aprobacion de situaciones administrativas …

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Revisado por:

Gloria Marín Montealegre

Aprobado por:

Janil Avendaño Hernández

Cargo:

Cargo: Director Técnico

Cargo: Secretario de Despacho

APROBACION DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONARIOS DE PLANTA

PROCEDIMIENTO Código: P-EDU-21

Versión: 02

Fecha: 14/06/2011

Aprobación de Situaciones Administrativas Funcionarios

de Planta Página 2 de 13

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3�

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3�

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3�

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 6�

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 8�

6. CONTENIDO..................................................................................................... 9�

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 12�

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 12�

9. ANEXOS .......................................................................................................... 12�


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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto asignar funciones mediante acto, nombrar en encargo docentes en cargos vacantes definitivas que se deriven de las situaciones administrativas en que se encuentran los Directivos Docentes, para el normal funcionamiento de los Establecimientos Educativos de acuerdo con la planta viabilizada por el Ministerio de Educación y de conformidad con las necesidades que se registren, previa finalización de nombramientos y/o vencimiento del término de listado de elegibles y en cumplimiento al proceso de concurso de méritos desarrollado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Secretaría de Educación del Departamento, inicia con la determinación de los cargos de vacantes definitivos de Directivos Docentes a proveer teniendo en cuenta las necesidades del servicio reportadas por las Instituciones Educativas por niveles, ciclos, áreas de los docentes que se encuentran en situaciones administrativas, continuando con la confrontación de terminación de nombramientos del listado de elegibles; determinación de los docentes vinculados en propiedad que reúnan los requisitos, entrega de requisitos y documentos necesario para la toma de posesión; elaboración del acto administrativo, notificación y posesión y finaliza con la remisión del funcionario a la Institución Educativa. 3. DEFINICIONES 3.1 COMISIÓN De acuerdo con el artículo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados públicos se encuentran en la Situación Administrativa de Comisión cuando por disposición de autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Las comisiones pueden ser: a) Comisión de servicios, b) Comisión para adelantar estudios, c) Comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y


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remoción, d) Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas. 3.2 COMISIÓN DE SERVICIOS La comisión de servicios es conferida para: a) Ejercer funciones del empleo en un lugar diferente a la sede del cargo b) Cumplir misiones especiales conferidas por los superiores c) Asistir a reuniones, conferencias o seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios el empleado. 3.3 COMISIÓN DE SERVICIOS EN EL EXTERIOR De acuerdo con el articulo 1º del Decreto 2004 de 1997 se podrá conferir comisión de servicios en el exterior para lo siguiente:‘ Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revistan especial interés para el país. Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales. 3.4 COMISIÓN PARA ADELANTAR ESTUDIOS De conformidad con el artículo 84 del Decreto 1950 de 1973 las Comisiones de Estudio solo podrán conferirse para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones propias del empleo de que es titular, o en relación con los fines de la entidad donde se halle vinculado el empleado. 3.5 COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y

REMOCIÓN Con la expedición de la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227 de 2005, en lo referente a la comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción, se establece que los empleados de carrera con evaluación del desempeño sobresaliente, tendrán derecho a que se les otorgue comisión hasta por el termino de tres (3) anos, en periodos continuos o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un término igual, para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o por el termino correspondiente cuando se trate de empleos de periodo, para los cuales hubieren sido nombrados o elegidos en la misma entidad a la cual se encuentran vinculados o en otra. Dicha comisión o la suma de ellas no podrá ser superior a seis (6) anos, so pena de ser desvinculado del cargo de carrera administrativa en forma automática.


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3.6 LICENCIA Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones sin romper el vinculo con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por enfermedad y licencia ordinaria. 3.7 LICENCIA VOLUNTARIA Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73). De acuerdo con los artículos 61 y 62 del Decreto 1950 de 1973 los empleados tendrán derecho a licencia a solicitud propia, sin remuneración, por 60 días al año, continuos o discontinuos, la cual podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más si existe justa causa a juicio de la autoridad competente. Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, la autoridad competente decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. 3.8 PERMISO El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado publico, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su articulo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos.” La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, consagra como derechos de todo servidor público en el artículo 33: “6. Obtener permisos y licencias en los casos revistos en la ley”. 3.9 PRESTANDO EL SERVICIO MILITAR “Cuando un empleado sea llamado a prestar servicio militar obligatorio, o convocado en su calidad de reservista, su situación como empleado en el momento de ser llamado a filas no sufrirá ninguna alteración, quedara exento de todas las obligaciones anexas al servicio civil y no tendrá derecho a percibir la remuneración que corresponda al cargo del cual es titular.” Articulo 99 Decreto 1950 de 1973.


