UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

AUDITORA OPERACIONAL POR CICLOS DE TRANSACCIONES EN UNA ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETROLEO (GLP)

TESIS

PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

BRBARA SUCEL GMEZ HERNNDEZ

PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE CONTADORA PBLICA Y AUDITORA EN EL GRADO ACADMICO DE LICENCIADA

GUATEMALA, SEPTIEMBRE DEL 2,009 GUATEMALA, OCTUBRE DEL 2,009

DEDICATORIAS A Dios Por haberme permitido llegar a este momento de mi vida dndome salud, inteligencia, sabidura para lograr mis objetivos, adems A mi madre Floriselda Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivacin constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero ms que nada por su amor. A mi padre Ricardo Por los ejemplos de perseverancia, constancia, responsabilidad y el valor cada da mejor, por su amor. A mi esposo Fernando Por su amor y apoyo incondicional en cada momento de este camino que de ser por su bondad y amor.

emprendimos juntos. A mis princesitas Mara Fernanda y Brbara Mari Que han sido la fuente de inspiracin y perseverancia por ser cada da mejor. A mis Hermanos Janeth, Gaby y Ricardo quienes me han apoyado siempre A mi Jefe y Amigo Lic. Rito Rodrguez Vences quien ha sido un apoyo y excelente ejemplo a seguir. A mi Asesor y Supervisor Lic. Carlos Mauricio Garca y Lic. Jorge Alberto Trujillo por sus enseanzas, tiempo y apoyo para la elaboracin de esta Tesis. A Los Profesionales y Amigos Lic. Edgar Valdez, Ing. Lus Carrascosa, Ing. lvaro Guillermo, y a todos aquellos que directa e indirectamente me ayudaron, para poder cumplir esta meta. A la Universidad de San Carlos de Guatemala por ser mi alma Mater y a la

Facultad de Ciencias Econmicas, Escuela de Auditora; por permitirme ser parte de una generacin de triunfadores y gente productiva para el pas.

NDICE

CAPTULO I GENERALIDADES DE LA ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETRLEO 1.1 Generalidades ......1

1.1.1 Estructura organizacional de la envasadora de gas licuado de petrleo 2 1.1.2 Gas Licuado del Petrleo 6 1.1.3 Comercializacin ..8 1.2 Marco Legal ...8

1.2.1 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. 1985 ...9 1.2.2 Cdigo de Comercio Guatemala. Decreto nmero 2-70 del Congreso de La Repblica de Guatemala .9 1.2.3 Cdigo de Trabajo. Decreto nmero 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala ...10 1.2.4 Cdigo Tributario. Decreto Ley Nmero 6-91 del Congreso de la Repblica ...11 1.2.5 Ley del Impuesto al Valor Agregado y sus Reformas. Decreto nmero 27-92 . 11 1.2.6 Ley del Impuesto Sobre la Renta y sus Reformas. Decreto nmero 26-92 .11 1.2.7 Ley del Impuesto de Solidaridad (I.S.O.) Decreto nmero 73-2008 ........12 1.2.8 Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos. Decreto nmero 37-92 ...12 1.2.9 Ley Orgnica del IGSS. Decreto nmero 295 del Congreso de la Repblica de Guatemala...12 1.2.10 Ley de Circulacin de Vehculos. Decreto nmero 40-95 del Congreso de la Repblica..13 1.2.11 Ley de comercializacin de hidrocarburos. Decreto Ley Nmero 109-97 y su reglamento general. Acuerdo Gubernativo 522-99.13 1.2.12 Ley de Impuesto a la Distribucin de Petrleo Crudo y Combustibles derivados del petrleo. Decreto nmero 38-92 .14

CAPTULO II CICLO DE TRANSACCIONES 2.1 Ciclo de Transacciones15

2.1.1 Beneficio del Concepto de Ciclos.........15 2.2 Los Principales Ciclos de Transacciones:.......15

2.2.1 Ciclo de Tesorera15 2.2.2 Ciclo de Egresos- Compras.......16 2.2.3 Ciclo de Nminas.17 2.2.4 Ciclo de Conversin........17 2.2.5 Ciclo de Ingresos.17 2.2.6 Ciclo de Informacin Financiera.......18

CAPTULO III AUDITORA OPERACIONAL 3.1 3.2 Definicin de Auditora operacional......20 Objetivos y alcance de auditora operacional21

3.2.1 Objetivo de auditora operacional.21 3.2.2 Alcance de auditora operacional..24 3.3 3.4 3.5 3.6 Importancia de la auditoria operacional.......25 Metodologa de auditora operacional..25 Tcnicas y procedimientos de auditora operacional........27 Planeacin de la auditora operacional utilizando ciclo de transacciones..31

3.6.1 Planeacin31 3.6.2 Comprensin de la entidad auditada fase I.32 3.6.3 Identificacin y seleccin de los ciclos que sern auditados fase II y III..........34 3.6.4 Examen detallado de reas crticas fase VI...........37 3.7 Comunicacin de los resultados de auditora operacional. Fase V........44

3.7.1 Informe..45

CAPTULO IV AUDITORIA OPERACIONAL UTILIZANDO CICLO DE TRANSACCIONES 4.1.1 Utilidad o beneficio de la auditora operacional utilizando ciclos de Transacciones......48 4.2 Estudio y evaluacin de los procesos operacionales y financieros a travs de los ciclos de transacciones....49 4.2.1 Ciclo de Tesorera.......50 4.2.2 Ciclo de Egresos-Compras....52 4.2.3 Ciclo de Nminas.......54 4.2.4 Ciclo de Conversin....55 4.2.5 Ciclo de Ingresos.57 4.2.6 Ciclo de Informacin Financiera....59

CAPTULO V CASO PRCTICO 5.1 Gua para la realizacin de la auditora operacional por ciclo de transacciones...61 Papeles de trabajo..70 Informe final...... 124 Conclusiones..141 Recomendaciones........142 Referencia Bibliogrfica...143

INTRODUCCIN

La auditora operacional por ciclo de transacciones, es una herramienta de suma utilidad en la toma de decisiones organizacionales, ya que sus beneficios contribuyen en el desarrollo de las empresas, no solamente en aquellas que se ubican en una etapa de crecimiento, sino tambin en aquellas que estn en constante crecimiento; ya que en gran medida estos se encuentran estrechamente relacionados a la eficiencia y eficacia de los procesos productivos.

El presente trabajo de tesis de la Auditora Operacional por ciclos de transacciones de una envasadora de gas licuado de petrleo. Est enfocado desde un punto de vista operativo, exclusivo para empresas que se dedican a la distribucin de gas licuado de petrleo y que su estructura organizacional se refiere a departamentos de trfico, el cual tiene como principal objetivo el asegurar la entrega del gas licuado de petrleo (GLP) bajo las estrictas normas de seguridad y control, sin perder de vista los costos en los que se incurre, as como aplicar cada uno de los diferentes procesos enfocado en los ciclos de transacciones.

Se desarrolla en cinco captulos en los cuales se presenta, las generalidades de la envasadora, las leyes a las que est sujeta, definiciones de ciclos de transacciones, los diferentes ciclos que existen, definiciones de auditora operacional, las etapas de una auditora operacional desde su planeacin hasta cuando se presenta el informe.

Finalmente se desarroll el caso prctico de una auditora operacional, donde se aplic el mtodo de ciclo de transacciones. En la investigacin se familiariza con la estructura de la envasadora, se realizaron entrevistas con los empleados a cargo, se analiz la informacin para posteriormente elaborar un diagnstico e informe en el cual se especfica la problemtica en los hallazgos y a su vez formular su recomendacin, para incrementar la eficiencia operacional, como minimizar costos, optimizando los procesos operacionales.

CAPTULO I GENERALIDADES DE LA ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETRLEO 1.1 Generalidades

En economa, una envasadora de gas licuado de petrleo puede considerarse como una clula del cuerpo econmico, o bien una unidad estructural de su vida orgnica. El cuerpo econmico mismo est luchando para satisfacer los deseos y necesidades originados por sus procesos y por quienes participan en la actividad econmica(24)

Una de las finalidades es satisfacer las necesidades en el mercado y as poder obtener los mejores niveles de venta. En Guatemala solo existen tres empresas que se dedican a la importacin de gas licuado de petrleo. El ministerio que se encarga de regirlas es el Ministerio de Energa y Minas (M.E.M.)

