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PLANEACION FINANCIERA
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PLANEACIÓN
“Es la diferencia entre ser arrastrados por la fuerza del río de los acontecimientos hacia un puerto desconocido, o saber donde llegar teniendo el control del timón para conducir el movimiento del barco hacia esa dirección.”
“Es intentar someter a nuestra voluntad y control, el curso encadenado de los acontecimientos para lograr unos objetivos predeterminados.”
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PLANEACIÓN
LA ALTERNATIVA AL PLAN ES LA IMPROVISACIÓN O LA RESIGNACIÓN– Planear es prever– Prever es planear el porvenir y calcularlo– prever es ya empezar a obrar
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PLANEACIÓN Planear es un caso
especial de toma de decisiones con una fuerte orientación hacia el futuro.
Implica la proyección de actividades futuras concernientes a las decisiones propuestas.
Las soluciones planteadas deben basarse en el análisis de los problemas futuros.
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PLANEACIÓN Proponer decisiones
orientadas hacia el futuro como resultado de los hechos.
Los pronósticos y la investigación son las claves de una correcta planeación.
La selección final de un plan específico debe basarse en criterios que tengan validez en el presente y en el futuro
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PLANEACIÓN
Pasos para planear correctamente.– Pronósticos:
Son predicciones hechas bajo condiciones específicas.
– Investigación: Análisis de hechos reales.
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PLANEACIÓN
Importancia de la Planeación:– Permite la eficiencia como resultado del orden.– Coordina la acción.– Corrige y afina las previsiones.– Busca optimizar los recursos.– Evita trabajar a ciegas.– Precede a las demás funciones administrativas:
» Dirección» Ejecución » Control
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PLANEACIÓN
Cambios que exigen Planeación:– Tecnológicos.– Políticos y
gubernamentales.– Grado y carácter de
la competencia.– Actitudes o normas
sociales.– Actividad
Económica.
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PLANEACIÓN Justificaciones
adicionales a la necesidad de Planear.– La organización se
desarrolla en un medio complejo y siempre cambiante.
– Los volúmenes y costos de operación son siempre crecientes.
– El avance tecnológico hace que los métodos de trabajo se vuelvan rápidamente obsoletos.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
PRESUPUESTOMETAS
INVESTIGACIONESS
OBJETIVOS
CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIONSELECION Y EVALUACION
DE ALTERNATIVAS
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PROGRAMAS
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La metas– Son guías a largo plazo que dan a la organización
directrices firmes:– Un conjunto de metas incluye:
» Estabilidad en el mercado.» Operar con utilidad.» Desarrollo de la organización.» Conservación de la parte actual o planeada del
mercado.
» Ampliar su mercado potencial.
ETAPAS ETAPAS EN ELPROCESO ELPROCESO DE PLANEACIÓN
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ETAPAS EN EL PROCESODE PLANEACIÓN
Investigaciones– Antes de fijar los objetivos de la organización, se
requiere conocer el medio ambiente tanto interno como externo donde opera la empresa:
» Fortalezas y debilidades. Capacidad de Planta. Recursos financieros, materiales, humanos y técnicos.
» Oportunidades y amenazas. Cambios medioambientales. Cambios tecnológicos, políticos, económicos, sociales. Competencia.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Fijación de Objetivos– Un objetivo es aquello que se lanza hacia una
meta especifica y concreta.– Constituyen lo que una empresa o persona
espera realizar en un periodo relativamente largo.– Pueden definirse para cinco años o más, pero
usualmente se aplican a uno o dos años.– Deben ser: medibles, coherentes y realistas,
comprensibles y claros, estimulantes, congruentes entre las diferentes unidades, enmarcados en el tiempo.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Cursos alternativos de acción
– De la posición adoptada en la fijación de
objetivos, se deriva un conjunto realista
de alternativas o caminos a seguir para
alcanzar cada uno de dichos objetivos.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Selección y evaluación de alternativas– Se estudian y evalúan cada una de las
alternativas existentes.– Se determina la utilidad de cada una de
ellas.– Se escogen las más viables.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Políticas– Son planes fijados o guías de acción en
áreas especializadas.– Son principios generales de acción que
sirven para formular, interpretar o suplir normas concretas.
