Excel. Hojas de cálculo (terceraparte)Autor: F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa

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Presentación del curso

Curso del software Excel y formación ofimática. En esta tercera parte de nuestrocurso de uso avanzado de hojas de cálculo de Excel aprenderás a modificar gráficos;conocerás los elementos que la componen y cómo utilizarla. También teenseñaremos a compartir y combinar documentos en Excel, a importar y exportardocumentos, los distintos elementos que componen la importación y las dosopciones distintas de exportación de datos.

Aprende con este curso de la editorial McGraw-Hill, fragmento del l ibro: CEO -Implantacion y mantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F.Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa. Puedes descubrir más libros de McGraw-Hillen: www.mhe.es.

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1. Modificar gráficos (primera parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/modificar-graficos-primera-parte]

Modificar gráficos

En el anterior apartado vimos cómo podíamos ir definiendo el formato del gráfico amedida que avanzábamos por los 4 pasos del asistente de inserción de gráficos.Una vez finalizado, puede ser que deseemos modificar algún aspecto del gráfico,para lo cual disponemos de un amplio conjunto de utilidades en la barra deherramientas Gráfico (véase la Figura 8.31). También podemos mostrar por separadolas ventanas del asistente en las opciones del menú Gráfico.

Fig. 8.31. Aspecto de la barra de herramientas Gráfico.

Esta barra aparece automáticamente cuando seleccionamos con el ratón algunazona del gráfico. Está formada por los siguientes elementos:

 Lista desplegable Objetos del gráfico: está situada en la parteizquierda de la barra y contiene los nombres de las diferentes partes que componenel gráfico. Controla qué zona del gráfico va a ser modificada mediante el cuadro dediálogo Formato, que se abre haciendo clic en el botón Formato de... situado a su

derecha  . Su valor se actualiza automáticamente al seleccionar nuevas zonas delgráfico, pero también podemos modificarlo manualmente seleccionando un valor dela lista desplegable. En el ejemplo de la Figura 8.31 contiene el valor Área delgráfico, e indica que los cambios de formato que realicemos se aplicarán sobre todasu área.

  Botón Formato de: como acabamos de comentar este botón se encuentraíntimamente relacionado con la lista desplegable Objetos del gráfico, de modo quecon ésta decidimos la zona del gráfico a tratar, y cuyo formato modificaremosapretando estebotón. Al hacerlo aparecerá el cuadro de diálogo del formato correspondiente a lazona seleccionada. Por ejemplo, el del área del gráfico es el que vemos en la Figura8.32.

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Fig. 8.32. Cuadro de diálogo Formato del área del gráfico.

Nota: Este curso forma parte del libro "CEO -  Implantacion y mantenimiento deaplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J.Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

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2. Modificar gráficos (segunda parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/modificar-graficos-segunda-parte]

  Lista desplegable Tipo de gráfico: con ella podemos cambiar el tipo degráfico rápidamente. Hay 18 tipos como se puede ver en la Figura 8.33.

Fig. 8.33. Lista de tipos de gráfico seleccionables.

La lista desplegable Objetos del gráfico contiene siete zonas diferentes además deuna por cada serie de datos. Al seleccionar una zona determinada podemosobservar cómo se resalta su área observando el gráfico correspondiente.

  Botón Leyenda: muestra u oculta la leyenda del gráfico con un simple clic.

  Tabla de datos: su función es la de mostrar u ocultar, alternativamente, la tablade los datos que generan el gráfico, y que aparece dentro de la ventana del objetográfico.

  Botones Por filas y Por columnas: sirven para alternar entre utilizar las filasde la tabla o sus columnas, para representar las series de datos del gráfico.

 Botones Ángulo descendente y Ángulo ascendente: permiten presentar lostextos del gráfico con un ángulo descendente o ascendente, respectivamente, y unainclinación de 45º. A modo de ejemplo, en la Figura 8.34 podemos ver cómo quedael gráfico tras aplicar un ángulo ascendente al texto del eje horizontal (meses delaño).

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Fig. 8.34. Gráfico de ejemplo sobre el que vamos a trabajar.

