INDICE Pags.Pags............................................................................................................................................................1 INTRODUCCION................................................................................................................................................3 AUDITORIA DE CICLOS DE TRANSACCIONES..........................................................................................4 A) DEFINICIONES.............................................................................................................................................4 B) CICLOS DE TRANSACCIONES...................................................................................................................6 C) TIPOS DE CICLOS.........................................................................................................................................8 1. EL CICLO DE TESORERIA ......................................................................................................................8 1.1. FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE TESORERIA................................................................10 1.1.1. FUNCION DE EJECUSION:.......................................................................................................10 a. Inversiones.....................................................................................................................................10 b. Financiamiento....................................................................................................................11 1.1.2. FUNCION DE REGISTRO:........................................................................................................11 a. Inversiones.....................................................................................................................................11 b. Financiamiento..............................................................................................................................11 1.1.3. FUNCION DE CUSTODIA:........................................................................................................11 a. Inversiones.....................................................................................................................................11 b. Financiamiento..............................................................................................................................11 1.2. DOCUMENTACIN DEL CICLO DE TESORERIA.......................................................................12 2. EL CICLO DE EGRESOS (Adquisiciones y Nominas)............................................................................12 2.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE EGRESOS.....................................................................13 2.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................13 2.1.2 FUNCIONES DE REGISTRO:.....................................................................................................13 2.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:..................................................................................................14 2.2 DOCUMENTACIN DEL CICLO DE EGRESOS-COMPRAS........................................................14 3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................14 3.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE CONVERSION.............................................................15 3.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................15 3.1.2 FUNCION DE REGISTRO:.........................................................................................................16 3.1.3 FUNCION DE CUSTODIA:.........................................................................................................16 3.2 DOCUMENTACIN DEL CICLO DE CONVERSION...................................................................16 4. EL CICLO DE INGRESOS.......................................................................................................................17 4.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INGRESOS....................................................................18 4.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................18 4.1.1.1 Ventas.....................................................................................................................................18 4.1.1.2 Ingresos de Efectivo...............................................................................................................18 4.1.2 FUNCION DE REGISTRO:.........................................................................................................18 4.1.2.1 Ventas.....................................................................................................................................18 4.1.2.2 Ingreso de efectivo..................................................................................................................18 4.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:....................................................................................................19 4.1.3.1 Ventas.....................................................................................................................................19 4.1.3.2 Ingresos de efectivo................................................................................................................19 4.2 DOCUMENTACIN DEL CICLO DE INGRESOS.........................................................................19 4.2.1 Ventas............................................................................................................................................19 4.2.2 Ingresos..........................................................................................................................................20 5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA...........................................................................................20 5.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA..................................22 5.2 DOCUMENTACIN DEL CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA.......................................22 D) ERRORES POTENCIALES EN CICLOS DE TRANSACCIONES..........................................................22 1. CICLO DE TESORERIA...........................................................................................................................22 2. CICLO DE EGRESOS...............................................................................................................................23 3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................23

4. CICLO DE INGRESOS.............................................................................................................................24 5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA...........................................................................................24 E) INTEGRACION ENTRE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES..............................................................25 1. CICLO DE TESORERIA...........................................................................................................................25 2. CICLO DE EGRESOS-COMPRAS-NOMINA.........................................................................................25 3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................26 4. CICLO DE INGRESOS.............................................................................................................................26 5. CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA...........................................................................................26 F) EJEMPLO DE PAPELES DE TRABAJO.....................................................................................................26 G) CASO PRCTICO........................................................................................................................................29 CONCLUSION..................................................................................................................................................35 RECOMENDACIONES....................................................................................................................................36 BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................................37

INTRODUCCION

El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que se enlazan entre s. La auditoria del ciclo de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los Estados Financieros, ya sea por la adquisicin de un gasto o servicio, la recepcin de un prstamo, la asuncin de una obligacin, etc., Bajo este enfoque, las operaciones comerciales de una entidad se agrupan en ciclos lgicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas han tenido en los Estados Financieros. Sin embargo, el concepto de ciclo le ofrece un nmero de beneficios al equipo de auditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en que ellos ven el sistema financiero de una compaa.

