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EVENTOS I

Trabajo compilado por el Lic. Guillermo José Pedrotti

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Aviso legal: El presente compendio es el resultado de la compilación realizada por el compilador en basé a su experiencia, formación profesional y criterio. La misma no se considera una obra bibliográfica

propia, ya que es una recopilación de varias fuentes.

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EVENTOS I. COMUNICACIÓN Y MARCO

INTRODUCTORIO.

Aviso legal: El presente compendio bibliográfico es el resultado de la compilación

realizada por el compilador en basé a su experiencia, formación profesional y criterio.

La misma no se considera una obra bibliográfica propia, ya que es una recopilación

de varias fuentes.

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PRESENTACIÓN.

En el dictado de la carrera, ofrecemos herramientas básicas y necesarias para construir

y conducir exitosamente una gestión de eventos. Los recursos presentados son

aplicables a todo tipo de actos y ceremonias, sean públicas, sociales o empresariales.

Planteamos la presentación de las pautas para el uso de los instrumentos que permiten

planificar y ejecutar una política coherente en el campo de la gestión de los eventos.

Procuramos, además, formular e implementar de manera eficaz posibles lineamientos

de gestión técnica y operativa.

El actual mundo global impone que toda institución posea conocimientos en el área. La

constante interrelación entre organizaciones hace necesaria la existencia de reglas

claras, de conducta y de acción, en su actuar cotidiano.

La conformación de la imagen institucional está dada, en gran medida, por la

apreciación que los distintos actores visualizan de las acciones y actitudes de la

organización. La corrección que impone la aplicación profesional de la gestión de actos

y ceremonias, será fundamental para lograr el objetivo.

Es esencial, que se entienda a la disciplina como una herramienta más de comunicación

al servicio del cliente. Como expresa Aníbal Gotelli, se la debe entender como una

disciplina técnica organizativa y comunicacional cuyo objeto consiste en lograr la

conjugación armónica y correcta de todas las personas, los elementos y las acciones

que configuran una manifestación institucional.

Las organizaciones, públicas y privadas, poseen una renovada representatividad social

como ejes socio-políticos, económicos y culturales en el nuevo modelo de vida humana.

En virtud de ello, es imprescindible que cuente con reglas claras para regular sus

acciones en el campo de los eventos.

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Lograr un acabado conocimiento de las normas del ceremonial, la comunicación y el

planeamiento permitirá al alumno gestionar la disciplina como una verdadera

herramienta comunicacional al servicio de una organización o persona.

Diferentes recursos serán necesarios conocer, por parte del profesional organizador de

eventos. Sin embargo hay dos que resultan fundamentales: el ceremonial, ya que

permitirá sentar as bases de la disciplina; y la planificación que posibilitara no dejar

elemento suelto alguno, que pueda hacer naufragar nuestro proyecto.

Apostamos a la formación de profesionales capaces de gestionar proactivamente su

vida profesional. La corrección en la comunicación escrita, oral, en la realización de

ceremonias y en todas aquellas situaciones que requieran de la misma, permitirá

mejorar, cualitativa y cuantitativamente, el entendimiento de la institución con sus

públicos.

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PROGAMA GENERAL DE LA CARRERA:

PROFESIONAL ORGANIZADOR DE EVENTOS

Nudo temático global: ¿Cuál es la finalidad que persigue un evento, cualquiera sea su

naturaleza?. Pregunta, está, que representa el propósito mismo de la carrera.

Meta: lograr la formación de profesionales capaces de liderar y gestionar,

exitosamente, un evento de cualquier tipo.

Expectativas de logro con los alumnos:

1. Conseguir que los estudiantes desarrollen el pensamiento, a niveles

estratégicos, que les permita gestionar exitosa de su carrera laboral.

2. Alcanzar un nivel de incorporación objetiva y eficaz de conocimientos por parte

del alumno.

Objetivos generales:

1. Conceptuales: reconocer las deferentes variables necesarias, a nivel técnico y

teórico, que permitan la correcta planificación, implementación y evaluación de

un evento. (Saber).

2. Procedimentales: aplicar correctamente, y con un alto grado de operatividad

propia, las diferentes herramientas que se necesitan al momento de buscar el

éxito del evento que se está organizando. (Saber hacer).

3. Actitudinales: Fomentar el desarrollo del grado de pensamiento estratégico en

los alumnos. Esto permitirá, que los mismos logren, gestionar exitosamente su

propia carrera laboral. (Saber Ser).

Desarrollo Temático: se presenta un modelo macro de los contenidos y objetivos de

cada unidad. Los detalles de aplicación de los mismos serán trabajados con cada grupo

en particular de acuerdo a sus necesidades concretas.

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EVENTOS I.

Objetivo: aportar los elementos necesarios para llegar al conocimiento de la disciplina y

de su teoría básica de implementación.

Disparador: ¿Por qué estudiar organización de eventos?

Curso Temático: Presentación metodología de trabajo. Relación entre comunicación,

relaciones públicas y eventos. Antecedentes históricos. Diferentes ramas conceptuales.

Tipologías. Principales caracteres. Conceptos básicos de servicios conexos.

CEREMONIAL Y PROTOCOLO. Objetivo: dotar a los alumnos de los pilares fundamentales, de la moderna disciplina de

organización de eventos.

Disparador: ¿Qué es y para que sirve esto del ceremonial y protocolo?.

Curso Temático: Conceptos elementales. Tipos. Reglas y normas. Aplicación de sus

diferentes modelos. Soportes de aplicación.

MARKETING PARA EVENTOS. Objetivo: proporcionar los conceptos de la mercadotécnia, aplicados a la disciplina de

organización de eventos.

Disparador: ¿Qué es el marketing de eventos?

Curso Temático: Marketing de servicios. Segmentación. Investigación de mercados.

Producto/servicio. Plaza. Precio. Promoción.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Objetivo: aportar al alumno la basé misma de la disciplina. El manejo de este recurso

herramental, permitirá gestionar exitosamente todo tipo de evento.

Disparador: ¿Por qué es necesario conocer los diferentes pasos de la planificación?

Curso Temático: Diferentes corrientes teóricas. Fundamentos. Metodologías y técnicas

de implementación. Proceso. Etapas. Control. Modelo de planificación de eventos.

Fases de acción. Disciplinas que interactúan.

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EVENTOS II: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN. Objetivo: otorgar el conocimiento necesario para lograr la efectiva y correcta difusión

de un evento.

Disparador: ¿Cómo comunico?

Curso Temático: diferentes disciplinas vinculadas. Niveles de interrelación y control

mutuo. Nociones básicas sobre: comunicación institucional, prensa, d liderazgo,

negociación, oratoria, marketing y relaciones públicas entre otras

Metodología: gestión particular de proceso de aprendizaje por parte del alumno.

Soporte de tutorial del docente y dictado de clases presénciales de ampliación de

conocimientos.

Bibliografía básica: provista por la cátedra, sobre libros y trabajos de investigación de

autores variados.

