{

El Proceso Administrativo

Carlos Enrique Morales Aviles 1200 2053

Planeación Los planes pueden ser clasificados como:

1) Proyectos o propósitos

2) Objetivos o metas

3) Estrategias

4) Políticas

5) Procedimientos

6) Reglas

7) Programas

8) Presupuestos.

Misiones o propósitos de la planeación

La misión o propósito

con frecuencia los términos son utilizados indistintamenteidentifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.

Objetivos o metas

Objetivos o metas (los términos son usados indistintamente en esta obra) son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación, sino el fin al que la organización, la integración de personal (staffing), la dirección y el control están dirigidos. La naturaleza de los objetivos y la administración por objetivos,

Estrategias

Determinación de los objetivosbásicos a largo plazo de unaempresa y la implementaciónde cursos de acción yasignación de los recursosnecesarios para alcanzar esasmetas.

Políticas

Declaraciones o entendimientosgenerales que guían o canalizanel pensamiento en la toma dedecisiones.

Procedimientos

Planes que establecen unmétodo necesario para elmanejo de actividades futuras.

Las reglas

Establecen acciones, o falta deacción, específicas necesarias,donde la discreción no sepermite.

Programa

Un complejo de metas,políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

Presupuesto

Informe de resultados esperados expresado en términos numéricos.

Pasos de la planeaciónLos pasos prácticos listados a continuación y diagrama dos en la figura 4.2 son de aplicación general. No obstante, en la práctica debemos estudiar lo factible que son los posibles cursos de acción en cada etapa

Premisas

Suposiciones acerca del ambiente en el que el plan se desarrollará.

Principio de las premisas de planeación

Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizarpremisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de laempresa.

OrganizaciónOrganización

Estructura intencionalformalizada de roles oposiciones.

Organización formal e informal

Muchos autores sobre administración distinguen entre organización formal e informal Ambos tipos se encuentran en las organizaciones, corno se muestra en la figura Veamos a detalle.

Organización formal

En esta obra, organización formal significa la estructura intencional de roles en unaempresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización corno formal no significa que hay algo inherente mente inflexible o que algo la confina de manera indebida. Si un gerente ha de organizarse bien, la estructura debe aportar un ambiente en el que el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuye con mayor efectividad a las metas del grupo.

La organización informal

es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos seasocian entre sí. Así, las organizaciones informales -que no aparecen en el cuadro deorganización podrían incluir el grupo del taller de máquinas, los asignados al sextopiso, el grupo que juega boliche el viernes por la noche y los que se reúnen a tomar elcafé por las mañanas.?

Departamento

Área, división o sucursal específica de una organización sobre la que un gerente tieneautoridad para el desempeño de actividades establecidas.

Niveles organizacionales y el ámbito de la administración«

Si bien el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, el motivode los niveles de organización es la limitación del ámbito de administración. En otraspalabras, los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, aun cuando este límite varía, dependiendo de las circunstancias.

Principio del tramo deAdministración

Hay un limite al númerode subordinados que ungerente puede supervisar conefectividad, pero el númeroexacto dependerá del efecto defactores subyacentes

Intraemprendedor

Persona que se enfoca en lainnovación y la creatividad ytransforma un sueño o unaidea en un proyecto rentable aloperar dentro de un ambienteorganizacional establecido.

EmprendedorPersona que hace algo similaral intraemprendedor, pero fueradel ámbito organizacional.

Reingeniería de la organización

Hace algún tiempo, un concepto gerencial llamado reingeniería ingresó a la literatura administrativa. En ocasiones se le llama "volver a empezar" porque Michael Hammer y Iames Champy quienes popularizaron el concepto, sugirieron que nos planteáramos esta pregunta: "Si volviera a crear esta compañía hoy (partiendo de la nada), sabiendo lo que ahora sé y dada la tecnología actual, ¿qué resultaría?

La estructura y el proceso de organizarOrganizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos fundamentales. En primer lugar, la estructura debe reflejar objetivos y planes porque las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, reflejar la autoridad disponible para la gerencia de la empresa. La autoridad en una organización dada es un derecho socialmente determinado de ejercer discreción; como tal, está sujeta a cambios. En tercer lugar, la estructura de una organización, como cualquier plan, debe reflejar el ambiente que la rodea. Así como las premisas de un plan pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas, también pueden serlo las de la estructura de la organización.

