FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALESEscuela Académica Profesional de Administración y Negocios Internacionales

VI ciclo

CURSO:

RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DOCENTE:LIC. HUGO PITMAN ROJAS

TEMA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES

Bendezu Loli, Jackeline Buitron Carreño, Elita Morales Diaz, Raquel Morris Gonzales, Joselyn Velasquez Camacho, Lucila

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a nuestros padres por ser la fortaleza y el apoyo continuo que nos brindan día a día, al igual dedicado a nuestros maestros por su enseñanza y experiencia brindada en clases.

INTRODUCCION

A continuación en el presente trabajo les daremos a conocer sobre la importancia de la estructura organizacional en una empresa y cómo influye dicha estructura en su desarrollo y actividades.

La estructura organizacional que se elija para la empresa va a depender del tamaño, tipo de empresa, tipo de autoridad y dinámica que tenga la empresa.

Y a su vez guarda relación conjunta con la racionalización administrativa, pues la estructura también es considerada parte de la estrategia de la empresa para lograr sus objetivos y productividad trabajando técnicas de racionalización del trabajo para aprender hacer uso óptimo de los recursos y estos den buenos resultados y así obtener el rendimiento esperado.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y RACIONALIZACION

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma

óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

CAPITULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN

I. DEFINICIONES: ESTRUCTURAL ORGANIZACIONAL

• STRATEGOR: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

• MINTZBERG: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

CHIAVENATO: La estructura organizacional son los patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

→ La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.

La estructura organizacional también puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida.

A continuación estudiaremos cada una de las anteriores.

II. MECANISMOS COORDINADORES

Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control.

a) Ajuste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal. El control y el poder de coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en las organizaciones más simples (2 personas en una canoa) y en las organizaciones más complejas (equipo de trabajo interdisciplinario).

b) Supervisión directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones.

Estandarizado: La coordinación es lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores.

c) Estandarización de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las actividades).

d) Estandarización de producción o de resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.

e) Estandarización de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

III. UTILIDAD DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales.2. Se diseñan para minimizar o por lo menos regular la influencia de las

variaciones individuales sobre la organización.3. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se

ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa.

A partir de las diversas formas que toman las estructuras organizacionales se destacan varias características estructurales como son:

1. La complejidad.

2. La formalización.

3. La centralización.

IV. PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIÓN

• Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

• Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

• La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

• La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

V. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Estructuras formales: se dividen en 4 estructuras

o Linealo Funcional o Línea - Staff

b) Estructural informales

VI. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FORMAL

Por organización formal se entiende, en general la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una organización como “formal” no significa que contenga nada inherente inflexible o indebidamente limitante.

Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizar hacia metas grupales y organizacionales.

VII.CARACTERISTICAS

División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas.

Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones específicas y especializadas. La especialización del trabajo constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.

Jerarquía: Una de las consecuencias del principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Sin embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una organización eficiente. Una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados. Cuando mayor fuer el tamaño de la organización, mayor tiende a ser el número de los niveles jerárquicos de su estructura. La nivelación jerárquica representa fundamentalmente la especialización de la dirección o sea, la distribución del volumen de autoridad y responsabilidad en cada uno de los niveles.

Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones. La autoridad, es conceptualizada como un poder formal, o sea, una propiedad de una persona o de una institución, significando principalmente el derecho de dar órdenes. Fayol decía que la "autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia” conceptualizándola, al mismo tiempo, como poder formal y poder legitimado.

La responsabilidad es uno de los términos más mal comprendidos de la literatura administrativa. Muchas veces el término responsabilidad es utilizado con el significado de deber, de actividad, de atribución. La responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas.

Racionalismo de la organización formal: Esta es una de sus características básicas en la organización. El principio básico de esta forma de concebir una organización es que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos. Como norma, toda organización se estructura con el fin de alcanzar sus objetivos, buscando con su estructura organizacional la minimización de los esfuerzos y la maximización del rendimiento. En otras palabras, el mayor lucro, a menor costo, dentro de un cierto estándar de calidad. La organización, por lo tanto, no es un fin, sino un medio para permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.

