pm05-pr01 - aprobacion

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO CONTROL Y VIGILANCIA

Procedimiento de revisin y aprobacin de Proyectos de Diseo de Sealizacin

Cdigo: PM05-PR01 Fecha: 10/10/2012

Pgina 1 de 16 PL02-PE01-PR05 -V4

RESOLUCIN DE APROBACIN No. 312 del 19 de Junio de 2008

Acta de Aprobacin No Acta de aprobacin No. 076 de octubre 17 de 2012

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ORIGEN DE LOS CAMBIOS

1.0 Adopcin del Procedimiento.

2.0 Modificacin del procedimiento




AUTORIZACIONES

ELABOR REVIS

Nombre: Cesar Augusto Toba Cruz Ana Milena Miguez Garca.

Nombre: Luis Carlos Daza Velsquez

Firma:

Firma:

Cargo: Profesionales Universitarios

Cargo: Director de Control y Vigilancia (E)






1. OBJETIVO Describir las actividades para efectuar la coordinacin, revisin y aprobacin de los diseos de sealizacin, de acuerdo con la poltica de garantizar la seguridad de los usuarios; sealizando la infraestructura vial de la ciudad en forma integral.

2. BASE LEGAL

Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica

Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la administracin pblica.

Decreto 371 de 2010 Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevencin de la corrupcin en las entidades y Organismos del distrito Capital

Ley 769 de 2002 Cdigo Nacional de Trnsito Terrestre Automotor Ley 1383 del 16 de marzo de 2010 Por la cual se reforma la ley 769 de 2002 -

cdigo nacional de trnsito y se dictan otras disposiciones".

Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones.

Decreto No. 01 de enero 02 de 1984. Por el cual se reforma el Cdigo Contencioso Administrativo, Artculos 12 y 13

Decreto 319 de 2006. Por el Cual se Adopta el Plan Maestro de Movilidad Para Bogot Distrito Capital, Que Incluye el Ordenamiento de Estacionamientos, y Se Dictan Otras Disposiciones.

Decreto 567 de 2006 Por el cual se adopta la estructura organizacional y funciones de la Secretara Distrital de Movilidad y se dictan otras disposiciones.






Decreto No. 596 del 26 de Diciembre de 2007. Por el cual se sealan las reglas para la exigencia, realizacin y presentacin de estudios de movilidad de desarrollos urbansticos y arquitectnicos en el Distrito Capital.

Decreto 177 de 2010 Por el medio del cual se establecen mecanismos de racionalizacin, simplificacin y automatizacin de trmites de la cadena de urbanismo y construccin en el Distrito Capital de Bogot.

Resolucin 1050 de 2004 Por el cual se adopta el Manual de Sealizacin Vial. Dispositivos Para la Regulacin del Trnsito en Calles, Carreteras y Ciclorrutas de Colombia

Resolucin 188 del 23 de Julio de 2010 Por la cual se adoptan mecanismos y Reglas para racionalizacin, simplificacin y automatizacin de trmites que se surten en la Secretaria Distrital de Movilidad, asociados a la cadena de Urbanismo y construccin en el Distrito Capital de Bogot, de acuerdo con el Decreto 177 de 2010.

Directiva No. 007 de 2010 Nuevos productos y seguimiento al Proyecto Trmite Fcil, Construccin Positiva

Manual de Planeacin y Diseo para la Administracin del Trnsito y el Transporte. Secretara de Trnsito y Transporte, 2005.

3. ALCANCE El procedimiento inicia con el recibo y verificacin de la solicitud de diseo de sealizacin por parte del profesional asignado y finaliza con el archivo del proyecto de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental, una vez se de la comunicacin escrita de aprobacin o desistimiento a los interesados. 4. DEFINICIONES Control: Actividades tendientes a verificar y sancionar el no cumplimiento de la normatividad vigente. Diseo de sealizacin: Conjunto armnico de seales reglamentarias, preventivas e informativas que tiene como funcin regular, prevenir e informar el trnsito en calles, carreteras y ciclorrutas.






