documentos controlados

7/24/2019 Documentos Controlados

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Matriz de Distribucin de Documentos

1. rea: Se especifica el rea a la que pertenece la Matriz de Distribucin deDocumentos. Pueden ser las reas del Corporativo, las Sucursales o lasdministraciones Portuarias.!. Fecha: Se especifica la fec"a de emisin de la Matriz de Distribucin de Documentos.#. Revisin: Se establece un n$mero consecutivo de acuerdo al n$mero de veces que laMatriz "a sido modificada.%. No. Se numeran consecutivamente los documentos e&istentes en el rea a la quepertenece la Matriz.'. Clave: Se especifica la clave del documento de acuerdo al cuadro de revisin deldocumento re(istrado.). Documento: Se especifica el nombre del documento re(istrado.

*. Revisin: Se especifica la revisin del documento re(istrado de acuerdo a los datosdel cuadro de re(istro del documento.+. Funcin Organizacional: Se escriben las distintas funciones or(anizacionales querecibirn copias de los documentos, sean estas electrnicas o impresas.. rea de Registro de Copias: -n este espacio se re(istran las copias que sonentre(adas, en el cuadro de interseccin del documento con la funcin or(anizacionalse re(istra la copia entre(ada, en caso de copias electrnicas se escribe una -, en elcaso de copias impresas se escribe el n$mero consecutivo de la copia entre(ada a lafuncin or(anizacional.1. ubdirector !"o #erente #eneral de rea: Se anota el nombre del Subdirector /0oerente eneral del rea a la que pertenece el re(istro / se firma.


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$%&'% D( )M*R()+N,. Copia No.: -s el n$mero de identificacin de la copia impresa. -ste n$mero debercoincidir con la Matriz de Distribucin de Documentos del rea que entre(a la copiacontrolada.-. (ntrega: -l rea o funcin or(anizacional que entre(ue la copia controlada.. Recibe: -l rea o funcin or(anizacional que recibe la copia controlada. -stainformacin deber coincidir con la Matriz de Distribucin de Documentos del rea queentre(a la copia controlada./. Fecha: Se re(istra la fec"a en que se elabora la copia controlada.

l entre(ar una copia impresa de un documento controlado se deber llenar un ren(ln de latabla, de forma que se pueda tener una trazabilidad de los documentos / su distribucin atrav2s de la or(anizacin.


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