Departamentalización por función de la empresa

Agrupar las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, comoproducción, ventas y finanzas.

Departamentalización por territorio o geografía

Agrupar actividades por área o territorio es común en empresas que operan en áreasgeográficas amplias.

Departamentalización por grupo de clientes

Agrupar actividades que reflejen un interés primario en los clientes.

Departamentalización por productosAgrupamiento de actividadessegún productos o líneas deproductos, en especial engrandes empresas de líneasmúltiples.

Organización matricialLa combinación de patrones de departamentalizaciónfuncionales y proyecto o producto en la mismaestructura de la organización.

Unidades estratégicas de negocios

Negocios específicos establecidos como unidades deuna compañía más grande para asegurar que ciertos productoso líneas de productos sean promovidos y manejados comosi cada uno fuese una empresa independiente.

Organización virtual

Concepto un tanto suelto de un grupo de empresas o personas independientes conectadas, generalmente, a través de la tecnología de la información.

Poder

La habilidad de individuos ogrupos de inducir o influir en lascreencias o acciones de otraspersonas o grupos.

Autoridad

El derecho en una posición deejercer discrecionalidad al tomardecisiones que afectan a otros.

Principio escalar Cuanto más clara sea la línea de autoridad, más clara será laResponsabilidad en la toma de Decisiones y más efectiva serála comunicación organizacional.

Autoridad de líneaRelación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado.

Naturaleza del personal de staffSu funciones investigar, buscary dar asesoría a los gerentes de línea.

Autoridad funcional es el derecho delegado a un individuo o a un departamentopara controlar procesos, prácticas y políticas específicas, u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.

Descentralización de la autoridad

La sección anterior se enfocó en los tipos de relaciones de autoridad como línea, deapoyo (staff) y funcional. Esta sección se enfoca en la dispersión de autoridad en laorganización.

Delegación de autoridad

La autoridad se delega cuando un superior otorga discreción a un subordinado para tomar decisiones.

El arte de delegar

La mayoría de los fracasos en la delegación efectiva ocurren, no porque los gerentes no entiendan la naturaleza y principios de la delegación, sino porque son incapaces o no están dispuestos a aplicarlos.

Recentralización

Centralización de autoridad que antes estaba descentralizada;normalmente no es una inversión completa de ladescentralización, ya que la autoridad delegada no se retira por completo.

Integración de personalIntegración de personalCubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de laorganización.

Factores situacionales que afectan la integración de personal

El proceso efectivo de integración de personal se ve afectado por muchos factores situacionales. Los factores externos incluyen el nivel de educación, las actitudes prevalecientes en la sociedad (como la actitud hacia el trabajo), las muchas leyes y los reglamentos que afectan la integración de personal de manera directa, las condiciones económicas y la oferta y demanda de administradores fuera de la empresa

Igualdad de oportunidades en el empleo

Se han aprobado varias leyes en Estados Unidos que proporcionan igualdad de oportunidades en el empleo. Prohíben prácticas de empleo que discriminan con base en raza, color, religión, origen nacional, sexo o edad (en rangos de edades especificados). Estas leyes afectan la integración de personal, ya que el reclutamiento y selección para promoción deben cumplir con ellas. Esto significa que los gerentes que toman decisiones en estas áreas deben tener conocimiento de estas leyes y la forma como aplican a la función de integración de personal.

Mujeres en la administración

Más o menos en el último decenio, las mujeres han logrado un notable avance al obtener puestos de responsabilidad en las organizaciones. Entre los motivos para este desarrollo están leyes que gobiernan las prácticas de empleo equitativas, revaloración social hacia las mujeres en el centro de trabajo y el deseo de las compañías de proyectar una imagen favorable al colocar a mujeres calificadas en puestos gerenciales.

Integrar personal en el ambiente internacional

Debemos ver más allá del ambiente externo inmediato e identificar los cambios mundiales derivados primordialmente de la avanzada tecnología de la comunicación y la existencia de corporaciones multinacionales. No es raro que las grandes empresas internacionales tengan altos equipos gerenciales compuestos por administradores de muchas nacionalidades.

Ambiente internoLos factores internos seleccionados para este análisis se refieren a la integración de posiciones gerenciales, con personal dentro de la empresa, así corno del exterior, y determinar la responsabilidad de la integración del personal.

