acceso al portal del proveedor del portal proveedor manual de ayuda.pdf6 como no estamos dados de...
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CONSORCIO DE AGUAS
BILBAO BIZKAIA:
MANUAL DE UTILIZACION
DEL PORTAL DEL
PROVEEDOR
Contenido
1. SOLICITUD DE ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR .............................. 1
2. ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA ..................................... 9
3. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES ................................................................. 14
PERSONAS JURIDICAS: NOTA IMPORTANTE ...................................................... 19
REGISTRO TELEMATICO DE FACTURAS .............................................................. 20
CONSULTA DE FACTURAS ..................................................................................... 27
DATOS PERSONALES ............................................................................................... 29
DATOS BANCARIOS .................................................................................................. 31
CONSULTA DEL MODELO 190 O DEL MODELO 347 ......................................... 35
4. ENVIO AUTOMATICO DE FACTURAS ............................................................ 36
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1. SOLICITUD DE ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR
En primer lugar, el Portal del Proveedor está diseñado para que una misma
persona física pueda acceder a los datos de varias personas jurídicas, incluso
utilizando varios certificados distintos. Este diseño es útil para grupos
empresariales o UTEs. Por ello, cuando se utilizan certificados como
representante de la persona jurídica, el primer acceso se concede a la persona
física, que posteriormente debe solicitar acceso a los datos de la persona jurídica a
la que representa.
Es conveniente, antes de abrir el navegador, tener la tarjeta con el certificado digital
insertada en el lector.
La página del CABB es https://www.consorciodeaguas.eus, donde podemos entrar en el
“PORTAL DEL PROVEEDOR”. Verlo resaltado debajo.
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Ahora debemos picar en “ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR”.
En la parte inferior, podemos ver el botón de MANUAL DEL PROVEEDOR, donde
podemos descargar la última versión de este manual.
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Estamos dentro del Portal, pero no estamos identificados. Para ello, debemos ejecutar
el botón de Conexión, ubicado en la parte superior derecha:
El Portal del Proveedor utiliza el programa Autofirma, ubicado en
http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html, para la firma de las facturas y
peticiones que se efectúen en el Portal. Si el usuario no tiene la aplicación instalada,
verá el siguiente mensaje:
Tras descargar e instalar el programa, podremos entrar en Conexión, y ejecutar el botón
Certificado que aparece arriba.
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Tras completarse la carga, ejecutaremos el botón de Certificado:
Ahora nos aparece la ejecución de Autofirma:
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En función de nuestra configuración, nos pedirá seleccionar el certificado digital.
O puede que nos solicite directamente el PIN del certificado. En este caso, puede ser
que la petición aparezca como una nueva ventana, ver la imagen:
O con la petición del PIN en el centro de la pantalla. En todo caso, hay que indicarlo.
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Como no estamos dados de alta en el Portal, nos aparece este mensaje:
Debemos completar todos los datos obligatorios, marcados con “*”, y, recomendable, el
correo electrónico.
Tras completar la ficha y seleccionar el botón de Alta:
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Tras “Paso siguiente”, podemos adjuntar documentación si lo consideramos adecuado,
pero no es obligatorio. Esta documentación solamente sirve para el proceso del alta en
el Portal, como copias de documentos notariales o similares. En ningún momento se
pueden adjuntar facturas u otros documentos, que tienen su menú y proceso específicos.
Finalmente, nos aparecen el resumen de la solicitud y el botón para Firmar con
Certificado.
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Tras firmar la solicitud, nos aparece la confirmación y la opción de descargar un
justificante en PDF.
En función del tipo de certificado utilizado, hay dos posibilidades básicas:
El certificado tiene asociada la empresa representada por la persona física. En
este caso, el usuario podrá acceder de manera sencilla a los datos de la persona
física y de la persona jurídica.
El certificado, como puede ser el DNI, está asociado únicamente a una persona
física. En el caso de que desee acceder a los datos de una persona jurídica, por
deberá solicitar el acceso según el proceso que explicamos en el apartado
siguiente, y aportar al CABB copia certificada o copia y original de la capacidad
de representación de la persona jurídica. En este caso, el solicitante deberá
contactar con el departamento de Intervención del CABB para acordar una
reunión para presentar la documentación requerida, y que se pueda tramitar la
petición de acceso. Si no se efectúa la aportación de documentación, la solicitud
será rechazada.
En todo caso, en ambos casos hay que comprobar si los accesos a los datos de las
personas físicas o jurídicas son correctos, según lo indicado en el apartado
siguiente.
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2. ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA
Es muy importante comprobar si tenemos acceso a los datos de la
persona jurídica y, si no lo tenemos, solicitarlo. En estas páginas se
explica cómo comprobarlo y como solicitarlo.
