enfoque de auditoria para la revisión de operaciones de ciclos transaccionales y control interno

APLICACIÓN PROCESOS DE

AUDITORÍA

ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA

REVISIÓN DE OPERACIONES DE

CICLOS TRANSACCIONALES

1. Ciclo de Ingresos

•Venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.

2. Ciclo de compras

•Adquisición de activos de capital, mano de obra , servicios y materiales a cambio de efectivo.

3. Ciclo de nómina o personal

•Erogaciones y transacciones de los recursos humanos

4. Ciclo de tesorería

•Manejo de fondos de la empresa, incluye la distribución del efectivo y retorno de este.

5. Ciclo de producción

•Transformación de activos adquiridos en bienes y servicios para la venta

6. Ciclo de información financiera

•Preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio

CICLO DE

INGRESOS

Funciones lógicas

Asientos contables comunes

Formas y documentos

importantes

Bases usuales de datos

Enlaces con otros ciclos

Objetivos

Funciones Típicas

Otorgamiento de crédito

Toma de pedidos

Entrega o embargue de mercancía y / o prestación de servicio

Facturación

Contabilización de garantías

Cuentas por cobrar

Cobranzas

Ingreso del

efectivo

Ajuste a facturas y/o n/c

Determinación del

Costo de Vta..

