erm as a_servicev2

ERM SOLUCION COMO SERVICIO

Guido SmallegangeSantiago 5 agosto

Que es lo que dicen nuestros clientes?

Algunos clientes no disponen de herramientas eficientes para la gestion de

sus recursos electronicos. Tampoco encuentran soluciones faciles de usar

Gastar mucho tiempo en gestionar recursos electronicos y falta de overview unificado (acervo, financiera, licencias)

Algunos clientes no quieren adquirir solución software debido al costo elevado

inicial y pagos e mantenimiento

No se toman decisiones y el potencial identificado no puede ser aprovechado

Situación Impacto

Algunos clientes no quieren lidear con la complejidad de ERM seleccion y proceso de

implementacion

Nada cambia, perdida de oportunidad para mejorar

Que significa para usted un ERM?

Beneficios Valor

Una solución modular con las herramientas para gestionar sus eResources en su ciclo de vida completo y proveer acceso intuitivo para sus usuarios

Pre Populado con todos los detalles de su coleccion (holding) incluyendo licencias, reportes financieros. Permite personalización

Software on demandImplementación rápida. Acceso inmediato y uso

Actualizaciones frecuentes con mejores continuas basado en retroalimentación de los clientes

Incremento productividad

Mayor control

Mejor valor de su inversión

ERM como servicio – Agenda Guia Rapida criterios que podran utilizar evaluando sistemas ERM

Descripcion conceptos que tienen que considerar y tomar decisiones en base a ellos

Usar conceptos en puntos de accion que puede ser usados para evaluar sistemas ERM

Evaluacion criterios ERM Swets

I) ERM Conceptos a Considerar

pregunta basica: que espera de un ERM

Cada proveedor tiene diferentes interpretaciones

No se pueden comparar diferentes sistemas

Comparando uno con otro, combinacion de servicios de un proveedor = servicio unico

ERM como servicio – consideraciones

Definicion mas amplia ERM system:

• Gestion de flujo firma licencias• Administracion Condiciones Licencias• Manejo de que contenido esta disponible bajo licencia• Gestion de flujo trials• Analisis estadisticas de uso• Precio por Uso• Listado A-Z de todas las publicaciones con enlaces al contenido actual


Para muchos, algunos elementos no son relevantes (gestion de flujo trials)

Indentificar areas de interes, no solo solicitar sistema

Pensar en migracion a e-, estadisticas de uso creceren en importancia (costo por click)

Tambien eBooks pueden no ser parte de la coleccion actual pero si lo seran, tendran que ser manejados en mismo sistema


Basado en interes actual/futuro , establecer criterios que proveedor tiene que cumplirEstos criterios determinan cuales le importan al proveedor

Solo esto crea base para comparacion real entre diferentes soluciones de proveedores

Que tipo de “user environment” architecture requiere el cliente?Diferente sistemas de diversos proveedores para areas diferentes vs un sistema que hace todo?

Entorno del usuario muy importante que hasta puede ser mas importante que el sistema teniendo una funcionalidad especifico o no


Comprar o ‘ alquilar’ ?

Atado con proveedor minimo 2 anos y mas para obtener retornos a inversion

Por eso, no solo conocer propio futuro pero tambien el del proveedorQue desarrollos futuros/ actualizaciones/ costos adicionales

Asegurar que percibida importancia =importancia proveedor


hosted solutions: reducido operabilidad vs localPERO tomar en cuenta TCO

Locally installed TCO alto, infraestrtuctura IT, hardware, software etc

En TCO incluir costo implementacion, admin

Mayoria sistemas ERM caja abierta que necesita de llenarse con data cliente


Conclusion: 3 criterios para evaluar ERM sistema:

• Definicion cliente ERM• Definir criterios para cada area para saber que es importante• Calcular TCO de la solucion incluyendo admin costo de mantenimiento

Estos pasos aseguran que hay comparacion verdadera y justa de ofertas para toma de decisiones objectivas y cuantificables

II)ERM como servicio – Puntos Concretos Evaluacion

Workflow Management (gestion de flujos de informacion), proceso firma licencias

Pre populado con especifico proceso licencias de editor (editor requiere licencia/ registro online?)

