manual general de entrega-recepción

MUNICIPIO DE JUÁREZ, CHIH.

MANUAL GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS

DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Manual General de Procedimientos Municipio de Juárez

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PRESENTACIÓN Uno de los principios fundamentales y prioritarios de la Administración Publica Municipal

es la de realizar acciones que procuren la legalidad, la eficiencia, eficacia y transparencia

en el manejo de los recursos públicos.

En congruencia con los mismos, se presento al H. Ayuntamiento del Municipio de Juárez

un reglamento interno que establece las normas y condiciones legales para la Entrega –

Recepción de las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos de la

Administración Publica Municipal.

Como complemento y con el fin de definir la operatividad específica que establece las

disposiciones conforme a las cuales los Servidores Públicos de la Administración Pública

del Municipio de Juárez, al separarse de su empleo cargo o comisión, deberán rendir por

medios magnéticos y sus anexos , el acta administrativa, correspondiente al estado que

guardan los asuntos de su competencia y entregar los recursos humanos, materiales y

financieros que les hayan sido asignados para el ejercicio de sus funciones.

El presente Manual ha sido elaborado con base en el Acuerdo No. _87__ del H. Cabildo,

donde se autorizó el Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración Pública

del Municipio de Juárez, en el que se establecen los requisitos para los procedimientos de

la Entrega – Recepción por término e inicio de un ejercicio constitucional, así como cuando

por causas distintas al cambio de administración, deban separarse de su cargo los

servidores públicos.

Este manual comprende el marco jurídico, las disposiciones administrativas, la

metodología para el proceso de Entrega – Recepción, criterios para la elaboración del acta

administrativa, formatos y anexos.

ESTE:


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1. INTRODUCCIÓN

Este manual comprende el marco jurídico, las disposiciones administrativas, la

metodología para el proceso de Entrega – Recepción, criterios para la elaboración del acta

administrativa, formatos y anexos

El presente manual esta integrado por diez capítulos, de los cuales en el capitulo uno, se

realiza la presentación al lector del porque se documenta este manual general, así como

que se espera sea el contenido al interiorizarse en la lectura o uso del mismo.

Los capítulos del dos al ocho, que aparte de establecer el contenido, analiza aspectos que

están incorporados al manual, previendo la lectura y uso del mismo por un amplio grupo de

funcionarios públicos a veces no familiarizados con los términos del contenido, así como

con los objetivos del propio manual, el marco jurídico- normativo que lo sustenta y las

políticas de aplicación general que permiten tomar criterios al momento de su aplicación

operativa.

Una tercera y última parte esta integrada por los capítulos nueve y sus subcapítulos,

correspondientes, donde ya se llevan al plano de de la dinámica operativa del proceso

general de Entrega – Recepción de la Administración Publica Municipal, por último un

capitulo diez, con los formatos y anexos que se utilizaran en la recopilación de la

información así como su respectivo instructivo para el llenado de estos.


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2. IDENTIFICACIÓN DEL MANUAL

CLAVE DEL MANUAL:

MGP-001-CM

TÍTULO:

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA –

RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL.

APROBACIÓN DEL H. AYUNTAMIENTO:

NÚMERO DE SESIÓN: 92 ORDINARIA

FECHA: 22 DE ABRIL 2010

RESPONSABLE DE APLICACIÓN:

CONTRALORÍA MUNICIPAL.

Dirección de Contraloría fiscal y Auditoría Interna

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN, REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y

CONTROL:

CONTRALORÍA MUNICIPAL

Dirección de Contraloría fiscal y Auditoría Interna


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REGISTRO DE REVISIONES

CONTRALORÍA MUNICIPAL

No. de Revisión

Fecha Cambio

NOMBRE PUESTO

ELABORÓ LAE y M, A Encarnación López Pérez

Auditor - Analista

REVISÓ C.P. Miguel López Aguirre Director de Contraloría Fiscal y Auditoría Interna

VALIDÓ

C.P. Alejandro Aguirre Aguirre Contralor Municipal

Lic. María Isela Torres Hernández

Secretaria Técnica

Lic. Tomas Bustamante Moreno Secretario del Ayuntamiento

Dr. Leonardo Villar Calvillo Síndico Municipal


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3. CONTENIDO DEL MANUAL

Presentación

1. Introducción

2. Identificación del Manual

3. Contenido del Manual

4. Abreviaturas y Siglas

5. Objetivos del Manual

6. Definiciones Generales

7. Marco Legal y Atribuciones

8. Políticas Generales

9.Sección de Procedimientos

9.b Diagrama de flujo (para Entrega – Recepción general e Individual)

9.1 Procedimiento General para la realización de Actividades (Preparatorias) a las

de Planeación, Integración de la Información y Acta de Entrega – Recepción.

9.1.1 Propósito

9.1.2 Alcance

9.1.3 Definiciones

9.1.4 Políticas de Operación

9.1.5 Responsabilidades

9.1.6 Descripción del Procedimiento

9.1.7 Diagrama de Flujo

9.1.8 Formatos aplicables y anexos

9.2 Procedimiento General para la Planeación de Actividades Previas al Acta

de Entrega – Recepción.

9.2.1 Propósito

9.2.2 Alcance

9.2.3 Definiciones



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9.3 Procedimiento General para la Integración de la Información en el Proceso de

Entrega _ Recepción de la Administración Publica Municipal

9.3.1 Propósito

9.3.2 Alcance

9.3.3 Definiciones






9.4 Procedimiento General del Acto de Entrega – Recepción de la Administración

Pública Municipal.

9.4.1 Propósito

9.4 2 Alcance

9.4.3 Definiciones




9.4 7 Diagrama de Flujo


10. ANEXOS.


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4. ABREVIATURAS Y SIGLAS

UOM: Siglas de Unidad de Organización Municipal, figura mediante la cual se puede hacer

referencia a una determinada dependencia, dirección de área coordinación, departamento

o equivalente.

N/A: No aplica

Etc.: etcétera

CM: Contraloría Municipal

CD: Disco Compacto

CD-R: Disco Compacto Grabable

SMGDF: Salario Mínimo General en el Distrito Federal


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5. OBJETIVOS GENERALES

1) Proporcionar el esquema normativo y los criterios, conforme a los cuales los

Servidores Públicos que se separen de su cargo en la Administración Publica

Municipal deberán entregar en forma ordenada y transparente los asuntos,

oficinas e instalaciones a fin de asegurar la continuidad en las acciones y la

realización de las metas y objetivos.

2) Establecer las responsabilidades de cada integrante de la Comisión de Entrega –

Recepción según su participación en los procesos que se generen

3) Establecer los principales procedimientos que se realizan, su propósito, alcance y

políticas de operación.

4) Constituir dicho manual como una herramienta de capacitación para los

funcionarios Municipales involucrados directamente en los procesos de Entrega –

Recepción.

5) Mostrar a la sociedad que el manejo honesto y racional de los recursos de cada

una de las Dependencias y Entidades que lo conforman, se llevo de una forma

metódica , sencilla y ordenada lo que permitirá a cada una de ellas tener la misma

continuidad.


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6. DEFINICIONES

Alcance: Es el campo de acción sobre el cual tendrá injerencia un procedimiento,

definiendo los limites dentro de los cuales se aplicaran las políticas y descripción de

actividades que se incluyan.

Contenido del manual: Se refiere al índice del manual

Contraloría Municipal: Dirección encargada de revisar las cuentas publicas del Gobierno

Municipal. .

Definiciones Especificas: Significado de aquellos conceptos o términos que se

mencionan en los procedimientos y que se crea conveniente explicar.

Definiciones Generales: Significado de aquellos conceptos o términos que se mencionan

a lo largo de un manual y que su concepto sirve como marco de referencia para la

aplicación de las políticas y procedimientos:

Dependencias Municipales: Aquellas definidas por el Reglamento Orgánico de la

Administración Publica del Municipio de Juárez, para el despacho de las atribuciones del

Presidente Municipal. Se excluyen por definición los organismos descentralizados y

aquellos del ámbito del Ayuntamiento.

Diagrama de flujo: Representación grafica de la secuencia de actividades de un

procedimiento:

Formatos aplicables: Son aquellos formularios impresos que se utilizan en las diferentes

actividades de un procedimiento.

Identificación del manual: Es la página del manual donde se incluyen todos los datos

generales del manual, tipo, titulo, aprobación del Ayuntamiento, responsable de

elaboración, actualización y aplicación

Marco legal y Atribuciones: Es el fundamento jurídico que en términos generales

respalda el contenido del manual tanto en lo referente a los procedimientos y organización

como a las atribuciones de la dependencia responsable de su aplicación, Pueden ser

leyes, decretos, reglamentos, acuerdos u otros ordenamientos vigentes.


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Objetivo del Manual: Es aquello que concretamente se busca conseguir por medio del

manual una vez que se aplique.

Políticas de Operación: Son aquellas que pretenden regular el funcionamiento del

procedimiento en lo referente a tiempos, formas y condiciones, entre otras variables.

Políticas Generales: Aquellas que contienen los manuales generales y que pretenden

establecer lineamientos relacionados con la aplicación de cada manual.

Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si que se

constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica

dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica las

actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de

recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para

lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Propósito: Es el objetivo que se pretende alcanzar con la documentación y realización del

procedimiento.

Contraloría Municipal: Dirección encargada de revisar las cuentas publicas del Gobierno

Municipal. .

Servidor publico: Persona que presta sus servicios personales en alguna Institución

Publica ya sea del ámbito Federal, Estatal o Municipal.

Dependencias.- Las señaladas en el Reglamento Orgánico de la Administración Pública

del Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua y aquéllas que se creen o establezcan

conforme a estos ordenamientos, incluyendo sus órganos desconcentrados y unidades

administrativas.

Entidades.- Los organismos públicos descentralizados, las empresas de participación

municipal, las sociedades o asociaciones asimiladas a éstos, los fideicomisos públicos

municipales y los organismos públicos municipales que con ese carácter sean creados

conforme al Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Juárez,

Estado de Chihuahua.

Unidad Administrativa.- Aquella que está integrada por los servidores públicos de un

área o varias de ellas, que en el desempaño de sus funciones tienen propósitos y objetivos

comunes, sujeta al proceso de entrega – recepción a través del sistema informático.


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Funcionario del Sistema .- Servidor Público, titular de una Unidad Administrativa, responsable

de revisar y autorizar la información almacenada para la entrega-recepción.

Encargado.- Persona responsable de la captura en el sistema la información necesaria

para requisitar los formatos del sistema.

Enlace.- Servidor público que funge como vinculo entre las Unidades Administrativas de una

Dependencia o Entidad y la Contraloría a través de los Representantes.

Representante.- Persona adscrita a la Contraloría que dará seguimiento a la entrega-recepción de

las Unidades Administrativas de las Dependencias y Entidades y/o participe en los actos de

entrega-recepción.

El Sistema.- Es el Sistema Informático de Entrega – Recepción, que se utilizará como

herramienta tecnológica de captura, control y seguimiento para el proceso de Entrega-

Recepción.

Reglamento.- Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración Pública del

Municipio de Juárez.

Manual.- El presente Manual de Procedimientos para la Entrega-Recepción de la

Administración Pública Municipal-

Formatos.- Los formatos del sistema informático donde consta la relación de los

conceptos sujetos a entrega-recepción.

Bitácora.- Corresponde al registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo como

resultado de la supervisión y seguimiento del avance en el cumplimiento de la captura de

la información en el sistema de entrega – recepción. Esta bitácora incluye todos los

sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las fallas que se

produjeron, los cambios que se introdujeron.

Área Administrativa.- Unidad que dentro de la Dependencia o Entidad es la encargada de

administrar los recursos de la misma, cualquiera que sea la denominación que adopte.

Encargado: Persona responsable de la captura en el Sistema de la información necesaria

para requisitar los formatos del Sistema

7. MARCO LEGAL Y ATRIBUCIONES


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El contenido del presente manual, así como la sustentación jurídica de los procedimientos

que se llevan a cabo en el mismo se encuentran regulados por:

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

La Constitución Política del Estado de Chihuahua

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua

Ley General del Sistema de Documentación e información Publica del Estado de

Chihuahua

El Código Municipal para el Estado de Chihuahua

El Reglamento Orgánico de la Administración Publica del Municipio de Juárez,

Estado de Chihuahua:

Reglamento Interno para la Entrega –Recepción de la Administración Publica del

Municipio de Juárez.

