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Documento de Ayuda para el
uso del Portal de Proveedores
Empresas Polar.
V 1.0 - 30/8/2016
¿Qué es el Portal de
Proveedores?
Enviar la solicitud del registro de su
empresa en la plataforma de
Empresas Polar.
Exponer la gama de Bienes y Servicios
que le puede ofrecer a Empresas
Polar.
Dar la información correspondiente a la
empresa con el fin de que Empresas
Polar evalúe su solicitud.
Con el registro
Usted podrá
Es una plataforma que permite la
comunicación efectiva entre el
proveedor y Empresas Polar.
Pasos del Proceso
1. Completar la solicitud del Pre-Registro.
2. La respuesta de la empresa será vía
correo electrónico.
3. Realizar el registro.
4. Responder las cualificaciones
(Cuestionarios) asignadas.
5. Esperar la respuesta de la empresa
vía correo electrónico.
- De ser Aceptado, será proveedor de
Empresas Polar.
¿Cómo podemos
ingresar?
En la Página Web de Empresas Polar.
• Hacer click en el pie de página, opción “Proveedores”.
• Seleccionar la opción de acuerdo a su estatus: Nuevo Proveedor, Proveedor Registrado.
Antes de iniciar el
registro asegúrese de:
Validar que la dirección web esté en los sitios de
confianza:
1 Al ingresar en la página web del registro, en
configuración.
2 cuando se despliega el menú, pulsar “Opciones
de Internet”.
3 En la siguiente pantalla, pulsar “Seguridad”.
4 Seleccionar “Sitios de Confianza”.
5 Aparecerá una ventana indicando en una barra de
texto con una dirección electrónica, se debe pulsar
el botón que indica “Agregar”.
6 Pulsar “Cerrar”.
7 por último pulsar “Aceptar”.
- Verificar que estén habilitados los permisos web
correspondientes:
1 Ubicarse en el mismo recuadro de configuración,
en el área de seguridad.
2 Pulsar “Nivel Personalizado”.
3 Al desplegarse la ventana de “Configuración de
seguridad: zona de Internet”, verificar que el
recuadro de "Navegar entre las ventanas y los
marcos de dominios distintos“, este “Habilitado”.
Luego de eso, pulsar “Aceptar”.
4 Pulsar “Aceptar” de nuevo.
Información General de
la Empresa Para registrarse de manera exitosa se presenta la
siguiente información.
- Es de suma importancia rellenar aquellos Campos
Obligatorios (**).
La información dada en este renglón, deberá coincidir con
la registrada en el Instituto Fiscal del país, en este caso, en
el Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa.
1 Nombre de la Empresa: Nombre registrado de la
Empresa.
2 RIF: Número de Registro de Información Fiscal de la
empresa. El mismo consta de 10 dígitos sin espacios en
blanco ni caracteres especiales.
Ejemplo: J123456789.
3 Idioma: Idioma de comunicación.
4 Página Inicial: Página Web de la Empresa.
5 Moneda: Moneda que el proveedor utiliza en sus
transacciones comerciales.
Direc.
6 País: País de procedencia.
7 Región: Región donde reside la empresa.
8 Distrito: Distrito al que pertenece.
9 Población / Código Postal: Ciudad y Código Postal
donde aparece registrada la empresa.
10 Código Postal: Código Postal la empresa
11 N° (Edificio) / Calle: Información dada en el Registro de
Información Fiscal (RIF).
12 Edificio / Piso / Sala: Información dada en el Registro
de Información Fiscal (RIF). (El campo no puede exceder
de 10 caracteres).
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Apartado de Correos:
13 Apdo: Apartado postal de Correo.
14 Otra Ciudad / Código Postal: Aplica en caso de que la
empresa tenga cede en otra ciudad.
15 Otro País: Aplica en caso de que la empresa tenga cede
en otro país.
Comunicación:
16 Teléfono* / Extensión: Número de Teléfono de la
empresa, incluyendo el código de la región. Ejemplo:
(02XX)123.45.67. En caso de tener una extensión adicional,
colocarla.
17 Número de Fax / Extensión: Número de fax de la
empresa, incluyendo el código de la región. Ejemplo:
(02XX)123.45.67 En caso de tener una extensión adicional,
colocarla.
18 E-Mail: Registro Fiscal Electrónico de la empresa.
Revisar Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.152 de fecha 18
de noviembre de 2014, el Decreto N° 1.434 con Rango,
Valor y Fuerza de Ley del Código Orgánico Tributario de
fecha 17 de Noviembre de 2014.
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Detalle de la persona de
contacto Aquella información competente al administrador de la
cuenta, donde:
19 Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación.
Ejemplo: Sr; Sra.
20 Nombre de Pila: Nombre del Administrador.
21 Apellido: Apellido del Administrador.
22 Título académico: Se refiere al título académico del
administrador.
23 Departamento: Departamento al que pertenece en la
empresa. Ejemplo: Gerencia, Dirección o Departamento.