Sus principales operaciones:

La operacin de la envasadora de gas licuado de petrleo (GLP) consiste en; importar gas desde Venezuela, Estados Unidos (Houston) y Honduras por medio del transporte martimo e ingresarlo al pas de Guatemala por medio del puerto de Santo Toms de Castilla, en el departamento de Izabal y a su vez llenar las pipas para poder transportarlo a las plantas del pas. Actualmente la mayora de gas licuado de petrleo se est importando desde Honduras va terrestre. Cumpliendo con todos lo requisitos que exige la ley en Guatemala; para despus almacenarlo en tanques que cuenten con un estricto control de seguridad y calidad. ponga a la venta y se Para que posteriormente se

distribuya a la poblacin; en cilindros de diferentes

denominaciones o bien a granel para la industria.

La operacin de una envasadora de este tipo puede juzgarse atendiendo a distintos criterios. Por lo que se refiere a su poltica econmica, la envasadora debe cumplir una tarea especfica: debe rendir un servicio adecuado para el sector al que pertenece.

En consecuencia, la tarea de la direccin de una envasadora reviste dos aspectos:

Establecer las polticas internas de ventas, crdito y contables para actuar de acuerdo a ellas; y

Dirigir las actividades de la envasadora de tal forma que se alcance la meta sealada, que es el llegar a hacer la numero uno en ventas de gas licuado de petrleo en Guatemala.

1.1.1 Estructura organizacional de la envasadora de gas licuado de petrleo

Junta Directiva Auditora Interna

..Direccin General

Asesor Legal

Direccin Financiera

Gerencia Recursos Humanos

Gerente de Ventas

Gerencia Inventarios

Gerencia Crditos y cobros

Gerencia Contable

Asistentes y Auxiliares

Operaciones (Supervisores pilotos de ventas)

Auxiliares de inventarios de campo

Auxiliares de cartera

Depto. Contabilidad Operacional

Depto. Contabilidad Fiscal (auditoria)

Despacho o Llenado de Gas licuado de petrleo

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Sus principales funciones:

Junta Directiva: Es la unidad encargada de definir la poltica general de la empresa, elegir los

cuerpos administrativos, conocer aprobar o improbar el estatuto o sus enmiendas conocer aprobar o reprobar los informes financieros, conocer aprobar o reprobar los informes de la direccin general y analizar los resultados de las operaciones.

Adems es la unidad encargada de informar a la Asamblea General todos los aspectos financieros y administrativos.

Asesora Legal: Es la unidad encargada de prestar asesoramiento legal cuando lo requiera la direccin y los dems departamentos de la envasadora, preparar proyectos de dispositivos legales, emitir opinin legal respecto a las normas legales que se sometan a su consideracin, pudiendo solicitar los alcances tcnicos que estime necesario para la mejor comprensin de los temas, efectuar el anlisis legal de todas las iniciativas legales y reglamentarias que se sometan a su consideracin, cumplir con otras funciones y atribuciones que le asigne la direccin general.

Direccin General: Es la unidad encargada de la ejecucin de todas las polticas y estrategias, para lo cual planifica, organiza, integra, dirige y controla los recursos de la envasadora. Es responsable del ptimo funcionamiento de todo el aparato administrativo como tambin, alcanzar los objetivos y metas establecidos licuado de petrleo. por la envasadora de gas

Auditora Interna: La auditora interna es la encargada de la evaluacin continua de los procesos

operacionales, para que se realicen de la mejor manera y as alcanzar la efectividad, en cuanto minimizar costos, evitar la duplicidad de esfuerzos, establecer medidas de control y proporcionar informacin efectiva y eficiente a la direccin general. 3

Direccin Financiera: Es la unidad encargada de la ejecucin de las polticas y estrategias definidas por la direccin general en todo lo relacionado a las operaciones financieras contables de la envasadora de esta manera tiene relacin directa con todas las gerencia para solicitar la informacin que se refiera como por ejemplo: gerencia recursos humanos, ventas, inventarios, crditos - cobros y la gerencia contable.

Gerencia de Recursos Humanos: Es la unidad encargada del reclutamiento de personal para que todas las reas cuenten con el personal adecuado para el desarrollo de las funciones de cada departamento, adems se encarga de los clculos de pago de salarios, prestaciones laborales y otros.

Gerencia de Ventas: Es la unidad encargada de vender el gas licuado de petrleo a los diferentes puntos del pas, atendiendo directamente a los clientes, crear estrategias de venta y as poder cumplir cada mes con la meta establecida de venta. Para poder cumplir con el objetivo principal de la envasadora que es convertirse en la nmero uno en ventas en el pas.

Gerencia de Inventarios: Esta unidad se encarga de hacer los pedidos directamente del gas licuado de petrleo para as poder mantener existencia del producto en cada una de las plantas de distribucin y de sus diferentes denominaciones como lo es la venta a granel, o en cilindro de diferentes denominaciones, se encarga de informar a la direccin general del movimiento del producto.

Gerencia de Crditos y Cobros: Esta unidad se encarga de llevar control de todos los crditos y cobros que se realicen en la envasadora, as mismo de promover polticas de cobro como concesin de crditos. 4

Gerencia Contable: sta rea es la encargada de llevar cuenta y razn de todas las operaciones de la envasadora como los ingresos y egresos que se encuentren debidamente contabilizados.

A continuacin se presenta una serie de conceptos y definiciones que se considera importantes darlas a conocer para que en los captulos posteriores, que se mencionen ya se conozca a lo que se refiere cada una de ellas.

El Petrleo Se conoce que la formacin del petrleo est asociada al desarrollo de rocas sedimentarias depositadas en ambientes marinos o prximos al mar, y que es el resultado de procesos de descomposicin de organismos de origen vegetal y animal, que en tiempos remotos quedaron incorporados en esos depsitos.(24)

El petrleo no se encuentra distribuido de manera uniforme en el subsuelo, deben confluir por lo menos cuatro condiciones bsicas para que ste se acumule: una roca permeable, de forma tal que bajo presin el petrleo pueda moverse a travs de los poros microscpicos de la roca; una roca impermeable, que evite la fuga del aceite y gas hacia la superficie; el yacimiento debe comportarse como una trampa, ya que las rocas impermeables deben encontrarse dispuestas de tal forma que no existan movimientos laterales de fuga de hidrocarburos; y debe existir material orgnico suficiente y necesario para convertirse en petrleo por el efecto de la presin y temperatura que predomine en el yacimiento. (24)

En su estado natural se le atribuye un valor mineral; es susceptible de generar, a travs de procesos de transformacin industrial, productos de alto valor, como son los combustibles, lubricantes, ceras, solventes y derivados petroqumicos. (24)

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Importancia La vida sin el petrleo no podra ser como la conocemos. Del crudo obtenemos gasolina y diesel para nuestros autos y autobuses, combustible para barcos y aviones. Lo usamos para generar electricidad, obtener energa calorfica para fbricas, hospitales, oficinas y diversos lubricantes para maquinaria y vehculos. La industria petroqumica usa productos derivados de l para hacer plsticos, fibras sintticas, detergentes, medicinas, conservadores de alimentos, hules y

agroqumicos. El petrleo ha transformado la vida de las personas y la economa de las naciones. Su descubrimiento cre riqueza, modernidad, pueblos industriales prsperos y nuevos empleos, motivando el crecimiento de las industrias mencionadas.(24)

1.1.2 Gas Licuado de Petrleo El gas licuado del petrleo (GLP) es la mezcla de gases condensables presentes en el gas natural o disueltos en el petrleo. Los componentes del GLP, aunque a temperatura y presin ambientales son gases, son fciles de condensar, de ah su nombre. En la prctica, se puede decir que los GLP son una mezcla de propano y butano. (23) El propano y butano estn presentes en el petrleo crudo y el gas natural, aunque una parte se obtiene durante el refino de petrleo, sobre todo como subproducto de la desintegracin fludica cataltica (FCC, por sus siglas en ingls Fluid Catalytic Cracking. (23) No es lo mismo gas natural que gas licuado de petrleo.

