REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

CONVENIO: FIEC

MENCION: RECURSOS HUMANOS

CATEDRA: PRESUPUESTO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNDAMENTOS DE PLANIFICACIÓN

PRESUPUESTO

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CARACAS ABRIL 2010

INTRODUCCIÓN

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se puede definir el proceso administrativo como una serie de actividades

dentro de área cotidiana de un recurso humano, que se puede llevar acabo como

herramientas fundamental de inicio o apoyo para un futuro gerente.

Toda organización, ya sea pública o privada, tiene como objetivo fundamental

obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus

recursos disponibles, en este contexto la administración cumple un papel

determinante, ya que debe interpretar los objetivos propuestos por la organización y

transformarlos en acción organizacional a través de los procesos administrativos que

involucran la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades

realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar las metas

adecuadas a cada situación.

Proceso.

Se define en términos generales, como pasos a seguir hacia la marcha de un

fin común, en referencia en el ámbito administrativo de una gerencia.

Administrativo.

Consiste en la asignación del recurso humano dentro de una organización.

Propósito del Proceso Administrativo.

El propósito de este proceso, es que se tenga la mayor factibilidad y

aprovechamiento de aplicación en la obtención de los recursos que posee el ser

humano, como también en lo material o técnicos dentro de una organización para el

logro de los objetivos previsto dentro de la misma.

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Funciones de la Administración:

Las funciones son:

Organización

Integración

Dirección

Control

Planificación:

Concepto: Es la acción de proyectar o programar las acciones de una serie de

actividades que se plantee como cuerpo social a mediano, corto y a largo plazo.

Esencia: Determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus

objetivos.

FLUJO:

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ALCANCE:

En la planificación estratégica: Es la planificación más amplia de la organización,

sus características principales son:

Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a varios

años en el futuro.

Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y áreas de

actividad. Se preocupa para alcanzar los objetivos del nivel organizacional.

Está definida por la cúpula de la organización en el nivel institucional y

corresponde al plan mayor, al que se hayan subordinados todos los demás.

En la planificación táctica: Es la planificación realizada a nivel departamental, sus

características principales son:

Proyectada a medio plazo, en general para el ejercicio anual.

Incluye todos los departamentos y abraca sus recursos específicos: se

preocupa por alcanzar los objetivos departamentales.

Se halla definida en el nivel intermedio por cada departamento de la empresa.

En la planificación operacional: Planificación realizada por cada actividad o tarea.

Sus principales características son:

Proyectada a corto plazo, para el futuro inmediato.

Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por alcanzar metas

específicas.

Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.

Actividades importantes de la planificación:

1.- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

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2.- Pronosticar.

3.- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

4.- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

5.- Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar

medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

6.- Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

7.- Anticipar los posibles problemas futuros.

8.- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

CARACTERISTICAS

1.3.4.- Características de la Planificación

* La planificación es un proceso permanente y continuo, no se agota en ningún plan

de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

* La planificación esta siempre orientada hacia el futuro, se halla ligada a la

previsión, aun que no debe confundirse con ella.

* Busca la racionalidad en la toma de decisiones, establecer esquemas para el futuro,

funciona como un medio orientador para el proceso decisorio, que le da mayor

racionalidad y disminuye la incertidumbre.

* Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.

* Es sistemática, debe tener en cuenta el sistema y subsistema que la conforman.

* Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma parte

de otro mayor: El Proceso Administrativo, es una técnica de asignación de recursos.

* Es una técnica cíclica.

* Es una función administrativa que interactúa con las demás.

* Es una técnica de coordinación e integración.

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* Es una técnica de cambio e innovación.

TIPOS DE PLANES:

Planes estratégicos: Son los panes que tienen una aplicación en toda la organización

que establecen los objetivos generales de la empresa y buscan posicionar a la

organización en términos de su entorno, los planes estratégicos tienden a cubrir

periodos más largos, normalmente de cinco años o más, cubren un punto más amplio

de la organización y se refieren a áreas menos específicas, comprenden la

formulación de objetivos y los operacionales asumen la existencia de los objetivos y

definen la forma de lograrlos.

1.3.5.2.- Planes a corto plazo: Cubren menos de un año y planes de largo plazo

cubren más de 5 años, el término mediano o intermedio es el que cubre el periodo

entre los dos extremos

1.3.5.3.- Planes específicos: Tienen objetivos claramente definidos, no hay

ambigüedad, ni malentendidos.

1.3.5.4.- Planes operacionales: Especifican detalles de cómo serán logrados los

objetivos generales, tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: planes

mensuales, semanales, diarios. Tienen un alcance más estrecho y limitado, son

derivados de los planes operativos y se establecen con mayor detalle.

VARIABLES PERTINENTES (TIPOS)

Son aquellas variables que tienen un impacto directo e importante sobre la

organización.

La manipulación de las variables pertinentes por parte de la administración,

implica una corriente de decisiones bien concebidas y dirigidas hacia el logro de los

objetivos empresariales de largo alcance, tomando en consideración que estas

decisiones deben ser deliberadas y al mismo tiempo futurista. Tal serie de decisiones

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debe demostrar la confianza de la propia dirección de que el destino de la empresa

puede ser planeado y controlado con efectividad.