Promoción internaOriginalmente, la promoción interna implicaba que los obreros avanzaban a posiciones de supervisión de primera línea y luego ascendían por la estructura de la organización. Así, una compañía se presentaba como que recibía un flujo de empleados no gerenciales de los cuales emergían futuros gerentes. Corno solía decirse en la industria ferrocarrilera,"cuando un presidente se retira o muere, contratamos a un nuevo empleado".

Principio decompetencia abierta

Las posiciones vacantes debenabrirse a las personas máscalificadas disponibles, seadentro o fuera de la empresa.

Selección

Elegir entre candidatos, dentrode la organización o fuera, ala persona adecuada para unaposición.

Requisitos de la posicióny diseño del puestoSeleccionar un administrador con efectividad requiere una comprensión clara de lanaturaleza y propósito de la posición a cubrir.

Diseño del puesto

Las personas pasan mucho tiempo en el trabajo y por tanto, es necesario diseñar puestos para que los individuos se sientan bien con su trabajo. Esto requiere una estructura de trabajo apropiada en términos de contenido, función y relaciones

El deseo de administrar

El administrador exitoso tiene un fuerte deseo de administrar, de influir en otros y de obtener resultados a través de los esfuerzos de equipo de los subordinados.

Comunicación intragrupo

Comunicación con personas enla misma unidad organizacional.

Comunicación intergrupo

Comunicación con otrosdepartamentos y grupos fuerade la empresa.

ReclutamientoAtraer candidatos para cubrirposiciones en la estructura de laorganización.

ValidezEl grado al cual los datospredicen el éxito del candidatocomo gerente.

ConfiabilidadLa precisión y consistencia de lamedición.

Proceso de selecciónHay algunas variaciones de los pasos específicos en el proceso de selección. Por ejemplo, la entrevista de un candidato para un puesto de supervisión de primera línea puede ser bastante sencilla al compararla con las rigurosas entrevistas de un ejecutivo de alto nivel.

EntrevistasVirtualmente, cada administrador contratado o promovido por una compañía es entrevistado por una o más personas. A pesar de su uso generalizado, la entrevista se toma con desconfianza como un medio confiable y válido para seleccionar gerentes entrevistadores pueden pensar o interpretar la información reunida de manera distinta.

PruebasLa meta primaria de las pruebas es obtener datos sobre los solicitantes que ayuden aanticipar su éxito probable como gerentes. Algunos de los beneficios de las pruebasincluyen encontrar a la persona más adecuada para el puesto, obtener un alto grado de satisfacción en el empleo para el solicitante y reducir la rotación

Centros de evaluación

El centro de evaluación no es una ubicación, sino una técnica para seleccionar y promover gerentes.

OrientaciónIntroducción de nuevosempleados a la empresa, susfunciones, tareas y personas.

Socialización organizacionalLa adquisición de habilidadesy capacidades de trabajo,la adopción de roles decomportamiento apropiados yajuste a las normas y valoresdel grupo de trabajo

Desempeño para alcanzar metas

Al evaluar el desempeño, los sistemas de evaluación contra metas verificables previamente seleccionadas tienen un valor extraordinario. Dada una planeación consistente, integrada y comprendida diseñada para llegar a objetivos específicos, tal vez los mejores criterios del desempeño gerencial, se relacionan con la habilidad de establecer metas con inteligencia, planear programas que logren estas metas y tener éxito al lograrlas. Aquellos que han operado bajo alguna variación de este sistema, con frecuencia afirman que estos criterios son inadecuados y que no se excluyen elementos de suerte u otros factores más allá del control del gerente al llegar a cualquier evaluación.

El sistema de medir el desempeño frente a objetivosestablecidos con anterioridad debe ser complementadopor una evaluación del administrador como gerente.

Proceso de evaluaciónUna vez que un programa de administración por objetivos verificables está en operación, la evaluación es un paso bastante fácil. Los superiores determinan qué tan bien establecieron los administradores los objetivos y cómo se desempeñaron frente a ellos.

DirecciónDirigirEl proceso de influir en laspersonas para que contribuyana las metas organizacionales yde grupo.

Administrar requiere la creación y mantenimientode un ambiente donde losindividuos trabajan juntos engrupos hacia la consecución deobjetivos comunes.

Multiplicidad de rolesLos individuos son mucho más que un factor productivo en los planes de la administración.

