envigado, 21 de febrero de 2017 josÉ conrado restrepo ...€¦ · contralorÍa de envigado...

de 45

Envigado, 21 de febrero de 2017

Oficio Nº 123

Doctor JOSÉ CONRADO RESTREPO VALENCIA Contralor Municipal Municipio de Envigado

Asunto: Informe gestión Plan de Acción de la Vigencia 2016. Cordial Saludo, La Oficina Asesora de Control Interno de la Contraloría Municipal de Envigado, realizó seguimiento a los Planes de Acción de la vigencia 2016, con el propósito de evaluar la gestión administrativa y el cumplimiento de los principios que están establecidos en la Ley 87 de 1993 y el Artículo 209 de la Constitución Política Nacional. 1. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:

El área o línea de Gestión Humana para la vigencia 2016, programó ejecutar cuatro (4) proyectos y/o acciones, con el propósito de darle cumplimiento a los objetivos y metas que están establecidos en el Direccionamiento Estratégico 2016-2019. A continuación se detalla el cumplimiento y ejecución de cada uno de ellos: Plan de Capacitación

El objetivo del proyecto y/o acción era el de preparar al nuevo empleado para su integración a la cultura organizacional y reorientar a los empleados antiguos sobre los cambios producidos al interior de ésta y retroalimentar aspectos administrativos. Para cumplir con lo anterior, se trazaron como metas ejecutar las siguientes actividades: Realizar diagnóstico de necesidades de capacitación, diseñar y elaborar el Plan de Capacitación, ajustar, ejecutar y evaluar el Plan de Capacitación y realizar retroalimentación.

de 45

Para la realización del diagnóstico, la Jefe de Oficina de Talento Humano se apoyó del proceso de medición, análisis y mejora de la Entidad, para medir el conocimiento organizacional a través del formato MC-F-001, en la cual se le pregunta a cada uno de los funcionarios qué necesidades tienen de capacitación para dar cumplimiento a la razón de ser del control fiscal. Una vez aplicada y tabulada sale el insumo final para el diseño y ejecución del plan de capacitación de dicha vigencia. Adicionalmente, la Líder del proceso, a través del formato MC-F-001, evaluó la eficacia de la capacitación que se le brinda a los funcionarios, esto con la intención de generar valor a la gestión que a diario se realiza en la Contraloría Municipal; y por último, aplicó el formato GA-F-016 de Evaluación de Competencias de Habilidades, dirigido a los funcionarios que tienen personal a su cargo; ambos permiten retro – alimentación y seguimiento al plan de capacitación, con lo cual se pueden hacer ajustes y mejoras que repercuten en el adecuado cumplimiento de la labor fiscalizadora del ente de control. Finalmente, es necesario mencionar en el presente seguimiento que para el año 2016, el monto de inversión autorizado para el Plan de Capacitación era de CUARENTA Y SIETE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA MIL PESOS M/L ($47.940.000) y el monto efectivamente ejecutado fue de CUARENTA Y OCHO MILLONES NOVECIENTOS TRES MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS M/L ($48.903.476). A continuación, se detalla cada una de las capacitaciones realizadas durante la vigencia, su costo, los temas y los asistentes que se beneficiaron de las mismas:

de 45

Nº TEMA DIRIGIDO A: ENTIDAD FECHA VALOR ASISTENTE

8.“Riesgo Público” Funcionarios de la Entidad

ARL SURA

29 de junio de

20160 Funcionarios de la Entidad

9.

“Congreso ARL SURA. Cuyo propósito fue generar iniciativas y

prácticas transformadoras que favorezcan la construcción de

entornos seguros y saludables, sin lesiones, ni enfermedades,

promoviendo el cuidado de la vida y la sostenibilidad de las

organizaciones.”

Miembros del Comité paritario

de seguridad y salud en el

trabajo, Comité de

Convivencia

ARL SURA7 y 8 de julio de

20160

Jefe de Oficina de Talento

Humano, Auditor Fiscal Nº 6

10. “Seminario Gestión Eficiente”Contralores y sus equipos de

trabajo

Contraloría General del

Departamento de

Córdoba

8 y 9 de agosto

de 2016

6.740.099Contralor, Subcontralora y

Directora Administrativa

11.

“Seminario Taller Rol de las Contralorías en el Proceso de Adopción

de Normas Internacionales de Contabilidad” Contadores F&C Consultores

31 agosto al 1

de septiembre

de 2016

3.842.266Profesional Universitario Nº 2

y Auditor Fiscal Nº 1

12. “Tendencias del Control Fiscal”

Funcionarios de la Contraloría

Municipal de Envigado,

funcionarios de los sujetos de

control, funcionarios de otros

órganos de control y

comunidad.

Institución Universitaria

de Envigado

2 de septiembre

de 201614.443.713

Funcionarios de la

Contraloría Municipal de

Envigado, funcionarios de los

sujetos de control,

funcionarios de otros órganos

de control y comunidad.

13. “Análisis de datos como insumo para el control fiscal” Auditores fiscales

Auditoría General de la

República y

Universidad Externado

de Colombia

Septiembre de

2016$0 Auditora Fiscal N° 6

14. “Análisis y configuración de hallazgos” Auditores fiscales


República y


de Colombia

septiembre de

20160 Profesional Especializado

EJECUCIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN

CONTRALORÍA DE ENVIGADO

VIGENCIA 2016


1.

“Taller de Capacitación a cargo de la Fundación Educativa Auditar,

con el apoyo de Escuela Superior de Administración Pública ESAP

que tiene como objetivo actualizar algunos conceptos básicos para

el ejercicio del Control Fiscal”

ContraloresFundación Educativa

Auditar

24 al 27 de

febrero de 20162.877.818 Contralor

2. “Inducción Control Fiscal y Socialización de Auditorías”Funcionarios del área

misional de la Entidad Contraloría de Envigado

1 de marzo de


3. “Sistema de Gestión Transparente” Funcionarios de la Entidad Contraloría de Envigado3 de marzo de


4."Comunicación Asertiva – Conformación del Comité de Convivencia

LaboralMiembros del Coppasst ARL SURA

4 de marzo de

20160

Directora Administrativa,

Contralor Auxiliar,

Profesional Universitario Nº

5, Técnico Administrativo,


Humano

5."Prevención del Acoso Laboral y Pautas para la conformación del

Comité de Convivencia Laboral”Miembros del Coppasst ARL SURA

25 de abril de

20160

Directora Administrativa,

Contralor Auxiliar,


5, Técnico Administrativo,


Humano

6.“Seminario Taller Marco Normativo Aplicable a las Entidades del

Gobierno”Contadores

Contaduría General de

la Nación

21 al 24 de junio

de 20160

Contralor Auxiliar,


2, Auditor Fiscal Nº 1,

Auditor Fiscal Nº 5

7.“Seminario Académico de Control Fiscal”

Contralores y sus equipos de

trabajo

Fundación Universitaria

de Popayán

23 al 25 de junio

de 20163.875.982 Contralor



VIGENCIA 2016

de 45


15. “Proceso verbal de responsabilidad fiscal”Encargados de los procesos

de responsabilidad fiscal


República y


de Colombia

septiembre de

20160 Contralora Auxiliar Fiscal

16. “VII Congreso Nacional de Control Interno”

Jefes de Control Interno,

Auditoria Interna o quien haga

sus veces, equipos de trabajo

vinculado a las oficinas de

control interno y planeación,

de las Entidades del orden

Nacional y Territorial entre

otros

F&C Consultores

22 al 24 de

septiembre de

2016

2.076.302 Asesora de Control Interno

17. “4º Seminario Internacional de Auditoría Interna” Control InternoÁrea Metropolita de

Medellín

21 de octubre

de 20160 Asesora de Control Interno

18. “Capacitación en Derecho Disciplinario”Auditores Fiscales

Procuraduría General

de la Nación

26 y 27 de

octubre de 20160

Profesional Universitario N° 3

y 4

19. “Seminario talleres aplicados para el fortalecimiento de control fiscal”

Contralores departamentales

y municipales, subcontralores

y vicecontralores, directivos

en general, jefes de oficinas

jurídicas, jefe de área de

responsabilidad fiscal,

auditores internos,

financieros, gerentes

departamentales y en general

todos los servidores públicos

vinculados a los entes de

control.

F&C Consultores27 y 28 de

octubre5.252.502


5, Auditor Fiscal Nº 5 y

Auditor Fiscal Nº 8

20.

“II Taller Metodología para la Evaluación, Valoración Económica y

Análisis de los Costos y Beneficios de Impactos Ambientales,

Económicos y Sociales en Proyectos de Inversión”

Sector Gubernamental:

Alcaldes, Gobernadores,

funcionarios públicos,

entidades gubernamentales

de vigilancia y control,

representantes de

organismos y agentes

nacionales e internacionales

y empresas prestadoras de

servicio público de aseo.