El Código Municipal para el Estado de Chihuahua y el Reglamento Orgánico de la

Administración Publica Municipal, señalan las atribuciones de la Contraloría

Articulo 61.

La Contraloría tendrá un titular denominado Contralor, cuyas atribuciones son:

Fiscalizar el ingreso y ejercicio del gasto público municipal y su congruencia con el

presupuesto de egresos.

Establecer y ejecutar las medidas de control y vigilancia administrativa, contable y

financiera de los organismos descentralizados y empresas de participación municipal.

Establecer las bases generales para la realización de auditorias e inspecciones a las

Dependencias.

Practicar auditorias e inspecciones a las Dependencias e informar del resultado de las

mismas al Presidente y al Sindico.

Recopilar, analizar y presentar la información requerida por el Presidente así como de

las auditorias, revisiones e inspecciones.


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Vigilar que las unidades administrativas municipales, cumplan con las disposiciones de

racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, establecidas en las normas jurídicas

aplicables y en los lineamientos que emita el Presidente Municipal, previo acuerdo del

Ayuntamiento.

Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los proveedores y contratistas de la

Administración.

Recibir y canalizar las denuncias, quejas y sugerencias presentadas por los

particulares con relación a los servicios que presta la Administración.

Tramitar las quejas y denuncias que se presenten en contra de los Servidores Públicos

Municipales, sustanciar el procedimiento y resolución correspondiente, así como emitir

recomendaciones de conformidad con lo dispuesto por la Ley de responsabilidades de

los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua.

Llevar actualizado el Padrón de proveedores y contratistas del Municipio; y señalar a

aquellos que por sus antecedentes de incumplimiento estén impedidos para volver a

ser considerados como tales.

Realizar la entrega – recepción de las unidades administrativas, Direcciones de

Área, Dependencias, organismos descentralizados y fideicomisos del Municipio.

Revisar los estados financieros que elabora la Tesorería y verificar que se remitan los

informes correspondientes al Síndico y a la Contaduría General del Congreso.

Vigilar que los ingresos municipales se enteren a la Tesorería conforme a los

procedimientos contables y disposiciones legales aplicables.

Ejecutar las amonestaciones a que se hagan acreedores los servidores públicos

municipales.

Recibir la manifestación de bienes de los servidores públicos municipales, en los

términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de

Chihuahua

Proponer al Presidente que se modernicen las estructuras, procesos y sistemas de las

Dependencias, en coordinación con la Secretaria Técnica.

Establecer canales que permitan a la ciudadanía vigilar el eficaz desempeño de los

Servidores Públicos Municipales.


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Poner a consideración del Presidente, las recomendaciones o sanciones a que se

hagan acreedores los Servidores Públicos en el desempeño de su función.

Las demás que señalen las Leyes, reglamentos y manuales de organización.


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8. POLÍTICAS GENERALES

De su contenido

1. El Manual General de Procedimientos deberá contener la información referente a

los principales procedimientos que se realizan en la Entrega – Recepción de la

Administración Pública Municipal.

De su alcance

2. El presente manual tiene aplicación para todas las unidades de organización que

comprenden la Administración Pública Municipal, (Dependencias Municipales,

descentralizadas y Fideicomisos).

De su cumplimiento

3. Los diferentes procedimientos existentes, así como las disposiciones que contiene

deberán de realizarse conforme a lo establecido en este Manual General de

Procedimientos.


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9. PROCEDIMIENTOS GENERALES

Diagrama general del Proceso de Entrega – Recepción.

H. Ayuntamiento Contraloría Dependencia ó Entidad

Reglamento de Entrega – Recepción de

la Administración Pública Municipal

Manual de Entrega -

Recepción

Actividades preparatorias

Sistematización Electrónica del

Información

Capacita y asesora

Seguimiento al proceso

Supervisa integración de

la información

Recibe copia de Acta de Entrega - Recepción

Comunicación del

sistema

Recibe capacitación y

asesoría

Resolución de pendientes

administrativos

Elabora Acta de Entrega – Recepción y

genera CD

Formaliza la

Entrega - Recepción

Reglamento de Entrega – Recepción de

la Administración Pública Municipal


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De las Actividades Generales por Tipo de Usuario.

Accede al sistema

Da de alta Encargados

Determina formatos

aplicables

Valida y autoriza

Inicia Entrega -

Recepción

Firma acta y CD

Captura

información

Identifica Unidades

Administrativas sujetas

al proceso de entrega -

recpeción

Solicita claves

Asigna claves

Valida y acepta

información

Genera CD

Llena e imprime acta y

organiza entrega -

recepción

Proporciona información

al nuevo funcionario

Entrega claves

Apoya, supervisa,

verifica, da seguimiento

y resuelve dudas

No

No

Sí

Sí

Funcionario Encargado Enlace Representante

Dependencia o Entidad OIC

No


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9.1 Procedimiento para la Realización de Actividades Previas (Preparatorias) a las de Planeación, Integración de la Información y acta de Entrega – Recepción.

9.1.1 Propósito

Establecer un procedimiento único y sistemático que permita desarrollar y

atender de forma clara y precisa, las actividades previas al inicio del proceso

general de Entrega – Recepción de la Administración Pública Municipal.

9.1.2 Alcance

Todas las Dependencias Municipales, Descentralizadas y Fideicomisos

Contraloría

9.1.3 Definiciones específicas

Informe de Auditoría: "Es un medio formal para comunicar los objetivos de la

Auditoría, el cuerpo de las normas de Auditoría, el alcance de la Auditoría, y los

hallazgos y conclusiones"

Solventación: Es la aclaración a una observación hecho por los órganos

revisores

Proyecto: Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector público

necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma

de inversión tendientes a la creación, ampliación y/o conservación de patrimonio

nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecución

de los proyectos de inversión física, necesarios para la construcción, ampliación

o remodelación de inmuebles y los estudios de pre inversión, ya sean por

contrato o por administración.

Obra Pública: Todo trabajo que tenga por objeto crear, construir, conservar,

mantener, reparar, modificar o demoler bienes inmuebles.

Observaciones: Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores

en el curso de las Auditorías


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Reglamento: Reglamento de la Entrega – Recepción de la Administración

Pública del Municipio de Juárez.

Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoría


Del Sistema:

1. La Entrega – Recepción se realizará única y exclusivamente mediante la

utilización del Sistema diseñado, autorizado y establecido para tal efecto.

Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la Dirección

de Informática del Municipio.

De los Simulacros

2. La Administración del Sistema, estará a cargo de la Dirección de

Informática del Municipio.

3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de Entrega

– Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio de la

administración. La Contraloría, establecerá agenda para tal función.

4. Los titulares de las Dependencias y Entidades deberán proporcionar las

facilidades necesarias para que las Unidades Administrativas, adscritas a

las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones

normativas y a las particulares que se establecen el presente Manual.

Del llenado de los Formatos

5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos para

alguna unidad administrativa, Director General de ésta, o su equivalente,

deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e implementación

de los formatos.

De los Imprevistos

6. Cualquier otro aspecto no contemplado en este Manual, deberá tratarse

directamente con el Representante de la Contraloría.

De la Participación


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7. Las Dependencias Municipales y las Descentralizadas deberán

proporcionar el listado con los nombres de los empleados que van a

participar como enlaces

8. Todas las Dependencias sin excepción estarán obligadas a brindar todas

las facilidades a los Representantes , Personas adscritos a la Contraloría

para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción

9.1.5 Responsabilidades:

Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)

1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que

le apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la

información que no se le entregue.

2. Autentificar la veracidad de la información y dar solución a los asuntos

pendientes de trámite, con la finalidad de que al momento de la entrega,

éstos se reduzcan al mínimo posible.

3. Llevar a cabo el proceso de Entrega - Recepción de la Unidad

Administrativa a su cargo.

4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto

de entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la

realización del mismo.

5. Solicitar al área administrativa de la Dependencia o Entidad la información

necesaria para el llenado de los formatos correspondientes.

6. Validar y autorizar la información de los formatos que le apliquen.


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Del Encargado

7. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido

asignados por el Funcionario.

8. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en

cada formato.

9. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen

respecto a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido

designada.

Del Enlace

1. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integración de la

información y dar apoyo a las unidades administrativas de su

Dependencia o Entidad.

2. Resolver dudas a las unidades administrativas con respecto al manejo de

Sistemas Informáticos

3. Participar y coordinar los actos de entrega-recepción de las Unidades

Administrativas de su Dependencia o Entidad, de acuerdo a lo estipulado

en este manual y a la normatividad aplicable.

4. Informar al titular de su Dependencia o Entidad la situación que guarda el

proceso dentro de su organización.

5. Realizar respaldos de la información a las fechas de los cierres

preliminares, mediante un respaldo.


Hoja 23 de 188

6. Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario

correspondientes a las Unidades Administrativas de su Dependencia de

adscripción o Entidad y las suyas como usuario Enlace.

De la Contraloría

1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso

de Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del

presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan

de conformidad con el Reglamento.

2. Realizar visitas para la revisión y supervisión de la integración de la

información y documentación que soportará los formatos del sistema de

Entrega-Recepción.

3. Tramitar ante el administrador del sistema las contraseñas de Usuario y

Clave que se requieran y deberá proporcionarlas a quien corresponda.

4. Registraran las observaciones derivadas de las revisiones y

cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora


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9.1.6 Descripción del procedimiento:

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INICIA

1 Dependencia y/ o

descentralizada

Identifica los Proyectos y Obras en Desarrollo

que opera a la fecha.

2 Verifica la operación y Estado actual de los

Proyectos y Obras

3 Realiza y Constata avances y Condiciones de

las Obras Desarrolladas

4

Revisa los Informes de Auditoria practicados por

los diversos Órganos de Fiscalización y Control

(Internos y Externos), respecto a la solventación

de Observaciones

5

Atiende las recomendaciones Preventivas y

Correctivas , procurando sean mínimas las que

queden pendientes de Solventar

6

Actualiza y en su caso Instrumenta los

Manuales Y Criterios específicos de

conformidad con el Reglamento.

F I N


Hoja 25 de 188

Del Procedimiento para Realización de Actividades Previas

DEPENDENCIA Y /

DESCENTRALIZADAS

DEPENDENCIA Y /

DESCENTRALIZADAS

1 2 3 4

5 6

IDENTIFICA PROYECTOS Y

OBRAS ACTUALES

INICIA

VERIFICA OPERACIÓN Y ESTADO ACTUAL DE LOS

PROYECTOS

VERIFICA PROGRAMA, AVANCES Y CONDICIONES OBRA DESARROLLADA,

REVISA INFORMES DE AUDITORIA RESPECTO A

SOLVENTACIONES Y OBSERVACIONES

DEJA MÍNIMAS POR

SOLVENTAR

ATIENDE RECOMENDACIONES

PENDIENTES

ACTUALIZA Y EN SU CASO INSTRUMENTA “MANUALES Y CRITERIOS ACORDES AL

REGLAMENTO”

F I N


Hoja 26 de 188

9.1.8 Formatos Aplicables

N/A


Hoja 27 de 188

9.2 Procedimiento para la Planeación de Actividades previas, al

acta de Entrega – Recepción.

9.2.1 Propósito

Establecer un procedimiento único y sistemático que permita llevar a cabo de manera organizada y eficaz, el proceso de Entrega – Recepción de la Administración Publica Municipal.

9.2.2 Alcance


Contraloría


Informe de Auditoria: "Es un medio formal para comunicar los objetivos de la

Auditoría, el cuerpo de las normas de Auditoría, el alcance de la Auditoría, y los

hallazgos y conclusiones"


revisores

Proyecto: Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector público

necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma

de inversión tendientes a la creación, ampliación y/o conservación de patrimonio

nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecución

de los proyectos de inversión física, necesarios para la construcción, ampliación

o remodelación de inmuebles y los estudios de pre inversión, ya sean por

contrato o por administración.

