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JOSÉ ANTONIO VELASCO CONTRERAS VECA741207MS7 Andador Plutarco Elías Calles MZ-B Casa 6-ACol. Ejército Constitucionalista C.P. 09220, Delegación Iztapalapa, México, Distrito Federal
ESTUDIO PARA LA MEJOR EXPLOTACIÓN DE LOS DATOS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE CALIDAD EN LA INSCRIPCIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN, DE TAL FORMA QUE PERMITA ESQUEMAS ADICIONALES DE MUESTREO PARA LAS VERIFICACIONES A LOS PROCESOS OPERATIVOS DE CONTROL ESCOLARA PRIMER ENTREGABLE DE CUATRO
DIAGNÓSTICO SOBRE EL PROCESO DE SUPERVISIÓN, INSCRIPCIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN. PROPUESTA DE MEJORA PARA ASEGURAR LA INFORMACIÓN.
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ÍNDICE
Situación actual
Diagnóstico
Propuesta de Mejora
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A continuación se describen los procesos que tiene el Instituto Nacional para la
Educación de los Adultos (INEA) referente a la inscripción, acreditación y
certificación, la cual es soportada por el Sistema Integral de Calidad en la
Inscripción, Acreditación y Certificación (SICIAC). En breve se presenta el sistema.
1.- Objetivo
Transparentar y facilitar los procesos de verificación de inscripción, acreditación y
certificación.
2.- Insumos
Guía para la operación del Programa CIAC.
Indicadores con sus Factores Críticos de Calidad (FCC)
Factores Críticos de Calidad con los Criterios que los determinan
Plantillas de Instrumentos de Observación
Directorio de Enlaces de la UCIAC a nivel nacional
Metas de verificación para indicadores del MEI
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Factores Críticos de Calidad y el impacto o riesgo que representan
Indicador Alto riesgo Mediano riesgo Bajo riesgo
1.- EXPEDIENTES
DE INSCRIPCION
(MEI)
1.- Educando sin expediente 5.- Sin comprobante de
estudios
4.- Aplicación de tabla de
equivalencias incorrecta
2.- Expediente del educando
incompleto
7.- El educando entregó
fotografía y no ha recibido
credencial
3.- Llenado incorrecto de
formatos que conforman la
entrevista inicial
6.- Comprobante de estudios
incorrecto
8.- Captura incorrecta de los
datos del educando en el SASA
2.- SEDES DE
APLICACIÓN (MEI)
9.- No se presentó el aplicador 13.- Abren la Sede de
aplicación con retraso
10.- No se presentaron los
educandos
15.- En la Plaza
Comunitaria no estaba
presente el Apoyo Técnico
11.- No se presentaron el
aplicador y los educandos
12.- Cambio de horario y/o fecha
y/o domicilio
14.- La sede estaba cerrada
(incluye Plaza Comunitaria)
3.- EXÁMENES EN
PAPEL
16.- Aplicación de Exámenes con
material incompleto
21.- Presentación de examen
incorrecta
20.- Firma del educando
incorrecta
19.- El examen solicitado no
corresponde al módulo que
estudio el educando
26.- El aplicador no cumple con
los criterios para revisar
evidencias
23.- La hoja de avances es
firmada durante la
aplicación
22.- Educando presenta
examen sin haberlo
solicitado
27.- El aplicador no llena todos
los datos de la hoja de Registro
de Evidencias
24.- El aplicador permite la
presencia de personas
ajenas a la aplicación
25.- El aplicador no porta a
la vista su credencial del
INEA
30.- Captura incorrecta de la hoja
de respuestas en el SASA
(verificar en CZ)
28.- El aplicador no registra
los datos de la aplicación en
la Hoja de Avances
29.- El aplicador no
mantiene control y orden
durante la aplicación
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Indicador Alto riesgo Mediano riesgo Bajo riesgo
4.- EXÁMENES EN
LINEA (MEI)
32.- Presentación de examen
incorrecta
31.- El educando presenta
examen sin contar con
correo electrónico
34.- El aplicador no porta a
la vista su credencial del
INEA
36.- Cancelación de la aplicación
de los exámenes en línea al
momento de la verificación
33.- La hoja de avances es
firmada durante la
aplicación
35.- El aplicador no cumple
correctamente con sus
funciones durante la
aplicación
5.- MATERIAL DE
EXÁMENES
38.- Existen baterías de
exámenes NO UTILIZADAS
37.- No existe soporte
documental de recepción de
batería(s) de examen(es)
39.- Existen baterías de
exámenes UTILIZADAS
40.- Devolución incorrecta
de batería(s) de examen(es)
6.- EXPEDIENTES DE
UCN’s (MEI)
41.- Educando sin expediente 49.- Boletas con materias
curriculares reprobadas que
se consideran válidas
42.- Expediente del educando
incompleto
43.- Sin documento de identidad
44.- Sin fotografía
45.- Fotografía no conforme
46.- Sin reporte de calificaciones
47.- Sin comprobante de estudios
48.- Comprobante de estudios
incorrecto
50.-Captura incorrecto de los
datos del educando en el SASA
7.- CERTIFICADOS Y
CERTIFICACIONES
51.- Cancelación del Certificado o
Certificación
52.- Entrega incorrecta del
Certificado o Certificación
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3.- Cómo está integrado proceso de información.