Enlaces Asociados27 y 28 de

octubre1.555.594 Auditor Fiscal Nº 4

21.“XXIV Seminario del Sistema Nacional de Archivos "El Territorio y

sus Archivos"

Profesionales en sociología,

historia, técnicos y

tecnólogos archivistas

Archivo General de la

Nación y Gobernación

de Antioquia

2, 3 y 4 de

noviembre de

2016

0 Técnico Administrativo



VIGENCIA 2016

de 45


22.“Lineamientos y responsabilidades en el marco de la implementación

de la ley de transparencia y acceso a la información pública”

Líderes de participación

ciudadana, líder de

transparencia, líder de

gobierno en línea, proceso

servicio y atención al

ciudadano PQR, Jefe de

control interno, entre otros.

Cendap

10, 11 y 12 de

noviembre de

2016

2.459.200

Jefe de oficina de

participación ciudadana,

profesional universitaria Nº 7,

asesora de control interno y

contralor auxiliar para la

TIC`S

23.“Actualización en contratación estatal supervisión e interventoría de

contratos”Oficinas de Control Interno

Área Metropolitana del

Valle de Aburrá y

Cendap

2 y 6 de

diciembre de

2016

0 Asesora de Control Interno

24. “Socialización capacitación sobre NIIF” Funcionarios de la EntidadContraloría de Envigado

4 de noviembre

de 20160 Funcionarios de la Entidad

25.“Capacitación ISO 9001:2015, formación de auditores e indicadores y

riesgos”Funcionarios de la Entidad Gestión Total S.A.S.

21 al 26 de

noviembre de

2016

5.780.000 Funcionarios de la Entidad

48.903.476TOTAL EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - RUBRO CAPACITACIÓN



VIGENCIA 2016

Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humano – Contraloría Municipal Indicador: Presupuesto ejecutado/presupuesto programado 48.903.476 =102% 47.940.000

Indicador: Funcionarios a capacitar/funcionarios capacitados 27/27=100% Plan de Bienestar Laboral

Para cumplir con el proyecto, la Líder diseñó y ejecutó el plan de bienestar laboral para la vigencia, de acuerdo con las necesidades y expectativas planteadas en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019. Con la realización del plan se pretendía beneficiar en un 100% a todos los funcionarios de la Contraloría con el programa. El plan fue orientado bajo las siguientes líneas: calidad de vida laboral, medición del clima laboral, día del servidor público, plan de incentivos, deporte, cultura – artístico, recreativo, capacitación informal, promoción y prevención de la salud a través de la ARL y celebraciones de cumpleaños - fechas especiales. Para alcanzar lo anterior, la Entidad se apoyó de las siguientes entidades, con las cuales se establecieron convenios especiales:

de 45

Cajas de Compensación Familiar Entidades Promotoras de Salud Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales Entidades del Municipio de Envigado. El monto de inversión aprobado para desarrollar el Plan de Bienestar Laboral durante dicho periodo, fue de dos millones de pesos ($2.000.000) y el monto efectivamente ejecutado, fue de dos millones ochocientos setenta y nueve mil setecientos cincuenta y ocho pesos ($2.879.758) M/L. Indicador: Presupuesto ejecutado/presupuesto programado 2.879.758 =143,98 2.000.000 A continuación, se hace referencia de algunas de las acciones que adelantaron en la vigencia para dar cumplimiento al Plan de Bienestar Laboral: Realizaron alianzas estrategias (Convenios) con algunas entidades de la

administración municipal donde los empleados de la Contraloría se benefician de

algunos servicios:

Cefit

Inder Envigado

E.S.E. Santa Gertrudis

Institución Universitaria de Envigado

Débora Arango

La Contraloría efectúo la semana de la Salud entre el 11 y el 15 de julio de 2016,

donde se evidenció un participación activa por parte de los funcionarios, las

actividades que desarrollaron fueron las siguientes:

de 45

Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humano – Contraloría Municipal

de 45

Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humano – Contraloría Municipal

En octubre adelantaron otras acciones importantes, con la colaboración del Municipio de Envigado y en Convenio con la Institución Universitaria de Envigado, se realizó el estudio del diagnóstico de clima y cultura laboral para el Ente de Control, el cuál consistió en la recolección de información a través de una encuesta propuesta para todos los funcionarios, evaluando con ello doce (12) factores que intervienen en el clima organizacional, los cuales se enuncian a continuación:

1. Orientación Organizacional

2. Administración del Talento Humano

3. Estilo de Dirección

4. Comunicación e Integración

5. Trabajo en Equipo

6. Capacidad Profesional

7. Medio Ambiente Físico

8. Pertenencia

9. Servicio al Cliente

10. Retribución y Beneficios

11. Desarrollo Personal

12. Satisfacción y Motivación Laboral

de 45

Las siguientes gráficas arrojan los resultados del estudio, diagnóstico del clima y cultura laboral:

Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humano – Contraloría Municipal.

de 45

Adicionalmente, dentro de todas las actividades que programaron, está la realización de una jornada de integración en el parque de COMFAMA RIONEGRO – TUTUCÁN, con la finalidad de estimular el desempeño eficaz y el compromiso de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, con el Direccionamiento Estratégico 2016-2019.

Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humana - Contraloría Municipal.

Indicador: Total de funcionarios que asistieron y se beneficiaron / Total funcionarios

de la Contraloría a beneficiar: 27/27=100%

Plan de Salud Ocupacional

La meta establecida fue diseñar y ejecutar el Plan de Salud Ocupacional en un 80%, con el propósito de establecer los lineamientos, procedimientos y actividades para el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional de la Entidad, para ello la Líder programó cuatro (4) actividades que constan de: Realización del diagnóstico de necesidades para el Plan de Salud Ocupacional, Diseño y elaboración del Plan y el ajuste, ejecución y evaluación del Plan.

de 45

A sí mismo, adelantaron dentro de la vigencia objeto de evaluación, treinta y una (31) acciones que contribuyen al cumplimiento de las metas y objetivos trazados en el programa de salud ocupacional de la Entidad. Dentro de las acciones ejecutadas se detallan las siguientes: Definición del documento que contiene los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Establecimiento de los mecanismos e instrumentos de participación de todo el personal vinculado, contratistas y partes interesadas en los diferentes procedimientos del SG-SST, a través de la matriz de participación.

Publicación de la Resolución N° 1356 de 2012, en la cual el Artículo 1°, modifica el Artículo 3° de la Resolución 652 de 2012, con la que se establece entre otros: “El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes”; lo anterior, con el fin de que los funcionarios de la Entidad se postularan como representantes de los empleados al Comité de Convivencia laboral.

Definición del documento de roles y responsabilidades de los funcionarios frente al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.

Firma del acuerdo de confidencialidad del Comité de Convivencia Laboral, por parte del Contralor Municipal de Envigado y los nuevos integrantes del mismo.

Mediante Resolución Nº 107 del 27 de julio de 2016, se adoptó el plan de prevención, atención y recuperación ante emergencias, de la Contraloría Municipal de Envigado.

Mediante oficio del 11 de agosto de 2016, el Contralor Municipal de Envigado designó a la Jefe de Oficina de Talento Humano, como coordinadora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

de 45

La brigada de emergencias coordinó la logística y preparación del simulacro de evacuación y emergencias, entregando instrucciones a los funcionarios acerca de cómo se debía proceder durante un sismo. Estas y otros actividades más se desarrollaron dentro de la vigencia del año 2016. Indicador: Programa de salud ocupacional implementado = 100% Programa de Inducción y Reinducción:

El Programa de Inducción y Reinducción tenía como propósito preparar al nuevo Funcionario para su integración a la cultura organizacional y reorientar a los Funcionarios antiguos sobre los cambios producidos al interior de ésta y retroalimentarlos en aspectos administrativos, para ello, ejecutaron las siguientes actividades: diagnóstico de necesidades, diseño y elaboración del programa, ejecución y evaluación del programa de inducción y reinducción. La inducción se realizó en dos momentos por el factor tiempo. Quedando evidencia mediante el control de asistencia, actas de inducción y la evaluación de las misma. Conforme con los resultados de la evaluación del programa de inducción, se concluye que se deben reforzar los siguientes temas: Entidades a las cuales la Contraloría Municipal de Envigado tiene la obligación de

rendir cuentas.

Pasos que se deben seguir en caso de presentarse un accidente de trabajo.

Incidente de Trabajo.

Responsabilidad Fiscal.