Puede cliente agregar procesos internos al proceso de manera facil?Reporte de Estatus disponible?Usuarios pueden marcar pasos completados

Administracion de Condiciones de Licencias

Que campos se incluyen automaticamente?Puede agregar propios campos aparte de los estandares?Licencias estan pre populadas con las condiciones estandar del editor?Se actualizan automaticamente las licencias estandares de los editores?Se permite gestionar licencias de diferente tipo de contenido( jrnls, ebooks,

paquetes etc)?

ERM como servicio – puntos de evaluacion

Contenido disponible en diferentes recursos

El sistema provee automaticamente listado de publicaciones disponibles bajo una licencia especifica de un proveedor especifico?

Detalles bibliograficos de publicaciones y enlaces con editores actualizados pro el sistema? (ej: titulos cesados, fusiones etc)

Puede bajar en un listado (manualmente o con file upload), que publicacioens tiene bajo una licencia especifica?

El listado de publicaciones bajo licencia, o bases de datos, integrado en su AZ listado para usuarios finales y su acceso (e.g. si cliente agrega agrega publicacion a licencia, o nueva licencia, los nuevos titulos aparecen de manera automatica en listado AZ del usuario final?

ERM como servicio-puntos consideracion

Analisis Estadisticas de Uso

Sistema recolecta de manera automatica estadisticas de uso de diferentes fuentes electronicos?

Puede manualmente subir estadisticas adicionales al sistema?

Sistema puede cruzar estadistica de uso con costo suscripcion?

El sistema esta prepopulado con el costo de suscripciones si se adquieren a traves de otro proveedor?

Puede subir informacion de costo en diferentes monedas?

El sistema calcula precion por uso para tanto la publicaicon individual como el recurso entero?

ERM como servicio – puntos consideracion

A-Z ListadoEl sistema provee un listado AZ para usuario final para que accede

publicacion adquirida?Puede AZ listado mostrar cualquier tipo de formato disponible (e.g. revista

impresa, electronica, eBooks, base de datosPermite en listado agregar informacion adicional para el usuario finalSe actualiza la informacion bibliografica para las publicaciones disponibles en

el listado?

Implementacion y MantenimientoHosted vs instalacion localPromedio tiempo de implementacion desde compra-uso final adminCual es Tco?

III) ERM como servicio – ERM SwetsWorkflow Management proceso firma licencias-sw subscriptipons (€

- Simple License Workflow Process √

- Pre-populated with publisher specific license requirements √

- Customer can easily add steps to process √

- Basic status reporting √

€

- Extensive License Workflow Process Support X

- Fullly customizable workflow process X

- Extensive workflow reporting and reminder system X

- Trial Workflow Process X

License Conditions Administration esource manager

- License Conditions Pre-populated with publisher standard conditions √

- Standard publisher conditions automatically maintained √

- Customer can add additional fields that are tracked per license √

- Licenses for different content types possible (e.g. e-journal and eBook) √

- Customer can customize conditions of licenses √

ERM como servicio – componentesContent Available in Resource esource manager

- Publication list per resource pre-populated √

- Customer can indicate which publications are actually part of license √

- List of publications customer has is automatically maintained √

- Publication list per resource automatically maintained √

- Bibliographic details of publications automatically maintained √

- Publications included in licenses automatically displayed in A-Z listing √

Usage Statistics Analysis (via SwetsWise Selection Support)

- Automatic collection of usage statistics √

- Customer can manually add usage statistics √

- Pre-populated with cost of subscriptions √

- Customer can manuall add subscription cost information √

- Price Per User calculation on both publication and resource level √

- Customer can create customized reports √

- Customer can take advantage of predefined reports √

ERM como servicio – componentes

A-Z Listing (via SwetsWise Title Bank)