AUDITORIA DE CICLOS DE TRANSACCIONES El objetivo del estudio y evaluacin del control interno se efecta con el fin de cumplir con la norma de ejecucin del trabajo, que indica que el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora. Y para establecer una relacin ms clara entre el estudio y evaluacin del control interno as como las pruebas de auditora, se debe reconocer que las transacciones que se efectan en una entidad pueden agruparse por ciclos y que pueden definirse objetivos especficos para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinmica de las entidades. En conclusin se puede estudiar y evaluar el Control Interno a travs de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una entidad econmica. Este enfoque se relaciona con la auditora de los controles de las transacciones econmicas que originan los estados financieros, con nfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditora mediante una revisin ms analtica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones caractersticas de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

A) DEFINICIONES Un ciclo de auditora enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones, es decir que los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que se enlazan entre s. Esto quiere decir que un ciclo es un perodo durante el cual se someten a auditora

todas las actividades de un centro determinado y un hecho econmico, que es un suceso potencial, verdadero y objetivo, o sea es un acontecimiento preciso. Estos hechos pueden ser: Aquellos que involucran intercambio con terceros, como la adquisicin de recursos a cambio de pagos; distribucin de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros. Los hechos originados por fuerzas o entidades externas, como cambios en las condiciones econmicas del pas; Cambios en leyes y regulaciones; y actos naturales como terremotos, incendios, entre otros. Aquellos hechos que involucran decisiones o transferencias internas, como decisiones operativas para cambiar precios; transferencias de materias primas a las reas de productos en proceso o terminados; y la realizacin de ajustes contables. Los hechos ocasionados por el tiempo, como la acumulacin de intereses y depreciaciones; y la amortizacin de gastos anticipados devengados. Segn las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), aquellos hechos que son efecto de fuerzas o entidades externas as como internas debern reflejarse en los estados financieros de manera clara y adecuada. Los hechos reconocidos en los estados financieros, deben identificarse y ser aprobados para lo cual necesitan tramitaciones y procesamientos de los mismos, como clculos, clasificacin y registros en el mayor para pasar al balance de saldos que funcionar como base para los estados financieros. Una transaccin es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma

en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o ms de los sistemas de registro de la entidad. No necesariamente un solo hecho econmico dar como resultado una sola transaccin, en la prctica un hecho econmico puede dar parte para la creacin de varias transacciones; as mismo no todos los hechos econmicos pueden presentarse a travs de una o varias transacciones, pero esto no implica que no se muestren en los estados financieros, como puede ser el cambio en el nivel de precios, que afectar en los estados financieros, pero no generar necesariamente una transaccin.

B) CICLOS DE TRANSACCIONES Se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los estados financieros. El objetivo principal de este nuevo enfoque, es el de analizar grficamente la suficiencia de los controles internos contables como condicin fundamental de la integridad de las cifras resultantes de una transaccin. Un CPA tiene la obligacin de cumplir con lo estipulado en su programa de auditora con especial atencin a los perodos de entrega de documentacin, esencialmente el informe, para llevar a cabo tal tarea debe simplificar su trabajo y el utilizar los ciclos de auditora le permite simplificar la manera de comprender el sistema de control interno de la entidad a la cual esta auditando. Los ciclos de auditora vigilan el cumplimiento de los objetivos fundamentales del control interno en cualquier entidad, los cuales son: Proteccin de sus activos, lo cual implica la adecuada proteccin de los bienes de la empresa, contra prdidas por utilizacin o disposicin no autorizadas.

