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DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA


MP-800-70100-00

REV: 00

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL r-~·"-·"~--~~ '~-"-':'ii!i~~~;;~~)~~;~;0 ~~. ~ niRJeCiOH COI'{POHATPJlI nI; ADMINiSTRACIÓN ~ 5IJRO:~tcc!(iN IY: ~Ecun50S H! L,',:j"f'.f(') ;' :lEl.;I.(ION~S LAI30ltAI,ES ~ G~FlENCIA j,l':': ,)H(}.-'.j\.I¡;:",~·,:\,!"l \' COMf>DWACIONES

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NOVIEMBRE 12013

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 ADMINISTRACiÓN

DESARROLLO SOCIAL HOJA: 2 DE 10 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

SECCiÓN DE FIRMAS DE AUTORIZACiÓN ELABORÓ: REVISÓ: .ÁPROBÓ:

/ V

~J "'-~IOO ~ QJ)v ~ Nancy Cortés Suárez María Elena Badiuk González r Martin Rafael González

Hernández

Unidad de Planeación Jefe de la Unidad de Planeación Gerente de Desarrollo Social

NOVIEMBRE / 2013 NOVIEMBRE / 2013 NOVIEMBRE / 2013

SECCiÓN DE CAMBIOS

HOJA ESTADO OE DESCRIPCiÓN INICIALES, FIRMA Y FECHA

No. REVISiÓN No. REVISÓ APROBÓ

Derivado de las modificaciones de la

~H estructura organizacional establecida en el

fJÁ;-Acuerdo No. DCA-3598/2013 del 18 de

1-10 00 octubre de 2013 se actualiza Manual de

MEBG Procedimientos M P-800-70 1 OO-PA-OO que

NOV 2013 NOV2013 sustituye al Manual de Procedimientos MP-800-70100-02 de fecha Octubre de 2007, con 4 PA I

Se actualiza el procedimiento 800-70.100- ifI!¿-I4H 00 PA-01 que sustituye al procedimiento 800-

70100-PA-01 de fecha Octubre de 2007. NOV2013 NOV 2013

Se actualiza el procedimiento 800-70100- fI/t6. kt-' 00 PA-02 que sustituye al procedimiento 800- MR~ H

701 00-PA-02 de fecha Octubre de 2007. NOV2013 NOV 2013

00 Se crea el procedimiento 800-70100-PA-03. ~ M~H NOV 2013 NOV 2013

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ISTRACIÓN DIRECc!é. N (ORPOPAT¡V¡~ DE ADMi SUIlDlIlW;:illi IJ~ ¡¡¡:ClJ~SOl i-Ili¡<.,1Ai-lO:' y REIJ,CI NfS LA,BOf¡AlES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE

ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 ADMINISTRACiÓN


Hoja.

1. Objetivo. 4

2. Ámbito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades. 5

3. Marco Normativo o Documento de Referencia. 6

4. Actualización .. 8

5. Relación de Procedimientos. 9

6. Hoja de Firmas 10

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

APEMEX® CLAVE: MP-800-70100-00


ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEMBRE2013 ADMINISTRACiÓN

DESARROLLO SOCIAL HOJA: 4 DE 10 GERENCIA DE DESARROllO SOCIAL

Dotar al personal de la Gerencia de Desarrollo Social, con procedimientos administrativos documentados de las actividades que realiza e integrados en un Manual de Procedimientos. Lo anterior, con el propósito de facilitar el desarrollo de sus funciones, delimitar y precisar la participación de las áreas y puestos involucrados en el procedimiento, además de disponer de información que apoye los procesos de inducción y capacitación del personal, y sea también un documento de consulta para quien esté interesado en conocer los procedimientos de la misma.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. ~

.PEMEX,e CLAVE: MP-BOO-70100-00

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 ADMINISTRACiÓN

DESARROLLO SOCIAL HOJA: 5DE 10 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

ÁMBITO DE APLICACiÓN O ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos Administrativos es de aplicación obligatoria y de observancia general en el ámbito de la Gerencia de Desarrollo Social.