- Integrated A-Z listing for end users √

- A-Z listing can display all content available (e.g. e-journal and eBook) √

- Customer can add data to be displayed to enduser √

- Bibliographic details of publications are automatically maintained √

Other Considerations

- Single user ID and password to maintain all information √

- Vendor hosted system on subscription basis √

- Locally installed system X

- System customization possibilities X

Total cost of ownership (TOC) - ejemplo

Cost Parameter SwetsWise Vendor B Vendor COne time cost

Purchase Price € 0 € 40,000Additional Hardware and software licences € 0 € 2,000

Implementation and customization € 0 € 10,000Import of publishers licenses and customization

€ 500 € 3,000

Import of holding information € 700 € 1,500Import of usage statistics € 0 € 500Training € 500 € 1,500Total - one time cost € 1,700 € 58,500Annual/ongoing cost

Annual Subscription € 8,000 € 0Annual Support fee € 0 € 6,000Annual fee for usage statistics € 0 € 2,000Annual deprication of software € 0 € 0Software upgrading (every 3 years) € 0 € 3,333Regular updating of license information € 300 € 300Regular updating of holding information € 1,500 € 5,000Total - Annual/ongoing cost € 9,800 € 16,633

Total Cost of Ownership 1. year € 11,500 € 75,133Total Cost of Ownership 3. year € 31,100 € 108,400

ERM como servicio –SWETS ERM

• SwetsWise Library Edition = workflow management

• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available

• SwetsWise Selection Support= usage statistics

• SwetsWise TitleBank= AZ listing

SwetsWise Subscriptions Library Edition= workflow management

Información sobre el estatus del proceso de activación del acceso electrónico

Información de los requerimientos de la licencia antes de ordenar

Historial detallado de reclamaciones e información del estatus para rastreo

E-Acces Activation

SwetsWise Title Bank AZ

Beneficios:

Punto único de acceso a su colección completa

Enlace a todos los recursos disponibles del cliente.

Acceso directo al texto completo de los títulos ubicados en SWOC y administración automatizada.

Solución que le permite crear una lista única personalizada de todas sus suscripciones y enlaces hacia donde podrán tener acceso completo los

usuarios.

Analyze. Compare. Decide.

Usage statistics

Selection Support (estadisticas) Que dicen los clientes

Cliente tiene que bajar estadisticas de uso de cada editor

Time-consuming to retrieve reports and consolidate usage statistics

Estadisticas de uso y informacion de precios estan separados

Time consuming and difficult to match those decision parameters manually

Situacion Impacto

No hay solucion pre-populated para crear reportes consolidados

Difficult process to create reports to support informed collection decision

Propósito del servicio

SwetsWise Selection Support integra las estadísticas de uso y los datos e información sobre sus revistas+bases de datos en una sola plataforma de gestión, suministrando información relacionada con el uso y valor de su colección.

Primer paso: Ver sus títulos y plataformas

SwetsWise completa de forma automática el listado de títulos que tiene a través de nuestra plataforma

-Navegue, busque y elija entre todos los títulos, su precio para el año en curso y el uso del contenido online.-Vea todos los títulos suscritos a través de SwetsWise & ScholarlyStats de forma automática-Pinche en un título para acceder a la página de detalles.

Información detallada para cada título

Dispondrá de ocho campos para clasificar el título, incluyendo la categoría temática y el campo de “comentarios adicionales”

Listado de las plataformas en qué está incluido este título, precio y uso.

Su colección de plataformas

Selection Support ofrece una visión de sus plataformas y de los informes disponibles para las mismas seleccionadas:

Pinchar sobre el título para introducir información para logarse en la plataforma – Selection Support la va a necesitar para obtener sus estadísticas de uso!

Tercer paso: !Crear Informes!

Ahora, usted puede seleccionar entre las diferentes clases de informes disponibles y/o crear sus propios informes personalizados!

Ejemplo de informe: Gráficos

Price Per use ReportPrice Per use Report

Trend Analysis ReportTrend Analysis Report

SwetsWise eSource Manager

Que dicen nuestros clientes

Licencias de editores varian mucho (condiciones diferentes, politicas y

derechos)

La situación legal acerca del uso de los productos e- no siempre es del todo claro

Mayoría de las licencias estan disponibles unicamente en impreso y/o almacenados

en diferentes sitios

Bibliotecas dedican mucho tiempo a digitar licencias, importarlos y luego conectarlos

con los recursos

Gasto tiempo en buscar y actualizar licencias lo que por ende se hace muy poco

Tiempo valioso perdido con tareas admin en vez de atender usuario

Situación Impacto

Preguntas Cualitativas

LICENSE CONTENT ADMIN+ CONTENT AVAILABLE IN RESOURCES

Cuántas licencias de recursos e- tienen en su biblioteca

Cuántos Licencias maneja usted mismo?

