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CONSORCIO DE AGUAS BILBAO BIZKAIA:
MANUAL DE UTILIZACION DEL PORTAL DEL PROVEEDOR
Contenido
1. SOLICITUD DE ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR .............................. 1
2. ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA ..................................... 9
3. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES ................................................................. 13
PERSONAS JURIDICAS: NOTA IMPORTANTE ...................................................... 18
REGISTRO TELEMATICO DE FACTURAS .............................................................. 20
CONSULTA DE FACTURAS ..................................................................................... 31
DATOS PERSONALES ............................................................................................... 33
DATOS BANCARIOS .................................................................................................. 35
CONSULTA DEL MODELO 190 O DEL MODELO 347 ......................................... 39
4. ENVIO AUTOMATICO DE FACTURAS ............................................................ 40
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1. SOLICITUD DE ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR
En primer lugar, el Portal del Proveedor está diseñado para que una misma persona física pueda acceder a los datos de varias personas jurídicas, incluso utilizando varios certificados distintos. Este diseño es útil para grupos empresariales o UTEs. Por ello, cuando se utilizan certificados como representante de la persona jurídica, el primer acceso se concede a la persona física, que posteriormente debe solicitar acceso a los datos de la persona jurídica a la que representa.
Es conveniente, antes de abrir el navegador, tener la tarjeta con el certificado digital
insertada en el lector.
La página del CABB es https://www.consorciodeaguas.com, donde podemos entrar en el
“PORTAL DEL PROVEEDOR”. Verlo resaltado debajo.
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Ahora debemos picar en “ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR”.
En la parte inferior, podemos ver el botón de MANUAL DEL PROVEEDOR, donde
podemos descargar la última versión de este manual.
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Estamos dentro del Portal, pero no estamos identificados. Para ello, debemos ejecutar el
botón de Conexión, ubicado en la parte superior derecha:
El Portal del Proveedor utiliza el programa Autofirma, ubicado en
http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html, para la firma de las facturas y
peticiones que se efectúen en el Portal. Si el usuario no tiene la aplicación instalada, verá
el siguiente mensaje:
Tras descargar e instalar el programa, podremos entrar en Conexión, y ejecutar el botón
Certicado que aparece arriba.
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Tras completarse la carga, ejecutaremos el botón de Certificado:
Ahora nos aparece la ejecución de Autofirma:
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En función de nuestra configuración, nos pedirá seleccionar el certificado digital:el PIN
del certificado digital.
O puede que nos solicite directamente el PIN del certificado. En este caso, puede ser que
la petición aparezca como una nueva ventana, ver la imagen:
O con la petición del PIN en el centro de la pantalla. En todo caso, hay que indicarlo.
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Como no estamos dados de alta en el Portal, nos aparece este mensaje:
Debemos completar todos los datos obligatorios, marcados con “*”, y, recomendable, el
correo electrónico.
Tras completar la ficha y seleccionar el botón de Alta:
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Tras Paso siguiente, podemos adjuntar documentación su lo consideramos adecuado, pero
no es obligatorio. Esta documentación solamente sirve para el proceso del alta en el
Portal, en ningún momento se pueden adjuntar facturas u otros documentos, que tienen
su menú y proceso específicos.
Finalmente, nos aparecen el resumen de la solicitud y el botón para Firmar con
Certificado.
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Tras firmar la solicitud, nos aparece la confirmación y la opción de descargar un
justificante en PDF.
En función del tipo de certificado utilizado, hay dos posibilidades básicas:
• El certificado tiene asociada la empresa representada por la persona física. En
este caso, el usuario podrá acceder de manera sencilla a los datos de la persona
física y de la persona jurídica.
• El certificado, como puede ser el DNI, está asociado únicamente a una persona
física, por lo que el usuario deberá solicitar el acceso a los datos de una persona
jurídica, proceso que explicamos en el apartado siguiente, y aportar al CABB
copia certificada o copia y original de la capacidad de representación de la persona
jurídica. En este caso, el solicitante deberá contactar con el departamento de
Intervención del CABB para acordar una reunión para presentar la documentación
requerida, y que se pueda tramitar la petición de acceso. Si no se efectúa la
aportación de documentación, la solicitud será rechazada.
En todo caso, en ambos casos hay que comprobar si los accesos a los datos de las personas físicas o jurídicas son correctos, según lo indicado en el apartado siguiente.
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2. ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA
Es muy importante comprobar si tenemos acceso a los datos de la persona jurídica y, si no lo tenemos, solicitarlo. En estas páginas se explica cómo comprobarlo y como solicitarlo.
