elaboracion y aprobacion del manual de organizacion y funciones y el manual...

CODIGO: OPP-PLAN-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

AREA DE PLANIFICACION

TITULO:

ELABORACION Y APROBACION DEL

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

Y EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

VºBº por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OPP-PLAN-003-05 PAG

Sede Central ELABORACIÓN Y APROBACION DEL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA: 28/09/2006 2/22

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento para la Elaboración y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) y del Manual de Procedimientos (MAPRO) del Instituto Nacional de Defensa Civil.

Proporcionar a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil, los elementos técnicos necesarios para la elaboración o modificación de los manuales de organización y funciones, y de los manuales de procedimientos, así como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los mismos.

2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para todos los funcionarios y servidores del INDECI, su cumplimiento coadyuvará al desempeño eficaz y eficiente de la misión Institucional y del rol que le corresponde al INDECI como ente rector, central y conductor del Sistema Nacional de Defensa Civil. El presente documento sirve de orientación y guía a quienes tienen bajo su responsabilidad la elaboración del Manual de Organización y Funciones, y del Manual de Procedimientos, al interior de la Oficina de Planificación y Presupuesto del INDECI, además la revisión y actualización de éstos deberá realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura normativa y funcional del INDECI.

Describe las actividades desde la revisión del Plan Estratégico Institucional (PEI), del Plan Operativo Institucional (POI), del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y del Reglamento de Organización y Funciones del INDECI por parte del Jefe de la Oficina de Presupuesto y Planificación, o por parte del Jefe del INDECI, hasta su aprobación y remisión a todos los Organos Responsables que conforma el INDECI, incluyendo los Organos Desconcentrados.

3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto

Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nos 442, 735, 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.

3.2. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM.

3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM, del 06ENE03.

3.4. Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.5. Resolución Suprema Nº 241-2003-PCM, que aprueba el Cuadro para la Asignación de Personal del Instituto Nacional de Defensa Civil, del 14AGO03.

3.6. Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, que norma el proceso de formulación, aprobación y actualización del Manual de Organización y Funciones en los Organismos de la Administración Pública, del 11JUL95.




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3.7. Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR, que aprueba la Directiva N° 002-77-INAP/DNR, que norma el proceso de formulación, aprobación, difusión y actualización de los Manuales de Procedimientos de las Entidades de la Administración Pública, del 12MAY77.

3.8. Resolución Jefatural Nº 185-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional, del 30JUN03.

3.9. Resolución Jefatural Nº 188-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional 2004-2006, del 30JUN03.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Plan Estratégico Institucional del INDECI.

4.2. Reglamento de Organización y Funciones – ROF del INDECI.

4.3. Cuadro para Asignación de Personal – CAP del INDECI.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Oficina de Planificación y Presupuesto.

5.2. Jefatura del INDECI.

5.3. Unidad Orgánica y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil.

6. CONSIDERACIONES 6.1. El MOF y el MAPRO y su relación con otros documentos de Gestión:

a) Reglamento de Organización y Funciones - ROF: Establece la estructura funcional y orgánica hasta el tercer nivel de organización.

b) Cuadro para Asignación de Personal – CAP: Contiene los cargos necesarios para el normal funcionamiento de la Institución.

c) Presupuesto Analítico de Personal – PAP: Contiene la provisión remunerativa de cada uno de los cargos (este procedimiento esta a cargo de la Oficina de Administración – Unidad de Personal).

d) Plan de Trabajo Institucional – PTI: Contempla el conjunto de actividades programadas a ser desarrolladas durante un año fiscal.

Los documentos en mención constituyen instrumentos de gestión que norman el accionar organizacional de una Institución.

6.2. El Manual de Organización y Funciones (MOF), es un documento normativo que describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo, las que han sido desarrolladas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP).




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6.3. El Manual de Organización y Funciones (MOF), es útil porque: a) Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y

requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada órgano conformante del INDECI.

b) Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general del INDECI, así como sobre las interrelaciones formales que les corresponde.

c) Ayuda a institucionalizar los procesos de simplificación administrativa y de modernización de gestión, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal al ocupar cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de procedimientos.

d) Facilita el proceso de inducción del personal nuevo, y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados.

