REUNIN DE DIFUSIN OFICIAL DE DOCUMENTOS CONTROLADOSSISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO 9001 COLEGIO DISTRITAL DE EDUCACIN COOPERATIVA Y PARA EL TRABAJO ABRIL DE 2010

PROGRAMA

SOBRE LA CERTIFICACIN : CAPACITACIN Y ENTRENAMIENT O REGLAS DE JUEGO Y TIPS DE CALIDAD

1.Difusin o Entrega de Documentos Controlados del S.G.C. ISO 9001 a cargo de Lic. Astrid Sarmiento, Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad. 2.EL DARDO 2010, a cargo de Carolyn Pearanda, Coordinadora de Redaccin y Documentacin Fotogrfica, versin 2009.

1 . DIFUSIN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL S . G . C . ISO 9001Por: Lic. Astrid Sarmiento Ariza. Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad.

Qu estamos recibiendo? UNA CARPETA BLANCA MARCADA CON EL LOGO CALCOMANA - DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (LA MAYORA YA LA RECIBI EN LA CAPACITACIN DE FEBRERO) CON GANCHO LEGAJADOR PARA GUARDAR DE MANERA ORDENADA Y LIMPIA LOS DOCUMENTOS CONTROLADOS QUE SE ME ENTREGARN A PARTIR DE HOY.

Qu es un Documento Controlado?v Es un documento del S.G.C. ISO 9001 de la Institucin que estandariza los procesos, mis funciones, los procedimientos y la forma como voy a registrar la informacin y a almacenarla. v v Es propiedad de la institucin debo devolverlo a la Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad si me traslado o me desvinculo, ya que hace parte del knowhow o saber como de la institucin. Es responsabilidad de la Coordinadora de Aseguramiento recogerlo independiente del estado en que se encuentre. v

Qu es un Documento Controlado?v Los documentos controlados son de 4 tipos: v Manual de Calidad : del cual solo recibir copias controladas (con sello rojo) de las pginas correspondientes a Direccionamiento Estratgico y Mapa de Procesos. El documento completo lo tendr a mi disposicin de manera fsica en calidad de prstamo o de forma electrnica como documento protegido contra escritura. Procedimientos : de los cuales solo recibir los procedimientos que me conciernen de las actividades y procesos que realizo con ms frecuencia.

Qu es un Documento Controlado?v Los documentos controlados son de 4 tipos: v Descripciones de Cargo : Solo recibir la de mi cargo, en caso que tenga uno adicional como Jefe de rea o Coordinador de algo en especfico, etc. recibir una o ms DC adicional. Registros : de los cuales solo recibir los que me corresponde diligenciar, deben tener el cdigo y debo conservar uno en blanco para fotocopiar y los diligenciados en una carpeta marcada con el cdigo y bien organizada.

Cmo luce un documento controlado ? Se caracteriza

obligacin de L actualizrmelo cada TRO N O vez que cambie , A C rea: CAseguramiento de la Calidad para PI O ello debo entregar el anterior .ADA

Colegio Distrital de Educacin Cooperativa y que Lo cual significa par Aseguramiento de la el est en la Calidad Trabajo

por el sello de color rojo que lleva en c/u de sus hojas que dice: COPIA CONTROLADA

Cont enid o de Proc edim ient os :

C D O IG 1

Cont enid o de Proc edim ient os :

19 20

Cont enid o de Desc ripc ione s de Carg

C D O IGCon ten ido de Reg ist ros :

F 2-0 1 F 2-0 2

Con ten ido de Reg ist ros :