En primer lugar, comprobaremos las personas, físicas o jurídicas, asociadas a mi perfil y
si tenemos o no acceso a sus datos. Para ello, accedemos al Portal y nos identificamos a
través del botón de Conexión, que cambia a Desconexión. Ahora, debemos acceder a
“MI PERFIL”.
Donde puedo “gestionar” las personas jurídicas o físicas a cuyos datos puedo acceder:
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Ahora puedo ver las personas asociadas a mi perfil. En este caso, hay dos, de las cuales
puedo eliminar una de ellas.
Normalmente, tras obtener el acceso al Portal, necesito acceder a los datos de la persona
jurídica. En el caso de que no aparezca la persona jurídica a cuyos datos deseo acceder, completare los campos obligatorios, marcados con “*”, con los datos de la persona
jurídica y solicitare al Alta.
Ahora aparecen 3 personas asociadas al Perfil:
En el caso de que si aparezca la persona jurídica a cuyos datos deseo acceder, solicitare acceso a sus datos, como se indica en la página siguiente.
En todo caso, debemos comprobar, como se indica en las páginas siguientes, cuales son las personas, físicas o jurídicas, a cuyos datos tengo acceso.
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Tras clicar en Volver, o en el botón Mi Perfil, vemos los datos personales del perfil:
Ahora debo clicar en solicitar acceso, para pedir acceso a los datos de la persona indicada.
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Vemos que este perfil tiene asociadas 4 personas, pero solamente en dos de ellas se ha
solicitado acceso.
Por lo tanto, si deseamos acceder a los datos de alguna de las personas, debemos marcar
la columna de “Solicita acceso”, ejecutar el botón de Solicitar y completar el proceso.
Normalmente al día siguiente, podemos comprobar si la persona tiene el acceso
concedido. Se puede comprobar fácilmente accediendo a los datos personales o la
consulta de facturas de la persona jurídica. Para ello, nos identificamos en el Portal con
el botón de Conexión, y accedemos al menú de Consulta de Facturas:
En el campo de Persona deben aparecer disponibles la persona jurídica y la persona física
representante. Si no aparece disponible el campo de Persona, y la persona jurídica en el
desplegable, quiere decir que no hemos solicitado el acceso a sus datos, por lo que
debemos completar lo indicado en este apartado.
Para ver los datos de la persona jurídica, debemos seleccionarla y buscar los datos. Si
aparece el siguiente mensaje, es posible que no hayamos seleccionado la persona jurídica,
y estamos intentando acceder a los datos de la persona física.
Si el problema persiste, contacte con el Departamento de Intervención del CABB.
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3. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES
Antes de abrir el navegador, deberíamos tener la tarjeta con el certificado digital insertada
en el lector.
La página del CABB es https://www.consorciodeaguas.com, donde debemos ejecutar el
menú del “PORTAL DEL PROVEEDOR”. Verlo resaltado debajo.
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Ahora debemos picar en “ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR”.
Aunque estamos dentro del Portal, no nos hemos identificado, como se puede comprobar
en el icono del candado en las opciones del Portal:
Por lo tanto, ahora debemos identificarnos.
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Para ello, debemos ejecutar el botón de Conexión, ubicado en la parte superior derecha:
Tras completarse la carga, ejecutaremos el botón de Certificado:
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Ahora nos pedirá seleccionar el certificado y, en su caso, nos pedirá el PIN del certificado
digital.
Nos aparecen los datos básicos del certificado y aceptamos:
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Ahora vemos que las opciones del Portal están activadas, pues ha desaparecido el candado
en los menús ubicados en la columna derecha:
Dentro del menú de Proveedores:
Las principales opciones existentes son las siguientes:
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PERSONAS JURIDICAS: NOTA IMPORTANTE
Antes de comentar los principales aspectos de cada opción, debemos resaltar lo siguiente.
Selección de la persona, física o jurídica, cuyos datos vamos a analizar.
Habitualmente el usuario tiene asociadas la persona física y la persona jurídica de su perfil. Por ello, en el campo Persona destacado en la imagen, debe seleccionar la persona cuyos datos desea analizar, que será la persona jurídica, normalmente. La selección del proveedor es aplicable en todas las funcionalidades del Portal.
En el caso de que no aparezca disponible el campo Persona, pero nos aparezca este
mensaje:
Normalmente, lo que sucede es que no hemos solicitado el acceso a los datos de la persona
jurídica, por lo que debemos proceder a dicha solicitud según lo indicado en el punto “4
ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA”.