El siguiente cuadro detalla los resultados de la evaluación del programa de inducción y reinducción.

de 45

Nombre del funcionario Cédula

Reinducción Noviembre 30 de 2016 - Calificación Diciembre 2 de 2016

Reinducción Diciembre 9 de 2016 - Calificación Diciembre 13 de 2016

José Conrado Restrepo 70.562.866 100% 88.8%

Mary Luz Arroyave Londoño 43.757.170 100% 100%

Andrea Garcia Arboleda 43.992.747 92.3% 100%

Isabel Cristina Posada Durango 43.874.063 100% 88.8%

Xiomara Muriel Grajales 43.876.536 100% 100%

Carlos Alberto Rivera Hernández 98.658.025 92.3% 88.8%

Yancelly Emilce Velasquez Giraldo 43.583.164 92.3% 100%

Martha Olivia Mazo Torres 42.884.206 100% 100%

John Alexander Gaviria Montoya 98.659.617 92.3% 88.8%

Rubén Darío Muñoz Berrio 98.643.009 84.6% 66.6%

Roció del Mar Llanos 43.251.776 92.3% 88.8%

Sebastián Santa Mesa 1.037.585.756 Incapacidad 88.8%

Gloria Stella Álzate Sánchez 39.435.501 92.3% 88.8%

Gloria María Lopez Ochoa 43.730.567 92.3% 77.7%

Adriana Maria Arredondo Restrepo 43.744.369 100% 100%

Nancy Edilma Mesa Londoño 32.351.590 84.6% 100%

Gloria Elena Cardona Ortega 42.885.164 Incapacidad Incapacidad

Álvaro Garro Parra 71.005.180 92.3% 100%

Claudia Patricia Alarcón Ossa 30.411.286 92.3%

No estuvo, fuerza mayor (Derrumbe)

Diana Patricia Restrepo Cardona 43.580.873 92.3% 100%

Lina María Quintero González 43.582.276 84.6% 88.8%

Natalia Alejandra Ospina Mejía 43.843.902 92.3% 66.6%

Sandra Natali Palacio Uribe 1.037.589.573 100% 100%

Isabel Cristina Fernandez Herrera 43.746.513 100% 88.8%

Raquel Martinez Morales 31.199.479 92.3% 88.8%

Leidy Johana Álzate Muñoz 1.128.440.232 84.6% 77.7%

Maria Eugenia Salazar Guisao 43.723.152 100% 77.7% Fuente: Jefe de Oficina de Talento Humana - Contraloría Municipal.

de 45

Indicador: Programa de inducción y reinducción programado y ejecutado = 100%

2. CONTROL FISCAL El área o línea control fiscal se propuso para el Plan de Acción de la vigencia 2016, realizar cuatro (4) informes macro que apuntan a darle cumplimiento a las exigencias de ley que lo regula. Los informes son los siguientes: 2.1. Control Fiscal Macro 2.2.1. Informe de los recursos naturales y de medio ambiente vigencia 2015:

El informe tenía como finalidad, efectuar un diagnóstico sobre el estado de los recursos, agua, aire, suelo y bióticos; a su vez, estimaron evaluar la gestión ambiental realizada por las entidades públicas y privadas del municipio. El contenido del informe comprende cuatro capítulos: el primero hace una descripción global del estados de los recursos naturales, el segundo se enfoca en exponer la gestión ambiental realizada por entes descentralizados, el tercero presenta los indicadores relacionados con los componentes 4.5, 4.6, y 4.7 de la línea estratégica 4 del Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015 “Envigado una Oportunidad para Todos”; finalmente en el capítulo cuarto se analiza la inversión ambiental ejecutada por parte del Municipio de Envigado y sus entidades descentralizadas. Se concluye que el informe fue socializado y colgado en la web de la Contraloría de Envigado, para consulta de quienes estén interesados.

de 45

2.2.2. Informe de la evaluación de la gestión de los sujetos de control con

respecto al plan de desarrollo de la vigencia 2015.

El informe muestra los logros alcanzados durante la vigencia 2015 en cumplimiento de las metas del cuatrienio del Plan de Desarrollo 2012-2015, en él se incluyen los resultados en términos cantidad y ejecución presupuestal de los planes, programas y proyectos de las unidades ejecutoras a fin de medir la eficacia y la eficiencia en la utilización de los recursos públicos, los indicadores de impacto y de resultados. Con la evaluación del Plan de Desarrollo, el organismo de control, pretendía medir el impacto social y la inversión alcanzada durante dicha vigencia, el seguimiento concluye que el Municipio de Envigado tuvo un buen desempeño en la ejecución de las metas del Plan de Desarrollo 2012-2015, alcanzando una Eficacia del 90.7%; así mismo, una destacada ejecución del presupuesto, con una eficacia del 107%. Respecto a los indicadores de impacto superaron la línea base identificada para iniciar el periodo 2012. El informe de se cumplió en un 100% 2.2.3. Informe fiscal y financiero de la vigencia

2015. La Contraloría Municipal realizó seguimiento y control fiscal a las entidades públicas del municipio y a particulares que manejan recursos públicos en la misma jurisdicción. Bajo estos preceptos y en cumplimiento de su Plan General de Auditorías de la vigencia 2016, se practicaron auditorias gubernamentales con enfoque integral en la

de 45

modalidades “regular” y “especial”, dando aplicabilidad a los lineamientos de la Guía de Auditoria Territorial GAT; que permiten emitir un concepto sobre la gestión desarrollada por los administradores públicos del Municipio durante la vigencia 2015. Con la elaboración del informe se verificó que los recursos dispuestos al beneficio de las condiciones de vida de la comunidad, si fueron aplicados de acuerdo con el marco regulado y articulado de conformidad con el Plan de Desarrollo 2012 – 2015 “Envigado Una Oportunidad

para Todos”. El informe de se cumplió en un 100% 2.2.4. Informe del Balance Territorial para la

vigencia 2015. La finalidad del informe fue la consolidación del Balance General y agregar valor a los Estados Contables individuales y a la totalidad de los activos, pasivos, patrimonio y resultados de la Administración Central y Entidades Descentralizadas, eliminando así los saldos recíprocos reportados entre sí. El informe establece la confiabilidad financiera de todas las entidades públicas del Municipio de Envigado y reflejan la realidad patrimonial basada en el cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados. El informe de se cumplió en un 100% 2.3. Control Micro Para dar cumplimiento al control micro, la Líder del proceso, estableció en el Plan de Acción ejecutar ochos (8) programas y/o proyectos los cuales constan de: 2.3.1. Elaborar la matriz de riesgo fiscal para PGA 2017. El objetivo planteado para este proyecto, fue el de analizar los riesgos de las diferentes áreas de los sujetos de control, los cuales son una entrada para las

de 45

auditorías de la siguiente vigencia. Este ejercicio se llevó a cabo en diciembre de 2016. Cumpliendo así con el 100% de lo planeado. 2.3.2. Elaborar el Plan General de Auditorías para la vigencia 2017. El proyecto y/o acción busca la planificación del programa de auditorías para la vigencia, teniendo en cuenta el procedimiento establecido por la Contraloría. El plan Se realizó en diciembre de 2016 y se presentó para aprobación en enero de 2017 a la Alta Dirección. El plan de se cumplió en un 100% 2.3.3. Ejecución del Plan General de Auditorías de la vigencia 2016. El propósito del plan fue ejercer la vigilancia del control fiscal a través de la aplicación del GAT, el cual es un instrumento que está orientado a minimizar los riesgos, evitar la pérdida de los recursos públicos y disminuir los índices de corrupción. Para la vigencia se estimó ejecutar como mínimo el 90% de las auditorías programadas de acuerdo con lo proyectado, a su vez se elaboró y se comunicó, el informe a cada uno de los sujetos evaluados. Fuente: Archivos – Contraloría Municipal

de 45

El PGA definitivo de la vigencia 2016, contempló 33 auditorías de las cuales 28 se ejecutaron (incluyendo comunicación del informe definitivo) al 31 de enero de 2017, 1 quedó en pre informe y 4 en informe definitivo Indicador: Auditorías realizada___ 28 =84%

Auditorías Programadas 33 2.3.4. Revisión de las cuentas rendidas por los sujetos de control La intención del proyecto y/o acción, fue revisar el 80% de las cuentas rendidas por los sujetos de control; para ello, el auditor fiscal encargado, revisó en cuanto a forma y términos, las cuentas rendidas. Adicionalmente, el fondo fue revisado en cada uno de los ejercicios auditores realizados en la vigencia. Se cumplió en un 100% con el 15% de la ponderación del plan de acción.