6.4. El Manual de Procedimientos (MAPRO), es un documento normativo y descriptivo, tiene carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y el desarrollo de las tareas de cada Organo que conforma el INDECI.

6.5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), es útil porque: a) Colabora con la ejecución correcta de las actividades encomendadas al

personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo. b) Proporciona información básica para la planeación, análisis e

instrumentación de medidas de modernización administrativa. c) Sirve como medio de inducción al personal nuevo, facilitando su

incorporación e integración a las distintas áreas. d) Orienta e informa sobre el quehacer de las unidades responsables.

6.6. Los Manuales de Organización y Funciones y de Procedimientos son documentos reguladores que contribuyen a realzar la capacidad, de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo que se aplican a todos los tipos de entidad, forman parte de la política estratégica y su diseño abarca condiciones diversas, brindando cobertura total a todas las áreas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacíos en el correcto desempeño de las funciones del personal.

6.7. La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización y funciones surge al modificarse las tareas al interior de los órganos administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias, entidades o unidades orgánicas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organización y funciones, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio, al público o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.




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6.8. El esquema general del contenido del Manual de Organización y Funciones del INDECI es el siguiente:

i) Presentación.

ii) Naturaleza, Finalidad, Funciones Generales, Estructura Orgánica y Organigrama del Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI.

iii) Marco Legal.

iv) Plan Estratégico del INDECI.

v) Decálogo del trabajador del INDECI.

vi) Manual de Organización y Funciones de cada Organo que conforma del INDECI.

6.9. La estructura y los ítems que deberá contener el Manual de Procedimientos son los siguientes:

i) Carátula. En donde se indicará el código, la versión, el área al que pertenece el proceso, el título del proceso, y las firmas de los responsables de su formulación, revisión y aprobación del manual, indicando las fechas respectivas.

ii) Objetivo. Breve descripción de la razón de ser del proceso.

iii) Alcance. Límite de aplicación del documento sobre las actividades reseñadas en el objetivo.

iv) Base Legal. Se refiere a las leyes, reglamentos, decretos, resoluciones, directivas y demás normas legales que fueron analizados o consultados para la elaboración del manual.

v) Requisitos. Se refieren a los documentos o las condiciones necesarias para la ejecución del procedimiento antes del inicio del mismo.

vi) Responsabilidades. Son las personas u órganos encargados y designados para ejecutar las funciones y actividades descritas en el procedimiento. Así mismo se indicarán los responsables de elaborar, revisar, aprobar y distribuir el documento de acuerdo con las directrices establecidas y a la actividad regulada.

vii) Consideraciones. Son las observaciones y argumentos que se deben tomar en cuenta para correcta realización del procedimiento.

viii) Siglas. Es la nomenclatura que se emplea para abreviar ciertas palabras que se utilizan con cierta frecuencia en el manual.

ix) Definiciones. Sección que contiene los significados específicos de los términos que se utilizan en el manual de procedimiento para su mejor comprensión.

x) Glosario de Términos. Sección que transcribe los significados exactos y precisos que están definidas en los reglamentos y normas legales.

xi) Anexos. Reproducción de los formatos, documentos u otros suplementos que sean aclaratorios, tales como: gráficos, formularios, diagramas de cualquier tipo, etc.

xii) Descripción de Actividades. Es el texto que explica la secuencia de operaciones que se realiza para que se desarrolle el proceso.




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xiii) Diagrama de Flujo y/o Diagrama de Bloques. Es una herramienta que facilita la comprensión de documentos y contribuye a la eliminación de ambigüedades en la interpretación de la Descripción de Actividades. Al igual que este último, el diagrama de flujo, o flujograma, recoge los pasos indicados para llevar a cabo el procedimiento.