Cuánta gente gestiona el resto de las licencias?

Cuales son las tareas en gestionar licencias (actualizar, revisar, importar, conectar)

Cuanto tiempo ocupa esa tarea? (por mes /hora etc)

Cual es el impacto de NO tener un overview de todas las licencias?

Dado el crecimiento en recursos electronicos, cree tener que lidiar mas con licencias en el futuro? Cuanto y para cuando?

Qué le gustaría hacer que no fuera gestionar licencias y porqué?

Que es eSource Manager

desarrollo propio de Swets que le permite:

Almacenar en un solo sitio todas las licencias de sus recursos electrónicos. Usted las puede personalizar según usted negoció con el editor si este no es el estandar.

Base de Datos Pre Populado de Condiciones Estandares

Detailed information on 45 fields of more than 850 standard publisher’s licenses

automatically maintained for your convenience

Base de datos pre populado de Publicaciones

Predefined lists of publications available within a resource

Informacion actualizado

Publications automatically added to your resources when they are purchased via

SwetsWise

Bibliographic data automatically maintained for all publications including title moves, publisher acquisitions and

mergers

Crear tus propios campos

Add your own fields that are included in every license available in your account.

You can add 5 free text fields, 10 y/n fields and 5 selection menus.

Agregar Licencias

Add licenses and resources by either searching the database of standard publisher licenses or by typing in

everything manually

Incluir propio proceso gestion de flujo de trabajo

Include up to 5 steps in the license process to reflect your internal workflow

Keep track of the status of the process and view when a step has been completed

Vision General de todas las fuentes y su estatus

View the complete list of your resources in one clear listing

Providing you a clear overview of the status of each resource quickly and

easily

Quickly view all the publications attached to a

resource

Reportes

Download all the details of your licenses or the list of publications included in the

resource

Schedule the reports to be run automatically at the frequency you

require

Mas ter your e lec tronic res ources

ERM como servicio RESUMEN –SWETS ERM

• SwetsWise Library Edition = workflow management

• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available

• SwetsWise Selection Support= usage statistics

• SwetsWise TitleBank= AZ listing

SWETS ERM- Inversion

• SwetsWise Library Edition = workflow management gratuito

• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available usd 5,000

• SwetsWise Selection Support= usage statisticsA partir de usd 3,000

• SwetsWise TitleBank= AZ listing A partir de usd 1,500

Total + bundle discount usd 6,375 (25% precio consorcio min 5 participantes)

Creating the business caseImpact Analysis

1 Person 2 Person 3 Person All Person Impact of Hours per months Hours per months Hours per months Hours per months SwetsWise eSource Manager

Collecting the licenses form the publisher 3 4 7 0Digitalizing (scanning) 12 0 12 0Archive them within a chosen structure (offline, online) 1 2 3 0Connect the license to the corresponding resource 5 5 10 1Updating licenses from publishers 10 4 14 0Standardizing them to increase comprehensibility 0 7 7 0Understand exceptions - customizing 6 2 3others 5 0 5 2others 0 0 0Hours spend per month per person 42 24 0Total hours spend per month 66 -60,00 6Total internal cost per month € 1.125,00 -€ 1.022,727 € 102,273Total internal cost per year € 13.500,00 -€ 12.272,727 € 1.227,273

Savings

Impact of Cost

material & peopledeadlines & expectations

Customer / User satisfaction

Own work satisfaction SwetsWise eSource Manager

Creating reports List the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasks

If the impact can be measured enter the dataIf is not possible use trend symbols

License Management Tasks

What is the negative impact because the task can not be executed or are delayedOther impactsTasks you rather do instead of time consuming

license management

erm as a_servicev2

Technology