No hay una persona promedioLas personas actúan en diferentes roles, pero también son diferentes entre ellos; no hay una persona promedio. No obstante, en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay.

Concepto de la dignidad individualLas personas deben ser tratadas con respeto, sinimportar cuál sea su posición en la organización.

MotivaciónLos motivos humanos están basados en necesidades, ya sean sentidas consciente o inconscientemente.Algunas son necesidades primarias, como las necesidades fisiológicas de agua,aire, alimentos, sueño, y refugio. Otras necesidades se pueden considerar secundarias, como la autoestima, estatus, afiliación con otros, afecto, dar, logro y autoafirmación. Naturalmente, estas necesidades varían en intensidad y con el tiempo entre los individuos. La motivación es un término general que aplica a todo tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzassimilares.

La teoría X y la teoría Y de McGregorDos series de suposicionessobre la naturaleza de laspersonas.

Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow

Una de las teorías de la motivación más referidas es la teoría de la jerarquía de las necesidades propuesta por el psicólogo Abraham Maslow f Maslow veía las necesidades humanas en la forma de una jerarquía, ascendiendo desde las más bajas a las más altas; y concluyó que cuando una serie de necesidades es satisfecha, cesa de ser un motivador.

Teoría de dos factores de HerzbergLos insatisfactores, también llamados factores de mantenimiento, higiene ocontexto del trabajo, no son motivadores, en tanto que satisfactores son motivadores y están relacionados con contenido del trabajo

Teoría de la equidad

La motivación es influida por eljuicio subjetivo de un individuoacerca de lo justa que es larecompensa que recibe, relativaalas insumos, comparada conlas recompensas de otros.

Reforzamiento positivoO modificación delcomportamientoLos individuos pueden sermotivados mediante el diseñoapropiado de su ambiente detrabajo y mediante la alabanzade su desempeño, y el castigopor un mal desempeñoproduce resultados negativos.

Teoría de las necesidades de McClellandLas necesidades motivadoras básicas son la necesidad depoder, la necesidad de afiliación y la necesidad de logro.

Necesidad de poderMcClellan y otros investigadores encontraron que las personas con una alta necesidad de poder tienen gran preocupación por ejercer influencia y control. En general esos individuos buscan posiciones de liderazgo; con frecuencia son buenos conversadores, aunque a menudo suelen discutir; les gusta imponerse, suelen ser muy expresivos, de cabeza dura y exigentes; y disfrutan de enseñar y hablar en público.

Necesidad de afiliación .Las personas con una alta necesidad de afiliación por lo común derivan placer cuando son amados y tienden a evitar el dolor de ser rechazados por un grupo social. Como individuos, es probable que les preocupé mantener relaciones sociales placenteras, disfrutar un sentido de intimidad y comprensión, estar prestos para consolar y ayudar a otros en problemas y disfrutar una interacción amistosa con los demás.

Necesidad de logro Las personas con una alta necesidad de logro tienen el intenso deseo del éxito y un igual temor intenso del fracaso. Quieren ser desafiados y se establecen metas moderadamente difíciles (más no imposibles).

Técnicas de motivación especialesDespués de ver las teorías de la motivación, bien podríamos preguntar lo que significan para los administradores. ¿Qué técnicas de motivación pueden utilizar los administradores? Si bien la motivación es tan compleja e individualizada que no puede haber una mejor respuesta única, pueden identificarse algunas de las más importantes técnicas de motivación.

El Dineroa menudo es más que valor monetario; también significa estatus o poder, u otras cosas.

Las recompensas intrínsecaspueden incluir un sentimiento de logro yautoactualización.

Las recompensas extrínsecas Incluyen beneficios, reconocimientos, símbolos de estatus y dinero.

Participación

Hay una percepción y el uso creciente de una técnica que ha recibido fuerte apoyo por la teoría e investigación de la motivación, se trata de la participación. Sólo pocas veces las personas no son motivadas al ser consultadas sobre una acción que los afecta al ser parte "del acto". Además, la mayoría de las personas que están al centro de una operación tienen conocimiento de los problemas y su solución.

