portal de pago a proveedores extranjeros paso a …portal de pago a proveedores extranjeros paso a...

16
Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019 PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES EXTRANJEROS PASO A PASO PARA ADJUNTAR FACTURAS CONTENIDO Descripción general 1. Como registrarse si es un usuario nuevo en el uso del PORTAL 2. Requisitos de la factura 3. Adjuntar factura (guía fácil) 4. Consultas sobre el desarrollo de su factura después de ingresada al PORTAL 5. Rechazo de facturas 6. Consultas y Preguntas DESCRIPCIÓN GENERAL El Portal de Pago a Proveedores les permitirá a los proveedores de la Autoridad del Canal de Panamá crear un usuario para enviar sus facturas electrónicamente, administrar sus facturas, consultar y dar seguimiento al estatus de pago de sus facturas. 1. REGISTRO PARA USUARIOS NUEVOS Si es un usuario nuevo, debe registrarse y enviar el formulario 840x firmado junto con la documentación requerida. El usuario (correo electrónico) que usen para registrarse debe coincidir con el del campo Administrador del Portal que sale en el formulario 840x. De no cumplir con este último requisito, nuestra sección de seguridad informática rechazara su solicitud de acceso. Para solicitar la guía y el formulario 840x, escribir a [email protected] 2. REQUISITOS PARA LA ACEPTACIÓN DE FACTURAS Las facturas de proveedores y contratistas extranjeros deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación: La factura debe ser legible en su totalidad. Razón social del proveedor a quien se le otorgó la orden de compra o contrato. Dirección del proveedor o contratista. Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser única. Descripción del bien o servicio, relacionado a la orden de compra o contrato. Se requiere un desglose de los bienes / servicios prestados. Cuando se realiza el pago a una empresa no residente para la instalación de equipos, servicios de soporte técnico, capacitación, consultoría u otros servicios proporcionados por la empresa no residente, se le aplicará el impuesto de retención sobre las tarifas de servicio. Cantidad, precio e importe total de los bienes o servicios facturados.

Upload: others

Post on 19-Apr-2020

48 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES EXTRANJEROS

PASO A PASO PARA ADJUNTAR FACTURAS

CONTENIDO Descripción general

1. Como registrarse si es un usuario nuevo en el uso del PORTAL 2. Requisitos de la factura 3. Adjuntar factura (guía fácil) 4. Consultas sobre el desarrollo de su factura después de ingresada al PORTAL

5. Rechazo de facturas

6. Consultas y Preguntas

DESCRIPCIÓN GENERAL El Portal de Pago a Proveedores les permitirá a los proveedores de la Autoridad del Canal de Panamá crear un usuario para

enviar sus facturas electrónicamente, administrar sus facturas, consultar y dar seguimiento al estatus de pago de sus facturas.

1. REGISTRO PARA USUARIOS NUEVOS

Si es un usuario nuevo, debe registrarse y enviar el formulario 840x firmado junto con la documentación requerida. El

usuario (correo electrónico) que usen para registrarse debe coincidir con el del campo Administrador del Portal que sale

en el formulario 840x. De no cumplir con este último requisito, nuestra sección de seguridad informática rechazara su

solicitud de acceso.

Para solicitar la guía y el formulario 840x, escribir a [email protected]

2. REQUISITOS PARA LA ACEPTACIÓN DE FACTURAS

Las facturas de proveedores y contratistas extranjeros deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación:

• La factura debe ser legible en su totalidad.

• Razón social del proveedor a quien se le otorgó la orden de compra o contrato.

• Dirección del proveedor o contratista.

• Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser única.

• Descripción del bien o servicio, relacionado a la orden de compra o contrato. Se requiere un desglose de los bienes /

servicios prestados. Cuando se realiza el pago a una empresa no residente para la instalación de equipos, servicios de

soporte técnico, capacitación, consultoría u otros servicios proporcionados por la empresa no residente, se le aplicará el

impuesto de retención sobre las tarifas de servicio.

• Cantidad, precio e importe total de los bienes o servicios facturados.

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

• El monto total de la factura debe ser en USD

• La factura no debe incluir impuestos.

• Número de la orden de compra que corresponda a la factura. Solo se puede hacer referencia a un (1) número orden de

compra.

