direccion de reuniones

COMUNICACIÓNDirección de Reuniones

Clase de Habilidades Empresariales

(Fuente: K.Kanzúa-Ucentral.cl/Ctinoco-USS.cl)

http://images.google.cl/imgres?imgurl=http://www.elpais.com/recorte/20070101elpepucul_2/XLCO/Ies/director_orquesta_Zubin_Mehta.jpg&imgrefurl=http://www.elpais.com/articulo/cultura/Viena/rinde/sobriedad/Zubin/Mehta/Concierto/Ano/Nuevo/elpepucul/20070101elpepucul_1/Tes/&h=250&w=620&sz=29&hl=es&start=8&tbnid=hHnem4PhJQn9CM:&tbnh=55&tbnw=136&prev=/images?q=director+de+orquesta&gbv=2&hl=es&sa=G

INTRODUCCIÓN

Dirección y participación en reuniones

El arte de entrevistarHablar en público

La asertividadLa negociación

El LiderazgoLa motivación de los colaboradores

La gestión de proyectos

HABILIDADES EMPRESARIALES

La Gestión

El proceso de toma de decisionesCreatividad

Introducción al cambio en las organizaciones

Herramientas de Comunicación Interpersonal La toma de decisión

OBJETIVOS• Descubrir la importancia de preparar adecuadamente las reuniones en la organización.

• Tomar conciencia de la necesidad de utilizar la reunión en su justa medida dentro de la empresa.

• Conocer las técnicas, usos y recursos par lograr reuniones eficientes y participativas en todos los ámbitos de la organización

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INTRODUCCIÓN Estudiaremos la capacidad de organizar y coordinar reuniones de

éxito, como una de las habilidades directivas estratégicas.

Dicha habilidad esta muy relacionada con otras como: Liderazgo, trabajo en equipo, entre otras,

Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo reducido de personas.

El propósito es tomar decisiones, debatir problemas, informar, elaborar planes de trabajo.

LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO

LA REUNIÓN SUPONE LA CONCRECIÓN PRÁCTICA DEL TRABAJO EN EQUIPO

ASPECTOS QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN

La Coordinación La Comunicación durante las reuniones

Los AsistentesEl Ambiente

LA COORDINACIÓNCUALIDADES Y ACCIONES A

POTENCIARDEFECTOS Y ACCIONES A

EVITAR

Coordinar o dirigir la reunión Falta de adaptación y afinidad con los miembros del grupo

Adaptarse al grupo Deseo de demostrar superioridad

Escuchar a los demás Intento de imponer sus ideas

Demostrar que domina la situación (seguridad)

Impedir que los participantes se expresen

EL COORDINADOR ES EL QUE:CONDUCE, CLARIFICA, MOTIVA, Y DINAMIZA LA REUNIÓN



Los asistentesEl ambiente

LA COMUNICACIÓN

SE FAVORECE SE DIFICULTA Si existe relación afectiva o afinidad

Si se produce escucha activa:

Mostrando interés, contacto visual, tomando notas, usando tono y volumen de voz adecuado

Indicando incentivos verbales

Utilizando frases resúmenes

Si oímos solo lo que nos interesa

Si tenemos prejuicios

Si no entendemos

Si interrumpimos

Si actuamos como expertos

PARA OBTENER UN RESULTADO EXITOSO, ES IMPRESCINDIBLE QUE EXISTA UNA

COMUNICACIÓN FLUIDA ENTRE LOS PARTICIPANTES

LOS ASISTENTES

Cada asistente cumple un rol, debido a su personalidad

Debemos ser hábiles y apoyarnos en aquellos que nos facilitarán la labor (líder, experto)

Debemos evitar entrar en el juego con aquellos desfavorables (critico, el pesimista)

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EL AMBIENTE

Relaciones: Lo mas importante para un coordinador de reunión es crear y mantener un buen clima, mediante la potenciación de las relaciones entre los participantes

Entorno físico: No olvidar que si estamos a gusto, tendremos más ganas de trabajar

