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Empresas Públicas de Medellín, E.S.P.

SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI)

PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DISEÑO, DESARROLLO,

PUESTA EN PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO DE FORMAS DE IMPRESIÓN

ELECTRÓNICAS EN POSTSCRIPT.

Noviembre 1 de 2012

RFI – Desarrollo de formas de impresión electrónicas en PostScript Página: 2

Contenido

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3

OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4

ALCANCE .......................................................................................................................................... 5

1 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI ...................................................................................... 6

1.1 Inscripción ........................................................................................................................... 6

1.2 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM ..................................................... 6

1.3 Contactos de EPM ............................................................................................................... 6

1.4 Confidencialidad de la información .................................................................................... 6

1.5 Idioma de la respuesta al RFI .............................................................................................. 7

1.6 Obligaciones derivadas ....................................................................................................... 7

2 INFORMACIÓN GENERTAL DE AMBIENTACIÓN ACERCA DE EPM ............................................... 8

2.1 Sistemas de información ..................................................................................................... 8

2.2 Especificaciones Técnicas .................................................................................................... 8

2.2.1 Versión requerida por EPM ......................................................................................... 8

2.2.2 Infraestructura informática EPM................................................................................. 9

2.2.3 Trabajos realizados en PostScript ............................................................................... 9

3 INFORMACIÓN SOLICITADA POR EPM ...................................................................................... 11

3.1 Información general acerca de la compañía: .................................................................... 11

3.2 Experiencia contractual: .................................................................................................... 13

3.3 Información sobre alianzas estratégicas: .......................................................................... 13

3.4 Información sobre especificaciones técnicas del servicio: ................................................ 14

3.5 Información general sobre precios de los servicios ofrecidos: ......................................... 14

3.6 Información de la persona contacto del proveedor: ........................................................ 15

4 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (ANS) .............................................................................. 16

4.1 Atención de Incidentes ...................................................................................................... 17

4.2 Atención de servicios de soporte y/o desarrollo .............................................................. 17


INTRODUCCIÓN

Dentro de las actividades requeridas para la contratación de un servicio en EPM, la

investigación de mercado desempeña un rol fundamental, pues es mediante esta labor

que se realiza la recolección de información sobre las condiciones presentes y futuras del

mercado.

Esta solicitud de información (RFI) pretende identificar las credenciales respecto a

capacidad, experiencia y mejores prácticas de un conjunto de proveedores para la

prestación de servicios de diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de

formas de impresión electrónicas en postscript.

Las actividades sobre las cuales se quiere tener conocimiento con este RFI son:

Proveedores potenciales de servicios de diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en PostScript.

Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio.

Experiencias de las firmas en la prestación del servicio.

Esquemas de facturación y costo del servicio, entre otros.

Este RFI está dirigido a los proveedores potenciales que han tenido experiencia en prestación de servicios de diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en postscript.


OBJETIVO

Investigar en el mercado las características operativas, técnicas, funcionales,

contractuales, comerciales, capacidad y experiencia de proveedores potenciales para la

prestación de servicios para diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de

formas de impresión electrónicas en PostScript.


ALCANCE

Este RFI tiene como alcance para EPM conocer los proveedores potenciales con experiencia en prestación de servicios para diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en PostScript. Para ello se solicita a quienes estén interesados, suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos:

Descripción del servicio: detalle de los servicios que se está en capacidad de ofrecer.

Capacidad: la capacidad operativa y técnica para prestar servicios de impresión utilizando Postscript.

Crecimiento y respuesta: cómo se compara el proveedor en el mercado, y qué está haciendo para aumentar su alcance y capacidad de respuesta, de forma que mejore sus fortalezas y supere sus retos.

Costos: el precio por su labor tarifa hora-hombre en forma competitiva en el mercado, el soporte, capacitación y actualizaciones en caso de ser requeridas.

Soporte: el nivel de soporte que proporciona el proveedor, medido con los acuerdos de nivel de servicio y las referencias del proveedor.

Experiencia: experiencia, certificaciones y alianzas de los proveedores.

Movilidad: Capacidad y experiencia en servicios de impresión utilizando Postscript para dispositivos móviles como terminales portátiles

Con esta información base, en EPM estamos interesados en perfeccionar una solicitud de contratación con base en tarifas y plazos indagados con antelación.