6.10. La elaboración tanto del MOF como del MAPRO deben cumplir los siguientes principios:

a) Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, con una redacción que no conduzca a interpretaciones ambiguas, así como una forma de presentación que garantice la rápida comprensión por parte de todos los destinatarios.

b) No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con la normativa legal vigente.

c) Garantizar el sistemático y pleno acceso de todos los miembros de la organización a esta información.

d) Establecer un único formato estándar para todos los manuales de un mismo tipo.

e) El Manual debe constituir una herramienta de capacitación de la Institución, por lo cual debe ser didáctico. Para alcanzar este objetivo se establece en los diferentes procesos conformantes del Manual de Procedimientos una sección de definiciones, donde se describe brevemente el significado general de las palabras para una mejor comprensión del documento, de manera que despierte el interés por su lectura, así como una sección de glosario de términos que recoja el significado específico de los términos utilizados.

f) La utilización de diagramas de flujo y diagramas de bloques facilitan la interpretación de lo regulado al mismo tiempo que permite identificar a través de su inspección posibles inconsistencias y mejoras. El empleo de esta herramienta puede requerir de un entrenamiento previo de todo el personal a nivel de la organización, no obstante, las ventajas de su empleo compensan ampliamente este esfuerzo inicial. Lo antes expuesto, hace necesario regular y estandarizar los tipos y formas de empleo de los símbolos y convenios utilizados en los gráficos para la representación de los procesos, diagramas de flujos, diagrama de bloques, árboles de decisión, entre otros.

6.11. Los manuales deben ser redactados de forma:

a) Clara: su lectura no provocará falsas interpretaciones.

b) Concisa: se escribirán de manera secuencial las etapas específicas de la realización de la actividad.

c) Completa: no será necesario consultar otros documentos, salvo aquellos que se citen explícitamente en el propio documento.

6.12. Es conveniente que los Manuales de Organización y Funciones y los Manuales de Procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades orgánicas y Organos Desconcentrados que tienen responsabilidad de cumplir los procesos descritos en el propio manual.




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6.13. Una vez que se cuenta con el Manual elaborado, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

6.14. Una vez que el manual ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser distribuido a cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado Responsable del cumplimiento del mismo, a la Secretaría General y a la SubJefatura de la Institución, para luego ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación.

6.15. La utilidad de los manuales, radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado a través de revisiones periódicas, por lo menos una vez al año.

6.16. Tanto el Manual de Organización y Funciones, como el Manual de Procedimientos, tienen por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico-administrativo, atribuciones, estructura orgánica, objetivos y funciones de las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados conformantes de la Iinstitución; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez de la proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa, cuando sea necesario, al interior del INDECI.

6.17. Se espera que los usuarios de estos manuales observen con sentido común y buen juicio su interpretación y aplicación. Las estructuras o actividades no cubiertas en el presente documento, deberán desarrollarse de acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual.

7. SIGLAS 7.1. CAP: Cuadro para Asignación de Personal.

7.2. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.

7.3. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.

7.4. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil.

7.5. MOF: Manual de Organización y Funciones.

7.6. MAPRO: Manual de Procedimientos.

7.7. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.8. OD: Organo Desconcentrado del INDECI.

7.9. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

7.10. PCM: Presidencia del Consejo de Ministros.

7.11. PEI: Plan Estratégico Institucional. 7.12. POI: Plan Operativo Institucional. 7.13. PTI: Plan de Trabajo Institucional. 7.14. RJ: Resolución Jefatural. 7.15. ROF: Reglamento de Organización y Funciones.




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7.16. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional. 7.17. UO: Unidad Orgánica del INDECI.

8. DEFINICIONES

8.1. Actividad: Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos.

8.2. Estructura Orgánica: Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

8.3. Función: conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad o de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

8.4. Organigrama: Es un gráfico que expresa en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las unidades que la componen.

8.5. Organo Desconcentrado: Son instancias jerárquicamente subordinadas a las dependencias, con facultades específicas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los Organos Desconcentrados cuentan con autonomía administrativa, pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio.

8.6. Procedimiento: Es la forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realización de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemática preestablecida y una guía normalizada de actuación, con la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeño de la empresa u organización.

9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Cargo: Es el elemento básico de una Organización. Se deriva de la

clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura.

9.2. Cuadro para Asignación de Personal (CAP): Documento de gestión Institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Institución, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.

9.3. Manual de Organización y Funciones (MOF): documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico administrativo, atribuciones, organización, objetivo y funciones de las órganos que conforman la Entidad u organización, incluyendo sus órganos desconcentrados, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.




