R. Montero

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Lima, 10 DIC. 7012 N° 0065-2012-JUS

VISTOS, el Oficio N° 3688-2012-JUS-OGA, de la Oficina General de Administración; el Oficio N° 1505-2012-JUS/OGPP, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; el Informe N° 060-2012/0GPP-ORA, de la Oficina de Racionalización, y el Oficio N° 569-2012-JUS/OGAJ de la Oficina General de Asesoría Jurídica;

CONSIDERANDO:

Que, la Oficina General de Administración ha elaborado el proyecto de Directiva denominado "Normas y Procedimientos que regulan el trámite documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos", el mismo que cuenta con la opinión favorable de la Oficina de Racionalización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto;

Que, el literal a) del artículo 42° del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, aprobado mediante Decreto Supremo N° 011-2012-JUS, establece que es función de la Oficina General de Administración, entre otras, proponer, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de los asuntos administrativos de las áreas del personal, abastecimiento, contabilidad, tesorería, trámite documentario y archivo, vigentes en la Administración Pública;

Que, asimismo, el numeral 5.2 de la Directiva N° 001-2008-JUS "Lineamientos para la formulación y aprobación de directivas del Ministerio de Justicia", aprobada por Resolución Ministerial N° 0623-2008-JUS, señala que la aprobación de las

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„opirectivas orientadas al accionar del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos será

*,,' ." isHrd - Yrealizada por la Secretaria General;

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he Torres S.

SE RESUELVE:

De conformidad con la Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y el Decreto Supremo N° 011-2012-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos;

Artículo 1°.- Aprobar la Directiva N° 003-2012-JUS/OGA, "Normas y rocedimientos que regulan el trámite documentario en el Ministerio de Justicia y erechos Humanos", la que como Anexo forma parte integrante de la presente esolución.

Artículo 2°.- Dejar sin efecto la Directiva N° 002-2002-JUS/OGA, "Normas para el trámite de las comunicaciones del Ministerio de Justicia", aprobada por Resolución de Secretaria General N° 343-2002-JUS.

Artículo 3°.- Disponer la notificación de la presente Resolución a todos los órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, para su cumplimiento obligatorio y su publicación en la INTRANET y en el portal institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (www.minjus.gob.pe ).

Regístrese y comuníquese.

CLUtru ............................................

ROCIO D I PILAR MONTERO LAZO Secretaria General

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

DIRECTIVA N° CITS -2012-JUS/OGA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

1. OBJETIVOS

1.1 Establecer las normas generales y procedimientos de la documentación en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en cuanto al registro, seguimiento y control de los documentos internos y externos, bajo criterios de oportunidad y en condiciones adecuadas.

1.2 Convertir la administración documental en una herramienta de gestión mediante el manejo de indicadores, reportes de gestión, control de tiempos de respuestas de trámites y estadísticas, estableciendo estrategias para la mejora permanente de los servicios de atención a nuestros administrados.

2. BASE LEGAL

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único-Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 011-2012-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Resolución Ministerial N° 0623-2008-JUS, que aprueba la Directiva N° 001-2008- JUS denominada "Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas del Ministerio de Justicia".

3. ALCANCE

La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento de los órganos, unidades orgánicas y comisiones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

4. RESPONSABILIDAD

Los funcionarios y servidores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, independientemente del régimen laboral o relación contractual serán sancionados administrativamente por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Directiva, al amparo del Decreto Legislativo N° 276 y su Reglamento, la Ley N° 27444 y demás normas aplicables.

5. MARCO CONCEPTUAL

5.1 Son obligaciones de los servidores y funcionarios del Estado, como lo establecé la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado — Ley N° 27658, entre,: otras, privilegiar en el cumplimiento de sus funciones la satisfacción de las necesidades del ciudadano y otorgar la información requerida en forma oportuna,

teniendo como principios rectores de su accionar la legalidad, transparencia y equidad.

5.2 El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos busca dar atención con eficiencia y oportunidad a los requerimientos presentados por cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, recurriendo al uso de recursos tecnológicos, como es el aplicativo del Sistema de Trámite Documentado — SISTRA que será denominado en forma genérica como SISTRA.