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3.10 SITUACIONES ADMINISTRATIVAS En términos generales, Situación Administrativa puede definirse como el estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado. 3.11 SUSPENSIÓN EN EL EJERCICIO DE FUNCIONES El funcionario público puede ser sujeto de una suspensión en el ejercicio de sus funciones originada en una orden de una autoridad judicial o como resultado de una sanción impuesta dentro de un proceso disciplinario según, lo dispone el art. 44 de la Ley 734 de 2002. Igualmente dentro del proceso disciplinario el servidor público puede ser suspendido provisionalmente, de conformidad con el artículo 157 de la ley cuando durante la investigación disciplinaria o el juzgamiento por faltas calificadas como gravísimas o graves, el funcionario motive la suspensión provisional del servidor público, sin derecho a remuneración alguna, siempre y cuando se evidencien serios elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia en el cargo, función o servicio público posibilita la interferencia del autor de la falta en el trámite de la investigación o permite que continúe cometiéndola o que la reitere. El término de la suspensión provisional será de tres meses, prorrogable hasta en otro tanto. Dicha suspensión podrá prorrogarse por otros tres meses, una vez proferido el fallo de primera o única instancia. 4. NORMATIVIDAD - Ley 4 del 18 de Mayo de 1992. Mediante la cual se señalan las normas,

objetivos y criterios que debe observar el gobierno nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la fuerza pública y para la fijación de las prestaciones sociales de los trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución Política.

- Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

- Ley 715 del 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

- Ley 734 de 2002, régimen disciplinario de empleados públicos


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- Ley 909 del 23 de septiembre del 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

- Decreto Ley 2400 de 19 de septiembre de 1968. Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.

- Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968. - Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973. Por el cual se reglamentan los

decretos-leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil.

- Decreto 2197 de 1996, Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1950 de 1973

- Decreto 1050 de 1997, Por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior.

- Decreto 2004 de 1997, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de 1997.

- Decreto 26 de 1998, por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público.

- Decreto 1567 del 5 de Agosto de 1998. Por el cual se crean el sistema de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

- Decreto 1278 del 19 de junio del 2002. Por el cual se expide el Estatuto de profesionalización docente.

- Decreto 3020 de 2002, por medio del cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones

- Decreto 760 del 17 de marzo del 2005. Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones.

- Decreto 770 del 17 de marzo de 2005. Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004.

- Decreto 785 de 17 de marzo de 2005. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

- Decreto 1227 de 21 de abril de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 del 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998

- Decreto 2831 del 2005, por el cual se reglamentan el inciso 2 del artículo 3 y el numeral 6 del artículo 7 de la Ley 91 de 1989, y el artículo 56 de la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.


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- Decreto 3752 de 22 de diciembre de 2003. Por el cual se reglamentan los artículos 81 parcial de la Ley 812 de 2003, 18 parcial de la Ley 715 de 2001 y la Ley 91 de 1989 en relación con el proceso de afiliación de los docentes al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio y se dictan otras disposiciones

- Decreto 2411 de 2007, por el cual se modifica el artículo 17 del Decreto 26 de 1998.

- Decreto 3555 de 2007, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de 1997.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio de Educación Nacional, Ministerio de la Protección Social CLIENTE: Docentes, Directivos Docentes y Administrativos. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Situaciones administrativas concedidas superando el límite de los términos

fijados por la normatividad vigente. - Falta de control de los reintegros y fechas topes otorgados en las situaciones

administrativas - Conceder situaciones administrativas sin el lleno de los requisitos 5.3.2 Puntos de Control - Actos Administrativos - Registro del Control de Situaciones Administrativas


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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1

Recepcionar los requerimientos de Situaciones Administrativas tanto las efectuadas directamente por el Funcionario como las remitidas por Entidades relacionadas (salud, riesgos, otros)