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9.4. Organo: Es la unidad de organización que conforma la estructura orgánica de la Entidad.

9.5. Reglamento de Organización y Funciones (ROF): Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

9.6. Unidad Orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos dentro de la estructura orgánica de la Entidad.




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10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

JEFATURA / OPP

Jefe del INDECI / Jefe

1. Revisa el Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan Operativo Institucional (POI), el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y/o el Reglamento del Organización y Funciones (ROF): a. En el caso de la Jefatura, continúa en el

condicional “Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF”, antes de la actividad 2.

b. En el caso del Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, continúa en el condicional “Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF”, antes de la actividad 7.

JEFATURA Jefe del INDECI

No se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF Fin del Proceso. Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF 2. Instruye verbalmente al Secretario General,

acerca de su requerimiento para evaluar posibles modificaciones del MOF y/o del MAPRO, quien se encargará de hacer llegar la solicitud al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

SGII Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de la documentación en la OPP. Continúa en la actividad 5.

OPP Jefe

Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF Ir a la actividad 8. No se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF

No recibe ninguna notificación de la PCM para la elaboración, actualización o modificación del MOF y/o MAPRO de la PCM Fin del Proceso. Recibe ninguna notificación de la PCM para la elaboración, actualización o modificación del MOF y/o MAPRO de la PCM Continúa en la actividad 4.

PCM Responsable 3. Propone lineamientos para la elaboración o actualización del MOF y/o del MAPRO.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos en la OPP.

Jefe 4. Recibe notificación y toma conocimiento. Continúa en la actividad 8. OPP

Secretaria 5. Recibe, registra y eleva la solicitud al Jefe.




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Jefe 6. Revisa solicitud y coordina atención del documento con el Especialista en Planificación.

Jefe / Especialista en Planificación 7. Evalúan el PEI, POI, CAP y ROF vigentes.

Jefe

No se necesita elaborar o actualizar modificaciones en el MOF y/o MAPRO Fin del proceso. Se necesita elaborar o actualizar modificaciones en el MOF y/o MAPRO 8. Coordina con el Especialista en Planificación y

asigna la elaboración o actualización del MOF y/o del MAPRO.

Especialista en Planificación

Cree necesario la contratación de personal externo 9. Elabora memorándum solicitando la

contratación de personal externo (temporalmente) para la elaboración o modificación del MOF y/o del MAPRO, adjunta términos de referencia y el sustento respectivo. Presenta al Jefe.

Jefe 10. Revisa, de estar conforme, firma el memorándum y deriva a la Secretaria.

OPP

Secretaria 11. Registra y envía documentos a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG.

DINALOG Unidad de Abastecimiento

Se inicia el proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la contratación del personal o entidad externa, responsable de la elaboración del MOF y/o MAPRO.

ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

Responsables

12. Evalúa el MOF y/o el MAPRO vigente en función a las necesidades contempladas en el PEI, POI, CAP y ROF.

13. Elabora el anteproyecto para la elaboración y/o modificación del MOF y/o del MAPRO, en coordinación con el Especialista en Planificación, con las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI.

14. Solicita la revisión y V°B° del anteproyecto al Especialista en Planificación encargado.

OPP Especialista en Planificación

15. Revisa anteproyecto. No es conforme 16. Realiza observaciones. Regresar a la

actividad 13. Es conforme 17. Elabora memorándum para enviar

anteproyecto a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados involucrados. Visa el anteproyecto, firma memorándum y devuelve documentos a los Responsables externos.




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Responsables

18. Firma anteproyecto y memorándum, y envían a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados competentes para su confirmación.

Secretaria 19. Recibe, registra y eleva anteproyecto al Director o Jefe.

Director / Jefe

20. Recibe y revisa anteproyecto. No es conforme 21. Formula y emite observaciones para su

corrección. Deriva a la Secretaria. UO / OD

Secretaria 22. Registra y envía el anteproyecto con las

observaciones pertinentes al Personal o Entidad Externa.


Responsables

23. Recibe y corrige anteproyecto según las observaciones de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado. Regresar a la actividad 14.