MUESTRA
ESTADÍSTICA CATÁLOGOS
SASA
SICIAC
LISTADO A
VERIFICAR
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Módulos que tiene el sistema SICIAC.
Tomando como base la meta, genera la muestra estadística con la información del SASA y se obtienen los listados para verificar los cada uno de los indicadores*.
* La cédula aplicación exámenes genera el
listado para los indicadores Sedes de
aplicación y Exámenes en papel.
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4.- Beneficios.
Permite:
o Planificar el trabajo de verificación mes con mes
o Transparentar el trabajo de verificación, ya que no es posible cambiar la muestra.
o Los verificadores capturan lo observado de acuerdo a los listados obtenidos
o Conocer el estado que guardan los procesos de Incorporación; Acreditación y Certificación
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5.- Impacto en las actividades asignadas.
El trabajo más intenso va a radicar en el análisis de los resultados de la
verificación, como:
o Principales no conformidades por coordinación de zona en el Estado y a nivel nacional.
o Seguimiento a la atención de las no conformidades por parte del área de Acreditación estatal
Cambio en:
o Factores Críticos de Calidad
o Indicadores
o Normas y procedimientos
o Recomendaciones para la actualización de la información.
CICLO DE OPERACIÓN DEL SISTEMA SICIAC
La dirección electrónica para entrar al Sistema es:
http://siciac.inea.gob.mx
Al escribir en el espacio correspondiente el usuario y contraseña se
despliega la siguiente pantalla.
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El usuario y la contraseña fueron asignados por la DAS-SNEA, las
modificaciones que se requieran deben ser solicitadas por escrito a la DAS-SNEA.
Se debe seleccionar la entidad que corresponda al Enlace y verificadores
de la UCIAC, de acuerdo al usuario y contraseña utilizada.
Después de seleccionar el estado, ya se puede empezar a trabajar con cada una de las cédulas de los indicadores.
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Las cédulas, contienen las opciones relacionadas con la verificación de cada indicador.
Para generar el listado con la muestra a verificar, se elige la primera opción
La información que despliega es la siguiente:
La muestra por indicador considera el total de coordinaciones de zona en el
IEEA o DEEA.
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Una vez seleccionada la coordinación de zona, se elige la Acción Generar Cedula:
Aparece la siguiente pantalla:
Para crear la cédula se debe primero seleccionar al verificador que va a
atender esta actividad.
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Una vez seleccionado el Verificador se debe elegir Crear Cédula
Al crear la Cédula el sistema regresa a esta pantalla:
La coordinación de zona seleccionada se elimina de la lista, para crear solo una Cédula por Coordinación.
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Para tener acceso a las Cédulas creadas, del Indicador Cedula de Inscripciones se debe seleccionar la opción Expedientes por Verificar
Al seleccionar Expedientes por verificar se despliega esta pantalla
Para ver e imprimir la cédula elaborada, seleccionar la acción Imprimir de la
Coordinación de zona a verificar.
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Al seleccionar Expedientes por verificar - Imprimir se despliega esta pantalla.
Este listado es la “orden” de trabajo para el verificador en este Indicador. Los resultados de la verificación se seleccionan en esta pantalla, de
acuerdo a los Factores Críticos de Calidad identificados en el Instrumento de Observación
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Cuando se han señalado en la Cédula los resultados de la verificación se selecciona, guardar.
Se pueden elegir todos los FCC que se hayan identificado en un
expediente.
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Al guardar la Cédula el sistema regresa a la pantalla de Expedientes por verificar, ya no se despliega en la lista la Cédula guardada.
Para tener acceso a la Cédula guardada, se debe seleccionar la opción
Expedientes verificados, que se muestra a continuación.
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El acceso a la Cédula se puede realizar mediante la Acción Consulta /
Editar
Al entrar a Consultar / Editar se despliega la siguiente pantalla, en donde todavía se puede modificar la información capturada.
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Al Seleccionar Cerrar, ya no se pueden hacer modificaciones a la Cédula ya que esta pasa a la opción Históricos, donde solo se puede consultar
Las Cédulas Cerradas pasan a la opción Históricos donde pueden ser
consultadas.
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Las Cédulas en la opción Históricos se despliegan de esta manera
Para apoyar en el seguimiento al trabajo asignado a la UCIAC por indicador se incluye en el sistema la opción Metas/Logros
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1.- Introducción
La Dirección de Acreditación y Sistemas (DAS) es responsable de supervisar la
aplicación de la normatividad en los procesos de Inscripción, Acreditación y
Certificación en los Institutos Estatales y Delegaciones del INEA; además de la
construcción de los criterios e instrumentos de evaluación para su aplicación y
calificación en la educación básica.
Con el objetivo de mejorar la calidad en estos procesos, es necesario contar con
lineamientos que determinen las actividades de verificación bajo los principios de
representatividad, confiabilidad y continuidad.
Para este fin, ponemos a su disposición la presente Guía para la Operación del
Programa CIAC que contiene los procedimientos para realizar correcta y
completamente las verificaciones de los siete Indicadores con sus respectivos
Factores Críticos de Calidad (FCC), los cuales fueron implementados para medir la
operación de los tres procesos mencionados.