Bibliografía complementaria:

1. Manual de Ceremonial Empresario e Institucional. Aníbal Gotelli.

2. Marketing para Eventos. Rosario Jijena Sánchez y Gerardo Woscoboinik.

3. Organización de Eventos. Guillermo Suárez y Ricardo Martínez.

4. Manual de Etiqueta. Maria Palomar.

5. Comunicaciones Públicas. Amado Suárez y Castro Zuñeda.

6. Marketing: El Valor de Provocar. Guillermo Bilancio.

7. El Planeamiento: Práctica de las Relaciones Públicas. Lorenzo Blanco.

8. Introducción a la Comunicación Institucional. Carlos Sotelo Enriquez.

9. Sea su Propio Jefe de Prensa. Daniel Colombo.

10. Ceremonial, Protocolo, Cortesía y Buenos Modales. Mirtha Bugallo.

11. Papper: Ceremonial Aplicado. Guía práctica para la gestión protocolar de las

organizaciones. Guillermo José Pedrotti.

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CONCEPTOS BÁSICOS:

Debemos partir por acordar que entendemos por evento y cual es su finalidad.

Deberemos plantear que concepción tenemos de la disciplina, ya que de ello dependerá

la óptica que se le otorgara al dictado de la cátedra.

Podemos decir que concebimos a la organización de eventos como la técnica

organizativa y comunicacional cuyo objeto consiste en lograr la conjugación armónica y

correcta de todas las personas, los elementos y las acciones que configuran una

manifestación institucional.

Por lo expuesto podemos afirmar que un evento es la reunión de dos o más personas,

donde mediante una correcta planificación, logramos comunicar lo que nuestro cliente

requiere. Es decir, la finalidad de un evento es lograr comunicar exitosamente algo.

Ahora, toda reunión que comunique algo es un evento?. La respuesta a tal pregunta es

negativa. Solo consideramos un evento a aquella reunión destinada a actuar como eje

de una estrategia de comunicacional, destinada a satisfacer los objetivos de

manifestción de una institución o persona.

Todo tipo de evento comunica, esto se debe ya que siempre t manifestar algo, sea esto

de manera consiente o inconscientemente. Es así que en el festejo de un cumpleaños de

quince la familia comunicara, a su grupo social de pertenencia, la conversión de su hija

en mujer. Por otro lado una empresa realizara un evento, como parte de su estrategia

comercial, con el objeto de comunicar sobre el lanzamiento de un nuevo producto o

servicio.

Siempre, dependiendo de su naturaleza, un evento buscara comunicar algo. Según a

que estrategia responda, comunicara un hecho social, institucional, protocolar o

empresarial.

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Teniendo está visión sobre la naturaleza y finalidad de los eventos, deberemos realizar

un primer avance sobre el proceso de la comunicación humana y corporativa.

Entendiendo a está última como el proceso tendiente a la conformación de imagen de

una persona, empresa o institución.

LA COMUNICACIÓN: TRONCO MATRIZ DEL ENTENDIMIENTO HUMANO.

Aristóteles definió a la comunicación como la búsqueda de todos los medios de

persuasión que se tiene al alcance, cuya meta principal es el logro de una respuesta

determinada.

Comunicar es afectar al medio. Comunicar es darse a entender con otros y lograr los

canales de retroalimentación que posibiliten el entendimiento reciproco.

Según David Berlo: “el objetivo básico de la comunicación es convertirnos en agentes

efectivos. Influir a los demás en el mundo físico que nos rodea y en nosotros mismos, de

tal modo que podamos convertirnos en agentes determinantes y sentirnos capaces de

tomar decisiones.”

La comunicación efectiva es aquella que permite crear un proceso de doble vía o

retroalimentación entre los actores del proceso de la comunicación. En nuestro caso en

particular la retroalimentación es fundamental ya que nos permite reforzar el proceso

de evaluación de nuestro evento. La evaluación no solo será necesaria para una futura

corrección de errores; sino lo que es más importante, será un fuerte elemento de

validación ante nuestro cliente.

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Entre los tipos de comunicación diferenciamos tres variantes:

1. Visual: es aquella que se manifiesta por medio de estímulos visuales. Ej: la

presentación de una fotografía.

2. Auditiva: es aquella que se transmite por medios sonoros. Ej: la comunicación

oral.

3. Táctil: se transmite por contacto físico. Ej: palmear en la espalda a una persona.

Formas de comunicación:

1. Directa: es aquella que se realiza entre personas sin que medie ningún elemento

ajeno. Es el clásico formato cara a cara.

2. Indirecta Personal: es aquella en la que media un elemento de soporte, pero se

realiza entre dos personas. Ej. Comunicación telefonica.

3. Indirecta Colectiva: tiene lugar entre más de dos personas, con la mediación de

un medio que la facilita. Ej: video conferencia.

Podemos definir a la comunicación corporativa como el sinnúmero de elementos, tanto

internos como externos, que desarrollándolos, constituye la plataforma de proyección

de la imagen de una forma efectiva. Es consecuencia de las nuevas condiciones que la

comunicación social va a imponer a la empresa.

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Como dijimos los eventos son una herramienta al servicio de una estrategia

comunicacional dada. Así, para identificar la orientación de cada evento, deberemos

conocer los distintos formatos de comunicación presentes en la empresa.

En un programa de comunicación debemos tener presente los canales en los que puede

manifestarse la comunicación. Por un lado se encuentran los canales formales, que son

aquellos establecidos por la organización como soportes para en intercambió del flujo

comunicacional, por otro lado encontramos la dimensión informal, que se manifiesta

mediante las relaciones interpersonales establecidas fuera de los marcos institucionales

de comunicación.

Dentro de la comunicación formal e informal, se identifican tres canales: descendente,

ascendente, horizontal.

Comunicación Descendente: esta clase de comunicación es utilizada para emitir

mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el impartir

instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar; en la misma se pierde

el valor comunicativo que lleva el mensaje.

Comunicación Ascendente: es cuando los trabajadores de una organización se

comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general de

lo que sucede en el interior de la organización, especialmente lo que acontece en los

sitios de trabajo; esta información suele ser detallada y específica.

Comunicación Horizontal: se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La

mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del

personal de un mismo nivel.

Por último, debemos tratar unos de los principales factores que dañan el correcto

proceso de la comunicación, el rumor, entendiendo por ello, a la información que pasa

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de persona a persona y circula de manera no oficial, transmite mentiras que si bien

existen dejos de verdad, ésta es distorsionada, y ya no son verdades.

Consideramos a la comunicación interna como “una parte sustantiva de la comunicación

de la empresa es función estratégica y, en consecuencia debe gestionarse a partir del

mismo esquema unitario que el resto de las políticas estratégicas de la compañía.”TP1PT

Tiene como objetivos primordiales, involucrar al personal, otorgar coherencia y

coordinación a los planes de acción, acompañar los procesos de cambio y mejorar los

niveles de productividad.

En cuanto a la comunicación institucional, la entendemos como el conjunto de

herramientas de comunicación externa, destinada a crear, mantener y potenciar la

imagen de la institución. Dentro de la está podemos identificar:

Publicidad: técnica de comunicación persuasiva por la cual un anunciante lanza un

mensaje a un público determinado a través de medios de comunicación de masas

buscando la respuesta de este a corto plazo.

Marketing: conjunto de actividades para dirigir los productos y servicios hacia sus

respectivos mercados con objeto de asegurar su venta. Se trata de una básicamente de

la disciplina que realiza el soporte de investigación planificación y promoción al canal de

ventas.

Propaganda: es toda aquella información persuasiva de carácter ideológico realizada o

impulsada directa o indirectamente por un individuo, y cuyo fin real o aparente es

difundir tal ideología y captar adeptos a ésta. Podemos decir que se trata de la

publicidad política y religiosa.

