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DIRECTIVA GENERAL N°00 4 -2017-JUS/SG-OGA-OADA DIRECTIVA GENERAL PARA NORMAR LA GUÍA DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

DE DOCUMENTOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Formulada por : Oficina General de Administración Oficina de Administración Documentaria y Archivo

Tipo de Directiva : Directiva General

I. OBJETIVO

Establecer las normas para la organización y descripción de documentos, que permitan identificar y estandarizar la aplicación de los procedimientos y realizar la descripción documental en los Archivos que conforman el Sistema Institucional de Archivo del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUSDH.

II. BASE LEGAL

2.1 Ley N° 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

2.2 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2.3 Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 011-2006-ED.

2.4 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. 2.5 Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos. 2.6 Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la Defensa, Conservación e

Incremento del Patrimonio Documental de la Nación; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 022-75-ED.

2.7 Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, y sus modificatorias.

2.8 Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

2.9 Norma Técnica Peruana — NTP ISO 15489-1:2004 y NTP ISO 15489-2:2005, sobre Gestión de Documentos.

2.10 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.

2.11 Resolución Jefatural N° 375-2008-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la foliación de los documentos archivísticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos."

2.12 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

2.13 Resolución de Secretaria General N° 124-2016-JUS, que aprueba la Directiva General N° 003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para normar el procedimiento para la Formulación, Trámite, Aprobación, y Actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

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III. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación por todos los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

IV. RESPONSABILIDAD

4.1. Los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas son responsables del debido cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva.

4.2. La Oficina de Administración Documentaria y Archivo es responsable de orientar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la presente directiva.

V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Para efectos de la presente directiva, se considerarán las siguientes definiciones:

Archivo.- Conjunto ordenado de documentos que se producen y gestionan de forma natural en el cumplimiento de funciones, procesos, procedimientos, acciones y actividades, en cualquier tipo de soporte.

Archivo Central.- Es el repositorio en el que se encuentra y custodia los documentos de archivo transferidos de los Archivos Gestión y Archivos Periféricos del MINJUSDH

Archivo Periférico.- Se constituye cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización o ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran. El archivo periférico es responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión así como de la transferencia de la misma al Archivo Central; para su constitución, se requerirá la autorización de la Alta Dirección y su conducción estará a cargo de las propias Oficinas de Gestión.

Archivo de Gestión.- Es el archivo donde se encuentra la documentación de alta frecuencia de uso y consulta. Son los archivos que se encuentran en las oficinas.

Clasificación Documental.- Acción de separar los documentos en secciones y/o sub secciones, series, asuntos o tipos documentales, teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la entidad.

Conservación.- Proceso Archivístico que consiste en asegurar la permanencia de los documentos como fuente de información, manteniendo la integridad física de la documentación, preservándola o restaurándola según sea pertinente. Depuración.- Acción de depurar aquellos documentos no archivísticos, los cuales deben ser separados en el momento de la clasificación documental.

Expediente.- Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites.

Fondo Documental.- Los fondos constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y corresponden al conjunto de documentos, de cualquier

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formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades.

Folio: Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Generalmente aparece en la parte superior de una hoja de un documento.

Foliación.- Es la acción que consiste en identificar la procedencia y enumerar correlativamente las hojas que conforman el documento o unidad documental, a fin de controlar la cantidad de folios por cada uno de estos y custodiar la información.

Hoja de Referencia Cruzada.- Es un documento que permitirá el cruce de información, para aquellos casos especiales, donde el soporte de la información requiera un trato especial. Este documento contendrá información vital para la identificación del documento original, como: sección, sub sección, serie, sub serie, folio, año, observaciones entre otros.

Organización Documental.- Proceso archivístico que consiste en la clasificación, ordenamiento, signatura y foliación de documentos.

Ordenamiento Documental: Unir y relacionar los documentos de acuerdo a las series, sub serie, tipo documental y en algunos casos por asuntos dándole el orden según la necesidad de la oficina (orden alfabético, numérico, alfanumérico).

Principio de Procedencia.- Principio básico y fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Esto quiere decir que no deberán mezclarse los fondos documentales archivísticos de una institución y/o entidad con otra.

Principio de Orden Original.- Principio Básico y fundamental de la Archivística que establece que los documentos de archivo deberán ser conservados de acuerdo al orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento (ROF etc.).

