disponible

para la consulta puede ser por alguna de las siguientes causas:

1) Que el expediente no tenga movimiento desde la última feria judicial y halla sido

paralizado; (listado de legajos de paralizados).

2) Que exista algún escrito propio o de la contraparte “en despacho”.

3) Que el expediente este en préstamo (Libros de pases)

4) Que el expediente a solicitud de parte, o por orden del juzgado, haya pasado a

alguna otra dependencia judicial. Si este es el caso, para corroborar ese extremo

consulte los llamados “LIBROS DE PASES”.

En estos libros se asientan indefectiblemente los movimientos de entrada y salida

de los expedientes del juzgado con expresión de la fecha y del destino.

Los Libros de Pases usualmente consultados son:

1) Al Agente Fiscal o Ministerio Fiscal

2) A Defensorías Civiles y/o Penales

3) A Asesorías de Pobres e Incapaces o Ministerio Pupilar

4) A Oficina Pericial

5) A Receptoría de Expedientes

6) A Otros Juzgados y/o Tribunales

7) A Cámaras, Corte

LISTAS DE CEDULAS

Cuando se deja una cédula “a confronte”, que corresponde diligenciar en el mismo

Juzgado (por cuestión de domicilio), luego de confrontada por el funcionario judicial,

se confeccionan listas de las mismas, donde se asienta, bajo un número de prelación,

los autos, el nombre del notificado, el domicilio y la fecha en que dicha lista fue

remitida a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones local.

De igual manera, y en la misma lista, se asienta cuando la cédula, ha regresado

diligenciada (con resultado positivo o no). La consulta del listado de cédulas, nos

permite un control de los tiempos del expediente, corroborar que la misma ya está en


vías de diligenciamiento y cuando consta su devolución, solicitar que se agregue a los

autos, si es que no ha sido hecho a tiempo.

LISTADO DE EXPEDIENTES PARALIZADOS

Los Jefes de Mesa de Entradas tienen entre sus funciones la de confeccionar los

legajos de las causas paralizadas y archivadas.

Dichos listados generalmente se organizan por años y pueden estar por separado

las dos ferias judiciales (enero y julio).

Se le asigna a cada expediente un número de legajo que luego se hará constar en el

escrito respectivo si uno pretende desparalizarlo.

Para corroborar que el pedido ha sido ejecutado, consulte el listado, pues allí

constará la fecha en que fue sacado de paralizado.

OTROS LIBROS

‐ Libro de notas

‐ Agenda de audiencias

LIBRO DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES

El principio general, es que los expedientes permanecen en el Juzgado interviniente

y con carácter excepcional se autoriza su préstamo.

Los únicos autorizados para retirar el expediente de la Secretaria son los abogados,

apoderados, peritos o escribanos en los casos que prevé el Código Procesal Civil y

Comercial.

Cuando se procede a su devolución es sumamente importante que quede

constancia en el libro de préstamos, de este hecho. Es común utilizar un tachado sobre

los datos consignados y colocar la fecha del reintegro.

OFICIOS. MANDAMIENTOS. TESTIMONIOS. EDICTOS.

En el transcurso del proceso, es común encontrarnos con la necesidad legal de

confeccionar oficios, mandamientos, testimonios o necesitar la publicación de edictos,

etc.


En todos estos casos, la confección de los mismos, corresponde al letrado

interviniente y si se requiere la firma de juez, secretario o auxiliar letrado, se deja el

oficio, mandamiento, testimonio o edicto “a confronte y para la firma”.

Superado el confronte, y si todo está en orden, se agrega la copia del oficio,

mandamiento etc. al expediente y pasa para la firma al despacho del funcionario

habilitado según el caso.

Una vez firmado, el original, es puesto a disposición del letrado y/o persona

autorizada para su diligenciamiento.

Así existen canastillas o carpetas (depende del juzgado) donde se agrupan estos

escritos.

Téngase en cuenta que es necesario dejar debida constancia en el expediente del

retiro de los mismos y verificar que se encuentran debidamente sellados.

CUERPOS

Los expedientes son divididos en los llamados “cuerpos” cuando exceden las 200

fojas, según lo ha establecido la Suprema Corte (Acordada 1720/76). Así para su

localización, el profesional, solicita el "primer cuerpo" o el " segundo cuerpo" según

corresponda. Téngase en cuenta, que generalmente, se halla en letra el último cuerpo

y los anteriores deben ser pedidos especialmente.

BÚSQUEDA

¿Qué ocurre si ha solicitado el expediente en reiteradas oportunidades (dejando

nota cuando corresponde) y sin embargo, éste no aparece en letra?

1) compruebe que el mismo, no tenga algún “pase”, que no esté en préstamo, que no

esté paralizado.

2) solicite al empleado de mesa que verifique que no esté “mal encasillado”.

3) Inicie formalmente su “búsqueda”. Para ello ingrese un escrito solicitando la misma

y aportando todos los datos sobre el expediente. Consignando asimismo, las

búsquedas realizadas con resultado negativo.