Documento: Escrito en que consta informacin fidedigna o susceptible de ser empleada como tal para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, medio digital, ptico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.

Estudio de Trnsito: anlisis riguroso de la situacin actual del trnsito, de la demanda vehicular proyectada y de los impactos que el proyecto urbanstico genera sobre la movilidad circundante y su zona de influencia. Incluye trnsito vehicular y peatonal, anlisis de filas vehiculares, evaluacin de cupos de parqueaderos, semaforizacin, anlisis de puntos crticos y capacidad vehicular de la malla vial arterial principal y complementaria del rea de influencia del proyecto. Estudio de demanda y atencin de usuarios: Estudio para determinar que el espacio para la atencin de la demanda vehicular, generada por el proyecto, garantiza la acumulacin de vehculos dentro del predio y que su operacin no produce filas sobre las vas pblicas en las horas de ms alta demanda. Formato de Revisin de Informacin: Es el formato fsico o basado en mensajes de datos, mediante el cual la entidad responsable revisar que la radicacin se realiza en legal y debida forma. Georreferenciacin: Posicionamiento en el que se define la localizacin de un objeto espacial en un sistema de coordenadas y dato determinado. Proceso utilizado frecuentemente en los Sistemas de Informacin Geogrfica. Planos de Sealizacin Record: proyecto final de sealizacin que recopila la informacin de la sealizacin definitiva diseada y/o implementada en el sitio donde se proyecta. Proyecto: Para efectos de este decreto se entiende por proyecto todo desarrollo urbanstico y/o arquitectnico de carcter pblico o privado en etapa de estudios y diseos. Proyectos de Urbanizacin: Desarrollo urbanstico de carcter pblico o privado que genera unidades de vivienda. Proyectos IDU UMV: Proyectos de estudios y/o diseos de sealizacin vial producto de proyectos viales o de mantenimiento vial. Radicacin calificada: Es la radicacin que se hace con el cumplimiento total de los requisitos, formalidades e informacin, exigidos por las normas legales.






Seal de trnsito: Dispositivo fsico o marca especial, Preventiva, reglamentaria e informativa, que indica la forma correcta como deben transitar los usuarios de las vas. Seal preventiva: Llamadas tambin de prevencin, tienen por objeto advertir al usuario de la va la existencia de una condicin peligrosa y la naturaleza de sta. Se identifican con el cdigo SP. Seal reglamentaria: Las seales reglamentarias o de reglamentacin tienen por objeto indicar a los usuarios de la va las limitaciones, prohibiciones o restricciones sobre su uso. Estas seales se identifican con el cdigo SR. Seal informativa: Las seales informativas o de informacin, tienen por objeto guiar al usuario de la va suministrndole la informacin necesaria sobre identificacin de localidades, destinos, direcciones, sitios de inters turstico, geogrficos, intersecciones, cruces, distancias por recorrer, prestacin de servicios, etc. Estas seales se identifican con el cdigo SI. Sealizacin: es la recopilacin de los diferentes tipos de elementos y dispositivos de regulacin del trnsito que se utilizan en Colombia que busca proporcionar a las autoridades responsables, a travs de la sealizacin vial, la forma correcta de utilizar los diferentes dispositivos para la regulacin del trnsito, con el fin de prevenir accidentes y mejorar la movilidad por las vas pblicas. SIG: Sistema de Informacin Georreferenciada. Tabla de Retencin Documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Vigilancia: Verificacin y seguimiento del comportamiento frente a las normas de trnsito y transporte. VUC: Ventanilla nica de Construccin, sitio virtual desde el cual se gestiona, de manera integrada, la realizacin de trmites, se accede a travs de la pgina web: www.habitat.bogota.gov.co, en la cual se encuentra los formatos y guas para la presentacin de documentos en la etapa de diseo e implementacin de sealizacin.