• Ventas

• Costo de Ventas

• Ingreso de caja

• Devoluciones y rebajas sobre ventas

• Descuentos por pronto pago

• Provisiones para cuentas de cobro dudoso

• Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

• Gastos de comisiones

• Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

• Provisión para gastos por ventanilla

Asientos Contables

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Pedidos de clientes

Órdenes de venta y embarque

Conocimiento de embarque

Facturas de venta

N/C por devoluciones y rebajas sobre ventas

Avisos de remesas de clientes

Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

BASES USUALES DE DATOS

Bases de referencia

• Listas y/o archivos maestros de clientes y de créditos

• Catálogos de productos y listados o archivos de precios

Bases dinámicas

• Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir

• Auxiliares de clientes

• Estadísticas de ventas

• Diarios de ventas

ENLACES CON

OTROS CICLOS

Ingresos de caja -ciclo de

tesorería

Embarques de productos-ciclo de producción

Concentración de actividades-ciclo informe

financiero

OBJETIVOS

Autorización

Cumplimiento de políticas y criterios

establecidos por la administración

Procesamiento y Clasificación

Asegura el correcto

reconocimiento, procesamiento,

clasificación, registro e

informe de las transacciones de

una empresa

Verificación y evaluación

Verifica y evalúa paródicamente los saldos que se informan, la

integridad de los sistemas de

procesamiento

Salvaguardar física

Control de acceso a los

activos, registros, formas

importantes, lugares de proceso y

procedimientos de procesos

Objetivos de autorización

Políticas adecuadas

establecidas por la

administración

1. Clientes deben autorizarse

2. Autorización clientes

3. Cuentas y ajustes a los

ingresos, costo de ventas gastos de

venta y cuentas de clientes

4. Procedimientos del proceso de

ciclos de ingresos

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN

DE TRANSACCIONES

5. Aprobación de pedidos de clientes

6. Solicitud o pedido aprobado

7. Pedido autorizado de

embarque

8. Embarques efectuados y

servicios prestados facturados

9. Facturación correcta

10. Control del efectivo

11. Facturas clasificadas, concentradas

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES

12. Costos de mercancías , servicios vendidos así

como gastos relativos de las ventas clasificados

13. Efectivo recibido

14. Ajustes de ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de

clientes clasificados

15. Facturas, cobros y ajustes exactos y

correctamente aplicados

16. Asientos contables para facturación, costos

de ventas, efectivo recibido y ajustes

mercancías y servicios vendidos, gastos relativos

a las ventas, efectivo recibido y ajustes

17. Contable del ciclo de ingresos resumido y

clasificación de transacciones

18. Información de impuestos originados de actividades de ingresos

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

19. Verificación y evaluación de

cuentas por cobrar y

transacciones relativas

OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FISICA

20. Acceso al efectivo recibido deber permitirse de acuerdo a controles

establecidos por gerencia

CICLO DE COMPRAS

Adquisición De bienes y

servicios

Pago de adquisiciones

anteriores

Clasificar, resumir e

informes lo que se

adquirir y lo que se pagó

Inventarios

Activos Fijos

Servicios externos

Suministros o

abastecimientos

CICLO DE COMPRAS

CICLO DE COMPRAS

1. • Funciones lógicas

2. • Asientos contables comunes

3. • Formas y documentos importantes

4. • Bases usuales de datos

5. • Enlaces con otros ciclos

6. • Objetivos

Desembolso de efectivo

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos

Recepción de mercancías y suministros

Función específica de compras

Preparación de solicitudes de compra

Selección de proveedores

FUNCIONES TÍPICAS

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Compras


Pagos anticipados

Acumulaciones de pasivos

Ajustes de compras

FORMAS Y DOCUEMNT

OS IMPORTANT

ES

Requisiciones de

compra

Ordenes de compra y contratos

Documentos de

recepción de

mercancías

Facturas de proveedore

s

Notas de cargo y de

crédito

Solicitudes de cheques

Recibos de servicios

Póliza cheque


Archivos de proveedores

Archivos de cuentas por pagar

Pedidos a proveedores pendientes de surtir

ENLACE CON OTROS CICLOS

Desembolsos de efectivo

Ciclo de tesorería

Resumen de actividad

Ciclo de informe

financiero

Recepción de bienes,

mercancías y servicios

Ciclo de producción

OBJETIVOS

OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

1. Autorización de proveedores

2. Precio y condiciones de los

bienes., mercancías y servicios

3. Distribución de cuentas y los ajustes a los

desembolsos de efectivo y cuentas de proveedores,

pagos anticipados y pasivos acumulados

4. Pagos por bienes, mercancías y

servicios recibidos

5. Procedimientos de proceso del ciclo

de compras


6.Aprobarse ordenes de compra a

proveedores de bienes, mercancías o servicios

7. Solo deben aceptarse mercancías

y servicios que se hayan solicitado

8. Bienes, mercancías y servicios recibidos,

deben informarse

9.Montos adecuados a proveedores por

bienes, mercancías y servicios recibidos

10. Pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos basados en

un pasivo

11. Importes adecuados a

proveedores y acreedores


12. Pagos y ajustes a compras

13.Pasivos incurridos, pagos efectuados y ajustes

relativos

14. Asientos contables por las cantidades adeudadas

a proveedores y acreedores

15. Asientos contables de compras

16. Determinar bases de impuestos derivada de las

actividades de compra

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN

17. Saldos registrados de cuentas por

pagar y actividades de transacciones

relativas.

18. Registro de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso

OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA

FISICA

3.Ciclo de Nomina o Personal

Contiene contratación,

utilización y pago de servicios personales

Como por ejemplo nómina de mano de obra directa, mano

de obra directa, ejecutiva, etc.

Incluye funciones

Contratación y Utilización de mano de

obra

Pago de mano de obra

Clasificar, resumir e

informar lo utilizado en

mano de obra

Funciones Típicas del

Ciclo de Nomina o Personal

Reclutamiento y selección de

personal

Contratación de personal

Llevar las relaciones laborales

Preparar informes de asistencia

Registro, información y control de la

nomina


Promoción y evaluación de

personal

Pagos de Nómina

Anticipos de sueldos y

préstamos al personal

Distribuciones de mano

de obra

Otras prestaciones al personal

Ajustes de Nomina

Asientos Contables Comunes del Ciclo de

Nómina

Formas y Documentos Importantes

Solicitud de empleo

Contratos de trabajo

Informes de tiempo

Tarjetas de reloj

Autorización de ajustes de

nómina

Autorización de pagos

especiales

Recibos de pagos

Cheques


Están representadas pro archivos,

catálogos, listas,

auxiliares, etc.

De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en :

Bases de referencia

Bases Dinámicas

Las bases usuales de datos para nóminas podrán se las

siguientes

Archivos maestros de

personal conteniendo nombres e

información de referencia,

tipos de retribución, etc.