Organización lineal: Esta constituye la forma estructural más simple y más antigua. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área, toda vez que las líneas de comunicaciones son rígidamente establecida. Pues las funciones básicas o primarias de las organizaciones generalmente aparecen en primer lugar y pasan a constituir el fundamento de la organización.

VIII. FACTORES QUE DETERMINAN COMO ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMAL

a) Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especialización

b) Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.

c) Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple.

IX. ESTRUCTURA FORMAL: Estructura Lineal

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.

Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, “se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el control”.

Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas.

A. Características de la organización lineal:

• Autoridad lineal o única: la principal características de la organización lineal es la autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados. Es una autoridad basada en el nivel jerárquico y restringido a los subordinados. Así, cada subordinado se reporta única y exclusivamente a su superior y tiene sólo un jefe: recibe órdenes exclusivamente de él y reporta exclusivamente a él. La autoridad lineal es una autoridad de mando.

• Líneas formales de comunicación: Todo órgano o cargo (con excepción de aquellos situados en la cúspide y de aquellos situados en la base del organigrama) posee dos terminales de comunicación: uno orientado hacia arriba que lo une exclusivamente al órgano o cargo superior, representando su responsabilidad, y otros orientados hacia abajo que lo une exclusivamente a los cargos directamente subordinados, representando su autoridad, cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.

• Centralización de las decisiones: la organización lineal se caracteriza por su desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad máxima que centraliza todas las decisiones y el control de la organización.

• Aspecto piramidal: generalmente la organización lineal presenta una conformación típicamente piramidal. A medida que se sube en la escala jerárquica disminuye el número de cargos y órganos. En cierta manera el resultado es que a medida que aumenta el nivel jerárquico, más aumenta la generalización y la centralización (visión global de la organización) y a medida que disminuye el nivel jerárquico más aumenta la especialización y la delimitación de las responsabilidades.

B. Ventajas y desventajas

Organización lineal

X. ESTRUCTURA FORMAL: Estructura Funcional

Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento.

La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente que coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la empresa.

A. Características de la organización funcional:

• Es una autoridad de conocimiento y se extiende a toda la organización. Ningún superior tiene la autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa, derivada de su

especialidad. Eso representa la total negación del principio de la unidad de mando o supervisión única.

• Líneas directas de comunicaciones: las comunicaciones entre los órganos o cargos existentes en la organización son efectuadas directamente, sin necesidad de intermediarios.

• Descentralización de las decisiones: la organización funcional se caracteriza por la descentralización de las decisiones, o sea, por su desdoblamiento y distribución de las decisiones en los órganos o cargos más adecuados para su implementación.

• Énfasis en la especialización: la organización funcional se basa en la prioridad de la especialización de todos los órganos o cargos, en todos sus niveles de la organización. Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad para la organización. Las responsabilidades son delimitadas de acuerdo con las especializaciones.

B. Ventajas y desventajas

XI. ESTRUCTURA FORMAL: Estructura Línea – staff

Este tipo de organización es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores, empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor

Organización funcional

en cada caso, con la modalidad de que en la organización de línea-staff existen especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se comparta, puesto que la función de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar órdenes, ya que éstas provienen de línea.

A. Características de la estructura Línea – staff

La organización línea-staff posee características mucho más complejas que otros tipos de organización ya estudiados. Entre las principales características de este tipo de organización pueden señalarse;

• Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, con predominio de la primera. La organización línea-staff' presenta características lineales y funciones simultáneamente. Cada órgano responde tiene un solo y único órgano superior: es si principio de la autoridad única o unidad de mando típica de la organización lineal. No obstante, cada órgano recibe asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff. En otros términos, siempre existe la autoridad lineal de un órgano (sea de línea o de staff)'sobre sus subordinados, y también existe autoridad funcional de un órgano de staff sobre los demás órganos de la empresa, cuando se trata de asuntos de su especialidad.