Obtencin de informacin financiera, razonable y oportuna, esto consiste en obtener la informacin bsica para el desarrollo del negocio, pues en ella descansan todas las decisiones que debe tomar la administracin de la empresa. Eficiencia Operativa, se logra cuando todas las operaciones de una empresa se desarrollan con eficiencia, para esto se formulan principios, se adecuan mtodos al desarrollo operacional de la empresa, se busca una eficiente distribucin de labores entre el personal y se trata de obtener un beneficio mayor al costo de su implantacin. Por tal razn el CPA al utilizar los ciclos de transaccin velar por el cumplimiento de los anteriores objetivos, de tal forma que podr hacerse a una idea de las condiciones en que se encuentra el control interno de la compaa auditada. Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones segn sus caractersticas, para efectos prcticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos tpicos aplicables en general a la mayora de los negocios: Ciclo de Tesorera; Ciclo de Egresos (Adquisiciones y Nminas); Ciclo de Conversin; Ciclo de Ingresos; Ciclo de Informacin Financiera.

C) TIPOS DE CICLOS

1.

EL CICLO DE TESORERIA

Al ciclo de Tesorera le corresponde el establecimiento de controles en materia de captacin de recursos, su manejo y custodia y el programa de egresos. Es responsable por el correcto y eficiente flujo de fondos. Por tanto las actividades de Tesorera estn supeditadas a las polticas, criterios y decisiones emanadas del rea o direccin financiera de la organizacin. El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. El ciclo de tesorera de una entidad incluye aquellas funciones que no tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisin de obligaciones de deuda y de acciones de capital. Los asientos ms comunes de esta funcin se relacionan con, emitir y retirar acciones, incurrir en deudas y pagarlas, adquirir y vender acciones de tesorera, comprar y vender inversiones, acumulaciones, cobros y pagos de dividendos, amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos relacionados con deudas e inversiones, y cambios en el valor en libros de inversiones y deudas. Las formas utilizadas en este ciclo son, certificados o ttulos de acciones, papel comercial y otros efectos o documentos por pagar, acciones, bonos y otros

instrumentos adquiridos como inversiones, convenios para el plan de beneficios al empleado, y cheques de dividendos e intereses. Para cumplir con los objetivos del control interno respecto a este ciclo, se realizan separaciones de operaciones, las autorizaciones, se identifica ante las partes relacionadas y los miembros de la empresa aquellas personas que estarn autorizadas para firmar los documentos, como cheques, inversiones y cualquier otro documento de soporte para las operaciones mencionadas anteriormente, se establece una segregacin de funciones para asegurar que en una persona no se centralice toda una operacin de este ciclo, como por ejemplo el hecho de que exista alguien que prepare un cheque, una persona diferente lo autorizar, una tercera persona, lo entregar ya sea al proveedor o al acreedor, y una cuarta persona fiscalizar que todo el proceso se ha realizado cumpliendo con las normas de control interno de la empresa; los procedimientos de resguardo de documentos, son la base esencial de este ciclo ya que cada documento de soporte conforma una parte fundamental para la preparacin ya sea de facturas (ciclo de ingresos), o cheques (ciclo de egresos), por lo tanto se establece un fuerte resguardo a cargo de varios empleados para asegurar siempre la separacin de funciones; y por ltimo se establece una adecuada custodia de los activos, cumpliendo siempre con los puntos anteriores para asegurar la legitimidad de las operaciones realizadas. Dentro de este ciclo se deben mantener bases de datos o archivos, como estticos o dinmicos, dependiendo de las operaciones que se resguarden, los estticos normalmente se preparan para registros de accionistas, cdulas de intereses y dividendos, mientras que los dinmicos, se refieren a los estados de cuenta, carteras de inversiones, y mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Como toda operacin humana se considera que existen errores potenciales dentro de este ciclo, estos errores pueden ser, la falta de una adecuada segregacin de