El gas natural es una mezcla de hidrocarburos livianos (principalmente metano), que en condiciones de temperatura y presin del yacimiento o del medio ambiente se encuentra en estado gaseoso; el gas licuado de petrleo es una mezcla de propano y

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butano, que en condiciones ambientales es gaseoso, pero sometido a presin moderada se convierte en lquido.(24)

El gas licuado de petrleo es nico entre los combustibles comnmente usados, porque a relativamente bajas presiones y temperaturas normales de ambiente puede transportarse y almacenarse en recipientes cerrados, en forma lquida; pero en contacto con el medio atmosfrico a relativamente baja temperatura se gasifica aumentando de esta manera su eficacia como combustible.(24)

El gas licuado de petrleo puede congelar las manos aunque se lleve guantes, por la rpida absorcin de calor que requiere para su evaporacin.

El gas licuado de petrleo en estado gaseoso es ms pesado que el aire, por ello en un medio atmosfrico, tiende a ocupar las partes bajas.(24)

Los usos domsticos del gas licuado de petrleo son la cocina, la refrigeracin, la calefaccin y el alumbrado. (24)

A continuacin se presentan algunos trminos que es importante que se conozcan sus significados como por ejemplo:

Centro de Canje:

Es toda persona que esta autorizada para operar como responsable del intercambio de cilindros de los diferentes distribuidores. (6)

Cilindros para GLP:

Es un recipiente hermtico, porttil , apto para envasar GLP en las capacidades autorizadas por esta ley, bajo determinadas condiciones de presin y temperatura; y que cumple con especificaciones de normas reconocidas y aceptadas por las del ente que las regula. Hay diferentes capacidades de cilindros de 25lbs., 35lbs. Y 100lbs. (6) 7

Depsito para consumo propio de GLP:

Es todo tanque estacionario, autorizado por el ente regulador (MEM), almacenar GLP para consumirlo en equipos o en vehculos del consumidor.(6)

para

Distribuidor

Es toda persona individual o jurdica autorizada para almacenar y suministrar GLP en cilindros, para venta al expendedor, a granel para consumo y carburacin.

1.1.3 Comercializacin

Envasado, expendio y consumo de petrleo y productos petroleros. En la actualidad existen cinco envasadoras.

Inspecciones

Los inspectores, funcionarios, asesores y expertos, autorizados por el Ministerio de Energa y Minas, previa identificacin que los acredite como tales, tendrn libre acceso y facilidades para inspeccionar operaciones, instalaciones y equipos relacionados con las actividades y licencias que contempla la Ley y el Reglamento de Comercializacin de Hidrocarburos Decreto 109-97 y Acuerdo Gubernativo 522-99. Finalizada la inspeccin, deben proporcionar copia de lo actuado a los encargados de las operaciones, instalaciones y equipos inspeccionados.

1.2

Marco Legal

A continuacin se presentan las obligaciones a las que est sujeta la envasadora de gas licuado de petrleo; las leyes, decretos, que debe cumplir en la actualidad.

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1.2.7 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. 1985 En cuanto a los principios del rgimen econmico y social, se fundamenta en

principios de justicia social; ya que es obligacin del Estado orientar la economa nacional para lograr la utilizacin de los recursos naturales, el potencial humano y as incrementar la riqueza, tratar de lograr el pleno empleo y la equitativa distribucin del ingreso nacional. Cuando fuere necesario, el Estado actuar complementando la iniciativa y la actividad privada, para el logro de los fines. Artculo 118.

El estado tiene la potestad exclusiva de emitir y regular la moneda y as como formular y realizar las polticas que tiendan a crear y mantener condiciones cambiarias y crediticias favorables al desarrollo ordenado de la economa nacional. Las actividades monetarias, bancarias y financieras, estarn organizadas bajo el sistema de banca central. Dirigir este sistema, la Junta Monetaria, de la que depende el Banco de Guatemala, entidad autnoma con patrimonio propio, que se regir por su Ley Orgnica y la Ley Monetaria. Artculo 132.

1.2.8 Cdigo de Comercio Guatemala. Decreto nmero 2-70 del Congreso de La Repblica de Guatemala.

El cdigo de comercio establece en su artculo No. 14 que toda sociedad mercantil deber estar inscrita en el Registro Mercantil, mediante un nombre que ser su razn social y se regirn por las estipulaciones de su escritura constitutiva. (Art. No. 15, 26) Debern tener una reserva legal, de las utilidades netas de cada ejercicio de todo sociedad, deber separarse anualmente el 5% como mnimo. (Art. 36)

La envasadora est obligada

a llevar su contabilidad en forma organizada de

acuerdo a lo que establece este cdigo en el Art. No. 368 en la que debe llevar: Libros o registros de inventario, diario, mayor y estados financieros.

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1.2.9 Cdigo de Trabajo. Decreto nmero 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala

La envasadora de GLP como todas las empresas en general estn obligadas a presentar en el plazo de dos meses despus de contratado los servicios personales o ejecuten una obra bajo dependencia continuada deber extendrsele, un contrato de trabajo individual en el que se estipulan los derechos y obligaciones del

trabajador. (Art. No. 18,61) Adems nos establece el pago de salarios mnimos que entraron en vigencia en vigencia el 01 de enero del 2009. Segn la tabla: Para Actividades Agrcolas : Q. 52.00 c/da Para Actividades No Agrcolas Q. 52.00 c/da Para Industria de Maquila Q. 47.75 (Acuerdo No. 398-2008 emitido el 29/12/08 Ley de salarios mnimos para actividades agrcolas y no agrcolas Art. No. 01 y 02 ) El pago de prestaciones laborales como: Aguinaldo: Un salario por ao y los perodos fraccionados en parte proporcional (Art. No. 88 Cdigo de trabajo) y decreto 76-78 Ley del aguinaldo Bono 14: Un salario por ao y los perodos fraccionados en parte proporcional, este deber calcularse en base al promedio de los 6 ltimos salarios de enero a Junio (Art. No. 88 Cdigo de Trabajo) Bonificacin anual decreto 42-92 Indemnizacin: Una vez el patrono de por terminado el contrato de trabajo sin justificacin alguna, deber cancelarle la indemnizacin universal al trabajador; que se calcula en base al promedio de los salarios ordinarios mas. Horas extras mas comisiones divididas dentro de los 365 das, multiplicada por los da laborados. (Art. No. 82, 88, 89,90) Vacaciones: todo empleado tiene derecho a un perodo de goce de vacaciones como mnimo 15 das hbiles, se calcularan en base al promedio de las remuneraciones de los tres ltimos meses y debern cancelrseles por anticipado el cual se estipula en el Art. No. 82, 130, 134,137.

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1.2.10 Cdigo Tributario. Decreto Ley Nmero 6-91 del Congreso de la Repblica Todo sujeto deber ser el responsable del pago de tributos; una vez la

Superintendencia de Administracin Tributaria establezca que existe una obligacin tributaria deber cumplirse y calcularse de acuerdo a la base imponible,. Art. No. 18,103). El hecho generador o hecho imponible es el que establece la ley para tipificar el tributo u origina la obligacin tributaria. (Art. No. 31) Toda empresa que incurra en una omisin de sus impuestos a la superintendencia de administracin tributaria sta podr emitir el cierre temporal de la empresa. (Art. No. 86)

1.2.11 Ley del Impuesto al Valor Agregado y sus Reformas. Decreto nmero 27-92 Las Importadoras como las comercializadoras de GLP no estn exentas al pago del IVA que es del 12% segn el Art. No. 10 ; debido a que la ley establece que media vez existe una compra, venta, prestacin de servicio ya se considera como hecho generador , es decir genera una renta afecta (Art. No. 03). Este impuesto deber declararlo y pagarlo dentro del mes calendario siguiente al del vencimiento, en cualquier agencia bancaria del sistema. (Art. No. 40,41) Deber llevar la envasadora de GLP los libros de compras, ventas

independientemente de los que establece el cdigo de comercio (Art. No. 37)

1.2.12 Ley del Impuesto Sobre la Renta y sus Reformas. Decreto nmero 26-92 La envasadora de GLP genera una renta de fuente guatemalteca lo que significa que genera un ingreso por tanto el Art. No. 04, establece que deber estar afecta al pago del mismo; pero cabe mencionar que existen estrategias o polticas claras en relacin a los tributos, que puede aprovechar esas ventajas fiscales que la ley permite, como costos deducibles; esto permite que la envasadora determine el tipo de rgimen tributario que mejor le convenga como lo establece el Art. 38, 39,72.