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3. Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (primera parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/hojas-calculo-caso-practico-1-primera-parte]

Caso práctico 1. Partiremos de un gráfico existente al cual realizaremos una seriede cambios para aprender a usar las herramientas de la barra Gráfico

Se pide: Realizar las siguientes modificaciones en el gráfico de la Figura 8.34,mediante los botones de la barra de herramientas Gráfico:

- Modificar el color de fondo de los planos laterales e inferior y ponerlos en blanco.- Pasar la leyenda a la parte inferior de la ventana del gráfico. - Modificar el eje horizontal, o de categorías, de manera que aparezcan los nombresde todos los meses, en color rojo y con una inclinación de 50º.

El aspecto final del gráfico tras las modificaciones lo mostramos en la Figura 8.35.

Fig. 8.35. Gráfico de ejemplo tras las modificaciones.

Solución: Realizaremos las modificaciones en el mismo orden en que aparecen en elenunciado. Comenzamos, por tanto, seleccionando el texto Planos laterales en lalista desplegable Objetos del gráfico. A continuación hacemos clic en el botónFormato de planos laterales, con lo que aparecerá el cuadro de diálogocorrespondiente. En éste seleccionamos el color blanco del cuadro de colores yconfirmamos apretando el botón Aceptar

El plano inferior se modifica de manera idéntica a los laterales, de modo que no lovolvemos a explicar. Para pasar la leyenda a la parte inferior la seleccionamos, bienhaciendo clic en el propio gráfico, bien seleccionándola de la lista despleglableObjetos del gráfico, y a continuación hacemos clic en el botón Formato de leyenda.Nos desplazamos a la pestaña Posición y marcamos la ubicación Inferior en elcuadro de opciones que contiene. Confirmamos apretando el botón Aceptar.

NOTA: Continuamos con la solución a este caso práctico en el siguiente capítulo.

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4. Hojas de cálculo. Caso práctico 1 (segunda parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/hojas-calculo-caso-practico-1-segunda-parte]

Ya sólo nos resta modificar el aspecto del eje de categorías. Como siempre, antesque nada debemos seleccionarlo y apretar el botón, que en este caso tendrá elnombre Formato de ejes. Para forzar a que se muestren los nombres de todos losmeses y no solamente la mitad, nos desplazamos a la pestaña Escala y modificamosel valor de la casilla Número de categorías entre rótulos de marcas de graduación de2 a 1 (véase la Figura 8.36).

Fig. 8.36. Pestaña Escala del formato de ejes.

El color rojo del texto lo fijaremos desde la pestaña Fuente, seleccionándolo en lalista desplegable Color. Por último, pasamos a la pestaña Alineación y cambiamoslos grados de orientación de 45 a 50 (véase la Figura 8.37). Finalizamos con elbotón Aceptar.

Fig. 8.37. Pestaña Alineación del formato de ejes.

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5. Compartir y combinar documentos (primera parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/compartir-combinar-documentos-primera-parte]

Compartir y combinar documentos. Importación y exportación. Vinculación eincrustación

Microsoft Excel está preparado para los entornos de red comunes en las organizaciones, eincluso en los hogares, actuales. Las hojas de cálculo no son utilizadas únicamente por sucreador, sino que pueden ser compartidas por muchos usuarios a la vez, realizandocambios en los datos, que automáticamente se muestran a todos los que trabajan con eldocumento.

Además Excel no está aislado del resto de aplicaciones que se ejecutan en el ordenador yofrece la posibilidad de importar datos desde otras aplicaciones o bases de datos, y deexportarlos a otros formatos utilizados por programas externos, o convertirlos en páginasweb para que puedan ser utilizados en una intranet o en la red mundial.

Fig. 8.38. Compartir documentos permite que varios usuarios de una red corporativa, lean ymodifiquen un documento al mismo tiempo.

Por último, podemos utilizar datos de otros libros de trabajo, y abrir y modificardocumentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de cálculo, mediante la vinculación eincrustación.

Todos estos temas serán tratados a continuación en el punto que nos ocupa. ¡Veámoslos!

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6. Compartir y combinar documentos (segunda parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/compartir-combinar-documentos-segunda-parte]

A. Compartir y combinar documentos

Compartir un libro de trabajo permite disponer de un documento en la red, accesible porvarios usuarios a la vez, que lo leen e incluso modifican al mismo tiempo (véase la Figura8.38).

La combinación está también relacionada con el compartir, ya que para poder combinar undocumento antes debe estar compartido.

En concreto, se refiere a la posibilidad de enviar el mismo documento compartido a variosusuarios, por ejemplo mediante el correo electrónico, estos realizan los cambios que creanconvenientes en su copia particular, y al acabar la devuelven al punto de origen.