En cada uno de los Institutos Estatales y Delegaciones del INEA existe una Unidad
en Calidad (UCIAC), quién será responsable de realizar las actividades de
verificación a los siete Indicadores.
2.- Marco Normativo
Normas de Control Escolar relativas a la Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Básica para Adultos (INEA)/marzo 2010.
Reglas de Operación del Programa Atención a la Demanda de Educación para Adultos (INEA) y Modelo de Educación para la Vida y el Trabajo (INEA).
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3.- Objetivo
Mejorar la calidad en la operación de los tres procesos, que redunde en un servicio
responsable a los jóvenes y adultos que inicien o concluyan su educación básica en
el INEA.
4.- Procedimientos de Verificación
a) Aspectos generales
La DAS determina la meta anual en Expedientes de Inscripción, Sedes de Aplicación, Exámenes en Línea y Expedientes de UCN´s, misma que se informará a la Unidad en Calidad.
Con respecto a la meta anual de Sedes de Aplicación, el Enlace Estatal seleccionará mensualmente de forma aleatoria las sedes a verificar, incluyendo Plazas Comunitarias, de acuerdo con la programación presentada en el SASA
La UCIAC registrará en los Instrumentos de Observación correspondientes los elementos no acordes con la norma, con sus respectivos FCC, detectados en las verificaciones realizadas.
Para el punto anterior, la UCIAC se debe apoyar en el documento “Criterios
para determinar los FCC´s de los Indicadores verificados”, en donde se enumeran por Indicador los FCC con sus respectivos criterios para identificar algún expediente, documento, o situación como no acorde con la norma.
La información recabada por los verificadores se debe turnar al Enlace
Estatal para su concentración en el Listado de no Conformidades, quién lo enviará mensualmente a la DAS y al Responsable de Acreditación Estatal en los 2 primeros días hábiles del siguiente mes al que se realizó la verificación, de acuerdo al cronograma remitido por la DAS.
El Enlace Estatal elaborará y enviará a la DAS el Informe Trimestral
correspondiente en los tres días hábiles posteriores al término del trimestre, en el cual se concentrará la información de los listados de no
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conformidades de los meses que comprenden ese trimestre. La suma de las no conformidades de los tres listados mensuales, debe coincidir con las que se reportan en el Informe trimestral.
Para determinar el número de visitas de verificación a cada una de las
Coordinaciones de Zona, se tomará en cuenta el siguiente criterio:
Para Estados que tengan de 4 a 14 se verificarán todas cada trimestre.
Para Estados que tengan de 15 a 37 se verificarán todas cada semestre.
Para tal efecto, se consultará la tabla anexa denominada “Organización de visitas
de verificación a C.Z. y área de Acreditación estatal”.
b) Indicadores a verificar
La verificación a los siete Indicadores se realizará como sigue:
Indicador 1. Expedientes de Inscripción.
Se verifica en Coordinación de Zona la integración de los Expedientes físicos y su
captura en el SASA.
El cumplimiento de la meta anual de este Indicador, se llevará a cabo de acuerdo
con los siguientes porcentajes trimestrales:
En cada uno de los trimestres se verificará el 25% de la meta anual.
Se deberán respetar los porcentajes de verificación trimestrales, ya que con ello se
garantiza la representatividad y objetividad de la información que se obtenga.
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Para la organización de las verificaciones se deberá tomar en cuenta el número de
Coordinaciones de Zona y las visitas que corresponden en el año, lo que permitirá
tener un control correcto del mes en el que se realiza la verificación. La siguiente
visita deberá partir del mes en que se hizo la verificación anterior.
Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento de
Observación “Expedientes de Inscripción”.
Programa para la verificación de Expedientes de Inscripción
Mes a verificar Mes en que se
verifica Mes a verificar
Mes en que se
verifica
Enero Febrero Julio Agosto
Febrero Marzo Agosto Septiembre
Marzo Abril Septiembre Octubre
Abril Mayo Octubre Noviembre
Mayo Junio Noviembre Diciembre
Junio Julio Diciembre Enero
Nota.- A efecto de iniciar la verificación de este Indicador, se deberán remitir al
Instructivo para la obtención del listado de expedientes de Educandos Incorporados
a verificar.
Indicador 2. Sedes de Aplicación.
Se verifican las causas o motivos por los cuales se cancelan las aplicaciones de
exámenes.
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El cumplimiento de la meta anual se llevará a cabo de acuerdo con los siguientes
porcentajes trimestrales:
En cada uno de los trimestres se verificará el 25% de la meta anual.
Se deberán respetar los porcentajes de verificación trimestrales, ya que con ello se
garantiza la representatividad y objetividad de la información que se obtenga.
En caso de identificar alguna Sede no programada, se podrá sustituir por una que
ya estuviera seleccionada.
Se deberán visitar Sedes de Aplicación ubicadas en zonas rurales, semiurbanas y
urbanas. Lo anterior, a efecto de conocer el panorama estatal en todos los niveles
sociales del estado con relación a este Indicador.
Criterios para determinar visitas mensuales a Sedes de Aplicación.
Para los Institutos Estatales y Delegaciones del INEA con menos de 10
Coordinaciones de Zona (geográficamente pequeños), será obligatorio utilizar la
Tabla para el Cálculo Mensual, basada en la fórmula del PPT (Probabilidad
Proporcional al Tamaño), para la selección de Sedes de Aplicación a verificar. Lo
anterior, tomando en consideración que es viable que se puedan visitar Sedes que
resulten aleatoriamente seleccionadas ya que las distancias son cortas y por lo tanto
el tiempo para llegar a ellas no resulta excesivo.