1 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI

1.1 Inscripción

Los proveedores interesados en presentar la información solicitada en este documento, deben inscribirse en la Unidad Sistemas de Información del Negocio, enviando un correo electrónico a las direcciones enunciadas en el párrafo “Contactos de EPM…”, manifestando su intención en participar.

A los proveedores inscritos, se les enviará este documento en medio electrónico.

1.2 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM

La fecha límite para la entrega de la información solicitada en el RFI, es el día 13 de noviembre de 2012, a las 5:00 p.m.

1.3 Contactos de EPM

La información podrá ser enviada en documento físico dirigida a la Unidad Sistemas de Información del Negocio, en la siguiente dirección: Carrera 58 No 42-125, Edificio Empresas Públicas de Medellín, puesto 10-325, o por correo electrónico dirigido a la cuenta indicada en el siguiente párrafo.

Nombre: Margarita Rosa Garcés Garcés Cargo: Profesional Informático Empresa: Empresas Públicas de Medellín, E.S.P. Dirección: Carrera 58 No. 42 – 125, Medellín – Colombia Teléfono: (054) 380 7855 – Nacional (574) 380 7855 – Internacional Fax: (05 4) 380 6712– Nacional (574) 380 6712 – Internacional E-mail: [email protected]

1.4 Confidencialidad de la información

Toda la información entregada por EPM y la suministrada por los proveedores es Confidencial y no podrá ser utilizada por terceros. Los proveedores deberán mantener la confidencialidad sobre toda la información de EPM suministrada en el presente RFI, y no la utilizarán para la presentación de su producto en otras organizaciones.

Igualmente no utilizarán la Información Confidencial de EPM para cualquier otro fin distinto a esta solicitud de información. El Contratista se compromete mantener en secreto la Información Confidencial de EPM y adoptar todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que la Información Confidencial no sea revelada o divulgada por sus empleados o agentes en incumplimiento de este proceso.

mailto:[email protected]


Este documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la información suministrada, dado que corresponde a un proceso de investigación de mercado. Se ratifica que el único compromiso es que se mantendrá la confidencialidad de la información.

1.5 Idioma de la respuesta al RFI

Las respuestas al RFI y toda la correspondencia o documentos relativos a estos deben redactarse en español. La información técnica (catálogos) podrá estar en español o en inglés.

1.6 Obligaciones derivadas

EPM, utilizará la información entregada por cada proveedor solo para el propósito indicado en el objetivo.


2 INFORMACIÓN GENERTAL DE AMBIENTACIÓN ACERCA DE EPM

EPM es una empresa de servicios públicos domiciliarios cuyo objeto es proveer los

servicios de agua, saneamiento básico, generación y distribución de energía eléctrica y

gas por red, además del manejo del medio ambiente en lo que hace relación con la

prestación de estos servicios en la ciudad de Medellín y en otros municipios.

Su sede es la ciudad de Medellín, capital del departamento de Antioquia, República de

Colombia.

Para conocer aspectos generales de EPM puede consultar la página Web http://www.epm.com.co

2.1 Sistemas de información

EPM cuenta entre otros con las aplicaciones: Open SMartFLex, Siebel y OneWorld , las

cuales utilizan formatos PostScript.

2.2 Especificaciones Técnicas

2.2.1 Versión requerida por EPM

En la actualidad, EPM está trabajando con tecnología PostScript nivel 2 porque cuenta

con tecnología de cache, por lo que las formas se almacenan en memoria; ganando en

velocidad, eficiencia y costos.

La solución propuesta debe ser compatible con la tecnología usada actualmente por EPM o ser una herramienta mejorada que soporte impresión de alto volumen que se realiza con terceros e impresión de bajo volumen en los siguientes tipos de impresoras:

HP Laserjet 2015DN

HP Laserjet 2055DN

HP Laserjet 3005DN

HP Laserjet 3015DN

HP Laserjet 4015DN

HP Laserjet 4250DN

HP Laserjet M4345X

HP Laserjet M3035XS

HP Laserjet CP 4525DN

http://www.epm.com.co/


HP Laserjet CP 4700DN

Epson TMU – 295

2.2.2 Infraestructura informática EPM

La solución propuesta deberá ser compatible con las herramientas informáticas

disponibles en EPM. A continuación se enuncian las herramientas que EPM tiene a

disposición para cada proceso y de la red que se cuenta para esto:

Estandarización

EPM cuenta con herramientas de productividad, como:

