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Manual de usuario Portal de Proveedores Andina

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Contenido

1. Acceso al Portal

2. Blanqueo de contrasea de acceso

3. Gestin Facturas

a. Facturas Pagas

b. Facturas Pendientes

c. Ver Factura

4. Solucin a problemas frecuentes

a. E-mail y Telfono por Problemas o Errores

b. Error por certificado de seguridad de la pgina web

c. Error al colocar Usuario y Clave

d. Pantalla de error dentro del Portal

e. Exploradores de Internet compatibles con el Portal

f. Facturas Pagas: error al abrir los archivos PDF


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1. Acceso al Portal Para acceder a Portal podr hacerlo por las siguientes vas:

Acceso directo: https://portal-proveedores.koandina.com/irj/portal

Ingresando desde el link que se encuentra en la pgina de internet de Andina Argentina http://www.koandina.com/?localizacion=ar

Portal de

Proveedores


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Una vez que accedi a la pagina, deber autenticarse en el Portal con su ID y contrasea. Para obtener su clave de ingreso podr solicitarla va email a los administradores en el sector de compras: [email protected] El sistema solicita el cambio de la contrasea, la cual debe cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la empresa:

Puede usar de 6 a 8 caracteres sin emplear caracteres especiales (,, o espacios en blanco).

Se diferencian maysculas y minsculas. No puede repetir una contrasea utilizada las ultimas 6 veces. La contrasea caduca cada 30 das.

En clave de acceso anterior repita la clave enviada En clave acceso nueva coloque la clave deseada En confirmar clv. Acceso vuelva a repetir la clave deseada

Acceso Portal Andina Argentina


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Si el Proveedor en el futuro desea habilitar o deshabilitar su acceso al Portal, podr hacerlo solicitndolo va email al Departamento de Compras Andina Argentina. Adems la empresa podr interrumpir temporal o definitivamente la clave de acceso de cualquier proveedor por los motivos que Andina Argentina considere necesarios y sin previo aviso.


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2. Blanqueo de contrasea de acceso En caso que no recuerde su contrasea de acceso, podr obtener una nueva clave ingresando a la opcin soporte, continuando los siguientes pasos. Importante: la nueva contrasea se enviara a la direccin de mail registrada en Andina Argentina.

a. Ingresar a Soporte

b. Deber completar los siguientes datos:

Identificacin usuario: numero de proveedor. Correo electrnico: mail registrado en Andina Argentina.

c. Luego ir a Enviar.


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Importante: los datos cargados deben coincidir con los registrados en Andina Argentina. Caso contrario no podr continuar con la operacin y deber solicitar la nueva clave va correo electrnico a los administradores en el sector de compras: [email protected]


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3. Gestin Facturas Ingresando al men de Gestin Facturas usted podr acceder a las siguientes opciones: Facturas pagas: son todos aquellos comprobantes que han sido cancelado por un pago emitido por la empresa (la fecha de pago indica la fecha que fue emitido el pago en los registros contables). Se podr filtrar las facturas segn la fecha de pago, a partir de una fecha tope mnima definida por la empresa y dentro de un rango de fechas seleccionadas. Facturas pendientes: son aquellos comprobantes que han sido registrado en los sistemas de la empresa y que a la fecha no ha sido emitido el pago correspondiente. Permite al proveedor consultar las facturas pendientes de pago a partir de una fecha tope mnima definida por la empresa.

Ver factura: permite al proveedor consultar las facturas generadas que estn pagas o pendientes, a partir de una fecha tope mnima definida por la empresa.

a. Facturas Pagas

Podr ver las facturas pagas y filtrar la bsqueda por fecha de pago del documento: Importante: La fecha tope mxima a consultar estar definida por la empresa (fecha del da menos uno). El detalle de los pagos aparecer al da siguiente de realizada la transferencia bancaria y/o emisin del cheque. Una vez ingresado el filtro, presionar Buscar. Se desplegar la informacin de la siguiente manera:

En la tabla en la izquierda, se puede visualizar las facturas agrupadas por el documento de compensacin correspondiente. Al final por cada documento de compensacin se muestra el total de los importes (celdas verdes y texto resaltado).