Registros de salarios de empleados



que se enlazan con el ciclo de tesorería

Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción

Resumen de actividades

que se enlazan con el ciclo de informe

financiero

De autorización

De procesamiento y clasificación

de transacciones

De verificación y evaluación

De salvaguarda

física

Objetivos

El personal contratrado

Los tipos de retribución y las deducciones de nómina

Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados

Todos los pagos de nómina

Los procedimientos del ciclo de nóminas


Tratan todo aquellos controles que deben establecerse para

asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios

establecidos por la administración.

Objetivos de procesamient

o

Aprueban solicitudes de uso de mano de obra acorde a las políticas

La mano de obra utilizada deben informarse con exactitud y en forma

oportuna

Los montos adecuados al personal se calculan con

exactitud y en forma oportuna

Pagos relacionados con la nómina deben basarse en

un pasivo reconocido y con exactitud

Importes adecuados al personal deben

clasificarse, concentrarse y forma oportuna

Pagos y ajustes relativos a nóminas deben

clasificarse, concentrarse y forma oportuna

Los pasivos incurridos, pagos efectuados y

ajustes relativos deben aplicarse con exactitud

Preparar asientos contables por cantidades

adeudas al personal, pagos efectuados y

ajustes relativos

Asientos contables de la nómina deben

concentrarse y clasificarse acuerdo a las políticas

Información para determinar bases de

impuestos derivada de las actividades de nomina

Objetivos de verificación y evaluación

• Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas nóminas y las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda

física

• El acceso a los registros de personal, nominas, formas, documentos importantes y lugares de proceso deben permitirse únicamente de acuerdo con las políticas

4. Ciclo de Tesorería

Incluye aquellas funciones que tratan sobre la

estructura y rendimientos de

capital

La mayor parte de las funciones

relacionadas con el ciclo de tesorería

pueden efectuarse en la tesorería de la

empresa

Incluye funciones

Reconocimiento de las

necesidades de efectivo

Distribución del efectivo

disponible las operaciones productivas

Devolución del efectivo a

los inversionistas y acreedores

Funciones Típicas

Relaciones con sociedades financieras y

de crédito

Relaciones con accionistas

Administración del efectivo y

las inversiones

Acumulación, cobro y pago de intereses y

dividendos

Custodia física del efectivo y los valores

Funciones Típicas

Administración de monedas extranjeras incluyendo

riesgos cambiarios

Administración y vigilancia de

la deuda

Administración financiera de

planes de beneficio a empleados

Operaciones de Inversión y

Financiamiento

Administración de seguros

Asientos Contables Comunes

Obtención y pago de

financiamiento

Emisión y retiro de acciones

Compra y venta de

inversiones de valores

Acumulación, cobros y pagos de

intereses y dividendos

Amortización de

descuentos, gastos y primas

diferidos en relación con

deudas e inversiones

Cambios en los valores

según libros de inversiones

y deuda

Compra y venta de moneda

extranjera

Formas y Documentos Importantes

Certificados provisionales de acciones

Acciones emitidas

Obligaciones, bonos, papel

comercial

Acciones, bonos y otros

dtos. adquiridos

(inversiones)

Títulos de crédito

(cheques , pagarés, cartas de

crédito, etc.)

Contratos de cambio de moneda

extranjera para entrega futura

Fideicomiso o Convenios para

el plan de beneficios a empleados

Pólizas de seguros


Están representadas pro archivos,

catálogos, listas, auxiliares, etc.