Fuente: Pagina Web – Contraloría de Envigado.

de 45

2.3.5. Informes Plan General de Auditorías El fin del proyecto era Presentar dos (2) informes en el año, donde se detallaran los avances y cumplimientos del Plan General de Auditorias – PGA de la vigencia. Estos informes se efectuaron y se presentaron a la Auditoria General de la República – Seccional Antioquia. Se cumplió en un 100% con el 1% de la ponderación del plan de acción. 2.3.6. Rendir los informes solicitados por la Contraloría General de la República y Auditoría General de la República Se cumplió con la rendición de la totalidad de los informes a la AGR (Informe semestral, Informe de la cuenta consolidada) y a la CGR (Informes de Deuda Pública, Audibal, PNA). Para cumplir con lo anterior, se solicitó la información a los sujetos de control, fue consolidada en los formatos establecidos; posteriormente, se registró y se rindió en los tiempos estipulados. Se cumplió en un 100% con el 3% de la ponderación del plan de acción. 2.3.7. Evaluar las urgencias manifiestas e investigaciones especiales del área. Durante la vigencia, se presentaron dos (2) urgencias manifiestas. Una (1) de la Secretaria de Medio Ambiente y una (1) en la secretaria de obras públicas, para ello tramitaron y programaron las visitas y efectuaron trabajo de campo para verificar el cumplimiento contractual y las necesidades que motivaron la urgencia (Estas urgencias se declaran frente fenómenos naturales que impidan la prestación de un servicio público). Se cumplió en un 100% con el 3% de la ponderación del plan de acción. 3. GESTIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA La Oficina de Participación Ciudadana, para la vigencia 2016, estimó en su plan de acción, adelantar cuatro (4) proyectos y/o acciones, los cuales se detallan a continuación:

de 45

3.1. FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA El objetivo del proyecto consistió en Fomentar la Cultura de la Participación Ciudadana, cuya meta es la constitución de Veedurías Ciudadanas que ejerzan el control social con relación a los planes, programas y proyectos del Municipio de Envigado. Dentro de las actividades que estimó la Líder de la Oficina de Participación Ciudadana, está la inscripción de voceros ante la Personería Municipal y/o Cámara de Comercio, en dicho ejercicio, la Entidad identificó la constitución de 23 Veedurías Ciudadanas, donde destacan la participación de jóvenes y especialmente la de contralores escolares interesados en hacer parte del ejercicio de Control Social Participativo. Igualmente, es importante resaltar que las Veedurías Constituidas, algunas de ellas hacen parte de los procesos de formación y capacitación orientada por el Órgano de Control. Fuente: Registro fotográfico – Contraloría Municipal.

En el seguimiento se evidencia que el objetivo se cumplió en un 100%, igualmente, es significativo señalar que de las 23 veedurías creadas a corte del 30 diciembre de 2016, ninguna faltaba por crearse, según el reporte dado por la Personería Municipal de Envigado. Indicador: No de veedurías constituidas = 23 = 100%

No. de veedurías a constituir 23

de 45

3.2. FORTALECER LOS MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA

COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD El segundo proyecto tenía como objetivo fomentar la participación ciudadana a través de procesos de formación que permitiera ejercer en el control social participativo. El proyecto como tal, estimó cuatro metas y cuatro actividades las cuales tuvieron el siguiente comportamiento: La primera meta tenía como fin la realización dos (2) capacitaciones durante la

vigencia 2016. Una de ellas dirigida estudiantes universitarios y veedurías ciudadanas del municipio. Para alcanzar dicho propósito se tuvo como estrategia efectuar capacitaciones sobre la ley de veedurías, contratación estatal, ley de transparencia.

La Líder indica que la Contraloría realizó las capacitaciones señaladas. La primera de ellas en octubre 22 y 29 y el 5 de noviembre de 2016 con la ESAP Antioquia - Chocó. En el seguimiento manifiesta que no se logró cumplir con el desarrollo de la citada actividad en los meses de junio y agosto, tras los inconvenientes se presentaron con la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, en cuanto a logística y concertación; sin embargo, se destaca de esta capacitación denominada Control Social a la Gestión Pública, la participación de nuevos líderes y veedores ciudadanos con un total de 25 asistentes. Es importante señalar que el segundo ciclo de capacitación, fue desarrollado en el marco de la "Semana de la Participación Ciudadana" donde se realizaron las siguientes actividades: IX Foro Local de Planeación, Taller sobre Ley Estatutaria 1757 de 2015, IV Seminario Municipal en "Control Social a la Gestión Pública" y Análisis Financiero del Sistema General de Participación. Dichas actividades se realizaron desde el 19 hasta el 26 de noviembre de 2016, con un total de 90 asistentes, entre los que se destacan jóvenes, líderes comunitarios, veedores ciudadanos y comunidad en general.

Indicador: Nro. Evaluaciones de eventos realizados 1/1=100%

Nro. De asistentes 25/37= 67.56%

de 45

La segunda meta tenía como intención ejecutar dos (2) Audiencias Públicas:

Rendición de Cuentas y Resultados de los Recursos Naturales. La estrategia que se empleó fue convocar a líderes comunales, veedores y comunidad en general para dar a conocer temas de interés general. Para esta meta, la Contraloría Municipal, durante la vigencia 2016, realizó las audiencias públicas establecidas en el Plan de Acción. La primera, fue la rendición de cuentas ante el Concejo Municipal y la Comunidad y la segunda, la Audiencia Pública Ambiental "Estado de los Recursos Naturales y el Ambiente del Municipio de Envigado de la vigencia 2015". Ambas tuvieron una respuesta positiva y fueron evaluadas en torno a la claridad de la exposición e interlocución con la comunidad.

Indicador: Evaluación de actividad/No. De asistentes 2/2=100%

La tercera meta contemplaba usar las redes sociales y medios electrónicos como

estrategia de difusión sobre el ejercicio del control social participativo. A su vez, se trazaron como táctica promover en la comunidad, a través de los medios electrónicos, el uso de los Mecanismos de Participación Ciudadana y la Conformación de Veedurías de cara a la ejecución de los planes, programas y proyectos. Durante la vigencia 2016, desde la Oficina de Participación Ciudadana se utilizaron las redes sociales, principalmente Facebook y Twitter. Gracias a ello, lograron publicar en twitter 768, de los cuales se obtuvieron 214 Likes y en Facebook 80 en el Home Page y en el perfil 281 publicaciones y con más de 1.227 seguidores. Los contenidos de las publicaciones están relacionados con el quehacer de la Contraloría e información asociada a las actividades desarrolladas en torno a la Promoción de la Participación Ciudadana y el Ejercicio del Control Social Participativo.

Indicador: Nro. de publicaciones 100%

La cuarta y última meta del proyecto, era darle cumplimiento a los lineamientos

del Plan de Acción del Estatuto Anticorrupción, Ley de Transparencia y Gobierno en Línea; en dicho período, la Oficina de Participación Ciudadana cumplió a cabalidad las acciones determinadas en el Plan de acción del Estatuto Anticorrupción para el año citado. Sin embargo, es preciso, según informe registrado por la Oficina Asesora de Control Interno, realizar ajustes al plan con la

de 45

finalidad de cumplir con lo establecido en el Ley 1474 de 2011. Pese a ello, es importante destacar que de los lineamientos correspondientes a la Oficina de Participación Ciudadana, se encuentra el trámite de las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas, la promoción y uso de los mecanismos de participación ciudadana a la comunidad, publicación de la información en medios electrónicos, promoción de las acciones de la Entidad a través de redes sociales, entre otros aspectos.

3.3. PROGRAMA CONTRALORÍA ESCOLAR El proyecto tiene como objetivo generar la cultura del cuidado de lo público entre las partes interesadas. El proyecto como tal estimo desarrollar tres (3) metas y (5) cinco actividades para dar cumplimiento a lo establecido en el Plan Estratégico de la vigencia 2016-2019, a continuación se detalla la gestión adelantada para dar cumplimiento al proyecto. En la primera meta trata del Fortalecimiento al Control Social Participativo, dentro

de las actividades contemplaron la creación de alianzas interinstitucionales orientadas procesos de capacitación y formación en participación ciudadana a veedores, ciudadanos y contralores escolares.

