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Actas de Entrega-Recepción en el Sistema de Gestión de la Información

Julio 2012

Contenido

1. Antecedentes

2. Marco normativo

3. Alcance

4. Apartados del acta de entregaI. Programa de acompañamiento

1. Transmisión del conocimientoII. Normativa Institucional

III. Informe de gestión

IV. Situación presupuestal

V. Estados financieros

VI. Recursos financieros

VII.Recursos materiales

VIII.Asuntos varios

5. Herramienta tecnológica

6. Estadísticas de procesos

7. Conclusiones

1. Antecedentes

Hasta el mes de mayo de 2009 el proceso de Entrega-Recepción se encontraba acargo de la Coordinación de Auditoría Interna del Infonavit.

A partir del mes de junio de 2009, este proceso se integró al modelo de operación de laSubdirección General de Administración de Personas.

En el mes de noviembre de 2009 se implementó un repositorio en el portal de laIntranet del Instituto que permite entre otros beneficios agilizar el proceso de entrega-recepción, ahorro en recursos materiales, viáticos, transportación, además de que lainformación se encuentra disponible permanentemente para los interesados.

A finales del año 2010, como parte de las mejoras a dicho proceso, se diseñó unametodología, la cual busca dar continuidad tanto a las operaciones como a lasestrategias, preservando el capital intelectual a través del proceso de transmisión delconocimiento al funcionario entrante.

En el transcurso del año 2011, para la implementación del proceso de transmisión delconocimiento se llevaron a cabo talleres dirigidos al personal de puestos estratégicos ytácticos del Instituto.

De la Subdirección General de Administración de Personas

ARTÍCULO 57. En cuanto a la administración de personas, susfacultades y funciones son:

:XI. Participar en calidad de testigo en los eventos de entrega -

recepción de oficinas y transmisión del conocimiento.

2. Marco Normativo

Estatuto Orgánico del Infonavit.

Artículo 57 Fracción XI que a la letra dice:

2. Marco Normativo

Procedimientos publicados en el sistema CNOI

EPI_00024 Elaboración de Acta Administrativa de Entrega y Recepción en Oficinas de Apoyo.

EPI_00000 Elaboración de Acta Administrativa de Entrega y Recepción en Delegaciones.

EPI_00032 Elaboración del Acta Administrativa de Entrega y Recepción de la Dirección General.

EPI_00024

3. Alcance

De conformidad con la normatividad establecida, en el Infonavitlos puestos que tienen la obligatoriedad de realizar actasadministrativas de entrega-recepción son:

Director General,Subdirectores Generales,Coordinadores,Delegados yGerentes.

4. Apartados del acta de entrega

I. Programa de Acompañamiento

II. Normativa institucionalIII. Informe de gestión

IV. Situación presupuestal

V. Estados financieros

Transmisión del conocimientoEstructura organizacionalEvaluaciones de desempeñoPrograma de capacitaciónClima laboralObservaciones de AuditoríaGrado de madurez del control interno

Transmisión del conocimientoEstructura organizacionalEvaluaciones de desempeñoPrograma de capacitaciónClima laboralObservaciones de AuditoríaGrado de madurez del control interno

Presupuesto para gastos de administración, operación y vigilanciaPresupuesto anual de inversionesPresupuesto de ingresos y egresos

Presupuesto para gastos de administración, operación y vigilanciaPresupuesto anual de inversionesPresupuesto de ingresos y egresos

Estado financiero del InfonavitEstado de contabilidad comparativoEstado de resultados comparativoEstado de cambios en la situación financieraEstado de variaciones en el patrimonioInforme de flujo de efectivoEjercicio presupuestal de gastos generales

Estado financiero del InfonavitEstado de contabilidad comparativoEstado de resultados comparativoEstado de cambios en la situación financieraEstado de variaciones en el patrimonioInforme de flujo de efectivoEjercicio presupuestal de gastos generales