– Son normas de acción aplicadas por un dirigente.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Procedimientos– Son el como hacer en el proceso de
planeación. – Son una serie de labores concatenadas
que constituyen la sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo.
– Representa la mejor manera de hacer las cosas desde el punto de vista de tiempo, esfuerzo y costo.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Programas– Son planes en los que no solo se fijan objetivos y
la secuencia de las operaciones, sino principalmente el tiempo necesario para ejecutar cada una de sus partes.
– Difieren de los procedimientos en que no están restringidos por trabajos particulares o niveles de la organización.
– Pueden inclusive incluir grupos de metas, objetivos, políticas , procedimientos y subprogramas satélites que difieran en algo de la organización principal.
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ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
Presupuestos– Son una modalidad especial de los
programas que permiten determinar cuantitativamente los elementos programados.
– El presupuesto es un plan y en ciertos casos es el plan más importante de la empresa.
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PLANEACIÓN DE RECURSOS
Recursos: Son todos aquellos elementos que se requieren para llevar a cabo la acción en la planeación. Se clasifican en:– Recursos Financieros.– Recursos Humanos.– Recursos Materiales.– Recursos Técnicos.
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PLANEACIÓN DE RECURSOS
Recursos Financieros– Son los recursos de carácter económico y
monetario que la empresa requiere para el desarrollo de sus actividades.
– Se estiman una vez se han determinado otras estimaciones como el presupuesto de ventas, de producción, compras, costos de producción,
gastos operativos, etc..
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PLANEACIÓN DE RECURSOS
Recursos Humanos– Se requiere determinar la calidad y cantidad de
personas necesarias para desarrollar el plan.– El momento en que deben reclutarse.– El efecto en los ingresos y los costos.– Debido a que el trabajo tiene un mayor carácter
cualitativo, mayor es la dificultad para cuantificar su desempeño, por tanto debe ser medido en términos de productividad del personal.
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PLANEACIÓN DE RECURSOS
Recursos Materiales– Instalaciones: edificios, plantas de fabricación.
» Determinar la región, proximidad al mercado, clima.» Determinar la comunidad, disponibilidad de mano de
obra, escala salarial, impuestos, leyes.
– Equipo: maquinaria, herramientas, vehículos.– Materiales y suministros de producción.
» Proveedores internos y externos.» Calidad, precios, tiempos de entrega.» Medios de transporte, costo de fletes, impuestos.» Manejo, almacenamiento y control de inventarios.
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PLANEACIÓN DE RECURSOS
Recursos Técnicos
– Adquisición de tecnología.
– Desarrollo de tecnología propia.
– Capacitación y desarrollo de personal.
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PLANEACIÓN FINANCIERA
Es una técnica para optimizar el uso de las inversiones y la búsqueda de opciones para la obtención de recursos al menor costo y así satisfacer las necesidades operativas de crecimiento y expansión
El Plan Financiero es la cuantificación en dinero del Plan Estratégico, con el objetivo último de maximizar el valor del negocio.
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PLANEACIÓN FINANCIERA La Planeación Financiera es :
– Liquidez– Solvencia – Rentabilidad– Flujos de Fondos– Estructura Financiera – Niveles de Apalancamiento– Acceso a los mercados de dinero– Costos de insumos para la producción– Costos de Administración– Control
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PROYECCIONES FINANCIERAS
Adicionalmente a la utilización de datos históricos, el administrador financiero toma sus decisiones con base en Proyecciones Financieras.
Las Proyecciones Financieras se logran aplicando el proceso general del Presupuesto.
El proceso desemboca finalmente en tres pilares fundamentales.– Proyección de Estados Financieros.– Presupuesto de Efectivo.– Proceso general de Presupuestación.
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PRESUPUESTOS
El presupuesto ES UN PLAN INTEGRADOR Y COORDINADO que se expresa en TERMINOS FINANCIEROS respecto a las OPERACIONES Y RECURSOS que forman parte de una empresa en PERIODO DETERMINADO, para lograr los OBJETIVOS de la gerencia.