En el caso de que aparezcan dos personas asociadas, normalmente la persona jurídica y
la persona física que la representa, se puede anular el acceso a la persona física para que
automáticamente se consulten los datos de la persona jurídica. Para ello, debemos ir a Mi
Perfil
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Ahora en la frase “Si lo desea puede solicitar acceso a entidades locales”, clicamos en
Solicitar acceso, y veremos las personas asociadas al perfil:
En este caso, aparecen 4 personas asociadas. En 2 de ellas esta solicitado y concedido el
acceso a los datos, y en otras dos no está solicitado. Lo normal es que aparezcan dos
personas, la persona jurídica y la persona física que la representa.
Para que no seleccione siempre por defecto los datos de la persona jurídica, hay que
eliminar la marca de “Solicita acceso” en la persona física, y pulsar el botón de Solicitar
Y volver a Solicitar en:
Finalmente:
Tras estos pasos, se accedera por defecto a los datos de la persona juridica.
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REGISTRO TELEMATICO DE FACTURAS
El Portal del Proveedor permite que los usuarios aporten las facturas electrónicas en
varios formatos. El proceso comienza en esta pantalla:
En la pantalla siguiente es importante seleccionar la persona jurídica para que la factura
se asocie a dicha persona jurídica.
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Tras seleccionar la persona, jurídica o física, con la que se desea trabajar, podemos elegir
el tipo de facturas que vamos a aportar. En el caso de las facturas electrónicas
propiamente dichas, el proceso se limita a seleccionar el fichero XML en formato
Facturae de la factura, documentación adicional, que es opcional, y firmar los mismos.
Estas facturas en formato Facturae siguen un formato específico, en el que la
información sigue un esquema aprobado y estandarizado.
Las facturas deben incluir obligatoriamente el código DIR3 asignado al Consorcio de Aguas de Bilbao Bizkaia, que es el mismo en los 3 niveles:
I00000278 DEPARTAMENTO DE INTERVENCIÓN
Asimismo, dado que en las facturas remitidas al Consorcio de Aguas de Bilbao Bizkaia
exigimos que se indique el expediente o concurso al que se refiere la factura, dicha
información debe incluirse en el campo <ReceiverTransactionReference>.
El formato debe ser similar al siguiente:
- <InvoiceLine>
<ReceiverTransactionReference>T/aaaa/xxxx</ReceiverTransactionReference>
<FileReference>T/aaaa/xxxx</FileReference>
T: Tipo de expediente: P es nota de pedido y C contrato de licitación
Aaaa: Año del expediente
Xxxx: Número del expediente
En el caso del contrato de licitación número 2.589 del año 2.015, el texto debería ser
C/2015/2589, y en la factura debería aparecer:
- <InvoiceLine>
<ReceiverTransactionReference>C/2015/2589</ReceiverTransactionReference>
<FileReference>C/2015/2589</FileReference>
El formato completo del expediente podrá ser solicitado a la persona responsable del
pedido o contrato.
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El proceso de alta de facturas en formato Facturae comienza seleccionando el documento
de la factura. Los datos de operación contable y área gestora son opcionales y,
normalmente, deben dejarse en blanco.
Con el botón de Examinar, buscamos el fichero XML de una factura, y con el botón de
Adjuntar Factura el sistema analiza la factura y la incluye en Documentos Aportados.
Se puede eliminar la factura aportada para poder adjuntarla de nuevo. El sistema solo
permite tramitar facturas individualmente.
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Tras seleccionar el fichero XML de la factura, y ejecutar Paso siguiente, nos aparece un
resumen de la factura:
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Tras ejecutar Firmar y Enviar, normalmente nos pedirá el PIN del certificado y nos
aparecerá la confirmación de que la factura está registrada. Con esto, el proceso está
concluido.
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Debemos tener en cuenta que el sistema efectúa varias comprobaciones con los datos del
XML:
• Comprueba que el número de la factura no este duplicado. Si existe una factura
con el mismo número, no deja registrarla y emite un mensaje de error.
• En el XML de la factura puede incluirse la cuenta bancaria para el pago de la
factura. En tal caso, el sistema comprueba que la cuenta bancaria del XML
coincide con alguna de las cuentas bancarias de la ficha del proveedor, y rechaza
la factura si no coincide.
En el caso de discrepancia en la cuenta bancaria, se puede comprobar cuáles son las
cuentas bancarias asignadas al proveedor y, en su caso, solicitar el alta de nuevas cuentas
bancarias y la baja de alguna existente. El procedimiento se detalla más adelante.