Síntesis EstratégicaAgenda de AprendizajeSíntesis EstratégicaAgenda de Aprendizaje


VI. Recursos financieros

VII.Recursos materiales

VIII.Asuntos varios

Arqueo caja chicaArqueo vales de gasolinaSaldos en bancosCancelación de firmasUltimo cheque expedidoCheques pendientes de entregarInventario cheques en blancoInversiones en valores, títulosRelación ejecutivos de cuentaConciliación bancariaOtros valores

Arqueo caja chicaArqueo vales de gasolinaSaldos en bancosCancelación de firmasUltimo cheque expedidoCheques pendientes de entregarInventario cheques en blancoInversiones en valores, títulosRelación ejecutivos de cuentaConciliación bancariaOtros valores

InventariosEquipo de computoTelefonía celularAdquisicionesContratos y su situaciónLibros, manuales y publicacionesBibliotecaArchivos

InventariosEquipo de computoTelefonía celularAdquisicionesContratos y su situaciónLibros, manuales y publicacionesBibliotecaArchivos

Comprobantes de no AdeudoRevocación de PoderesCancelación de claves de sistemasDeclaración patrimonial

Comprobantes de no AdeudoRevocación de PoderesCancelación de claves de sistemasDeclaración patrimonial

1. Minimizar la duración del período de aprendizaje.

2. Minimizar la baja en productividad durante el período de aprendizaje.

3. Maximizar el incremento en desempeño después del cambio.

4. Desarrollar capacidades de mejora continua para maximizar los resultados de largo plazo.

Objetivos específicos

Tiempo

Desempeño objetivo del

Área

Des

empe

ño o

pera

tivo

Cambio del funcionario

1

2

3

Fase estable

4

“Áreas de Oportunidad”

Ciclo Operativo del Proceso Transmisión del Conocimiento

Ingreso del funcionario

Fase transición


Proceso de transmisión del conocimiento

1. Estabilidad. En esta fase, se cuenta con un funcionario en el puesto que mantieneen actualización permanente la información que genera, así como los conocimientospara el manejo del mismo. En esta fase se genera y actualiza el capital intelectual.

2. Vacancia. Esta fase se presenta cuando se genera la movilidad del funcionario.

3. Transición. Es la fase en el cual el funcionario entrante toma cargo del puesto einicia su operación y la generación de resultados bajo sus decisiones. En esta fasese transmite el conocimiento.

Para que se dé el proceso transmisión del conocimiento, se requiere una estrategia en quede manera continua los funcionarios generen la información, para que en cualquiermomento se pueda dar la movilidad institucional.

Estabilidad Vacancia Transición

Fases del proceso de transmisión del conocimiento


Que implica su desarrollo:

Es la base de la transición.

El funcionario que ocupa un puesto durante la fase de estabilidad integra información en losformatos diseñados para tal fin.

El funcionario debe validar la Síntesis con su jefe inmediato.

En el caso de un cambio como resultado de una transferencia a una nueva posición en el Instituto,la revisión del contenido actualizado con el jefe, puede darse a través de una conversación entre elfuncionario que entrega, el entrante y el jefe.

Síntesis Estratégica:Este documento permite, a quien toma el puesto, dar continuidad a lasestrategias institucionales y del área.


I. Objetivos del área y TGEII. Riesgos.III. Proyectos y asuntos en proceso.IV. Asuntos pendientes.V. Gestión: reportes que genera el área.VI. Participación en comités , grupos de trabajo, comisiones o entidades externas.VII. Recomendaciones al funcionario entrante.VIII. Directorio de funcionarios y contactos relevantes.IX. Prioridades del jefe inmediato para el nuevo ocupante del puesto.


Contenido de la Síntesis Estratégica

En qué consiste:

La información de la agenda complementa la contenida en la Síntesis Estratégica.

Es el fundamento con el que se construye el Plan de Capacitación para el puesto.