Obra Pública: Todo trabajo que tenga por objeto crear, construir, conservar,

mantener, reparar, modificar o demoler bienes inmuebles.

Observaciones = Se refiere al señalamiento que realizan los órganos revisores



Hoja 28 de 188





Del Sistema:







De los Simulacros








Del llenado de los formatos




de los formatos.

De los Imprevistos




Hoja 29 de 188





las facilidades a los Representantes, Personas adscritos a la Contraloría




1. Cada Unidad Administrativa deberá actualizar permanentemente la

información de acuerdo a los formatos que le apliquen. El funcionario

entrante no tendrá responsabilidad sobre la información que no se le

entregue.

2. Es responsabilidad del Funcionario del Sistema, la veracidad de la

información y dar solución a los asuntos pendientes de trámite, con la

finalidad de que al momento de la entrega, éstos se reduzcan al mínimo

posible.

3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad









Hoja 30 de 188

Del Encargado

1. Capturar la información correspondiente en los formatos que le

hayan sido asignados por el Funcionario.

2. Mantener permanentemente actualizada la información consignada

en cada forrmato.

3. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se

generen respecto a la naturaleza, y procedencia de la información

que le haya sido designada.

Del Enlace




2. Resolver dudas a las unidades administrativas.






5. El Enlace deberá realizar respaldos de la información a las fechas de los

cierres preliminares, mediante un respaldo.


Hoja 31 de 188


correspondientes a las Unidades Administrativas de la Dependencia o

Entidad y las suyas como usuario Enlace.

De la Contraloría

1. La Contraloría, en el ámbito de su competencia, coordinará, asesorará y

brindará apoyo acerca de las acciones del proceso de Entrega-Recepción,

en los términos de la normatividad aplicable, del presente manual y de las

disposiciones que para tal efecto establezcan de conformidad con el

Reglamento.

2. Personal de la Contraloría, realizarán visitas para la revisión y supervisión

de la integración de la información y documentación que soportará los

formatos del sistema de Entrega-Recepción.

3. Los Representantes tramitarán ante el administrador del sistema las

contraseñas de Usuario y Clave que se requieran y deberá proporcionarlas

a quien corresponda.

4. Los Representantes registraran las observaciones derivadas de las

revisiones y cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una

bitácora.


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INICIA

1 Contraloría Comunica la necesidad a las dependencias y entidades Municipales de integrarse a los trabajos de la entrega – recepción.

2 Dependencias y entidades Municipales

Comunica a sus principales Colaboradores y a la vez estos promueven con las personas que mas relación directa tengan las funciones primordiales de acuerdo a su Área de responsabilidad

3 Contraloría Comunica la realización de platicas por dependencia y entidad municipal acerca del proceso y sistemas a llevar en el mismo

4

Espera el comunicado de quienes participaran como (enlaces) y lo participa al Auditor que fungirá como Representante por parte de la Contraloría de acuerdo a la distribución de las Dependencias realizado en forma interna previo al mismo

5 Representante de la Contraloría

Proporciona de acuerdo al Reglamento , asesoría y orientación a los servidores públicos que lo requieran, y que por ende les permita cumplir con el proceso

6

Coordinador del proceso / Representante de la Contraloría

Dan seguimiento al proceso en cada una de las dependencias y entidades , mediante monitoreo , vía sistema informático , además de realizar visitas físicas de supervisión a las unidades administrativas

7 F I N


Hoja 33 de 188

9.2.7 Diagrama de flujo

Del Procedimiento para Realización de Planeación de Actividades Previas (Entrega –

Recepción).

CONTRALORÍA DEPENDENCIA Y / O

ENTIDADES MUNICIPALES

COORDINADOR DEL PROCESO /

REPRESENTANTES DE LA

CONTRALORÍA

1 3 4 5

2

6

COMUNICA A LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES, SE INTEGREN A LOS TRABAJOS ENTREGA – RECEPCIÓN

I N I C I A

RECIBE INVITACIÓN Y COMUNICA A COLABORADORES ASÍ COMO AL PERSONAL PERTINENTE

COMUNICA REALIZACIÓN DE PLATICAS POR UNIDAD MUNICIPAL SOBRE EL PROCESO Y SISTEMAS APLICABLES

ESPERA COMUNICADO DEL LISTADO DE ENLACES Y COMUNICA AL AUDITOR QUE PARTICIPARA COMO REPRESENTANTE DE CONTRALORÍA

PROPORCIONA ASESORIA Y ORIENTACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS, QUE LO REQUIERAN CON

BASE AL REGLAMENTO.

DAN SEGUIMIENTO EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES MUNICIPALES POR MONITOREO INFORMÁTICO Y

SUPERVISIÓN FÍSICA

A

A

F I N


Hoja 34 de 188

9.4.8 Formatos aplicables

N/A.


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9.3 Procedimiento para la Integración de la Información en el

Proceso de Entrega – Recepción de la Administración Pública

Municipal

9.3.1 Propósito

Establecer un procedimiento único y sistemático que establezca el como

proceder en la resolución de pendientes administrativos , así como la integración

y supervisión de la información que se deberá preparar para llevar a cabo la

entrega formal y oficial de los recursos y su validación

9.3.2 Alcance


Auditoría Interna

Contraloría

Servidores Públicos



revisores






Aspectos Jurídicos: Se integra por las leyes, decretos, acuerdo y/o

reglamentos que rigen la actuación de las Dependencia o Entidades y las actas

de sesiones de Cabildo, Juntas de Consejo o equivalentes.


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Situación Programática Presupuestal: Comprende el presupuesto global

asignado a la Dependencia o Entidad, correspondiente al ejercicio de que se

trate.

Recursos Financieros: Relativo a los recursos financieros que se entregan de

cada Dependencia o Entidad, así como los derechos y obligaciones

contraídos a esa fecha.

Recursos Humanos: Relativo conocer la estructura organizacional y el total del

personal que labora dentro de cada unidad administrativa y su situación laboral,

así como los manuales administrativos correspondientes

Recursos Materiales: Conformado por la relación de inventarios de bienes

muebles, bienes inmuebles propios o arrendados, y consumibles que sean

propiedad o estén en uso por el Gobierno Municipal en posición de una Unidad

Administrativa.

Obras Públicas y Programas Sociales: Comprende el inventario de las obras

y/o programas terminadas o que se encuentren en proceso en el momento de la

entrega durante el año en cuestión.

Derechos y Obligaciones: Se refiere a los derechos y obligaciones de la

Unidad Administrativa al momento de realizar el acto de entrega-recepción.

Archivos y Documentos: Se refiere al inventario de la documentación

correspondiente a programas, proyectos, acciones, relación de archivos, relación

de formas valoradas, etc.

Los Formatos: Los documentos donde consta la relación de los conceptos

sujetos a entrega-recepción.


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DEL SISTEMA:



Éste se ubicará en la dirección electrónica: http:// que indique la

Dirección de Informática del Municipio.



DE LOS SIMULACROS:

3. Durante la implementación, utilización y ejecución del Proceso de

Entrega – Recepción, se llevarán a cabo simulacros previos al cambio

de la administración. La Contraloría, (Órgano Interno de Control)

establecerá agenda para tal función.




normativas y a las particulares que se establecen en el presente Manual

DEL LLENADO DE LOS FORMATOS:

5. En caso de ser necesaria la implementación de formatos específicos

para alguna unidad administrativa, el Director General de ésta, o su

equivalente, deberán solicitar por escrito a la Contraloría, el diseño e

implementación de los formatos.

6. Sin excepción el auditor responsable deberá pedir, que los formatos

vallan requisitados en todos sus casilleros (campos), en caso de no


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existir información estos deberán llevar la palabra “no aplica” y el motivo,

de no hacerlo, dicha información no será validada como correcta.

7. Los Auditores responsables independientemente del cronograma de

visitas de supervisión y apoyo a las áreas asignadas, deberán realizar o

verificar la información que se este integrando por las áreas, cuentas

veces sea necesario.

DE LA INFORMACIÓN:

8. El único responsable de la calidad de la información, será

invariablemente el Titular de la Unidad (Responsable del Sistema).

9. El personal del Órgano Interno de Control en su calidad de testigo, en los

procesos de Entrega – Recepción, solo lo serán del hecho, mas no del

contenido de la información que se entrega.


visitas de supervisión y apoyo a las áreas asignadas, deberán realizar o

verificar la información que se este integrando por las áreas, cuentas

veces sea necesario.

DE LA PLANEACIÓN:





las facilidades a los Representantes , Personas adscritos a la Contraloría


13. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa, tienen que

ser gravables (CD-R).


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DEL SEGUIMIENTO:

14. Todo hecho relevante o resultado de las visitas de supervisión y

evaluación de avances deberá quedar registrado en la Bitácora que para

tal fin exista , ya que es una herramienta útil para constatar la calidad y

cantidad de trabajo, que se genera en la recopilación e integración de

información para la entrega - recepción

15. La información consignada en los diversos formatos o formatos del

sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo

responsable el Enlace de la dependencia, o Entidad o Unidad

Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos

discos compactos.

16. El Enlace que no muestre avances en la integración de la información que

le corresponda, se procederá de acuerdo al art. 29 fracción II del Código

Municipal respecto a las atribuciones del Presidente Municipal.

DEL ACTO PROTOCOLARIO: DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN

17. Los discos compactos, en su anverso deberán ser firmados en forma

autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de

igual manera que el acta.

18. En las Entregas generales , se incluirá la información de todas las

Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y en

el acta , también firmaran los titulares de las Unidades Administrativas

del nivel jerárquico inferior inmediato , siendo estos responsables de la

información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que

dependen de el.


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DE LOS IMPREVISTOS:


directamente con el Representante de la Contraloría



1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que le

apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la





3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad Administrativa a

su cargo.

4. Notificar por escrito a los servidores públicos que intervendrán en el acto de

entrega- recepción, al menos, con cinco días de anticipación a la realización

del mismo.




Del Encargado. 1. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido


2. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en cada

formato.


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3. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen respecto

a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido designada.

Del Enlace












Solicitar contraseñas de Usuario y Clave para usuarios tipo Funcionario



De la Contraloría

1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso de

Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del

presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan de

conformidad con el Reglamento.


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Entrega-Recepción.




cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora.


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INICIA

1

Contraloría

(Órgano Interno de

Control).

Se presenta la necesidad de entrega – recepción.

2 Auditores

Responsables

Se establece si es general (cambio de administración)

hace, contacto con Enlaces, o individual (entrega parcial

de una área especifica), paso # 10.

3 Auditores

Responsables

Inician supervisión Evaluación de acuerdo al Cronograma

establecido he integran de acuerdo a los Art. 17,18 del

Reglamento en los conceptos (Jurídica, Programación

Presupuestal, Financiera, de Recursos Humanos,

Materiales, obra y Programas Sociales, Derechos y

Obligaciones, Archivo y Documentos, otros Asuntos en

Tramite) .de acuerdo a definiciones especificas.

4 Auditores

Responsables

Mediante monitoreo en el sistema evalúan avances en el

llenado de formatos y la integración de la información, así

como su clasificación, de acuerdo al % y calidad de la

información toma la decisión de ir, al área SI o NO.

5 Auditores

Responsables

Registra en la bitácora electrónica y comunica avances y

fallas que se observaron en el seguimiento, para

conocimiento de su Superior Jerárquico en la Contraloría,

regresa al paso # 4.

6

(Órgano Interno de

Control) Auditores

Responsables

Participa en el primer simulacro, en forma conjunta de

todos los actores. (Involucrados).

7 Auditores SI: todo esta correcto regresa al paso # 5, No esta


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Responsables correcto, se hace del conocimiento al Director General

del Área, y Realizan los ajustes de acuerdo a la

problemática presentada. Y regresa paso # 5.

8

En forma conjunta realizan el 2º simulacro y por ende

definitivo, en este no debe quedar nada fuera de

consideración (formatos y anexos completos, información

de calidad, ubicación exacta de la misma en los sistemas

de almacenamiento documentales y digitales...

9 Espera al Procesos de acta de entrega- recepción.

(Fecha formal).