Dado lo anterior, la Contraloría a través de su programa Contraloría Escolar, estableció alianzas con la Secretaría de Educación y el Instituto Popular de Capacitación- IPC para el entrenamiento y formación de los líderes escolares, además realizaron talleres, reuniones, encuentros, donde fortalecieron en los niños y jóvenes contralores el liderazgo, la comunicación, la resolución de conflictos, la protección del medio ambiente, la formulación de planes de trabajo, rendición de cuentas, entre otros. Igualmente, estableció la articulación y Vinculación de otras secretarías que contribuyeron al cumplimiento de los objetivos trazados por los Contralores Escolares de básica secundaria, así como la participación de los mismos en las acciones y labores propias de las veedurías ciudadanas que les permitió conocer y ejercer el control social participativo como resultado de la estrategia pedagógica de fomentar y promover en esta población escolar, el cuidado y el respeto por lo público.

de 45

Indicador: Nro. de Alianzas Estratégicas 2/2=100%

La segunda meta consta del Fortalecimiento al Gobierno Escolar, para ello

apreciaron propiciar un trabajo interinstitucional de gobierno escolar entre la Secretaría de Educación, la Personería y la Contraloría Municipal de Envigado que favorezca el desarrollo del contenido de la Ley 115 de 1994 Art 142. De lo anterior, se destaca el fortalecimiento del Gobierno Escolar en asocio con las entidades anteriormente mencionadas obteniendo los siguientes resultados: de las quince (15) actividades programadas en articulación con las Entidades, se dio cumplimiento a igual número de actividades enmarcadas en lo contenido en la Ley 115 de 1992 en su artículo 142 o Ley de Educación, la cual convoca a fortalecer el gobierno escolar y la democracia participativa de la comunidad educativa. Indicador: Actividades programadas/ actividades realizadas 15/15=100%

La tercera meta tiene como fin Promover los Mecanismos de Participación Ciudadana, donde se desprendes dos (02) actividades, la primera fue elaboración del Plan de Capacitación 2016 para veedurías, contralores escolares y comunidad en general. Donde señalan que la elaboración del Plan de Capacitación 2016 se cumplió, adicionalmente ejecutaron las actividades relacionadas con el mismo y que son propias de la función constitucional y legal de la Contraloría. Así mismo, destacan que el Plan cuenta con los parámetros establecidos en el Plan Nacional de Capacitación en el Control Social y en las disposiciones legales vigentes que determinan la necesidad de establecer planes o programas de capacitación donde se promueva el uso de los mecanismos de la participación ciudadana y el ejercicio responsable del control social participativo. La segunda actividad fue la de realizar el seguimiento y evaluación del proceso de capacitación adelantado según el procedimiento denominado Participación Ciudadana y Control Social de veedurías ciudadanas, y contralorías escolares. En este ítem se observa que realizaron seguimiento a la ejecución del Plan a través de la presentación de informes semestrales y el anual que dan cuenta del cumplimiento de las actividades allí establecidas. Así mismo, cada proceso contó con la evaluación que evidencia en su gran mayoría, satisfacción por las actividades adoptadas, pero también sugerencias tendientes al mejoramiento de algunos temas que se asocien a las funciones del público objetivo. Esta acción se encuentra soportada en los archivos correspondientes a las actividades programadas en el Plan, así como la lista de

de 45

asistencia, material fotográfico, difusión en las redes sociales, boletines de prensa, entre otros. Indicador: Cumplimiento del Plan de Capacitación vigencia 2016: 1/1=100%

3.4. FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA El objetivo del proyecto es de la Atención al Ciudadano, para ello determinaron ejecutar dos (2) metas; la primera consta en Tramitar oportunamente los derechos de petición, solicitudes, quejas, denuncias a través del recibo, evaluación, traslado y seguimiento a las solicitudes de origen ciudadano y la segunda ceñida al cumplimientos de los lineamientos del Plan Anticorrupción, Ley de Transparencia y las acciones de la estrategia del Gobierno en Línea. En el seguimiento se constató que durante la vigencia 2016, la Contraloría Municipal a través de la Oficina de Participación Ciudadana, tramitó en un 100% las cuarenta (42) peticiones, quejas, denuncias y consultas allegadas a la Entidad. Estas con corte al 30 de diciembre se encuentran cerradas dando cumplimiento con lo establecido en la Ley 1755 de 2015 y en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Lo que más se destaca de estos requerimientos que dos (2) ameritaron un ejercicio de control fiscal (auditoría) que conllevaron a modificar el programa del PGA 2016. Adicionalmente, la Contraloría prestó los servicios de orientación y atención al ciudadano, aclarando que dicho servicio no está orientado al trámite de la radicación de una PQDC. En ese sentido, se destaca que las personas vía telefónica, correo electrónico y personal, fueron atendidos a fin de garantizar la eficacia de la administración pública. Indicador: Tramitar en un 100% las PQRD 42/42*100=100%

de 45

4. GESTION DE COMUNICACIONES Con respecto al tema de la gestión de las comunicaciones, la Líder determinó para el periodo 2016 en su plan de acción, desarrollar y ejecutar cuatro (4) proyectos y/o acciones, los cuales están articulados al Plan de Estratégico de la Entidad. El primer proyecto tiene que ver con el cambio de la nueva imagen en la planta física, con el objeto de crear un patrón de identidad visual e incorporarlo en las diversas acciones de comunicación. Para ello consideraron como meta, posicionar la Contraloría de Envigado como un Ente de Control que ejerce su labor misional, con integridad, respeto y objetividad. Se realizaron cambios de la señalética al interior de la institución, de igual manera, la imagen fue llevada a los diferentes eventos realizados por fuera de la Contraloría. En el seguimiento al plan de acción y en especial al proyecto y/o acción, se observa que cada una de las oficinas o cubículos se encuentran debidamente marcados de acuerdo con los cargos que tiene establecida la organización mediante acto administrativo. Dichas especificaciones se cumplieron basadas en el contrato realizado por la Entidad para la nueva imagen corporativa. Indicador: Actividades ejecutadas/actividades programadas: 100% El segundo proyecto hace referencia a la comunicación externa, la cual busca promover procesos de información que generan confiabilidad y reconocimiento de la Entidad. A través de este proyecto y/o acción, se busca obtener confianza y reconocimiento del público interno y externo. Para ello determinaron realizar las siguientes acciones: Actualizar la página web www.contraloriaenvigado.gov.co, de acuerdo con los

requerimientos, en dicho periodo renovaron la página web con información asociada a la Entidad. Sin embargo, es importante señalar que la Contraloría está en proceso cambiar el portal, acogiéndose a los nuevos lineamientos básicos que trae la Ley de Transparencia y la Estrategia del Gobierno en Línea, para garantizar que la ciudadanía y usuarios tengan acceso fácil y puedan comprender la información allí contenida. El cumplimiento se logró en un 70%

de 45

Suministrar información de interés a los medios de comunicación por medio del

Boletín de Prensa, y llevar registro de las publicaciones. Durante la vigencia se han llevado a cabo varias acciones contempladas en el Plan de Comunicaciones 2016-2019, lo que les ha permitido obtener resultados positivos que dan cuenta del objetivo de posicionar la imagen de la Contraloría a partir de los resultados de su gestión y de las actividades desarrolladas como parte de su quehacer institucional. Este plan contempla dentro de sus acciones los siguientes aspectos: Publicaciones de notas e imágenes en redes sociales • Envío de correos electrónicos • Oficios, circulares y boletines internos y de prensa • Apoyo logístico en los eventos • Maestro de ceremonia• Convocatorias • Diseño de piezas gráficas. Todas ellas han contribuido al logro del objetivo trazado, reflejado ello en la asistencia masiva de público a los actos de posesión del Contralor Municipal, la posesión de los contralores escolares 2016, la socialización del plan estratégico institucional a las veedurías ciudadanas y organizaciones sociales del municipio, la capacitación en control social participativo, la capacitación a las entidades vigiladas, la realización de piezas de promoción sobre el quehacer de la Contraloría, la publicación de noticias en medios masivos de comunicación local, regional y nacional. Así mismo, se destacan las reacciones que como producto del uso de las redes sociales se obtienen a través de Facebook y twitter, la emisión de boletines de prensa para medios externos y la publicación de boletines internos como parte de la iniciativa de fortalecer la comunicación organizacional entre los Funcionarios. En total se han desarrollado: quince (15) boletines internos (Control IN), ocho (8) boletines externos dirigidos a los medios de comunicación; apoyo en la difusión de veinte (20) actividades y/o eventos realizadas directamente e indirectamente por la Contraloría, ocho (8) publicaciones de noticias en medios escritos como el periódico El Mundo, el periódico El Colombiano, periódico La Piedra, Minuto 30, El Reverbero de Juan Paz, dos noticias (2) en medio televisivo local llamado Noticiero Tele Envigado.

Otra de las acciones fue la administración de las redes sociales de la Entidad y

promover su posicionamiento (Facebook y Twitter). Se destaca que durante el año 2016, por medio de Twitter y Facebook, la ciudadanía y seguidores de las redes sociales, conocieron cada una de las actividades emprendidas en la vigencia citada por la Contraloría Municipal de Envigado, logrando con ello más mil visualizaciones o personas alcanzadas en Facebook a través del Home Page

de 45

y en el perfil de esta misma red, donde se obtuvieron 214 likes, 281 publicaciones y 1.227 seguidores. En twitter se trinó 268 veces y se obtuvo 214 likes.