Situaciones administrativas de

directivos docentes

recepcionadas

Auxiliar Administrativo

SAC

15 minutos

2 Analizar la situación administrativa y estudiar el sustento jurídico que la soporta para autorizarla Situación

Administrativa estudiada y

aprobada

Director Administración Educativa y/o Profesional Universitario

Oficina Jurídica SED

1 hora

3 Proyectar acto administrativo que concede la Situación Administrativa requerida Proyecto de acto

administrativo

Auxiliar Administrativo y/o

Profesional Universitario

Oficina Jurídica

4 horas

4 Revisar y refrendar el acto administrativo

Acto Administrativo

revisado y refrendado


Oficina Jurídica 1 día

5 Refrendar firmas internamente del acto administrativo

Acto administrativo

refrendado

Auxiliar Administrativo 1 día

6 Remitir al Despacho del Gobernador para firma del acto administrativo

Acto Administrativo remitido para

firma


7 Recibir el acto administrativo refrendado por el Gobernador y con numeración y fecha

Acto administrativo

firmado y numerado


8 Comunicar y notificar al Funcionario el acto administrativo

Docente o Directivo Docente

notificado


SAC

15 minutos


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9 Remitir copia del Acto Administrativo que concede la Situación Administrativa y que afecta la prestación del servicio de la Institución Educativa al Rector

Rector Comunicado de la

situación administrativa


10 Definir el cubrimiento de la situación administrativa (encargo, nombramiento provisional, asignación horas extras)

Toma de decisiones

Secretario de Despacho,

Director Administrativo

1 día

11 Revisar que los listados de elegibles de los cargos de Directivos Docentes se encuentren agotados

Listado de elegibles

verificados

Profesional Universitario y


1 día

12 Seleccionar de la planta de docentes vinculados en propiedad y que llenen el requisitos los posibles aspirantes, si se determina la vinculación en encargo

Docentes de propiedad

seleccionados

Secretario de Despacho y

Director Administrativo

1 día

13 Comunicar a los docentes seleccionados la opción de nombramiento en encargo en una vacante temporal que se presenta para conocer su aceptación

Docentes comunicados y

enterados


14 Entregar requisitos al Docente Requisitos entregados


15 Recepcionar, analizar y viabilizar los documentos para definir el nombramiento

Documentos recepcionados y

analizados

Director Administrativo y


1 día

16 Elaborar Actos Administrativos de Encargo de docentes en vacante temporal

Actos Administrativos

elaborados

Profesional Universitario,


1 día

17 Revisar actos administrativos Actos Administrativos

revisados


Oficina Jurídica 1 día


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18 Refrendar de firmas, numeración de actos administrativos

Actos Administrativos

refrendados

Gobernador, Secretario de Educación,

Director Administrativo,


1 día

19 Citar y/o Notificar los actos administrativos según corresponda o informe de negación de firmar la notificación y publicación del edicto cuando a ello haya lugar (F-EDU-21 al 30)

Actos administrativos

notificados y/o con edicto

Auxiliar Administrativo SAC, Auxiliar Administrativo

Dirección Administrativa

1 día

20 Recepcionar los documentos complementarios y estampillas requeridas para la posesión del nombramiento

Documentos recepcionados de manera completa

Oficina de Talento Humano 1 día

21 Posesionar los docentes en encargo Docentes posesionados

Director Talento Humano 1 día

22 Remitir a la Institución Educativa de la copia del acto administrativo y acta de posesión de los docentes nombrados en encargo en vacantes temporales

Instituciones Educativas

comunicadas

Director Administración

Educativa y Auxiliar

Administrativo

1 día

23 Remitir hojas de vida de los posesionados

Hojas de vida remitidas a Servicios

Administrativos

Director de Talento Humano 1 día

24 Enviar a la Oficina de Nóminas el acto administrativo de nombramiento y acta de posesión

Oficina de nómina con actos

administrativos


25 Registrar las vacantes temporales de directivos docentes registradas, concedidas con reemplazo o no en el formato (F-EDU-34)

Situaciones Administrativas registradas en

formato


26 Registrar en la base de datos de la Dirección Administrativa de los docentes encargados

Base de datos actualizados


27 Archivar (Archivo de gestión) Archivo Auxiliar Administrativo 1 día


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7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

F-EDU-34

Registro de vacantes

temporales


Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección

Administrativa

5 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Directiva Presidencial No. 11 de 2002 8.2 Directiva Presidencial No.14 de 2002 8.3 Listado de elegibles Comisión Nacional de Servicio Civil 8.4 Requerimientos situaciones administrativas y necesidades de cubrimiento 8.5 Soportes de la solicitud de situaciones administrativas 8.6 Requisitos 8.7 Actos Administrativos 8.8 Notificaciones 8.9 Edictos 8.10 Posesiones 8.11 Hojas de vida 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-34 Registro de vacantes temporales.

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