10 Si es entrega individual, recibe comunicación verbal y por

oficio del Área y persona que realiza la entrega

11 Establece los formatos que debe llenar según el Área ya

que previamente esto esta establecido

12 Asesora en el llenado de los mismos y realizar muestra

del contenido de la información integrada.

13 Espera día y hora para asistir al Acta de Entrega –

Recepción

FIN


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Hoja 46 de 188


FORMATOS Y DESCRIPCION SE DOCUMENTAN EN EL CAPITULO # 10

ANEXOS

Relación de anexos y nombre de los mismos.


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9.4.8 Formatos Aplicables


Hoja 48 de 188


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9.4 Procedimiento del Acta de Entrega – Recepción de la

Administración Pública Municipal

9.4.1 Propósito

Establecer un procedimiento único y sistemático que establezca el como proceder y con ello garantizar la continuidad de la Administración Publica Municipal, que asegure a quien recibe , se entregan a satisfacción todos los asuntos y recursos en cumplimiento del Art. 17 del Reglamento de Entrega – Recepción, y del Art.1 del mismo Reglamento. .

9.4.2 Alcance


Auditoria Interna

Contraloría

Servidores Públicos

Administración Municipal Entrante

Comisión Receptora

Comisión de Enlace



revisores


en el curso de las Auditorias



Solventado: Que atendió y soluciono las observaciones de la Auditoria

Aspectos Jurídicos: Se integra por las leyes, decretos, acuerdo y/o

reglamentos que rigen la actuación de las Dependencia o Entidades y las actas

de sesiones de Cabildo, Juntas de Consejo o equivalentes.


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Situación Programática Presupuestal: Comprende el presupuesto global

asignado a la Dependencia o Entidad, correspondiente al ejercicio de que se

trate.

Recursos Financieros: Relativo a los recursos financieros que se entregan de

cada Dependencia o Entidad, así como los derechos y obligaciones

contraídos a esa fecha.

Recursos Humanos: Relativo a conocer la estructura organizacional y el total del personal que labora dentro de cada unidad administrativa y su situación laboral, así como los manuales administrativos correspondientes

Recursos Materiales: Conformado por la relación de inventarios de bienes muebles, bienes inmuebles propios o arrendados, y consumibles que sean propiedad o estén en uso por el Gobierno Municipal en posición de una Unidad Administrativa. Obras Públicas y Programas Sociales: Comprende el inventario de las obras y/o programas terminadas o que se encuentren en proceso en el momento de la entrega durante el año en cuestión.

Derechos y Obligaciones: Se refiere a los derechos y obligaciones de la Unidad Administrativa al momento de realizar el acto de entrega-recepción.

Archivos y Documentos: Se refiere al inventario de la documentación correspondiente a programas, proyectos, acciones, relación de archivos, relación de formas valoradas, etc. Los Formatos: Los documentos donde consta la relación de los conceptos

sujetos a entrega-recepción.

Manual de Entrega – Recepción: Guía que permite a los responsables de la

entrega preparar la documentación siguiendo los diferentes procedimientos

establecidos como necesarios para realizar la correcta Integración de la

información y preparación de los paquetes que constituyen en su conjunto el

estado de la Administración Municipal que se entrega


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Calendario de Actividades: Relación cronológica de actividades y tiempos que

se desarrollaran desde el Inicio hasta el termino de la Entrega – Recepción.

Acta Administrativa de Entrega – Recepción: Documento en el que se hace

constar el acto de entrega – recepción, señalando las personas que intervienen

y la relación de las obras y programas recursos humanos, materiales,

financieros, y archivos que se entregan y reciben

9.4.4 Políticas de Operación.

Del Sistema







De los Simulacros








Del llenado de los Formatos




Hoja 52 de 188


de los formatos.

De los Imprevista



De la participación





las facilidades a los Representantes, Personas adscritos a la Contraloría

para el cabal seguimiento del proceso de entrega – recepción.

Del llenado y supervisión de los Formatos

9. Sin excepción el auditor responsable deberá pedir, que los formatos

vallan requisitados en todos sus casilleros (campos), en caso de no existir

información estos deberán llevar la palabra “no aplica” y el motivo, de no

hacerlo dicha información no será validada como correcta.

10. Los Auditores (Responsables) deberán indicar en sus funciones de

supervisión se incorpore información o documentación que a su criterio y

experiencia no esta siendo considerada para la Entrega – Recepción.

11. El único responsable de la calidad de la información, será invariablemente

el Titular de la Unidad (Responsable del Sistema).


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De las Responsabilidades

12. El personal del Órgano Interno de Control en su calidad de testigo, en los

procesos de Entrega – Recepción, solo lo serán del hecho, mas no del

contenido de la información que se entrega.


visitas de supervisión y apoyo a las aéreas asignadas, deberán realizar o

verificar la información que se este integrando por las aéreas cuentas

veces sea necesario. Del Cumplimiento en los Avances

14. Todo hecho relevante o resultado de las visitas de supervisión y

evaluación de avances deberá quedar registrado en la Bitácora que para

tal fin exista , ya que es una herramienta útil para constatar la calidad y

cantidad de trabajo, que se genera en la recopilación e integración de

información para la entrega - recepción

De las Responsabilidades

15. La información consignada en los diversos formatos o formatos del

sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo

responsable el Enlace de la dependencia, o Entidad o Unidad

Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos

discos compactos.


autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de

igual manera que el acta.

Del Contenido de la Información (llenado)

17. En las Entregas generales , se incluirá la información de todas las

Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y en

el acta , también firmaran los titulares de las Unidades Administrativas del


Hoja 54 de 188

nivel jerárquico inferior inmediato , siendo estos responsables de la

información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que

dependen de el .

18. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa, a tienen que

ser gravables (CD-R).

De la Responsabilidades

19. El Enlace que no muestre avances en la integración de la información que

le corresponda, se procederá de acuerdo al art. 29 fracción II del Código

Municipal respecto a las atribuciones del Presidente Municipal.

20. Todos los Servidores Públicos Sujetos al Reglamento de Entrega –

Recepción deberán mantener permanentemente actualizados sus

registros, controles y demás documentación previo y posterior a la

aprobación de la integración de los paquetes por el Órgano Interno de

Control

21. La entrega – recepción general deberá hacerse invariablemente entre

servidores públicos salientes y servidores públicos titulares entrantes.

Del Protocolo de la Entrega – Recepción

22. El documento del acta de Entrega – Recepción no deberá contener

borraduras , tachaduras o enmendaduras

23. Se elaborarán tres ejemplares, firmados en forma autógrafa por quien entrega; quien recibe; y los demás que intervienen en el acto. La distribución del acta administrativa de entrega-recepción, será la siguiente:

I. Funcionario entrante. II. Funcionario saliente. III. Representante del ÓRGANO Interno de Control.


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Para efectos de intervenciones en actos de entrega-recepción y firma de la respectiva acta, podrá asistir personal de la Contraloría distinto al nombrado Representante.

24. El acto de entrega-recepción deberá celebrarse en las oficinas donde haya despachado el funcionario saliente, salvo que exista plena justificación para darse la formalización en lugar distinto, previo acuerdo con los servidores públicos que intervengan en el mismo.

General: Esta aplicada para la entrega del Presidente Municipal, Regidores, Síndicos, Directores, Coordinadores, o su equivalente, y demás Unidades Administrativas que tengan otras bajo su mando, en el caso de las Dependencias; y en las Entidades, los Titulares y demás Unidades Administrativas que tengan otras bajo su mando. Se incluye un apartado para la firma autógrafa de los responsables de unidades administrativas bajo el mando de la que realiza la entrega.

Individual: Este modelo de acta se utilizará para la entrega de las demás unidades administrativas.

25. Cuando un formato o anexo establecido en el sistema electrónico, no sea

utilizado por no ser aplicable en esa unidad administrativa, en la relación de formatos, del acta se le denominará “no aplica”. De los Criterios para la Elaboración de los Discos Compactos.

26. La información consignada en los diversos formatos o anexos del sistema, será congelada en el sistema y en los discos compactos, siendo responsable el Enlace de la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa, así como de etiquetar en forma personalizada dichos discos compactos.


autógrafa por quienes intervienen en la firma del acta y distribuidos de igual manera que el acta.

28. En el caso de entregas generales, se incluirá la información de todas las

Unidades Administrativas dependientes de la que realiza la entrega y, en el acta, también firmarán los titulares de las Unidades Administrativas del nivel jerárquico inferior inmediato, siendo éstos responsables de la información correspondiente a su Unidad Administrativa y la de las que dependan de ellos.


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29. Los CD serán proporcionados por la Unidad Administrativa y tienen que ser gravables (CD-R).

De los Criterios para el llenado de los Formatos o Anexos.

30. La utilización de archivos adjuntos son sólo para complementar la información que se requiere en los formatos.

31. El Enlace, en coordinación con los Funcionarios determinarán que

formatos le son aplicables a estos últimos.

32. Se define como responsable de elaboración a la persona que tiene a su cargo la función de registro, control o custodia de la información, documentación y recursos, según se especifica en los siguientes criterios y los instructivos de llenado de cada uno de los formatos que están en el propio sistema informático:

9.4.5 Responsabilidades: Del Director General de la Dependencia (Funcionario del Sistema)

1. Actualizar permanentemente la información de acuerdo a los formatos que

le apliquen. El funcionario entrante no tendrá responsabilidad sobre la





3. Llevar a cabo el proceso de Entrega-Recepción de la Unidad






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7. Encargado.

8. Obligaciones

9. Capturar la información correspondiente en los formatos que le hayan sido


10. Mantener permanentemente actualizada la información consignada en

cada formato.

11. Informar al Funcionario del Sistema sobre las dudas que se generen

respecto a la naturaleza, y procedencia de la información que le haya sido

designada.

Del Enlace









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De la Contraloría

1. Coordinar, asesorar y brindar apoyo acerca de las acciones del proceso

de Entrega-Recepción, en los términos de la normatividad aplicable, del

presente manual y de las disposiciones que para tal efecto establezcan

de conformidad con el Reglamento.



Entrega-Recepción.




cuestionamientos que les realicen los Enlaces en una bitácora.

5. Atender el acto protocolario del acta de Entrega –Recepción como

Coordinador y mediador del mismo


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INICIA

1 Órgano de Control

Interno

Aprueba la integración de los paquetes de información en

los términos que establece el Artículo 17Y 18 del

Reglamento Orgánico de la Entrega – Recepción.

2 Espera el Presidente Municipal Entrante sea reconocido

legalmente electo.

3 Presidente

Municipal Electo

Notifica por escrito la fecha de presentación y el nombre de

quienes integraran la Comisión de Enlace para los trabajos

de Entrega – Recepción.

4 Comisión de

Enlace

Se presenta ante el Órgano Interno de Control, para

establecer la Coordinación de la transferencia de

información sobre el estado que guardan los recursos

financieros , humanos materiales , obras y programas

asuntos jurídicos y generales, sin que esto incluya la

entrega formal de documentación.

5 Órgano de Control

interno

Recibe Comisión de Enlace y en representación del

Presidente Municipal saliente Acuerda con la Comisión

establece, términos y Cronograma de Recorridos a las

diferentes Dependencias Municipales.

6 Comisión de enlace

Inician recorridos , acompañados de personal de la

Contraloría ( Auditor responsable) siendo atendidos por los

Titulares de las Dependencias

7 Titulares de las

Dependencias

Reciben a la Comisión de Enlace, y les proporcionan

pormenores del manejo de la dependencia así como

contestan dudas manifestadas por los integrantes de dicha

comisión.


Hoja 60 de 188

8 Titulares de las

Dependencias

SI: todo es satisfactorio esperan que llegue el día de la

entrega formal (10 de octubre 2010), pasó # 11 NO:

regresa al paso # 7.

9

Órgano de Control

Interno

(Contraloría)

Llegado el día (10 de octubre del 2010), previamente hace

entrega a cada dependencia vía oficio del día y hora en que

se realizara la entrega formal de la dependencia a su cargo,

a quien será, los titulares entrantes , con el fin de que estén

preparados para las actividades que requiera dicho acto.