CDI GO F24-01

DE SUMAS.GIMPORTANCIA:que vCada usuario del .C tiene una carpeta

aunque igual por fuera vara en su contenido, por eso no me debo guiar de las carpetas de los dems slo de la ma. v Debo cuidar la carpeta y todo su contenido. En caso de un accidente (dao o prdida) solicito una reposicin de documentos. Tener en cuenta los costos $$$$$$, aplicar aqu los conceptos de eficiencia y eficacia (economa de recursos). Slo se repone por accidente una sola vez por usuario. A la segunda vez debo pagar las copias como sancin por no cuidar lo suficiente bien el material que se me entrega. v

v No tener disponible la carpeta de Documentos Controlados es causal de NO CONFORMIDAD del Sistema de Gestin de la Calidad. Es una de las primeras actividades que realizan los Auditores, solicitar documentacin. v Debo diligenciar correctamente los registros en todos sus espacios y columnas, en caso que un aspecto no aplique a mi rea debo colocar NO APLICA. Encontrar espacios vacos en los registros es una NO CONFORMIDAD del S.G.C. y queda como registro en las Auditoras Internas o Externas.

DE SUMA IMPORTANCIA:

Conclusiones:q A partir de hoy, el S.G.C. est de manera formal y oficial funcionando. Culmina entonces la etapa de Sensibilizacin y Preimplementacin y comienza la Implementacin REAL . q Debo saberme muy bien la Misin, Visin, Poltica y Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, Caracterizacin de los mismos, etc.

q A partir de hoy, como usuario del S.G.C., tengo derecho a participar activamente en l, aportando mis conocimientos y mi experiencia al Mejoramiento Continuo del sistema. Para esto puedo solicitar cambios en procedimientos cuando el documento quede obsoleto, generar nuevos procedimientos a travs de las guas P1 y P2 o redactar un procedimiento de manera individual o en grupo cuando me lo asignen o de mi propia iniciativa, detectar NO CONFORMIDADES del sistema y mediante el P-24 de Acciones Correctivas y Preventivas tomar medidas para solucionar problemas y mejorar, entre muchas otras.

Conclusiones:

El Colegio va a dar estmulos e incentivos a los buenos USUARIOS del sistema , no debo esperar a que las Directivas estimulen a alguien para preguntar por qu el o ella y yo no , etc . La clave es Proactividad .

2 . EL DARDO 2010Por: Carolyn Pearanda, Coordinadora de Redaccin y Documentacin Fotogrfica, versin 2009.

El Dardo 2009

El editorial Espacio para La reflexin Desde la Rectora Cooptrabajo

EL DARDO

Cooptrabajo

EL DARDO

Cooptrabajo

EL DARDO

Creo , con una ser iedad absoluta , que hacer siempre lo que a uno le gusta , y slo eso , es la frmula mag istral para una vida larga y feliz Gabriel Garca MrquezCooptrabajo

El Dardo 2010No hay alguien encargado para hacer solo esta tarea, como un Comunicador Organizacional. Quienes coordinan la actividad reciben una colaboracin no un salario de tiempo completo por esta razn, el peridico no se puede hacer sin la colaboracin pro-activa de todos los docentes y estudiantes. No esperar a que se les recuerde todo el tiempo, ya estn avisados y hay fecha definida.

El Dardo 2010Informacin recopilada hasta la mitad de Septiembre, para publicacin en Octubre. Ya que Noviembre es un mes muy congestionado. La Coordinadora de este ao es Nasly Ramos con la colaboracin de la Lic. Mara Bravo y los tres jvenes de 11 capacitados por el Proyecto Prensa Escuela de Uniautnoma : Lorkis Mendoza, Jhonatan Alvis y Ma. Anglica Villanueva.

Temas para esta edicinDel Sistema de Gestin de la Calidad : o Direccionamiento Estratgico: Misin, Visin, Poltica y Objetivos de Calidad, entre otros. o Notas y fotos sobre las Capacitaciones del Sistema ISO 9001 y Auditores Internos de Calidad y sobre la Entrega de Certificados y la Implementacin del sistema.

Temas para esta edicinNota sobre las Actividades de Pro - Nio , comunicarle a Ingrid fecha lmite desde ya para que vaya juntando y organizando la informacin que quiere que salga. Nota sobre la Inauguracin del Aula Virtual y la capacitacin de dinamizadores y docentes por parte de la Fundacin Telefnica.