1Justo Villafañe, citado por Adriana Amado Suárez y Carlos Castro Zuñeda en “Comunicaciones Públicas”.

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La gestión de prensa en una organización se refiere al proceso de influencia sobre los

medios periodísticos a efectos de obtener espacio editorial no pago en los medios

masivos de comunicación. Esté espacio tiene por finalidad fomentar el proceso de

creación de imagen organizacional.

Identidad Visual: es el conjunto de atributos visuales que hacen a la representación

uniforme de los signos de identificación de la organización. La sinergia de dichos signos

es lo que se denomina identidad visual. Es el resultado de la conjugación de la correcta

utilización de su logotipo, la papelería, la señalectica, la identidad edilicia, los uniformes,

etc.

Otro elemento que decididamente comunica es el actuar diario de la institución. Sin

lugar a dudas lo que realmente es la empresa es uno de los factores que más relaciona

el receptor al memento de configurarse la imagen de la persona o institución con quien

interactúa.

Por último, las relaciones públicas son una filosofía gerencial que se traduce en una serie

de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo

principal es crear o modificar las actitudes, creencias o conductas del público objetivo.

En las relaciones públicas, la mayoría de las acciones son comunicación persuasiva de

tipo interpersonal colectivo y no masivo, y presentada, en general, de forma

predominantemente informativa. Este es el único modelo de comunicación que busca

un crear canal de retroalimentación, es por ello que la utilizaremos para encuadrar el

estudio de los eventos dentro del proceso comunicacional.

LA IMAGEN.

Como dijimos la imagen de la empresa es el resultado de la conformación mental que

los individuos forman a partir de los que la empresa comunica (dice que es) y lo que

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realmente que es (lo que el receptor observa). Es por ello absolutamente necesario

trabajar para acercar ambos extremos.

La imagen la crea el público en su mente y por tanto, es un valor relativo, no absoluto.

No sólo es lo que percibimos nosotros como público objetivo, sino la imagen que

percibe la competencia directa, por lo que la imagen de marca es el conjunto de

percepciones, de asociaciones, de recuerdos y de prejuicios que el público va a

procesar.

La imagen de marca y la imagen de empresa coinciden en la medida en que ambas

participan en el concepto general de imagen y se diferencian en el ámbito de la

proyección, que es mayor en el de la empresa que en el de la marca o el producto.

La imagen de la empresa es un elemento estratégico que está al servicio del producto y

de la marca. La empresa proyecta personalidad o identidad con el objetivo de conseguir

una imagen controlada y sin desviaciones.

Tiene que ser una identidad estructurada con unas características claramente

definidas. La identidad corporativa llega al público a través de la comunicación, por lo

que será logotipo, marca, acciones.

Si la imagen de marca y la de empresa actúan conjuntamente se ganará popularidad, ya

que la imagen es la misma y es más rentable que por separado, pero se perderá

flexibilidad porque sólo habrá una imagen para el público.

Por el contrario, cuando la empresa cuenta con varias marcas, cada comunicación

deberá reforzar la imagen de la empresa, pero la cohesión será más dificultosa y se

ganará flexibilidad, ya que los productos estarán dirigidos a un mayor número de

públicos distintos.

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LAS RELACIONES PÚBLICAS: EL ARTE DE CREAR CONSENSOS.

Podemos decir entonces, que entendemos a las Relaciones Públicas como el arte de

estudiar la realidad social y organizacional con la finalidad de proyectar y planificar un

conjunto de acciones de comunicación que nos permitan obtener y mantener la buena

percepción de los públicos y la comunidad en que estamos insertos, logrando así,

satisfacer los intereses comunes y fortalecer el desarrollo comunitario.

Para entender acabadamente la razón de ser de las Relaciones Públicas debemos hacer

referencia a los elementos psicosociales que componen las mismas. Por un lado

encontramos el objeto formal de la disciplina, que se halla dado por la relación entre la

organización, sus públicos y el contexto en donde estos interactúan. Por otro lado

identificamos al objeto material, como el conflicto entre los distintos actores

participantes en el objeto formal. Tal como afirma Roberto Porto Simoes: “Todo lo que

se hace en Relaciones Públicas es para evitar o resolver conflictos”. TP2PT

Las Relaciones Públicas desarrollan una función política, en cuanto, están orientadas a

interpretar y atender al fenómeno humano, que tiene lugar en toda la organización,

tanto en lo que hace a su ámbito interno, como en cuanto se refiere al contexto

externo, al cual sirve y del que también se nutre.

Como dijimos, son las relaciones públicas la disciplina que crea canales de doble vía

comunicacional y ello está relacionado con su finalidad: obtener el favor y la

comprensión de los públicos con que se relaciona. Está retroalimentación, como ya

adelantamos, es la que nos permitirá elaborar los soportes de evaluación de nuestro

evento.

OPINIÓN PÚBLICA.

2Roberto Porto Simoes, citado por Julio Cesar Pereira Parodi en ”Las Relaciones Públicas en el Mundo Actual”.

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“La opinión pública reside en las actitudes y los modos de comportamiento que reciben

una fuerte adhesión en un lugar y época determinados; que hay que demostrar para evitar

el aislamiento social en cualquier medio de opiniones establecidas; y que, en un medio de

opiniones cambiantes o en una nueva área de tensión emergente, se puede expresar sin

aislarse” (Noelle-Neumann).

Entendemos a la opinión pública como el marco mental predominante surgido en la

mayoría de las veces de un conjunto de distintas opiniones que un número significativo

de personas expresa públicamente sobre una cuestión de interés general”.

Principales funciones:

1) Lograr el apoyo popular sobre un tema.

2) Anticipa la aplicación de normas, con anterioridad a su sanción jurídica.

3) Establece mecanismos de inclusión y exclusión social en base a criterios morales.

4) Mediante su poder social controla el poder político.

5) Legitima el poder, es decir trasfiere su aceptación a través del mandato

constitucional.

6) Promueve el consenso el la integración social, mediante su acuerdo popular al

sistema político.

7) Facilita, mediante la presión que ejerce, la aceleración de temas públicos.

8) Promueve la participación popular, ya que solo puede existir en un sistema

democrático de gobierno.

LOS PÚBLICOS

“… el público se forma generalmente, por una parte, a través de grupos de interés que

tienen un interés inmediato por la forma en que se resuelve un asunto y que participan

activamente para conseguir sus peticiones…” (Price)

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“… los públicos no son comportamientos estancos separados del tejido social, ni están a

salvo de las influencias de los medios masivos, por lo que reciben de ellos,

indiscriminadamente, los mensajes genéricos de los productos, publicidad, etc.” (Costa)

Entendemos a los públicos como el conjunto de miembros de un grupo social que, sin

estar necesariamente unidos físicamente, reaccionan ante un estímulo común, o bien se

encuentran unidos mediante vínculos mentales por un interés común definido hacia

determinados temas o aspectos de la vida cotidiana.

Un público puede conformarse a partir de intereses comunes y de su

intercomunicación, que no tienen que ser permanentes: basta con que una coyuntura

los convoque para que se erija en público. La idea de público conlleva la noción de una

fuerte identificación con los temas que comparten.

La importancia de los públicos radica en que nos permite jerarquizar a los participantes

del mapa de invitados y nos permite adelantar posibles focos de conflictos que puedan

provocar complicaciones en nuestro evento. Para poder realizar un correcto mapa de

públicos debemos tomar en consideración los distintos tipos de clasificación de los

públicos.

