directiva n° 001-2010-op/oga-

DIRECTIVA N° 001-2010-OP/OGA-SBH “NORMAS PARA EL REGISTRO Y ESCALAFÓN DE PERSONAL”

______________________________________________________________________

FE : FEBRERO 2010 Racionalización

2


______________________________________________________________________


3

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

DIRECTIVA N° 001-2010-OP/OGA-SBH

NORMAS PARA EL REGISTRO Y

ESCALAFÓN DE PERSONAL

Aprobado con R.P.D. N° 023-2010-SBH

HUANCAYO - 2010


______________________________________________________________________


4

DIRECTIVA N° 001-2010-OP/OGA-SBH

NORMAS PARA EL REGISTRO Y ESCALAFON DE PERSONAL

1. FINALIDAD

La presente Directiva tiene por finalidad establecer las normas y procedimientos técnicos en la

Sociedad de Beneficencia de Huancayo para el registro de las acciones del personal en el Área de

Escalafón.

2. OBJETIVO

Cautelar con equidad y justicia el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas

relacionada al Sistema de Escalafón.

Establecer los criterios técnicos para efectuar el registro correcto de la Trayectoria Profesional y

Laboral de cada servidor que trabaja en la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, a través del

registro escalafonario.

3. BASE LEGAL

Constitución Política del Perú.

Decreto Legislativo N° 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones

del Sector Público.

Decreto Supremo N° 005-90-PCM – Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera

Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.

Normas del Sistema Nacional de Personal, Resolución Jefatural N° 052-80-INAP-DNP – IV

Registro de Personal.

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.

Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, aprueba Reglamento de la Ley del Código de Ética de la

Función Pública.

Decreto Legislativo N° 1029, Modifica la Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley N°

27444, y la Ley del Silencio Administrativo – Ley N° 29060.

4. ALCANCE

La presente Norma será de aplicación en la Oficina de Personal de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo, bajo responsabilidad del Área de Escalafón.

5. NORMAS GENERALES

5.1. La Sociedad de Beneficencia de Huancayo emite las normas administrativas y define los

procedimientos necesarios para el registro de la información escalafonaria, así como el

mantenimiento, actualización, entrega y difusión de la información.


______________________________________________________________________


5

5.2. El Sistema de Escalafón es de uso obligatorio, definiendo y estableciendo las normas

administrativas y procedimientos necesarios para el registro de la información referente a la

trayectoria laboral de los servidores que prestan servicio en la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo.

5.3. El personal del Área de Escalafón es el encargado de registrar en el sistema e insertar en el

legajo personal de cada servidor todos los documentos referidos a los datos personales y a la

trayectoria laboral, para proporcionar información veraz, oportuna y actualizada.

5.4. En el Área de Escalafón no deben mantenerse archivos independientes de Resoluciones ya

que éstas deben ser insertadas en cada legajo personal.

5.5. A cada Servidor nombrado o contratado le corresponde un legajo personal.

5.6. El registro escalafonario de los servidores que ingresan a la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo es de oficio, será organizado de manera uniforme para efectos del Sistema Único

de Remuneraciones. El registro debe contener las siguientes secciones:

I Sección : Documentos Personales

II Sección : Documentos de Estudios y Capacitación.

III Sección : Documento referidos a Contratos y Nombramientos.

IV Sección : Documentos referidos a Desplazamiento del Personal

V Sección : Documentos referidos a Licencias y Vacaciones.

VI Sección : Documentos Judiciales y Pagos Indebidos.

VII Sección : Documentos de Liquidaciones y Ceses.

VIII Sección : Documentos de Méritos.

IX Sección : Documentos de Deméritos.

X. Sección : Documentos Otros.

5.7. El Legajo de Personal se divide en secciones, con la finalidad de agrupar documentos similares

que permitan una mejor y rápida identificación.

GRUPO “A” – CARRERA ADMINISTRATIVA

RESOLUCIONES DE MOVIMIENTO DE PERSONAL

- Contratos

- Nombramientos

- Reasignaciones

- Traslados

- Destaques

- permutas

- Encargos

- Promociones

- Comités y/o Comisiones

DOCUMENTOS QUE ACREDITEAN LA INCORPORACIÓN FÍSICA A CADA

MOVIMIENTO DE PERSONAL – ROTACIÓN


______________________________________________________________________


6

- Cartas, Memorándum, etc.