Calidad de la vida laboralLa paga se basa en el desempeño individual, delgrupo y organizacional. Uno de los enfoques más interesantes para la motivación es el programa de la calidad de la vida laboral (CVL, que es un enfoque de sistemas del diseño del puesto y un desarrollo prometedor en el amplio panorama del enriquecimiento del puesto, combinado con un fundamento en el enfoque de los sistemas socio técnicos a la administración

Crecimiento del puesto

Ampliar el ámbito del puestoal agregar tareas similares sinaumentar la responsabilidad.

Enriquecimiento delPuesto

Construir en los puestos unmás alto sentido de desafío ylogro.

Un enfoque de sistemas y contingencia de la motivaciónEl anterior análisis de teoría, investigación y aplicación demuestra que la motivación debe ser considerada desde un punto de vista de sistemas y contingencia. Dada la complejidad de motivar a la gente con personalidades individuales y en diferentes situaciones, el riesgo del fracaso existe cuando cualquier motivador único, o grupo de motivadores, se aplica sin tomar en cuenta estas variables.

ControlControlar

La medición y corrección deldesempeño para garantizar quelos objetivos de la empresay los planes diseñados paraalcanzarlos se logren.

Proceso de control básico

Las técnicas y sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos: 1) establecer estándares2) medir el desempeño contra estos estándares y 3) corregir variaciones de los estándares y planes.

Medición del desempeño

Aun cuando esa medición no siempre es practicable, la medición del desempeño contra estándares debería hacerse apropiadamente sobre una base de mirar al frente para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran y mediante acciones apropiadas.

Corrección de desviacionesLos estándares deben reflejar las diversas posiciones en la estructura de una organización.

Principio de control del punto críticoEl control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar eldesempeño contra planes.

Tipos de estándares de puntos críticos

Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación,cada actividad de estos programas, cada política, cada procedimientoy cada presupuesto pueden convertirse en un estándar contra elcual podría medirse el desempeño real o esperado.

Estándares de costos

Los estándares de costos son medidas monetarias y, como los estándaresfísicos, son comunes al nivel operativo

Estándares de capitalLos estándares físicos son medidas referentes aprocesos operativos.Hay una variedad de estándares de capital, los cuales surgen de la aplicación de medidas monetarias a artículos físicos

Estándares de ingresosLos estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada.Estándares de programaUn gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. Aunque puede ser necesario aplicar cierto juicio subjetivo al evaluar el desempeño de un programa, tiempos y otros factores se pueden utilizar como estándares de objetivos.

Control estratégicoMonitoreo sistemático en puntos de control estratégicos y modificar la estrategia de la organización con base en esta evaluación.

Punto de referencia(benchmarking)

Un enfoque para establecermetas y medidas deproductividad con base enlas mejores prácticas de laindustria.Tres tipos de benchmarking:estratégico, operacional yadministrativo.En general, el control administrativo es percibido como un sistema derealimentación similar al que opera en el termostato común del hogar.

Información en tiempo realInformación de lo que ocurre mientras está ocurriendo.

Para un control efectivo, los administradores necesitan un sistema de correcciónanticipante que les informe de problemas potenciales, dándoles tiempo para tomar acción correctiva antes de que esos problemas ocurran

Los sistemas de corrección anticipante monitorean los insumos en un proceso para asegurar si los insumos son los planeados; si no es así, los insumos, o quizá el proceso, se cambian para obtener los resultados deseados.

Control del desempeño generalLa planeación y el control son tratados cada vez más corno un sistema interrelacionado. Junto con técnicas para el control parcial, se han desarrollado dispositivos de control para medir el desempeño general de una empresa -o una división integrada o proyecto dentro de ella contra las metas totales.

El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de losresultados de las operaciones del negocio.

El control del rendimientosobre la inversión mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o la unidadde una compañía por la relación de las ganancias con la inversión de capital.

Auditorías administrativas y empresas de contabilidad

Aun cuando muchas empresas de consultoría administrativa hanemprendido varios tipos de evaluaciones de sistemas administrativos,generalmente como parte de un estudio organizacional, el mayor interés en buscar las auditorías administrativas ha sido demostrado por empresas de auditorías contables. Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso al campo de los servicios de administración de amplia naturaleza de consulta

El control burocrático secaracteriza por un amplio usode reglas, reglamentos, políticas,procedimientos y autoridadformal.

El control de clan se basa ennormas, valores compartidos,comportamiento esperado yotras variables culturales.

Lograr economía de controlesLos controles deben valer sus costos. Aun cuando este requisito es simple, a menudo es difícil cumplido en la práctica.