10 Titulares de la

Dependencia

Recibe oficio de notificación de entrega, día y hora por

dependencia, al Servidor Publico Entrante.

11 Servidor Publico

Entrante

Se presenta en la dependencia que va a recibir

acompañado de un testigo y del representante del Órgano

Interno de Control.

12 Servidor Publico

Saliente

Acompañado de un testigo por su parte inicia la entrega

formal de cargo y asuntos de su competencia Art. 17 y 18

del Reglamento.

13

Contraloría

(Representante del

Órgano Interno de

Control)

Da constancia del Inicia del acto protocolario de Entrega –

Recepción con la lectura y firma autógrafa, del Acta de

Entrega y sus anexos , por el Servido Publico que Entrega y

su testigo, así como por el Servidor Publico que Recibe y su

testigo Art. 20 del Reglamento de Entrega – Recepción.

14

Contraloría

(Representante del

Órgano Interno de

Control), Servidor

Publico Saliente y

Entrante.

El acta de Entrega – Recepción se presenta en medios

magnéticos y se integrara por triplicado, que corresponderá

un tanto para el Servidor Publico Entrante , otro para el

Servidor Publico Saliente y el tercero Para el Órgano

Interno de Control


Hoja 61 de 188

F I N.

Es acta individual?

15 Contraloría

(auditoria Interna )

Recibe aviso de la Dependencia de que están listos los

formatos y anexos que le corresponden, así como la hora

de la Entrega.

16 Se presenta a la Dependencia a para dar constancia del

hecho y realizar el Acta de Entrega

17

Si están listos genera el acta y constata la firma de la

misma No: regresa al paso # 15.

Distribuye las copias de acuerdo a lo que se establece en el

paso # 14.

F I N.


Hoja 62 de 188


1 3

7

4

2 No

8

SI

5

6 10

9

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

MUNICIPAL.

Organo de Control

Interno

Presidente Municipal

Electo

Comision de enlace de

la Adminiatracion

entrante

Titulares de las Dependencias

(Directores Generales) Auditoria Interna

Inicia

Aprueba integracion

paquetes Art. 17 y 18.Reglamento

Espera Reconocimiento formal del presidente Electo

Notfica Integracion de Comision y la Fecha de Presentacion al Organo de Control Interno

A

A

Establece

Coordinacion con Organo de Control Interno para transferencia informacion

Acuerdan en conjunto Conograma de reccorridos (dias,horas y actividades)

Acompañado de personal del Organo Interno de Control inicia recorridos

Reciben pormenores y

detalles del area asi como

respuestas a sus preguntas .

Correcto?

Espera la entrega

formal el 10 de octubre

2010.

Realiza oficios de notificacion de entrega dia y hora por dependencia

Recibe oficios de notificacion de entrega dia y hora por dependencia ,al servidor publico entrante

B

B

1

D


Hoja 63 de 188

11

12 13

14


MUNICIPAL

Servidor Publico que

recibe(Entrante)

Servidor Publico que

Entrega (Saliente )

Contraloría

representante del

organo de control

interno

1

Se Presenta a la dependencia que le corresponde , acompanado de un testigo

Acompanado de testigo de su parte , realiza la entrega en los terminos de los Art. 17 y 18 del Reglamento .

Da constancia del

acto , y cumplimento del protocolo de Entrega -Recepcion.Art.20 Reglamento

Se genera el Acta administrativa de Entrega -Recepcion

C C C

F I N

Recibe en Cd Rom

Copia del Acta de

Entrega Recepción

Recibe en Cd Rom

Copia del Acta de

Entrega Recepción

Recibe en Cd Rom

Copia del Acta de

Entrega Recepción



2


Hoja 64 de 188

16

NO

15

NO

17

Auditoria Interna AuditorDependencia

Municipal


MUNICIPAL.

2

Es Individ

ual ?

D

Recibe aviso de la dependencia de que estan listos los formatos y anexos coorrespondientes y hora y lugar de

Entrega.

Auditor se

presenta en la dependencia , a realizar el acta administrativa y dar constancia del hecho.

Estan listos?

Genera el acta, constata firmas y distribuye copias de acuerdo al paso # 14.

F I N


Hoja 65 de 188


FORMATO I.1 DOCUMENTOS DE CREACIÓN

Mediante este formato, se dará a conocer la información relativa a la creación de

los Organismos fundados conforme a Reglamento Orgánico de la Administración

Pública del Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua, en los casos en que sea

aplicable.

Este formato será de aplicación obligatoria en los Organismos Públicos

Descentralizados, la Empresas de Participación Municipal Mayoritaria, Órganos

Autónomos, Fideicomisos Públicos, y demás entidades similares creadas de

conformidad con el Reglamento Orgánico de la Administración Pública del

Municipio de Juárez, Estado de Chihuahua.

1). NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de

la Dependencia u Organismo a la que pertenece.

2). UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad

Administrativa que presenta dicha información.

3). UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la

unidad administrativa sujeta al proceso de entrega – recepción.

4). HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la

captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el

sistema.

5). FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.

(DD/MM/AA)

Es generado automáticamente por el sistema al momento en que se acceso al

formato.

6). TIPO.- En este espacio se registrará el número que corresponda al menú

adjunto, de acuerdo con la naturaleza del documento de referencia, pudiendo

ser los siguientes:

1.- LEY

2.- DECRETO


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3.- ACUERDO

4.- CONTRATO DE FIDEICOMISO

5.- ACTA CONSTITUTIVA

6.-OTROS (ESPECIFIQUE EN EL ESPACIO DE OBSERVACIONES)

7). NOMBRE.- Espacio en el que se registrará el nombre de manera correcta y

completa, tal y como aparece en el documento de creación. No deberá contener

abreviaturas.

8). OBJETIVO GENERAL.- Espacio en que, en forma sucinta, se registrará el

objeto general del organismo o entidad de que se trate.

En su caso, podrá transcribirse el objeto general tal y como aparece en el

documento que da origen a la Entidad.

9). FECHA DE CREACIÓN.- Espacio en el que se registrará la fecha de

creación del organismo o entidad, de acuerdo con el documento que le dio

origen.

10). PUBLICACIÓN.- Se refiere a la fecha en que se publicó en el periódico

oficial el documento de creación del organismo o entidad.

11). FECHA.- Corresponde a la fecha de publicación del periódico oficial

(DD/MM/AA)

12). PERIÓDICO OFICIAL.- Se refiere al número de identificación del periódico

oficial correspondiente

13). OBSERVACIONES.- Espacio reservado para hacer anotaciones, incluir

información adicional a criterio del servidor público responsable de la

información. Así mismo, este espacio podrá ser utilizado para dar mayor realce a

la información que se considere relevante.

14). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y

apellidos paterno y materno de la persona que entrega.

15). PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos

paterno y materno de la persona que recibe.


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16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde

a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o

Representante del Órgano de Control.


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FORMATO I.2 MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN

Mediante este formato, el servidor público que entrega dará a conocer a quien lo

sustituye, la relación de Leyes, Reglamentos y demás documentos normativos

que le son aplicables a la unidad administrativa.

El formato de referencia, será de aplicación obligatoria en las unidades

administrativas sujetas al proceso de entrega – recepción.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN.- Se consignará la relación con el

nombre completo de los documentos normativos que regulan la función de la

unidad administrativa.

7). TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos

paterno y materno de la persona que entrega







Hoja 70 de 188


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FORMATO I.3 RELACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS

Y NORMAS DE ADMINISTRACIÓN INTERNA.

Comprenden los manuales de Organización, Políticas y Procedimientos; de

Servicios; de Informática, de uso exclusivo de la Unidad Administrativa.

Se presentara una relación de manuales por cada unidad administrativa.





3). UNIDAD PRESUPUESTAL: Corresponde a la clave presupuestal de la


4) HOJA No. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). RELACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y NORMAS

DE ADMINISTRACIÓN INTERNA: Corresponde a considerar en este formato

todo manual, política y / o Ordenamiento Normativo que exista en el Área.

7). DESCRIPCIÓN.- Nombre o Titulo del Manual.

8). FECHA DE EMISIÓN.- Fecha en que se emite el Manual (DD/MM/AA)






Hoja 72 de 188





Hoja 73 de 188


Hoja 74 de 188

FORMATO II.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La unidad administrativa presentará única y exclusivamente el organigrama de

su competencia.











sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: El organigrama será presentado en el

recuadro en blanco utilizando únicamente formato JPEG.

Los organigramas deberán contener únicamente el nombre del puesto (no incluir

nombres o niveles administrativos).

7). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar

los datos anteriores.






Hoja 75 de 188





Hoja 76 de 188


Hoja 77 de 188

FORMATO II.2 RESUMEN DE PLAZAS AUTORIZADAS.

Mediante este formato, el responsable entregará el Resumen de Plazas

adscritas a la Unidad Administrativa, diferenciando el tipo de nómina.



Este formato se genera automáticamente al ingresar y oprimir el botón guardar,

tomando la información contenida en el formato II.3 Plantilla de Personal.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). CATEGORÍA.- Clave de identificación a nivel tabulador de sueldos y salarios

vigente.

7). TOTAL DE SUELDOS.- Importe total del sueldo base, de acuerdo con la

categoría asignada en el tabulador de sueldos vigente.

8). CLASIFICACIÓN DE PERSONAL.- En cada cuadro, se registrará la cantidad

de personas adscritas a la Unidad Administrativa, diferenciando el tipo de

nómina correspondiente.

9). SINDICALIZADO.- Corresponde al personal de base

10). CONFIANZA.- Personal con la categoría de confianza.


Hoja 78 de 188

11. EVENTUAL.- Personal con contrato vigente por tiempo determinado.

12). LISTA DE RAYA.- Personal por lista de raya, comúnmente adscritos a

programas específicos.

13). TOTAL DE PERSONAS.- Cantidad de personas adscritas a la Unidad

Administrativa de acuerdo a la categoría


apellidos paterno y materno de la persona que entrega



16). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde a documentar el nombre y apellidos paterno y materno del Titular o Representante del Órgano de Control.


Hoja 79 de 188


Hoja 80 de 188

FORMATO II.3 PLANTILLA DE PERSONAL Mediante este formato, el servidor público que entrega, dará a conocer a quien

lo sustituye en el puesto, el detalle de personal adscrito a su unidad

administrativa.



Este formato se genera automáticamente de acuerdo a la información de la base

de datos de Recursos Humanos.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE EMPLEADO.- Anotar el número del empleado asignado en

nómina.

7). NOMBRE.- Nombre completo del empleado (no incluir títulos).

8). PUESTO.- Nombre del puesto del empleado.

9). CATEGORÍA: Clave de identificación a nivel tabulador de sueldos y salarios

vigente.

10). ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.- Indicar el nombre del área al cual está adscrito.

11). TIPO DE PLAZA.-: Indicar el tipo de plaza que tiene asignada el empleado.


Hoja 81 de 188

(Sindicalizado, Confianza, Eventual, Lista de Raya).

12). EXPEDIENTE DE PERSONAL.- Indicar la existencia de expediente de

personal de cada uno de los servidores públicos adscritos al área.



14).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y








Hoja 82 de 188


Hoja 83 de 188

FORMATO II.4 PERSONAL CON LICENCIA, PERMISO, COMISIÓN Y OTROS

Mediante este formato, el Servidor Público que entrega, dará conocer a quien lo

sustituye en el cargo, el estado que guarda personal adscrito a su área de

responsabilidad que se encuentre en los supuestos de referencia.







4). HOJA: Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.


nómina.


8). SITUACIÓN.- Campo numérico en el cual se anotará el número de referencia

de acuerdo con el siguiente menú:

1 = LICENCIA

2 = PERMISO

3 = COMISIÓN

4 = INCAPACIDAD

5 = OTROS (ESPECIFIQUE)

9). COMISIONADO.- Espacio reservado para indicar las áreas de adscripción y

operación.


Hoja 84 de 188

10). DE: Indicar el puesto de adscripción de acuerdo con la nómina.

11). A: Indicar el puesto de adscripción en el cual desarrolla las funciones

12). PERÍODO: Espacio reservado para indicar las fecha de inicio y conclusión

de la comisión.