5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director(a) de Control y Vigilancia

Firmar los documentos de aprobacin, previo el seguimiento al desarrollo de los diferentes procedimientos por parte de los actores del proceso; de manera que se ejecuten los compromisos adquiridos, acorde con los lineamientos establecidos por la entidad.

Profesional Universitario y/o Especializado

Recibir para trmite de revisin y aprobacin, las solicitudes de diseos de sealizacin con base en los documentos que soportan la propuesta.

Verificar el cumplimiento de especificaciones tcnicas, la normatividad vigente en especial lo establecido en el Manual de Sealizacin Vial, resolucin 1050 de 2004.

Realizar visita tcnica y reuniones segn corresponda.

Proyectar los oficios referente a los conceptos de aprobacin, modificaciones, observaciones o desistimiento que haya lugar.

Remitir a la Secretaria Distrital de Hbitat los informes de acuerdo a las polticas de operacin definidas para la recepcin de proyectos de diseo de sealizacin cada vez que surja una actualizacin en dichos documentos.

Auxiliar Administrativo

Registrar documentos recibidos, producto de la Radicacin Calificada, en la base de datos de trmites.

Asignar y entregar por planilla documentos al ingeniero de localidad.

Archivar la documentacin generada basndose en el procedimiento respectivo de gestin administrativa.

6. LINEAMIENTOS O POLTICAS DE OPERACIN

Para efectos de realizar la recepcin de los diseos de sealizacin para revisin y aprobacin, de acuerdo con el tipo de contrato que presente los diseos de sealizacin, se consideran como requisitos:

CONTRATOS DE ESTUDIOS Y DISEOS CONTRATOS DE OBRA

a. Formato de Solicitud b. Dos copias del plano de diseo de

sealizacin en escala 1:500. c. Vinculacin espacial y alfanumrica

de la sealizacin contenida en los planos de sealizacin record de

a. Formato de Solicitud b. Dos copias del plano de diseo de

sealizacin en escala 1:500. c. rea de Influencia del proyecto,

definida tal como lo establece su gua de presentacin, en medio magntico.






CONTRATOS DE ESTUDIOS Y DISEOS CONTRATOS DE OBRA

acuerdo con el manual de georreferenciacin de la SDM y en los formatos suministrados por la Entidad.

d. Nmero oficio de aprobacin del estudio de trnsito.

e. Planos del diseo de sealizacin propuesto en el estudio de trnsito.

f. d. Acta de Compromiso.

d. Acta de Compromiso.

Con el objetivo de optimizar los tiempos de atencin y respuesta de la Entidad, el trmite de revisin y aprobacin de diseos de sealizacin de proyectos de Urbanizadores y/o constructores y proyectos viales Instituto de Desarrollo Urbano IDU y Unidad de Mantenimiento vial UMV, en etapa de DISEO presentarn todos y cada uno de los requisitos en la etapa de revisin y aprobacin, a excepcin de la vinculacin (georreferenciacin) de los proyectos de diseos de sealizacin vial, para lo cual debern presentar el rea de influencia del proyecto con su correspondiente informacin bsica, siguiendo los lineamientos de la gua de georreferenciacin, estudio, aprobacin y entrega de diseos de sealizacin de la Entidad (Anexo1-Guia de georeferenciacin).

Para los proyectos de Urbanizadores y/o constructores y proyectos viales IDU-UMV en etapa de ESTUDIOS Y DISEOS, presentarn todos y cada uno de los requisitos en la etapa de revisin y aprobacin, incluida la vinculacin (georreferenciacin) de los proyectos de diseos de sealizacin vial.

Cuando se trate de proyectos de estudios y diseos provenientes de la Direccin de Seguridad Vial se deber anexar adems de los requisitos anteriormente mencionados la carta de aprobacin del estudio de trnsito y los planos del diseo de sealizacin propuesto en el estudio de trnsito.

Toda solicitud de Revisin y Aprobacin de Diseos de Sealizacin que llegue a la Entidad, en ventanilla de radicacin se generar la induccin de solicitar al urbanizador o constructor efectuar la radicacin calificada, en legal y debida forma, lo cual consistir en ser atendido por un profesional del grupo de sealizacin para revisar la documentacin a radicar.