Contiene información

necesaria para procesar

transacciones de un ciclo o resultado de

un proceso

De acuerdo al uso que se les de pueden clasificarse en :

Bases de referencia

Archivo maestro de los accionistas, Cédula de trabajo de intereses y dividendos, Libros de

registro de accionistas y utilidades y cuestionario de

cumplimiento de estipulaciones de

préstamos

Bases Dinámicas

Saldos de las cuentas bancarias, Carteras de inversiones y saldos de mayores auxiliares de

inversionistas y acreedores



que se enlazan con el

ciclo de tesorería

Debido al ingreso y

desembolso de efectivo

Ciclo de Tesorería

Desembolsos de Efectivo con el

ciclo de compras

Ingresos de efectivo con el

ciclo de ingresos

Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de

compras e ingresos

Beneficios al personal (bonos o

prestaciones adicionales con el ciclo de nómina)

De autorización

De procesamiento y clasificación

de transacciones

De verificación y evaluación

De salvaguarda

física

Objetivos

Las fuentes de inversión y financiamiento

Los importes, momento y condición de las transacciones de deuda y capital

Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital

Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y distribución contable

Los procesos del ciclo de Tesorería


Tratan todo aquellos controles que deben establecerse para

asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios

establecidos por la administración.

Objetivos de procesamiento

Asegurarse de reconocer, procesar, clasificar, registrar e

informar transacciones

Aprueban solicitudes de obtención o entrega

se ajusten a las políticas

Aprueban solicitudes de compra-venta de inversiones que se

ajusten a las políticas

Producto de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma

oportuna

Las compras y ventas de inversiones deben

informarse con exactitud y en forma

oportuna


Gastos financieros de los recursos de capital, entrega recursos a inversionistas y acreedores informan con

exactitud y forma oportuna

Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores se informa con exactitud y forma

oportuna

Las cantidades adeudadas a, por entidades en que se en que se

invierte, corredores y otros, distribución contable calculan con

exactitud y registran forma oportuna

Los PCGA requieren efectuar cambios en las inversiones deben calcularse con exactitud y forma

oportuna

Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores,

entidades en que se invierte, corredores y otros, y los ajustes

relativos deben clasificarse , concentrarse e informarse correcta y oportunamente


Recursos obtenidos, productos de estos

recursos y entrega de los mismos se aplica

correcta y oportunamente.

Compra y venta de inversiones, sus

productos y ajustes relativos se aplica

correcta y oportunamente

Preparar asientos contables por las

cantidades que se adeudan, o las que se tienen que cobrar, y los

ajustes relativos

Asientos contables de tesorería deben

concentrar y clasificar las transacciones acorde las

políticas

Información determinar bases de impuestos

derivados de actividades tesorería producen

correctamente y oportunamente

Objetivos de

verificación y

evaluación

• Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas nóminas y las transacciones relativas.

Objetivos de

salvaguarda física

• El acceso al efectivo y valores es acorde las políticas administrativas

• El acceso a los registros de accionistas, tenedores de deuda, de inversiones lugares, y de procesos es acorde las políticas administrativas

5. Ciclo de Producción

Recursos adquiridos

AlmacenanConvierten Procesan

Ciclo de Producción

Materiales

Mano de obra

directa

Costos indirectos

Artículo terminado

FUNCIONES TÍPICAS

Contabilidad de costos

Control de fabricación

Administración de inventarios

Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo

ASIENTOS CONTABLES

COMUNES

Transferir de inventarios

Aplicación del costo de mano de obra

Aplicación de gastos de fabricación

Depreciación y amortización de

inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos

diferidos

Variaciones

Cambios en el valor en libros de inventarios,

inmuebles, maquinaria y otros costos diferidos

Retiros o venta de inmuebles, maquinaria

y equipo

FORMAS Y DOCUMENTOS

IMPORTANTES

Ordenes de producción

Requisición de materiales

Tarjetas de tiempo

Informe de producción

Informe de desperdicios

Hojas de trabajo aplicación de gastos

de fabricación

Hojas de costo


Bases de referencia

• Información utilizada para el proceso de las transacciones.

Bases dinámicas

• Información resultante del proceso de las transacciones y se ha modificado constantemente.

BASES DE REFERENCIA

Información de los elementos del costo

Relaciones de materiales

Hojas de ruta e ingeniería del producto

BASES DINAMICAS

Auxiliares de inventarios

Hojas de costo

Listados de valuación de inventarios

Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo.