5.3 Siendo la institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, una de las acciones en que se sustenta el proceso de modernización del Estado, el uso del SISTRA es un medio idóneo para el registro automatizado de la correspondencia interna y externa, que facilita la administración documentaria, permitiendo conocer el cumplimiento de las funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 El procedimiento administrativo se regirá por los principios establecidos en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

6.2 El trámite documentario es el proceso integral de recepción, clasificación, registro, distribución y control de la documentación externa e interna del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

La recepción será dentro del horario de atención que se establezca en el Ministerio. El proceso de trámite documentario se inicia con la recepción de documentos por parte de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, que realiza el registro de los mismos en forma automatizada a través del SISTRA y efectúa su distribución ante el área respectiva.

6.3 La Oficina de Administración Documentada y Archivo es la encargada de administrar el servicio que brinda Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, por consiguiente, es la responsable de orientar y brindar información a los administrados sobre la presentación y seguimiento de sus documentos y trámites.

6.4 Si se extraviara un expediente deberá procederse conforme a lo establecido en el numeral 153.4 del artículo 153° de la Ley 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General (LPAG). Si un expediente se extraviara la Administración tiene la obligación, bajo responsabilidad, de reconstruir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado. Para tal efecto se aplicarán, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artículo 140° del Código Procesal Civil.

En este sentido, la reconstrucción del expediente corresponderá a la dependencia que tuvo el expediente antes de la ocurrencia del hecho, debiendo solicitar, de ser el caso, el apoyo de las unidades orgánicas del Ministerio.

6.5 Cualquier persona natural o jurídica, pública o privada puede promover un procedimiento administrativo ante la autoridad respectiva como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. Asimismo, lo son aquellos que sin haber iniciado el procedimiento poseen derechos o intereses legítimos que puedan verse afectados por la decisión que se adopte.

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6.6 La tramitación de los expedientes administrativos se efectuará conforme al procedimiento establecido por la Ley aplicable y en lo que corresponda según el procedimiento establecido en el Texto Único Ordenado de Procedimientos Administrativos — TUPA del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

DE LAS COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS

A. DEL HORARIO

7.1 El horario de atención de la recepción de los documentos, a través de Mesa de Partes, es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:15 p.m.

La Secretaría General podrá recibir fuera del horario establecido en el párrafo anterior, documentos provenientes de la Presidencia de la República, de la Presidencia del Consejo de Ministros, del Congreso de la República o de la Contraloría General de la República, así como dispositivos legales que sean remitidos por la Presidencia del Consejo de Ministros u otros sectores.

7.2 La Oficina General de Administración, a través de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, organizará el servicio de atención de Mesa de Partes en el horario establecido.

B. RECEPCIÓN, TRAMITACION Y VERIFICACIÓN

7.3 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos recibe los documentos o expedientes que son presentados por las personas naturales o jurídicas, púbicas o privadas ante Mesa de Partes. Sin embargo, de incumplir los requisitos establecidos por Ley correspondiente o en el TUPA, de conformidad con lo establecido en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en un solo acto y por única vez, al momento de la presentación, la Mesa de Partes realizará las observaciones por el incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles.

7.4 Las observaciones indicadas por Mesa de Partes deberán anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas, si las hubiere, indicando también que si no levanta las observaciones se tendrá por no presentada su petición. Asimismo, mientras esté pendiente la subsanación, son aplicables las siguientes reglas:

• No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, ni para la presentación de la solicitud o el recurso.

• No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso.

• Mesa de Partes no cursa la solicitud o el formulario al área competente para sus actuaciones en el procedimiento.

7.5 Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación por parte del administrado, el documento se considera como no presentado y se devuelve con sus recaudos cuando el interesado se apersone a reclamarlos por Mesa de Partes, quedando expedito a solicitar el rembolso del monto de los derechos de tramitación que hubiese abonad ocumento no es solicitado dentro de los 30 (treinta) días

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PA. Torres S.

siguientes por el administrado, la Mesa de Martes procederá al archivo correspondiente.