Adicionalmente, se envió información de interés a la comunidad en general, a

través del correo institucional [email protected] y del Boletín Externo: “Acércate al Control”. Durante la vigencia 2016, desde el proceso de comunicación organizacional apoyado de las acciones de la Oficina de Participación Ciudadana, se mantuvo una comunicación permanente con la comunidad y los usuarios que accedieron a los servicios y orientación de la Contraloría a través de los distintos medios con los que cuenta la Entidad Fiscal. Es significativo señalar, que el chat institucional no se encuentra en funcionamiento debido a ajustes tecnológicos y de plataforma virtual que se vienen dando a la página web. Por tanto, es importante destacar que las redes sociales, en especial Facebook, cuenta con un medio de comunicación (chat), que permitió a la Contraloría orientar y atender las sugerencias de los usuarios.

Se Brindó atención y asesoría por el chat institucional, línea telefónica de la

Contraloría PBX: 3394050 y presencial. Durante la vigencia 2016, desde el proceso de comunicación organizacional apoyado de las acciones de la Oficina de Participación Ciudadana, se mantuvo una comunicación permanente con la comunidad y los usuarios que accedieron a los servicios y orientación de la

Contraloría a través de los distintos medios con los que cuenta la Entidad Fiscal. Es importante señalar, que el chat institucional no se encuentra en funcionamiento tras los ajustes tecnológicos y de plataforma virtual que se vienen dando a la página web. No obstante, es importante destacar que las redes sociales, en especial Facebook, cuentan con la herramienta del chat, que permitieron a la Contraloría orientar y atender las sugerencias de los usuarios.

Elaboraron y publicaron una encuesta de opinión y satisfacción del público

externo hacia la Contraloría. A través de las capacitaciones, la Contraloría aplicó una encuesta a la ciudadanía donde se pudo percibir que el 100% de los encuestados tiene conocimiento de la existencia del Órgano de Control, el 70% de los encuestados calificó de excelente el tiempo de respuesta con que la Contraloría entrega información requerida por la comunidad y el 30% dijeron que

de 45

es buena. Igualmente, se observa en la encuesta que el 71.4% Calificó de excelente el aporte que hace la Contraloría al aprendizaje de la Comunidad.

Adicionalmente, la Contraloría apoyó la difusión y ejecución de actividades realizadas por las diferentes áreas de la Contraloría. Se evalúa que desde el componente comunicacional, se dio difusión a los hechos de más importancia para la Contraloría, siendo gran aliado las redes sociales, seguido de los medios de comunicación y la publicación permanente en la página institucional. A nivel interno, la Contraloría Municipal logró establecer una comunicación de carácter informativa mediante el Boletín “Control IN”, donde se destacaron aspectos relacionados con el funcionamiento de la Entidad, el bienestar laboral y el mejoramiento de la cultura organizacional y el autocontrol. En materia de difusión mediante medios externos, se logró la publicación en medios informativo y la realización de ocho (8) boletines de prensa. A nivel interno, se realizaron catorce (14) boletines informativos.

El tercer proyecto y/o acción hace referencia a la comunicación interna, la cual

consta del mismo objetivo del proyecto y/o acción de comunicación externa que consiste en promover procesos de información que generen confiabilidad y reconocimiento de la Entidad. La meta de la Entidad es obtener confianza y reconocimiento del público interno y externo, para ello definieron las siguientes acciones:

Difusión de la información de interés general por medio del Boletín Interno “Control- In”. Durante la vigencia 2016, publicaron información relacionada con el desarrollo y actividades internas de la Contraloría. Igualmente, catorce (14) boletines de “Control- In”, fueron enviados a los Funcionarios de la Entidad, cuyo contenido estaba asociado en la organización, el bienestar laboral y la cultura del autocontrol, promovida por la Oficina Asesora de Control Interno.

Actualizaron periódicamente las carteleras informativas de la institución. Brindaron apoyo en la difusión de información institucional como parte del objetivo de mantener informada a los Funcionarios de la Contraloría. Este apoyo se vio reflejado en la elaboración de circulares informativas emanadas de la Dirección Administrativa de la Entidad fiscal y la oficina de Talento Humano.

de 45

Las redes sociales como medio ideal para mantener un contacto más cercano, directo y en tiempo real con la ciudadanía, fue utilizado en gran porcentaje por la Contraloría Municipal de Envigado, entre ellos el WhatsApp (Control- In), herramienta que fue fundamental para la difusión y divulgación de información institucional, logrando con ello mantenerlos enterados de las principales acciones de la Entidad.

Informar a todos los Funcionarios del acontecer diario en el ámbito local, nacional e internacional. (Noticias virtuales- Ronda de Medios). En cuanto a la información de las noticias que dan cuenta del acontecer nacional, regional y local, desde el proceso de comunicación, se estableció la ronda informativa, teniendo prelación el contenido informativo de los órganos de control del país, seguido de asuntos administrativos, políticos, sociales, culturales, entre otros.

Revisaron el buzón de sugerencias y socializaron la información y las medidas generadas a partir de la información recibida. La Contraloría cuenta con un buzón de sugerencias, ubicado en el primer piso de la Contraloría Municipal de Envigado. Durante la vigencia no recibieron aspectos relacionados con el mejoramiento de nuestros servicios (trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas), ni aquellas asociadas con la labor misional. Por lo anterior, los ajustes hechos a los procesos y a las labores, han estado orientadas a las necesidades que surgen de los mismos Funcionarios de la Entidad y están articuladas e integradas al Plan Estratégico Institucional.

Apoyaron actividades internas, según el requerimiento de las diferentes áreas. Desde el proceso de comunicaciones apoyaron las funcionarias asignadas para el cumplimento de las acciones comunicacionales, brindaron apoyo y acompañamiento necesario para el logro de los objetivos trazados por las distintas áreas y del despacho del Contralor, siendo este un eje trasversal, las actividades estuvieron centradas en la difusión y divulgación de la información suministradas por las partes antes mencionadas.

Efectuaron una encuesta de satisfacción, sobre la aceptación y buen manejo de las estrategias comunicativas establecidas y ejecutadas. Para el mes de enero de

de 45

2017, se llevará a cabo la encuesta que se relaciona de esta actividad para realizar los ajustes pertinentes al Plan de comunicaciones y al plan de actividades 2017.

El tercer proyecto y/o acción que contempló la Líder de comunicaciones, fue el de organizar y apoyar los eventos de la Contraloría. La intención era la de lograr un buen desempeño comunicacional con los públicos objetivos, estableciendo estrategias que le permitieran a la organización mejorar el desempeño comunicacional con su público interno y externo, para ello ejecutaron las siguientes acciones:

Coordinaron, organizaron y socializaron en acto público la Rendición de Cuentas,

dirigido a la comunidad en general. En la vigencia 2016, apoyaron la ejecución de la rendición de cuentas, que se llevó a cabo en el Concejo de Envigado. En este espacio, el Contralor Municipal de Envigado, expuso los resultados de su primer año de gestión con corte al 30 de octubre de 2016. Se espera que en el primer trimestre de la vigencia 2017, se lleve a cabo la audiencia pública de rendición de cuentas correspondiente al año 2016.

Por último apoyaron la logística y difusión para el desarrollo de las capacitaciones,

dirigidas a los Contralores Escolares, Veedores y Funcionarios. Esta actividad se cumplió en un 100%, al evidenciarse el apoyo logístico para el desarrollo de actividades y eventos relacionados con: posesión de los Contralores Escolares talleres y capacitación dirigidos a los Líderes Escolares y Veedores Ciudadanos; rendición de cuentas del Contralor y de los Contralores Escolares, actividades internas y de bienestar social. Lo anterior como consecuencia del proceso de comunicaciones y de la necesidad de adoptar estrategias tendientes al fortalecimiento de la imagen corporativa y de su quehacer institucional ante las partes interesadas.

5. GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: La líder de Responsabilidad Fiscal para la vigencia 2016, definió en su Plan de Acción, ejecutar un solo proyecto y/o acción, el cual se fundamenta en Llevar a cabo hasta su culminación los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva

de 45

que se inicien a causa de la notificación, comunicación u otro medio de información al área de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal. Para cumplir con lo anterior, se trazó como objetivo tramitar los procesos que se inicien en el área de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios hasta su culminación, respetando términos procesales y todo aquello señalado en la Ley 610 de 2000 y la Ley 1474 de 2011. Para la consecución de lo propuesto, la responsable del proceso de Responsabilidad Fiscal se trazó cuatro (04) metas que consistían en: Proponer las acciones de mejora al proceso de responsabilidad fiscal, jurisdicción

coactiva y administrativos sancionatorios. Frente a esta meta la Líder del proceso

ajustó los procesos mencionados anteriormente de acuerdo con los lineamientos

de la norma, mejoró sus controles, indicadores y sus riesgos, con el fin de

garantizar que este se ejecute de manera efectiva, contribuyendo así a la gestión

del control fiscal que es la razón de ser de la Contraloría Municipal. A su vez,

realizó el ciclo de acciones al proceso de responsabilidad fiscal en el Software de

MEJORAMISO y propuso las acciones de mejora al Comité de Dirección. Esta

acción se cumplió en el 100%, dando así cumplimiento al 20% del peso

ponderado de esta actividad.

Otra de las metas fue la terminación del 100% de los procesos con radicados

2012, 2013 y 2014, durante el tercer trimestre del año 2016. En el siguiente

cuadro, se detalla cada uno de ellos y el estado de los mismos, con esto la líder

del proceso da cumplimiento a lo plasmado en el plan de acción cumpliendo así

con el 100% de lo de planeado y cumpliendo así con el 20% del peso ponderado

de esta actividad.

de 45

CUADRO DE PROCESOS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL AÑO 2016

No. EXPEDIENTE

ENTIDAD AFECTADA

HECHOS PRESUNTO

DAÑO PATRIMONIAL

FECHAS DE LOS AUTOS ESTADO DEL

PROCESO 30/06/2016

PENDIENTES

009-2012

1 cuaderno Envicárnicos

Perdida por malos procedimientos en

el manejo de la cava

36.265.928

Auto Apertura: 28/06/2013 Versión Libre de Luis Fernando:

22/07/2013 Versión Libre de Juliana Layos:

28/08/2013 Oficios solicitud de Información,

de las pruebas decretadas en el auto de

apertura: 09/07/2014 Respuesta al oficio anterior:

18/07/2014 Versión Libre de Luis Alberto

Mesa: 12/06/2015

FALLO SIN RESPONSAB

ILIDAD FISCAL.

CONFIRMA GRADO DE CONSULTA

SE ANALIZO LA

CONDICIÓN DEL GESTOR FISCAL Y SE CONCLUYO

QUE NO HABIA LUGAR A INICIAR UN

NUEVO PROCESO

010-2012 2 cuadernos

Secretaria de Servicios

Administrativos (Parque

Eco-Turístico)

Cobros indebidos de los servicios públicos a los

locales comerciales del

parque

14.820.152

Auto Apertura: 04/09/2013 Se fija fecha para llevar a cabo

diligencia de versión libre. 10/04/2015 Se realizan

versiones libres: 20/04/2015 y 24/04/2015

AUTO DE ARCHIVO- CONFIRMA EN GRADO

DE CONSULTA

N/A

011-2012

2 cuadernos Evas

Contrato de Celdas de

seguridad (no se reportan ingresos de la proyección

que se hizo que se iba a obtener)

624.000.000

Auto Apertura: 04/09/2013 Solicitud de Información a

EVAS: 28/03/2014 Solicitud de Información nuevamente a EVAS:

09/07/2014. Se archiva el Proceso: 20/08/2015

Se remite el proceso al grado de Consulta: 24/08/2015 Se revoca la decisión de

archivar el proceso: 22/09/2015


DE CONSULTA

N/A

001-2013

1 cuaderno

Personería de Envigado

Irregularidades en contratos

2.929.200

Auto Apertura: 03/09/2013 Solicitud de información de

pruebas decretadas en el auto de apertura: 10/07/2014


DE CONSULTA

N/A

006-2013

1 cuaderno Evas

Castigo de la Cartera de la entidad por

decisión de la junta directiva

108.000.000


EVAS de pruebas decretadas en el auto de apertura:

09/03/2015

AUTO DE ARCHIVO Y

SE CONFIRMA EN GRADO

N/A

de 45

No. EXPEDIENTE

ENTIDAD AFECTADA

HECHOS PRESUNTO

DAÑO PATRIMONIAL

FECHAS DE LOS AUTOS ESTADO DEL

PROCESO 30/06/2016

PENDIENTES

DE CONSULTA

003-2014

1 cuaderno Evas

No se encuentran soportes que demuestren la

gestión de cobro persuasivo y/o

coactivo, adelantada en forma previa al

castigo de cartera

18.554.514


EVAS de pruebas decretadas en el auto de apertura:

09/10/2015

AUTO DE ARCHIVO Y

SE CONFIRMA EN GRADO

DE CONSULTA

N/A

004-2014

1 cuaderno

Curaduría Primera

La liquidación de los impuestos se efectuó teniendo

en cuenta el salario mínimo

legal del año 2010, debiendo ser del año 2012, en el cual se expidió

licencia de construcción y se

canceló el impuesto de construcción.

21.730.690

Auto Apertura: 11/03/2015 Se solicita información sobre

unas pruebas decretadas en el auto de apertura: 13/03/2015

Se allega la información requerida: 17/03/2015 y el

25/03/2015

AUTO DE CESACIÓN

DE LA ACCIÓN

FISCAL POR PAGO Y

CONFIRMA EN GRADO

DE CONSULTA

N/A

002-2014

8 cuadernos Enviaseo

Cobros no autorizados a los

usuarios entre junio de 2003 y

julio de 2005 más los intereses

generados durante el tiempo en que ENVIASEO dilato la devolución de lo

indebidamente cobrado.

717.580.767 Auto Apertura: 16/06/2014

SE DECRETO

LA NULIDAD PARCIAL

Se evalúo nuevamente el proceso y se llegó a la conclusión

que era improcedente la reapertura

005-2014

1 cuaderno

Planeación y Curaduría

Sin evidencias de pago de obligación

urbanísticas de 10% o adicionales,

impuestos construcción (Balcón de

Luminares, La Reserva, Olivares de Camino Verde)

495.430.961

Auto Apertura: 14/07/2014 Solicitud de información de las pruebas decretadas en el auto

de apertura: 16/07/20147

AUTO DE ARCHIVO Y CNFOIRMA GRADO DE CONSULTA

RESOLVIENDO GRADO

DE CONSULTA

de 45

Adicionalmente, la Líder del Proceso de Responsabilidad Fiscal en su Plan de

Acción, estimó que el 80% de los procesos de Responsabilidad Fiscal trasladados

a la segunda instancia sean confirmados durante el año en mención. Para ello

consideró necesario, asegurar en el trámite de los procesos que se practiquen

todas las pruebas necesarias, conducentes y pertinentes, llamar a las compañías

de seguros oportunamente, garantizando la defensa de los presuntos implicados.

INDAGACION PRELIMINAR EN TRAMITE

Traslado Resp. Fiscal

No. No.

Expediente

Presunto Responsable

fiscal

Entidad Afectada

Hechos Valor

presunto detrimento

Estado actual

12/03/2014 1 001-2016 Luis Esteban Molina Lugo

secretaria de

desarrollo económico

Irregularidades en contratación

$ 52.949.149

SE RECIBIERON LAS PRUEBAS DECRETADAS EN EL AUTO DE INDAGACIÒN

PRELIMINAR Y ARCHIVARON LAS

DILIGENCIAS POR NO ENCONTRAR PROCEDENTE

LA APERTURA DEL PROCESO

La última meta tenía como fin tramitar la totalidad de los procesos de

responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativos sancionatorios,

respetando lo señalado en la ley 610 de 2000 y en aquellas que lo complementen,

ley 1474 de 2011, ley 1437 de 2011 y ley 42 de 1993. Para lograr lo anterior, es

necesario que líder trámite los procesos iniciados de acuerdo con lo señalado en

la Ley 610 de 2000 (indagación preliminar cuando sea necesaria, proceso de

responsabilidad fiscal, auto de imputación, fallo...).

de 45

No. No. Expediente

Asunto Fecha de auto de apertura

estado actual

1 001JC-2007

Inicio de proceso coactivo por no cobro de proceso de responsabilidad fiscal, por un valor de $23.393.661, liquidación de crédito $ 31.997.442

07/03/2007 se declaró la prescripción de la acción ejecutiva y se ordena el archivo del proceso

2 002JC-2015

avoco conocimiento del proceso coactivo por el posible detrimento en la IUE, al efectuar el pago de dos sanciones interpuestas por la DIAN, por la presentación extemporánea de la información exógena durante la vigencia 2009, correspondiente a la vigencia 2008 y la información exógena durante la vigencia 2010, correspondiente al año gravable de 2009. por un valor de $85.877.700

Auto que avoca conocimiento

Está en etapa de cobro persuasivo, en investigación de bienes para dictar mandamiento de pago

No. No. Expediente Asunto estado actual

1 005-2015 No rendición de información al Sistema de Gestión Transparente

Se trasladó a Jurisdicción coactiva y se realizó acuerdo de pago de la sanción contenida en el PAS, TERMINADO POR PAGO.