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La declaracin jurada y anexos del I.S.R. deber presentarse durante los primeros tres meses del ao calendario ante la Superintendencia de Administracin Tributaria S.A.T.(Art. 54)

1.2.7 Ley del Impuesto de Solidaridad (I.S.O.) Decreto nmero 73-2008 Este impuesto es aplicable para las personas jurdicas que realizan actividades mercantiles y que obtengan un margen bruto superior al 04% de sus ingresos

brutos; se calcula por mediante dos opciones que son: Se determina la cuarta parte del monto del activo neto o la cuarta parte de los ingresos brutos. (Art. No. 1,7,8)

1.2.8 Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos. Decreto nmero 37-92 Esta ley indica que los documentos que contienen actos y contratos civiles y mercantiles estn afectos al impuesto; proporciona las tarifas especficas del impuesto aplicables a las sociedades; La habilitacin de libros de contabilidad, por hoja Q. 0.50, documentos acreditados del nombramiento de representacin de personas jurdicas Q. 100.00, patentes extendidas por el Registro Mercantil, para sociedades mercantiles Q. 200.00 y de comercio Q. 50.00, testimonios de las escrituras pblicas de constitucin, transformacin, modificacin, liquidacin o fusiones de sociedades mercantiles en primera hoja Q. 250.00. (Articulo No. 05)

1.2.9 Ley Orgnica del IGSS. Decreto nmero 295 del Congreso de la Repblica de Guatemala

Esta ley rige a que toda empresa y trabajador esta obligado a pagar una cuota laboral como patronal para el seguro social, la cual se determina segn la regin: Para los departamentos de : Solol, Totonicapn, Suchitepquez, Sacatepquez, Guatemala, Baja Verapaz, Quiche, Escuintla, Zacapa Chiquimula, Jalapa,

Huehuetenango, Quetzaltenango, San Marcos, Retalhuleu, Verapaz, Izabal, Jutiapa.

Chimaltenango, Alta

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Patrono Irtra Intecap Total cuota Trabajador

10.67 % 01 01 % %

12.67% 4.83 %

Para los departamentos de: Peten, Santa Rosa, El Progreso; Patrono Trabajador 06.67 % 02.83 %

1.2.13 Ley de Circulacin de Vehculos. Decreto nmero 40-95 del Congreso de la Repblica

La envasadora hace uso del transporte terrestre par la distribucin de GLP en los diferentes puntos del pas, los cuales cuentan con una placa distintiva y pagan el impuesto para poder circular anual segn la tabla que estipula la superintendencia administracin tributaria (S.A.T.), debern portar un ttulo de propiedad en el que contengan todos las caractersticas del transporte o vehculo, una tarjeta de circulacin extendida por la S.A.T., (Art. No. 02,03, 24)

1.2.14 Ley de comercializacin de hidrocarburos. Decreto Ley Nmero 109-97 y su reglamento general. Acuerdo Gubernativo 522-99

En el Articulo No. 11 la ley indica que toda persona individual o jurdica que desee importar productos petroleros por cualquier medio de transporte para

comercializarlos lo puede realizar media vez cumpla con lo establecido en la ley y su reglamento. Adems deber tramitar una licencia para importar en la cual deber

presentar los datos de identificacin y direccin del solicitante (Art. No. 12) Todas las comercializadoras de Hidrocarburos sin excepcin alguna debern proporcionar toda clase de informacin y documentacin del producto que importan como por ejemplo: volumen, procedencia calidad y precio. Tambin debern tramitar una licencia para las estaciones de servicio, depsitos de consumo propio y

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expendios la cual tendr una vigencia de cinco aos, a partir de la fecha de emisin una vez vencido el plazo deber hacer un trmite de renovacin.(Art. 23, 30,31,32) Se pueden instalar y operar varias estaciones de servicio, expendios sin limitacin de distancias entre estas, siempre y cuando presente su licencia para operar. Adems podr tener unidades mviles para comercializar establece la ley. (Art. 23,24, 25) 1.2.12 Ley de Impuesto a la Distribucin de Petrleo Crudo y Combustibles derivados del petrleo. Decreto nmero 38-92 cumpliendo con los requisitos que

Toda persona que distribuya combustibles es un Contribuyente y/o Agente retenedor (Art. 08) por tanto deber cumplir con el pago del impuesto establecido segn el Art. No. 12 B segn la siguiente tabla: (por galn americano de 3.785 litros) Kerosina (DPK) Q. 0.50 Q. 0.50

Kerosina para motores de reaccin (Avjet turbo fuel) Nafta Q. 0.50

Gas licuado de petrleo (gas propano, butano, metano y similares) a granel y en carburacin Q. 0.50

Este impuesto deber aplicarlo al entregar el combustible en expendios, gasolineras, consumidores a granel, para posteriormente cancelarlo dentro de los primeros cinco das hbiles de la semana siguiente a la aplicacin del impuesto; mediante el formulario que proporciona la superintendencia de administracin tributaria (S.A.T) (Art. 15,16) Todos los importadores deben presentar una declaracin mensual en la que detallan compras y ventas, dentro de los diez primeros das calendario del mes siguiente al mes que se declara. (Art. 16 A.)

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CAPTULO II CICLOS DE TRANSACCIONES

2.1

Ciclo de Transacciones

Es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares o que se enlazan entre si. (15:1)

2.1.1 Beneficio de la definicin de ciclos

Los ciclos definidos aqu, son artificiales en un sentido, ellos no identifican ni tienen la intencin de identificar las unidades organizativas. Por Ejemplo; es posible que encontremos el departamento de contabilidad de una entidad; es dudoso que usted pueda localizar el ciclo de informacin financiera. (15:5) Sin embargo, la definicin de ciclo le ofrece un nmero de beneficios al equipo de auditora. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en que ellos ven el sistema financiero de una compaa. (15:5)

2.2

Los principales ciclos de transacciones:

2.2.1 Ciclo de tesorera

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de las transacciones en efectivo es decir los fondos de capital y las obligaciones. Este se origina mediante las

necesidades que surgen de efectivo disponible de las operaciones corrientes y otros. Sus funciones: Compra de valores, recepcin de Ingresos, adquisicin de obligaciones y acciones representativas del capital social en pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Verificar por que se contabilicen todas y cada una de las transacciones que genere una operacin de recepcin o desembolso de efectivo.

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Proteger todos los valores, asegurar que los saldos que se presenten dentro de los pasivos o capital sean los correctos. Cuentas mas utilizadas:

Efectivo y Bancos Cuentas por pagar Documentos por pagar Intereses Inversiones Capital

(15:14)

2.2.2 Ciclo de egresos- compras

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones de adquisicin y pago adems al adquirir recursos para la operacin genera la compras

clasificacin de diversas cuentas de activo como de gastos; por ejemplo:

de materias primas, compras de suministros, activos, gastos generales, inventarios, proveedores, etc. Sus funciones:

Llevar con exactitud cuenta y razn de los inventarios, para as proteger los inventarios.

Cuentas mas utilizadas:

Caja Cuentas por pagar Inventarios Activos Fijos Gastos de Fabricacin u operacin

(15:28)

16

2.2.3 Ciclo egresos nminas

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se realizan en las nminas, las cuales corresponden a pagos de sueldos, salarios,

comisiones, horas extras, bonificaciones, prestaciones laborales, etc.