La toma de decisiones por la dirección básicamente implica las tareas de:

manipular las variables pertinentes controlables y, aprovechar la ventaja de las

variables pertinentes no controlables que puedan influir en el éxito operacional a

largo plazo.

Las variables controlables pertinentes (internas) son aquellas que pueden ser

planificadas y controladas activamente por la administración, entre estas tenemos

(empleados-calidad; empleados-cantidad; capital-fuentes; capital-montos; publicidad;

productividad; entre otras.) mientras las variables no controlables pertinentes

(externas) son aquellas que no pueden ser influenciadas por la administración, entre

estas tenemos (la población, el PIB, las ventas de la industria, actividades de la

competencia, industria en la que se de ha de competir, etc. lo cual no significa que no

sea posible la planificación eficaz con respecto a las mismas.

ORGANIZACIÓN

Concepto: A nivel de estructura se ordena una serie de actividades necesarias para el

logro de un objetivo, esta a su vez crea equipos administrativos, que se determina

con funciones de responsabilidad, jerarquía y autoridad, sobre todo existiendo

coordinación entre equipos y participantes.

ORGANIGRAMA

Es una representación de la estructura de la organización. Facilita la consecución de

los objetivos.

FACTORES

Comunicación

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Liderazgo

Motivación

Cultura

CONTROL

A través de esta función administrativa el administrador, evalúa y corrige el

desempeño de las actividades de los subordinados para asegurarse que los objetivos y

planes de la empresa se estén llevando a cabo en la forma prevista. La

responsabilidad recae sobre el administrador encargado de la ejecución de los planes.

Debe de asegurarse que todo se este llevando de forma prevista que sucedería, en

caso de que no sea así debe de tomar correcciones que sean necesarias.

TIPOS DE CONTROL

Según Terry (1999) “Principios de la Administración:

Preliminar: Tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la

creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que

las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar

los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una

influencia controlada limitando las actividades por adelantado.

Concurrente: Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e

incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades. En otras

palabras pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el

tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la información de los resultados

anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

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PASOS DEL CONTROL

Se divide en cuatro pasos:

Establecer normas y métodos

Medir el rendimiento

Medir los resultados

Tomar medidas correctivas

FASES DEL CONTROL

1. Establecer de estándares

2. Observación del desempeño

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido

4. Acción correctiva.

ADMINISTRACIÓN DEL COMPORTAMIENTO

REFORZAMIENTO POSITIVOS

Nos referimos al reforzamiento positivo como una consecuencia agradable, es

decir cualquier recompensa que aliente al empleado. Algunos de los más comunes

son el elogio, el reconocimiento de los logros, los ascensos y los aumentos de salario.

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TEORIAS DE LA AGENCIAS

Según Jensen y Meckling (1976, citado por Herrera Santiago, Limón Suárez y

Soto Ibáñez 2006), comienzan a desarrollar la Teoría de la Agencia, que plantea los

conflictos de intereses que tienen lugar entre los diversos agentes interesados en la

empresa, como por ejemplo propietarios y directivos. Este tipo de problemas se dan

especialmente dentro de las grandes organizaciones, aunque se aprecia una reducción

significativa en las pequeñas y medianas empresas (PYME), debido a que éstas

suelen ser de carácter familiar o encontrarse poco dispersas (en cuanto a sus

acciones). Esta Teoría analiza la forma de los contratos formales e informales

mediante los que una o más personas denominadas como "el principal" (dueño)

encargan a otra persona denominada "el agente" (administrador o gestor), la defensa

de sus intereses delegando en ella cierto poder de decisión.

La relación de agencia implica la existencia del problema del riesgo moral,

que debemos entender como la posibilidad de que el agente (gestor) busque objetivos

personales en detrimento de los intereses del principal. Así, los administradores de

una empresa o de un organismo del Estado pueden utilizar su capacidad de decisión

para obtener de manera dolosa beneficios personales a expensas de la persona que

delegó en ellos poder de decisión.

La importancia de esta Teoría radica en el hecho de que puede presentarse en

cualquier forma de contrato laboral ya que un trabajador tiene, de acuerdo a su nivel

jerárquico, cierta capacidad de decisión y con ello posee la posibilidad de eludir o

desviar el resultado de su esfuerzo.

Para tratar de evitar esta circunstancia las empresas pueden establecer diversos

controles cuyo objeto será aumentar la eficiencia de los empleados y promover su

lealtad a través de estímulos. Sin embargo no podemos dejar de lado el hecho de que

al implantar nuevas medidas éstas traen aparejado un costo. Por lo general, si se

logran establecer relaciones de agencia a largo plazo el riesgo moral se reduce, se

alcanza mayor eficacia en la empresa y se disminuyen los costos de control. Es por

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ello que regularmente en las empresas se fomenta la permanencia de los empleados al

establecer complementos salariales por antigüedad, sistemas de promoción interna,

reconocimientos, privilegios de rango y otros sistemas de incentivos a la lealtad y

estabilidad.

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UNIDAD II

FUNDAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES

.