Es el CONOCIMIENTO desarrollado tomando en cuenta las características del área; del puesto y del funcionario entrante sobre:

Temas institucionales: Marco jurídico; Marco operativo institucional; Políticas depersonal; Planeación institucional; Riesgos institucionales.

Temas del área: Análisis estratégico (proceso de planeación; riesgos; indicadores dedesempeño); Organización interna.

Información operativa del área: Servicios; Funciones; Sistemas


Agenda de Aprendizaje:Este documento permite, a quien toma el puesto, recibir losconocimientos necesarios para operarlo.


Contenido de la Agenda de Aprendizaje

Introducción.

Temas Institucionales:Normatividad general.Modelo Operativo Institucional.Temas de estrategia institucional.Otros temas relevantes.

Información del Área:Elementos de planeación del área.Organización interna.Características del talento de los integrantes del área.Información operativa básica del área.


Como se mencionó en el apartado de antecedentes, se implementó una herramientatecnológica (repositorio para actas administrativas de entrega-recepción) en el portalde la Intranet del Instituto cuyos beneficios son los siguientes:

Nuevo modelo de Entrega-Recepción

Agilización del proceso de entrega-recepción

Ahorro considerable en gastos de viajes y viáticos

Integración de información ágilmente

mediante repositorios en la Intranet

Ahorro considerable en recursos materiales

(papel, toner, fotocopias, etc…)

Información sistematizada,

actualizada y disponible permanentemente para

los interesados

Procesos de transición mejor documentados y

con fase de acompañamiento

Se asegura la continuidad en la

operación Institucional

Capacitación en línea al personal Administrativo que nos apoya desde las

Delegaciones

No es necesario viajar para celebrar los

procesos de entrega-recepción

Contar con una metodología del proceso de Entrega-Recepción en

el sistema CNOI


El acceso al repositorio se realiza a través del Portal de Intranet del Infonavit.

Se tiene por separado Oficinas de Apoyo y Delegaciones Regionales.

Cuenta con guías de uso detalladas.


La ubicación de las actas se realiza con base en la estructura organizacional.


Se muestran los apartados dentro de los cuales se sube la información que entrega el funcionario saliente y que viene relacionada en el acta correspondiente.


Se muestra la ruta en la que estamos posicionados.

Se muestra la información de anexos que corresponde al apartado del acta en el que estamos ubicados.


Mediante el módulo de administración se crean las rutas y se asignan los permisos de acceso para los interesados que intervienen en cada evento de entrega-recepción.


El acceso al repositorio que contiene los documentos para la transmisión del conocimiento se realiza a través del Portal de Intranet del Infonavit.

Al igual que en el repositorio de actas de entrega, los documentos también se separan en Oficinas de Apoyo y Delegaciones Regionales.

6. Estadísticas de procesos

Actas formalizadas

7. Conclusiones

Con estas herramientas, el proceso se ve fortalecido ya que se asegura la continuidad de laestrategia del área, permitiendo además que por una parte, el funcionario saliente realice unaentrega profesional de recursos materiales, financieros y capital intelectual, facilitando conesto que el funcionario entrante en el nuevo puesto logre lo siguiente:

1. El desarrollo de su plan estratégico aprobado por su jefe inmediato.2. Identificación de acciones a corto plazo.3. La integración de un equipo de trabajo ganador.

Asimismo, el Infonavit cuenta con:1. La institucionalización del proceso de entrega-recepción con la inclusión de la transmisión del

conocimiento en toda la organización.2. Síntesis estratégicas y agendas de aprendizaje (activos intelectuales) de todos los puestos

estratégicos y tácticos y los mecanismos para mantenerlos actualizados.3. Oportunidades y sugerencias de mejora en aspectos de desarrollo organizacional (estrategia;

procesos. personas; tecnología).4. Recomendaciones sobre la alineación de todos los puestos en relación a la estrategia del

Instituto.

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