funciones lo que permitira que un solo empleado maneje a libertad una operacin esencial de la empresa; otro error potencial es el de no preparar las autorizaciones adecuadas para el manejo de informacin, lo que abrira las puertas a un posible jineteo de fondos por parte de cualquier empleado, as como tambin existe el posible error de no resguardar adecuadamente ya sea los activos o los documentos, puesto que sin un adecuado fundamento para realizar las operaciones, en el caso de los documentos, estas quedaran estancadas, mientras que en el caso de los activos, aquellos como mobiliario y equipo seran demasiado susceptibles al hurto por parte de extraos o incluso de los mismos empleados. El ciclo de tesorera se enlaza o relaciona con otros ciclos de auditora, como es el caso del ciclo de ingresos, y del ciclo de egresos, ya que recibe del ciclo de ingresos los medios econmicos para realizar sus operaciones y enva al ciclo de egresos los medios para que este lleve a cabo sus funciones, y por supuesto tiene un enlace bsico con el ciclo de informacin financiera para preparar los registros correspondientes a las transacciones realizadas en el ciclo de tesorera. Las funciones tpicas de este ciclo se refieren especficamente a la inversin y financiamiento; subdivididas a su vez en funciones de ejecucin, de registro y de custodia. Resumiendo sus actos se pueden presentar el conjunto de funciones tpicas de la siguiente manera:

1.1.

FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE TESORERIA

1.1.1. FUNCION DE EJECUSION:

a. Inversiones

Compra de valores Recibir ingresos peridicos (por dividendos o inters)

Venta de valores

b. Financiamiento Emisin de obligaciones y acciones representativas del capital social, pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Redimir obligaciones y re adquisicin de acciones

1.1.2. FUNCION DE REGISTRO:

a. Inversiones mayor

Contabilizar las transacciones y hacer los pases al Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

b. Financiamiento Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayor Actualizacin de los mayores auxiliares

1.1.3. FUNCION DE CUSTODIA:

a. Inversiones

Proteccin de valores Mantener correccin de los saldos de inversin

b. Financiamiento

Asegurarse de la correccin de los saldos de los

pasivos y capital social.

1.2.

DOCUMENTACIN DEL CICLO DE TESORERIA

Certificados o ttulos de acciones Papel comercial y otros efectos o documentos por pagar Acciones y otros instrumentos adquiridos como inversiones Convenios para el plan de beneficios al empleado Cheques de dividendos e intereses

2.

EL CICLO DE EGRESOS (Adquisiciones y Nominas)

Con respecto a la seccin de adquisiciones, este ciclo se dedica usualmente a clasificar las mismas entre las cuentas de activo y gastos, debido a las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, tambin se efectan directamente por este ciclo. Acerca de la seccin de Nmina, involucra los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados, este tipo de transacciones incluyen, personal asalariado, obreros que se les paga por hora o a destajo, comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivos, planes de pensiones y de participacin de utilidades, vacaciones pagadas, y prestaciones a los empleados, como los seguros mdicos o ventas internas hechas a los empleados.

Entre las funciones tpicas de este ciclo se incluyen, compras, seleccin de empleados y proveedores, reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, relaciones laborales e industriales, capacitacin y evaluacin del personal, autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios, y autorizacin de nminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales. Los asientos comunes de este ciclo se relacionan a, compras, desembolsos de efectivo, ajustes, nminas pagadas, beneficios de empleados pagados, distribuciones de mano de obra y pagos adelantados. As como el ciclo de tesorera este ciclo, tambin se enlaza con otros ciclos de transacciones, como el de conversin por la recepcin de servicios de mano de obra, el ciclo de tesorera por el pago a proveedores, y el de informacin financiera, por la preparacin de los asientos y registros contables que deben preparar esta seccin de una entidad.

2.1

FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE EGRESOS

2.1.1 FUNCION DE EJECUSION: Solicitud de compra Solicitud de cotizacin Seleccin del mejor cotizante Preparacin de solicitud de compra Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios Funcin especifica de compra

2.1.2 FUNCIONES DE REGISTRO: Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Distribucin de las compras a las cuentas apropiadas Actualizacin de los registros de inventarios y costos Desembolsos y registros de los pagos. Control de los fondos fijos de caja

para controlar las compras o las devoluciones a proveedores

2.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA: Proteccin del inventario Mantener registros correctos de inventarios

2.2

DOCUMENTACIN DEL CICLO DE EGRESOS-COMPRAS Solicitudes de compras Ordenes de compra Documentos de recepcin Facturas de proveedores Notas de debito y de crdito Comprobantes Solicitudes de cheques Cheques Autorizacin para desembolsos de proyectos

3.