En primer lugar, comprobaremos las personas, físicas o jurídicas, asociadas a mi perfil y
si tenemos o no acceso a sus datos. Para ello, accedemos al Portal y nos identificamos a
través del botón de Conexión, que cambia a Desconexión. Ahora, debemos acceder a
“MI PERFIL”.
Donde puedo “gestionar” las personas jurídicas o físicas a cuyos datos puedo acceder:
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Ahora puedo ver las personas asociadas a mi perfil. En este caso, hay dos, de las cuales
puedo eliminar una de ellas.
Normalmente, tras obtener el acceso al Portal, necesito acceder a los datos de la persona
jurídica. En el caso de que no aparezca la persona jurídica a cuyos datos deseo
acceder, completare los campos obligatorios, marcados con “*”, con los datos de la
persona jurídica, y la información del correo electrónico, y solicitare al Alta.
Ahora aparecen 3 personas asociadas al Perfil:
En el caso de que aparezca la persona jurídica a cuyos datos deseo acceder, debo clicar
en el botón de detalles (el icono de la lupa), para ver sus datos y, si están incompletos,
incluirlos. Asimismo, incluiré el correo electrónico para las comunicaciones. Tras
estos cambios, solicitaré acceso a sus datos, como se indica en la página siguiente.
En todo caso, debemos comprobar, como se indica en las páginas
siguientes, cuales son las personas, físicas o jurídicas, a cuyos datos
tengo acceso.
Tras clicar en Volver, o en el botón Mi Perfil, vemos los datos personales del perfil:
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Ahora debo clicar en solicitar acceso, para pedir acceso a los datos de la persona
indicada.
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Vemos que este perfil tiene asociadas 4 personas, pero solamente en dos de ellas se ha
solicitado acceso.
Por lo tanto, si deseamos acceder a los datos de alguna de las personas, debemos marcar
la columna de “Solicita acceso”, ejecutar el botón de Solicitar y completar el proceso.
En este caso, aparecen 4 personas asociadas. En 2 de ellas esta solicitado y concedido
el acceso a los datos, y en otras dos no está solicitado. Lo normal es que aparezcan dos
personas, la persona jurídica y la persona física que la representa.
En los trámites del Portal del Proveedor, suele acceder por defecto a los datos de la
persona física o representante. Para que acceda por defecto a los datos de la persona
jurídica, hay que eliminar la marca de “Solicita acceso” en la persona física, y pulsar el
botón de Solicitar
Y volver a Solicitar en:
Finalmente:
Tras estos pasos, se accedera por defecto a los datos de la persona juridica.
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Normalmente al día siguiente, podemos comprobar si la persona tiene el acceso
concedido. Se puede comprobar fácilmente accediendo a los datos personales o la
consulta de facturas de la persona jurídica. Para ello, nos identificamos en el Portal con
el botón de Conexión, y accedemos al menú de Consulta de Facturas:
En el campo de Persona deben aparecer disponibles la persona jurídica y la persona
física representante. Debemos seleccionar la persona jurídica para hacer la búsqueda.
En bastantes casos, el Portal selecciona por defecto a la persona física, y aparece el
mensaje de error:
En este caso, debemos seleccionar la persona jurídica en el campo Persona.
Si no aparece disponible el campo de Persona, y tenemos el mensaje de error anterior,
es posible que no hayamos solicitado el acceso a los datos de la persona jurídica, por lo
que debemos completar lo indicado en este apartado. Si la solicitud se ha tramitado
según lo indicado, debemos esperar a que se complete el proceso o contactar con el
departamento de Intervención.
Si no aparece disponible el campo de Persona, y no tenemos el mensaje de error
anterior, estamos accediendo directamente a los datos de la persona jurídica, por lo que
podemos efectuar la búsqueda sin problemas.
Si los problemas de acceso a los datos de la persona jurídica persisten, contacte con el
Departamento de Intervención del CABB.
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3. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES
Antes de abrir el navegador, deberíamos tener la tarjeta con el certificado digital
insertada en el lector.
La página del CABB es https://www.consorciodeaguas.eus, donde debemos ejecutar el
menú del “PORTAL DEL PROVEEDOR”. Verlo resaltado debajo.
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Ahora debemos picar en “ACCESO AL PORTAL DEL PROVEEDOR”.
Aunque estamos dentro del Portal, no nos hemos identificado, como se puede
comprobar en el icono del candado en las opciones del Portal:
Por lo tanto, ahora debemos identificarnos.