Microsoft Office 2007 y Office 2010

Microsoft Internet Explorer 8 como browser

Microsoft NT Workstation, Windows XP, Windows 7

Microsoft NT Server y Windows Server 2008

Microsoft Exchange como plataforma actual de mensajería

Base de datos: SQL Server 2008, Oracle 10g, Oracle 11g

Versión 3016.102 de Adobe PostScript software

Acrobat Distiller 8.0

2.2.3 Trabajos realizados en PostScript

Actualmente, se está realizando mantenimiento y desarrollos a:

Facturación:

- Factura domiciliaria: energía, acueducto, alcantarillado y gas

- Factura para grandes clientes de energía

- Factura para entidades oficiales

- Factura de cobro

- Factura para Debido Cobrar

- Estado de cuenta para energía prepago

- Estado de cuenta para financiación social

- Factura para financiación vivienda

- Factura para mercado regional

- Pagarés de financiaciones


- Mensajes corporativos en los diferentes formatos de facturas

- Acta de revisiones

- Formatos de suspensión, reconexión y reinstalación

- Anexos (cartas y detalle de llamadas operadores larga distancia y celulares)

- Formato de facturas para filiales

- Formato de cobros para filiales

- Intercalamiento automático de los anexos

Nómina:

- Certificados de información laboral

- Liquidación de cesantías

- Colillas de pago

- Formulario de ingresos y retenciones

- Comprobante de pago de jubilados

Tesorería:

- Impresión de cheques de forma manual y/o automática

- Comprobantes de pago

- Protectora

Factura Digital: Visualización de hasta 3 años de duplicados de facturas

Histórico de duplicados de facturas (Microfichas): Visualización de hasta 20 años

de duplicados de facturas en forma unitaria o masiva


3 INFORMACIÓN SOLICITADA POR EPM

3.1 Información general acerca de la compañía:

Datos solicitados Respuesta

Nombre o razón social

<Indique el nombre o razón social>

Persona Jurídica

Persona Natural

Dirección

Teléfonos

Nombre del representante legal

Describa el portafolio de servicios relacionado con el servicio de diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en PostScript

Indique si la compañía es del orden multinacional, nacional o local, es la casa matriz, subsidiaria/filial u otra denominación de ésta.

Multinacional:

Nacional:

Local:

Otro: Cuál: ____________________

Casa matriz:

Subsidiaria /filial

Representante:

Distribuidor:

Otro: Cuál: ____________________

Representantes, subsidiaria / filial o distribuidores de su compañía en Colombia

Subsidiaria /filial

Nombre Subsidiaria /filial

Contacto Ubicación (Ciudad)

Teléfono E-mail

1

2

3



Indique si su empresa está certificada en normas ISO, OHSAS 18000 u otras normas o certificaciones.

Sí

No:

Cuales:

Norma/Certificación

Vigencia

Alcance de la certificación


Vigencia



Vigencia


Certificación ISO 9001

en facturación

electrónica

Sí

No:

Cantidad de empleados de su empresa.

Entre 1 y 100:

Entre 101 y 500:

Entre 501 y 1000:

Entre 1001 y 2000:

Más de 2000:

Indique las alternativas ofrecidas para el servicio relacionado con el diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en PostScript

El proveedor se encarga de manejar en lenguaje PostScript toda la lógica y las reglas del negocio necesarias para la impresión, entregando los archivos de control con los desarrollos.

Requiere de una aplicación o software adicional que tenga que ser manipulada por el usuario funcional de EEPPM

El proveedor puede imprimir imágenes, mensajes y/o anexos sin necesidad de archivos de control. Con solo entregar los datos.

Otros: Cuáles: __________________



Describa la disponibilidad de atención a los clientes

Disponibilidad 7x24

Disponibilidad 6x24

Disponibilidad 5x24

Otro: Cuál: ____________________

3.2 Experiencia contractual:


Indique la experiencia contractual relacionada con el servicio para diseño, desarrollo, puesta en producción y mantenimiento de formas de impresión electrónicas en PostScript.

Cuál ha sido el esquema de pago con sus clientes

Horas hombre

Perfiles utilizados

Servicios contratados

Honorarios Valores unitarios Valores globales

Otro: Cuál: ____________________

Explique la unidad de pago utilizada: ________

Complete los siguientes datos con respecto a los clientes más representativos que ha tenido en la prestación de servicios de desarrollo de formas electrónicas de impresión utilizando Postscript.