Por último, debemos recordar que, según la legislación aplicable, el único formato de
factura admitido es la factura electrónica en formato Facturae. Por lo tanto, es muy
probable que el resto de opciones de formato de facturas desaparezcan en algún momento,
por lo que recomendamos a los proveedores la utilización de este formato.
En el caso de que no se disponga de factura electrónica, en la opción Factura digitalizada
(imagen de la misma), se puede enviar la factura digitalizada, en formato PDF, JPG o
similar, por lo procedemos a detallar el proceso.
Tras seleccionar la opción y seleccionar “Paso siguiente”, llegamos a la siguiente pantalla:
Es decir, podemos seleccionar el fichero donde está la factura digitalizada, dentro de los
formatos admitidos y adjuntarlo. Vemos el documento adjuntado, y la opción de
eliminarlo para volver a adjuntarlo.
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Tras adjuntar el fichero correcto, vamos a Paso siguiente.
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En el paso siguiente, debemos completar la ficha, especialmente los campos obligatorios,
marcados con “*”. Es importante incluir el número de expediente, en su campo especifico
y en el texto explicativo para que la factura no sea rechazada.
Los campos de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora componen el DIR3 asignado a la factura y son obligatorios. En el desplegable, debemos seleccionar DEPARTAMENTO DE INTERVENCIÓN en los 3 casos.
En primer lugar, podemos seleccionar el tipo de factura en el desplegable: Factura, Abono
o Factura Rectificativa. En el caso de Abono o Factura Rectificativa, debemos confirmar
con el Departamento de Intervención la tramitación de las mismas. Si la factura a abonar
o rectificar no está registrada, no se podrá tramitar el abono o la factura rectificativa. Por
ello, conviene confirmar previamente el envío de estas facturas. Para ello, en la opción
de Consulta de Facturas podemos comprobar la situación de la factura a abonar o
rectificar.
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Se deben grabar los datos básicos de la factura, que serán utilizados para grabar la factura
en el programa de Contabilidad. Debemos resaltar que, se pueden completar tantas
“Líneas de Detalle” de la factura como sea necesario con el botón “Añadir”. En la
imagen, podemos ver que hemos incluido varias líneas de detalle por importe total de
350,00 euros, correspondientes a las distintas bases de IVA. Es posible añadir varias
líneas o eliminarlas. Si no aparece el botón de “Eliminar”, la línea no está añadida.
Tras incluir esta información, se deben detallar las Bases Imponibles de IVA que no deben
superar el importe de las Líneas de Detalle añadidas anteriormente. En nuestro caso,
solamente incluimos las líneas de detalle con IVA, puesto que las líneas que no tienen
IVA no es necesario incluirlas. En todo caso, en la factura solo podemos incluir una UNICA línea por cada tipo de IVA. Por ejemplo, si en la factura tenemos dos líneas de
detalle cuyo IVA es al 21%, en las bases de IVA debemos incluir toda la base imponible
del IVA al 21% en una línea. Si se incluyen dos o más líneas con las bases de IVA del
mismo tipo la factura será rechazada. En el ejemplo siguiente, la opción correcta es la
segunda.
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Esta es la opción correcta, una línea única con toda la base al 21%.
En resumen, en las bases imponibles de IVA podemos incluir 3 tipos diferentes de bases
imponibles, pero solamente una línea por cada tipo de base imponible.
En este caso, hemos seleccionado el tipo de IVA normal al 21%, y hemos incluido la
base. En el caso de que la factura tenga bases imponibles con tipos distintos, se debe
incluir una línea con cada tipo de IVA. Debemos tener en cuenta que el Portal del Proveedor comprueba que la suma de las bases imponibles de IVA no supere la suma de los importes de las líneas de detalles, pero permite que las bases imponibles sean inferiores a la suma de las líneas de detalle, pues asume que es una base exenta.
Si fuera necesario, se pueden incluir los “Descuentos de la factura”, como retenciones de
IRPF u Otros, que no forman parte de la Base Imponible.
Respecto a la forma de pago, dado que el Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia paga
siempre mediante transferencia bancaria, el proveedor podrá seleccionar la cuenta
bancaria donde se efectuara el abono de la factura.
En el paso siguiente, vemos un resumen de la factura, y, tras comprobar los datos de la
factura, tendremos que clicar en “Firmar y enviar” para que se complete el proceso.