CICLO DE CONVERSION

Este ciclo se adapta de mejor manera a las empresas dedicadas a la manufactura o a la transformacin de materias primas, ya que sus funciones se concentran en manejar las agrupaciones de recursos como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio, as como la

etapa de produccin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito, materiales, mano de obra directa e indirecta. Las funciones de este ciclo se dirigen a, contabilidad de costos, control de fabricacin, administracin de inventarios y contabilidad de propiedades, as como la transferencia de inventarios, y la aplicacin del costo de mano de obra y de cuotas de gastos de fbrica s as se requiere. Los asientos comunes de este ciclo se concentran en, depreciacin y amortizacin de costos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de inventario, costos de fabricacin absorbidos, variaciones, y cambios en el valor en libros de inventarios y propiedades. El ciclo de conversin se enlaza a los ciclos de adquisicin a travs de las entradas de material y mano de obra, ciclo de ingresos, por los embarques de productos que la entidad pueda realizar, es decir ventas, y al ciclo de informacin financiera, para la preparacin de los registros correspondientes a los hechos econmicos que afectaron el desarrollo del ciclo.

3.1

FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE CONVERSION

3.1.1 FUNCION DE EJECUSION: Expedicin de ordenes de produccin Requisicin de materias primas Procesamiento de materias primas Transferencia de productos terminados al almacn Depreciacin y amortizacin de activos

3.1.2 FUNCION DE REGISTRO: Transferencias de inventarios ( de materia prima a proceso y de proceso a productos en proceso) Aplicacin del costo de mano de obra Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria Determinacin de variaciones en precios y calidad Contabilizacin de desechos, desperdicios y produccin

y equipo

defectuosa 3.1.3 FUNCION DE CUSTODIA: Proteger los productos en proceso y registros terminados Guardar adecuadamente los registros de manufactura

3.2

DOCUMENTACIN DEL CICLO DE CONVERSION Ordenes de produccin Relacin de materiales Requisicin de materiales Boletas de ruta Reportes de actividades Tarjetas de tiempo (mano de obra) Informes de produccin Informes de desperdicios Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin Hoja de costos

4.

EL CICLO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios que la entidad auditada presta al pblico, incluye tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo de los clientes. En este ciclo se establece el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos que se traspasan a cambio de efectivo. Las funciones tpicas de este ciclo incluyen, la concesin de crditos, la entrada de pedidos, la entrega o embarque de productos, la facturacin, la contabilizacin de comisiones y de garantas, el manejo de las cuentas por cobrar y del ingreso de efectivo, el cobro de los clientes, el ajuste de facturas y el costeo de las ventas, adems el manejo de los depsitos provenientes de la ventas, y la determinacin de cuentas incobrables. Los asientos comunes de este ciclo se basan en, las ventas, el costo de ventas, los ingresos de caja, las devoluciones y rebajas en ventas, los descuentos por pronto pago, las cancelaciones y recuperaciones de las cuentas incobrables, las provisiones para cuentas dudosas, los gastos de comisiones, el pasivo por los impuestos relacionados a las ventas, y la acumulacin de gastos de garanta sobre los movimientos realizados en el ciclo. Los ciclos con los que tiene relacin el ciclo de ingresos son, el ciclo de tesorera a travs del manejo de los ingresos de caja, con el ciclo de conversin gracias al manejo de los embarques de productos, y con el ciclo de informacin financiera para la preparacin de las plizas de diario relacionadas con las transacciones realizadas en el desarrollo de este ciclo.