Entonces alguien combina las copias recibidas en el documento original, que queda asímodificado con los cambios efectuados por los usuarios externos (véase la Figura 8.39).

Compartir documentos en Excel

Ya hemos explicado anteriormente la utilidad de compartir un documento Excel.

Lo que todavía no hemos comentado es que el programa tiene en cuenta los cambios quelos usuarios realizan sobre la misma zona de la hoja y les informa de los posibles conflictosantes de que guarden su trabajo.

En el Caso práctico 11 trabajaremos con Excel para mostrar estas características.

Fig. 8.39. En la combinación el documento compartido se envía a varios usuarios externosque lo modifican y lo reenvían, combinándose de nuevo en uno solo.

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7. Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (primera parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/hojas-calculo-caso-practico-2-primera-parte]

Caso práctico

2. Para este caso práctico podemos utilizar cualquier documento Excel quetengamos hecho. Vamos a compartirlo.

Se pide: A partir de un libro de trabajo de Excel no compartido, mostrar los pasosque deben seguirse para compartirlo y el mensaje que muestra el programa cuandose presentan conflictos de actualización.

Solución: Comenzamos abriendo el libro en cuestión y ejecutamos la opción demenú Herramientas - Compartir libro. Aparece entonces el cuadro de diálogoCompartir libro, y nos situamos en la pestaña Modificación. En ella marcamos lacasilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez (véase la Figura 8.40).

Fig. 8.40. Aspecto del cuadro de diálogo Compartir libro.

Fijémonos que, en la parte inferior de la ventana, se muestra un recuadro que indicaqué usuarios tienen abierto el libro en ese momento. Actualmente, como el librotodavía no está compartido, sólo lo puede estar leyendo el usuario actual (Jordi).Pulsamos el botón Aceptar y ¡ya hemos compartido el documento! Comunicamos aotros usuarios su ubicación y, a partir de ese momento, podrá ser leído y modificadopor todos ellos a la vez. Imaginemos que dos de ellos, desde sus respectivospuestos de trabajo, realizan una modificación sobre la misma celda y a continuaciónintentan guardar el documento.

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8. Hojas de cálculo. Caso practico 2 (segunda parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/hojas-calculo-caso-practico-2-segunda-parte]

El primero de ellos en guardarlo no tendrá ningún problema pero cuando llegue elturno del segundo verá un aviso como el mostrado en la Figura 8.41.

Fig. 8.41. Cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

En ella podemos ver que la celda C6 ha sido modificada por ambos usuarios. Ahorapodemos optar por guardar los cambios de uno de los dos. Este comportamientoque acabamos de ver es el que Excel lleva a cabo por defecto, pero, como casi todo,se puede configurar desde la pestaña Uso avanzado del cuadro de diálogoCompartir libro (véase la Figura 8.42). Observemos que en ella podemos definir laforma en la que Excel almacena los cambios que se realizan sobre el documento, elmomento que estos se actualizan y si deseamos que Excel nos pregunte antes deguardar cambios conflictivos (como hemos visto en este caso práctico), o sealmacenen directamente sin responder a más preguntas.

Fig. 8.42. Pestaña Uso avanzado para compartir libros.

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9. Combinar documentos en Excel (primera parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/combinar-documentos-excel-primera-parte]

Combinar documentos en Excel

La combinación comienza con un documento compartido que es modificado porseparado por varios usuarios que trabajan sobre una copia particular. Cuando todoslos usuarios han devuelto su copia modificada, el encargado de combinarlas realizalas siguientes acciones:

1. Crea un directorio accesible donde colocará las copias.2. Si hace falta renombra cada copia de forma que no haya dos con el mismonombre.3. Mueve las copias al directorio creado en el primer punto.4 . Abre el documento original y ejecuta la opción de menú Herramientas -Compartir y combinar libros. Si se le pregunta si quiere guardar el documentoresponde que sí.5. En el cuadro de diálogo de combinación selecciona las copias que desee combinary a continuación aprieta el botón Aceptar (véase la Figura 8.43).

Fig. 8.43. Cuadro de diálogo donde seleccionamos los documentos que deseamoscombinar con el actual.

6. Automáticamente se introducirán en el documento original los cambiosefectuados en cada una de las copias.7. Comprueba que todo sea correcto y si es así guarda el documento para aceptarlas modificaciones.