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PRESUPUESTOS
Objetivos del Control Presupuestal:El Presupuesto suministra a la Gerencia lainformación necesaria para alcanzar losprincipales objetivos del Control Presupuestal,mediante:
– Un procedimiento organizado de PLANEACION– Un medio para COORDINAR las diferentes
actividades de un negocio.– Una base para el CONTROL de los Costos.
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VENTAJAS DEL PRESUPUESTO
Obliga a establecer los objetivos básicos de la organización.
Propicia la definición de la estructura organizacional determinando los niveles de autoridad y responsabilidad.
Incrementa la participación de todas las áreas de la organización.
Facilita la optimización de los diferentes insumos y recursos.
Estimula la creatividad y criterio profesional de lo ejecutivos. Obliga a realizar autoanálisis periódicos y facilita el control
administrativo. Ayuda a mejorar la eficiencia de las operaciones.
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EL PRESUSPUESTO Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
CONTROLVerificar si los propósitos planes
y programas se están cumpliendo y buscar correctivos en las
variaciones
ORGANIZACIÓNEstructurar técnicamente las funciones y actividadesde los recursos humanos,materiales, financieros y
técnicos buscando eficienciay productividad
COORDINACIÓNBuscar equilibrio entre los diferentes
departamentos y secciones de la empresa.
DIRECCIÓNGuiar las acciones de lossubordinados según los
planes estipulados
PLANEACIÓNConocer el camino a seguir, interrelacionaractividades, establecer objetivos y dar una
adecuada organización
PRESUPUESTO
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CICLO DE PLANEACIÓN Y CONTROL
Formulación de Planesde Corto y Largo Plazo
(Planeación)
Implementación de Planes
(Dirección y Motivación)
Comparación deResultados Reales y
Planeados(Control)
Evaluación de Desempeño
(Control)
Toma de Decisiones
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EL CICLO DE CONTROL PHVA
Donde estamos?
A donde queremos ir?
El enfoque CentralEs
El Servicio al Cliente
Necesitamos cambiar el plan?
Corregir , mejorar
Como vamos a empezar?
Ejecutar lo planeado
Como lo estamos haciendo?Verificar el resultado vs. La meta
Planear
Ha
cer
Verificar
Act
ua
r
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LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
Esta basado en estimaciones los cual obliga a utilizar herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre.
Debe ser constantemente adaptado a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, requiere del concurso del elemento humano.
Toma tiempo y cuenta prepararlo.
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PRESUPUESTO MAESTRO Plan a largo plazo: es la elaboración de
Pronósticos y Estados Financieros proyectados a 5 o 10 años.
Presupuesto Maestro: es un análisis extenso del primer año de un plan a largo plazo.
Está integrado básicamente por dos áreas:
Presupuesto de Operación.
Presupuesto Financiero.
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RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES Y DIRECTORES DEPARTAMENTO
Los Directores y Jefes de Departamento son responsables de participar y coordinar en las tareas de su departamento o sección, las principales funciones son :– Identificar los rubros presupuestales correspondientes a su
departamento o sección con base en el Plan de Cuentas y considerando la definición establecida para cada cuenta.
– Recopilar y preparar la información necesaria para presupuestar cada uno de estos rubros, asegurándose que esta se ajusta a las bases y parámetros fijados por la Gerencia.
– Elaborar y presentar en las fechas fijadas, el Presupuesto a su respectiva Gerencia, justificando y soportando debidamente cada uno de los rubros allí indicados.
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FUNCIONES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS
Asesorar a los diferentes departamentos en el elaboración del Presupuesto anual.
Recibir y analizar los Presupuestos parciales de cada departamento y hacer las observaciones necesarias.
Aprobar en asocio del Comité de Gerencia, los respectivos Presupuestos.
Considerar y aprobar en unión del Comité de Gerencia, los cambios que se propongan al Presupuesto general, una vez se inicien las operaciones del periodo presupuestado.
Recibir y analizar los informes de Ejecución Presupuestal.
Recomendar medidas de Control.