Facturas Pagas


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Al seleccionar un documento de compensacin o un registro, se mostrar informacin adicional del pago en la tabla de la derecha. Aqu se observara la fecha de pago, nmero de cheque, va de pago e importe neto (importe total de facturas menos retenciones impositivas) correspondiente a ese documento de compensacin.

Las ltimas columnas permiten descargar el certificado de retenciones y la remesa de pago en formato PDF.

El sistema tambin ofrece la posibilidad de exportar la informacin en pantalla a un archivo Excel. Simplemente presionar sobre el link Exportar a Excel en la parte superior izquierda y obtendr el reporte.


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b. Facturas Pendientes

Al ingresar accede a un listado de facturas pendientes de pago con la informacin ms relevante. Se podr visualizar datos a partir de la fecha tope definida por la empresa. Adems posicionndose en el link Exportar a Excel se enva la informacin a un archivo Excel.

c. Ver Facturas

Podr acceder a datos de una factura en particular, sea esta paga o pendiente. Para ello deber completar el siguiente filtro con el nmero de factura completo:

Al presionar buscar, el sistema busca la factura y muestra el detalle debajo:

Facturas Pendientes

Ver Facturas


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En el caso de que fuera una factura paga se mostrar el documento de compensacin asociado. Si se presiona sobre el link del documento de compensacin, se podr visualizar el men de Facturas Pagas ofreciendo el detalle del documento de compensacin seleccionado.


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4. Solucin a Problemas Frecuentes

a. IMPORTANTE: ante cualquier inconveniente con el Portal de Proveedores:

enviar un mail con la imagen de la pantalla de error a [email protected]

enviar un SMS al N 3517543000 y nos contactaremos en un plazo mximo de 48 hs para resolver el problema. En el mensaje deber mencionar:

- N de Proveedor / Usuario Portal - N de Telfono de contacto - Persona de contacto (Nombre y Apellido) - Horario de atencin (Ej: 9:00 a 18:00 hs)

b. Si es la primera vez que ingresa a la pgina puede darle un error de certificado de seguridad; haga clic en Vaya a este sitio web (no recomendado)

c. Una vez que accedi al Portal a travs de Acceso Portal Andina Argentina, deber ingresar con su ID y contrasea.

Recomendamos copiar la clave desde el mail que le enviamos y pegarla en clave de acceso.


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Se le solicitara el cambio de clave

En clave de acceso anterior repita la clave enviada por Andina Argentina En clave acceso nueva coloque la clave deseada En confirmar clv. Acceso vuelva a repetir la clave deseada

d. Luego de haber ingresado colocando su Usuario y Contrasea puede aparecer el siguiente mensaje de advertencia.

Para quitar este mensaje debe moverse a la opcin Gestin Facturas.


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e. De acuerdo al tipo y versin de Explorador de Internet que utilice para acceder a la pgina web, puede aparecer el siguiente mensaje de error:

Para solucionarlo se deber utilizar una versin del Explorador compatible con el Portal de Proveedores:

Interner Explorer: versin 8 o anteriores. Si cuenta con Internet Explorer 9 o posterior podr cambiar a la versin 8 presionando la tecla F12, donde se desplegara una ventana y en la solapa Modo de explorador: IE9, seleccionar Internet Explorer 8.

Mozilla Firefox: versin 2.0 en adelante, para los Sistemas Operativos

Windows XP / Vista, Linux y MacOs.

Google Chrome: versin N 28 en adelante.

Internet Explorer 8


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f. Problema en Facturas Pagas al abrir los archivos PDF de los certificados de retencin y/o remesa de pago: No se abre el documento o se abre una pantalla en blanco:

- Debe descargar/instalar la ltima versin disponible del programa

Adobe Reader (programa gratuito), e intentar nuevamente.

- En el caso de certificados de retenciones verificar que en el documento de pago consultado se hayan practicado retenciones impositivas, es decir, que no sean igual a $ 0.

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