• Los servicios de reclutamiento y selección de personal (avisos de reclutamiento, recepción de candidatos, entrevistas preliminares, presentación de pruebas, registro de información, clasificación de los candidatos, etc.) son realizados por el departamento de selección de personal. Este departamento envía los candidatos escogidos en el proceso de selección a las secciones que los requieren, en donde serán rechazados o aceptados. El departa-mento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquella recomendación. Aquél no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados.

• A veces se presenta cierta confusión en la diferenciación entre línea y staff, por el hecho de creer que unidades que hacen trabajo de línea tienen automáticamente autoridad de línea, y que unidades que hacen trabajo de staff no tienen autoridad de línea sobre sus subordinados; De ahí se deriva la creencia errónea de que el trabajo de línea es sinónimo de autoridad de línea, y que

el trabajo de staff es sinónimo de autoridad de este sobre los subordinados. Todos los órganos sean de línea o de staff tienen autoridad de línea

B. Ventajas y desventajas

Organización línea-staff

XII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INFORMAL

Estructura informal o estructura social tiene que ver con las dinámicas y relaciones entre los individuos que habitan la organización, y sus interpelaciones, comprende cinco componentes:

1. Las relaciones de poder y de autoridad como tal (en lo formal e informal). 2. Las expectativas e intereses, conflictos, y fines mutuos de sus miembros.3. Las interrelaciones humanas y sus comportamientos. 4. La cultura organizacional propiamente dicha

5. Los diferentes grupos informales con sus intereses.

A. Características

a. Son reconocidos y promovidos por la organización formal. b. Son un medio rápido de transmisión de información c. Funcionan como catalizador de las tensiones y problemas

emocionales y psicológicos que se generan en el trabajo colectivo.

d. Estimulan la ejecución de tareas e. Sus integrantes pueden aportar su experiencia a la solución

de los problemas administrativos y técnicos de la empresa. f. Reducen el control, sustituyéndolo por el autocontrol. g. Reproducen los valores culturales que convienen a la

empresa. h. Fomentan la autoestima y la automotivación de los

trabajadores.

RACIONALIZACION

CAPITULO I: RACIONALIZACION

Especialidad administrativa que consiste en que cada uno de los recursos tenga un alto rendimiento, haciendo reducción de todo tipo de esfuerzo, gastos o pérdidas, para que de esta manera se vuelvan óptimos y exista productividad.

Estudio trata de incrementa la productividad reduciendo o eliminando el tiempo improductivo, mediante el diseño de procesos productivos más eficaces.

OBJETIVO: Combinación optima de los recursos disponibles, para lograr el máximo de bienes y servicios a un costo mínimo.

CAPITULO II: APLICACIÓN DE LA RACIONALIZACION

La racionalización es aplicable en diversos aspectos de las actividades instituciones, cundo se refieren especialmente a actividades de organización, personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o ambientes, reducción del tiempo, etc.

En cualquiera de estos campos, lo que en realidad se está buscando es la disminución de costos en la producción (industrias) y la eficiencia en las gestiones de carácter administrativoAdemás su aplicación eliminara, ciertas incertidumbres evitando desordenes y/o paralización de funciones o logrando su disminución parcial o total, con lo cual se alcanzara más eficiencia en el propósito deseado.

La aplicación de la racionalización, permitirá a los ejecutivos una mejor visión general de la institución, el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus entidades, descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar que vuelvan a repetirse.

La aplicación se efectuara esencialmente en labores de gestión.La preocupación al máximo de lo recursos disponibles, ha existido desde que el hombre ha debido enfrentarse al eterno problema económico: “Medios escasos y fines múltiples y jerarquizarles”.