24 Función: Cargo que ejerce en la empresa.
25 Teléfono / Extensión: Número de teléfono de contacto
en la empresa, en caso de no estar incluida la extensión
colocarla. Incluyendo el código de la región.
Ejemplo: (02XX)123.45.67.
26 Número de Fax/ Extensión: Número de Fax en la
empresa, en caso de no estar incluida la extensión
colocarla. Incluyendo el código de la región. Ejemplo:
(02XX)123.45.67.
27 E-Mail: Correo electrónico del administrador.
Es importante colocar un E-mail donde la comunicación sea
efectiva, ya que por este medio, el administrador podrá
recibir notificaciones correspondientes a la aceptación o
rechazo de su postulación, cuestionarios, etc.
28 Idioma: Idioma de comunicación.
29 País: País en el que se encuentra el Administrador.
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Categorías del
Producto:
*Este campo es de carácter obligatorio.
Esta información le permitirá al proveedor exponer
productos y servicios que puede ofrecer a Empresas
Polar.
Nota: En caso que el proveedor ofrezca varios
servicios o productos, seleccionar todos aquellos
campos a los que aplique.
Al pulsar click en “Añadir”.
- Se desplegará una Selección de
categorías de Productos. Dónde:
- La barra “Buscar” permitirá
conseguir de manera rápida la categoría
a la cual pertenece la oferta del proveedor .
- Una vez que se desplieguen las
opciones, darle click al recuadro, de esta
manera quedara seleccionado.
- Por último darle click al botón “OK”.
Categorías del
Producto: Una vez que estén seleccionadas las categorías
correspondientes, se pueden eliminar o añadir
categorías si así lo desea.
- Pulsando “click” en el botón de la papelera
Se eliminan las categorías no deseadas. En algunos casos, no aparecerá visible el ícono, para esos casos
pulsar la categoría y rodar el pulsor a la derecha hasta conseguir el
ícono.
- Pulsando “click” en el botón “Añadir”, se despliega
nuevamente la pantalla de selección de categorías
de productos.
Captcha:
Es una pregunta de desafío, que busca descartar
que el registro lo realice una máquina. Debe
escribir el texto que muestra la imagen, la imagen
puede constar de letras y números.
Al momento de escribir los caracteres es
importante diferenciar entre mayúsculas y
minúsculas.
En caso de no identificar los caracteres de la
imagen, pulsar en el botón de ese
modo la imagen se refrescará.
Para constatar que el texto coincide con la imagen
se debe dar “click” en “Verify”.
Declaración de
protección de datos:
Culminado el registro de datos, es vital tildar el
recuadro de “Términos y condiciones”.
Para leer la declaración de protección de datos,
pulsar el link “Términos y condiciones”.
Por último, darle “click” a “Enviar”.
- Sabrá que su solicitud ha sido tramitada con
éxito al aparecer el siguiente mensaje:
- De no haber cumplido con el formato adecuado
o dejar campos obligatorios sin responder,
aparecerá un aviso de error en el encabezado de
la página, el aviso aclarará donde fue cometido el
error para que el mismo sea corregido.
- La respuesta por parte de Empresas Polar luego
del registro se les hará llegar vía Correo
Electrónico.
- En caso de no estar conforme con la información
dada, darle “click” al botón de “Anular entradas”.
De ser Aceptado,
Usted:
Recibirá un primer Correo electrónico donde se le indicará el ID asignado y un link en el que deberá ingresar en un plazo de 30 días.
El segundo correo contendrá la clave de acceso para ingresar al sistema, correspondiente al usuario temporal.
Al ingresar en el link y colocar su clave temporal entrará en una ventana de Registro de Usuario.
En primera instancia se mostrará un recuadro que contiene la información de la persona de contacto dada anteriormente.
De igual manera, recuadros para ser completados de la siguiente manera:
Crear cuenta de
Administración:
• Usuario: Será el usuario con que podrá ingresar
permanentemente, se recomienda que sea un
usuario fácil de recordar.
• Clave de acceso: Contraseña permanente con la
que podrá ingresar al sistema. La clave debe
contener al menos una letra en mayúscula, un
número y un carácter especial.
• Confirmar clave de acceso: Clave permanente
con la que podrá ingresar al sistema.
Formatos y
Parametrizaciones:
Estos campos no son de carácter Obligatorios.
• Formato de Fecha: Permite definir el formato que se
va a utiliza. Ejemplo: DD.MM.AAAA
• Formato decimal: Formato decimal con el cual se
trabajará.
• Huso horario: Dependerá de su ubicación
geográfica.
Declaración de
protección de datos:
Finiquitado el Registro de usuario, es necesario
pulsar el recuadro de “Declaración de protección de
datos”.
Para leer la declaración de protección de datos,
pulsar el link “Declaración de protección de datos”.
Por último, darle “click” a “Crear”.
Sabrá que su solicitud ha sido tramitada con
éxito al aparecer el siguiente mensaje:
Para continuar el proceso darle “click” a “Acceder”, de
lo contrario darle “click” a “Cerrar”.