13). DE: Indicar la fecha de inicio de la comisión

14). A: Indicar la fecha de conclusión de la comisión

15). TIPO DE NÓMINA: Campo numérico en el cual se anotará el número de

referencia de acuerdo con el siguiente menú:

1 = SINDICALIZADO

2 = CONFIANZA

3 = EVENTUAL

4 = LISTA DE RAYA








a documentar el nombre y apellidos


Hoja 85 de 188


Hoja 86 de 188

FORMATO II.5 RELACIÓN DE SUELDOS NO ENTREGADOS

En este formato, se entregará la relación de cheques de sueldos pendiente de

entregar al beneficiario.







4). HOJA Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.


nómina.


8). NO. DE CHEQUE.- Se anotará el número de cheque

9). IMPORTE.- Se anotará el monto del cheque





12. PERSONA QUE RECIBE: Corresponde a documentar el nombre y apellidos





Hoja 87 de 188


Hoja 88 de 188

FORMATO II.6 VACACIONES DEL PERSONAL PENDIENTES DE

DISFRUTAR

Con este formato, se entregará la relación de personal con vacaciones

pendientes de disfrutar.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.


nómina.




9).TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos




11).REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde



Hoja 89 de 188


Hoja 90 de 188

FORMATO III.1 RESUMEN DE PATRIMONIO

En este formato, se dará a conocer el resumen de Bienes Muebles bajo la

responsabilidad de la Dependencia y/o Servidor Público que entrega.

Este formato se genera automáticamente al ingresar y oprimir el botón guardar,

tomando la información contenida en los siguientes formatos, y que más delante

se describirán.

Relación de Mobiliario, Equipo y Equipo de Video

Relación de Equipo de Cómputo y Telecomunicaciones

Relación de Software Comercial y Sistemas Desarrollados Internamente

Relación de Bienes Muebles Varios

Relación de Equipo de Transporte, Maquinaria y Refacciones

Relación de Armamento, Accesorios y Equipo de Seguridad

Relación de Bienes Muebles con Inconsistencias

Relación de Bienes Muebles con valor inferior a 35 días de SMGDF

vigente.







4). HOJA.- Corresponde a la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.


Hoja 91 de 188

6). RESUMEN DE PATRIMONIO.- Documenta todo lo referente a los bienes

muebles patrimoniales de la Dependencia

7). CONCEPTO: Corresponde al tipo de Mobiliario, Equipo y/o Equipo de Video

que corresponde a cada renglón.

8). TOTAL: Corresponde al total de cada renglón o concepto

9). DESCRIPCIÓN: Corresponde al nombre del artículo

10). CANTIDAD.- Corresponde a la cantidad especifica que corresponde a cada

artículo por renglón.

11). DESCRIPCIÓN: IDEM: 9

12). CANTIDAD: IDEM: 10

13). DESCRIPCIÓN: IDEM 9

14). CANTIDAD: ÍDEM 10

15). DESCRIPCIÓN: ÍDEM 9

16). CANTIDAD: ÍDEM 10








Hoja 92 de 188


Hoja 93 de 188

FORMATO III.2 RELACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO Y EQUIPO DE VIDEO

Con este formato, se entregará el mobiliario, equipo y equipo de video asignado

al funcionario responsable.

Este formato será de llenado automático, tomando como base la información

contenida en la (s) base (s) de datos de la Dirección de Patrimonio.

1).- NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de






4). HOJA.- Corresponde a la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de

la Oficialía Mayor.

7). CLAVE.- Número de referencia para tipo de bien, siendo estos los siguientes:

Clave Descripción

1 Escritorios

2 Sillería

3 Archiveros

4 Máquinas de escribir

5 Fotocopiadoras

6 Espacios modulares

7 Televisiones y accesorios

8 Cámaras y accesorios


Hoja 94 de 188

9 Equipo para proyección

10 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en

la presente relación)

8). DESCRIPCIÓN.- Corresponde a las características necesarias y suficientes

que identifiquen al bien mueble.

9). MARCA.- Corresponde a la marca del bien mueble.

10). MODELO.- Corresponde al modelo del bien mueble.

11). SERIE.- Corresponde al número de serie asignado por el fabricante del bien

mueble.

12). NO. EMPLEADO.- Corresponde al número de control del empleado a cuyo

cargo se encuentre el resguardo.

13). UBICACIÓN.- Corresponde a los datos que permitan conocer la ubicación

física del bien mueble.

14). DIRECCIÓN.- Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal de la

Dirección a la que está adscrito el servidor público.

15). ÁREA.- Corresponde al área a la que está adscrito el servidor público.

16). DEPARTAMENTO.- Corresponde al departamento al que está adscrito el

servidor público.

17). TOTAL DE BIENES.- Corresponde a la sumatoria de los bienes

relacionados.








Hoja 95 de 188


Hoja 96 de 188

FORMATO III.3 RELACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO Y

TELECOMUNICACIONES

Con este formato, se entregará el Equipo de Cómputo y Telecomunicaciones

asignados al funcionario responsable.









4). HOJA.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6).CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de



Clave Descripción

1 Computadoras de escritorio (PC)

2 Computadoras portátiles (LAPTOP)

3 Impresoras

4 Celulares y accesorios

5 Radios y accesorios (Base, Móviles, Nextel)

6 Teléfonos (fijos)

7 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en

la presente relación)


Hoja 97 de 188






mueble.









servidor público.


relacionados.








Hoja 98 de 188


Hoja 99 de 188

FORMATO III.4 RELACIÓN DE SOFTWARE COMERCIAL Y SISTEMAS

DESARROLLADOS INTERNAMENTE

Con este formato, se entregará la relación de software comercial que cuenten

con licencia y que se encuentren bajo la responsabilidad del funcionario que

entrega. Así mismo, se entregará la relación de sistemas desarrollados

internamente, y que se usen en el desarrollo común de las operaciones del área.

1).- NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de


2).- UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad






sistema.

5).- FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.

(DD/MM/AA)


formato.

6).- SISTEMA O SOFTWARE.- Se anotará el nombre genérico del software y la

versión de que se trate. En caso de sistemas desarrollados internamente, se

anotará el nombre que se asignó por parte del desarrollador.

Ejemplo: Office 2007, Autocad 2010, Sistema de control de correspondencia,

Sistema de control de inversión, etc.

7). MARCA.- Se anotará la marca del software, en su caso.

Ejemplo: Microsoft, Autodesk, etc.

8). NO. DE SERIE.- Se anotará el número de serie asignado por el

desarrollador.


Hoja 100 de 188

9). NO. DISCOS.- Se indicará, en su caso, la cantidad de discos que integran el

software o sistema desarrollado internamente.

10). CLAVE DE ACTIVACIÓN.- Se anotará la clave de activación asignada por

el fabricante.

11). PROGRAMA FUENTE.- Seleccionar en su caso, la opción que determine la

existencia de programas fuente.

SÍ

NO

12). TABLAS.- Seleccionar en su caso, la opción que determine la existencia de

tablas.

SÍ

NO

13). MANUAL DE OPERACIÓN.- Seleccionar en su caso, la opción que

determine la existencia de manuales de operación.

SÍ

NO

14). UBICACIÓN.- Indicar el área en la cual el sistema desarrollado

internamente se encuentra habilitado. Así mismo, en caso de tratarse de

software comercial, indicar los datos de la persona que lo tiene bajo su

responsabilidad.

15).- TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y







Hoja 101 de 188


Hoja 102 de 188

FORMATO III.5 RELACIÓN DE BIENES MUEBLES VARIOS

Con este formato, se entregarán los bienes muebles considerados como varios,

mismos que no se encuentran relacionados en los formatos III.2, III.3, III.6. III.7,

III.8 y III.9, asignados al funcionario responsable.











sistema.


(DD/MM/AA)


formato.




Clave Descripción

1 Adjudicaciones

2 Equipo Médico

3 Equipo Ambiental y de Meteorología

4 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos

en la presente relación)




Hoja 103 de 188




mueble.









servidor público.


relacionados.








Hoja 104 de 188


Hoja 105 de 188

FORMATO III.6 RELACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE,

HERRAMIENTAS, MAQUINARIA Y REFACCIONES

Con este formato, se entregará la relación de equipo de transporte,

herramientas, maquinaria y refacciones, asignados al funcionario responsable.







3). UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). ENGOMADO O CÓDIGO: Corresponde a la identificación asignada por la

Dirección de Patrimonio de la Oficialía Mayor.

7). TIPO: Corresponde a la clasificación del bien.

Clave Descripción

1 Equipo de Transporte

2 Herramientas

3 Maquinaria y Refacciones




Hoja 106 de 188

Clave Descripción

1 Pick UP

2 Pasajeros (SUV)

3 Autobuses

4 Motocicletas

5 Ambulancias

6 Automóviles

7 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en la

presente relación)

8 Herramientas

9 Maquinaria y Refacciones

10 Otros (clave de identificación de los bienes que no están incluidos en la

presente relación)

9). MARCA: Corresponde a la Marca comercial del vehículo, como puede ser:

VW, Ford, Nissan, Chrysler, Chevrolet, Dina, entre otros.

10). MODELO: Corresponde al año de fabricación del vehículo indicado en la

factura y/o documento que ampara la propiedad del bien.

11). NÚMERO DE SERIE: Corresponde al número de serie del vehículo el cual

se podrá localizar en el motor, tablero, puertas, entre otros.

12). NÚMERO DE PLACA: Corresponde a las placas oficiales de circulación del

vehículo.









servidor público.


Hoja 107 de 188


relacionados.








Hoja 108 de 188


Hoja 109 de 188

FORMATO III.7.- RELACIÓN DE ARMAMENTO, ACCESORIOS Y EQUIPO DE

SEGURIDAD

Con este formato, se entregará la relación de Armamento, Accesorios y/o Equipo

de Seguridad, asignados al funcionario responsable.



1).NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD.- Corresponde al nombre de


2).- UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Corresponde al nombre de la Unidad






sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). CÓDIGO PATRIMONIAL: Corresponde al código patrimonial asignado por la

Dirección de Patrimonio de la Oficialía Mayor.

7). DESCRIPCIÓN: Corresponde a las características necesarias y suficientes


8). MATRÍCULA: Corresponde en caso de que se trate de un arma de fuego y

esta será de acuerdo con el registro en la Secretaría de la Defensa Nacional.

9). SERVIDOR PÚBLICO RESGUARDANTE: Corresponde a los datos

requeridos para identificar:




Hoja 110 de 188

11). NOMBRE: Corresponde al nombre completo del servidor público

responsable del bien.

12). U.P.: Corresponde a los dígitos de la unidad presupuestal a la que esta

adscrito el servidor público responsable del bien.

13). TOTAL DE BIENES: Total de artículos asignados a la Unidad

Administrativa.








Hoja 111 de 188


Hoja 112 de 188

FORMATO III.8.- RELACIÓN DE BIENES MUEBLES CON INCONSISTENCIAS

Con este formato, se relacionan los bienes muebles considerados como

inconsistencias derivado de alguna situación extraordinaria, mismos que no se

encuentran relacionados en los formatos III.2, III.3, III.5, III.6. III.7 y III.9,

asignados al funcionario responsable.











sistema.


(DD/MM/AA)


formato.




Clave Descripción

1 Escritorios

2 Sillería

3 Archiveros

4 Espacios modulares

5 Computadoras escritorio

6 Computadora portátil

7 Impresoras


Hoja 113 de 188

8 Celulares y accesorios

9 Radios y accesorios (Base, Móviles, Nextel)

10 Teléfonos (fijos)

11 Otros mobiliario y equipo (clave de identificación de los bienes que no

están incluidos en la presente relación de acuerdo a la categoría)

12 Pick UP

13 Pasajeros (SUV)

14 Automóviles

15 Otros equipo de transporte (clave de identificación de los bienes que no

están incluidos en la presente relación de acuerdo a la categoría)






mueble.









servidor público.


relacionados.