La verificacin de los documentos y/o requisitos allegados se efectuar mediante el formato de Radicacin Calificada F2-PM05-PR01.

Al momento de radicar documentos, por parte del urbanizador, constructor y/o su delegado, deber presentar diligenciado el formato de solicitud de Revisin y






aprobacin de diseos F01-PM05-PR01, el cual se puede obtener ingresando a la pgina de la VUC www.habitatbogota.gov.co/ventanillaconstruccion.

Los proyectos de Diseo de Sealizacin debern ser presentados a la Secretara Distrital de Movilidad con la totalidad de los anexos y requisitos exigidos para el trmite correspondiente.

En caso contrario, donde no se cuente con la documentacin completa y el usuario efecte su radicacin, se har por insistencia (caso en el cual ser necesario firmar en el formato de solicitud por insistencia), el proceso formal de revisin y aprobacin iniciar hasta tanto se tenga la totalidad de la documentacin solicitada.

Todo documento de soporte, sujeto a modificaciones, deber ser radicado en correspondencia.

Es requisito para la aprobacin de los proyectos de diseo de sealizacin, cumplir con las especificaciones tcnicas previstas en la normatividad de sealizacin vigente.

En caso de no cumplir con los requisitos correspondientes, la Entidad notificar al interesado solicitando las correcciones a que haya lugar. La Secretara Distrital de Movilidad proceder a continuar con el trmite una vez se realicen y radiquen las correcciones pertinentes.

En caso de proyectos urbansticos y/o de construccin, stos debern con antelacin, agendar una cita a travs de la VUC para recibir asesora o revisin tcnica previa a la radicacin.

Si los documentos son recibidos mediante Radicacin Incompleta por Insistencia de acuerdo con el formato F01-PM05-PR01 Formato de Solicitud de Revisin de diseos o verificacin tcnica de implementacin de sealizacin, el solicitante tendr un plazo dos (02) meses para hacer entrega de los documentos faltantes. Si pasado dicho tiempo el interesado no ha entregado la documentacin requerida, se entender como un proceso no iniciado y no ser objeto de ningn tipo de revisin durante este tiempo.

Si una vez estudiada a fondo la documentacin, la Secretara Distrital de Movilidad determina que hace falta complementar la informacin, allegar un documento que no fue pedido en la radicacin, aclarar una determinada situacin o atender alguna observacin, la Entidad podr requerir al interesado por una sola vez para que cumpla con el requisito, sealndole un plazo mximo de cumplimiento que no






exceder de los dos (02) meses posteriores al requerimiento, de acuerdo con lo establecido en los artculos 12 y 13 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Si transcurrido el trmino sealado en el prrafo anterior el interesado no da respuesta al requerimiento, se aplicar lo dispuesto en el artculo 13 del Cdigo Contencioso Administrativo, es decir, se entender como desistida la solicitud y la dependencia encargada en la Secretara Distrital de Movilidad archivar la documentacin.

En caso de que el interesado quiera retomar el proceso, ste iniciar nuevamente con la solicitud, entendiendo de esta forma que se trata de un nuevo trmite.

Todos los formatos y formularios que hagan parte del procedimiento debern estar diligenciados en su totalidad, ya sean que estn a cargo del interesado del trmite o del profesional responsable del proyecto por parte de la Entidad.

No en todas las solicitudes de trmite de revisin y aprobacin de diseos de sealizacin surgen reuniones, en estos casos no se diligencia el formato de acta de reunin.

Teniendo en cuenta que el trmite de revisin y aprobacin de diseos de sealizacin puede conllevar largos periodos de tiempo y que en ese lapso se pueden presentar modificaciones a los formatos; no se requerir la actualizacin de los formatos ya diligenciados.

7. Para la entrega de documentos y requisitos se deber tener en cuenta los requisitos

definidos por la Entidad en el formato F02-PM05-PR01.