En el caso de no resultar seleccionadas sedes en Plazas Comunitarias, después de
la aplicación de la Tabla, estás se deben sustituir por las sedes con el menor número
de exámenes programados. Lo anterior, a efecto de avanzar en la meta anual de
Exámenes en Línea.
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Para los Institutos Estatales y Delegaciones del INEA con más de 10
Coordinaciones de Zona (geográficamente y/o relativamente grandes), será
opcional el uso de la Tabla para el Cálculo Mensual; es decir, dependerá de la
extensión de su territorio y los problemas sociales y/o de inseguridad.
En el caso de decidir no utilizarla, se deberá justificar a la DAS las causas de ello.
Es importante recordar que el objetivo de la verificación a este Indicador es conocer
a nivel estatal su comportamiento operativo, y para ello es necesario visitar Sedes
de aplicación y Plazas Comunitarias en todas las Coordinaciones de Zona; por lo
que, en caso de tomar la decisión de no emplear la mencionada Tabla, se deberá
seguir la siguiente estrategia:
Distribuir en forma mensual la meta trimestral. Definir cuales sedes se van a visitar mensualmente. Definir en cuales Coordinaciones de Zona se visitarán esas sedes. En el siguiente mes, se visitarán sedes en diferentes Coordinaciones de
Zona a las del mes anterior. Repetir lo anterior trimestre a trimestre.
Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizarán los Instrumentos
de Observación “Evento de Aplicación de Exámenes” y “Evento de Aplicación de
Exámenes. Plaza Comunitaria”.
Indicador 3. Exámenes en Papel.
Se verifica el desempeño del Aplicador de Exámenes en la aplicación de exámenes.
Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento de
Observación “Evento de Aplicación de Exámenes” y/o “Evento de Aplicación de
Exámenes Plaza Comunitaria”.
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Indicador 4. Exámenes en Línea.
Se verifica el desempeño del Aplicador de Exámenes y del Apoyo Técnico en la
aplicación de exámenes.
El cumplimiento de la meta anual se llevará a cabo de acuerdo con los siguientes
porcentajes trimestrales:
En cada uno de los trimestres se verificará el 25% de la meta anual.
Se deberán respetar los porcentajes de verificación trimestrales, ya que con ello se
garantiza la representatividad y objetividad de la información que se obtenga.
Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento
de Observación “Evento de Aplicación de Exámenes Plaza Comunitaria”.
En el Instrumento de Observación “Evento de Aplicación de exámenes Plaza
Comunitaria” y en el Listado mensual de no conformidades (en el apartado
Observaciones), se deberán reportar aquellas situaciones irregulares que no están
consideradas en los factores críticos de calidad de este Indicador, como por
ejemplo: Utilización de claves de otro aplicador para entrar al Sistema en la
aplicación de exámenes en línea. En este caso, se deberá indicar la Coordinación
de Zona y la Sede donde se presentó esta situación.
Indicador 5. Material de Exámenes (Baterías de exámenes).
Se verifica en Coordinación de Zona la recepción y devolución de este material al
Instituto Estatal y Delegación del INEA; así como su existencia física.
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Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento de
Observación “Material de Exámenes (Baterías de exámenes)”.
Indicador 6. Expedientes de UCN´s.
Se verifica en Coordinación de Zona y, en su caso, en Acreditación Estatal la
integración de los Expedientes físicos y su captura en el SASA.
El cumplimiento de la meta anual se llevará a cabo de acuerdo con los siguientes
porcentajes trimestrales:
En cada uno de los trimestres se verificará el 25% de la meta anual.
Se deberán respetar los porcentajes de verificación trimestrales, ya que con ello se
garantiza la representatividad y objetividad de la información que se obtenga.
En caso de que en la Coordinación de Zona no se encuentren los expedientes,
debido a que fueron enviados al Instituto Estatal o Delegación del INEA para la
emisión de los Certificados, se deberán considerar como parte del logro, siempre y
cuando la Coordinación de Zona muestre el comprobante de envío.
Los Usuarios que Concluyen Nivel (UCN´s) son aquellos educandos que han
acreditado la totalidad de sus exámenes y que tienen derecho a la emisión de su
Certificado.
Para la organización de la verificación se debe tomar en cuenta el número de
Coordinaciones de Zona y las visitas que corresponden en el año, lo que permitirá
tener un control del mes en el que se lleva a cabo.
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Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento de
Observación “Expedientes de UCN´s”
Programa para la verificación de Expedientes de UCN´s
Mes a verificar Mes en que
se verifica
Mes a verificar Mes en que
se verifica
Octubre Febrero Abril Agosto
Noviembre Marzo Mayo Septiembre
Diciembre Abril Junio Octubre
Enero Mayo Julio Noviembre
Febrero Junio Agosto Diciembre
Marzo Julio Septiembre Enero
Nota.- A efecto de iniciar la verificación de este Indicador, se deberán remitir al
Instructivo para la obtención de expedientes de Usuarios que Concluyeron Nivel
(UCN´s).