Análisis de otros costos amortizables

ENLACES CON OTROS

CICLOS

Ciclo de compras Ciclo de ingresos

Ciclo de nóminasCiclo de informe

financiero

Ciclo de Producción

OBJETIVOS

Autorización

Procesamiento y clasificación

de transacciones

Verificación y evaluación

Salvaguarda física

OBJETIVOS DE

AUTORIZACIÓN

CONTROLES

CUMPLIMIENTO DE

POLITICAS

ESTABLECIDOS POR LA

ADMINISTRACIÒN

OBJETIVOS DE

AUTORIZACIÓN1. Plan de producción

2. Método de valuación de inventarios

3. Método de valuación de inmuebles

4. Métodos y periodos de depreciación

5. Condiciones de las ventas

6. Ajustes de los inventarios

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO

Y CLASIFICACIÓN DE

TRANSACCIONES

CONTROLES

CORRECTO: PROCESAMIEN

TO CLASIFICACIÓN REGISTRO

INFORME

DE TRANSACCIONES Y AJUSTES

7. Establecer y mantener

procedimientos ciclo de producción

8. Aprobar solicitudes de uso de

recursos acorde a políticas

9. Procesar solicitudes de venta de activos acorde a

políticas

10. Informar de recursos utilizados en la producción

11. Informar de producción

terminada a tiempo

12. Informar de venta y disposición

de bienes

13. Calcular correctamente

costos de materiales, mano de obra y CIF

14. Calcular correctamente

costos de mercadería y la

distribución del costo

15. Calcular correctamente la

depreciación


16. Contabilizar correctamente el valor

neto en libros de activos fijos vendidos

17. Clasificar, resumir e informar los costos de fabricación y ajustes

18. Clasificar, resumir e informar los costos de

mercaderías producidas

19. Clasificar, resumir e informar la depreciación

de activos fijos y amortización de diferidos

20. Clasificar, resumir e informar el costo de

operaciones de ventas , bajas o retiros de bienes

y la utilidad o pérdida

21. Aplicar a las cuentas apropiadas los recursos utilizados, producción

terminada, embarques y ventas

22. Preparar asientos contables para los costos de materiales, mano de

obra y CIF utilizados para cada periodo

23. Resumir y clasificar las transacciones en asientos contables acorde al plan de la

administración

24. Informar correctamente los

impuestos derivados de la actividad de producción


CONTROLES

VERIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN DE BASES DE

DATOS, SALDOS DE

INVENTARIOS

INTEGRIDAD DE SISTEMAS

DE PROCESAMIE

NTO


EVALUACIÓN


EVALUACIÓN

25. Verificar y evaluar periódicamente bases de datos, saldos de inventarios, inmuebles y equipos y las actividades de transacciones relativas

26.Revisar periódicamente la distribución de costos de inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA

FÍSICA

CONTROLES

ACCESO DE ACTIVOS,

REGISTROS, FORMAS

IMPORTANTES

LUGARES Y PROCEDIMIENT

OSDE PROCESO

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA

FÍSICA

27. Permitir el acceso exclusivo a encargados del inventario y propiedades acorde a adecuadas políticas establecidas.

28. Permitir el acceso exclusivo a encargados de los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad así como a las formas los documentos de control lugares y procedimientos de proceso acorde a adecuadas políticas establecidas.

6. CICLO DE INFORMACIÓN

FINANCIERAFUNCIONES TÍPICAS

Preparación de asientos de diario

Registros en los libros contables

Recolección de información suplementaria para preparación de informes

Preparación de informes

Mantenimiento de los registros contables

FORMAS Y DOCUMENTOS

TÍPICOS

Comprobantes de diario

Estados financieros y otros anexos

INFORMACIÓN DE SOPORTE

INFORMACIÓN SOPORTE

1. Código de cuentas

2. Presupuestos

3. Libros de contabilidad

4. Registros auxiliares

ASIENTOS CONTABLES

COMUNES

1. Ajustes por inflación

2. Eliminaciones y reclasificaciones ,

si es aplicable

enfoque de auditoria para la revisión de operaciones de ciclos transaccionales y control interno

Economy & Finance