7.6 Si respecto de la documentación presentada por el administrado no se advierten observaciones por parte de Mesa de Partes y se prosigue con el trámite ante el área correspondiente, y ésta establece que no se cumple con los requisitos impidiendo la continuación del procedimiento, así como si resultara necesaria una actuación del administrado para continuar con el procedimiento, el área encargada de emitir el acto administrativo, por única vez, deberá emplazar inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación correspondiente.

Cabe señalar que mientras esté pendiente dicha subsanación son aplicables las reglas establecidas en los numerales 125.3.1 y 125.3.2 del artículo 125° de la Ley N° 27444.

7.7 Todo escrito que presente el administrado deberá contener los siguientes datos y requisitos mínimos:

a) Nombres y apellidos completos, domicilio y número del Documento Nacional de Identidad o carné de extranjería, y cuando sea el caso de la persona que lo representa.

b) La petición concreta y los fundamentos de hecho en que se sustente y cuando sean posible los de derecho.

c) Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de no saber firmar o estar impedido.

d) La indicación del órgano, la entidad o la autoridad a la cual es dirigida, entendiéndose por tal, en lo posible, a la autoridad de grado más cercano al usuario, según la jerarquía, con competencia para conocer y resolver.

e) La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en el literal a). Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio.

f) La relación de los documentos y anexos que acompaña, cuando corresponda según lo indicado en el TUPA.

g) La identificación del expediente de la materia, tratándose de procedimientos ya iniciados.

h) La foliación respectiva.

7.8 En la recepción de los documentos la Mesa de Partes deberá observar que:

a) El documento sea de competencia del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

b) El documento esté correctamente foliado. Asimismo, se debe verificar los anexos adjuntos, CDs, diskettes, formatos, fichas y otros documentos y de ser necesario se registrarán las observaciones que tengan directa relación con el asunto del documento.

c) Los interesados presentarán sus escritos en papel simple, con copia que será devuelta con el sello de recepción y el número autogenerado del sistema SISTRA, acompañado de las copias o documentos que establezca el correspondiente TUPA. Verificado el documento, se colocará el sello de recepción en el documento original y en la copia

S. La Noire N.

del administrado, registrando la hora, N° de Expediente, fecha y visto bueno de quien recibe.

d) Como instrumento de verificación de requisitos en la recepción por Mesa de Partes se utilizará: "Catálogo de Requisitos para el Trámite Documentario del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos" y/o el TUPA de la entidad.

e) Los escritos presentados mediante correo certificado o a través de empresas de mensajería y que no indiquen confidencialidad o reserva alguna, serán recibidos y abiertos por la Oficina de Administración Documentaria y Archivos, y remitidos a las áreas responsables del pronunciamiento. De haber cualquier observación sobre los datos del documento, anexos que adjunta, o de otra índole relacionado con el contenido del documento, se hará la anotación que corresponda.

f) Los sobres cerrados originarios de provincia cuyos remitentes son trabajadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y que contienen recibos, facturas, constancias, certificado, formatos y otros documentos, serán recibidos y derivados a la dependencia que corresponda, previo registro.

g) Los documentos cuyo contenido tengan un carácter injurioso, que atenten contra la moral del servidor o funcionario del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, serán retenidos y archivados para su posterior eliminación.

h) Los documentos clasificados como Urgentes o Muy Urgentes, serán ingresados en el SISTRA y distribuidos inmediatamente a las respectivas áreas.

i) La recepción y distribución de documentos de índole personal como tarjetas, reportes bancarios, notificaciones personales y otros similares para los trabajadores y funcionario no es obligatoria.

7.9 Las etapas del trámite documentario de los documentos son los siguientes:

a) Recepción y revisión. b) Registro y generación del Código del documento, el cual será

entregado al administrado c) Entrega de documento o expediente al órgano de destino. d) Derivación del titular o responsable del órgano, con el fin que se derive

al personal competente para resolver o emitir pronunciamiento.

C. CLASIFICACIÓN

7.10 Los documentos se reciben y registran según su orden de ingreso, dándose prioridad en el registro y distribución a aquellos documentos urgentes, muy urgentes o que por la calificación son trascendentes, o que por los plazos legales su atención es inmediata.