RESPONSABILIDADES

Gerente de Desarrollo Social

Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa

Unidad de Planeación

Subgerencia de Desarrollo Social Zona Occidente

Subgerencia de Desarrollo Social Zona Centro

Subgerencia de Desarrollo Social Zona Norte

Subgerencia de Desarrollo Social Zona Sur

Subgerencia de Vinculación

Subgerencia de Comprobación y Verificación

Superintendencias Regionales de Desarrollo Social


J6PEMEX® CLAVE: MP-800-70100-00




INTERNO

• Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos. • Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos

Mexicanos y Organismos Subsidiarios. • Criterios Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina

Presupuestaria para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, para el ejercicio fiscal que corresponda.

• Normas, Bases, Lineamientos y Procedimientos para la Administración del Patrimonio de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Lineamientos Generales de Tesorería para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Lineamientos para la Elaboración de Normatividad Interna en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Criterios para Ejercer la Función Jurídica Institucional, en lo relativo a la sanción jurídica de convenios y contratos a ser formalizados en Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

• Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.

• Mecanismos de Control para Verificar el Cumplimiento de las Obligaciones de los Donatarios derivadas del Otorgamiento de Donativos y Donaciones por parte de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Acuerdos de autorización de donativos y donaciones de las distintas instancias facultadas.

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.PEMEX~ CLAVE: MP-800-70100-00


ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEM~RE 2013 ADMINISTRACiÓN

DESARROLLO SOCIAL HOJA: 7DE 10 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

EXTERNO

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. • Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. • Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la

Sociedad Civil y su Reglamento. • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

y su Reglamento. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley de Petróleos Mexicanos y su Reglamento. • Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. • Decreto que contiene el Presupuesto de Egresos de la Federación para el

ejercicio fiscal que corresponda. • Acuerdo por el que se emiten las reglas, requisitos y los modelos de contratos

para formalizar el otorgamiento de donativos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de agosto de 2008.

• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. o02¡f1ú o

"'PEMEX .• CLAVE: MP-BOO-70100-00



DESARROLLO SOCIAL HOJA: B DE 10 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

El área responsable para la actualización del presente manual de procedimiento es la Gerencia de Desarrollo Social y deberá revisarse una vez al año y de ser necesario deberá ser actualizado o cuando haya modificaciones a los procedimientos administrativos_

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CLAVE DE NOMBRE DEL MANUAL

REGISTRO ESTATUS REVISiÓN

Manual de Procedimientos MP-BOO-70100-00 Administrativos de la Gerencia de Inclusión 00

Desarrollo Social

CLAVE DE ESTATUS REVISiÓN

REGISTRO NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS

BOO-70100-PA-01 Procedimiento Administrativo de

Inclusión 00 Donativos y Donaciones.

Procedimiento Administrativo del BOO-70100-PA-02 Archivo Histórico de Petróleos Inclusión 00

Mexicanos.

Procedimiento Administrativo para la BOO-70100-PA-03 Comprobación y Verificación de Inclusión 00

Donativos y Donaciones.


CLAVE: MP-800-70100-00 .PEMEX~ DIRECCiÓN CORPORATIVA DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REVISiÓN: 00

ADMINISTRACiÓN ADMINISTRATIVOS DE LA GERENCIA DE FECHA: NOVIEMBRE 2013


Ir~in González Hernández

¡Gerente de Desarrollo Social

NOVIEMBRE 2013

Maria Elena Badiuk González

Jefe de la Unidad de Planeación

NOVIEMBRE 2013

Gi_S;;;{jlema Martinez


NOVIEMBRE 2013

Zariálrala Guzmán


NOVIEMBRE 2013

Nancy Cortés Suárez

Unidad de Planeación

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DONATIVOS Y DONACIONES

800-70100-PA-01

REVISiÓN: 00


NOVIEMBRE 12013

APEMEX® CLAVE: BOO-70100-PA-01 REVISiÓN: 00

DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 2 DE 17

SECCiÓN DE FIRMAS DE AUTORIZACiÓN ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