Serie Documental.- Conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como Unidad.

Sub serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Signatura de Documentos.- Procedimiento que permite la localización de los documentos o expedientes en los repositorios.

Unidad documental: Es cada una de las piezas que compone una serie, es decir, los expedientes, legajos, tomos, pieza documental de ser el caso y el cual será identificado para ser organizado y descrito para su servicio.

Unidad de Archivamiento o de Conservación.- Es el medio que reúne y conserva la documentación archivística. Pueden ser cajas, carpetas, folders, etc.

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Unidad de Instalación.- Estructura diseñada para contener las unidades de archivamiento de manera ordenada y con la respectiva signatura de su ubicación topográfica en el repositorio de Archivo.

Tipo Documental.- Unidad documental menor e indivisible que permite identificar una serie.

5.2 La Oficina General de Administración, a través de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo dirige, orienta y supervisa el cumplimiento de las actividades archivísticas institucionales en lo referido a la administración, organización y conservación del Patrimonio Documental del MINJUSDH.

5.3 Los responsables del Archivo de Gestión o Periférico deben mantener una adecuada organización, conservación y manejo de la documentación generada por las funciones que realiza, bajo la orientación y supervisión de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

6.1.1 Clasificación de los Documentos

a) Etapa 1: Análisis

(1) Cada responsable del Archivo de Gestión o Periférico identificará las series documentales en base a las funciones establecidas en el ROF del MINJUSDH.

(2) Para ello deberá verificar que el ROF del MINJUSDH, se encuentre vigente para la identificación de las funciones de cada área.

(3) Una vez analizados el ROF del MINJUSDH, el responsable del Archivo de Gestión o Periférico, identificará las actividades principales que desarrolla el área y como consecuencia de ello clasificará la documentación, de acuerdo al tipo de documentación especifica

(4) En coordinación con la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, a cargo del Archivo Central, se determinaran las diferentes Series Documentales que correspondan. Ejemplo: La Oficina General de Administración - Órgano de Apoyo, tiene como una de sus series documentales "Correspondencia" y como sub serie "Oficios".

ADMI

ADMINISTRACI • N CORRESPONDENCIA

OFICIOS

Ejemplo: La Oficina Financiera - Unidad Orgánica, tiene como una de sus series documentales "Libros Contables" y como sub serie "Libro Mayor".

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ADMI

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b) Etapa 2: Ejecución

(1) El responsable del Archivo de Gestión o Periférico agrupará los documentos de archivo de acuerdo a las series o sub series identificadas, dentro de cada sección o sub sección que gestionó los documentos.

(2) Al realizar la clasificación, si se identifican documentos no archivísticos, debiendo estos ser separados para su depuración (copias simples, folletos, trípticos, periódicos, etc.)

(3) Si no se encontraran las series o sub series documentales, se informará a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo para ser evaluado, debiendo registrarse en el siguiente cuadro:

Responsable de Archivo: Fecha :

REPORTE DE SERIES NUEVAS

SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE SIGNATURA

6.1.2. Ordenamiento Documental

El responsable del Archivo de Gestión o Periférico establecerá el orden de las series y sub series documentales, en coordinación con la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, de acuerdo al criterio más conveniente para la disposición u ordenamiento de cada uno de los documentos que constituyen la serie documental. Este ordenamiento puede ser: geográfico, cronológico, correlativo, alfabético, alfanumérico.

a) Cronológico: Correlativo de acuerdo a la fecha del documento. b) Numérico: Correlativo de acuerdo al número del documento. c) Alfabético: Correlativo de acuerdo al alfabeto. Ejemplo: Legajos de

personal, en orden alfabético, es decir, por los apellidos y nombres. d) Geográfico y cronológico: Correlativo de acuerdo a la sede y fecha.

6.1.3. Signatura

La Oficina de Administración Documentaria y Archivo en coordinación con el responsable del Archivo de Gestión o Periférico otorgará la signatura correspondiente para cada órgano y/o unidad orgánica de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones del MINJUSDH.

La signatura está compuesta por cuatro (04) letras que identifican la sección o sub sección más el número de orden dado a cada serie documental, la cual estará ordenada por la serie de mayor valor de retención.