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SECUENCIA DEL PRESUPUESTO ANUAL
Presupuesto de Ventas Presupuesto de Producción
Presupuesto de Necesidades de Materia Prima
Presupuesto de Mano de Obra Directa
Presupuesto de CostosIndirectos de Fabricación
Presupuesto de Gastosde Ventas
Presupuesto de Costos de Producción y Venta
Presupuesto de Gastosde Administración
Estado de Resultados Presupuestado
Presupuesto de Efectivo
Presupuestos de Capital
Balance General Presupuestado
Flujo de EfectivoPresupuestado
Estado de Cambios en la Posición Financiera
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TIPOS DE PRESUPUESTOS
Presupuesto flexible. Presupuesto estático. Presupuesto base cero. Presupuesto por Programas
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PRESUPUESTO DE VENTAS
Aspectos a tener en cuenta:– Unidades a vender por cada Línea de Producto. – Ventas por Zonas o Distritos de Venta.– Precio de Venta Unitario.– Descuentos de Volumen.– Impuesto a las Ventas (IVA).– Retenciones del IVA.– Retención en la Fuente DIAN– Retención de Industria y Comercio (ICA).
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PROYECCION DE VENTAS UNA TAREA DIFICIL
La Proyección de ventas difiere del Presupuesto de Ventas en lo siguiente:– La proyección es el cálculo, es la previsión que
puede o no convertirse en el Presupuesto de Ventas.
– La Proyección conduce a ajustes de planes administrativos, de manera que el Presupuesto final de Ventas puede diferir de la proyección original.
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PROYECCION DE VENTAS UNA TAREA DIFICIL
Factores que influyen en la Proyección de Ventas:– Volúmenes de Ventas anteriores.– Capacidad de Producción de la Empresa.– Estudios de Mercado.– Condiciones generales económicas y de la Industria.– Indicadores Económicos como, PIB, IPC, Tasa de
Desempleo, Inflación, Devaluación, Tasas de Interés, Impuestos, crecimiento de los medios de pago, M1 y M2.
– Políticas de precios y utilidad relativa del producto.– Publicidad y Promociones.– Calidad del personal de ventas.– Competencia.– Políticas y restricciones regulatorias.
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PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
Aspectos a tener en cuenta:– Unidades a vender por Línea de Producto.
– Inventarios Finales deseados de Producto Terminado.
– Inventarios Iniciales de Producto Terminado.
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PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA A USAR
Aspectos a tener en cuenta:
– Unidades a Producir por Línea de
Producto.
– Cantidades estándar de Materia Prima por
unidad.
– Precios estándar de Materia Prima.
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PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA A COMPRAR
Aspectos a tener en cuenta:– Materiales requeridos en la Producción.
– Inventarios Finales de Materiales deseados.
– Inventarios Iniciales de Materiales.
– Precios estándar de Materia Prima.
– Impuesto a las Ventas (IVA).
– Retención en la Fuente DIAN.
– Retención de Industria y Comercio (ICA).
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PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA
Aspectos a tener en cuenta:
– Unidades a Producir por Línea de Producto.
– Tiempo estándar de Mano de Obra por Unidad.
– Salario Estándar por Hora
– Carga Prestacional.
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PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
Aspectos a tener en cuenta:
– Costos Fijos y Costos Variables.
– Capacidad Normal de la Planta, Procesos y Actividades.
– Bases de Distribución.
– Calculo de las Tasas de Aplicación.
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PRESUPUESTO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS
Aspectos a tener en cuenta:
– Presupuesto de Material a Consumir.– Presupuesto de Mano de Obra Directa.– Presupuesto de CIF.– Inventarios Iniciales y Finales de:
» Materia Prima» Productos en Proceso» Productos Terminados
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SISTEMA DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓNDE GESTIÓN
El sistema de Control de Gestión moderno se concibe como un Sistema de Información y Control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión, que tiene por objetivo definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones.