Véanse los datos de resumen de la factura de prueba:
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Segunda parte de la pantalla:
Ahora, podemos Firmar y Enviar la factura al CABB, para que sea registrada por el
departamento de Intervención.
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CONSULTA DE FACTURAS
Utilizando los filtros disponibles, podemos ver la relación de todas las facturas registradas
por el Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia (CABB) correspondientes al proveedor.
Seleccionamos la persona cuyos datos deseamos analizar. Asimismo, se puede filtrar la
búsqueda por fecha, importe o ejercicio de contabilización. Por último, puede seleccionar
las facturas según su situación:
Es decir, puede comprobar en qué situación están todas y cada una de las facturas del
proveedor que estamos analizando. Como ejemplo, hemos buscado las facturas de 2016
fechadas a partir del 1 de abril.
En este caso, vemos como las facturas están en la situación de Registrada o Pagada.
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Las facturas en situación de Registrada están todavía pendientes de contabilización, por
lo que el proveedor tiene la opción de anularlas.
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DATOS PERSONALES Los datos personales de cada tercero son los siguientes:
El usuario tiene la opción de solicitar la modificación de los datos:
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En estos casos, se genera una solicitud que debe ser firmada por el representante
autorizado mediante la firma electrónica.
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DATOS BANCARIOS
El representante autorizado del proveedor podrá comprobar los datos de las cuentas
bancarias utilizadas para efectuar los pagos.
Por supuesto, el representante podrá efectuar los trámites para efectuar el alta de una
nueva cuenta, utilizando el impreso propuesto, eliminar una cuenta o cambiar el domicilio
de pago.
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Los principales datos para completar el alta de una nueva cuenta son:
El solicitante deberá seleccionar banco dentro de los disponibles, e incluir los 2 dígitos
de control y los 20 dígitos restantes de la cuenta bancaria. Ahora nos solicita
confirmación, y nos indica que el alta debe ser aceptada por CABB:
Ahora nos aparecen los datos básicos de la solicitud:
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El solicitante deberá aportar copia del certificado bancario de la entidad financiera en esta
opción del proceso:
Ahora el sistema nos solicita el certificado de titularidad. Para ello, debemos seleccionar
el tipo de documento CCC, para que el Portal lo considere como certificado de titularidad
de la cuenta y pueda considerar el proceso como completado.
En la imagen podemos ver que se han aportado dos documentos, que se pueden
eliminar, y uno de ellos es tipo CCC, y el otro es de Asuntos Generales.
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Tras aportar el certificado de titularidad, tipo CCC, aparece la vista previa de la solicitud,
con los documentos aportados y un aviso sobre el número de firmas a realizar. Tras firmar
la petición, el alta será tramitada por el Departamento de Intervención.
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CONSULTA DEL MODELO 190 O DEL MODELO 347
En ambos casos, el usuario podrá acceder a los datos correspondientes al ejercicio
seleccionado. Por ejemplo, en el modelo 347, seleccionando la empresa y el año,
obtenemos lo siguiente:
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4. ENVIO AUTOMATICO DE FACTURAS
El Portal del Proveedor dispone de un Web Service que permite registrar automáticamente las facturas electrónicas, en formato Facturae, de los proveedores. El Web Service solamente permite el envío de las facturas. Para consultar las facturas o anularlas, se debe acceder al Portal del Proveedor. En la funcionalidad de
envió de las facturas, el funcionamiento es idéntico al de Face, y la URL a las que se
pueden enviar las facturas es la siguiente:
https://portaldigital.consorciodeaguas.com:8443/sspp/services/sspp?wsdl
Recordamos que los datos de los códigos DIR3 son obligatorios en las facturas en formato
Facturae. En el caso del CABB, el código y denominación a utilizar en los 3 niveles es el
mismo:
I00000278 DEPARTAMENTO DE INTERVENCIÓN
Los controles indicados anteriormente en las facturas XML también se aplican en el Web
Service. Es decir, confirma que la cuenta bancaria del proveedor exista en su ficha de
tercero y que la factura no esté duplicada.
Si el proveedor no dispone de una aplicación que permita el envío automático de facturas
electrónicas, les recomendamos la utilización de ef4ktur, que es una iniciativa de las
Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas de una
solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica permite a las empresas
trabajar entre sí y con las administraciones vascas. En este caso, debemos acceder a la
ficha de CABB en la aplicación, y marcar como favorito la opción:
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Por último, disponemos de un entorno de pruebas para verificar el envío de las facturas
en la siguiente dirección:
https://portaldigital.consorciodeaguas.com:8443/sspp_pr/services/sspp?wsdl