Los públicos se pueden clasificar por su ubicación espacio-territorial en:

Interno: es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin

común de la organización. Ej.: los empleados, directivos, los accionistas mayoritarios.

Externo: es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ej.: las autoridades

gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.

Mixto: este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones

extremas entre el “público interno” y el “público externo”. Hay dos tipos de públicos

mixtos:

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Mixto Semi-interno: en este grupo se encuentran los clientes reales, los familiares de

los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.

Mixto Semi-externo: en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales,

sindicatos y bancos en donde operan los accionistas.

Teniendo en cuenta su variable de poder frente a la organización, los públicos se

clasifican en:

De autorización: su concordancia permite el ejercicio de las actividades de la

organización. Ej. Gobierno.

De consulta: son aquellos a los cuales la organización debe sondear para actuar. Ej.

Accionistas.

De decisión: aquellos cuya actuación puede frenar o favorecer la acción de la

organización. Ej. Trabajadores.

De Opinión: influyen, en la organización, por la simple manifestación de un punto de

vista. Ej. Periodistas.

FASES DE LA PRODUCCIÓN INTEGRAL DE EVENTOS:

Fase de Conocimiento del cliente y recolección de información. La experiencia profesional

nos permite anticiparnos a las necesidades del cliente y así crear una solución para cada

uno de ellas con una atención personalizada.

Fase Creativa. Consiste en el diseño de los diferentes aspectos del proyecto; definición

líneas y conceptos. Mediante know how (es el conocimiento del mercado) y la

capacidad innovadora; se busca garantizar el servicio, la eficacia, y la exclusividad de la

acción comunicacional.

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Fase de Desarrollo e Implementación. El equipo de proyectos supervisa todos los

aspectos del evento y gestiona la recepción de invitados, oradores, inscripciones,

actividades, apoyo multimedia y todos los detalles que marcan la diferencia.

Por último, el evento se desarrolla con la supervisión integral del equipo organizador,

que también elabora el cierre de presupuestos y el informe de resultados

ARGUMENTOS DE VENTA PARA EL PROFESIONAL ORGANIZADOR DE EVENTOS:

1) Gestionamos las mejores alternativas del mercado.

2) Optimizamos los presupuestos.

3) Proveemos los medios logísticos para la realización de evento.

4) Seguimos y evaluamos los resultados y efectos de cada acción.

5) Selección de proveedores con técnicos y equipos con demostrada experiencia y

garantía: mozos, decoradores, imprenta, etc.

ALGUNOS PARÁMETROS PARA EL ENCUADRAMIENTO DE UN EVENTO.

Según su naturaleza:

Sociales: son aquellos que poseen una clara orientación de interacción social. Es decir

tiene por finalidad comunicar un hecho determinado al grupo de pertenencia, en el que

interactúa su iniciador. Ej: Casamiento, bautismo, velatorio.

Protocolares: son de neto corte oficial, se trata de aquellas manifestaciones que tiene

como finalidad comunicar un hecho que tiene como protagonista a algún nivel del

Estado. Ej: Acto patrio, asunción de un embajador, etc.

Institucionales: son aquellos organizados por organismos públicos o privados, cuya

finalidad es fomentar la creación de canales de retroalimentación en la comunicación o

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crear imagen institucional. Ej: Presentación de un programa especifico, aniversario de

una institución, etc.

Comerciales: son aquellos que poseen un fin eminentemente mercantil, buscan ser un

soporte para la venta de un producto. Ej: Degustación de un producto en un

supermercado, lanzamiento de un nuevo automóvil, etc.

Según alcance o cobertura:

Locales: los participantes proceden de un mismo lugar y su alcance efecto de

comunicación se circunscribe a él.

Regionales: los participantes proceden de un mismo país o región.

Internacionales: son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar

encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos países.

Según tipo de actividad: este tipo de clasificación obedece al área de actividad de los

participantes: comercial, industrial, artesanal, entre otras.

Según el público objetivo: las exhibiciones pueden estar dirigidas a productores o

distribuidores, o a consumidores finales. Esta división tiende a desaparecer, ya que

actualmente se amplia la basé de convocatoria al publico en general.

Según su identidad y ubicación con respecto a la estructura de la organización:

Actos Propios: son aquellos organizados por la parte interesada.

Actos propios internos sin asistencia de terceros: son aquellos que organiza la

organización dentro del ámbito de la misma y cuya función principal es la de la

http://www.monografias.com/trabajos13/gaita/gaita.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

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comunicación interna. No suelen asistir personas ajenas a la misma. Ej: Reuniones

internas entre departamentos.

Actos propios internos con asistencia de terceros: son aquellos actos que organiza la

organización dentro del ámbito de la misma, pero que afecta seriamente a la imagen

pública de la misma, puesto que intervienen terceras personas y que se realizan cada

día en las labores propias de cada departamento. Ej: Reuniones de negociación firmas

de convenios, conferencias de prensa, etc.

Actos propios externos: se trata de aquellos actos que se salen del ámbito de la

empresa, pero que están organizados por la propia empresa o institución y que tienen

asistencia de terceros o no. Ej: Inauguraciones, fiestas, etc.

Actos Ajenos: aquellos actos que organizados por otras instituciones públicas o

privadas, a los que por algún motivo asisten personas de la empresa

Actos ajenos con participación directa de nuestro cliente: son aquellos, en los que

organizados por otra institución, nuestro cliente tiene una presencia importante en la

misma. Ej: Homenaje a algún directivo, actos patrocinados por la empresa, etc.

Actos ajenos sin participación directa de nuestro cliente: serán todos aquellos actos que,

organizados por otra institución, la organización tiene presencia a través de sus

representantes sin ocupar ningún papel de protagonista, sino como un invitado más.

ELEMENTOS A TENER PRESENTES AL MOMENTO DE SELECCIONAR UN TIPO DE EVENTO.

Como regla general siempre debemos recordar que la organización de un evento debe

promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y

promoción institucional de la organización frente a los públicos.

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Más específicamente debemos saber:

1) Para que realiza el evento nuestro cliente. Es decir, que quiere comunicar.

2) Cual es su presupuesto y hasta que punto podemos alcanzar un grado de elasticidad.

3) A que tipo de publico está dirigido el evento.

4) Cual es el rol que jugara nuestro cliente.

5) Si es un evento externo, que estrategias buscare para abordarlo exitosamente.

LAS DISTINTAS MODALIDADES DE EVENTOS.

Siguiendo a los distintos autores consultados en el transcurso de esté trabajo, podemos

clasificar las principales tipos de ceremonias como:

Congreso: es una reunión de muchas personas que no se reúnen habitualmente. Lo

hacen para informarse o deliberar sobre algún asunto. Puede ser de interés general o

puntual. La asistencia deberá ser de más de 50 asistentes y puede poseer carácter

regional, nacional o internacional.

Convención: es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares,

ya sean comerciales, profesionales, políticos, religiosos o de otra índole. Éstas

convergen en una fecha y lugar determinados previamente, para convivir, tratar

asuntos de interés común y tomar decisiones.

Conferencia: tiene un formato similar a las anteriores, con la diferencia en el formato de

trabajo. Por lo general, se invita a exponentes destacados de la especialidad.

Es una reunión de representantes (de empresas, instituciones, etc.) concertada con el

propósito de deliberar sobre temas de interés general.