Hoja 114 de 188




Hoja 115 de 188


Hoja 116 de 188

FORMATO III.9.- RELACIÓN DE BIENES MUEBLES CON VALOR INFERIOR

A 35 DÍAS DE SMGDF VIGENTE

Con este formato, se entregará la relación de bienes muebles considerados

dentro de la categoría que se especifica en el titulo, de acuerdo al punto 8 del

Apartado B de las Reglas Especificas del Registro y Valoración del Activo, de la

Ley General de Contabilidad Gubernamental. Mismos que no se encuentran

relacionados en los formatos III.2, III.3, III.5, III.6. III.7 y III.8, asignados al

funcionario responsable.











sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6).CÓDIGO.- Corresponde al código asignado por la Dirección de Patrimonio de


7). CLAVE.- Corresponde al tipo de bienes que se relacionan.





Hoja 117 de 188



mueble.









servidor público.


relacionados.








Hoja 118 de 188


Hoja 119 de 188

FORMATO III.10 RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES Con este formato, se entregará la relación de bienes inmuebles, asignados al

funcionario responsable.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). CLAVE CATASTRAL: Número del expediente asignado por el sistema de

acuerdo a su ubicación.

7). NOMBRE O IDENTIFICACIÓN DEL BIEN INMUEBLE.- Anotar los datos de

identificación del bien

8). UBICACIÓN: Anotar los datos de la calle y colonia donde se ubica el bien

inmueble.

9). SUPERFICIE: Se refiere a la cantidad de metros cuadrados que comprende

el bien. Inmueble. En el caso de terrenos, los metros cuadrados de superficie, y

para los edificios los metros cuadrados de construcción.

10). ESTADO QUE GUARDAR EL INMUEBLE: En uso, abandonado, tomado

en posesión ilegal, en litigio, etc.

11). ESCRITURAS: Seleccionar en su caso, la existencia de escrituras del bien.

SÍ

NO


Hoja 120 de 188

12). TIPO DE BIEN INMUEBLE.- Identificar el tipo de bien:

Ejemplo: Plaza, Baldío, Camellón, Oficina Municipal, entre otros.



14). TIPO DE BIENES.








Hoja 121 de 188


Hoja 122 de 188

FORMATO III.11 INVENTARIO DE ALMACÉN

Con este formato, deberá entregarse la existencia de insumos, consumibles o

herramientas bajo la responsabilidad del titular de la unidad administrativa.







4). HOJA. Corresponde la numeración que se generará como resultado de la

captura de información en el sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO O CÓDIGO DE ARTÍCULO: Número de Código, de clave, de

parte, entre otros según corresponda a cada artículo.

7). DESCRIPCIÓN Nombre y características específicas del artículo o

herramienta inventariada, como pueden ser: nombre genérico del bien, marca,

modelo, entre otros.

8). TIPO DE MONEDA.- Corresponde al tipo de moneda expresado en la factura

que ampara el artículo M.N. y/o DLLS.

9). COSTO UNITARIO.- Corresponde al costo de adquisición según la factura.

10). UNIDAD DE DE MEDIDA: Señalar la unidad de medida.

11). EXISTENCIA: Anotar la cantidad de bienes en existencia a la fecha de corte

de la información.




Hoja 123 de 188





15).REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: Corresponde



Hoja 124 de 188


Hoja 125 de 188

FORMATO IV.1 PRESUPUESTO GLOBAL DEL EJERCICIO

Deberá informarse el monto del presupuesto de egresos autorizado a la unidad

administrativa, en su caso, éste será el presupuesto modificado.







4). HOJA- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). APROBADO: Presupuesto originalmente aprobado, más los incrementos,

más las partidas para programas especiales, menos las reducciones.

7). COMPROMETIDO. Importe ejercido pendiente de pago.

7). PAGADO. Importe ejercido pagado.

8). DISPONIBLE: Importe real disponible pendiente de ejercer a la fecha en que

se presenta la información, correspondiente al ejercicio presupuestal.

9). TOTALES. Importe global disponible correspondiente a la clasificación del

gasto.

10) GRAN TOTAL. Sumatoria correspondiente a cada una de las columnas que

representan el presupuesto global del ejercicio.

11). OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar



Hoja 126 de 188





14). TITULAR O REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL:

Corresponde a documentar el nombre y apellidos


Hoja 127 de 188


Hoja 128 de 188

FORMATO IV.2 SITUACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES

La información necesaria para llenar este formato, se obtendrá del arqueo que

se realice al fondo revolvente de caja.

El arqueo lo llevará acabo la persona comisionada por el Órgano Interno de

Control para tal efecto, y deberá ser firmado por el funcionario responsable del

fondo.

La Contraloría Municipal proporcionará el formato para llevar a cabo el arqueo.

En archivo adjunto, deberá subirse el arqueo practicado, debidamente

requisitado.









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). EFECTIVO: En este espacio se anotará el monto del efectivo l momento de

realizar el arqueo.

7). COMPROBANTES: Corresponde al monto de la suma de los comprobantes,

facturas y recibos.

8). VALES PROVISIONALES: Corresponde al monto de los vales provisionales.

9). OTROS: Espacio destinado para incluir cualquier otro documento que

ampara el monto del fondo.


Hoja 129 de 188

10). MONTO AUTORIZADO: Anotar el monto autorizado de acuerdo a la carta

custodia expedida por la Tesorería.

11). MONTO TOTAL FONDO: Corresponde a la sumatoria de los incisos 6, 7, 8,

9, anteriormente descritos.

12). SOBRANTE O FALTANTE: Corresponde al sobrante y/o faltante resultante

de la operación aritmética del monto aprobado y el monto total del fondo.

13). RESPONSABLE DEL FONDO: Anotar el nombre de la persona

responsable del fondo.

14). NOMBRE DE QUIEN REALIZÓ EL ARQUEO: Deberá anotarse el nombre

de la persona que realizó el arqueo.










Hoja 130 de 188


Hoja 131 de 188

FORMATO IV.3 DETALLE DE LA SITUACIÓN DE BANCOS









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NO. DE CTA. AUXILIAR: Número de Cuenta asignado en la contabilidad.

7). NO. CUENTA (BANCARIA): Número de Cuenta asignado por la institución

financiera.

8). NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: Nombre de la Institución financiera en la

que se tiene la cuenta, inversión, depósito, entre otros.

9). SALDO SEGÚN: Importe de la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.

10). AUXILIAR: Anotar el saldo que refleja la contabilidad a la fecha de cierre.

11). BANCO: Anotar el saldo según el banco a la fecha de cierre.

12). ÚLTIMO CHEQUE EXPEDIDO POR CADA CHEQUERA:

13). NÚMERO: Anotar el número del último cheque expedido por cada

chequera.

14). FECHA: Corresponde a la fecha de expedición del último cheque.

15). IMPORTE: Anotar la cantidad por la que se expidió el cheque.

16). FIRMAS REGISTRADAS


Hoja 132 de 188

17). NOMBRE Anotar el nombre de las personas que cuentan con firma

registrada.

18). CARGO Anotar el cargo según corresponda con el nombre de la persona

que cuenta con firma registrada.








Hoja 133 de 188


Hoja 134 de 188

FORMATO IV.4 RELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES Y

OTRAS.





3).UNIDAD PRESUPUESTAL.- Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN.- Nombre de la Institución financiera en la

que se tiene la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.

7). NÚMERO DE CUENTA O CONTRATO.- Número de Cuenta asignado por la

institución financiera.

8). TIPO – INVERSIÓN.- Tipo de Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros.

9). SALDO.- Importe de la Cuenta, Inversión, Depósito, entre otros, Moneda.-

Pesos o dólares (Seleccionar)

10). FECHA DE VENCIMIENTO.- Día, Mes y Año en que vence la cuenta,

inversión, depósito, entre otros.






Hoja 135 de 188




Hoja 136 de 188


Hoja 137 de 188

FORMATO IV.5 RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS SIN ENTREGAR







4). HOJA - Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). FECHA.- Día, Mes y Año en que se expidió el cheque en cuestión.

7). NÚMERO DE CUENTA.- Número de la cuenta de cheques asignada por la

Institución financiera.

8). BANCO.- Nombre de la Institución financiera a la que pertenecen los

cheques pendientes de entregar.

9). NOMBRE DEL BENEFICIARIO.- Nombre completo de la persona física o

moral beneficiaria.

10). NÚMERO DE CHEQUE.- Número asignado al cheque por la Institución

financiera.

11). MONTO.- Importe del cheque en cuestión.






Hoja 138 de 188






Hoja 139 de 188


Hoja 140 de 188

FORMATO IV.6.- RELACIÓN DE GASTOS PENDIENTES DE COMPROBAR





3). UNIDAD PRESUPUESTAL Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE CHEQUE.- Número asignado al cheque por la Institución

financiera.

7). FECHA.- Día, Mes y Año en que se expidió el cheque en cuestión.

8). CONCEPTO.- Indicar el concepto por el cual se expidió el cheque

9). IMPORTE PENDIENTE DE COMPROBAR.- Indicar el monto que está

pendiente de comprobar, ya sea parcial o total.







13). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:



Hoja 141 de 188


Hoja 142 de 188

FORMATO IV.7 ESTADOS FINANCIEROS

Se deberá entregar la información financiera, de conformidad con el programa

de cierre programado por la Contraloría Municipal.

En caso de los dictámenes de la Cuenta Pública y los Estados Financieros,

deberá, en documento adjunto proporcionarse el dictamen, los estados

financieros, y la carta de observaciones y recomendaciones del auditor.

Adicionalmente, deberá entregarse en medio magnético el respaldo del cierre a

la fecha de corte programada por la Contraloría Municipal.









sistema.

5) .FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.

(DD/MM/AA)


formato.

Seleccionar, según sea el caso, la información que se está entregado, marcando

las casillas de sí o no. Así mismo, se deberá registral la fecha de corte de la

información financiera que se entrega.

6). Balance General

7). Estado de Resultados

8). Estado de Origen y Aplicación de Recursos

9). Libros y Registros de Contabilidad al Corriente


Hoja 143 de 188

10). LOS ESTADOS FINANCIEROS FUERON AUDITADOS EXTERNAMENTE:

En caso de que los estados financieros fueron auditados externamente,

seleccionar la casilla sí o no. Igualmente, señalar la fecha de emisión del último

dictamen por el ente fiscalizador.

11). LA CUENTA PÚBLICA SE AUDITÓ: En caso de que la cuenta pública se

haya auditado, seleccionar la casilla sí o no. Igualmente, señalar la fecha de

emisión del último dictamen por el ente fiscalizador.

12). QUIÉN AUDITÓ: Registrar el nombre del ente fiscalizador.








Hoja 144 de 188


Hoja 145 de 188

FORMATO V.1 RELACIÓN DE OBRAS Y/O PROGRAMAS EN PROCESO









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE CONTROL DE LA OBRA O PROGRAMA.- Número o dato de

identificación de la obra o programa, de conformidad con el programa de

inversión pública municipal.

7). NOMBRE DE LA OBRA O PROGRAMA.- Nombre de la obra o programa, de

conformidad con el programa de inversión pública municipal. (No se permiten

abreviaturas)

8). MONTO TOTAL APROBADO.- Inversión autorizada

9). MONTO TOTAL EJERCIDO.- Inversión ejercida

10). MONTO DISPONIBLE.- Inversión por ejercer

11). PERIODO DE EJECUCIÓN DE LA OBRA O PROGRAMA.- Indicar la fecha

de inicio y término de la obra o programa.

12). % DE AVANCE DE OBRA.- Información referente al avance físico y

financiero de la obra o programa. Los datos requeridos son los siguientes:

13). FÍSICO.- Indicar el porcentaje de avance físico.

14). FINANCIERO.- Indicar el porcentaje de avance financiero.


Hoja 146 de 188

15). OBSERVACIONES.- Información necesaria para precisar o aclarar los

datos anteriores.








Hoja 147 de 188


Hoja 148 de 188

FORMATO V.2 RELACIÓN DE ANTICIPOS DE OBRAS POR AMORTIZAR

(OBRAS EN PROCESO)









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE OBRA.- Número o dato de identificación de la obra o

programa, de conformidad con el Programa de Inversión Pública Municipal.



abreviaciones)

8). NÚMERO DE CONTRATO.- Número de identificación del contrato.