Indicador 7. Certificados y Certificaciones Entregados y
Cancelados.
Se verifica en el área de Acreditación Estatal la existencia de acuses de recibido de
los Certificados y Certificaciones entregados, y que éstos estén correctamente
requisitados. En el caso de los Certificados y Certificaciones cancelados, se
identifican las causas que originaron su cancelación.
La cifra de los Certificados y Certificaciones Entregados y Cancelados verificados y
reportados en el Informe Trimestral en la sección “Captura de No Conformidades”,
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debe ser igual a la suma de los Entregados y Cancelados que se reportan en la
sección “Meta-logro” (ubicados por separado).
Los Certificados y Certificaciones Cancelados reportados como verificados en
“Meta-logro”, se deben considerar como no acordes con la norma y se deben sumar
a los Certificados y Certificaciones Entregados no acordes y reflejar en la sección
del Informe trimestral “Captura de no conformidades”.
Para registrar los elementos no acordes con la norma, se utilizará el Instrumento de
Observación “Certificados y Certificaciones Entregados y Cancelados”.
Programa para la verificación de Certificados y Certificaciones Entregados y
Cancelados
Mes a
verificar
Mes en que se
verifica Mes a verificar
Mes en que se
verifica
Enero Febrero Julio Agosto
Febrero Marzo Agosto Septiembre
Marzo Abril Septiembre Octubre
Abril Mayo Octubre Noviembre
Mayo Junio Noviembre Diciembre
Junio Julio Diciembre Enero
Nota.- A efecto de iniciar la verificación de este Indicador, se deberán remitir al
Instructivo para la obtención del listado de Certificados y Certificaciones Entregados
y Cancelados.
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5.- Funciones
Dirección de Acreditación y Sistemas.
Asesora permanentemente a la UCIAC con relación al Programa CIAC.
Integra los Listados mensuales de no conformidades enviados por la UCIAC.
Analiza el Informe Trimestral enviado por la UCIAC donde se reportan cifras
de los elementos verificados y los no acordes con la norma, a efecto de
determinar el nivel de cumplimiento de metas y el respectivo comportamiento
de los siete Indicadores, que son el parámetro de medición de los procesos
de Inscripción, Acreditación y Certificación.
Concentra los listados mensuales con los elementos corregidos enviados por
el área de Acreditación y realiza la medición del impacto de las medidas de
solución implementadas para solventarlas.
Elabora el Informe Ejecutivo Trimestral y lo envía a los Directores Generales
de los Institutos Estatales y Delegados Estatales del INEA.
Enlace Estatal
Concentra y envía mensualmente a la DAS y al Responsable de Acreditación
Estatal los Listados de las no conformidades resultantes de las verificaciones
a los siete Indicadores.
Elabora el Informe Trimestral y lo envía al Director del Instituto o Delegado
del INEA y a la DAS.
Verificador
Observa, registra y reporta al Enlace Estatal, mediante los Instrumentos de
observación, los elementos no acordes con la norma detectados en la
verificación a los siete Indicadores.
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6.- Actividades
Enlace Estatal
1. Planea la logística de las verificaciones a realizar mensual y trimestral.
2. Selecciona Sedes de Aplicación por PPT o por aplicación de estrategia.
3. Obtiene los listados de los Expedientes de Inscripción, de UCN´s y Certificados y Certificaciones Entregados y Cancelados de las Coordinaciones de Zona a verificar.
4. Identifica las Sedes Programadas de última hora para considerarlas en las verificaciones.
5. Concentra la información de las verificaciones realizadas.
6. Envía al Área de Acreditación Estatal y a la DAS los listados mensuales de las no conformidades.
7. Elabora los informes trimestrales correspondientes y los envía al Director del Instituto o Delegado del INEA y a la DAS.
8. Informa al Área de Acreditación Estatal y a la DAS las problemáticas extraordinarias detectadas en las verificaciones.
9. Capacita permanentemente a los verificadores, respecto de los cambios a la Metodología del programa CIAC y de
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DAS
1. Asesora telefónicamente o por vía electrónica a la UCIAC.
2. Envía a la UCIAC la meta anual de los Indicadores a verificar.
3. Recibe de la UCIAC los listados mensuales de no conformidades.
4. Recibe de los Responsables de Acreditación Estatal los listados mensuales con los elementos corregidos y con sus respectivas medidas de solución.
5. Compara y analiza la información enviada por la UCIAC y por el Responsable de Acreditación Estatal (seguimiento).
6. Determina el comportamiento operativo trimestral de los procesos de Inscripción, Acreditación y Certificación a nivel Estatal y Nacional.
7. Elabora y envía a Directores Generales o Delegados los Informes Ejecutivos Trimestrales.
8. Realiza visitas de seguimiento a las UCIAC´s. 9. Realiza reuniones de Actualización con las UCIAC´s.
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las modificaciones a la normatividad de los procesos de Inscripción, Acreditación y Certificación.
Verificador
1. Identifica, registra y reporta en los instrumentos correspondientes, los elementos no acordes con la norma detectados en sus verificaciones.
2. Entrega el original de los Instrumentos al Enlace Estatal y una copia a la CZ y al Área de Acreditación Estatal, que contienen los elementos por corregir.
3. Informa a la CZ y al Enlace Estatal de cualquier problemática extraordinaria que se haya presentado en las verificaciones.