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10. Combinar documentos en Excel (segunda parte)[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/combinar-documentos-excel-segunda-parte]

Como ejemplo, disponemos del libro de trabajo de la Figura 8.44, en la quepodemos observar una tabla de precios de artículos de vestir, con tres filasinsertadas.

Fig. 8.44. El libro original muestra una tabla con tres filas.

Pasamos una copia a tres usuarios y cada uno de ellos añade un nuevo artículo a latabla. Después de combinar las tres copias en el original, la tabla muestra el aspectoque vemos en la Figura 8.45.

Fig. 8.45. Tras combinar con las tres copias, la tabla original integra las tres nuevasfilas.

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11. Importación de datos[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/importacion-datos]

B. Importación y exportación

Microsoft Excel proporciona la posibilidad de trabajar con datos externos residentesen bases de datos, ficheros de texto, páginas web, etcétera. Además, una vez quehemos realizado los cálculos necesarios podemos exportar el trabajo a diferentesformatos, de manera que también puedan ser utilizados por otras aplicaciones.

En el presente punto veremos cómo se gestionan en Excel las importaciones yexportaciones de datos.

Importación

Las posibilidades de importación se encuentran reunidas en la opción de menúDatos - Obtener datos externos (véase la Figura 8.46).

Podemos observar que el menú contiene varios elementos que pasamos a detallar:

- Importar datos. Sirve para importar los datos de la mayoría de fuentes de datos.En el cuadro de diálogo que muestra podemos seleccionar conexiones a bases dedatos o ficheros de texto, de otras hojas de cálculo, bases de datos DBASE,PARADOX, etcétera.

Fig. 8.46. Opciones de obtención de datos externos.

- Nueva consulta web. Con esta opción tenemos la oportunidad de acceder a datoscontenidos en páginas web tanto de Internet como de nuestra intranet.

- Nueva consulta de base de datos. Si necesitamos efectuar algún filtro uordenación sobre los datos originales, aquí tenemos la posibilidad de utilizar elprograma Microsoft Query para crear consultas a diferentes orígenes de datos, quedespués devolverán el resultado de su ejecución sobre la hoja de cálculo actual.

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12. Exportación de datos[http://www.mailxmail.com/curso-excel-software/exportacion-datos]

Exportación

Distinguiremos dos opciones distintas de exportación.

La primera de ellas es la que se lleva a cabo ejecutando las opciones de menúArchivo - Guardar y Archivo - Guardar como. En ellas podemos guardar el trabajocomo documento de Excel, pero además podemos optar por guardarlo en otrosformatos como páginas web, ficheros de texto, otras hojas de cálculo, bases dedatos de sobremesa, ficheros de intercambio, etcétera.

La segunda, que se activa con Archivo - Guardar como página Web, es un atajohacia la primera, que permite exportar a formato de página web directamente,ofreciendo cierto control sobre el resultado final. Por ejemplo permite cambiar eltítulo de la página web, y guardarla con o sin interactividad.

Cuando se publica un libro interactivo en una página Web, el resultado es un archivoHTML que contiene componentes especiales que permiten a los usuarios de losexploradores interactuar con el libro.

Por ejemplo, los usuarios pueden cambiar de una página a otra mediante un selectorde hojas, manipular datos y formatos y cambiar fórmulas en cada hoja.

Los  componentes interactivos que se utilizan en el archivo HTML no se pueden abrirni modificar en Excel, por lo que debería conservar una copia maestra del libro deExcel que ha publicado para poder realizar cambios en él y volver a publicarlo sifuera necesario.

Cuando se guarda un libro no interactivo, los datos aparecen del mismo modo queen Excel, incluidas las fichas en las que los usuarios pueden hacer clic para cambiarde unas hojas de cálculo a otras. No obstante, los usuarios no pueden cambiar ni interactuar con los datos en elexplorador.

Guardar todo un libro como página HTML es útil si no se desea mantener una copiamaestra del libro de Excel, sino que se desea poder abrir el archivo HTML obtenidodirectamente en Excel y realizar y guardar cambios utilizando las funciones de Excel.

Lejos ha quedado la época en la que pasar información de una máquina a otra erapoco menos que una odisea. De ahí que la posibilidad de importar/exportar datosde unos a otros formatos es actualmente de importancia capital para la mayoría deaplicaciones que se ejecutan en los ordenadores personales.

Nota: Con este capítulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajoes un fragmento del libro "CEO - Implantacion y mantenimiento de aplicacionesofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J.Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).

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