( V juvwtvg ,

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Nancy Cortés Suárez Maria Elena Badiuk González Lic, Martin Rafael González

Hernández Unidad de Planeación Jefe de Unidad de Planeación Gerente de Desarrollo Social

NOVIEMBRE / 2013 NOVIEMBRE / 2013 NOVIEMBRE / 2013

SECCiÓN DE CAMBIOS

HOJA ESTADO DE DESCRIPCiÓN INICIALES, FIRMA Y FECHA

No. REVISiÓN No, REVISÓ APROBÓ


~ .ifo.~ estructura organizacional establecida en el Acuerdo No, DCA-3598/2013 del 18 de

MEBG 1-17 00 octubre de 2013 se crea el presente

NOVIEMBRE NOVIEMBRE procedimiento con clave 800-70100-PA-01

/2013 /2013 que sustituye al procedimiento 800-70100-PA-01 en su versión anterior.

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.FlEMEX" DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


1. Objetivo.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DONATIVOS Y DONACIONES

2. Ámbito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades.

3. Marco Normativo o Documento de Referencia.

4. Actualización.

5. Definiciones.

6. Desarrollo.

7. Diagrama de Flujo.

8. Documentación o Registro de las Actividades.

9. Anexos.

10. Hoja de Firmas.

CLAVE: 800-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 FECHA: NOVIEMBRE 2013 HOJA: 3·DE 17

Hoja.

4

5

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,éPEMEX" CLAVE: 800-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE 2013

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES

HOJA: 4 DE 17

Dotar al personal de la Gerencia de Desarrollo Social, con procedimientos administrativos documentados de las actividades que realiza e integrados en un manual de procedimientos. Lo anterior con el propósito de facilitar el desarrollo de sus funciones, delimitar y precisar la participación de las áreas y puestos involucrados, además de disponer de información que apoye los procesos de inducción y capacitación del personal, y sea también un documento de consulta para quien este interesado en conocer los procedimientos de la misma.


,éPEMEX® CLAVE: BOO-70100-PA-01


GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 5 DE 17


El presente Procedimiento Administrativo es de observancia' general y de aplicación obligatoria en el ámbito de la Gerencia de Desarrollo Social.

RESPONSABILIDADES

Gerencia de Desarrollo Social








SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. DCA-02

~

.PEMEX~ CLAVE: BOO-70100-PA-01



HOJA: 6 DE 17

INTERNO

• Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos.

• Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Criterios Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, para el ejercicio fiscal que corresponda.

• Normas, Bases, Lineamientos y Procedimientos para la Administración del Patrimonio de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios_

• Lineamientos Generales de Tesorería para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios_




• Mecanismos de Control en Materia de Donativos y Donaciones.

• Acuerdos de autorización de donativos y donaciones de las distintas instancias facultadas.


.PEME.X~ CLAVE: BOO-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE2013

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA:· 7 DE 17

EXTERNO

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

• Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la Sociedad Civil y su Reglamento.

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento.

• Ley General de Bienes Nacionales.

• Ley de Petróleos Mexicanos y su Reglamento.

• Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento.

• Decreto que contiene el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

• Acuerdo por el que se emiten las reglas, requisitos y los modelos de contratos para formalizar el otorgamiento de donativos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de agosto de 2008.



J6PEMEX® CLAVE: BOO-70100-PA-01



HOJA: B DE 17

El área responsable de la actualización del presente Procedimiento Administrativo es la Gerencia de Desarrollo Social, deberá revisarse una vez al año y de ser necesario deberá ser actualizado o cada vez que existan modificaciones o ajustes sustanciales al procedimiento.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL. NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

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.PEME.X~ CLAVE: BOO-70100-PA-01


DONATIVOS Y DONACIONES GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL HOJA: 9 DE 17

DONACIONES: La transmisión a título gratuito de:

a) Bienes muebles e inmuebles, que previamente hayan sido dictaminados como no útiles para el cumplimiento del objeto de Petróleos Mexicanos y de sus Organismos Subsidiarios.

b) Productos, que son los derivados de hidrocarburos que elaboran, procesan o que tengan en existencia los Organismos Subsidiarios tales como, asfalto AC-20, gasolina Magna, Gasolina Premium, diesel, diesel Marino, turbosina, gas L. P., gas natural y combustóleo.