Para adelantar la revisin de los diseos de sealizacin se deber tener en cuenta los lineamientos para la elaboracin de diseo de sealizacin definidos por la Entidad en el formato F03-PM05-PR01.

8. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS

F01-PM05-PR01 Formato de Solicitud de Revisin y Aprobacin de diseos de

sealizacin vial. F02-PM05-PR01 Formato de Radicacin Calificada. F03-PM05-PR01 Formato revisin y verificacin de informacin (Lista de

chequeo). F04-PM05-PR01 Acta de Visita. F05-PM05-PR01 Acta de Compromiso






F04-PA01-PR23 Acta de reunin. ANEXO 01 Gua de Georreferenciacin ANEXO 02 Requisitos entrega de informacin al grupo de sealizacin ANEXO 03 Lineamientos para la elaboracin de diseos de sealizacin 9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

No. Responsable Dependencia Descripcin Soporte Tiempo

1

Profesional (Rol Administrador pagina WEB VUC)

Direccin de Control y Vigilancia

Asignar las citas agendadas por los usuarios a travs de la VUC, a los ingenieros de localidad.

Planilla de asignacin pagina WEB VUC

20 minutos

2 Profesional (Ing. Localidad)


Recibir y verificar los datos de la solicitud de revisin y aprobacin de diseos de sealizacin a travs del Formato F01-PM05-PR01

F01-PM05-PR-01

15 minutos



Verificar si cumple con lo establecido en el formato de Radicacin Calificada. F02-PM05-PR01

No: Seguir actividad No. 4 Si: Seguir actividad No. 5

F02-PM05-PR01 10

minutos



Devolver documentos y finalizar el trmite. Si llegado el caso el usuario insiste en radicar, requerir la firma del formato F01-PM05-PR01 en el espacio correspondiente a Radicacin Incompleta por Insistencia.

F01-PM05-PR01 5

minutos



Firmar formato con visto bueno y solicitar al usuario radicar la documentacin en la ventanilla de correspondencia.

F02-PM05-PR01 15

minutos

6 Auxiliar Administrativo


Registrar en la Base de Datos de trmites de sealizacin asignados por correspondencia.

Base de Datos 20

minutos

7 Auxiliar Administrativo


Asignar Profesional segn la localidad diligenciando la planilla de proyectos de diseos asignados.

Planilla de asignacin

10 minutos


Direccin de Control y

Verificar si es solicitud por primera vez.

5 minutos







Vigilancia No: Seguir actividad No. 9 Si: Seguir actividad No. 10.

9

Profesional (Ing. Localidad)


Verificar si se atendieron las observaciones de radicaciones anteriores.

No: Seguir actividad No. 17 Si: Seguir actividad No. 18.

10

minutos



Verificar que el diseo cumpla con Especificaciones Tcnicas segn Manual de Sealizacin Vial.

F03-PM05-PR01 20

minutos



Consultar en el Aplicativo SIG la informacin de proyectos de sealizacin dentro del rea de influencia del diseo de sealizacin en revisin.

Si existe informacin: seguir actividad 12. No existe informacin: seguir actividad 13.

60

minutos



Incorporar informacin de diseos existentes en el oficio de respuesta al solicitante, como referencia para el diseo de sealizacin propuesto.

Oficio de respuesta

20 minutos



Programar y desarrollar visita tcnica al sitio del proyecto con los solicitantes.

Registro Fotogrfico

da



Diligenciar Acta de Visita. F04-PM05-PR01 10

minutos



Programar y Adelantar las reuniones pertinentes y asesoras solicitadas por usuarios del proyecto. Si se requiere

30

minutos



Diligenciar Acta de Reunin. F6-PM05-PR01 10

minutos

17



Elaborar comunicado a los interesados, haciendo la devolucin del diseo de sealizacin e indicando los requisitos faltantes para efectuar la revisin del diseo. Continuar con la actividad 20.

