EL ENTORNO DEL EXCEL

Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar baja ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo.

Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o estadística. Todo lo anterior es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los resultados correctos de nuestras operaciones.

Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:*Calculas números a través de fórmulas matemáticas.*Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos Estadísticos.*Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas consolidadas y auto filtros.

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc.) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.). 

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ... La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: 

RANGOS DE CELDASEl seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos

que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOSEn una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras. 

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas ya preestablecido así:* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

Veamos el siguiente ejemplo:

Fig.2: Alineación estándar de los datos en la hoja de Excel

Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser

modificados por el usuario utilizando los botones de la Barra de Herramientas Formato.(Izquierda, centrado, derecha)

CAMBIO ENTRE HOJAS DEL LIBROComo ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas, para cambiarnos de una hoja a otra, lo podemos hacer con un clic sobre el nombre de la hoja, si tenemos un mouse.

Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de teclas para poder hacerlo: CTRL – Page Down (Av. Pág.) para ir a la hoja siguiente, y CTRL – Page Up (Re Pág.) para regresar a la página anterior

Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú: •Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas. •Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido. •Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla SUPR •Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas 

Eliminar celdas, filas y columnas Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...: •Desplazar celdas hacia la izquierda. •Desplazar celdas hacia arriba. •Toda la fila. 

•Toda la columna. 

Estas operaciones también se pueden realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras. 

Insertar celdas, filas y columnas Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...: •Desplazar celdas hacia la derecha. •Desplazar celdas hacia abajo. •Insertar toda una fila. •Insertar toda una columna. 

Estas operaciones también se pueden realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras. 

Otras operaciones con columnas Para realizar todas las operaciones básicas con las columnas seleccionadas, debemos entrar al Menú Formato escoger el comando Columna y allí encontramos las siguientes opciones: •Ancho: para ajustar el ancho manualmente. •Ajustar a la selección: el ancho se ajusta automáticamente al texto más extenso del bloque seleccionado. •Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 0 (cero) •Mostrar: desoculta las columnas indicadas en la selección. •Ancho estándar: coloca las columnas en su ancho o tamaño normal. 

Si lo que deseamos es insertar columnas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Columnas. La otra alternativa es utilizar el clic derecho del mouse sobre la cabecera de la columna o las columnas, si son varias. 

Otras operaciones con filas Para realizar todas las operaciones básicas con las filas seleccionadas, debemos utilizar el Menú Formato y escoger el comando Fila y allí encontramos las siguientes opciones: •Alto: para ajustar la altura manualmente. •Ajustar a la selección: la altura se ajusta automáticamente al texto más grande del bloque seleccionado. •Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 9 

•Mostrar: desoculta las filas indicadas en la selección. 

Si lo que queremos es insertar filas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Filas, o utilizando el clic derecho del mouse sobre la cabecera de las filas. 

OPERACIONES BÁSICAS CON ARCHIVOS Y BLOQUES EN EXCEL Las operaciones básicas con archivos y bloques (rango de caldas o algún objeto seleccionado) se realizan, en la mayoría de los casos, de igual forma que en todas las aplicaciones de Office. Estas operaciones están todas agrupadas en la Barra de Herramientas Estándar, pero es importante tener claro que todas ellas también se pueden realizar por los diferentes menús y que muchas de ellas tienen combinaciones de teclas que realizan los mismos procedimientos. 

BARRA DE HERRAMIENTAS DE EXCEL

PEGAR: Permite pegar imágenes u otra información. CORTAR: permite cortar información o datos del documento. COPIAR: permite copiar  la selección y lo coloca en el portapapeles. COPIAR FORMATO: permite copiar el formato en un sitio a otro FUENTE: permite cambiar la fuente (cambiar el tipo de letra). TAMAÑO DE FUENTE: permite cambiar el tamaño de letra. NEGRITA: permite dar la opción de negritas ala fuente seleccionada. CURSIVA: permite al texto seleccionado  darle la opción de cursiva BORDES: permite dar bordes para la tabla ya sea borde inferior, sin borde, borde izquierdo, borde derecho, el borrador, etcétera. COLOR DE RELLENOS: permite dar rellenos a los bordes solamente se selecciona el texto. y el color de relleno que dicen. COLOR DE FUENTE: permite dar color al texto. AUMENTAR TAMAÑO DE FUENTE: incrementa el tamaño de la fuente DISMINUIR TAMAÑO DE FUENTE: permite disminuir el tamaño de letra. ALINIACION: alinear a la parte superior, aliñar al medio. Aliñar a la parte inferior, alinear el texto ala izquierda, centrar, alinear el texto ala derecha. ORIENTACION: permite orientar el texto en una posición vertical o diagonal. DISMINUIR SANGRIA: permite que el párrafo no tenga un gran espacio o sangría. AUMENTAR SANGRIA: permite que el texto tenga espacio.Fernando Herrera 