Coordinación de
Zona
1. Proporciona al verificador la documentación e información necesarias para las actividades a desarrollar en la CZ.
2. Corrige las no conformidades de acuerdo a lo implementado por el Área de Acreditación Estatal y en el plazo determinado le informa los avances en la solución.
7.- Sistema Documental
Documentos
Guía para la Operación del Programa CIAC.
Criterios para determinar los FCC´s de los Indicadores verificados.
Instrumentos de observación.
Listados mensuales de no conformidades.
Plantilla del Informe Trimestral.
Tabla para el cálculo mensual de sedes a verificar, basada en la fórmula del
PPT (Probabilidad Proporcional al Tamaño.
Instructivos para el llenado de formatos.
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8.- Esquema Organizacional
Dirección de Acreditación y Sistemas
Envía a la Unidad en Calidad la meta anual de cuatro
de los siete Indicadores: Expedientes de Inscripción,
Sedes de Aplicación, Exámenes en Línea y Expedientes
de UCN´s y el Sistema Documental del Programa CIAC
(Guía de Operación, Criterios de Factores Críticos de
Calidad, Instrumentos, Plantillas, Instructivos, etc.).
Elabora trimestralmente el Informe Ejecutivo y lo envía
a Institutos y Delegaciones
Mantiene constante comunicación con la Unidad en
Calidad (UCIAC), a efecto de apoyarlo en sus funciones
y pueda realizar un mejor trabajo.
Unidad en Calidad
Recibe de la DAS las metas anuales de los Indicadores
arriba señalados y el Sistema documental del
Programa CIAC.
El Enlace Estatal procede a la planeación de las
verificaciones a realizar mensualmente, en las que
incluye, además de las de los cuatro Indicadores con meta
anual, las de los otros tres Indicadores sin meta anual:
Exámenes en Papel, Material de Exámenes y Certificados
y Certificaciones.
Sí es el caso, determina por Probabilidad Proporcional al
Tamaño (PPT) las Sedes de Aplicación a verificar
mensualmente.
Obtiene del SASA los listados de Expedientes de
Inscripción, de UCN´s y Certificados Entregados y
Cancelados de las Coordinaciones de Zona a verificar.
Recibe del verificador los Instrumentos de Observación e
integra los listados mensuales de no conformidades y los
envía al área de Acreditación Estatal y a la DAS.
Integra las cifras mensuales de los elementos verificados
y los no acordes con la norma en su Informe Trimestral y
lo envía a la DAS.
El verificador procede a realizar las verificaciones de los
siete Indicadores en Coordinaciones de Zona, Sedes de
Aplicación, Plazas Comunitarias y Acreditación estatal,
utilizando para ello los Instrumentos de Observación.
Informa y entrega dichos instrumentos al Enlace Estatal
para la correspondiente integración y elaboración de los
listados mensuales e informes trimestrales.
Coordinación de Zona, Sede de Aplicación, Plaza
Comunitaria y Acreditación Estatal
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DIAGNÓSTICO SOBRE EL PROCESO DE SUPERVISIÓN, INSCRIPCIÓN,
ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN
Este proceso depende directamente de la Dirección de Acreditación y Sistemas
(DAS), es el responsable de la supervisión de la normatividad aplicada en los
procesos de Inscripción, Acreditación y Certificación en los Institutos Estatales y
Delegaciones del INEA y tiene como objetivo la mejora permanente de los antes
mencionados, que inciden directamente en la prestación del servicio educativo para
el beneficiario.
Para medir el desempeño de los procesos se cuenta con diversos criterios e
instrumentos de evaluación que son aplicados en las sedes de aplicación instaladas
en las Delegaciones e Institutos Estatales.
Los procesos tienen como objetivo la verificación de los siete Indicadores y sus
respectivos Factores Críticos de Calidad (FCC).
Estos son los siete Factores Críticos de Calidad
1. Expedientes de Inscripción
2. Sedes de Aplicación
3. Exámenes en Papel
4. Exámenes en Línea
5. Material de Exámenes (Baterías de Exámenes)
6. Expedientes de UCN’s
7. Certificados y Certificaciones Entregados y Cancelados
Se realiza una verificación de manera aleatoriamente en las sedes de cada una de
las Entidades Federativos del Instituto, con forme a la meta anual de Sedes de
Aplicación que determina la DAS. Con el fin de registrar en los instrumentos de
observación los elementos no acordes con la norma con sus respectivos Factores
Críticos de Calidad que se encontraron en las verificaciones realizadas.
Al analizar los procesos de inscripción, acreditación y certificación, nos dimos
cuenta que hay algunos subprocesos como generadores de estadísticas, cuadros
comparativos, reportes de los muestreos, etc., que durante su construcción son muy
lentos y demasiado tediosos por lo que la pérdida de tiempo sobrepasa la operación.
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A continuación se enlistan algunos de los subprocesos que se analizaron y que en
los cuales se puede reducir el tiempo de construcción facilitando la oportuna toma
de decisión y el mejor aprovechamiento del personal para el análisis de información.