Director / Jefe Es conforme 24. Aprueba anteproyecto del MOF y/o del

MAPRO, y lo deriva a la Secretaria. UO / OD

Secretaria 25. Registra y envía anteproyecto aprobado

al Personal o Entidad Externa Responsable.


Responsables 26. Elabora Proyecto final del MOF y/o del MAPRO.


27. Revisa Proyecto final y firma de estar conforme. Continúa en la actividad 43.

No cree necesario la contratación de personal externo 28. Evalúa el MOF y/o el MAPRO vigente en

función de las necesidades contempladas en el PEI, POI, CAP y ROF.

29. Elabora anteproyecto para el MOF y/o el MAPRO, según sea el caso, en coordinación con las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados pertinentes.

30. Elabora y presenta al Jefe el memorándum para enviar anteproyecto a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados involucrados a fin de que éste sea revisado.

Jefe 31. Revisa anteproyecto, de estar conforme,

firma el memorándum y deriva a la Secretaria.

OPP

Secretaria

32. Registra y envía documentos. No es para una DRDC Ir a la actividad 33. Es para una DRDC Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”.




FECHA: 28/09/2006 13/22


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos por parte del Organo Desconcentrado correspondiente.

Secretaria 33. Recibe, registra y eleva los documentos al Director o Jefe.

Director / Jefe

34. Recibe y revisa anteproyecto. No es conforme 35. Formula y emite observaciones. Deriva a la

Secretaria.

Secretaria 36. Registra y envía anteproyecto con

observaciones. Continúa en el condicional “Es de una DRDC”, después de la actividad 38.

Director / Jefe Es conforme 37. Aprueba el anteproyecto y deriva a la

Secretaria.

UO / OD

Secretaria

38. Registra y envía anteproyecto aprobado. No es de una DRDC Ir a la actividad 39. Es de una DRDC Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos por parte de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Continúa en la actividad 39.

Secretaria 39. Recibe, registra y eleva documentos al Jefe.

Jefe 40. Revisa y asigna atención de documentos al Especialista en Planificación.


Anteproyecto no ha sido aprobado 41. Corrige el anteproyecto del MOF y/o del

MAPRO. Regresar a la actividad 29. Anteproyecto ha sido aprobado 42. Elabora proyecto final del MOF y/o del

MAPRO, según sea el caso. 43. Elabora un memorándum, dirigido a la OAJ,

para remitir el proyecto final. Presenta al Jefe.

OPP

Jefe

44. Recepciona memorándum y proyecto final, y lo revisa.

No está conforme 45. Realiza observaciones y devuelve.

Se contrató a Personal Externo Regresar a la actividad 26. No se contrató a Personal Externo Regresar a la actividad 42.




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Jefe Está conforme 46. Firma Proyecto Final completo y

memorándum. Deriva a la Secretaria. OPP

Secretaria 47. Registra y envía proyecto y memorándum a la OAJ.

OAJ Jefe Se inicia el proceso de “Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal”, el que concluye con la recepción del informe técnico-legal en la OPP.

Secretaria 48. Recepciona, registra y entrega al Jefe el informe técnico-legal de la OAJ.

Jefe 49. Recepciona informe de la OAJ, toma

conocimiento y deriva la atención al Especialista en Planificación.


50. Recepciona y revisa informe técnico-legal de la OAJ.

Informe NO es conforme 51. Absuelve las observaciones de la OAJ.

Regresar a la actividad 43. Informe es conforme 52. Elabora un memorándum para aprobar el

Proyecto del MOF o del MAPRO a través de una Resolución Jefatural.

Jefe 53. Recepciona memorándum, firma y envía

junto con el Proyecto de Resolución Jefatural a la OAJ.

OPP

Secretaria

54. Registra y envía el memorándum y el Proyecto de Resolución Jefatural para la aprobación del MOF y/o del MAPRO, junto con el informe técnico-legal, solicita firma de cargo y archiva el cargo.

OAJ Jefe

Se inicia el proceso de “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la recepción, por parte de la Oficina de Planificación y Presupuesto, de la Resolución Jefatural que aprueba el MOF y/o el MAPRO.