El Secretario procederá a la búsqueda y a certificar que el expediente no ha sido

hallado, si ese es el caso. Así el juez dispone la reconstrucción.


RECONSTRUCCIÓN

Esto se halla expresamente regulado en el art. 129 del CPCC. “Comprobada la

pérdida de un expediente, el juez ordenará su reconstrucción...” intimando a la actora

en un plazo de 5 días a que presente las copias de los escritos, documentos y

diligencias que se encuentren en su poder. Se dará vista a la contraria, quien se

expedirá acerca de la documentación aportada y agregará la que tuviere en su poder.

Asimismo, el propio Juzgado (Secretario) aportará aquellas piezas que hayan

permanecido allí radicados y “recabará copias de los actos y diligencias que pudieran

obtenerse de las oficinas o archivos públicos”. Ej. Escritos para agregar, decisiones

registradas, sobres con documentación, etc.

No habiendo oposición, o ya resuelta éstas, el Juzgado declarara dichas copias

“fidedignas” y tendrá al expediente por reconstruido.

De la reconstrucción toma nota la Receptoría de Expedientes y en la carátula, se

agrega en el margen superior, la palabra “Reconstrucción”.

Es habitual que por razones de seguridad, un expediente reconstruido, quede para

su consulta como “Reservado”. Así deberá pedirlo en adelante.

RESERVADOS

La regla general, es que los expedientes se encuentren en letra “común”. Sin

embargo, por decisión judicial o a pedido de parte, algunos expedientes, se reservan

por Secretaría. Los motivos pueden ser la complejidad de la causa y el temor de una

substracción del mismo, cuestión que será valorada por la autoridad. Generalmente las

medidas cautelares, son también reservadas, atento a su carácter y para que cumplan

su efecto propio.

Importante: La agregación de documentación original no habilita a solicitar la

reserva del expediente para su seguridad. Esto se cubre peticionando la reserva de la

documentación en la caja fuerte del Juzgado. Así se resguarda ensobrada bajo un

número que puede constar en el expediente o volcarse en un listado de

documentación reservada.


EXPRESIONES COMUNES EN LA PRÁCTICA TRIBUNALICIA

Consideraciones Generales

La práctica tribunalicia, en algunos casos por la costumbre y en otros por

disposición legal, han generado un lenguaje propio con contenido específico referido al

desarrollo del proceso. Volcaremos aquí, aquellas expresiones de uso más frecuente.

Confronte

El desarrollo del proceso, visible en el expediente, nos lleva de un acto procesal a otro,

controlado por el director del mismo, el juez y las propias partes. Si ante una petición

de parte, o por propio imperio, el juzgado ordena un acto procesal como ser:

“Notifiquese”, “Líbrese cédula, mandamiento u oficio”, debe existir concordancia entre

esa pieza procesal, lo ordenado y su propósito legal. Por ende, cuando el profesional

deja en la mesa de entradas, cédulas, oficios o mandamientos, estos pasan “a

confronte”: un empleado al efecto, verifica que se encuentren cumplidos los aspectos

formales y que el contenido concuerde en forma precisa con lo ordenado. Confrontado

eso, se procede al libramiento.

Observado

(Cédula, oficio, mandamiento, testimonio, etc.) Si del resultado del confronte se

advierten errores de tipo formal o de contenido, la pieza procesal será “observada”, lo

que significa señalar los errores y/u omisiones (falta sello, error en el nombre, faltan

datos, etc). En estos casos, no se procede ni a la firma ni al libramiento y se agrega en

el expediente (sin coserlo) para su correcta confección.

Importante: Dependerá de cada Juzgado, salvar algún error menor o señalarlo con

lápiz en el margen de la pieza procesal. Generalmente “lo observado” se agrega o se

abrocha doblado al principio del expediente y el profesional puede retirarlo (esto no es

desglose) para enmendarlo o confeccionarlo correctamente.‐También hay que tener

presente que el juzgado puede tener una canastilla o carpeta de escritos observados.

Cargo

Cuando el profesional crea un escrito lo hace para un expediente determinado por su

carátula, que tramita en determinado juzgado y con copia del mismo. Todo escrito que

se deja en la mesa de entrada, para ese juzgado y para el expediente consignado, lo

hace en una fecha y hora. Todo esto es lo que se consigna en el llamado “cargo”. El


cargo es el acto procesal que implica determinar mediante el sello fechador, el día y la

hora precisa de entrada del escrito; el sello del Juzgado, confirma que no fue ingresado

erróneamente; la expresión de la hora, determina en aquellos escritos con

vencimiento que estamos dentro del plazo legal y la firma de la persona autorizada

(secretario u oficial 1º) avala todos estos datos y el número de copias.

Actualmente muchas dependencias judiciales han sido dotadas del llamado “cargo

mecánico” o sea una máquina que timbra fijando la fecha y la hora. El empleado

judicial le agrega el sello y la firma autorizada (art. 124 CPCC).