DONATARIOS: Las personas morales beneficiarias de algún donativo y/o donación.

DONATIVOS: La entrega en forma gratuita de recursos en numerario que se otorga a los donatarios, con cargo a la partida presupuestaria autorizada en forma expresa.

ORGANISMOS SUBSIDIARIOS: Los organismos descentralizados a los que se refiere el artículo tercero transitorio de la Ley de Petróleos Mexicanos, y el Decreto que tiene por objeto establecer la estructura, el funcionamiento y el control de los Organismos Subsidiarios de Petróleos Mexicanos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el21 de marzo del 2012.

SOLICITUD: Documento mediante el cual se pide un donativo o donación para la realización de un programa, proyecto o acción.

SOLICITANTES: Aquellas personas morales que puedan ser beneficiarias como donatarias en términos de los Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

SIDD: Si~tema Integral de Donativos y Donaciones.

SAC: Sistema de Administración de Correspondencia.

SIIC: Sistema Integral de Información Comercial.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. DCA·02

~

,.éPEMEX," CLAVE: BOO-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE2013


HOJA:

PUESTOS


Subgerencias de Desarrollo Social Zonas Norte, Centro, Sur y Occidente


Subgerencias de Desarrollo Social, Zonas Norte, Centro, Sur y Occidente

ACTIVIDADES

INICIA PROCEDIMIENTO

1. Recepción de documentación de solicitudes de donativos, donaciones, modificaciones, etc. para su registro en el Sistema de Administración de Correspondencia y en el Sistema Integral de Donativos y Donaciones.

2. Recepción de solicitudes de donativos, donaciones, modificaciones, etc., registro y verificación de su cumplimiento con la normatividad institucional.

3. Análisis y evaluación de las solicitudes.

4. En caso de que la solicitud no cumpla con la normatividad institucional se efectúa la comunicación de la determinación al solicitante.

5. Si cumple con la normatividad institucional se realiza la verificación de la disponibilidad presupuestal.

6. Análisis, evaluación y emisión de opinión positiva o negativa.

7. En caso de considerarse procedente, elaboración de la relación de propuestas de donativos y donaciones y envío para revisión, análisis y/o ajustes.

8. Revisión y consolidación de la información de la propuesta para su presentación para opinión del grupo inter-organismo.

9. Presentación de propuestas ante el grupo inter-organismo para su opinión.

10. Solicitud de elaboración de acuerdos a la Dirección Jurídica, para propuestas opinadas favorablemente por el grupo interorganismo.

11. Recepción de acuerdos por parte de la Gerencia Jurídica Consultiva para firma del Gerente de Desarrollo Social.

12. Remisión de la solicitud de Autorización de Acuerdos al Director Corporativo de Administración.

13. Mantenimiento de comunicación con el solicitante sobre el estado de su trámite.

14. Solicitud al beneficiario de la información complementaria para el retiro.

10 DE 17

FORMAS

SIDO SAC

Oficio de solicitud


~

,éPEMEX" CLAVE: 800-70100-PA-01



HOJA:

PUESTOS


Subgerencias de Donativos y Donaciones, Zonas Norte, Centro, Sur y Occidente





ACTIVIDADES

15. Envío vía electrónica al beneficiario de la Notificación de Autorización de Donativo y/o donación y del instrumento jurídico correspondiente, para su suscripción en dos tantos por parte del donatario. Por el mismo medio, remisión de los formatos (pre llenados) de Informe correspondientes (Trimestrales o Semestrales y Final de Seguimiento de Donación, Trimestrales y Final de Seguimiento de Donativo -Reporte de Término de Obra, programa, proyecto, o acción social-, (Trimestrales y Final de Saldos y Movimientos de la Cuenta Única Bancaria para Donativo)

16. Entrega de la Notificación de Autorización de Donativo y del instrumento jurídico firmado por el donatario a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa para su revisión y posterior -suscripción del Gerente.