4.1

FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INGRESOS

4.1.1 FUNCION DE EJECUSION:

4.1.1.1 Ventas Toma de pedidos Evaluacin y aprobacin del crdito Despacho del pedido y/o prestaciones del servicio Facturacin

4.1.1.2 Ingresos de Efectivo Recibir remesas de efectivo por correo Recepcin de dinero de ventas al mostrador Sumar el total de entradas de efectivo Depositar el efectivo recibido en el banco

4.1.2 FUNCION DE REGISTRO:

4.1.2.1 Ventas Contabilizar la factura Contabilizar comisiones Contabilizar garantas otorgadas en le venta del bien o Emisin de notas de crdito, ajustes a clientes por:

servicio mercadera devuelta, ajustes a precios, errores en facturacin, cualquier otra reduccin en el saldo de clientes 4.1.2.2 Ingreso de efectivo

Contabilizar en el diario las entradas de efectivo y Contabilizar en el diario las transacciones de ajustes a

efectuar pases al mayor las ventas y pases al mayor.

4.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:

4.1.3.1 Ventas Proteger el mayor auxiliar de clientes Mantener actualizados los saldos

4.1.3.2 Ingresos de efectivo. Llevar el control correcto de los saldos de efectivo Llevar un control apropiado de los saldos de clientes

4.2

DOCUMENTACIN DEL CICLO DE INGRESOS

4.2.1 Ventas Pedidos de clientes Ordenes de embarque o despacho Conocimiento de embarque Facturas de ventas Relacin de documentos entregados para su cobro Recibos Avisos de remesas de clientes Relacin diaria de cobros

Relacin diaria de depsitos Notas de debito y crdito a clientes por modificaciones en las facturas o saldos de su cuenta

4.2.2 Ingresos

Avisos de remesas de fondos Cheques recibidos Cintas de maquinas registradoras Pre listado de entradas de efectivo Resmenes diario de efectivo Fichas de deposito bancario Notas de crdito Notas de autorizacin de cancelacin de cuentas

5.

CICLO DE INFORMACION FINANCIERA.

El ciclo de informacin financiera de una entidad no procesa transacciones como los dems ciclos que se han descrito, mas bien, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos, entonces analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros, adems la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo. Las funciones tpicas de este ciclo son, traslados al mayor general, obtencin de datos para exposiciones suplementarias, preparacin de asientos de diario, consolidacin, conversin de datos en moneda extranjera, preparacin de informes, retencin de registros financieros, al terminar en este ciclo todos los

otros ciclos tambin incluye dentro de sus funciones, la compra y devolucin de compras, ventas y sus devoluciones, cobros, pagos y transacciones generales. Los asientos comunes de este ciclo se refieren a, la valuacin, eliminaciones, reclasificacin, asientos de diario y la preparacin de los estados financieros bsicos y otros estados financieros. Las formas y documentos que requiere este ciclo son, plizas de diario, diario general y subsidiarias, mayor general, auxiliares de mayores, y estados e informes financieros. En este ciclo tambin se cumplen los objetivos de control interno, estableciendo personal especfico para la autorizacin de plizas, informes, mayores, presupuestos, y estados financieros, cumpliendo con la separacin de funciones, el adecuado resguardo de la documentacin y con respecto a la salvaguarda de activos, los activos en este ciclo se resumen a los libros contables, formularios y reglamentos y normativos contables. Los errores potenciales en este ciclo pueden ser, asientos no autorizados u omitidos, asientos con errores o incorrectos, uso de documentacin sin autorizacin, y estados financieros presentados indebidamente, es decir con desviaciones a las Normas Internacionales de Contabilidad o las Principios de Contabilidad. En relacin a los enlaces en este ciclo, basta con decir que aqu es donde se enlazan todos los ciclos, por lo tanto este ciclo funciona como un filtro para toda la informacin generada en los otros ciclos, en algunas empresas este ciclo es llevado a cabo por el departamento de contabilidad de manera unilateral, pero depende de las funciones establecidas para la empresa.