9). NOMBRE DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR.- Nombre completo del

contratista o proveedor.

10). IMPORTE DEL ANTICIPO OTORGADO.- Monto del anticipo otorgado.

11). IMPORTE TOTAL AMORTIZADO.- Monto amortizado, al cierre de la

información financiera, de acuerdo con la última estimación de obra pagada.

12). SALDO ANTICIPO POR AMORTIZAR.- Saldo pendiente de amortizar,

tomando en consideración hasta la última estimación pagada.


Hoja 149 de 188










Hoja 150 de 188


Hoja 151 de 188

FORMATO V.3 RELACIÓN DE PROGRAMAS Y OBRAS TERMINADAS

Se presentará la información de los Obras y Programas Sociales que se hayan

implementado durante los ejercicios y se hayan concluido.

Para el caso de programas multianuales, se registrarán en el ejercicio en que dio

inicio la obra o programa.





3).UNIDAD PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE CONTROL DE LA OBRA O PROGRAMA.- Anotar el número o

dato de identificación de la obra o programa social.



abreviaciones)

8). MONTO TOTAL EJERCIDO.- Inversión ejercida






Hoja 152 de 188






Hoja 153 de 188


Hoja 154 de 188

FORMATO VI.1 RELACIÓN DE ACUERDOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y

DOCUMENTOS LEGALES

En este formato se dará a conocer las obligaciones que tiene la Unidad

Administrativa y que estén respaldados con documentos legales.

Así mismo, mediante este formato, de dará conocer el personal adscrito al área

de referencia que cuente Contrato de Servicios Profesionales (Honorarios).







4). HOJA No.- Corresponde la numeración que se generará como resultado de

la captura de información en el sistema. Éste dato lo emite automáticamente el

sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). TIPO.- Seccionar el tipo de documento de acuerdo con el siguiente menú

1 = Acuerdos

2 = Convenios

3 = Contratos

4 = Otros Documentos Legales

7). NÚMERO.- Anotar el número de control que se le haya asignado. En su

caso.

8). FECHA DE SUSCRIPCIÓN.- Anotar la fecha de suscripción de documento.

9). DURACIÓN Y/O VIGENCIA.- Establecer la vigencia documento.

10). DESCRIPCIÓN.- Hace una descripción sucinta del objeto del documento.


Hoja 155 de 188

11). IMPORTE.- Deberá anotarse el monto del convenio u obligación contraída.

12). TOTAL.- Anotar el monto total del convenio.

13). DEVENGADO.- Anotar el monto devengado a la fecha de corte,

programada por la Contraloría Municipal.










Hoja 156 de 188


Hoja 157 de 188

FORMATO VI.2 RELACIÓN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR





3). UNIDADES PRESUPUESTAL. Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE DOCUMENTO.- Número del documento que soporta el

derecho de cobro.

7). NOMBRE DEL DEUDOR.- Nombre completo del deudor, ya sea persona

físico o moral.

8). CONCEPTO.- Descripción sucinta de la deuda.

9). FECHA DE VENCIMIENTO.- Fecha de vencimiento consignada en el

documento

10). IMPORTE.- Importe nominal del documento.

11). SALDO.- En su caso, señalar el monto del saldo pendiente de recuperar a

la fecha de cierre programada por la Contraloría Municipal.

12). OBSERVACIONES,- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar





Hoja 158 de 188






Hoja 159 de 188


Hoja 160 de 188

FORMATO VI.3 RELACIÓN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR





3). UNIDAD PRESUPUESTAL- Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE DOCUMENTO.- Número del documento que soporta el

derecho de cobro.

7). NOMBRE DEL ACREEDOR.- Nombre completo del acreedor, ya sea

persona física o moral.

8). CONCEPTO.- Descripción sucinta de la deuda.

9). FECHA DE VENCIMIENTO.- Fecha de vencimiento consignada en el

documento

10). IMPORTE.- Importe nominal del documento.

11). SALDO.- En su caso, señalar el monto del saldo pendiente de recuperar a

la fecha de cierre programada por la Contraloría Municipal.

12). OBSERVACIONES,- Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar





Hoja 161 de 188






Hoja 162 de 188


Hoja 163 de 188

FORMATO VI.4 RELACIÓN DE ARCHIVO









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Número asignado al archivero o número

de la caja (s) donde está dispuesta la documentación.

7). EXPEDIENTE.- Nombre con el que se identifica o clasifica el expediente.

8). PERIODO COMPRENDIDO.- En su caso, señalar el periodo que comprende

la documentación contenida en el archivo.

9). UBICACIÓN.- Lugar donde está disponible la documentación.

10). DOCUMENTOS O PLANOS.- Seleccionar en su caso, planos o

documentos.








Hoja 164 de 188




Hoja 165 de 188


Hoja 166 de 188

ANEXO 1 AL FORMATO VI.4 RELACIÓN DE ARCHIVO



2). UNIDAD ADMINISTRATIVA. Corresponde al nombre de la Unidad






sistema.


(DD/MM/AA)

6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Número asignado al archivero o número

de la caja(s) donde está dispuesta la documentación.

7). # Ó LETRA

8). CONCEPTO O DESCRIPCIÓN. Nombre con el que se identifica o clasifica el

expediente.

9). EXPEDIENTE.-

10). DEL #

11). AL #

12). TOTAL DE EXPEDIENTES








Hoja 167 de 188


Hoja 168 de 188

FORMATO VI.5 RELACIÓN DE ARCHIVO DE TRANSFERENCIA O

CONCENTRACIÓN









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Datos de identificación de la caja.

7). EXPEDIENTE.- Breve descripción del contenido de la caja.

8). PERIODO COMPRENDIDO.- Señalar el período que comprende la

información contenida en la caja.


10). DOCUMENTOS O PLANOS. Seleccionar en su caso, planos o documentos.










Hoja 169 de 188


Hoja 170 de 188

FORMATO VI.6.- RELACIÓN DE RESPALDO DE ARCHIVOS Y CARPETAS

EN FORMATO DIGITAL









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.- Descripción detallada del contenido de

cada archivo o respaldo que se entrega.

Seleccionar según sea el medio magnético de respaldo de que se trate:

7). Equipo de Cómputo

8). CD

9). DVD

10). USB

11). PERIODO COMPRENDIDO.- Señalar el período que comprende la

información contendía en el respaldo.


13). PROGRAMA.- Describir el programa o acción al que corresponde la

información que se respalda.

Ejemplo:

Sistema de Caja


Hoja 171 de 188

Conciliaciones bancarias

Padrón de Proveedores

Información del Contrato de Obra Pública

Información del Programa Social

Padrón de establecimiento de venta de …

Nómina al día

Respaldo de la cuenta pública al

Etc.










Hoja 172 de 188


Hoja 173 de 188

FORMATO VI.7 CORTE DE FORMAS VALORADAS

A través de este formato se entregará el corte de las formas valoradas a cargo

del funcionario público que entrega.









sistema.

5).FECHA: Fecha en que se realiza la integración de la información.

(DD/MM/AA)


formato.

6). NOMBRE DE LA FORMA.- Anotar el nombre que reciba al forma valorada.

7). RESPONSABLE.- Anotar el nombre del servidor público responsable de la

custodia.

8). PUESTO.- Anotar el puesto del servidor público responsable de la custodia.

9). ÚLTIMO FOLIO UTILIZADO.- Este apartado deberá contener la siguiente

información:

10). No.- Número del último folio utilizado a la fecha de corte programada por

Contraloría Municipal

11). A NOMBRE DE.- Anotar el nombre de la persona a quien se le extendió la

última forma utilizada.

12). FECHA.- Anotar la fecha de emisión de la última forma valorada.

13). IMPORTE.- En caso de que así proceda, anotar el monto por el cual se

emitió la forma valorada.


Hoja 174 de 188

14). SIGUIENTE FOLIO SIN UTILIZAR.- Anotar el número del siguiente folio en

blanco.










Hoja 175 de 188


Hoja 176 de 188

FORMATO VII.1.- RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRÁMITE









sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

6). NÚMERO DE EXPEDIENTE.- Número de expediente del asunto en trámite

que corresponda

7). NOMBRE DEL ASUNTO.- Registro en forma breve las características del

asunto.

8). FECHA DE INICIO.- Fecha en que inició o deberá iniciar le asunto.

9). SITUACIÓN DEL TRÁMITE.- Situación en que se encuentra el asunto.

10). FECHA PROBABLE DE SOLUCIÓN.- Fecha en que deberá concluirse el

asunto. (En su caso, probable fecha de solución)








Hoja 177 de 188

14). REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:



Hoja 178 de 188


Hoja 179 de 188

FORMATO VII.2 SOBRE CERRADO CON LA COMBINACIÓN DE LAS

CAJAS FUERTES, LLAVES, SELLOS Y FACSÍMIL





3). UNIDAD PRESUPUESTAL- Corresponde a la clave presupuestal de la




sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

Seleccionar en la casilla, Sí o No, según corresponda la entrega de la siguiente

información:

6). Combinación de caja fuerte Se debe hacer entrega en sobre cerrado al

nuevo titular.

7). Llaves (Entrega física)

8). Relación e impresión de sellos

9). Relación e impresión de facsímil

10). Otro: (especifique)

Se deben relacionar los anexos 1 y 2 al formato, conteniendo las imágenes de

sellos y facsímil, adjuntar en formato digital.






Hoja 180 de 188




Hoja 181 de 188


Hoja 182 de 188

ANEXO 1 AL FORMATO VII. 2 RELACIÓN DE LLAVES









sistema.


(DD/MM/AA)

6). NO. DE LLAVE Número consecutivo con el que se identifican

7). CANTIDAD Número de llaves para el mismo mueble, vehículo, puerta, etc.

8). CONCEPTO O DESCRIPCIÓN DE USO Indicar si es de un mueble,

vehículo, puerta, etc.

9). NOMBRE DEL ENCARGADO Corresponde al nombre del titular que

entrega, en caso de tenerla delegada, se indicara entre paréntesis el nombre de

la persona que la utiliza.










Hoja 183 de 188


Hoja 184 de 188

ANEXO 2 AL FORMATO VII.2 RELACIÓN DE SELLOS Y FACSÍMIL









sistema.


(DD/MM/AA)

6). NO. DE SELLO Número consecutivo con el que lo identifican

7). CANTIDAD Número de sellos iguales.

8). SE UTILIZA EN Indicar si es Oficial, recibido, fechador, foliador, etc.

9). PERSONAS RESPONSABLE Corresponde al nombre del titular que entrega,

en caso de tenerla delegada, se indicara entre paréntesis el nombre de la

persona que la utiliza.

10) MUESTRA DEL SELLO O FACSÍMIL Se debe plasmar el sello o facsímil

correspondiente dentro del espacio correspondiente.

11) OBSERVACIONES. Información necesaria para precisar, aclarar o ampliar









Hoja 185 de 188


Hoja 186 de 188

FORMATO VII.3 RELACIÓN DE PLANES, ESTUDIOS Y PROYECTOS NO

DESARROLLADOS.







4). HOJA- Corresponde la numeración que se generará como resultado de la


sistema.


(DD/MM/AA)


formato.

En este caso, seleccionar la opción de acuerdo a la naturaleza de proyecto, ya

sea Estudio o Proyecto.

Así mismo, hacer una descripción sucinta del proyecto.

CONSECUTIVO

DESCRIPCIÓN

JUSTIFICACIÓN

6). ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD.- Seleccionar en su caso, la existencia de

estudios de factibilidad de acuerdo al siguiente menú:

SI.

NO.

TÉCNICOS

FINANCIEROS

SOCIO ECONÓMICOS

¿SE DISPONE DE PLANOS EJECUTIVOS?


Hoja 187 de 188

¿SE DISPONE DE PLANOS EN DETALLE?



8. TITULAR QUE ENTREGA: Corresponde a documentar el nombre y apellidos






En su caso, las revisiones a la información contenida en los formatos de las Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias, corresponderá a la Dirección de Contraloría Fiscal y Auditoría Interna de la Contraloría Municipal.


Hoja 188 de 188

manual general de entrega-recepción

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