- Acta de entrega y recepción de cargo

DOCUMENTOS DE FIN DE CARRERA; RESOLUCIONES DE:

- Jubilación

- Cesantía

- Fallecimiento

- Subrogación

- Rescisión de contrato

- Destitución

DOCUMENTOS REFERENTES A PAGO DE PENSIONES: RESOLUCIONES Y

EXPEDIENTES DE:

- Pensiones provisionales y definitivas de: Cesantía y/o Jubilación.

GRUPO “B” – AUSENCIA EN EL SERVICIO

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN DE VACACIONES

COMPENSACIÓN

LICENCIA POR DIVERSOS MOTIVOS

RECORD DE ASISTENCIA

SUSPENSIONES

OTROS DOCUMENTOS DE AUSENCIA EN EL SERVICIO

GRUPO “C” – REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS Y SUBSIDIOS

REMUNERACIÓN AL CARGO

REMUNERACIÓN ESPECIAL

REMUNERACIÓN TRANSITORIA PENSIONABLE

REMUNERACIÓN TRANSITORIA NO PENSIONABLE

CUALQUIER OTRA REMUNERACIÓN COMPLEMENTARIA

CREDITOS DEVENGADOS Y RECONOCIDOS

SUBSIDIO FAMILIAR

GRATIFICACIONES POR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS

CONSTANCIAS DE PAGOS

RECONOCIMIENTO DE TIEMPO DE SERVICIOS

RECONOCIMIENTO DE TIEMPO DE SERVICIOS EN OTRAS REPARTICIONES

ESTATALES

RETENCIONES JUDICIALES

SUBSIDIO DE GASTOS DE SEPELIO Y LUTO

GRUPO “D” – MERITOS Y DEMERITOS

EVALUACIONES SEMESTRALES

DOCUMENTOS QUE ACREDITEN MÉRITOS

DOCUMENTOS QUE SIGNIFIQUEN DEMÉRITOS


______________________________________________________________________


7

GRUPO “E” – DOCUMENTOS PERSONALES

DEL INGRESO AL SERVICIO:

- Solicitud de empleo

- Currículum Vital y fotografía reciente

- Documento de Identidad Nacional

- Partida de nacimiento

- Documentos de Identidad del cónyuge e hijos

- Declaración Jurada de Salud.

- Declaración Jurada de Antecedentes Policiales

- Declaración Jurada de Antecedentes Judiciales

- Certificados de trabajos anteriores

- Certificado de estudios regulares

- Certificado de estudios superiores

- Título Profesional

- Constancia de Colegiación en caso de profesionales

- Declaración Jurada de Bienes y Rentas

DE SERVICIOS

- Estudios realizados durante su permanencia en la Institución

- Certificados de Capacitación por cuenta propia

- Certificados de Capacitación por cuenta de la Institución

OTROS DE NECESIDAD INSTITUCIONAL

5.8. El Servidor que es nombrado, está en la obligación de presentar al Área de Escalafón para la

apertura de su legajo y ficha personal, los documentos personales y de trayectoria laboral en

otras instituciones si la hubiere. Esta documentación es indispensable para que el servidor

pueda ser incluido en la planilla de remuneraciones, siendo responsabilidad del Área de

Escalafón, el cumplimiento de lo dispuesto, así como la constante actualización,

mantenimiento, archivo y custodia de la información contenida en el respectivo legajo personal

del servidor.

5.9. Para el registro de los documentos que acrediten Estudios, como Títulos Profesionales,

capacitaciones, perfeccionamiento, actualizaciones, especialización y/o postgrado, se tomará

en cuenta lo siguiente:

5.9.1. Se registrarán en el sistema, y se insertarán en la sección correspondiente del legajo

personal, las copias fotostáticas autenticadas por los fedatarios, de las constancias o

certificados de las capacitaciones.

5.9.2. Se registrarán en el sistema y se insertará en el legajo personal, las copias fotostáticas

autenticadas por los fedatarios, de los diplomas, postgrados y certificados expedidos


______________________________________________________________________


8

únicamente por la Universidades Públicas y Privadas del país reconocidas

oficialmente.