Oficio de notificacin

20 minutos







18



Elaborar oficio de Concepto tcnico favorable al Diseo de Sealizacin dirigido al peticionario, dando las instrucciones para llevar a cabo la actividad de implementacin.

Oficio de aprobacin

25 minutos

19 Auxiliar de Administrativo


Diligenciar en la base de datos de correspondencia la informacin del documento a enviar.

Planilla 15

minutos

20

Director(a) de Control y Vigilancia


Firmar oficio y devolver planos del diseo de sealizacin con observaciones. Continuar con actividad 22.

Planilla 1

da

21 Director(a) de Control y Vigilancia


Firmar oficio y planos del diseo de sealizacin aprobado.

Planilla 1

da

22 Auxiliar de Administrativo


Enviar el oficio firmado y plano a correspondencia para ser remitidos al peticionario.

Planilla 60

minutos

23

Auxiliar de Administrativo


Archivar documentos de proyecto de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental.

Archivo 30

minutos

9. CAMBIO O MEJORA REALIZADA EN EL PROCEDIMIENTO

No. CAMBIO O MEJORA REALIZADA

1 Se actualiz la base legal, inclusin de las 4 primeras normas

2 Se incluyeron algunas definiciones adicionales

3 Se sustituy el F6-PM05-PR01 por el formato de acta institucional F04-PA01-PR23






10. FLUJOGRAMA

INICIO

1. Asignar las citas agendadas por los usuarios a travs de la VUC, a los ingenieros de localidad.

3. Verificar si cumple con lo establecido en el formato de Radicacin Calificada. F02-PM05-PR01.

SI

NO

2. Recibir y verificar solicitudes de revisin y

aprobacin de diseos de sealizacin a travs del Formato F01-PM05-PR01.

4. Devolver documentos y finalizar el trmite.

Si dado el caso el usuario solicita radicar, requerir la firma del formato F01-PM05-PR01 en el espacio correspondiente a Radicacin Incompleta por Insistencia.

1

5. Firmar formato F02-PM05-PR01.con visto bueno y

solicitar al usuario radicar la documentacin en la ventanilla de correspondencia.

7. Asignar Profesional segn la localidad

diligenciando la planilla de proyectos de diseos asignados.

6. Registrar en Base de Datos de trmites de

sealizacin.

1






NO

9. Verificar si se atendieron las observaciones de radicaciones anteriores.

SI

NO

SI

10. Verificar que el diseo cumpla con Especificaciones Tcnicas segn Manual de Sealizacin Vial.

8. Verificar si es

solicitud por primera vez

SI

1

11. Consultar en el Aplicativo SIG la informacin de proyectos de sealizacin dentro del rea de influencia del diseo en revisin.

NO

12. Incorporar informacin de diseos existentes en

el oficio de respuesta al solicitante, como referencia para el diseo de sealizacin propuesto.

13. Programar y desarrollar visita tcnica al sitio del proyecto con los solicitantes.

2

2

2

3

4






2

14. Diligenciar Acta de Visita.

17. Elaborar comunicado a los interesados,

haciendo la devolucin del diseo de sealizacin e indicando los requisitos faltantes para efectuar la revisin del diseo. Continuar con la actividad 20.

18. Elaborar oficio de Concepto tcnico favorable

del Diseo de Sealizacin dirigido al peticionario, dando las instrucciones para llevar a cabo la actividad de implementacin.

4

19. Diligenciar en la base de datos de

correspondencia la informacin del documento a enviar.

20. Firmar oficio y devolver planos del diseo de sealizacin con observaciones. Continuar con actividad 22.

5

15. Programar y adelantar las reuniones pertinentes y asesoras solicitadas por usuarios del proyecto.

16 Diligenciar Acta de Reunin.

3

6

3






5

22. Enviar el oficio firmado y plano a correspondencia para ser remitidos al peticionario.

FIN 1

23. Archivar documentos del proyecto de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental.

3

21. Firmar oficio y planos del diseo aprobado.

6

pm05-pr01 - aprobacion

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