En caso de no estar conforme con la información
dada, darle “click” al botón de “Anular entradas”.
De ser Rechazado,
Usted: Recibirá un correo electrónico donde se indicará
que ha sido rechazada su solicitud.
Cuenta del
Administrador
Una vez creada la cuenta del administrador, se
ingresa a la cuenta a través de la página de
Empresas Polar, colocando su usuario y su
contraseña registrada.
Tendrá 6 intentos para ingresar correctamente los
datos antes de ser bloqueado. De ser bloqueada
la cuenta o de olvidar la contraseña seguir el
procedimiento dado en Preguntas Frecuentes.
Con la cuenta del Administrador usted podrá:
Responder cualificaciones.
Crear empleados.
Lista de empleados.
Modificar empleados
Anexar Certificados, mantenerlos y
modificarlos.
Modificar datos de la empresa.
Crear Empleados Es posible que el administrador de la cuenta cree
más empleados, con la finalidad de interactúen con
la plataforma. El administrador podrá agregar un
máximo de 5 usuarios
• Esta parte del proceso se completa de la misma
manera, consta de información general y
campos obligatorios.
Detalle de la persona de
Contacto: 1 Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación.
Ejemplo: Sr. ; Sra.
2 Título académico: Se refiere al título académico del
empleado.
3 Nombre de Pila: Nombre del Empleado.
4 Apellido: Apellido del Empleado.
5 Función: Cargo que ejerce en la empresa.
6 Departamento: Departamento al que pertenece en
la empresa. Ejemplo: Gerencia, Dirección o
Departamento.
7 Idioma: Idioma de comunicación.
8 E-Mail: Correo electrónico del empleado
9 País / Teléfono / Extensión: País en el que se
encuentra el empleado y teléfono de contacto. Colocar
Extensión en caso de no estar incluida en el número
de teléfono.
10 País / Número de fax / Extensión: País en el que
se encuentra el empleado, número de fax y número de
extensión en caso de no estar incluida en el número
de teléfono.
Declaración de
protección de Datos:
Darle “click” en el recuadro “Declaración de
protección de datos”
Para leer la declaración de protección de
datos, darle click al link “Declaración de
protección de datos”.
Por último, darle “click” a “Crear”.
Cualificaciones Las cualificaciones son aquellos documentos que le
permiten al proveedor ingresar datos
correspondientes a su empresa, de igual manera le
permite anexar documentos, certificados o afines,
que solicite la empresa para evaluar su postulación
como proveedor de Empresas Polar.
Las cualificaciones llegan por medio de un link que
se envía al correo del administrador o se evidencian
en la Página Principal del administrador en el área
de “Cualificaciones”.
Cómo responder
Cualificaciones
Se les presentará un cuestionario de acuerdo a la
clasificación de su empresa.
Se debe contestar la pregunta de selección simple. De
ser necesario, anexar el documento que se le solicite.
Es necesario colocar la fecha de expiración del
documento, o pulsar el recuadro de “Validez ilimitada” si
ese es el caso.
Emitido por: Es un campo texto opcional donde puede
colocar el ente que emitió el documento. Ejemplo:
SENIAT.
Nota: Los formatos de los documentos a anexar son
JPG, PDF, BMP, JPEG, GIF, PNG)
Aceptación o Rechazo
La comunicación se realizará vía correo
electrónico. Recibirá un correo una vez que sus
documentos sean evaluados, el mismo planteará
que fue Aceptado o Rechazado en el proceso de
incorporación como proveedor de empresas polar.
Mantenimiento Opciones que le permitirá como usuario del Portal:
• Cambiar datos de la empresa.
• Cambiar datos de la persona de contacto.
• Colocarle roles a los usuarios.
Alertas Las alertas serán notificadas vía correo electrónico,
por esa razón es importante validar tanto el Registro
Fiscal Electrónico de la empresa, como el correo
electrónico del administrador de la cuenta.
De igual manera al ingresar a su cuenta registrada
aparecerán aquellas alertas que tenga pendiente,
Ejemplo: Cualificaciones por responder o
documentos próximos a vencerse.
En el caso de los documentos próximos a vencerse,
la notificación se hará de dos maneras: la primera es
a través de correo electrónico
Por la página también podrá visualizar el estatus de
los documentos para estar al tanto de su proceso.
Preguntas Frecuentes
Como recuperar su contraseña:
Al ingresar al sistema, pulsar “Soporte” y colocar
los datos que le solicite el sistema. La información
para recuperar la contraseña será enviada vía
correo electrónico, a la cuenta del Administrador.
- Alias o Usuario: Usuario registrado para
ingresar.
- Apellido: Apellido del Administrador.
- Nombre de pila: Nombre del Administrador.
- Correo Electrónico: Correo Electrónico del
Administrador.
Vía de Contacto con Empresas Polar:
La única vía de contacto con Empresas Polar será
por el correo electrónico:
Gestiondocumentos.proveedores@empresas-
polar.com