5.10. Las Resoluciones y otros documentos relacionados a la trayectoria laboral que genere la

entidad se actualizan en la ficha y legajo personal de oficio. La documentación e información

es permanentemente actualizada.

Los documentos relacionados a la trayectoria personal no generados por la entidad, serán

incorporados a la ficha y legajo personal, a petición y acreditados por el interesado.

5.11. Toda Resolución que otorga estímulo al servidor, así como la que implique sanción, deben ser

registradas en el escalafón de oficio. Los estímulos son anotados como mérito y las sanciones

como demérito.

5.12. Los documentos que demuestren la causal de la licencia deben constar en original en el

legajo personal del servidor.

5.13. Los deméritos, con excepción de la destitución y la inhabilitación del servidor prescriben con

la rehabilitación que deja sin efecto toda mención o constancia de la sanción impuesta

proveniente de la falta disciplinaria en el registro de funcionarios y servidores y el

correspondiente legajo personal. Se formaliza mediante resolución del funcionario

competente.

5.14. Las sanciones administrativas y las sentencias judiciales aplicadas al servidor serán

consignadas en el registro personal del Escalafón por las causales siguientes:

a) Por sentencia judicial ejecutoriada por delito común; y

b) Por sanción de separación a través de proceso administrativo.

5.15. La Oficina de Personal de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, capacita y monitorea en

el ingreso de información y la correcta aplicación de los dispositivos legales relacionados al

Sistema de Escalafón.

6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

6.1. El personal que labora en el Área de Escalafón, debe ser idóneo, con conocimiento del marco

normativo de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector

Público, y con el compromiso personal de desarrollar las actividades de las funciones propias

del cargo, manteniendo la discreción y confidencialidad de la información.

6.2. El registro de la dirección domiciliaria debe anotarse teniendo en cuenta el domicilio indicado

por el servidor en su declaración jurada domiciliaria.

6.3. En el registro al Sistema de Escalafón, correspondiente a “ficha de familia”, sólo se anotará a

los familiares vivos (padres, conyugue e hijos), en los casos que se produzca el fallecimiento

de uno de ellos, deberá registrarse la partida de defunción y la fecha de fallecimiento.

6.4. En caso que se detecte Resoluciones con error, producto de las acciones de personal que se

recepcionen en el Área de Escalafón, éstas deberán ser comunicadas al Jefe inmediato

superior mediante informe técnico, a fin de subsanar dicha deficiencia.

6.5. El personal del Área de Escalafón queda obligado a verificar de oficio y por muestreo la

autenticidad de las declaraciones juradas. De comprobarse fraude o falsedad en la


______________________________________________________________________


9

declaración del administrado, deberá comunicarse de inmediato a la autoridad

jerárquicamente superior. Sí la conducta se adecua a los supuestos previstos en el Título XIX,

Delito contra la Fe Pública del Código Penal, será comunicado por conducto regular al

Ministerio Público para que interponga la acción penal correspondiente, de conformidad con el

artículo 32°, inciso 32.2 de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.

6.6. Los servidores que han sido capacitados en el Sistema de Información del Escalafón, se

mantendrán en el cargo, salvo por causal de ineficiencia o ineptitud comprobada para el

desempeño del cargo, por la inobservancia de lo establecido en el Código de Ética de la

Función Pública, y en la Ley de Prevención y Sanción del Hostigamiento Sexual.

La Sociedad de Beneficencia de Huancayo antes de efectuar el cambio o rotación de este

personal, deberá necesariamente capacitar al personal reemplazante.

6.7. Es responsabilidad del Área de Escalafón mantener actualizada en forma permanente, una

copia de seguridad de los registros ingresados al Sistema de Escalafón.

6.8. La Oficina de Personal absolverá cualquier consulta relacionada con el ingreso de la

información al Sistema de Escalafón.

7. RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO

7.1. El Director de Administración y el Sub Director de Personal de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo son responsables del cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva.

7.2. El Director de Administración de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, evaluará

periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva e informará al

Gerente General según corresponda.

7.3. La Oficina de Secretaria General e Imagen Institucional de la Sociedad de Beneficencia de

Huancayo esta obligada a remitir al Área de Escalafón, bajo responsabilidad, las Resoluciones

que se emitan, concernientes a las acciones de personal del servidor, para el respectivo

registro en el Sistema de Escalafón.