17. Presentación de la Notificación de Autorización de Donativo y/o Donación y del instrumento jurídico firmado por el donatario para la suscripción del Gerente.

18. Entrega al donatario de la Notificación de Autorización de Donativo y/o Donación.

19. Entrega al donatario del instrumento jurídico formalizado

20_ Seguimiento a los trámites inherentes a la solicitud de orden de embarque o transferencia bancaria.

21 . Entrega al donatario de la constancia de donación y entrega del acuse correspondiente a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa.

22. Recepción de acuse de la constancia de donación al donatario.

23. Seguimiento a las obligaciones contractuales de los beneficiarios

Ejercicio de la cuenta abierta para el donativo. Retiro de los productos petrolfferos de las instalaciones designadas para tal efecto. Entrega de formatos e informes de seguimiento.

11 DE 17

FORMAS

Oficio de notificación

Contrato

Informes de seguimiento

Contrato

Estados de cuenta y SIIC

Oficio

Estados de cuenta para donativos y SIIC para donaciones.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO EsTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

.PEMEX~ CLAVE: 800-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE 2013

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA:

PUESTOS




ACTIVIDADES

24. Solicitud, obtención y entrega a la Subgerencia de Comprobación y Verificación de los reportes de comprobación.

25. Recepción de los reportes de comprobación.

26. Análisis, emisión de opiniones y en su caso, solicitud de reportes complementarios a las zonas.

27. Realización de visitas aleatorias in situ para comprobar y verificar la aplicación de los recursos.

28. Integración de los expedientes de Donativos y Donaciones verificando que contengan todos los documentos, de acuerdo a las distintas etapas en que se encuentre el otorgamiento del apoyo.

29. Entrega de expediente al archivo de la Gerencia para su resguardo y digitalización.

TERMINA PROCEDIMIENTO

12 DE 17

FORMAS

Formatos seguimiento y comprobación

Comunicado

Expediente

Expediente

SI LOS SELLOS EN ESTE OOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

.PEMEX~ DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


Unidad de Coordinación

Técnica y Administrativa

11

12

17

Subgerencias de Desarrollo Social

Zonas Norte, Centro, Sur y Occidente

2

3

13

18

19

20

Subgerencias de Donativos y

Donaciones, Zonas Norte, Centro, Sur y

; "

CLAVE: BOO-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE 2013

Subgerencia de Comprobación y

Verificación

DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 13 DE 17

ACTIVIDADES


1.Recepción de documentación de solicitudes de donativos, donaciones, modificaciones, etc,

2.Recepción de solicitudes de donativos, donaciones, modificaciones, elc., registra y verifica.

3.Análisis y evaluación de las solicitudes.

4.En caso de que no cumpla con la normatividad institucional comunica la determinación al solicitante.

5.Si cumple con la normatividad insUlucional verifica la disponibilidad presupuesta!.

B.Analiza evalúa y emite opinión positiva o negativa.

7.Si se considera procedente elabora la relación de propuestas de donativos y donaciones y envla para revisión y ajustes.

B.Revisar y consolidar información de la propuesta.

9.Presentar propuestas ante el grupo inter-organismo para su opinión.

10.Solicitud de elaboración de acuerdos por parte de la Dirección Jurldica, para propuestas autorizadas.

11.Recepción de acuerdos para flrma del Gerente de Desarrollo Social.

12.Remitir solicitud de Autorización de Acuerdos para flrrna del Director de la DCA

13.Mantener comunicación con el solicitante sobre el estado de su trámite.

14.Solicitar al beneficiario la información complementaria.

15.Envlo vla electrónica al beneflciario del instrumento jurldico, para su suscripción y los informes trimestrales.

1B.Entrega del instrumento jurídico firmado por el donatario a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa.

17.Presentación del instrumento jurldico para la suscripción del Gerente.

1 B.Notifica al Donatario de la Autorización de Donativo.ylo Donación

19.Entrega al donatario el instrumento jurídiCO formalizado.