TRASLADOS DEL PROCESO AUDITOR A RESPONSABILIDA FISCAL

Entidad Hechos Fecha Análisis

Envicarnicios Intereses por mora 11/09/2015

SE ESCUCHO EN VERSIÓN LIBRE AL PRESUNTO RESPONSABLE, SE TRAMITARON Y RECIBIERON LAS PRUEBAS FALTANTES, EN

TRAMITE PARA DECIDIR SI SE APERTURA EL PROCESO FISCAL Y ARCHIVARON LAS DILIGENCIAS POR NO ENCONTRAR

PROCEDENTE LA APERTURA DEL PROCESO.

Secretaria Administrativa

Pago de intereses de servicios públicos

14/10/2015 NO SE INICIO EL PROCESO, POR CUANTO EN EL TRAMITE DE TRASLADO DE HALLAZGO SE ENVIARON LOS SOPORTES DE

PAGO, RESARCIENDO EL DAÑO.

de 45

6. GESTIÓN DE CONTROL INTERNO La Oficina Asesora de Control Interno durante la vigencia 2016 planeo realizar seis (06) auditorías las cuales se ejecutaron en un 100%, A continuación se detallan cada una de ellas. Procedimiento Presupuestal. Procedimiento de Compras Procedimiento de Participación Ciudadana Gestión del Talento Humano Procedimiento de Responsabilidad Fiscal Comunicación Organizacional En dichos seguimientos se dejaron las respectivas observaciones y recomendaciones con el fin de que los líderes de los procesos efectúen las mejoras y así contribuir al mejoramiento continuo del SGI de la Entidad. Otra de las acciones que se adelantaron por parte de la Ofician de Asesora de Control Interno durante dicha vigencia, fue la de elaborar los informes que por exigencia de ley se deben de cumplir y fueron colgados en la página web de la Contraloría Municipal de Envigado. En el siguiente cuadro se plasma cada uno de ellos, los tiempos y la frecuencia en que debieron ser de presentados.

ELABORACIÓN DE INFORMES DETERMINADOS POR LEY.

TIPO DE INFORME RECEPTOR OBSERVACIONES

En

ero

Fe

bre

ro

Ma

rzo

Ab

ril

Ma

yo

Ju

nio

Ju

lio

Ag

os

to

Sep

tie.

Octu

bre

No

vie

m.

Dic

iem

.

Elaboración de Informe ejecutivo anual de Control Interno

DAFP

Se debe presentar en el aplicativo DAFP antes del 28 de febrero de la vigencia, se socializan los resultados en el CCCI.

28

Informe Cuatrimestral Pormenorizado de Control Interno.

Representante Legal

Se presenta cuatrimestral y se publica en la página web. Ley 1474 de 2011 art. 9.

12 12 12

Informe Austeridad en el Gasto.

Representante Legal

Se presenta trimestral. Decreto No. 984 de 14 de 2012 (Mod.art. 22 de Decreto 1737)

de 45

Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos.

Representante Legal

Se presenta semestral. Estatuto anticorrupción Ley 1474 de 2011, articulo 76.

Evaluaciones del Sistema de Control Interno (Revisión por la Dirección)

Representante Legal

30

Informe de legalidad de usos del software (Informe al Consejo Nacional de Derechos de Autor)

DNDA.

Se rinde anualmente, Dir. Presidencial No. 02 de de 2002. Circu. No. 1000 -06 de 22 de junio de 2004. Circu. No. 07 de diciembre 28 de 2005.

18

Informe Control Interno Contable

Representante Legal

28

Informe consolidado de actividades, formato MC-F-013

Seguimiento al Plan Anticorrupción y atención al ciudadano.

Representante Legal

Se publica en la web. Ley 1474 de 2011, Dcto 2641 de 2012, reglamentario de los artículos 73 y 76 del estatuto. Estrategias para la elaboración del Plan Anticorrupción versión 2.

Informe de las auditorías realizadas.

Líderes de Proceso

Adicionalmente, la líder control interno realizó la Campaña "Semana del autocontrol", la cual tenía como fin sensibilizar a los funcionarios de la Contraloría Municipal sobre temas del autocontrol y control interno. Cada día se realizó una actividad como se detalla a continuación: PRIMER DÍA DE LA SEMANA DEL AUTOCONTROL

CAPACITACIÓN SOBRE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL Y EL AUTOCONTROL. En el desarrollo de la semana del autocontrol, la Oficina Asesora de Control Interno se enfocó en dos (2) temas que son de gran importancia: la Inteligencia Emocional y el Autocontrol, temas con los cuales se buscó que los funcionarios de la Contraloría de Envigado, entendieran claramente el significado de estos conceptos y cómo influyen día a día en nuestra vida laboral.

de 45

Registro fotográfico – Contraloria Municipal de Envigado.

SEGUNDO DÍA DE LA SEMANA DEL AUTOCONTROL ¿CÓMO MANEJAR LAS EMOCIONES?

A través de una postal, se brinda a los funcionarios de la Contraloría Municipal algunos tips para manejar las emociones y al reverso de la misma, se le da a cada uno, una emoción que indica el mal estar o bien estar. Es claro que cada uno es dueño de sus emociones y determina cómo comportarse en los escenarios en los que se desenvuelve.


de 45

TERCER DÍA DE LA SEMANA DEL AUTOCONTROL

NATURALEZA DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL – TOMATE LA PILDORA PARA TÚ BIEN – ESTAR.

Como parte de las actividades de la semana del Autocontrol en el tercer día se llevó a cabo dos actividades tendiente a promover la cultura del control, una de ellas fue el conversatorio acerca del “Control Interno y el Control Fiscal” con los jefes y/o asesores de las Oficinas de Control Interno de Municipio de Envigado y sus entes Descentralizados, con el fin de crear sinergias tendientes a mejorar la eficacia de las acciones que cada uno desempeña desde el rol que les compete.


de 45

La segunda actividad, fue la entrega de una postal a cada uno de los funcionarios con el propósito que entiendan la importancia de la “Naturaleza de la Inteligencia Emocional” desde lo racional y de lo emocional y al revés de la tarjeta se les da la definición de algunas emociones desde el Mal – Estar y el Bien – Estar, donde cada uno determina cómo quiere estar según las circunstancias por las que esté pasando desde lo laboral y personal; adicionalmente, se les entregó una frasco con píldoras con los colores del significado de cada emociones.

Registro fotográfico – Contraloria Municipal de Envigado

de 45

CUARTO DÍA DE LA SEMANA DEL AUTOCONTROL

TU NUNCA APRENDES, ¿VERDAD? En el cuarto día de la semana del autocontrol, se le entregó a cada uno de los funcionarios una postal donde se les invitó a reflexionar acerca de “la Inteligencia Racional y la Inteligencia Emocional” y un corazón relajante “Tú Puedes”, con el fin de desarrollar un ejercicio con el que se pretendía que todo el equipo de trabajo entendiera claramente estos dos conceptos y cómo influyen en sus vidas.

Registro fotográfico – Contraloria Municipal de Envigado

QUINTO DÍA DE LA SEMANA DEL AUTOCONTROL – HOY ELIJO.

Para la culminación de la semana del autocontrol, se llevaron a cabo tres actividades, una de ellas fue el conversatorio “Proceso Misional y Proceso Administrativo” que se lleva a cabo en la organización, con el objetivo de mejorar la gestión de la Contraloría y así mitigar impactos negativos que afecten las metas propuestas por la Entidad durante este período. La segunda actividad que se desarrollo fue el mural, donde los funcionarios dibujaron su mano y cada uno plasmó un mensaje alusivo al tema “Hoy Elijo”, y la tercera actividad fue el diligenciamiento de la encuesta para medir los resultados de la semana del autocontrol.

de 45


A su vez, en el mes de diciembre de 2016 en el programa de inducción y reinducción, se hizo mucho énfasis en los principios y valores y a la importante de la cultura del autocontrol en donde se les socializo a través de un afiche qué consistía en la “Ruta del Autocontrol” Registro fotográfico – Contraloria Municipal de Envigado

de 45


de 45

Igualmente, durante dicha vigencia se llevó a cabo el diseño, construcción y socialización de los boletines institucionales de Control Interno, a través de este medio se publican temas que hacen referencia al fomento de la cultura del autocontrol.

Original Firmado Gloria María López Ochoa Asesora de Control Interno

envigado, 21 de febrero de 2017 josÉ conrado restrepo ...€¦ · contralorÍa de envigado...

Documents