El propósito fundamental de la planificación por la administración es generar un

proceso de alimentación adelantada para las operaciones y para el control. El

concepto de alimentación adelantada es dar a cada gerente los lineamientos para la

toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana. Los planes aprobados

constituyen el elemento primario de la alimentación adelantada.

PROYECCIÓN

La planificación y control integral de utilidades comprende:

1. El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la

empresa.

2. La especificación de las metas de la empresa.

3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.

4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas

(divisiones, productos, proyectos).

5. Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por

responsabilidades asignadas, y

6. Procedimientos de seguimiento.

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ADAPTACIÓN ORGANIZACIONAL

La realidad actual esta caracterizada por cambios organizacionales a todos los

niveles, cambios estructurales, absorciones, fusiones, alianzas, compras, entre otros.

Quienes forman parte de las organizaciones están sometidos en la actualidad. Estos

cambios posibles, probables, inesperados con las consecuencias que esto acarrea a

nivel de estrés, ansiedad y hasta a veces rechazo. Lo que tendría que buscarse es la

manera de que las personas se adapten a los cambios y que sean capaces de

desarrollar nuevas experiencias dentro de la organización.

CENTRO DE RESPONSABILIDAD

Es una unidad de gestión que cuenta con recurso y que es capaz de generar

producto o servicios. Esta dirigida por un responsable al que se le entrega un

determinado nivel de atribuciones y apoyo para que optimice el uso de sus recursos,

tomando decisiones a su nivel que conlleven al cumplimiento de objetivo y/o metas

establecidas.

CONTABILIDAD POR CENTRO DE RESPONSABILIDAD

La planificación y control de utilidades requiere, pues, de un sistema de

contabilidad por áreas de responsabilidad; esto es, de un sistema desarrollado

específicamente para las responsabilidades organizacionales de la empresa de que se

trate. Dentro de esta estructura primaria, pueden emplearse clasificaciones

secundarias de costos, ingresos y otros datos financieros pertinentes para satisfacer

las necesidades de la compañía. Puede diseñarse e implantarse un sistema de

contabilidad por áreas de responsabilidad, sin importar cuáles sean los rasgos

distintivos, del sistema de contabilidad existente. Cuando el sistema de contabilidad

se establece sobre una base de   áreas (o centros) de responsabilidad, los datos

históricos que se obtienen se vuelven particularmente útiles para los propósitos de la

planificación y el control. La contabilidad por costos históricos tiene dos principales

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objetivos con respecto a los datos financieros: 1) determinar los ingresos y los gastos,

incluyendo el costo de los artículos o servicios producidos o comprados, así como

suministrar datos pertinentes de los ingresos y los gastos para planificar y controlar

los costos. Tradicionalmente, la contabilidad de costos se ha enfocado más a la

determinación de costos de los productos que a la planificación y el control. Como

resultado, el énfasis en las clasificaciones de cuentas ha sido, y en muchas compañías

lo sigue siendo, sobre una base del costo del producto en vez de por áreas de

responsabilidad. En la contabilidad por áreas de responsabilidad, el énfasis se

invierte, pues primordialmente se pone en la planificación y el control de los costos y

los ingresos

FLEXIBILIDAD

La capacidad de adaptación, respuesta o reacción que posee la organización en su

conjunto ante los cambios del entorno y de la propia organización, conseguida a partir

de una actitud estratégica, un sistema productivo, una estructura organizativa y una

fuerza de trabajo flexibles, lo que le confiere la agilidad y dinamicidad necesaria para

desarrollar capacidades estratégicas, a partir de un proceso de aprendizaje

organizacional, que permitan a la organización hacer frente y controlar esas

fluctuaciones.

PARTICIPACIÓN

COMPORTAMIENTO

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El comportamiento organizacional es la materia que busca establecer en que

forma afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las

personas dentro de las organizaciones, siempre buscando con ello la eficacia en las

actividades de la empresa.

Tomemos en cuenta que el comportamiento organizacional es una disciplina

que logra conjuntar aportaciones de diversas disciplinas que tienen como base el

comportamiento verbigracia la sicología, la antropología, la sociología, la ciencia

política entre otras.

Dentro del estudio del comportamiento organizacional consideraremos variables

dependientes e independientes.

Ventajas y desventajas PCU (planificación- control de utilidad)

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las

cuales se señalan a continuación:

1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los

esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una

secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y

oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una

posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es

decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son

inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier

intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma

que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero

tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de

control.

4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación

constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de

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la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues

capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una

comprensión más plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las

cuales están apoyadas sus acciones administrativas.

5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,

por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta

y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificación es una función fundamental de la  administración,

presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden

destacar las siguientes:

1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la

incertidumbre de los hechos futuros. Es imposible predecir con exactitud lo

que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el

administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de

tolerancia.

2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena

administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se

traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas

hombre.

3. La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a

realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la

actuación de los administradores y del personal de la organización general.

4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que

requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de

desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas

pertinentes.

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CONCLUSION

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BIBLIOGRAFIA

“INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN”. Universidad Nacional Abierta1980.

“PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION” Terry (1999).

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