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Para ello, debemos ejecutar el botón de Conexión, ubicado en la parte superior derecha:
Tras completarse la carga, ejecutaremos el botón de Certificado:
Ahora nos pedirá seleccionar el certificado y, en su caso, nos pedirá el PIN del
certificado digital.
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Nos aparecen los datos básicos del certificado y aceptamos:
Ahora vemos que las opciones del Portal están activadas, pues ha desaparecido el
candado en los menús ubicados en la columna derecha:
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Dentro del menú de Proveedores:
Las principales opciones existentes son las siguientes:
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PERSONAS JURIDICAS: NOTA IMPORTANTE
Antes de comentar los principales aspectos de cada opción, debemos resaltar lo
siguiente.
Selección de la persona, física o jurídica, cuyos datos vamos a analizar.
Habitualmente el usuario tiene asociadas la persona física y la persona jurídica de
su perfil. Por ello, en el campo Persona destacado en la imagen, debe seleccionar
la persona cuyos datos desea analizar, que será la persona jurídica, normalmente.
La selección del proveedor es aplicable en todas las funcionalidades del Portal.
En el caso de que no aparezca disponible el campo Persona, pero nos aparezca este
mensaje:
Normalmente, lo que sucede es que no hemos solicitado el acceso a los datos de la
persona jurídica, por lo que debemos proceder a dicha solicitud según lo indicado en el
punto “4 ACCESO A LOS DATOS DE LA PERSONA JURIDICA”.
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REGISTRO TELEMATICO DE FACTURAS
El Portal del Proveedor permite que los usuarios aporten las facturas electrónicas en
varios formatos. El proceso comienza en esta pantalla:
En la pantalla siguiente es importante seleccionar la persona jurídica para que la factura
se asocie a dicha persona jurídica.
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En el caso de las facturas electrónicas en formato Facturae, el proceso se limita a
seleccionar el fichero XML en formato Facturae de la factura, documentación adicional,
que es opcional, y firmar los mismos.
Estas facturas en formato Facturae siguen un formato específico, en el que la
información sigue un esquema aprobado y estandarizado.
Las facturas deben incluir obligatoriamente el código DIR3 asignado al Consorcio
de Aguas de Bilbao Bizkaia, que es el mismo en los 3 niveles:
I00000278 DEPARTAMENTO DE INTERVENCIÓN
Asimismo, dado que en las facturas remitidas al Consorcio de Aguas de Bilbao Bizkaia
exigimos que se indique el expediente o concurso al que se refiere la factura, dicha
información debe incluirse en el campo <ReceiverTransactionReference>.
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El formato debe ser similar al siguiente:
- <InvoiceLine>
<ReceiverTransactionReference>T/aaaa/xxxx</ReceiverTransactionReference>
<FileReference>T/aaaa/xxxx</FileReference>
T: Tipo de expediente: P es nota de pedido y C contrato de licitación
Aaaa: Año del expediente
Xxxx: Número del expediente
En el caso del contrato de licitación número 2.589 del año 2.015, el texto debería ser
C/2015/2589, y en la factura debería aparecer:
- <InvoiceLine>
<ReceiverTransactionReference>C/2015/2589</ReceiverTransactionReference>
<FileReference>C/2015/2589</FileReference>
El formato completo del expediente podrá ser solicitado a la persona responsable del
pedido o contrato.
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El proceso de alta de facturas en formato Facturae comienza seleccionando el
documento de la factura. Los datos de operación contable y área gestora son opcionales
y, normalmente, deben dejarse en blanco.
Con el botón de Examinar, buscamos el fichero XML de una factura, y con el botón de
Adjuntar Factura el sistema analiza la factura y la incluye en Documentos Aportados.
Se puede eliminar la factura aportada para poder adjuntarla de nuevo. El sistema solo
permite tramitar facturas individualmente.
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Tras seleccionar el fichero XML de la factura, y ejecutar Paso siguiente, nos aparece un
resumen de la factura:
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Tras ejecutar Firmar y Enviar, normalmente nos pedirá el PIN del certificado y nos
aparecerá la confirmación de que la factura está registrada. Con esto, el proceso está
concluido.
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Debemos tener en cuenta que el sistema efectúa varias comprobaciones con los datos
del XML:
Comprueba que el número de la factura no este duplicado. Si existe una factura
con el mismo número, no deja registrarla y emite un mensaje de error.
En el XML de la factura puede incluirse la cuenta bancaria para el pago de la
factura. En tal caso, el sistema comprueba que la cuenta bancaria del XML
coincide con alguna de las cuentas bancarias de la ficha del proveedor, y rechaza
la factura si no coincide.