Sus funciones:

Velar porque todas las transacciones sean contabilizadas de una manera correcta, de acuerdo a las polticas de cada empresa, a las normas de contabilidad y a las leyes vigentes en el pas como por ejemplo: el cdigo de trabajo, da beneficios a empleados, regula los asientos contables relacionados con los gastos y pasivos laborales. Que las cuentas bancarias que sean manejadas para la nmina, presenten los saldos correctos. Cuentas mas utilizadas:

Se relaciona con el ciclo de tesorera en cuanto a los desembolsos en efectivo. Se relaciona con el ciclo de conversin debido a los servicios de mano de obra Se relaciona con el ciclo de informacin financiera por todos los registros de diario.(15:40)

2.2.4 Ciclo de conversin

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se manejan en operaciones como por ejemplo: Los inventarios, seguros, equipos es decir que hay una

depreciables, o bien en los recursos que se procesan

transformacin de materias primas como lo es el costo de produccin, y otros como los activos fijos. Sus funciones:

17

1) Proteger los productos o artculos en el proceso terminado; y registrar adecuadamente el costo de produccin de los productos para presentar los Costos reales de produccin registrando todos los procesos adecuadamente. 2) Resguardar los activos de la empresa, y as mismo los seguros, etc.

Cuentas mas utilizadas

Inventarios Depreciaciones acumuladas Propiedad, planta y equipo

2.2.6 Ciclo de ingresos

Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se generan en el momento de intercambio de bienes o servicios por efectivo o bien genere un crdito, es decir surja la operacin de venta. Adems la determinacin del costo de ventas puede identificarse tambin en este ciclo de ingresos.

Sus funciones: 1) Proteger que toda operacin que se genere en las ventas sea contabilizada. 2) Velar porque todos los saldos que se presenten de la cuenta por cobrar sean los correctos. Cuentas mas utilizadas:

Ventas Comisiones y descuentos sobre ventas Cuentas por cobrar Cuentas incobrables Costo de ventas

2.2.6 Ciclo de informacin financiera

El ciclo de informacin financiera de una entidad, no procesa transacciones. Ms bien, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Entonces 18

analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros. Adems la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo. (15:65)

Las cuentas de mayor que se utilizaran dependern de todos los ajustes, eliminaciones que surjan.

Procedimientos para su estudio y Evaluacin de cada uno de los Ciclos de Transacciones

ENLACES DE CICLOS

TESORERIA

INGRESOS

INF. FINANCIERA

EGRESOSCOMPRAS Y NOMINAS

CONVERSION

(15:12)

19

CAPTULO III

AUDITORIA OPERACIONAL

Existe una serie de definiciones de diversos autores y por consiguiente se citan varias de ellas para tener un mejor conocimiento de la auditora operacional.

3.1

Definicin de Auditora Operacional

Por Auditora operacional debe entenderse: el servicio que presta el Contador Pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.(13:09)

La auditora operacional puede definirse como el examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economa y eficiencia, para formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo. (21)

Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y

procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica, si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo. (22)

Se expone a continuacin; que a criterio personal debe entenderse por auditora operacional; una entidad, la evaluacin del grado de eficiencia y eficacia de las operaciones de a travs de un examen crtico y sistemtico, presentando las

conclusiones, observaciones y recomendaciones para las mejoras.

20

3.2

Objetivos y Alcance de la Auditora Operacional

3.2.1 Objetivo de la Auditora Operacional

El objetivo de la auditora operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar le eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las entidades, a saber: Primero. En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos). Segundo. En la participacin para la creacin o diseo de sistemas,

procedimientos, etc. Interviniendo en su informacin. Tercero. En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.)(13:10)

Los objetivos de la auditora operacional varan entre las organizaciones; pueden establecerse por el grado de aceptacin de la direccin, por el historial, por el entrenamiento y educacin de los auditores, o por la filosofa fundamental de la organizacin auditora.

En la misma organizacin o empresa los objetivos pueden cambiar en funcin de cmo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de cmo desarrollen su competencia tcnica para tratar los asuntos operativos tal y como tratan los financieros. Pero el objetivo principal de la Auditora Operativa es

sacar a la luz los defectos o irregularidades, si las hay; de los elementos que se examinan en aquella parte de la organizacin que esta bajo estudio e indicar los mejoramientos posibles.

A la vez los objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto y mediano y largo plazo.

21

A continuacin se presenta un flujograma que presenta el objeto de la auditora operacional:

Auditora Operacional

Investiga, revisa y evala

Las reas funcionales de la empresa

Para determinar

Si se tienen controles adecuados

Si los controles permiten operar con eficiencia

Disminuir costos e incrementar la productividad

La auditora operacional persigue:

Detectar Problemas y proporcionar bases para solucionarlos. Prever obstculos a la eficiencia. Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en la consecuencia de la ptima productividad.

22

En la prctica de auditora operacional el Contador Pblico y Auditor se circunscribir a primer nivel de apoyo ya que su participacin en los dems niveles queda fuera de la prctica de Auditora Operacional.(13:10) Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa.

El auditor operacional al revisar las funciones de una entidad, investiga, analiza, evala los hechos, es decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalden y presentan recomendaciones que tiendan a eliminarlos.

El auditor operacional hace algunas veces del mdico general que diagnostica las faltas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser el mismo a otro Contador Pblico el que promover las adiciones concretas, esto ltimo corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados anteriormente.

La consecuencia del objetivo general deber ser realizada cuando analicen, evalen y recomienden sobre aspectos realizados. Lo adecuado de la estructura de control de una fase operacional. Control departamental de sus operaciones en relacin a:

Polticas generales de la empresa. Procedimientos establecidos. Relaciones con otros departamentos. Requerimientos financieros y contables.

Por lo tanto se debe entender que los esfuerzos de auditora se orientan a:

Obtencin de mayores utilidades Fortalecimiento de los controles Ayudar a alcanzar las metas de la compaa o entidad Proporcionar eficiencia y eficacia en la realizacin de la auditora. se deduce

entonces que el objetivo de la auditora operacional es el de contribuir ha

23

obtener la mayor eficiencia y la mejor productividad econmica de las operaciones de una empresa a travs de la eficiencia.

3.2.2 Alcance de la auditora operacional

El alcance de la auditora operacional es ilimitado.

Todas las operaciones o

actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditora operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditora operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conduccin o direccin debe confiarse en contadores pblicos, por su estructuracin profesional en auditora.

Los elementos del proceso administrativo que deben tomarse en cuenta para el examen de una auditora operacional debe ser integral es decir que abarque todos los procesos como por ejemplo: Planeacin, organizacin, direccin y control.

Uno de los requerimientos de la administracin es, que el contador pblico y auditor no slo presente los hallazgos si no tambin las recomendaciones para as pueda ser mucho ms til la auditora operacional.

Si las polticas y procedimientos son aceptables.

Si se siguen las normas establecidas. Si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica; y Si los objetivos de la organizacin se han alcanzado.

24

3.3

Importancia de la auditora operacional:

Es importante la aplicacin de la auditora operacional ya que ayuda al anlisis de cada proceso de toda operacin, para determinar hallazgos y sus respectivas

recomendaciones, para minimizar costos o bien la utilizacin al mximo de los recursos existentes.

Adems la auditora operacional proporciona un enfoque de cmo se llevan acabo las actividades en una empresa, para que a travs de un anlisis, estudio e

investigacin; est en la posibilidad de detectar las deficiencias importantes, que significan oportunidades para implementar o mejorar la optimizacin del

funcionamiento de cada empresa, que en este caso sera la envasadora de G.L.P.

3.4

Metodologa de la auditora operacional

Segn el boletn No. 2 de la comisin de auditora operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (I.M.C.P.); se simplifica en tres pasos fundamentales: como la familiarizacin, investigacin, anlisis y diagnstico de carcter genrico que

deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin.

Los pasos para efectuar el trabajo sern:

Familiarizarse con la empresa con el objeto de apreciar en forma general sus problemas

Formular los problemas especficamente de carcter operativo y analizar el efecto que stos tienen en los resultados del ejercicio.

Observacin de los procesos operativos y recoger informacin sobre ellos. Recurrir a conocimientos generales sobre el tema con el propsito de asociar stos con los problemas de la empresa. Recurrir a la experiencia profesional. 25

Formular hiptesis que permitan detectar las formas ms adecuadas de adelantar las investigaciones que sean necesarias.