Curso/Cursillo: reunión con programa determinado que se repetirá tantas veces como se

haga el curso. El cursillo será de corta duración.

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Coloquio: reunión que agrupa a especialistas en diversas disciplinas, los cuales exponen

sobre uno o varios temas en particular.

Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un

experto.

Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación, estudio y/o informativa para

resolver un problema planteado ante un auditorio. Sus resoluciones se publican

posteriormente.

Mesa redonda: reunión formada por un número limitado de técnicos, así como de

participantes que intercambian experiencias y conocimientos sobre un tema.

Simposio: reunión de un grupo de expertos que dominan un campo, profesión o tema,

cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte un interés especifico.

Reuniones informativas o de toma de decisiones: tertulia de una sola sesión, de no más

de dos horas de duración.

Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o manual. En el transcurso, quienes

participan lo hacen con la coordinación de otra persona.

Seminario: se trata de un grupo de estudio y trabajo reducido. Es un grupo de

aprendizaje activo, con relación directa especialista-alumno. Su modalidad es intensiva.

Se trata de un grupo pequeño que estudia e investiga un tema en sesiones o reuniones

planificadas.

Panel: grupo especialistas que dialogan sobre un tema en particular, sin hacer uso de la

palabra y evitando superponerse en las apreciaciones.

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Foro: reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador.

Asamblea: reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada,

temario, labrado de actas y quorum para funcionar. Generalmente son anuales y

principalmente sirven para fijar políticas de acción y renovar autoridades.

Exposición: exhibición pública de arte, productos, servicios, materiales, etc. No existe

venta de los productos exhibidos. Requiere de varios expositores.

Muestra: similar a la exposición pero con un solo expositor.

Feria: simil a la exposición pero con venta de los elementos que se exponen.

Cócteles o Vinos de Honor: se utilizan para inauguraciones, clausuras o aquéllos que se

ofrecen antes de las comidas o cenas programadas durante la reunión. El servicio usual

consta de vinos, jugos, gaseosas, bocaditos y sándwiches. Los horarios del Vino de

Honor es entre las 10:30 y 12:00 hs., en tanto que el Cóctel será a las 19:00 hs.

Desayunos o Té: se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o

simplemente sociales. El desayuno presenta usualmente dos variantes: económico

TP3PT y americanoTP4PT. Su horario de realización será entre las 8:00 y las 10:00 hs. El

té será servido a las 17:00 hs., y básicamente se atenderá, con un servicio compuesto de

tortas, masas finas e infusiones.

Almuerzo o Comidas: normalmente, se calcula el costo de la comida, un gasto mínimo en

vino u otra bebida de ocasión. Un menú estándar estará compuesto por: entrada, plato

3 TP�PT Desayuno económico: jugo, pan, dulce y café. Se realiza en la modalidad buffet. 4 TP�PT Desayuno americano: jugo, cereal, huevos, tostadas, mermelada, leche y café o leche. Se puede servir en la mesa o tipo buffet.

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principal, postre y café o copa de champaña. El horario del almuerzo será entre las 13:00

y 15:00 hs., en tanto que la comida comenzará a las 21:00 hs.

Cena: este evento es similar a un almuerzo o comida, con la diferencia que comenzará

después de las 24:00 hs., y se deberá prever un menú más sofisticado, concluyendo con

alguna copa de coñac y tal vez un cigarro.

EVENTOS SOCIALES.

LA BODA.

El matrimonio constituye uno de los pilares fundamentales de nuestra sociedad, en

virtud de ello es uno de los más complejos rituales. En virtud a dicha complejidad es

necesaria organizarla y planearla con tiempo.

El compromiso: representa el anuncio de unión por parte de la pareja. Lo más habitual

en está época es celebrar una cena intima en la que participan los novios, los padres,

hermanos y abuelos. Una vez formalizado el anuncio se debe comunicar de manera

rápida a los familiares y relaciones más cercanas. Es imprescindible la premura para

evitar que algún conocido se entere vía un tercero y se ofenda por ello.

Los preparativos para la boda: se debe confeccionar una detallada planificación y un

certero cronograma de actividades. Este es el momento donde se determina que gastos

sufragara cada familia. Se determina la fecha elegida y de procede a buscar templo,

registro civil y salón para la fiesta.

Planificar el festejo: una vez determinada la fecha, se procede a reservar el lugar para el

festejo posterior. Para esto debemos tener presente: costos, capacidad y accesibilidad

para los invitados. Una vez elegido el lugar se debe pactar el servicio de catering,

musicalización, animación y todos los demás detalles referidos al evento.

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Existen básicamente tres modalidades de bodas, de acuerdo al nivel de formalidad de la

misma.

1) Formal: contara con un mínimo de 100 invitados. La novia vestirá vestido con cola

larga y velo largo. El novio vestirá de etiqueta. Los mozos utilizaran guantes blancos

para el servicio en mesa. El traje de la novia deberá ser blanco.

2) Semiformal: menos de 100 invitados. La llevara vestido de cola corta. El novio vestirá

de etiqueta. La comida se presentara en bufé o en plato servido en mesa. El traje de la

novia deberá ser blanco.

3) Informal: entre 50 y 100 invitados. El vestido de la novia será sencillo y sin cola. El

novio lucirá traje oscuro. La comida se presentara en bufé o en plato servido en mesa. El

traje de la novia podrá ser blanco o de color claro perlado.

Las invitaciones: se utiliza el clásico formato de tarjetón blanco, con los datos

distribuidos de la siguiente manera.

1) En la zona superior izquierda, los padres de la novia invitan a la boda de su hija.

2) A la derecha, los padres del novio hacen lo propio con su hijo.

3) Si alguno de los padres no viviese, aparecerá el nombre del padrino correspondiente.

4) En el centro, fecha y lugar.

5) Al final, se solicitará la petición de respuesta (RSVP).

6) El sobre se escribe a mano.

7) Junto a la invitación, se adjunta una tarjeta donde se invita al festejo posterior.

8) Cualquier comentario particular se hará mano.

Los regalos: los novios elaboraran una lista de regalos, la cual estará a disposición de los

invitados para seleccionar el que consideren pertinente.

La ceremonia religiosa: los invitados de la novia se sentarán en la zona izquierda del

templo y los de la novia a la derecha. El primer banco es considerado de honor y

reservado a la familia. El novio ocupara junto a la madrina el puesto de la derecha del

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altar, mirando la puerta de entrada. La novia entra luego y se coloca a la derecha del

novio. Los testigos del novio se sitúan a la izquierda del altar y los de la novia a la

derecha.

La ceremonia civil: los primeros bancos del registro civil están destinados a la familia

directa de los contrayentes. Los testigos también ocuparán un lugar de preferencia.

El festejo: los novios ingresaran cuando los invitados estén ubicados, con los acordes de

la marcha nupcial. Corresponde al padre de la novia formular u brindis por la felicidad de

los recién casados. El tradicional vals lo inicia la novia y el padrino, luego la cede a su

pareja. Antes de partir la novia realizara el lanzamiento del ramo. Los novios se retiran

cuando aún quedan invitados.

ANIVERSARIO DE BODAS.

En los primeros años, la celebración anual toma un cariz íntimo. A partir del décimo año

se comienza a realizar festejos más abiertos y públicos. Los aniversarios más

tradicionales son:

Bodas de plata: veinticinco años de casados.

Bodas de rubí: cuarenta años de casados.