En el caso de discrepancia en la cuenta bancaria, se puede comprobar cuáles son las
cuentas bancarias asignadas al proveedor y, en su caso, solicitar el alta de nuevas
cuentas bancarias y la baja de alguna existente. El procedimiento se detalla más
adelante.
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CONSULTA DE FACTURAS
Utilizando los filtros disponibles, podemos ver la relación de todas las facturas
registradas por el Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia (CABB) correspondientes al
proveedor.
Seleccionamos la persona cuyos datos deseamos analizar. Asimismo, se puede filtrar la
búsqueda por fecha, importe o ejercicio de contabilización. Por último, puede
seleccionar las facturas según su situación:
Es decir, puede comprobar en qué situación están todas y cada una de las facturas del
proveedor que estamos analizando. Como ejemplo, hemos buscado las facturas de 2016
fechadas a partir del 1 de abril.
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En este caso, vemos como las facturas están en la situación de Registrada o Pagada.
Las facturas en situación de Registrada están todavía pendientes de contabilización, por
lo que el proveedor tiene la opción de anularlas.
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DATOS PERSONALES
Los datos personales de cada tercero son los siguientes:
El usuario tiene la opción de solicitar la modificación de los datos:
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En estos casos, se genera una solicitud que debe ser firmada por el representante
autorizado mediante la firma electrónica.
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DATOS BANCARIOS
El representante autorizado del proveedor podrá comprobar los datos de las cuentas
bancarias utilizadas para efectuar los pagos.
Por supuesto, el representante podrá efectuar los trámites para efectuar el alta de una
nueva cuenta, utilizando el impreso propuesto, eliminar una cuenta o cambiar el
domicilio de pago.
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Los principales datos para completar el alta de una nueva cuenta son:
El solicitante deberá seleccionar banco dentro de los disponibles, e incluir los 2 dígitos
de control y los 20 dígitos restantes de la cuenta bancaria. Ahora nos solicita
confirmación, y nos indica que el alta debe ser aceptada por CABB:
Ahora nos aparecen los datos básicos de la solicitud:
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El solicitante deberá aportar copia del certificado bancario de la entidad financiera en
esta opción del proceso:
Ahora el sistema nos solicita el certificado de titularidad. Para ello, debemos
seleccionar el tipo de documento CCC, para que el Portal lo considere como certificado
de titularidad de la cuenta y pueda considerar el proceso como completado.
En la imagen podemos ver que se han aportado dos documentos, que se pueden
eliminar, y uno de ellos es tipo CCC, y el otro es de Asuntos Generales.
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Tras aportar el certificado de titularidad, tipo CCC, aparece la vista previa de la
solicitud, con los documentos aportados y un aviso sobre el número de firmas a realizar.
Tras firmar la petición, el alta será tramitada por el Departamento de Intervención.
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CONSULTA DEL MODELO 190 O DEL MODELO 347
En ambos casos, el usuario podrá acceder a los datos correspondientes al ejercicio
seleccionado. Por ejemplo, en el modelo 347, seleccionando la empresa y el año,
obtenemos lo siguiente:
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4. ENVIO AUTOMATICO DE FACTURAS
El Portal del Proveedor dispone de un Web Service que permite registrar
automáticamente las facturas electrónicas, en formato Facturae, de los
proveedores. El Web Service solamente permite el envío de las facturas. Para
consultar las facturas o anularlas, se debe acceder al Portal del Proveedor. En la
funcionalidad de envió de las facturas, el funcionamiento es idéntico al de Face, y las
URLs a las que se pueden enviar las facturas son las siguientes:
https://portaldigital.consorciodeaguas.com:8443/sspp/services/sspp?wsdl
Recordamos que los datos de los códigos DIR3 son obligatorios en las facturas en
formato Facturae. En el caso del CABB, el código y denominación a utilizar en los 3
niveles es el mismo:
I00000278 DEPARTAMENTO DE INTERVENCIÓN
Los controles indicados anteriormente en las facturas XML también se aplican en el
Web Service. Es decir, confirma que la cuenta bancaria del proveedor exista en su ficha
de tercero y que la factura no esté duplicada.
Si el proveedor no dispone de una aplicación que permita el envío automático de
facturas electrónicas, les recomendamos la utilización de ef4ktur, que es una iniciativa
de las Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas
de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica permite a las
empresas trabajar entre sí y con las administraciones vascas. En este caso, debemos
acceder a la ficha de CABB en la aplicación, y marcar como favorito la opción:
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Por último, disponemos de un entorno de pruebas para verificar el envío de las facturas
en las siguientes direcciones.
https://portaldigital.consorciodeaguas.com:8443/sspp_pr/services/sspp?wsdl