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INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION Control PresupuestalControl Presupuestal Contabilidad FinancieraContabilidad Financiera Contabilidad Administrativa o GerencialContabilidad Administrativa o Gerencial Auditoría ExternaAuditoría Externa Auditoría y Control InternoAuditoría y Control Interno Auditoria Operativa Auditoria Operativa Analisis de Indicadores Analisis de Indicadores Balanced Scorecard (Cuadro de Mando)Balanced Scorecard (Cuadro de Mando) Valor Económico Agregado ( EVA )Valor Económico Agregado ( EVA )
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Control Presupuestal:Control Presupuestal: Es el principal y más integrado instrumento de control de la actividad económico-Financiera de la empresa. Sirve también para controlar la gestión de las actividades y la adscripción de responsabilidades
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Contabilidad Financiera:Contabilidad Financiera: Realiza una síntesis con un elevado nivel de agregación y con una estructura muy formalizada de las principales variables implicadas en el resultado periódico: ingresos, compras, gastos.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Contabilidad Gerencial:Contabilidad Gerencial: Analiza continuamente los orígenes y las causas de los resultados, desglosados en los costos correspondientes a cada ingreso, comparando cómo debería haberse realizado la actividad económica programada, con el nivel obtenido de las variables que sirven para el aprendizaje y mejora continua de la organización.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Auditoría Externa:Auditoría Externa: Consiste en la verificación, comprobación y revisión de los estados contables, realizada por expertos profesionales externos, independientes a la empresa auditada, que emiten su opinión sobre la racionailidad y fiabilidad de la situación económico-financiera y resultados expresados en los estados financieros de la compañía.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Auditoría y Control Interno:Auditoría y Control Interno: Constituye el conjunto de métodos e instrucciones de procedimiento y estructuras organizativas que tiene por objetivo salvaguardar los activos empresariales, asegurar la fiabilidad y exactitud de la información y registros contables, prevenir los posibles fraudes y promover la eficacia de la gestión empresarial.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Auditoría Operativa:Auditoría Operativa: Analiza el presente y perfecciona sustancialmente el futuro de la gestión empresarial, poniendo de relieve las ventajas y dificultades estratégicas que se prevén a lo largo del tiempo tanto por el efecto de los cambios en la organización como en el entorno.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Análisis de Indicadores: Análisis de Indicadores: Los indicadores son la relación que se establece entre magnitudes estáticas y/o dinámicas que explican de forma objetiva y comparativa, los equilibrios más significativos en el buen funcionamiento de la empresa.
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral : Integral : Es un sistema gerencial estratégico que complementa las medidas financieras tradicionales con medidas de actuación futuras. Los objetivos e indicadores del Cuadro de Mando se derivan de la Visión y estrategia de la organización. Contemplan la actuación de la organización desde cuatro perspectivas:– FinancieraFinanciera– ClientesClientes– Proceso InternoProceso Interno
– Formación y CrecimientoFormación y Crecimiento
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
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THE BALANCED THE BALANCED SCORECARDSCORECARD
FINANZASCómo deberíamos
aparecer ante nuestros accionistas
para tener éxitofinanciero?
PROCESOS INTERNOSEn que procesos
debemos ser excelentes para satisfacer
a nuestros accionistasy clientes?
CLIENTESCómo deberíamos
aparecer ante nuestros clientes
para alcanzarnuestra visión?
FORMACIÓN Y CRECIMIENTOCómo mantendremos
nuestra capacidad de cambiar y mejorar
para alcanzarnuestra visión?
Visión y
Estrategia
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Valor Económico Agregado (EVA) : Valor Económico Agregado (EVA) : Es una herramienta que permite calcular y evaluar el valor generado por la empresa. Eva más que un indicador, es el promotor de una nueva cultura empresarial, la cultura de la Gerencia del Valor. Es la Estimación de la utilidad económica después de restarle el costo de los activos netos empleados para producirla.
UODI - (Activos Netos) CK = EVAUODI - (Activos Netos) CK = EVA
INSTRUMENTOS DEL INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIONCONTROL DE GESTION
Planeación Financiera 61
UODI = Utilidad Operativa después de impuestos.
Activos Netos= Activos Corrientes - Pasivos Corrientes + Propiedad Planta y Equipo - Depreciación Acumulada.
Costo de Capital = Es el porcentaje de rendimiento que los inversionistas esperan recibir en compensación por el riesgo de su inversión más el costo de los financiamientos.
VALOR ECONÓMICO VALOR ECONÓMICO AGREGADO ( EVA )AGREGADO ( EVA )
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PLANEACIÓN FINANCIERA
FIN