Temas para esta edicinProyectos vigentes durante este ao. Celebraciones / Cumpleaos. Noti - Reportajes y Entrevistas. Visitas Importantes que reciban. Asistencia a Eventos fuera de la Institucin. Participacin en concursos, etc.

Fallas del 2009 Para No RepetirvFotos en baja resolucin o borrosas o en contraluz. vA futuro el colegio debe comprar su propia cmara, mientras tanto, todos debemos poner a disposicin la nuestra y cerciorarnos que las fotos queden bien encuadradas y de buena calidad. vCerciorarse que los nombres estn bien escritos por ejemplo : Janina / Ganina.

Fallas del 2009 Para No RepetirvDebe haber de todos los eventos Fotos suficientes para no tener que rellenar con fotos que no correspondan como : computadores que no son del colegio, proyecto ambiental y Usiacur, que fueron fotos de archivo del diario La Libertad. vAl redactar una nota con fotos: escribir de izquierda a derecha todos los nombres, especialmente los de los alumnos para que no suceda omisin o confusin de nombres y apellidos como en la entrevista a Fabin Guilln.

Fallas del 2009 Para No RepetirvErrores de divisin de las palabras del diagramador y del revisor de ortografa del diario La Libertad. Cerciorarse y rectificar todo con ms detalle. vMejorar la redaccin, si se asigna a un estudiante hacerles varias revisiones antes de pasar a la Coordinadora del Peridico. De estimar necesario programar unos talleres cortos de 30 minutos de principios bsicos de redaccin.

ComentariosTodos tienen igual oportunidad de aparecer. No hay preferencias ni favoritismo por antigedad o popularidad. Depende de si me gusta figurar, si quiero vender mi imagen profesional a mi familia, amigos y vecinos, de mi espritu de colaboracin, de escuchar el llamado cuando se pida o se solicite algo especfico como por ej. La foto del Festival Gastronmico

Comentarios tambin depende de si quiero lucirme, ganar puntos en mi Evaluacin, de si estoy en el momento justo en el lugar correcto: listo pa la foto, etc. No todo puede $$$$$. ir a color, por razones de $

Debemos mantener las 16 pginas este ao.

Qu falt en la versin 2009 y queremos en la versin 2010?Para LUCIRME , SI QUIERO

LO ACADMICO

Participacin activa y creativa de estudiantes con la gua de los profesores .

qEspaol y Literatura: Poemas, cuentos cortos, crucigramas, adivinanzas, etc. (Prof. Mara Bravo) qPgina de Ingls (Profesor Jhon) : canciones / poesas / prrafos / acertijos, tips sobre el uso del idioma, etc. qCaricaturas sobre Poltica / temas de actualidad, etc. (Prof. Germn).

Qu falt en la versin 2009 y queremos en la versin 2010?Para LUCIRME , SI QUIERO

LO ACADMICO

Participacin activa y creativa de estudiantes con la gua de los profesores .

qPgina de Matemticas: Sudoku, Jeroglficos, etc. qCualquier otra cosa que se me ocurra por ver peridicos de otros colegios y organizaciones, magazines, revistas, etc. Debo saber vender la idea para que me escojan y debo apersonarme de la actividad para recibir crdito: aparicin de mi nombre.

NO SE VALE AL FINALCUANDO YA EST PUBLICADO: Quejarse si no se sali. Estn siendo avisados de que deben hacer y que tienen que ser pro - activos . Comparar o contar que fulano sali dos veces o tres veces ms que el otro, etc. Saldr lo que me esfuerce por salir en el nmero de proyectos que participe, si QUIERO.