Dar vista / Tiene un pase / Pasó a la vista

Ya sea a pedido de parte o por orden de Su Señoría esta expresión significa que el

expediente no está en letra por haber sido remitido a otra dependencia judicial y/o a

la contraparte (en el caso de liquidaciones ‐ art. 38 inc d. CPCC). Las vistas más

comunes pueden ser al Ministerio Público (procurador general, fiscales de cámara,

agentes fiscales y/o asesor de incapaces, defensor de pobres y ausentes y los pases: a

otro juzgado, u oficina pericial etc.).

A despacho / en despacho

En este caso el expediente no está en letra, porque todavía no ha habido una decisión

judicial sobre lo peticionado.

El juez recibe de sus colaboradores inmediatos (secretario, auxiliar letrado, oficial

primero) los despachos sobre cuestiones de mero trámite y/o sentencias

interlocutorias y procede a la firma de los mismos.

Se utiliza habitualmente la expresión “no tenemos firma” cuando en el juzgado no está

presente Su Señoría o el secretario. En algunos casos, si el cargo ha quedado vacante,

esta prevista, la firma por el juez de otro juzgado. Esto a veces demora

considerablemente, la gestión de los despachos.

Costura

En todos los juzgados, con sus modalidades propias, hay un empleado judicial y/o

meritorio encargado de la llamada “costura”. Una vez despachado un escrito, se

procede a incluir el mismo en el expediente o sea coserlo luego de la última foja. En

estos casos, la respuesta frente al pedido del expediente suele ser “esta despachado y

paso a costura” o sea ya se han expedido, se esta agregando y luego pasa a la firma del


juez y/o secretario según corresponda, salvo a aquellos de mero trámite que ya fueron

firmado por el funcionario autorizado.

Llenar blancos de audiencia

Ya sea por petición de partes y/o por facultades del juez (art. 36 CPCC y concord.) se ha

determinado la fijación de una audiencia. Si la respuesta ante el pedido del expediente,

es “está para llenar blancos de audiencia” significa que todavía, debe fijarse la fecha y

la hora de la misma. En algunos casos (se valorara en cada circunstancia en especial) el

letrado podrá solicitar ser anunciado al empleado que lleva la agenda del juzgado y

peticionar que se le fije la fecha por cuestiones de urgencia.

Pedir fecha para diligenciamiento

Cuando se debe proceder al diligenciamiento de un mandamiento, es de práctica

acudir a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones que corresponde por el domicilio

y ponerse en contacto con el Oficial de Justicia que cubre esa zona.

Con él, uno acuerda que día y que hora se va a llevar a cabo el procedimiento.

Generalmente es el letrado quien se hace cargo del traslado y su regreso a la Oficina

Departamental. Téngase presente que en el mandamiento debe estar expresamente

consignado quienes están autorizados para intervenir en la diligencia así no se

compromete la responsabilidad del Oficial de Justicia que estrictamente debe cumplir

lo ordenado.

Desglose

La documentación agregada al expediente, solo puede ser retirada de él, o sea ser

“desglosada” cumplidos estos pasos formales: debe ser pedido previamente por

escrito, con estricta mención del número de las fojas a desglosar, acompañar copias de

las mismas, si es que no se han acompañado anteriormente, pedir que se certifiquen

como “copias fieles del original” que se pretende desglosar e indicar la persona

autorizada para el retiro de la documentación. Si no se consigna persona autorizada

expresamente, solo puede retirarlo la parte que la agregó y/o su apoderado.

Autorizado el desglose, previa exhibición de credencial y/o documento según el caso,

el empleado judicial procede a descoser las fojas solicitadas y dejar constancia del

retiro de las mismas con firma del que retira.

Acollarar / Expediente acollarado


Cuando a pedido de partes o por decisión judicial se solicita a otro juzgado un

expediente ad effectum videndi et probandi y se decide mantenerlo junto al que

tramita en el juzgado solicitante, ambos expedientes se unen con una costura. A esta

práctica se denomina acollarar. Estar prevenidos cuando las carátulas difieren en la

letra, que por error puede estar mal encasillados, no por la letra del expediente

original, sino por la del acollarado.

Dejar nota

Partiendo del principio general expresado en el art. 133 del CPCC, sobre las

Notificaciones por ministerio de la ley (ministerio legis) cobran significación jurídica

trascendental, los días martes y viernes, llamados de “asistencia obligatoria”.

Si el expediente no se halla en letra, es necesario dejar dicha circunstancia consignada

en el llamado “libro de asistencia” o “libro de notas”.

Reiteradas decisiones han determinado que la constancia en el libro de asistencia no

es un simple medio de prueba para acreditar la indisponibilidad del expediente, sino la

única hábil para comprobar la concurrencia del interesado. Entendemos sin embargo,

que estas circunstancias deben analizarse con criterio serio y objetivo en cada caso en

particular.

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