Secretaria 55. Recibe y registra la Resolución Jefatural y entrega al Jefe.

Jefe 56. Recepciona la Resolución Jefatural, toma

conocimiento de ella, y asigna la publicación del MOF y/o del MAPRO, según el caso, en la Página Web del INDECI. OPP

Especialista de Planificación

57. Recibe indicación y coordina con la Unidad de Imagen Institucional para la publicación del MOF y/o del MAPRO en la Página Web del INDECI.

SGII UII

Se inicia el proceso de “Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras”, el que concluye con la publicación en la Página Web del INDECI del MOF y/o el MAPRO aprobados.




FECHA: 28/09/2006 15/22

Jefe

58. Solicita a la Secretaria, la remisión del manual (MOF y/o MAPRO, según el caso) a la Secretaría General, a las Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados Responsables, y a la SubJefatura para la difusión respectiva.

OPP

Secretaria

59. Recibe indicación del Jefe y saca las copias necesarias del manual (MOF y/o MAPRO, según el caso).

60. Elabora un memorándum, el que es firmado por el Jefe, registra y distribuye las copias del manual a los órganos correspondientes.

No es para una DRDC Continúa en la actividad 61.


Es para una DRDC Se inicia el proceso de “Administración de trámite Documentario”, el que concluye con la recepción, del MOF y/o MAPRO aprobado por Resolución Jefatural, por parte de la Dirección Regional de Defensa Civil respectiva.

Secretaria 61. Recibe, registra y entrega el manual con el

memorándum al SubJefe del INDECI, al Director o Jefe, según corresponda. SGII /

UO / OD / SUBJEFATURA Director / Jefe /

SubJefe del INDECI

62. Recibe el manual aprobado por Resolución Jefatural, conoce, pone en conocimiento a su personal y lo archiva. Fin del proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

INDECI

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONESY DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Secretaria

OPP

Inicio

JefeOAJ

1Revisa PEI, POI,

CAP y ROF

No

SiSe

han modificadoel PEI, POI, CAP

y/o ROF?

No

Si

PCMJEFATURA

2Solicita evaluación y

posible modificación delMOF y/o del MAPRO

5Eleva solicitud al Jefede OPP y firma cargo

7Evalúan PEI, POI, CAP y

ROF vigentes

4Recibe notificación

y conoce

3Propone lineamientos para laelaboración o actualización

del MOF y/o MAPRO

Inicio

1Revisa PEI, POI,

CAP y ROF

Sehan modificado

el PEI, POI, CAPy/o ROF

?

Recibe alguna notificación de

elaboración, actualización omodificación del MOF

y/o MAPRO dela PCM

?

Administración delProceso de Trámite

Documentario

6Revisa solicitud y coordina

atención de documento

6Coordina atención

de documento

Se necesitancambios o elaboracióndel MOF y/o MAPRO

?

Fin

SGII Especialistade Planificación

7Evalúan PEI, POI,

CAP y ROF vigentes

No

Si

Fin

Fin

No

Si

α

8Coordina elaboración

o actualización delMOF y/o MAPRO


o actualización delMOF y/o MAPRO

Administración delProceso de Trámite

Documentario

α

13Elabora anteproyecto para laelaboración o modificación

del MOF y/o MAPRO vigente

9Solicita contrataciónde personal externo

12Evalúa el MOF y/o

MAPRO vigente

INDECI


OPP

Jefe

UO / ODENTIDAD /PERSONALEXTERNO

DINALOGEspecialista

de Planificación

No

Si

Creenecesario contratación

de personal externo?

11Registra y envía

documentos

ProcedimientoGeneral para laAdquisición y

Contratación deBienes y Servicios

14Solicita revisiónde anteproyecto


y/o modificacióndel MOF y/o MAPRO


y/o modificacióndel MOF y/o MAPRO

Secretaria Director / Jefe

15Revisa anteproyecto

Es conforme?

16Realiza observaciones

17Elabora y firma memorándum,

visa el anteproyecto y devuelve

18Firma anteproyecto y

memorándum, envía a laUO competente para su

verificación y observaciones

19Recibe, registra y eleva

anteproyecto

20Revisa anteproyecto

β

a

No

Si

Es conforme?

