8/18/2019 EVIDENCIA ACTIVIDAD 4

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ACTIVIDAD 4

(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

Presentado por:

RUBEN DARIO MATEUS GARCIA

Tutor (a) Virtual:

 ADM. MARISOL RUIZ TOLOSA

Centro de la Tenolo!"a del D#$e%o & la Prod't##dad E*re$ar#al

G#rardot + C'nd#naara

Curso Virtual:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FACATATIVA CUNDINAMARCAMar,o de -/0

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Caso N° 2 MPR!A PI"#! !$A$ UN INVNTARI# D ARC%IV#

Dan#el1 e$ el re$*on$a2le del ala3n en la E*re$a P#lo$ S.A.1 re#2e 'nanot#4#a#5n de $' 6e4e #ned#ato de anera #*ro#$ta donde e$ not#4#ado de 'n

tra$lado a la o4##na de Cartera1 &a 7'e la 4'n#onar#a enar!ada *re$enta 'na#dente la2oral & de2e a'$entar$e *or 'n *er#odo de 8 d"a$. Por lo tanto1 en lanot#4#a#5n $e 4'ndaenta la entre!a de $' *'e$to de tra2a6o al 4'n#onar#o 7'e loree*la,ar91 real#,ando el #nentar#o del ar:#o. Dan#el1 de2e de a$'#r el ar!on'eo de anera #ned#ata & no lo!ra real#,ar la entre!a 4oral de $' *'e$to *or4alta de t#e*o. E$te le $ol##ta a $' o*a%ero 7'e re#2a el ar!o $#n el#nentar#o do'ental.

Se!;n el a$o anter#or1 *#en$e en 'na *o$#2le re$*'e$ta *ara lo$ $#!'#ente$#nterro!ante$

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2$ 's +orre+to lo 0ue le su+edi al nue.o 1un+ionario del ala+n/3usti1i0ue su respuesta$ 

No e$ orreto *or7'e tanto el 4'n#onar#o 7'e entre!a oo el 7'e re#2e de2ende er#4#ar on lo$ #nentar#o$ do'entale$ 7'e todo e$t3 2#en & en orden *arae#tar ar!o$ le!ale$.

$ 'Cu5les son las +ausas 0ue se presentan por la +aren+ia del in.entariodo+uental/ 

La erdad on$#dero 7'e el a49n on el 7'e el d'e%o le $ol##ta a Dan#el entre!ar$' ar!o.

4$ Arnul1o6 en+uentra en los 1ondos a+uulados do+uentos ele+trni+os dear+-i.o$ 'Co de*e ser Ar+-i.ado esos do+uentos/

 Arn'l4o de2e d#$*oner en lo *o$#2le de 'n $o4t>are e$*e#al#,ado1 *ar 7'e $ean49#lente ar!arlo$ a d#:o *ro!raa1 ten#endo en 'enta lo$ d#4erente t#*o$ deorden *ara ello1 de2e tener '#dado on e$te t#*o de ar:#o$ *ara no #n'rr#r end'*l##dad de do'ento$.

7$ 'Cree usted +on.eniente re+i*ir un ar+-i.o sin In.entario Do+uental/

3usti1i0ue su respuesta$ 

No *or7'e en el #nentar#o do'ental e$ oo 'n 2alane de er#4#a#5n entre lo7'e $e en'entra rela#onado en el ar:#o & la aren#a de el #nd#ara 'nde$orden de ar:#o & 'na deora en la 2;$7'eda de do'ento$. Ade9$ e$*o$#2le 7'e la #n4ora#5n re7'er#da en 'n 4't'ro $ea re7'er#da en al!;n t#*o de#ne$t#!a#5n.

8$ Desde el punto de .ista ar+-i.9sti+o 'Cu5l es la iportan+ia de laapli+a+in del In.entario Do+uental/ 

? Per#te el ane6o #nte!ral de lo$ do'ento$.

? @a#l#tan la or!an#,a#5n de lo$ do'ento$.

? Ident#4#an & re4le6an la$ 4'n#one$ #n$t#t'#onale$.

? @a#l#tan el ane6o de la #n4ora#5n.

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? A&'dan a ontrolar la *rod'#5n & tra#te do'ental.

? Per#ten a la ad#n#$tra#5n 'n $er##o e4#a, & e4##ente.

? Contr#2'&en a la ra#onal#,a#5n de la *rod'#5n do'ental.

? Inte!ran lo$ *roe$o$ ar:#"$t#o$ *ara el ane6o ra#onal de lo$ do'ento$.? @a#l#tan el ontrol & ae$o a lo$ do'ento$ a tra3$ de lo$ t#e*o$ de

reten#5n en ella e$t#*'lado$.

? Garant#,an la $ele#5n & on$era#5n de lo$ do'ento$ 7'e t#enen ar9ter *eranente

? Re!'lan la tran$4eren#a de lo$ do'ento$ en la$ d#4erente$ 4a$e$ del ar:#o.

CONSERACIÓN Y PRESERACIÓN DE ARCIOS.

RAZONES PARA CONSERAR YPRESERAR LOS DOCUMENTOSEN PAPEL

La on$era#5n & *re$era#5n1 e$#nd#$*en$a2le1 &a 7'e de a:" de*endeel ono##ento de la real#dad $o#al

en d#4erente$ a$*eto$. El do'entoe$ en e$en#a1 la #nor"a 7'e da'enta a lo$ :e:o$ ##do$ *or el:o2re oo $er $o#al & 7'e 7'edanoo te$t#on#o *ara la$ $o#edade$*re$ente$ & 4't'ra$

Los Archivos son instituciones que procesan

documentos producidos o recibido por ella, en el

ejercicio de sus funciones con el n de utilizarlos como

recursos y patrimonio al servicio de sus objetivos, de

los ciudadanos y de la comunidad donde se

O26et#o de la on$era#5n &*re$era#5n

El *r#n#*al o26et#o de la*re$era#5n & la on$era#5n denlo$ ar:#o$ e$ #*ed#r laont#n'#dad del deter#oro*ro!re$#o de lo$ do'ento$

e#tando 7'e $e aa2e ode$a*are,a totalente

Pre$erar & on$erar el onten#do#ntelet'al de la #n4ora#5nre!#$trada tran$4#r#endo la #$a aotro$ $o*orte$

Pre$erar & on$erar lo$ater#ale$ do'entale$ en 4ora9$ e=ata *o$#2le.

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Nora