7.4. El responsable del Área de Escalafón, garantizará el registro fiel e inequívoco de los datos

contenidos en los documentos fuentes al Sistema de Escalafón, asumiendo responsabilidad

administrativa, civil y penal, en caso de registro e información falsa.

7.5. El Director de Administración es responsable que se mantenga actualizado el Sistema de

Información del Escalafón. Su inobservancia constituye falta disciplinaria grave, de acuerdo a

las normas pertinentes.

7.6. El Órgano de Control Institucional de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo debe velar

por el estricto cumplimiento de lo dispuesto por la presente Directiva, bajo responsabilidad.

8. JURISPRUDENCIA

La Norma IV – Registro de Personal, aprobada por R.J. N° 052-80-INAP-DNP del 21.03.1980;

contiene todos los ingredientes, para obtener una información permanente, veraz y confiable en

relación a la empleocracia al servicio del estado.


______________________________________________________________________


10

A continuación le mostramos las normas y leyes que están vigentes:

LEY ó NORMA ACCIONES A REALIZAR

R.J. N° 052-80-INAP-

DNP (21.03.80)

Reglamento IV

La Oficina de Personal registra los datos de los servidores a fin de

utilizarlos en las acciones de personal y de proporcionar información

que se requiera.

La Oficina de Personal elaborará estadísticas y los legajos personales.

La Oficina Central de Personal (ex Dirección Nacional de Personal del

INAP ente rector, después fue el Consejo Superior del Empleo Público

según Ley N° 28175, hoy Autoridad Autónoma según D.L. N° 1023 del

20.60.2008), llevará el registro general de los trabajadores de la

administración pública.

D.S. N° 018-85-PCM

Reglamento Inicial

del D. Leg. N° 276

(28.02.1985)

Art. 24°

El escalafón es la ubicación de los servidores en cada nivel de su grupo

ocupacional. El escalafón hace posible la progresión en la carrera

administrativa. Los grupos ocupacionales y los niveles de carrera son

los elementos básicos que ordenan el desarrollo de la carrera

administrativa.


______________________________________________________________________


11

D.S. N° 005-90-PCM

Reglamento del

D.Leg. N° 276

(15.01.1990)

Art. 86° al 96°

Las entidades públicas organizan y mantienen actualizado el registro

de sus funcionarios y servidores, tanto activos como cesantes, así

como el correspondiente escalafón, bajo responsabilidad de la Oficina

de Personal.

Será organizado de manera uniforme en todas las entidades públicas

teniendo en cuenta que, para efectos de la carrera administrativa y el

Sistema Único de Remuneraciones, la administración pública constituye

una sola institución El INAP (desactivado en 1995) regula y supervisa

dichos registros.

El registro proporciona información fundamental para organizar el

escalafón, resolver asuntos administrativos y formular políticas de

personal, remuneraciones y bienestar.

El escalafón permite planificar el desarrollo de la carrera; etc.

D.S. N° 022-90-PCM

(07.03.1990)

Cuadro de ubicación de servidores.


______________________________________________________________________


12

R.C. N° 123-2000-

CG (23.06.2000)

(Derogada por R.C.

N° 320-2006-CG del

30.10.2006)

Ítem 700-10

La unidad orgánica de personal en la entidad debe implementar y

actualizar permanentemente un registro de personal activo,

renunciante, cesado, excedente, destituido e inhabilitado; a efectos de

contar y brindar información segura y confiable.

Ley N° 28175

(18.02.2004)

Art. 14°

Cada entidad pública organiza y mantiene actualizado su registro de

empleados y cesantes, el mismo que integra el registro Nacional de

Personal del Empleo Público a cargo del COSEP.

(Se le encarga ésta función a la Secretaria de Gestión Pública hasta

que entre en funcionamiento el COSEP).

D.L. N° 1023

(20.06.2008)

Sexta Disposición

Complementaria

Final)

Todas las entidades sujetas al Sistema Administrativo de Gestión de

Recursos Humanos están obligados a actualizar la información

correspondiente al personal de su entidad.

Según Artículo 10° inciso m) funciones de la autoridad, debe

administrar el Registro Nacional de Personal del Servicio Civil.

(La disposición complementaria derogatoria única, deroga el Título II de

la Ley N° 28175 – referente al COSEP).

directiva n° 001-2010-op/oga-

Documents