PROPUESTA DE MEJORA PARA ASEGURA LA INFORMACIÓN
Captura de dos exámenes por beneficiario, tanto en papel como en línea
Incluir en las muestras que se genera de exámenes en papel como en línea la clave del módulo que presentó el beneficiario
Modificar las cédulas de trabajo de exámenes en papel y en línea, para que se incluya el domicilio de la sede de aplicación
Incluir en la cédula de trabajo que se genera en Certificados y Certificaciones los datos de Nombre / RFE / FOLIO / LITERAL / NIVEL / TIPO/FECHA DE EMISIÓN
Modificar los tiempos establecidos para generar la muestra de certificados, a fin de que se puedan incluir certificaciones
Modificar la generación de reportes permitiendo mediante un combo la selección estatal o de las coordinaciones de zona que se requiera
Quitar la columna de porcentaje a los reportes
Habilitar dentro de los permisos para los enlaces estatales de la UCIAC, la generación de los reportes
Cuando se capturen dos o tres criterios de un FCC, que el sistema solamente considere una sola vez el FCC.
Que las cédulas de trabajo de las muestras de los Indicadores Expedientes de inscripción, Expedientes de Ucn´s y Certificados y Certificaciones contengan los nombres de los educandos en orden alfabético.
Que los reportes contengan el número de la CZ.
Que las cédula de trabajo que genera el SICIAC en Expedientes de inscripción; Expedientes de UCN y certificados y Certificaciones contenga la misma información que el SICIAC despliega en pantalla
En la opción de por verificar en cada uno de los indicadores, habilitar en la opción de exportar la posibilidad de exportar la cédula a un archivo de Excel, ahora solo permite exportar a PDF.
Rediseñar la Cedula existen de los procesos de UCN
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Después de haber revisado y analizado el proceso de inscripción, acreditación y
certificación de las Delegaciones e Institutos estatales, se llegó a las siguientes
mejoras que provocaran un mejor funcionamiento en los procesos así como de la
reducción del tiempo en los mismos y con calidad en la información.
Aplicación de dos exámenes por educando en sede ya sean en línea o papel
Actualmente se capturan los datos correspondientes a un beneficiario para la
realización de un solo examen el mismo día, si la aplicación del mismo es en una
sede de tipo Plaza Comunitaria este sería en línea y en el resto de los tipos sería
en Papel. Si un beneficiario quiera hacer dos exámenes ya sea en papel o en línea
en la misma sede de aplicación no se puede, para poder hacerlo tendría que
registrarse para otro día en alguna otra sede o en la misma, provocando un gasto
mayor al Instituto así como de la demora en los tiempo de certificación del educando
y de la reducción del rezago. Lo que se propone es que se modifique el proceso que
se tiene para que un beneficiario pueda realizar dos exámenes en papel o en línea
en el mismo día. Y así no sea necesario programar alguna otra fecha retrasando al
educando y elevando los costos de aplicación por la preparación de otra sede.
A continuación se muestra la imagen de la pantalla que hace la operación de registro
de los factores de calidad del educando que está presentando el examen, y es ahí
en donde se debe permitir el registro de varios factores de calidad.
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Incluir en las muestras que se genera de exámenes en papel como en línea la
clave del módulo que presentó el beneficiario.
Actualmente no se tiene la clave del módulo que presento el beneficiario provocando
el pleno desconocimiento de cuál es el módulo a presentar ya que esto provoca el
retraso en la búsqueda de la información y en la entrega de los resultados en los
muestreos, al agregar la clave del módulo hará más eficiente y rápido la búsqueda
de información así como la entregar de los resultados oportunos.
Modificar las cédulas de trabajo de exámenes en papel y en línea, para que se
incluya el domicilio de la sede de aplicación
Los formatos de las cédulas de trabajo no tienen información que es necesaria para
llevar acabo la logística de la aplicación de los exámenes, por lo que es importante
incluir este el tipo de dato referente al domicilio de la sede de aplicación por muchas
causas: para una mejor ubicación, planeación y logística de programación, este
cambio traerá como resultado la reducción de los tiempos en la programación y
visitas de las sedes y la administración de los recursos que se requieren para la
aplicación del mismo.
Incluir en la cédula de trabajo que se genera en Certificados y Certificaciones
los datos de Nombre / RFE / FOLIO / LITERAL / NIVEL / TIPO/FECHA DE
EMISIÓN
Las cédulas de trabajo que actualmente se utilizan no cubren las necesidades que
se presentan actualmente para el control, administración y manejo de información.
Se realizó un análisis para evaluar cuales son los datos que se requieren en este
tipo de cédula; los cuales son RFE, FOLIO, LITERAL, NIVEL, TIPO Y FECHA DE
EMISIÓN. Estos campos ayudaran en la administración de la aplicación de sedes
así como
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Modificar la generación de reportes permitiendo mediante un combo la
selección estatal o de las coordinaciones de zona que se requiera
En la actualidad se tiene un módulo que genera los reportes estatales o por
coordinación de zona y por periodo establecido uno por uno. Así es, se realiza por
cada una de las coordinaciones de un periodo específico y de cada una de las
entidades federativas. Este proceso es muy lento y provoca el retraso en otras
actividades que dependen de este informe. Por lo que se recomienda que se deben
generar todos los reportes de cada una de las coordinaciones de zona en una sola
exhibición. Además de generar todas las coordinaciones por estado se debe
generar un total por entidad federativa. Este proceso reducirá el tiempo en trabajo
permitiendo realizar un análisis más oportuno y eficiente. El impacto de esta
actividad es muy importante ya que esta es una actividad que requiere una semana
de trabajo la cual podría quedar hasta en 1 día.