5.1

FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA

En el ciclo de informacin financiera cubre las siguientes actividades bsicas: Originar y preparar las plizas de diario tanto Registrar operaciones en el diario ( si los otros ciclos no Mayorizar operaciones Agrupar informacin de revelacin suplementaria Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Conversin monetaria Obtener informacin de los diferentes ciclos Custodia de formularios y libros de contabilidad

recurrentes como espordicas lo han efectuado)

estados financieros

5.2

DOCUMENTACIN DEL CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA Plizas de diario Diario general y subsidiarias Mayor general Auxiliares de mayores Estados e informes financieros

D)

ERRORES POTENCIALES EN CICLOS DE TRANSACCIONES

1.

CICLO DE TESORERIA

Emisin de pago sin autorizacin necesaria. Falta de papelera de soporte en egresos de efectivo. La no registracin por ingresos que no son de naturaleza de la entidad

2.

CICLO DE EGRESOS Falta de ordenes o requisiciones de compras Que se realicen cotizaciones (mnimo 3) para compras menores Soporte en pago a empleados sobre una base de incentivo

3.

CICLO DE CONVERSION Inventarios Anotar movimiento, sin que lo haya Entrada o salida no contabilizada. Entrada o salida contabilizada no realizada. Entrada o slida no autorizada. Cantidades anotadas incorrectamente. Error en clculos de entrada o salida.

Movimiento valorado incorrectamente. Entrada o salida mal clasificada. Entrada o salida, anotada en periodo indebido. Desecho, desperdicio o produccin defectuosa, cuyo movimiento no se controla.

Produccin

Transferencias nter departamental: Transferencias no correspondidas (X reporta transferencias a Y, y no reporta transferencia recibida.). Anotadas pero no realizadas. Realizadas, pero no anotadas. Movimiento de salida/entrada, no conciliada: por clasificacin, Cantidades o valores incorrectos. Contabilizada en periodo indebido. Desechos, desperdicios, produccin defectuosa, impropiamente Contabilizada.

Produccin en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos computados o distribuidos Incorrectamente. Gastos clasificados incorrectamente como costo de produccin

(Gastos Incorrectamente capitalizados) Produccin terminada, no descargada.

4.

CICLO DE INGRESOS Ingresos efectuados pero no contabilizados Contabilizados pero no efectuados Contabilizados en periodos incorrectos

5.

CICLO DE INFORMACION FINANCIERA Asientos no autorizados. Asientos e informacin omitidos.

Asientos con errores de anotacin o suma. Asientos o plizas de diario incorrectos. Uso o distribucin de documentacin, sin autorizacin previa. Submayores no conciliados. Estados financieros o estadsticos presentados indebidamente.

E) INTEGRACION ENTRE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES

1.

CICLO DE TESORERIA Desembolsos de efectivo del ciclo de Adquisicin y pago. Ingresos de efectivo del ciclo de ingreso. Asientos de diario que reflejan transacciones individuales o resmenes de transacciones. Semejantes al ciclo de informacin financiera.

2.

CICLO DE EGRESOS-COMPRAS-NOMINA Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA. Recepcin de bienes, mercancas y servicios en el CICLO DE CONVERSIN. Resmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA. Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA. Recepcin de servicios de mano de obra con el CICLO DE CONVERSIN. Resmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA.

3.

CICLO DE CONVERSION Entradas de material y mano de obra del CICLO DE ADQUISICIN Y PAGO. (EGRESOS Y EGRESOS NOMINA). Embarques de productos al CICLO DE INGRESOS. Resmenes de Actividad (ASIENTOS DE DIARIO) al CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA.

4.

CICLO DE INGRESOS Ingresos de Caja al CICLO DE TESORERIA. Embarques de productos al CICLO DE CONVERSIN. Resmenes de actividad (Asientos de diario) al CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA.

5.

CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA Asientos de diario de otros ciclos. Informes para facilitar la planeacin y control de los ciclos de operaciones.