7.11 A efectos de proceder a ordenar y registrar los documentos recepcionados, éstos, de ser presentados en sobres cerrados, serán abiertos por el personal de Mesa de Partes, a excepción de la documentación remitida con carácter confidencial, reservado, personal o se trate de procesos de selección para adquisiciones de bienes o servicios, según corresponda.

7.12 Tienen carácter prioritario el registro y distribución de la documentación dirigida para la Alta Dirección, particularmente aquellos para el Despacho Ministerial, los documentos que establecen plazos legales para su atención, así como

M. Torres S.

solicitados a través de los procedimientos de transparencia y acceso a la información pública.

D. REGISTRO Y DERIVACIÓN

7.13 Se registrará en el SISTRA los datos correspondientes al escrito (nombre o razón social del interesado, materia de la solicitud, tipo del documento, número, folios, órgano o unidad orgánica de destino, documentación adjunta, entre otros), y éste genera un código que es el número de registro del documento o expediente, que lo identifica en el trámite respectivo. La utilización del código mecanizado será usada hasta la implementación del registro automatizado y excepcionalmente cuando las circunstancias lo ameriten.

7.14 La numeración o código autogenerado asignado a los expedientes por la Oficina de Administración Documentaria y Archivo es el único que se aplicará en el MINJUS, hasta la culminación del procedimiento, salvo los casos en que el interesado varíe su solicitud. Los órganos, unidades orgánicas, proyectos, programas o comisiones están prohibidos de utilizar un sistema de trámite administrativo distinto para el registro de documentos y expedientes administrativos ingresados al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7.15 El acto de registro en el sistema, tiene una secuencia correlativa (N° de registro o código), el cual permite la identificación y seguimiento de los documentos por las diferentes áreas. El sistema generará una Hoja de Trámite con los datos del documento y las acciones a tomar, la cual irá adherida al documento o expediente para que siga su trámite correspondiente.

7.16 La derivación se hará respetando las jerarquías y competencias de los órganos, unidades orgánicas, programas, proyectos o comisiones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7.17 Los documentos del Congreso de la República, de los titulares del Poder Judicial, Ministerio Público, Organismos Constitucionalmente Autónomos y de los titulares de las entidades de la Administración Pública, que tienen trascendencia administrativa, jurídica, social, económica y política, se derivarán en forma urgente a Secretaría General para el trámite correspondiente de acuerdo a ley.

7.18 Las invitaciones de participación del señor Ministro a eventos nacionales o extranjeros de carácter académico, cultural y otros de trascendencia jurídica e institucional, se derivará directamente al Despacho Ministerial.

7.19 Las tarjetas protocolares, libros y revistas dirigidas al Ministro, se derivarán directamente al Despacho Ministerial.

7.20 Los documentos que tienen un carácter administrativo, dirigidos al Ministerio o al Despacho Ministerial, serán derivados a Secretaría General a fin de que los califique y disponga seguir con el trámite correspondiente.

7.21 Los documentos dirigidos a las áreas del Ministerio, se derivaran directamente respetando las jerarquías competentes. Los documentos que no requieran una calificación previa por ellos, podrán ser derivados directamente a las Direcciones u Oficinas correspondientes.

S. Le Noire N.

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E. DISTRIBUCIÓN

7.22 Los documentos recepcionados a través de Mesa de Partes serán ingresados al SISTRA y distribuidos internamente y sin mayor demora, a las dependencias correspondientes en la misma fecha de su ingreso.

Los documentos serán repartidos como mínimo en tres (3) horarios: a las 9:00 a.m., 11:30 a.m. y a las 16:00 p.m.

7.23 Los órganos o unidades orgánicas que reciban un documento entregado por la Oficina de Administración Documentaria y Archivo deberán actuar en la forma siguiente:

a) Verificar que la Hoja de Trámite emitida por el SISTRA esté correctamente registrada.

b) Colocar el sello de recepción en la Hoja de trámite, en la parte superior derecha y en el cargo correspondiente.

c) Verificar el foliado de los documentos que han venido abiertos, sellándolos y anotando el número de folios y el código del expediente.