Bodas de oro: cincuenta años de casados.

Bodas de diamante: sesenta años de casados.

EL BAUTISMO.

Es el primer sacramento que otorga la iglesia a sus hijos y expresa la voluntad de los

padres de que el recién nacido crezca en el son de una determinada fe religiosa.

La ceremonia: la fecha será escogida por los padres. Las invitaciones pueden realizarse

vía telefónica o escrita, deben incluir el lugar, la fecha la hora y el tipo de reunión (bufé,

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cena, etc.). Se trata de una ceremonia discreta, por lo que solo serán invitados parientes

y el circulo de amistades más intimo. No se recomienda adornar la pila bautismal ni los

bancos del tempo. La vestimenta de los asistentes será sobria.

El festejo: tendrá lugar con posterioridad a la ceremonia y deberá ser de carácter

sencillo. La torta es de rigor y no puede ser olvidada. Se acostumbra reglar estampitas a

modo de agradecimiento y recuerdo.

LA PRIMERA COMUNIÓN.

Alrededor de los siete años, los niños hacen su primera comunión. Se trata de una

ceremonia de carácter colectivo que el niño comparte con los otros comulgantes y que

se suele realizar en primavera luego del periodo de instrucción o catequesis.

Por el carácter religioso de a ceremonia, no es recomendable caer en tentaciones

mundanas con respecto al vestido. En el caso de las niñas lo recomendable es el vestido

blanco de alguna tela liviana. En el caso del varoncito se recomienda un traje de

ceremonia sencillo.

En el festejo posterior se ofrecerá una sencilla fiesta con un bufé básico de, por

ejemplo, sándwich, canapés y masas finas más una provisión de bebidas.

Los regalos principales corresponden a padres y padrinos (medallas, anillos, etc.). el

resto de los invitados podrá decidirse por cualquier otro tipo de obsequio. Al igual que

en el caso del bautismo se recomienda regalar estampillas.

QUINCE AÑOS.

El festejo de los quince años representa el paso del estado de niña a mujer por parte de

la festejada. Se trata generalmente de una fiesta semiformal donde se invitan a los

familiares y amigos de la jovencita.

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Se realiza una fiesta sencilla, generalmente con comida en mesa o bufé. La niña viste un

vestido de fiesta, generalmente de color blanco o rosado. Los tres hechos más

sobresalientes de la fiesta se dan en el ingreso de la agasajada junto a su padre, el corte

de la torta de celebración y el baile del vals que inicia junto a su padre.

BAR MITZVA ES LA FORMA JUDÍA DE DECIR HOMBRE O MUJER.

Los niños comienzan a ser Bar Mitzva el día que cumplen 13 años, las niñas Comienzan a

ser Bat Mitzva el día que cumplan 12 años. (de acuerdo al calendario judío).

No es un cumpleaños más. Es un acontecimiento en el que el homenajeado es el centro,

pero va más allá de la familia, incluye a la Comunidad y al pueblo. Por eso el Bar Mitzva

se celebra en público, en la Sinagoga.

Tradicionalmente se tomaba el primer Shabat posterior al cumpleaños de trece años

para el varón y de doce años para la nena, según el calendario hebreo, para lo cual se

busca la fecha del nacimiento en dicho calendario. (El calendario hebreo es diferente al

calendario gregoriano que usamos todos los días. El calendario gregoriano es

determinado según el ciclo del sol; mientras que el calendario hebreo se determina

según los ciclos de la luna y el sol combinadamente). Para consultar dicha fecha, habrá

que consultar los calendarios en la Sinagoga.

Al elegir la fecha deben tomar en cuenta que en la semana de Pesaj, la fiesta debería ser

"Kasher le Pesaj", es decir, no se debe servir tortas ni alimentos preparados con harina

leudada. Igualmente tomar en cuenta que las tres semanas que van del 17 de Tamuz

hasta 9 de Av (generalmente entre fin de julio y principios de agosto), son de acuerdo a

nuestra tradición fechas de duelo nacional y no debe haber banquetes ni bailes.

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Todo lo que se sirve en la Sinagoga para comer y brindar debe cumplir las reglas de los

alimentos Kasher. Para simplificar, en PARDES se admiten solamente alimentos que no

contengan nada de carne, fiambre o mariscos. Solamente se puede servir alimentos

"Jalabí" (lácteos) o "Parve" (neutros: frutas, verduras, huevos, peces de escama y

aleta,).

En los servicios de Shabat - viernes y sábado - no se permite sacar fotos en la Sinagoga.

La celebración de un Bar Mitzva o Bat Mitzva debe cumplir con normas tradicionales

cuya observancia demanda ínfimos gastos. Sin embargo revestir ese momento de

solemnidad y belleza implica diversos gastos: fotocopias para seguir la lectura de la

Tora, carpetas para rezar, kipot, etc. en cantidades suficientes para todos los invitados;

personal de maestranza que ordene silla, limpie, baños, etc.

Para el Templo habrá que pensar:

Adquirir el Sidur / Comprar un Talit para el-la bar-bat mitzvá / Comprar los Tefilin / Definir

las aliot del jueves por la mañana / Algunas palabras de los padres para el Kabalat

Shabat / Definir las aliot del sábado / Preguntar si algún participante requiere fonética /

Acordar el orden de las aliot, con los nombres en hebreo de cada uno / Preparar el

desayuno para el día jueves por la mañana (si se realiza ceremonia de tefilin) / Servir una

mesa dulce luego del Kabalat Shabat (se realiza dependiendo del templo) / Si el

presupuesto lo permite, también se podrán poner arreglos florales en el templo.

Fiesta:

Recepción / Presentación del homenajeado / Baile (Sher) / Primer plato / Baile / Segundo

plato / Baile / Postre / Encendido de velas / Brindis / Corte simbólica de torta / Vals / Baile

o show / Mesa dulce / Carnaval carioca / Fin de fiesta.

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SOBRE EL MERCADO DE EVENTOS 5

Domingo 15 de abril de 2007

Casamientos & compañía

La organización de ceremonias y fiestas está dejando de ser amateur. Universidades e

institutos forman profesionales para planificar este tipo de eventos, incluidos los wedding

planers, que se ocupan de todos los detalles.

Ciertas costumbres no cambian al momento de organizar un casamiento, como ocurre

con la tradición de cumplir ese día con ciertos rituales, por ejemplo, que la novia lleve

algo viejo, algo nuevo, algo prestado y algo azul. Simbolizan la conexión con su pasado,

la esperanza de comenzar una nueva vida, la amistad y la fidelidad.

Pero hay otras que, debido a varias razones, como la falta de tiempo, las tensiones

afectivas propias de esos momentos, el querer estar en todos los detalles y lograr

sorprender al invitado, hacen que muchas parejas deleguen esta tarea en una persona

para que dirija todo. Son los wedding planers o especialistas en bodas.

Si se tiene en cuenta que, para una fiesta de 200 invitados promedio, trabajan más de

400 personas, y que en el país se realizaron 132.720 casamientos por civil en el año 2005,

últimos datos que posee el Ministerio del Interior, queda claro que es un rubro en el

cual hay mucho para hacer.