• Cuando el proveedor haya ofrecido un descuento por pronto pago, deben plasmarlo en la factura de la siguiente manera:

“FACTURA SUJETA A DESCUENTO POR PRONTO PAGO”

ADJUNTANDO UNA FACTURA PARA SER RECIBIDA EN LA ACP POR MEDIO DEL PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES EXTRANJEROS

PARA PODER UTILIZAR EL PORTAL, DEBE SOLICITAR ROLES PARA PODER ACCEDER E INGRESAR SUS FACTURAS Y REVISAR EL

ESTATUS DE ESTAS. (EN EL PUNTO UNO SE LE DICE COMO PROCEDER)

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos enumerados será motivo de rechazo de la factura.

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Información acerca de los pagos

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

3. ADJUNTANDO UNA FACTURA (guía fácil)

Para realizar el proceso de adjuntar una factura, debe seguir los siguientes pasos:

3.1. Colocar los parámetros de búsqueda para acceder a la orden de compra que corresponde a la factura que va a ingresar.

3.2. Colocar los detalles de la factura

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

2.3. Adjuntar la factura (número de factura, fecha de la factura, monto de la factura)

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

NOTA: La factura no llegara a la ACP si no le da clic al botón Enviar a Evaluación,

Después de haber ingresado su factura, recibirá una nota de RECIBIDO en NOTIFICACIONES. La fecha de recibo de su factura

comenzará a partir del primer día laborable después de haber sido ingresada en el portal. Por lo tanto, si la factura fue

ingresada en días no hábiles y/o después de horas laborables, la fecha que se tomará, comenzará a contar a partir del primer

día laborable luego de ingresada su factura.

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

4. CONSULTAS SOBRE EL DESARROLLO DE SU FACTURA DESPUÉS DE INGRESADA AL PORTAL

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

5. RECHAZO DE FACTURAS

Si su factura fue RECHAZADA por el agente de compras, este es comunicará con usted por medio de una llamada telefónica o le

enviará una nota a su correo electrónico. Igualmente usted puede monitorear sus facturas en el portal, solicitando los ROLES

necesarios para poder realizar sus consultas y/o puede escribirnos al [email protected].

Deberá confeccionar una factura nueva y reingresar la factura con el nuevo número, de intentar ingresar la factura con el número

de factura rechazado, Portal no le permitirá enviar la factura a evaluación debido a que el numero esta duplicado.

Nota: Cuando su factura haya sido RECHAZADA por error involuntario por parte de su agente de compras, como es requisito

para la presentación de las facturas que el número sea consecutivo, es decir, que el número de la factura sea único, usted podrá

ingresar la misma factura rechazada utilizando una R al final del número utilizado originalmente. Esto nos indicará que usted está

utilizando una factura ya presentada anteriormente, pero que había sido rechazada.

Por ende, cuando revise su factura en el sistema, deberá ponerle la letra R para poder ubicarla en el PORTAL.

Ejemplo:

FACT# 11759 (presentada originalmente)

FACT# 11759R (factura RECHAZADA por error o porque ya cumple con lo solicitado por parte de la ACP y la está utilizando

nuevamente)

Cabe señalar, que este recurso solamente se utilizará para casos de RECHAZO involuntarios por parte de su agente de compras

y no porque la empresa contratante presente facturas con números repetidos. Por ende, si la empresa contratante intenta ingresar

una factura con un número utilizado anteriormente, el PORTAL no le permitirá ingresarla nuevamente, así que, tendrán que

presentar una factura con un número de factura no utilizado en el pasado.

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019

6. CONSULTAS

Si al momento de ingresar su factura, usted confrontara algún problema, debe escribir al: [email protected] en

donde se le guiará y de requerir respuesta, por parte de otra unidad y/o sección de la ACP se le notificará oportunamente. Cabe

señalar, que será dentro de los días y horas laborables de la ACP.

6.1 PREGUNTAS RECURRENTES

1. ¿La orden de compra a la cual desea adjuntar una factura no aparece al ingresar el número de orden o cuando busca

usando la opción buscar por “Todas las órdenes de compra”?

Respuesta: Contactar al agente de compras que solicitó sus bienes/servicios, el correo del agente de compras

aparece en la orden de compra que le envió al momento de adjudicar el contrato.

2. ¿Desea ofrecer un descuento por pronto pago?

Respuesta: Enviar carta membretada con cedula de la persona autorizada por la empresa a: info-

[email protected]..

La carta modelo esta en esta ubicación: Carta_modelo

3. ¿Requiere de ROLES para que pueda revisar el estatus de su factura desde su oficina?

Respuesta: escriba a: [email protected].