7.24 Asimismo, en caso que los escritos requieran de aclaraciones o modificaciones no observados por la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, efectuará las coordinaciones con el remitente a fin de levantar las mismas o efectuar las precisiones correspondientes.

7.25 El responsable de cada unidad orgánica designará a las personas que se harán cargo del registro de los documentos en el SISTRA, quienes deberán tener actualizado la información respecto del estado de trámite de los documentos. Sobre esta base la Oficina de Administración Documentaria y Archivo podrá brindar las informaciones que requieran los interesados.

7.26 Las secretarias de las dependencias o personal responsable designado como usuario del SISTRA, deberán informar diariamente al Director o Jefe del que dependan, de todos los documentos físicos recibidos y registrados en el SISTRA, y semanalmente entregarán a su jefe un reporte del registro de los documentos recibidos, en trámite, y lo pendientes de trámite, para el control correspondiente.

7.27 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo, como administradora del SISTRA, es quien hará el seguimiento del cumplimiento del debido registro y estado de los documentos que han ingresado por Mesa de Partes y derivados a las áreas. Trimestralmente dará cuenta del registro de documentos en estado de "Pendientes de Trámite", que se encuentran a nivel de cada una de las unidades orgánicas; en tal sentido, cada fin de semana se enviaran la relación de los documentos pendientes a través del correo electrónico.

DEL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

A. TRAMITACIÓN Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

7.28 Los documentos internos son aquellos generados por órganos, unidades orgánicas y comisiones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7.35

7.29 La recepción de los documentos internos entre las áreas del MINJUS, se realiza tanto físicamente como por el SISTRA.

7.30 Los encargados del trámite documentario en los respectivos órganos, unidades orgánicas y comisiones del MINJUS, para el trámite de documentos internos son responsables de:

a) Revisar la documentación remitida. b) Verificar si dicha documentación requiere que se le adjunten

antecedentes. De ser este el caso, y si el expediente no estuviera completo, dicha documentación no será recibida.

c) Verificar que los datos ingresados en el SISTRA coincidan con los datos del documento que se recibe, en caso contrario, no será recibida.

d) Si la documentación se encuentra conforme, se recibe el documento correspondiente, consignando tanto en este como en el cargo hora de recepción y firma.

e) Remitir la documentación a la persona que realizara el despacho. f) Descargar la documentación despachada en el SISTRA.

7.31 Es responsabilidad del encargado del trámite documentario de cada órgano, unidad orgánica y comisión registrar en el SISTRA todos los documentos que genere la Oficina o Dirección a la que pertenece.

B. DOCUMENTACIÓN QUE EGRESA DEL TRAMITE DOCUMENTARIO

7.32 La documentación que se remita a la Oficina de Administración Documentada y Archivo para ser despachada al exterior debe consignar, tanto en la comunicación original como en el cargo entre otros, el nombre, cargo, institución y la dirección de la persona o institución a la que se enviará el documento o expediente, debiendo tales datos ser verificados, bajo responsabilidad por el órganos, unidades orgánicas y comisiones del MINJUS que solicita el servicio de remisión.

7.33 Los cargos de la documentación o expediente remitido deberán ser devueltos a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo por la empresa que brinda el servicio de mensajería o el mensajero. Asimismo, la citada Oficina dejará constancia de su recepción y, a su vez, distribuirá los cargos a las áreas que enviaron dichos documentos.

7.34 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo debe requerir, como parte de los términos de referencia del servicio que presta la empresa de mensajería o mensajero contratado, que se presente un reporte mensual detallando el total de envíos realizados, en el cual será verificado por el personal responsable de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, para los fines correspondientes.

C. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Los órganos, unidades orgánicas y comisiones del MINJUS son responsables de transferir sus archivos de gestión al Archivo Central para su administración, custodia y conservación según los lineamientos establecidos en la Directiva respectiva.

7.36 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo de la Oficina General de Administración podrá formular y proponer los estándares, procedimientos y directivas para la regulación de la gestión de los documentos y archivos, supervisando su cumplimiento y reportando a la Secretaría General del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

ANEXO

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acto Administrativo.- Las declaraciones de las entidades que, en el marco de las normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

Área.- Se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas de una Entidad.