Organizar un casamiento no es nada fácil, hay muchas cosas para tener en cuenta a la

hora de planificarlo. Primero, si se hará de día, a la tarde o de noche; con ceremonia en

el lugar de la fiesta, o en una iglesia o templo, y luego elegir el salón, carpa, comida,

shows, ambientación, DJ, barra de tragos, cotillón, seguridad, valet parking, baby sitter,

5 Diario La Nación. Domingo 15 de abril de 2007.

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fotógrafos, entre otros. De acuerdo con varias especialistas consultadas, los rubros que

lo component pueden llegar hasta 120, según lo que quieran los novios.

Como respuesta, el mercado de los casamientos se profesionalizó. Bárbara Diez,

reconocida wedding planner, que ya organizó 370 fiestas, cuenta que trabajan con ella

12 personas full time para no dejar nada librado al azar. En su empresa ayudan a los

novios y sus familias en todo lo que tenga que ver con el casamiento. "Quienes nos

contratan compran la garantía de que la fiesta va a ser impecable", relata.

Realizan eventos que van desde 20 personas a 1300. La organizadora llega a la fiesta

seis horas antes de que comience, acompañada por un asistente y un equipo de

recepcionistas, como mínimo. "Para un casamiento de 200 invitados hay 60 personas

trabajando en el momento que se realiza, y 75 en el armado de la fiesta. Sin contar el

maquillador, peluquero, diseñador, etcétera", dice Diez.

Muchos son los detalles para tener en cuenta a la hora de recibir a los invitados, donde

ya nada puede quedar librado al azar. La responsabilidad y reputación de quien organiza

se ponen en juego, por eso es que los honorarios de los organizadores oscilan entre

8000 y 20.000 pesos por evento. En muchos casos los planean con un año de

anticipación, y otros con 15 días.

Uno de los rubros que más gente emplea es el del catering, según cuenta Silvina Couso,

que desde hace cinco años se dedica a planificar eventos. Entre los mozos -se necesita

uno cada diez invitados- y la gente de cocina, lo ideal son ocho personas, pero pueden

llegar a 28.

Casi la misma cantidad puede emplearse si hay que instalar una carpa y el clima no

ayuda.

Si se dispone de sólo dos días para el armado, se necesitan aproximadamente 20

personas. Hay que tener en cuenta que éstas llevan cielo raso, piso, instalación eléctrica

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y un sector aparte para colocar los baños químicos. No es tarea sencilla. Lo ideal es

armarla con una semana de anticipación. Para esos casos, con seis empleados alcanza",

dice Couso, que dicta, además, el curso de Wedding Planner en el Centro de Estudios

Diplomacia.

Para los shows, que se pusieron de moda hace unos años, los novios no escatiman

presupuesto. Pueden contratar a Los Auténticos Decadentes, La Mosca o Diego Torres,

entre los que más cobran. "Hay que tener en cuenta que, además, los cantantes traen

sus equipos de sonido, iluminación y ayudantes; en algunos casos llegan a ser veinte",

asegura Couso.

Una pionera en la tarea de organizar eventos es Gloria César. Es decoradora y empezó

hace 17 años a coordinar fiestas. "Todo comenzó por pedido de mis clientes, que

querían que, además de decorar, supervisara el evento", explica César. Y agrega que el

diseño concentra todo, "es una labor arquitectónica en la que hay que tener en cuenta

las necesidades de los otros rubros". Por eso, no tuvo problemas en pasar de la

decoración al armado de eventos. Cuenta que sólo acepta decorar una fiesta y formar

parte de la organización si conoce a los otros proveedores y si son de primera línea, de

lo contrario no toma el trabajo. "Es la manera de preservar mi trayectoria. Esta es una

profesión que está creciendo mucho, pero no todos la toman con la misma seriedad",

concluye.

Con salida laboral

Esta tendencia de delegar en un organizador la realización de un casamiento, fiestas de

15, bar y bat mitzva, bautismos, comuniones y eventos empresariales hizo que varios

institutos y universidades incorporaran la carrera Organizador de Eventos en sus

currículas. La Facultad de Diseño y Comunicación de la Universidad de Palermo hace seis

años que la dicta, con un crecimiento año a año que refleja el desarrollo de esta práctica

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laboral. "Esto demuestra que se va constituyendo un espacio profesional y empresario

de progresivo desarrollo", dice Oscar Echeverría, decano de la Facultad.

"La particularidad es que, en los dos años que dura, el alumno debe aprobar una

materia por cuatrimestre, que consiste en la presentación de un proyecto concreto y

llevarlo a la práctica. De esta manera, dos veces al año y durante dos semanas, en una

de las sedes de la Facultad se realiza el Ciclo de Eventos Jóvenes, donde con entrada

libre y gratuita se realizan unos 80 eventos en paralelo, temáticos y creativos, que

constituyen las primeras prácticas profesionales de los estudiantes. Luego, son

evaluados y surgen los mejores proyectos, que reciben como premio pasantías rentadas

en empresas de organización de

eventos que forman parte del programa", agrega Echeverría.

Otras opciones, con una duración mucho menor, son los cursos de Wedding Planners.

"Están dirigidos a quienes tienen alguna aproximación al tema, ya sea porque se

dedican a la imagen o tienen algún conocimiento de protocolo y ceremonial, porque

para trabajar en este ámbito hay que ser competente y saber tratar con las personas",

dice Couso.

Para Rosario Jijena Sánchez, presidente del Centro de Organizadores de Eventos: "Hay

tensiones psicológicas, afectivas, responsabilidades, modas. En algunos casos los

padres hacen de la boda de sus hijos un acontecimiento no sólo social, sino que quieren

proyectar su imagen ante relaciones profesionales o empresariales, por eso surge esta

especialización, para organizar esta complejidad", afirma.

"Además hay que tratar con los diferentes rubros, contratar personal, pensar en los

seguros, en que se respeten las normas de bromatología, respetar el cronograma y,

fundamentalmente, estar preparado para sobrellevar cualquier imprevisto", agrega

Jijena Sánchez.

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Estar en todos los detalles ocasiona estrés y no todo el mundo está preparado para

soportarlo, por eso esta tendencia sigue en aumento.

CONSIDERACIONES FINALES

En está primera unidad hemos estudiado los fundamentos iniciales de la comunicación.

Siempre teniendo como premisa que un evento es una herramienta al servicio de una

estrategia comunicacional.

Con posterioridad hemos analizado las diferentes clasificaciones de los eventos y sus

tipos. Tuvimos una primera aproximación a conceptos de venta, fases de producción y

elementos a considerar al momento de elegir el evento que se adecue a nuestro

objetivo comunicacional.

Concluyendo con está unidad plantearemos el estudio de elementos que tienen que ver

con los soportes básicos de todo organizador de eventos:

1) Mapa de Públicos.

2) Agenda de Prensa.

3) Agenda de soporte.

4) Listado básico de pasos presentes en un evento.

1) Mapa de Públicos: nos permite conocer que actores interactúan, directa o

indirectamente, con nuestra organización. Estos actores poseen un interés común que

los aglutina y que incide sobre la organización, ya sea de manera positiva o negativa.

La importancia de elaborar un correcto mapa de públicos radica en que es la piedra

angular para sentar la elaboración del mapa de invitados. El mapa de invitados nos

permitirá jerarquizar los asistentes a un evento y otorgar a cada uno el trato y lugar que

corresponde.

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Ejemplo de mapa de invitados para la inauguración de un hotel 5 estrellas.