NO SE VALE AL FINALCUANDO YA EST PUBLICADO: Quejarse de la calidad de las fotos, ya que depende de c/u de nosotros. Recordar que al enviar por correo se achica el tamao y por lo tanto se pierde resolucin. Es mejor guardar en memoria o quemar un CD. Hablar negativamente o criticar cualquier otro errorcito o detalle, HAY QUE TENER EN CUENTA :

Que es colaboracin (solo con una pequea retribucin econmica para transporte, uso de computador, papelera, etc.) para Nasly Ramos, Carolyn Pearanda o cualquier otra persona externa o de no vinculacin fija. Para que salga hay muchas horas de redaccin, revisin, organizacin, seleccin y Presin en el Peridico La Libertad, lo que llamo TRABAJO INVISIBLE :

TRABAJO INVISIBLE : Hay que coger turno, a fin de ao muchas instituciones quieren publicar, toca quedarse por horas para que el encargado avance, sin comer, en da sbado por parte de coordinadoras y rectora, etc.

. ENTONCES

No dejarse coger el tiempo . Empezar ya mismo . No esperar que me recuerden ni que me presionen . El Dardo es algo presente durante todo el ao . Comunicarse con Nasly , pedir ayuda para redactar las notas si la necesito . Ser exacto con las fechas , etc .

. ENTONCES

Tener presente al peridico en todo momento , ver una nota POTENCIAL en cada evento o circunstancia , etc . que pase en la institucin . Ponerme las pilas con el aprendizaje de las TICS , uso de cmara digital , redactar notas en word , preparar un power point , quemar un CD etc . NO ME PUEDO QUEDAR ATRS .

. ENTONCES

AUNQUE LA RECTORA EST PENDIENTE DE QUE TODOS APAREZCAN EN AL MENOS UNA FOTO Y / O NOTA Y DAR CRDITOS A QUIENES SE LO MERECEN SOLO DEPENDE DE M SALIR O NO Y EN QUE GRADO SI MS O MENOS .

. RECUERDEN

INVITACIN PARA PARTICIPAR EN LAS PRXIMAS PUBLICACIONES

EL DARDO

PUBLICACIONES

Cooptrabajo

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EL DARDO

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EL DARDO

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EL DARDO

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EL DARDO

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CRDITOS EN LAS PUBLICACIONES COMO COLABORADORES Y UN # DE EJEMPLARES DE LA PUBLICACIN

RECOMPENSA :

Capacitacin y Entrenamiento Reglas del JuegovCon respecto a la CERTIFICACIN a partir del 2010 se certificarn todas las Capacitaciones y Entrenamientos sobre temas de Calidad o que afecten la calidad de manera directa e indirecta. En este sentido TODO ES CALIDAD Y TODO AFECTA LA CALIDAD. vLas Capacitaciones Internas (dentro de la Institucin) se certificarn por el nmero real de horas asistidas, mnimo 15 por certificado.

Capacitacin y Entrenamiento Reglas del JuegovEl Modelo de Certificado para capacitaciones futuras es el establecido a partir de hoy. Cambiarn la informacin del curso, la intensidad horaria y la fecha. vSe valen las excusas mdicas o compromisos personales de fuerza mayor previamente adquiridos, etc., pero se descontarn las horas no asistidas. Para una capacitacin de solo 15 horas, no asistir a una sesin quita el derecho a certificado.

Capacitacin y Entrenamiento Reglas del JuegovEsto ltimo por principio de Justicia y de Reconocimiento a quienes sin excusas, con esfuerzo, dejando a sus hijos un sbado, etc., se sacrifican y le cumplen a su Institucin, siendo que estos son eventos que no se programan todos los das y sobre todo para que se marque una diferencia entre el que se esfuerza ms y el que no lo hace tanto, ya que esto es motivo de comparaciones y descontento.