Dar le importancia a las hiptesis formuladas para analizar las causas y consecuencias que originan los problemas o bien los efectos en las operaciones que actualmente se estn dando.

Obtencin de evidencia. Conclusiones que permitan la confirmacin, de negacin o reformulacin de las hiptesis.

Descripcin de los hallazgos y comunicacin a los afectados. Diagnstico y recomendaciones.

Esquema de la metodologa prctica:

Familiarizacin (I Fase)

Estudio Ambiental Estudio de la gestin administrativa Visita a las instalaciones

Investigacin y Anlisis (Fase II) METODOLOGA DE LA AUDITORA OPERACIONAL

Entrevistas Evolucin de la gestin administrativa Examen de la documentacin

Diagnstico (fase III)

Fase creativa Reverificacin de hallazgos Elaboracin del borrador del informe

Informe (Fase IV)

Naturaleza Estructura Evaluacin y efecto de los problemas Responsabilidad Forma, seguimiento 26

3.5. Tcnicas y procedimientos de auditora operacional

Tcnicas de auditora operacional

Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad, en este caso sera la distribuidora de gas licuado de petrleo, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar,

comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar, mtodo Gantt, Pert, C.P.M.

En general

son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin,

interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin. . Procedimientos de auditora operacional

Son el conjunto de tcnicas aplicables a una operacin o actividad determinada, para determinar si existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (hallazgo de auditora operacional-HAO) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente. Ejecucin de cada una de las cinco clases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los trminos de referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la preparacin de la

auditora y en base a este, se proceder a la ejecucin de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se explican a continuacin:

Programas de auditoria operacional

Los programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debe llevar a cabo la ejecucin de una auditora. Contienen la relacin ordenada de forma secuencial y lgica de las diferentes actividades para desarrollar los procedimientos. Los programas de Auditora tienen suma importancia pues son los medios que

27

relacionan los objetivos propuestos para una auditora especfica con la ejecucin real del trabajo.

Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin directa con los motivos y objetivos de la auditora respectiva e identifican la informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya sea de la eficacia, economa o de la eficiencia.

Es necesario destacar que los programas de trabajo deben conducir a desarrollar las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora operacional. Por lo tanto los programas de Auditora deben planificarse con el mximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en auditora operacional se requiere mantener una actividad mental despierta y amplia que permita cambiar de rumbo en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen. Esto ltimo no quiere decir que la flexibilidad de un programa llegue al extremo de justificar una planificacin inadecuada.

El programa incluir:

Objetivos Procedimientos Personal Asignado Presupuesto de tiempo Referencia de Papeles de Trabajo

28

Ejemplo:

INDICE PROGRAMAS DE AUDITORIA CICLO DE TESORERIA ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETROLEOHecho Por: Fecha: Revisado Por Fecha:

AB.G. 01/09/2008 C.M. 01/09/2008

No. OBJETIVOS DE AUDITORIA 1 Que exista el departamento de tesorera 2 Que en el proceso de ingresos presente la informacin oportuna 3 Que la informacin se ingrese al 100%Tiempo Real

PROCEDIMIENTOS: Revise si existe un departamento de tesorera ( Pagos, 1 caja) Inspeccin de las instalaciones del departamento de 2 tesorera, que sean las adecuadas

Ref. P.T.

Auditor

Planificacin

A-1 A-1

B.G. B.G.

1 1

0.5 2

Recopilacin de Informacin

Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre los siguientes aspectos:

Antecedentes

Porqu y para qu se cre la empresa o entidad Cambios en los objetivos iniciales Informes Financieros recientes Informes tcnicos recientes

Marco Legal

Disposicin legal de creacin

29

Estatutos Reglamentos Pacto o Convenio Laboral Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa.

Organizacin

Organigrama Asignacin de responsabilidad Delegacin de autoridad o grado de autonoma Manual de Funciones Reglamento interno o manual general administrativo

Operaciones

Operaciones y actividades de importancia Manuales de Procedimientos

Financiamiento

Fuentes de financiamiento Presupuesto

Control

Manual de auditora interna Manuales especficos de control

30

Informacin Adicional

La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la auditora operacional.

3.6

Planeacin de la auditoria operacional utilizando ciclo de transacciones.

La auditora operacional lleva las siguientes etapas:

3.6.1 Planeacin Familiarizacin Para realizar un plan de trabajo, el auditor:

Se familiariza con la estructura organizativa de la empresa, sus objetivos, sus polticas y sus operaciones en general, y en especial con las que intervienen dentro del ciclo. Tambin debe conocer sobre los problemas inherentes al ramo de la actividad econmica de la empresa que va auditar.

Obtiene informacin de las reas en que la administracin esta teniendo problemas y las que desea enfocar con ms nfasis. Si la empresa cuenta con cartas de recomendacin de los auditores externos, obtienen copia para conocer los puntos de control interno que ya tienen problemas.

Segunda visita las instalaciones donde se realizan las diversas transacciones del ciclo, incluyendo las reas de bodegas desde donde se enva el producto a los clientes, tratando de identificar los problemas.

Analiza los estados financieros para tener una idea del efecto de las transacciones del ciclo dentro de los mismos y detectar la existencia de problemas operacionales.

31

Se informa sobre las regulaciones especiales que rigen a la distribuidora de G.L.P., tales como: licencias especiales para exportar e importar, contratos legales importantes privados y gubernamentales, controles de precios, etc.

Con toda la informacin anterior:

Define el alcance de la auditora. Determina el recurso humano con qu, la va a efectuar Establece como, cuando y a quien se van a comunicar los resultados durante la auditora y al final de la misma. Prepara el programa de auditora.

3.6.2 Comprensin de la entidad auditada fase I

En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la envasadora de G.L.P. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos de G.L.P., la autoridad delegada por la junta -

principales de la distribuidora

directiva, el directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

Actividades mnimas para comprender la entidad auditada

Determinar por qu se cre la distribuidora de gas licuado de petrleo. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

Determinar si los objetivos inciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.

Determinar con claridad la misin primordial de la envasadora de G.L.P. y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial. 32

Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad. Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la envasadora de G.L.P.

Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la envasadora de G.L.P. Los manuales de

procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas. Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la envasadora de G.L.P. en que est actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin.

Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y las operaciones o actividades ms significativas.

Caractersticas de la fase I

La fase de estudio preliminar presenta las siguientes caractersticas: No es una lectura detallada de informacin o de manuales. Es un Proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios.

Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar, solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para tenerlos en cuenta posteriormente.

A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora.

33

1. Entrevista con el director de la distribuidora de gas licuado de petrleo y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los seis ciclos de transacciones a evaluar. 2. Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos. 3. Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la distribuidora de gas licuado de petrleo, para conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, conocer brevemente a los funcionarios responsables. 4. Clasificacin y referencia de la informacin de acuerdo a los ciclos de transacciones sealados en la seccin anterior.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora y en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

3.6.3 Identificacin y seleccin de los ciclos que sern auditados, fase II y III

Aspectos Bsicos.

La realidad respecto a la envasadora de gas licuado de petrleo; es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar Por principio de auditora

aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin.

operacional por ciclo de transacciones, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional. El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: La entidad auditada puede tener razones vlidas y el rea a ser examinada; o la contralora conoce entidad

justificadas para sugerir

previamente problemas o debilidades especificas en la entidad; o en la

existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiero y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e 34

informes de auditoria financiera de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditora operacionales.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos y a consecuencia la eficiencia no ser ptima.

Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de operacin que se efecte el ejercicio de la auditora financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditorias operacionales.

De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operacional se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora operacional.

Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las actividades,

examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre: forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procedimiento. Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.

El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los 35

elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin.

Control interno operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:

El desarrollo de los objetivos

El primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. La efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas.

La medicin de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.

Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso.

Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones

Determinar por que resultaron las desviaciones significativas.

36

La determinacin de la accin gerencial apropiada

Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.

La toma de accin

La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos.

Revisin continua

Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.