CAPITULO III: IMPORTANCIA

La importancia que tiene la racionalización, aplicada a algunos elementos de la institución se determina de acuerdo con el caso particular, en que se aplique, ya que las motivaciones serán muy diferentes, así se trate de la parte industrial o comercial, (que buscan el incremento de sus utilidades), o si se trata de una organización tipo administrativa, donde se busca mayor rapidez y exactitud en los servicios que presta.

CAPITULO IV: VENTAJAS DE LA RACIONALIZACION

Grandes son las ventajas que se puede lograr una institución pública o privada que utiliza métodos racionalizados de trabajo, frente a otra que trabaja con métodos implantados sin base científica o que no han sido ajustados a las nuevas necesidades.

Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGIA Y ESFUERZO, que se produce al realizarse faenas inútiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y elementos materiales inapropiados.

DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS, que se deriva del hecho de no existir un adecuado estudio de la utilización de ellos, y de no realizarse controles durante el proceso, para que se reduzca al mínimo los recursos mal empleados.

ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinación en las labores, claridad en la especificación de las funciones de cada departamento, sección y / o funcionario.

Como es obvio, la eliminación de todas estas trabas o complicaciones HACE AUMENTAR EL RENDIMIENTO DE LOS FACTORES PRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se obtiene una producción de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor aprovechamiento de los capitales con que se cuenta.

Este capital, desde luego necesario y escaso para cualquier tipo de economía, lo es mucho más en un país de economía incipiente e inflacionaria que, por su estado de subdesarrollo, siente con mucho más rigor su escasez, la cual se transforma en el principal obstáculo en su desarrollo.

No es difícil por tanto, deducir la urgente necesidad que existe de lograr el máximo de productividad con los escasos recursos disponibles, siendo uno de los medios más factibles de obtenerlos, la RACIONALIZACIÓN, pues no exige necesariamente el tener que DISPONER de NUEVOS CAPITALES.

CAPITULO IV: NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE RACIONALIZACION

Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una institución, pueden ser agrupadas dentro de las actividades asesoras o dentro de las actividades de línea. Las funciones de Racionalización también pueden ser clasificadas de acuerdo a dichas actividades.

Hay un consenso casi unánime de que Nacionalización debe tener una función de carácter de asesoramiento, pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento, pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carácter de asesoramiento o de línea pareciera más conveniente

A. Función asesora

Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y aconsejar o recomendar a las funciones de línea, pero carece del poder de acción. Únicamente puede “RECOMENDAR”, Esto implica que, cuando Racionalización hace entrega de un trabajo NECESITA “CONVENCER” AL PERSONAL EJECUTIVO Y SUBALTERNO de la bondad de él, destacando las ventajas que se lograrían si se pusiera en práctica. Hasta aquí es donde actúa la función asesora, puesto que la decisión de si se aplica o no, y la responsabilidad de ello, queda entregada totalmente en manos del ejecutivo.

B. Función de Línea

Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque además del pensamiento, consta de la acción, es decir tiene autoridad para poder imponer sus trabajos. Por consiguiente, cuando la Racionalización termina un estudio, simplemente exige que se apliquen sus recomendaciones, tal como lo estima conveniente, haciéndose responsable de ello. En este caso Racionalización, tal como cualquier otra unidad de línea, la única aprobación que necesita es la del Ejecutivo máximo de la Institución.

CONCLUSIONES

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc.

La enseñanza y conocimiento que nos deja la racionalización es en síntesis una ciencia y a su vez una técnica para cumplir con un plan de acción en donde haremos uso de elementos para poder lograr un fin en este caso la productividad o en rendimiento eficiente a través del uso óptimo de los recursos que posee una empresa.

La estructura organización tiene una estrecha relación con la racionalización dentro del proceso administrativo porque de dicha estructura dependerá nuestra forma de organización la estrategia a utilizar dentro del proceso de producción, distribución, comercialización y sobre todo relaciones interpersonales dentro de la empresa y como siendo uno lograr los objetivos en común para con la entidad a la cual trabajamos.