Capacitacin y Entrenamiento Reglas del JuegovSlo hay dos casos excepcionales para justificar inasistencia a una sesin de capacitacin: cuando la persona asisti a la institucin pero debe cumplir con alguna funcin administrativa urgente o inaplazable como Contralora asignada por la Rectora y cuando est en una Capacitacin Externa que se le cruce, tambin asignada por la Rectora. En estos casos el implicado debe comprometerse a leer el material de las diapositivas e investigar sobre el tema de su cuenta y revisando los apuntes de sus compaeros.

vEl personal ms antiguo en la institucin y el equipo de Calidad conformado por la Coordinadora de Aseguramiento y los Auditores Internos deben llegar para finales del 2012 es decir durante los prximos 3 aos incluido el presente, a 180 horas de Capacitacin y Entrenamiento. Cuentan las Capacitaciones Externas como la de Fundacin Telefnica sobre TICS ya que esto afecta la calidad, la que viene sobre Educacin Financiera de BanColombia y otras que tambin se certifiquen.

Meta de Capacitacin y Entrenamiento

Tips de CalidadLas normas de la Serie ISO 9000 dicen los qu no los cmo. Cada empresa tiene la libertad de implantar un Sistema a su modo; adems cada organizacin es Sui Gneris (procesos y productos o servicios distintos, al igual que el talento humano, entre otros).

Tips de CalidadSe dan pautas generales en algunos libros de autores como Guillermo Tabla y Frank Voehl que son adaptadas de acuerdo al sentido comn y la lgica de quienes dirigen el proceso de Implementacin del Sistema. Los detalles y lmites se dejan al sentido comn (lo que requiere un profundo conocimiento de la empresa y sus procesos).

Tips de CalidadLas normas de la Serie ISO 9000 marcan los lmites mnimos y NO los mximos, por lo tanto NO son la Panacea en Calidad. Es necesario incluir actividades en el S.G.G que debido a su propia idiosincrasia son importantes para la empresa aunque no estn en la norma. Adems, deben existir en las empresas, Plataformas Administrativas de Gestin por encima del S.G.C.

Tips de CalidadLos procedimientos documentados son un punto de partida (de no tener Nada escrito u organizado a tener Algo con que apoyarse y referenciarse). Son Susceptibles de Mejora y quedan obsoletos cuando hay cambios en los mtodos de trabajo y en los procesos y procedimientos.

Tips de CalidadDebido a que todo est en constante cambio, como dice Albert Sloan en My Years With General Motors : El cambio es lo nico que permanece constante en las Organizaciones; los documentos deben ser flexibles, luego los S.G.C no son perfectos, no se pueden considerar productos acabados sino en proceso, pues deben servir para el mejoramiento continuo de la empresa y cambiar al ritmo que cambia sta.

Tips de CalidadLo anterior va muy de la mano con lo que dice James Lamprecht en ISO 9000 and the Service Sector: Los procesos y procedimientos tienen una tendencia inherente al cambio. Cuanto ms complicado es un procedimiento, ms cambia. Cuanto ms antiguo es un proceso, ms difcil es reconocerlo.

Tips de CalidadLo que se certifica con las Normas ISO 9000 son los Sistemas de Calidad, NO las empresas y las Lneas de Produccin, NO los productos o algunos procesos especficos. Para los productos existen Sellos de Calidad.

Tips de CalidadLo importante no slo es lograr la certificacin sino mantenerla y mejorar cada da el sistema de calidad, por lo tanto se debe enfocar la documentacin para satisfacer no slo los requisitos de ISO sino para proveer un adecuado Aseguramiento de la Calidad. Cmo luce la Certificacin ISO 9001?

Tips de CalidadComo dice el I.I. Eduardo Gmez Saavedra: El gran reto para la Industria Colombiana es Mejorar las calidades de nuestros productos y convertir la palabra CALIDAD en sinnimo de fabricado en Colombia y para ello es necesario crear la necesidad de la palabra CALIDAD en todo su sentido filosfico y yo le agrego a esta frase: por lo tanto se deben implementar en Colombia, Sistemas de Gestin de la Calidad con un amplio Sentido Filosfico.

Sean todos Bienvenidos a formar parte del Sistema de Gestin de la Calidad de nuestra Institucin .

3 . Entrega de Certificados

Por: Celia Len Cantillo. Rectora Cooptrabajo