3.6.4 Examen detallado de reas crticas fase IV

Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional por ciclo de transacciones. Tiene por objeto evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas efectividad, economa y seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o eficiencia de las operaciones y as formular

recomendaciones para mejorar los procesos operacionales. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen limitaciones de tiempo para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar a algunas de las operaciones ms significativas y tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y

recomendaciones que va a proponer en su informe.

Actividades que comprende el examen detallados de las reas crticas o dbiles.

37

Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deber desarrollar las siguientes actividades.

Revisin de la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga relacin con el rea crtica seleccionada.

Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.

Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad.

Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el

presupuesto programtico o en el Programa Anual de operaciones PAO, estndares de desempeo, indicadores de rendimiento). Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad.

Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de auditora operacional, para establecer si las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia, en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las reas crticas.

Caractersticas del hallazgo de auditora operacional

Las personas o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora operacional. En 38

cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles. El auditor debe evaluar dichos hallazgos, lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus caractersticas.

Las caractersticas del hallazgo de Auditora son cuatro:

La condicin:

Esta caracterstica est dada por la situacin actual

encontrada por el auditor (lo que es) El Criterio: El criterio, est dado por la unidad de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo que debe ser, es decir la situacin ideal. O bien que son las recomendaciones que propone el Auditor. El Efecto: Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero

contra el criterio.

tambin hay efectos irrescatables. La causa: Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al

comprar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.

Para poder identificar las reas dbiles o crticas, el auditor operacional debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas tanto de administracin como cumplimiento. En dicha matriz presentar a la izquierda las diferencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o son innecesarios. A la derecha se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la

deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la

39

entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado.

Utilidad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cedulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de: Informacin obtenida en el transcurso del examen. Evaluacin de la efectividad del control interno contable, financiero y operacional. Y de la identificacin y seleccin de las reas crticas. La evaluacin o desarrollo de los hallazgos.

En auditora operacional los papeles de trabajo sirven para:

Sustentar

y

demostrar

competentemente

los

hallazgos

de

auditora

operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia.

Suministrar la solidez y calidad profesional del trabajo de auditora. Permitir la supervisin del trabajo de auditora. Guiar la conduccin de auditoras operacionales subsiguientes.

Normas de preparacin de los papeles de trabajo

Debe tener el nombre de la entidad, ndice e inciales de quien los elabora, que indique el rea bajo examen o evaluacin la fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido.

Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica. 40

Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos. Deben incluir las evidencias que sustentan las informaciones del auditor. Deben contener la informacin que demuestre la realizacin de las pruebas y procedimientos realizados. Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor.

Archivo de los papeles de trabajo

Archivo Corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo para una auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorias posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora, etc.

Archivo Permanente

est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin

continua o necesaria en auditorias posteriores como son: disposiciones legales, polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin del control interno, etc. Este archivo es similar al expediente continuo de auditora.

Finalmente es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditorias financieras ya elaborados, como cdulas analticas o de soporte de la sumaria. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral.

Ejecucin de la auditoria Concluido el programa de auditora, se inicia su ejecucin por todo el personal asignado.

41

Metodologa

Ser la experiencia del auditor la que le permita escoger los mtodos a aplicar para ejecutar el programa; sin embargo hay algunos pasos que se pueden recomendar:

Entrevista

Las entrevistas formales son una tcnica a travs de la cual se obtiene la informacin directa respecto de una operacin. Debe entrevistarse a los principales responsables de la ejecucin de las operaciones objeto de revisin. Con la entrevista, va obteniendo evidencia de los formularios y reportes que afectan y produce la operacin que est revisando.

Cuestionario

En determinados casos puede ser funcional el elaborar cuestionarios y solicitar al personal las respuestas. El auditor debe tener la suficiente experiencia y habilidad para evaluar las respuestas a los cuestionarios, para ampliar las preguntas que estos no contemplan, segn las respuestas del entrevistado y segn sus propias observaciones de la operacin que estudia. Este mtodo no es tan eficiente como el de la entrevista personal.

Flujogramas

Es una tcnica por medio de la cual se describen los sistemas operacionales y contables, se determinan los controles internos. Se utiliza para evaluar el control interno en la operacin y para conocer el flujo del sistema descrito. Es decir que se presentan cada uno de los procesos operacionales en forma grfica para que sea mas rpida su comprensin.

42

Ejemplo: Inicio

Proceso

Archivo

Fin

Verificacin de la informacin obtenida

Tanto en la entrevista personal como en la informacin obtenida por cuestionarios, el auditor debe realizar las pruebas que le permitan confiar en la informacin que recibe. (Pruebas Sustantivas). validez de la

Evaluacin de la informacin

El auditor ordenar toda la informacin obtenida durante la ejecucin de la auditora: entrevistas y/o cuestionarios, papeles de trabajo, incluyendo los modelos de los formularios que se manejan en la operacin analizada, comentarios que ha ido anotando durante el trabajo.

Luego, analiza cada elemento por separado y dentro del conjunto para formarse un juicio sobre la situacin.

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Supervisin

El auditor responsable del equipo de trabajo, en cumplimiento, no solo de las normas de auditora, sino para realizar un buen diagnstico, debe tener un programa y un mtodo de supervisin del trabajo a cargo de sus asistentes. Analiza cada parte del ciclo de la transaccin y luego el ciclo en su conjunto, y combina la informacin con las notas que fue tomando durante la supervisin del trabajo para:

Confirmar que se ejecute el programa de auditora completo, as como las extensiones al mismo. Confirmar que los efectos derivados de las desviaciones al control interno, supuestos durante su operacin, siguen siendo valederos para incluirlos en el informe.

Hacer nuevas notas para el informe sobre debilidades del control interno, sobre deficiencias operativas y sobre las recomendaciones que har.

Cada supervisin debe documentarse: Indicando la ampliacin en el alcance de la investigacin que requiera el trabajo. Tomando notas sobre las deficiencias ms importantes que estn resultando de la auditora durante su ejecucin, sobre sus efectos y sobre la

recomendacin bsica

3.7

Comunicacin de los resultados de auditora operacional fase V Aspectos bsicos de la comunicacin de resultados

El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora.

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Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen.

La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditora operacional, se efecta en un informe escrito en la cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la

razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.

Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas o aceptadas.

3.7.1 Informe

El informe de la auditora operacional es el producto terminado del trabajo realizado. El informe es parte de la evidencia de la calidad profesional con que se efectu la auditora: Un buen trabajo de campo puede ser anulado por un informe pobre.

El auditor operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redaccin del informe y si es el caso consultar bibliografa al respecto, para asegurarse de la adecuada presentacin del informe final.

En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos los siguientes requisitos:

Importancia Utilidad y Oportunidad Sustentacin exacta, suficiente y adecuada 45

Conviccin Objetividad y Concisin Integridad Tono Constructivo

Contenido del informe

El informe de auditora operacional, puede o debe contener bsicamente las siguientes partes:

Sntesis o resumen.

En esta parte del informe el auditor deber exponer brevemente las caractersticas de la auditora realizada y las conclusiones y recomendaciones ms significativas de su trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rpidamente una visin general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los interesados en su cuidadosa lectura.

Informacin introductoria.

El auditor deber incluir en su informe una introduccin, en la cual se har referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza y determinacin de sus actividades, organizacin y administracin, en trminos muy generales. Igualmente, manifestara en la introduccin las reas examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado.

Resultados de la auditora (Hallazgos de auditora operacional)

En estas secciones del informe deben presentarse suficientemente sustentados y en orden de importancia, respecto a las reas crticas examinadas, los desarrollados durante la auditora. hallazgos

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Debe tenerse en cuenta

que cada hallazgo de auditora es conveniente destinar

una seccin o captulo en esta parte del informe, siguiendo este orden.

Conclusin

Condicin Criterio Efecto Causa

(Ver Caso Prctico en Captulo V)

Comentarios de los funcionarios responsables.

Recomendaciones, incluyendo cualquier accin ya tomada al respecto, la presentacin de cada hallazgo debe llevar como ttulo asignado al respectivo hallazgo de la sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las caractersticas o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta relacionarlos en prrafos consecutivos siguiendo el orden anterior.