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revisteros, anillados, folders, información en las etiquetas:

SECCIONES/

carpetas, indicando la siguiente

PERU Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

SUBSECCIONES: OAD

OFICIOS EMITIDOS SERIE/ SUBSERIE. ►

RANGOS: 01 - 100 ►

AÑO: ► 2017

N° UNIDAD ► 1A ARCHIVAMIENTO:

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

N° PAQUETE:

SERIE: CORRESPONDENCIA: OFICIOS

N° DE REGISTRO: 1-2

AÑOS: 1990-1995

NOTA:

a) Etiquetas

Las etiquetas son los identificadores de cada unidad documental, por lo tanto, facilitan la ubicación y localización de la información que estas contienen. Se etiquetaran las unidades de archivamiento, según la referencia siguiente:

(1) Archivos de Gestión/ Archivos Periféricos

Se podrán usar como unidades de archivamiento, archivadores,

(2)Archivo Central

Se hará uso de paquetes, los cuales serán armados con tapa y contratapa, atados con pita con nudo archivero; asimismo los documentos a ser transferidos al Archivo Central deben ser enviados en paquetes y/o en files manilas debidamente organizados. Por ejemplo, para el caso de la serie documental (correspondencia) y la sub serie (oficios) la información a consignar en las etiquetas de los paquetes sería la siguiente:

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PERU Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

N° DE CAJA: 001

CODIGO DE SERIE: ADMI/01

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de Justicia Humanos

GENERAL EAMIENTO, PUESTO Y NIZACIÓN

TOVA M. Página 7 de 15

(3) Rótulos de Caja Archivera

Las unidades de conservación (cajas archiveras) serán rotuladas y codificadas de acuerdo a la signatura correspondiente. Por ejemplo, la información a consignar sería la siguiente:

b) Identificación de unidades de instalación

Las unidades de instalación, que pueden ser armarios y/o estanterías permiten ubicar y localizar la documentación y/o información que se encuentran en cada una de las series documentales custodiadas en los diferentes niveles de archivos.

Las unidades de instalación, se identificaran de la siguiente forma:

IDENTIFICACIÓN DE ARMARIOS:

A

IDENTIFICACIÓN DE ESTANTERÍA:

N° DE ESTANTERIA 1

N° DE CUERPO

LADO

N° DE BALDA

1

A

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ADMI

C. ARMESTA

6.1.4. Foliación

La foliación debe ser aplicada de acuerdo a la necesidad de las series documentales y del trámite que se esté realizando, es decir, si la foliación es para trámite documentario o si es para transferencia del acervo documental.

a) Foliación para trámite documentado

Es la que debe aplicarse para controlar los documentos que se gestionan desde su ingreso al MINJUSDH o son emitidas por los órganos, unidades orgánicas, consejos y comisiones. Los documentos para gestionarse internamente en el MINJUSDH deben estar debidamente foliados. Solo se numeran las hojas en la parte superior derecha, la cual se puede realizar de forma manual o automática.

001

002

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b) Foliación para transferencia del acervo documental

Tiene la finalidad de controlar la numeración de los folios en las unidades documentales (piezas o expedientes), que pueden conformar una serie o sub serie, y mostrar la procedencia documental. Las acciones a realizar para esta foliación son las siguientes:

(1) Los documentos deben estar debidamente organizados, de acuerdo a las series o sub series que corresponden, respetando los principios archivísticos de Procedencia y Orden Original.

(2) La foliación se realiza sobre las unidades documentales (piezas documentales simples, piezas documentales compuestas o expedientes) que conforman una serie o sub serie documental.

(3) Las unidades documentales que formen una unidad documental independiente, se denominaran tomos y se colocará el número de registro, más el número de tomo que corresponde. Por ejemplo: R 151-1 y R15 T2.

(4) La foliación se realizará en base al sello otorgado a los responsables de Archivo de Gestión o Periférico, por la Oficina de Administración Documentada y Archivo, el cual identifica el fondo, la sección y la cantidad de folios. Por ejemplo, la información a consignar sería la siguiente:

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N° DE FOLIOS

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(8)

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FONDO

(5) Los documentos que se ordenan de acuerdo a la gestión, se foliaran de abajo hacia arriba del más antiguo al más reciente.