Correspondencia Institucional Interna.- Es la correspondencia oficial que se cursa entre los diversos órganos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en cumplimiento de sus funciones.

Correspondencia Institucional Externa.- Es la correspondencia oficial que el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos dirige a los distintos sectores de la Administración Pública o del Sector Privado y/o viceversa.

Documentos Externos Recibidos.- Todo documento generado por personas naturales o jurídicas, o entidades públicas o privadas y que fueran presentadas por los interesados y recibidas por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a través de su unidad de Mesa de Partes.

Correspondencia Común.- es la correspondencia escrita, cuyo contenido puede ser conocido por las personas que la tramitan, sin que su difusión signifique riesgo alguno para la seguridad del Ministerio, del Sector, ni de la Nación.

Correspondencia Clasificada.- Es toda comunicación escrita que por la naturaleza de su contenido es objeto de restricción definitiva o temporal en cuanto a su conocimiento y sólo debe ser conocida por los funcionarios autorizados.

Recurso impugnativo.- Acto mediante el cual se contradice por escrito el contenido de una resolución o decisión administrativa, que supone, viola, desconoce o lesiona un derecho o interés legítimo.

Reserva.- Es la limitación interna temporal del conocimiento de la información de un documento y lo asigna el funcionario remitente en función de las consecuencias y el uso inadecuado que pudiera resultar si el documento fuera reconocido por personas no autorizadas.

Recepción.- Es el proceso de verificación, admisión y conformidad del ingreso de documentos presentados por una entidad o persona externa, o entre dependencias internas de la Entidad. El personal receptor es responsable de que la documentación que conste como recibida se encuentre en el expediente presentado, exceptuando los documentos en sobre cerrado con restricción dé. acceso.

Torres S.

A. Artola G.

Derivación.- Es el proceso mediante el cual se traslada al destinatario u órgano competente un documento o expediente recién ingresado (derivación inicial); igualmente, se denomina derivación al acto por el cual el titular del órgano competente, al que se deriva inicialmente el expediente toma conocimiento de la naturaleza del mismo y efectúa su traspaso a una persona u otra dependencia interna que debe resolverlo.

Expediente.- Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto derivado de un procedimiento administrativo y que refieren a la serie ordenada de actuaciones administrativas que revisten al proceso, de los requisitos necesarios para su instrucción.

Hoja de Trámite.- Es la hoja de ruta emitida por el Sistema de Trámite Documentario — SISTRA, acerca de un documento externo, en la fecha que es emitido o ingresado al Ministerio, así como en la oportunidad en la que es derivado. Especifica: N° de registro (número único asignado cronológicamente por el sistema), tipo, asunto, y fecha del documento, procedencia, destino, fecha y hora de registro, prioridad (opcional) y acciones a tomar.

Número o Código de Expediente.- Es el número autogenerado por el Sistema de Trámite Documentario — SISTRA- en el proceso de registro inicial de un documento o expediente efectuado por la dependencia que registra el documento original. Dicho número será señalado durante la vigencia del trámite tanto por el interesado como por los documentos que lo refieren o resuelven.

Programa.- Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un problema o situación crítica, o implementar una política pública específica, en el ámbito de competencia de la entidad a la que pertenece.

Proyecto.- Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida, para lo cual se le asigna un equipo de personas, así como otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. Solo se crean para atender actividades de carácter temporal.

Unidad Orgánica.- Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad.

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COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS: Recepción, Verificación, Clasificación, Registro y Distribución

Oficina de Administración Documentaria y Arch (Mesa de Partes)

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Oficina de Administración Documentada y Archivo (Mesa de Partes) .•

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Oficina de Administración Documentaria y Archivo

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TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS: Tramitación y Verificación de los documentos

órganos, Unidades orgánicas y Comisiones

del docurnento para revisi&I

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Verificación de .ncidemcia de datos entre SISTRA

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Recepción del documento por

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TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS: Documentación que egresa del trámite documentario

Oficina de Administración Documentaría y Archivo

Persona o Institución Externa

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mensajería o Mensajero contrata-do

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Oficina de Administración Documentaria Archivo

Reporte de envíos realizados POr

MenSaperla

Verificación de

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