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CAPTULO IV

AUDITORIA OPERACIONAL UTILIZANDO CICLO DE TRANSACCIONES

Para el desarrollo de la auditora operacional cabe mencionar que se relacion los ciclos de transacciones a esta auditora para facilitar el anlisis y revisin de las transacciones; adems nicamente para agrupar cada transaccin en los diferentes ciclos a los que pertenece y adems poder definir los enlaces que existen entre cada uno de ellos como por ejemplo: el departamento de compras pertenece al ciclo de egresos pero se interrelaciona con el ciclo de tesorera, para efectuar el pago de las compras adquiridas. Tal como se detalla en el ejemplo anterior se agrupan las operaciones que se

consideran mas importantes de cada ciclo, para definir los procesos y operaciones entre cada una de ellas.

4.1.1 Utilidad o beneficio de la auditora operacional utilizando ciclos de transacciones

La auditora operacional puede entenderse y practicarse de una manera especfica pero interrelacionada por medio de ciclos de transacciones. Para el mayor

rendimiento de una auditora operacional la evaluacin debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y anlisis de la eficacia o

efectividad, para continuar con la economa y terminar comprobando y evaluando la eficiencia.

Beneficios de la auditora operacional de eficacia o efectividad

La auditora operacional de eficacia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar.

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Ejemplo de una recomendacin:

Que todos los ingresos sean operados en un 100% en el sistema contable.

Beneficios de la auditora operacional de economa

La auditora operacional de economa es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Ejemplo de una recomendacin:

Que se lleve un estricto control en los ingresos y salidas de producto de donde se almacena, para que no haya prdidas en inventarios.

Beneficios de la auditora operacional de eficiencia

La auditora operacional de eficiencia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo de eficiencia. Ejemplo de una recomendacin:

Que todos los ingresos que perciba la empresa sean depositados ntegros a las cuentas bancarias de la envasadora

4.2

Estudio y evaluacin de los procesos operacionales y financieros a

travs de Los ciclos de transacciones.

Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo

debe

practicarse la auditora operacional, s se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y consultores, han determinado como ms frecuentes:

Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.

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Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y

Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de la envasadora.

La auditora operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As puede prepararse un programa cclico en cuanto a la

metodologa de su aplicacin. (13:12,14)

El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto de la empresa que est auditando a travs del estudio de: Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de la operacin que se revisa. La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la operacin ( planeacin, organizacin, direccin y control), y Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.(13:27)

4.2.1Ciclo de tesorera

Provee efectivo a los ciclos de egresos compras-nminas Este ciclo tiene relacin con otros ciclos como por ejemplo ciclo de ingresos, que tiene el ingreso del efectivo, ciclo de informacin financiera para realizar las operaciones contables, es decir tiene relacin con todo el desembolso en efectivo del ciclo de adquisicin y pago. Uno de los propsitos del ciclo de tesorera es:

50

Proponer y asignar los recursos humanos, materiales que intervengan en la operacin y mejorarlos en forma eficiente. Controlar la documentacin de las cuentas por pagar, al igual que los ingresos en efectivo para sufragar todas las obligaciones a corto y largo plazo.

Sus funciones principales son: Ingresos peridicos ( por venta de gas licuado de petrleo), Emisiones de Obligaciones y acciones representativas del capital social, pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Redimir obligaciones y readquisicin de acciones. (15:13,14) Verificar que los saldos de pasivos y capital social sean los correctos.

Uno de los asientos comunes contables son los siguientes: Incurrir en deudas y pagarlas Emitir y retirar acciones Adquirir y vender acciones de tesorera Comprar y vender inversiones Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones. Compra y venta de moneda extranjera.

Procedimientos:

Elaborar diagramas de flujo para la operacin detallada de los ingresos y egresos. Estudio de la manera de proceder para la presentacin de disponibilidades bancarias, para la toma de decisiones en cuando a inversiones o gastos a corto y largo plazo.

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Investigar si la empresa opera con base en algn presupuesto de compras e cuyo caso deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicacin sobre los mismos.

Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operacin de tesorera.

4.2.2 Ciclo de egresos-compras

En este ciclo las compras podrn ser al contado o al crdito esto es dependiendo de las polticas de la empresa, adems este ciclo encierra todos los gastos en relacin a la operacin. Adems este ciclo tiene relacin con el ciclo de tesorera, por las

obligaciones a pagar; de conversin por la recepcin de mercancas y de informacin financiera para realizar las operaciones contables.

Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su

reventa o su transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.

El propsito de realizar una auditora operacional en el ciclo de compras ser: Establecer, el concepto bsico y el alcance de la operacin de compras. Definir el producto de la auditora operacional de compras considerando el marco general de actividades y objetivos de la empresa. Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos, tcnicas y procedimientos) para efectuar la auditora operacional de compras. Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin relativa a los resultados obtenidos en el trabajo.

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Sus funciones Principales son: Solicitud de compra Solicitud de Cotizacin Seleccin del mejor cotizante Preparacin de Solicitud de Compra Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios Funcin especfica de compras Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos Verificacin y aprobacin de los pagos Registro y control de los pasivos a corto y largo plazo Actualizacin de los registros de inventarios y costos compras y devoluciones a los proveedores Control y registro de pagos para controlar las

Procedimientos:

Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje, etc. Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo. Debern analizarse si el tipo de estadstica que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artculos por reas geogrficas, por clase de proveedor, etc.

Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar

cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artculos, etc. 53

Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la operacin de compras y verificar las polticas del rea de compras.

Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente,

pueden elaborarse memoranda descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. (13:43,47).

4.2.3 Ciclo de nminas

La importancia de la administracin de recursos humanos como una de las actividades administrativas bsicas est sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa. En la prctica administrativa, esta actividad ha recibido distintas denominaciones; algunas de ellas son: administracin de personal, relaciones

industriales o simplemente recursos humanos; pero en cualquier caso, con menor o mayor nfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla y controlarla cubren sus actividades que se sealan ms adelante al explicarse su concepto y alcance. El propsito de realizar una auditora operacional en el ciclo de Nminas ser: Establecer el concepto bsico en la administracin de recursos humanos y el alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisin operacional.

Sus funciones principales: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal. Relaciones laborales e industriales Capacitacin y evaluacin del personal Preparacin de informes de asistencia Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios Nminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales. 54

Contabilizar las transacciones diarias en relacin a nminas y prestaciones laborales Actualizar los registros de empleados Determinar los costos de mano de obra.

Procedimientos: En esta fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. La importancia que en materia de costos, representa el personal de la empresa. Un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas

representado por las nminas y el costo de las prestaciones al personal. Los resultados obtenidos en el manejo de personal indicadores de los resultados son: la rotacin de personal (por departamentos, por tipo de

separacin, etc.); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc. Los programas establecidos, formales e informarles, relativos a seleccin, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos, etc. Evaluar si las leyes laborales y nacionales que rigen las prcticas de manejo de personal se cumplen.(13:87,91)

4.2.4 Ciclo de conversin

Origina los productos o servicios y controla los inventarios hasta que los productos terminados estn listos para ser vendidos. Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artculos terminados y otros materiales para empaque o envase de mercancas. Generalmente los inventarios representan uno de los activos ms 55

importantes de una empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecucin de los objetivos y resultados econmicos de la misma. (13:142,147). El propsito de realizar la auditora operacional en este ciclo de conversin ser: Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el alcance que se le dar para los efectos particulares, ya que en el caso de la envasadora de gas licuado de petrleo no existe transformacin de materias primas ya que se importa el gas en su estado lquido y as se vende. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la administracin de Inventarios.

Sus funciones principales son: Expedicin de ordenes de produccin Requisicin de materias primas Procesamiento de materias primas Transferencia de productos terminados al almacn Depreciacin y amortizacin de activos Transferencia de inventarios Aplicacin costos de fabricacin Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo. Determinacin de variaciones en precios y calidad. Contabilizacin de desechos, desprecios o bien produccin defectuosa.

Procedimientos: El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de existencias, materiales obsoletos, y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y otras razones financieras, puntos de reorden, optimizacin, aprovisionamiento, programtica lineal, ndices de reexpresin y procedimientos de valuacin. Conocer a detalle como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin de los inventarios. 56

Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las ac