Del más antiguo al

más reciente, de

abajo hacia arriba

A

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(6) Si por necesidad de la gestión, los documentos se ordenan de la fecha más antigua a la más reciente de una serie, se foliara de arriba hacia abajo, este ordenamiento dependerá de la función de la sección o sub sección.

01/02/2017

Se debe verificar que no quede ninguna página sin foliar; en caso se identifique un error de foliación, este deberá ser subsanado por el responsable del Archivo de Gestión o Periférico. No se colocará ninguna letra o símbolo al lado del folio, ni la palabra bis. Si el documento tiene información al reverso de la hoja, deberán foliarse ambas caras.

Del más antiguo al

más reciente, de

arriba hacia abajo.

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V. CAICEDO Z.

Mirnst y Derec

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(10) Para documentos con valor histórico, se hará uso de lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B.

(11) Los planos o medios como CD's, DVD's y otros que formen parte de las unidades documentales (piezas o expedientes) y que requieran ser retirados para su seguridad, se retirarán y en su lugar se deberá colocar una Hoja de Referencia Cruzada (Ver Anexo N° 01).

Se elaborarán tres (03) hojas de referencias cruzadas, que se usarán de la siguiente manera:

i. La primera se coloca en la unidad documental (pieza o expediente) en el que se retira el plano o medio como CD, DVD u otro, y en ella se colocará la ubicación de los documentos a retirar.

ii. La segunda se colocará donde se ubica el plano o medio que fue retirado.

iii. La tercera será el control que se tiene por las piezas documentales que han sido generadas por la oficina de Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

c) Corrección de la Foliación

Acciones a realizar en los casos de errores de foliación: (1) La corrección de la foliación se realizará corrigiendo el número

dentro del sello debajo del recuadro folio, corrección que debe ser sustentando con una constancia de corrección de folios

(2) Esta constancia indicará la serie y sub serie, paquete, registro, números de folios corregidos y el sustento del motivo de la corrección.

(3) Esta constancia debe estar firmado por el Especialista, Técnico o Responsable del Archivo y visado por el Director o Jefe inmediato. (Ver Anexo N° 02).

6.2 Descripción Documental

6.2.1. Los responsables del Archivo de Gestión o Periférico deben analizar, identificar y determinar las características de los documentos que conforman las series o sub series documentales, a fin de facilitar la localización de los documentos y garantizar el control de las series y sub series que componen el acervo documental del MINJUSDH, así como recuperar la información de las unidades documentales que las conforman y brindar un eficiente y eficaz servicio de información.

6.2.2. Instrumentos y Auxiliares Descriptivos

a) La Oficina de Administración Documentaria y Archivo elaborará los instrumentos auxiliares descriptivos que permitirán conocer y localizar las unidades documentales, conocer la composición del Patrimonio Documental del MINJUSDH. En estos instrumentos se debe describir la información que requiera cada uno de ellos.

b) Los instrumentos que se elaboran de manera específica por procesos son:

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Justicia

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(1) Inventario Descriptivo en el Archivo de Gestión o Archivo Periférico (Ver Anexo N° 03).

Es el inventario para el registro de las unidades documentales de las series o sub series que se custodian en estos niveles de archivo, cuya finalidad es brindar el servicio archivístico. Permite controlar y localizar las series o sub series documentales y realizar las transferencias del acervo documental de acuerdo a su tiempo de retención y en forma ordenada.

(2) Inventarios Descriptivo del Fondo Justicia y Derechos Humanos (Ver Anexo N° 04)

Es el inventario que tiene como finalidad dar a conocer el Patrimonio Documental que se custodia y atender los servicios archivísticos. Este inventario registra la información que conforma el fondo documental del MINJUSDH, permitiendo controlar, localizar y ubicar la información y documentos que se encuentran en el Repositorio del Archivo Central.

7 ANEXOS

Anexo N° 01: Hoja de Referencias Cruzadas. Anexo N° 02: Constancia de Corrección de Folios. Anexo N° 03: Inventario Descriptivo de Archivos de Gestión y Archivos Periféricos. Anexo N° 04: Inventario Descriptivo del Fondo Justicia y Derechos Humanos.