Quitar la columna de porcentaje a los reportes
Actualmente se tienen variables columnas que representaban algunos indicadores
pero la misma operación está provocando cambios importantes en las estructuras
de los reportes por lo que al analizar esta cédula nos percatamos que el campo de
porcentaje ya no es necesario para este indicador por lo que recomendamos sea
eliminado del formato.
Habilitar dentro de los permisos para los enlaces estatales de la UCIAC, la
generación de los reportes
El sistema tiene su propia administración de usuarios permitiendo que estos solo
puedan tener acceso a lo correspondiente de su entidad federativa, existen varios
reportes que se generan mes a mes en áreas centrales los cuales son analizados y
posteriormente enviados a las entidades federativas para su revisión y validación.
Como se ha comentado están cambiando las formas o reglas de operación por lo
que se sugiere que este proceso lo vea directamente la entidad federativa que no
tenga que realizarse desde áreas centrales, para que esto pueda suceder se
requiere que se les dé permiso o se les habilite la opción a los usuarios en las
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entidades federativas y así puedan avanzar con la validación de información y no
se pierda el tiempo en ambas áreas por la espera de la generación de los mismos.
Cuando se capturen dos o tres criterios de un FCC, que el sistema solamente
considere una sola vez el FCC
Actualmente cuando se capturan dos o tres incisos de un Factor Critico de Calidad,
en el Sistema SICIAC, lo contabiliza en el reporte mensual como si fuera el total
osea dos o tres Factores Criticos de Calidad, ejemplo: en Acapulco Litoral se
capturaron 12 certificados/certificaciones: 1 sin incidencia, 5 con dos incisos y 6 con
un inciso del FCC 52 y en el reporte mensual se contabilizan 16, debiendo ser 12
FCC, tal como se ve en las siguientes imágenes.
Así es como lo muestra actualmente.
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Lo que se pide es que la sumatoria de los incisos se haga solo por una unidad osea
por cada uno de los Factores Críticos de Calidad y no se tomen en cuenta cada uno
de los incisos que pueda tener cada Factor. Esto es necesario porque el proceso de
evaluación que se tiene actualmente lo requiere de esta forma.
Que las cédulas de trabajo de las muestras de los Indicadores Expedientes de
inscripción, Expedientes de Ucn´s y Certificados y Certificaciones contengan
los nombres de los educandos en orden alfabético
Mucha de la información referente a los educandos que se muestra en el sistema
SICIAC, viene ordenada y organizada de acuerdo al dato de la sede o de la Entidad
Federativa y cuando el personal que aplica los exámenes al momento de realizar la
busque de un educando no aparece en orden alfabético ya que este dato no lo toma
en cuenta, provocando una pérdida de tiempo en la busque del mismo, lo que se
requiere que se ordene alfabéticamente los educando que aparecen en las
muestras de las cédulas de los expedientes de UCN’s y Certificados.
Esto reducirá el tiempo en la operación y un beneficio en el análisis de los datos y
en la aplicación y ejecución de los operativos.
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Que los reportes contengan el número de la CZ
Cuando analizamos la información que muestran los reportes de las cédulas
muestra en el sistema SICIAC nos percatamos que los coordinadores de zona
pierden el tiempo cuando tratan de vaciar la información en el sistema porque no
tienen los datos completos de las coordinaciones de zona, como son su nombre,
clave y domicilio, por lo que proponemos que sea colocado en todos los reportes en
los que aparezca el nombre de la coordinación de zona al menos traiga la clave del
mismo. Esto reducirá el tiempo de trabajo y la búsqueda de información porque no
se tiene a la mano un catálogo.
En la opción de POR VERIFICAR en cada uno de los indicadores, habilitar en
la opción de EXPORTAR la posibilidad de exportar la cédula a un archivo de
Excel, ahora solo permite exportar a PDF (VER IMÁGENES)
Un factor importante que se debe tener en cuenta es que en las sedes de aplicación
deben tener siempre la información actualizada y para ello deben contar con todos
los instrumentos necesario para llevar a cabo la planeación, programación y
ejecución de la aplicación de exámenes por lo que es muy importante contar con
herramientas que faciliten el uso de la información. Uno de los módulos del Sistema
SICIAC tiene la función de importar la información pero esta no puede importar a un
formato conocido como Excel, este es de uso común en la operación por lo que
vimos necesario que los instrumentos que se mencionan se puedan importar al
Excel.
Rediseñar la Cédula de los indicadores de Expedientes de Inscripción y
UCN’s.
Se realizó un análisis sobre las cédulas de Expedientes de Inscripción y de Usuarios
que concluyen Nivel (UCN), esto debido a que los indicadores que están registrados
no cubren por completo la operación que al día de hoy se requiere, en su momento
estas cédulas cubrían las necesidades pero ya no es posible por lo que se están
proponiendo una nueva cédula.
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A continuación se muestran las cédulas actuales.
Esta es la cédula que actualmente está operando.
Esta es la parte final de la cédula la cual solo cubre algunos indicadores.
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A continuación se muestran las cédulas que se proponen para poder cubrir la
operación que en su momento está requiriendo la operación al día de hoy.