Nombre del Cliente

Duración del Contrato Valor Contrato Contacto

Desde Hasta

3.3 Información sobre alianzas estratégicas:


Si posee alianzas estratégicas de negocios o es socio, Partner o similares, enúncielas


3.4 Información sobre especificaciones técnicas del servicio:


Describa las especificaciones de los siguientes ítems:

Ítem Descripción

especificación Información complementaria o

catálogo

Formatos para terminales portátiles con sistema operativo Microsoft Windows mobile 6.5 o superior

Formatos para impresión de cheques incluyendo protectora

Formatos de impresión utilizando huellas y/o firmas digitales

Especificar otras modalidades de servicio de impresión

3.5 Información general sobre precios de los servicios ofrecidos:

Elementos a cotizar Valor Hora Otras modalidades de pago como

licenciamientos, etc (Explique) Aspectos que impacten el precio

Generación de nuevos formatos

Generación de cheques

Mantenimiento de formatos existentes

Impresión de imágenes, mensajes y/o anexos con la lógica en los archivos de control.


Impresión de imágenes, mensajes y/o anexos para clientes relacionados en Excel (cvs)

Formatos para terminales portátiles con sistema operativo Microsoft Windows mobile 6.5 o superior

Publicación y control de documentos PostScript en la web

Envío de documentos PostScript en forma electrónica

Manejo de históricos de documentos generados con archivos PostScript

En caso de ofrecer otras modalidades de prestación de servicios de desarrollo de formas electrónicas, especifique los precios

3.6 Información de la persona contacto del proveedor:


Nombre:

Cargo:

Dirección:

Teléfono:

E-mail:

Celular:


4 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (ANS)

Para medir los tiempos de respuesta a los servicios que solicite EPM, se requiere conocer

si en el desarrollo de sus contratos se manejan Acuerdos de Niveles de Servicio. En

caso afirmativo se solicita describir los asociados con:

Atencion de incidentes: corresponde al comportamiento imprevisto de los archivos o herramientas usadas en el contrato que interrumpa o ponga en riesgo de interrupción la operación normal de los servicios de EPM. Ejemplo: que en la impresión de alto volumen genere error un archivo al imprimir o al destilar.

Atención de requerimientos: corresponde a la atención de aquellas solicitudes de desarrollo que sean requeridos por EPM. Ejemplo: Una solicitud para crear un formato de factura.

Se requiere conocer principalmente los siguientes tipos de ANS asociados con:

Oportunidad: este indicador determina los niveles de servicio que prestan en lo que respecta a los tiempos transcurridos en días u horas para el inicio de las labores asignadas y/o las fechas de inicio comprometidas o requerida para llevar a cabo las tareas definidas.

Cumplimiento: este indicador determina los niveles de servicio que se reciben en lo que respecta al cumplimiento de los compromisos adquiridos en cuanto a las fechas de terminación de los trabajos comprometidos.

Calidad: este indicador determina los niveles de calidad del servicio prestado y expresado ya sea en términos de errores de las soluciones y/o devoluciones de los productos entregados a los clientes y/u otro mecanismo utilizado que solicitamos describir.

En lo que respecta a los incidentes, requerimos definir los Niveles de Servicio que se

prestan acordes con el nivel de impacto de los daños y la atención en los tiempos para

restablecimiento del servicio, teniendo en cuenta:

Impacto alto: está interrumpido el servicio.

Impacto Medio: está en riesgo la interrupción del servicio y existe afectación importante en las funcionalidades que se manejan

Impacto bajo: incidentes que se presentan y que no afectan drásticamente el servicio.


4.1 Atención de Incidentes

Nivel de servicio definido

Impacto Tiempos y/o Niveles (%) acordados

Empresas con las cuales se realizó el acuerdo

Comentarios Generales

Cumplimiento

- Alto

- Medio

- Bajo

Oportunidad

- Alto

- Medio

- Bajo

Calidad

- Alto

- Medio

- Bajo

Otro

Cual

__________

- Alto

- Medio

- Bajo

4.2 Atención de servicios de soporte y/o desarrollo

Nivel de servicio definido

Tiempos y/o Niveles (%) acordados

Empresas con las cuales se realizó el acuerdo

Comentarios Generales

Cumplimiento

Oportunidad

Calidad

Otros ANS

Cual __________

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