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ANEXO N° 01

HOJA DE REFERENCIAS CRUZADAS

N° DE HOJA DE REFERENCIAS CRUZADAS

a) SECCIÓN/ SUBSECCIÓN:

b) SERIE/ SUBSERIE:

c) FECHA:

d) N° DE EXPEDIENTE:

e) N° DE UNIDAD DE CONSERVACIÓN Y ARCHIVAMIENTO:

f) N° DE FOLIO

g) DESCRIPCIÓN

h) UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:

OBSERVACIONES :

OF CI DE ADNINI RACION DOCU ENTARIA

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V. AICEDO Z.

FIRMA ESPECIALISTA, TÉCNICO O RESPONSABLE DEL ARCHIVO

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OADA Nº EL QUE SUSCRIBE

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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

El Expediente N° y/o Numero de Paquete de serie/sub

serie , ha sido OBSERVADO, por

tener detectándose error en la

foliación de a

Fecha :

Firma:

Nombres y apellidos:

Cargo:

ANEXO N° 02

CONSTANCIA DE CORRECCIÓN DE FOLIOS

CONSTANCIA DE CORRECCIÓN DE FOLIOS

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7 ANEXO N° 03

INVENTARIO DE ARCHIVO DE GESTIÓN/ARCHIVOS PERIFERICOS

1.N° DE UNIDAD DE

CONSERVACION 2. SERIE DOCUMENTAL 3. SUB SERIE

Cala DEL

0. RANGO 5. ir DE T.FECHAS EXTREMAS 8. FOLIOS

EXPEDIENTE 6. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO 9.0BSERVACIONES AL (Casa, bfl• DESDE HASTA DEL AL

'.0 OFICIOS r2F1C105 ENI TIDOS 2016 2016 200 FALTANTES. 2.51

01. EXFED 5NTES JUDi+CALES AD NI N1STRATiVC 125 . DO DOR JOSE SAENZ -17 MINI C

2013 2315 35

Leyenda:

1 Unidad de Conservación y/o Archivamiento 2 Datos de la Serie Documental 3 Datos de subserie documental 4 Si tiene Rangos se coloca los extremos de esta. 5 N° de Expediente si la unidad documental tuviera 6 Se describe el detalle de la unidad documental, por ejemplo: Concurso Público N° 120 - 2015 Servicio de Digitalización del Acervo Documental custodiado en el Archivo Central. 7 Se registra la fecha extrema del documento. 8 Se registra el rango de folios. 9 Se registra las observaciones que se pudieran dar, como por ejemplo faltantes.

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ANEXO N° 04

INVENTARIO DESCRIPTIVO DEL FONDO JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

1.0EICINA Z COCADO 3 SERIE 4 SUBSERIE SEDE

6.RANGO MAMA E NIT

1 OLATRIPLION OFt

DOCUMENTO 8.IA31CACIóN

GEOGRAEICA

D. FECHA S CMR CALAS 10 POTROS Si le DE REGISTRO 12 00C 13 UNIDAD DE

CONSERVACISM ARCHIVA/MENTO

DESCA HASTA DEL AL DEL Al

14. UINCACIONTOPCGRAPICA

IANIZMA CUERPO LA00 BALDA

1S. E ST1100 DEL 16

DOCUMENTO OBSERVACIONES

Leyenda:

1 Abreviatura de la sección, como por ejemplo: RRHH. 2 Código de la Serie y Sub Serie Documental. ADMI/ 02.1 3 Datos de serie documental: Correspondencia 4 Datos de subserie documental: Oficios. 5 N° de Expediente si la unidad documental tuviera. 6 Si la serie tiene rango se coloca los extremos de esta. 7 Se describe el detalle de la unidad documental, por ejemplo: Concurso Público N° 120 - 2015 Servicio de Digitalización del Acervo Documental custodiado en el Archivo Central.

8 Se coloca la ubicación Geográfica: Lima, Arequipa etc. 9 Se registra la fecha extrema de la unidad documental. 10 Se registra el número de folios extremos del paquete o tomos. 11 Se registra el número de registro que se signó a cada unidad documental. 12 Colocar la unidad de conservación que identifica el número caja. 13 Colocar la unidad de Archivamiento, es decir el número de paquete. 14 Se coloca la información topográfica, que es el dato de estantería, cuerpo, lado y balda donde se ubica la unidad de conservación. 15 Estado del documento se marcara si se encuentra en préstamo. 16 Se registra las observaciones que se pudieran dar, como por ejemplo faltantes.