F) EJEMPLO DE PAPELES DE TRABAJO

LA TORMENTA EN EL DESIERTO RESUMEN DE CICLOS 30/06/02 CIFRAS EN QUETZALES CICLOS ACTIVO Tesorera 83325 Ingresos 192150

P.T. AUDITOR FECHA PASIVO 270000 CAPITAL RESULTADOS 320864 22395 -1031795

Sumado Sumado vertical y horizontal

LA TORMENTA EN EL DESIERTO CICLO DE CONVERSION 30/06/02 CIFRAS EN QUETZALES AJUSTES O SALDO RECLASIFIC. CONTABIL. DEBE ACTIVO Inventarios Terrenos

P.T. AUDITOR FECHA

HABER

SALDO AUDITORIA

REFEREN.

475000 50000

Edificios Mobiliario y equipo Vehculos (-) Deprec. Acum.

200000 57000 75000 857000

RESULTADOS Gastos de ventas Depreciaciones Gastos de Admn. Depreciaciones

6300

4900 11200

G) CASO PRCTICO El 5 de enero de 2007 la firma de auditores Solano & Asociados, inicia la auditora de la empresa Negociaciones S.A., por el perodo al 31 de diciembre de 2006, la empresa se dedica a realizar inversiones y manejo de efectivo como fuente esencial de su trabajo, por lo tanto la auditora se enfoc a las cuentas de Caja y Bancos e Inversiones a Largo plazo, para llevar a cabo la auditora, la empresa presento su balance general al 31 de diciembre de 2006:

Para cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas (NAGAs), la Firma de auditores decide realizar los siguientes procedimientos de auditora: Conciliaciones Bancarias para cada una de las cuentas de la empresa. Confirmacin con las entidades donde se realizan las inversiones. Estas pruebas se prepararon de acuerdo a las sub-cuentas que conforman las cuentas de Caja y Bancos e Inversiones, puesto que la auditora se realiz desde el punto de vista del Ciclo de Transacciones de Tesorera. La conformacin de las cuentas se da a conocer en los papeles de trabajo de los auditores, los cuales se

presentan a continuacin. Para la realizacin de las conciliaciones se cuenta con la confirmacin de saldos siguiente: Banco Industrial cuenta monetaria BANRURAL, S.A. cuenta monetaria Banco G&T Continental, cuenta monetaria Q.1,250,000.00 Q.1,000,000.00 Q. 500,000.00

CONCLUSION

La implementacin de los ciclos de transacciones en el proceso de auditora, tiene como objetivo esencial buscar la simplificacin del trabajo del CPA, por lo que el manejo y tcnica mecnica del proceso de planeacin y comprensin de estos ciclos le es til Adems el aprendizaje y la motivacin de los administradores o empresarios para implementarlos dentro de sus entidades tambin debe ser comprendido por todos los profesionales que se involucran el manejo o el control de la fiscalizacin de una empresa, ya que este tipo de trabajo no es exclusivo de los contadores y auditores pblicos.

RECOMENDACIONES

A los CPA`s lectores de este documento se les recomienda, aprender a simplificar sus labores, ya que un buen auditor no es aquella persona que se encajona o se conforma con procesos mecanizados que posiblemente son funcionales, pero en la actualidad carecen de eficiencia y muchas veces de eficacia por lo tanto, los resultados obtenidos a travs de estos amplios y poco productivos procesos de auditora no son siempre confiables. Y a los directivos, administradores y empresarios que deseen implementar estos procesos en sus entidades se informen acerca de estos procesos para lograr de manera eficiente el control interno de sus actividades y procesos.

BIBLIOGRAFIA Alvin Arenas, James, Auditora un Enfoque Integral, editorial Pearson, 6. Edicin. De Morales, Esperanza (Licda.), Recopilacin de Auditora por Ciclos, 2. Edicin, agosto 2001, pp.(107). Perdomo Salguero, Mario Leonel, Procedimientos y Tcnicas de Auditora II, Editorial, ediciones contables, administrativas, 2. Edicin, agosto 2006, pp.(195) P: 85-100. Ruiz de Velasco, Luis, Auditora Prctica, editorial Banca y Comercio, 10. Edicin. Santillana Gonzlez, Juan Ramn, Auditora II, editorial ECASA, 1. Edicin. Santillana Gonzlez, Juan Ramn, Conoce las Auditorias, ECASA, 4. Edicin.