BARRA DE INSERTAR

INSERTAR Tablas: escribir tabla dinámica para resumir datos y Ilustraciones: insertar imagen de Gráficos: inserta gráficos de líneas crear tabla archivo, predeterminada, formas, columna, circulares, de barra, de área, de para datos un elemento grafico SmartArt dispersión y de cotización, de superficie, de determinados anillos, de brújula o radial, filtro: sirve para filtrar datos de manera interactiva. Mini gráficos: insertar gráficos de líneas de Vínculos: crear un columnas, gráficos vinculo a una Símbolos: insertar página web, una Texto: insertar cuadro desde perdidas y ecuaciones imagen, una texto, encabezado i pie ganancia y todos en matemáticas y dirección o correo de página, texto una sola celda. Características electrónicas, o un decorativo en el que no existen en programa. Documento, línea del teclado. Firma y un objeto incrustado.

Tabla dinámica: nos sirve para insertar datos o para insertar un gráfico dinámico.la tabla dinámica hace fácil organizar y resumir datosTabla: permite ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente.

Imagen: nos permite insertar una imagen 

Imágenes prediseñadas: permite insertar imágenes en el documento incluyendo dibujos películas y sonido.

Formas: nos permite insertar formas pre previamente diseñadas como rectángulos, círculos, etc.

SmartArt: nos permite insertar un gráfico para comunicar información visualmente por ejemplo diagramas.

Columna: nos permite insertar un gráfico de columnas.se utiliza para compartir valores de categorías.

línea: es para insertar un gráfico pero este se utiliza para tendencia en el tiempo.

Circular: nos permite insertar una gráfica que muestra la contribución del valor al total mostrando con colores y porcentajes.

Barras: es una gráfica que nos permite comprobar valores y cada barra con diferente color.

Área: es la diferencia de un conjunto de  datos en un periodo de tiempo.

Dispersión: también conocido como gráfica de XY. Esta gráfica nos permite comparar un par de valores en un eje X y un eje Y. 

Otros tráficos: esta pestaña nos permite la opción de insertar otro gráfico, por ejemplo  de burbujas, de cotización, radial, de anillos.

Hipervínculos: nos permiten crear un vínculo con una página web, un correo electrónico o un programa.

Encabezado y pie de página: nos permite poner un título u otro dato que aparece en la parte superior o inferior de cada página empresa.

WordArt: nos sirve para insertar un texto decorativo puede ser para el título etcétera.

Línea de firmas: es para especificar la persona que debe firmar este documento (aparecerá una línea).es necesario obtener un ID. Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft.

Objeto: permite insertar un objeto incrustado (aparecerá el tipo de objeto)

Símbolo: permite insertar símbolos que no existen en el teclado como marca registrada marca de agua, marca de párrafo etcétera, caracteres Unicode y copyright.

                                                             DISEÑO DE PAGINA 

La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página, especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Diseño de Página se organizan en grupos: Temas, Configurar Página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y OrganizarLos elementos que forman parte de la barra de menú Diseño de página se describen a continuación:Temas:

Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los colores las fuentes y los efectos. Colores: Cambia los colores del tema actual. Fuentes: Cambia la fuente del tema actual. Efectos: Cambia los efectos del tema actual.Configurar Página:

Márgenes: Establece el tamaño del margen del documento actual. Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical. Tamaño: Elige el tamaño del papel actual. Área de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla. Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa. Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja. Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página impresa.

Ajustar Area de Impresión:

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión. Alto: Reduce el alto de impresión. Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.Opciones de la Hoja:

Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura. Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para facilitar la vista de impresión. Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas. Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.Organizar:

Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante. Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos individuales. Alinear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados. Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo. Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.