Mapa de Invitados – Inauguración Hotel 5 Estrellas

GOBIERNO NACIONAL Sr. Presidente de la Nación, Dr. Nestor

Kirchner

Sr. Vicepresidente de la Nación,…

Sr. Ministro de Economía,…

Sr. Secretario de Industria,…

Sr. Secretario de Turismo,…

(…se continúa con el listado de funcionarios del Gobierno Nacional de interés…)

GOBIERNO PROVINCIAL Sr. Gobernador de la Provincia, Dr. José

Manuel de la Sota

Sr. Vicegobernador de la Provincia, …

Sra. Secretaria General de la

Gobernación,…

(…se continúa con el listado de funcionarios del Gobierno Provincial de interés…)

GOBIERNO MUNICIPAL Sr. Intendente de la Ciudad, Dr. Luis Juez

(…se continúa con el listado de funcionarios del Gobierno Municipal de interés…)

CAMARAS EMPRESARIALES Pte. Cámara de Comercio … (Nombre y

Apellido)

Pte. Cámara de Turismo…

Pte. Cámara de la Construcción…

(…se continúa con el listado de las Cámaras de interés…)

CUERPO DIPLOMÁTICO (Nominar a los Sres. Embajadores y

Cónsules a invitar)

ENTIDADES EMPRESARIAS (Nominar a los Sres. Empresarios o

representantes de las entidades del sector

y de interés a invitar)

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MEDIOS DE COMUNICACIÓN (Nominar a los Representantes de los

medios de comunicación a invitar)

FUERZAS ARMADAS Y DE SEGURIDAD (Nominar a los Representantes del

Ejército; Fuerza Armada, Fuerza Aérea,

Policía Federal, Policía Provincial y

Gendarmería Nacional.) )

PÚBLICO DE INTERÉS EN GENERAL (Nominar a las personas a invitar)

(El listado de invitados puede continuar, dependiendo a quiénes y a cuántos se quiera

invitar. Siempre se debe nominar los invitados para detallar el mapa de invitados)

2) Agenda de Prensa: como dijimos todo evento tiene por finalidad comunicar algo.

Existirán casos en que sea necesaria la concurrencia de la prensa para satisfacer los

objetivos propuestos. Es por ello que debemos contar con un soporte que nos permita

conocer detalladamente a cada uno de los actores que forman agenda pública. Nuestra

agenda de prensa debe categorizar a los medios según aspectos de territorialidad,

cobertura, temática, etc.

A continuación se presenta un ejemplo de la agenda de medio de la Ciudad de Las

Varillas.

MEDIOS LOCALES

Medio Gráfico:

EL HERALDO – PERIODICO PARROQUIAL

Director: Pbtro. Raúl Martini

Jefe de Redacción: Gustavo Pirra.

E-mail: [email protected]

Tel/Fax: 03533 – 420319.

Periodicidad: semanal.

mailto:[email protected]

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Zona de Influencia: zona sur del Departamento San Justo y parte del Departamento Río

Segundo.

Temática: completa cobertura local y regional.

Medios Televisivos:

STV2 – COOPERATIVA DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y OTROS SERVICIOS PÚBLICOS LAS

VARILLAS LIMITADA.

E-mail: [email protected]

Tel/fax: 03533-422070.

Zona de Influencia: Ciudad de las Varillas.

Programación: informativos, programas deportivos, culturales y de interés general.

Medios Radiales:

RADIO SIGNOS – FM 92.3

Directora: Silvina Pizzi.

Tel/Fax: 03533-422734.

Zona de Influencia: Ciudad de las Varillas y zona.

Programación: informativos, programas deportivos, culturales, de interés general y

realidad local.

RADIO IDENTIDAD – FM 94.5

Director: Laura Torres.

Tel/Fax: 03533-420098.



realidad local.

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RADIO REGIONAL – FM 98.1

Director: Edgardo Sema.

Tel/Fax: 03533-420040.



realidad local.

La importancia de la Agenda de Medios radica en que nos permitirá una rápida

evaluación de los medios que pueden otorgar difusión nuestro evento. Con ellos los

jerarquizaremos e invitaremos a participar de la acción comunicacional. Al realizar esto

habremos elaborado nuestro mapa de prensa, que no es otra cosa que la selección de

medios que deseamos cubran nuestro evento.

Siguiendo el ejemplo del Hotel 5 Estrellas, presentamos un mapa de medios:

Mapa de Prensa – inauguración hotel 5 estrellas.

PRENSA INTERNACIONAL

TELEVISIVA

RADIAL

GRÁFICA

(Nomina de medios internacionales a

invitar)

Ej: CNN, PEOPLE & ART, …

Ej: Radio Chile…

Ej: Diario el País,...

(entre tantos medios gráficos, radiales o televisivos, de interés y afines que se quiera

invitar).

PRENSA NACIONAL

TELEVISIVA

RADIAL

GRÁFICA


invitar)

Ej: Canal América, Canal 13, …

Ej: Radio Nacional, Radio Mendoza,…

Ej: Diario Clarin, Revista Gente...

(entre tantos medios gráficos, radiales o televisivos, de interés y afines que se quiera

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invitar).

PRENSA PROVINCIAL, REGIONAL Y LOCAL

TELEVISIVA

RADIAL

GRÁFICA


invitar)

Ej: Canal 12, Canal 10,, …

Ej: Radio LV2, Cadena 3,…

Ej: Diario La Mañana de Córdoba, Revista

Punto a Punto,...

(El listado de presa debe continuar dependiendo a quienes y a cuantos se pueda

invitar.)

3) Agenda de Soporte: esté instrumento es un arma vital para el organizador de

eventos. En él se atesoran los contactos y referencias logrados a lo largo de la actuación

profesional. Debe ser una herramienta que permita obtener, rápidamente, el principio

de solución a nuestros problemas. Es nuestra guía de proveedores personalizada, de

acuerdo a nuestras preferencias de trabajo.

Nunca deben faltar contactos de abogados, empresas de comidas, sonido e iluminación,

colegas, especialistas en diferentes disciplinas, casas de regalos, hoteles, salones,

trasportes, decoración, etc. En definitiva de todos aquellos contactos necesarios para

realizar exitosamente nuestro trabajo, cualquiera sea la rama de la organización de

eventos a la que nos dediquemos.

4) Listado básico de pasos presentes en un evento: como ya explicáramos

anteriormente cada organizador de eventos tiene una columna vertebral de trabajo; la

cual elabora de acuerdo a la rama donde se especializa. Aquí presentamos un modelo

aplicable a la gestión de la mayoría de los eventos públicos y empresariales.

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ESQUEMA BÁSICO PARA EL DESARROLLO DE UNA CEREMONIA

Armado y Preparación

Recepción de Invitados

Traslado de Invitados

Ubicación de Invitados y Autoridades

Apertura del Acto

Breve Reseña de qué se Trata

Lectura de las Autoridades Presentes

Ingreso de la Bandera o Banderas de Ceremonia

Entrada de Banderas

Izamiento de la Bandera

Entonación del Himno o Himnos Nacionales

Lectura de Agradecimientos, Salutaciones o Adhesiones

Palabras Alusivas

Firma de Decretos, Convenios o Tratados: previa lectura de los firmantes.

Entrega de Obsequios, Diplomas o Medallas

Bendición

Retiro de Banderas

Corte de Cintas, Descubrimientos de Placas

Finalización del Acto

Lunch o Agasajo (si correspondiese)

eventos i. comunicaciÓn y marco …...exitosamente, un evento de cualquier tipo. expectativas de...

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