No

Si

21Emite observaciones

y deriva

22Registra y envía

anteproyecto con lasobservaciones pertinentes

23Recibe y corrige

anteproyecto

UA

10Revisa, firma

memorándum y deriva

Secretaria

b

b

β

INDECI


OPP

Jefe


SGIIEspecialista

de Planificación Secretaria Director / Jefe

24Aprueba anteproyecto

y deriva

25Registra y envía

anteproyecto aprobado

26Elabora proyecto finaldel MOF y/o MAPRO

27Revisa proyecto

final y firma

28Evalúa MOF

y/o MAPRO vigentea

29Elabora anteproyecto del

MOF y/o MAPRO encoordinación con las UO

y OD pertinentes

30Elabora memorándum, adjunta

anteproyecto y presenta

31Revisa anteproyecto, firma

memorándum y deriva

Secretaria

32Registra y envía

documentos

Es parauna DRDC

?

NoSiAdministración delProceso de Trámite

Documentario

33Recibe, registra y

eleva anteproyecto

34Recibe y revisaanteproyecto

χ

Es conforme?

No

Si

35Emite observaciones

y deriva

36Registra y envíaanteproyecto con

observaciones

37Aprueba

anteproyecto y deriva

38Registra y envía

anteproyecto aprobado

SECRETARIAGENERAL

c

d

e

χ

INDECI


OPP

Jefe


SGIIEspecialista

de Planificación SecretariaSecretaria

Es parauna DRDC

?

No

SiAdministración delProceso de Trámite

Documentario

39Recibe, registra

y eleva documentos

40Revisa y asigna

atención

Anteproyectoaprobado

?

41Corrige anteproyecto

42Elabora proyecto finaldel MOF y/o MAPRO

Secontrató apersonalexterno

?

43Elabora un memorándum pararemitir el proyecto y presenta

44Recepciona y revisaproyecto completo

Es conforme?

45Realiza observaciones

y devuelve

c

c

46Firma proyecto final

completo y memorándum.Deriva documentos

47Registra y envía

documentos a la OAJ

e

No

SiNo

Si

δ

SECRETARIAGENERAL

d

f

δ

INDECI


OPP

Jefe OAJ

ENTIDAD /PERSONALEXTERNO SGII Especialista

de PlanificaciónSecretaria

Asesoramiento yOpinión de Carácter

Técnico-Legal

48Recepciona,

registra y entrega

49Recepciona, toma

conocimiento y deriva

50Recepciona y revisainforme técnico-legal

Informees conforme

?

No

Si

51Absuelve observaciones

52Elabora memorándum para

aprobar proyecto de MOF y/oMAPRO a través de una RJ

53Recepciona, firma y envía

54Envía memorándum, Proyecto de

RJ para la aprobación del MOF y/oMAPRO e informe técnico-legal,

solicita firma de cargo

Trámite deResoluciones

55Recibe y registra la

Resolución Jefatural yentrega al Jefe

56Recepciona RJ, tomaconocimiento y solicita

publicación en la PáginaWeb del INDECI

ε

57Recibe indicación y

coordina publicación delMOF y/o el MAPRO en laPágina Web del INDECI

UO / OD

54

Cargo

f

ε

INDECI


OPP

Jefe

SUBJEFATURA / UO / OD / SGIIENTIDAD /PERSONALEXTERNO

SGII

Secretaria

Publicaciones enPáginas Web,

Diarios, Revistas yOtras

58Solicita la remisión del MOFy/o MAPRO a la SGII, las UO

u OD Responsables y a laSubJefatura

59Recibe indicación, sacalas copias necesarias

61Recibe, registra y

entrega al SubJefe delINDECI o al Director oJefe respectivamente

62Recibe Manual aprobado,

conoce y archiva

UII

Fin

SECRETARIAGENERAL

Secretaria SubJefe del INDECI /Director / Jefe

60Elabora memorándun ydistribuye las copias del

MOF y/o MAPRO

60Firma memorándum

Es para unaDRDC

?

No

SiAdministración del

Proceso deTrámite

Documentario

elaboracion y aprobacion del manual de organizacion y funciones y el manual...

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