Duración: El tiempo justo

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Reuniones Informativas

Reuniones consultivas

Reuniones formativas

Reuniones decisorias

TIPOS DE REUNIONES

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PREPARACIÓN

FASES DE UNA REUNIÓN

PRESENTACIÓN

DESARROLLO

TÉRMINO

SEGUIMIENTO

Planteamiento de objetivos

Elección de los participantes

Planificación

Convocatoria

Preparación de la documentación

PREPARACIÓN

PREPARACIÓN


PRESENTACIÓN

DESARROLLO

TÉRMINO

SEGUIMIENTO

Los participantes

Los temas

Método de trabajo

Presentación problema

Lluvia de ideas

Selección solución

PRESENTACIÓN

PREPARACIÓN


PRESENTACIÓN

DESARROLLO

TÉRMINO

SEGUIMIENTO

Dirigir la reunión

Dinamizar la reunión

Aclarar las dudas

Sintetizar las ideas

Es importante contar con un secretario:– Tomar nota – Registrar los acuerdos y desacuerdos– Hacer resumen verbal– Redactar el acta

DESARROLLO

PREPARACIÓN


PRESENTACIÓN

DESARROLLO

TÉRMINO

SEGUIMIENTO

Fijar los acuerdos

Aclarar tareas y actividades para la puesta en práctica

Designar a los responsables del seguimiento y la ejecución

Asignar los recursos para cada tarea

Establecer las fechas para las tareas

Redactar un acta

OJALÁ: Evaluar la reunión (encuesta)

TÉRMINO

PREPARACIÓN


PRESENTACIÓN

DESARROLLO

TÉRMINO

SEGUIMIENTO

Es la última de la fases, y corre a cargo de los responsables e

implicados, ya que si no se lleva a cabo, los acuerdos, decisiones y tareas acordadas se podría en

juicio la efectividad de la reunión

SEGUIMIENTO

1. Prepararlas

2. Centrarse en los temas a tratar

3. Poner énfasis en los objetivos

4. Dirigir la discusión

5. Modelar los comentarios

6. Dar voz a los silenciosos

7. Proteger a los débiles

8. Templar a los exaltados

9. Mantener el foco

REGLAS PARA COORDINAR UNA REUNIÓN

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INGREDIENTES

2. Unicidad en el orden del día

3. Integridad temporal

4. Inclusión en orden del día

5. Información Previa

6. Concentración en los temas más importantes en el tercio de la reunión.

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TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES

PARTICIPANTES

POR SU ACTIVIDAD

POR SU APERTURA MENTAL

POR SU NIVELDE CONFIANZA

POR SUEGOCENTRISMO

POR SU REACCIÓNANTE EL TRABAJO

POR SU COMPORTAMIENTO

ANTE LA CREATIVIDAD

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES

TIPOLOGÍA TIPO1 TIPO2

SU ACTIVIDAD ACTIVO PASIVO

APERTURA MENTAL INTROVERTIDOS EXTROVERTIDOS

COMPORTAMIENTO ANTE LA CREATIVIDAD

INNOVADORES RUTINARIOS

NIVEL DE CONFIANZA MANIACOS DESCONFIADOS

REACCIÓN ANTE EL TRABAJO

NO PERSEVERANTES PERSEVERANTES

EGOCENTRISMO PRIVILIGIADOS

DOMINADORES

PESIMISTAS

RESISTENTES

EL LIDER

EL MODERADOR

El ORIENTADOR

EL EXPERTO

PAPELES FACILITADORES

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PAPELES FACILITADORES

EL ACLARADOR

El ACELERADOR

EL ALENTADOR

EL LIDER INSTITUCIONAL

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PAPELES NEGATIVOS

EL CRITICO

El PARALIZADOR

EL PESIMISTA

EL GRACIOSO

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PAPELES NEGATIVOS

EL OPONENTE SISTEMATICO

El DOMINADOR AGRESIVO

EL INDIFERENTE

EL PRESUNTUOSO

EL MANIPULADOR

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RESUMEN

Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo de personas, con el fin de tomar decisiones, debatir problemas,

informar, elaborar planes de trabajo, entre otros.

Para que una reunión sea eficaz es necesario que tengamos en cuenta la coordinación, la comunicación, los asistentes y el

ambiente

Una reunión pasa por una serie de fases, las que hay que preparar si queremos asegurar el éxito

http://www.latercera.com/contenido/44_33641_9_0.html


Las Leyes de Murphy

Comiteología

1El provecho de una reunión de comité es inversamente proporcional al número de participantes y al tiempo perdido en deliberaciones.

2 La duración de una junta se eleva al cuadrado del número de personas presentes.

3El tiempo perdido en cualquier asunto de la agenda variará en proporción inversa a la cantidad abarcada.

4 Entre menos disfrute de participar en los comités, más probable será que se vea forzado a hacerlo.

5 Si un problema origina muchas juntas, finalmente éstas serán más importantes que el problema.

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GRACIAS


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