20.Seguimiento a los trámites inherentes a la solicitud de orden de embarque o transferencia bancaria.

21.Enlrega al donatario de la constancia de donación y el acuse a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa.

22,Reoopción de acuse de la constancia de donación al donatario


~

.PEMEX~ DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


Unidad de Coordinación

Técnica y Administrativa

Subgerenclas de Desarrollo Social

Zonas Norte, Centro, Sur y Occidente

ubgerencias de Donativos y

Donaciones, Zonas Norte, Centro, Sury

24

25

26

28

CLAVE: 800-70100-PA-01

REVISiÓN: 00 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FECHA: NOVIEMBRE 2013


Verificación

27

DONATIVOS y DONACIONES HOJA: 14 DE 17

ACTIVIDADES

23.Dar seguimiento a las obligaciones contractuales de los beneficiarios:

24. Solicitud, obtención y entrega a la Subgerencia de Comprobación y Verificación de los reportes de comprobación.

25.Recepción de los reportes de comprobación.

26.Anélisis, emisión de opiniones y en su caso, solicitud de reportes complementarios a las zonas.

27.Efec!uar visitas alealorias in silu para comprobar y verificar la aplicación de los recursos.

28.1ntegración de Jos expedientes de Donativos y Donaciones veriflcando que contengan todos los documentos.

29.Entrega de expediente al archivo de la Gerencia para su resguardo y digitalización.



A6F1EME,X,. CLAVE: 800-70100-PA-01



Esta información puede ser consultada a través de la página de internet de la empresa: www.pemex.com

• Formatos de seguimiento

• Formatos de comprobación

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN OOCUMENTO CONTROLADO.

J6PEMEX", CLAVE: 800-70100-PA-01



NO APLICA.


~




L1C.¡y1KRTfN RAFAEL GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

-GERENTE DE DESARROLLO SOCIAL

NOVIMEBRE/2013

HOJA: 17 DE 17

MARíA ELENA BADIUK GONZÁLEZ

JEFE DE UNIDAD DE PLANEACIÓN

NOVIEMBRE /2013

UNIDAD DE PLANEACIÓN

NOVIEMBRE /2013

UNIDAD DE COORDINACiÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

NOVIEMBRE / 2013

UNIDAD DE COORDINACiÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

51 LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. DCA-02

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I :1

j

.PEMEX DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS MEXICANOS

CLAVE: 800-70100-PA-02

REVISIÓN: 00

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL MEXICANOS HOJA: 2 DE 23

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Jefe de Unidad de Planeación Gerente de Desarrollo Social . ,~au,c ('\''''vu, ,,~'u"vu

NOVIFMRR¡::: I 2013 NOVIFMRR¡::: I 2013 """"c"D'lF I 2013

SECCiÓN DE CAMBIOS


No. REVISIÓN No. . REVISÓ APROBÓ

Derivado de las modificaciones de la ~. estructura organizacional establecida en el Acuerdo No. DCA-3598/2013 del 18 de

1-23 00 octubre de 2013 el presente MEBG ~" se crea

NOVIEMBRE OVIEMBRE procedimiento con clave 800-70100-PA-02 /2013 /2013

que sustituye al procedimiento 800-70100-PA-02 en su versión anterior.

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS FECHA: NOVIEMBRE 2013

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL MEXICANOS HOJA: 3 DE 23

Hoja.

1. Objetivo. 04



4. Actualización. 07

5. Definiciones_ 08

6. Desarrollo. 10

7. Diagrama de Flujo. 12

8. Documentación o Registro de las Actividades. 14

9_ Anexos. 15

10. Hoja de Firmas. 23

,éFlEMEXo CLAVE: 800-70100-PA-02



~.qaJ~TI"'Q .... ·'1· :.

Dotar al personal del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos, adscrito a la

Gerencia Corporativa de Desarrollo Social, con procedimientos administrativos

documentados de las actividades que realiza e integrados en un manual de

procedimientos. Lo anterior con el propósito de facilitar el desarrollo de sus

funciones, delimitar y precisar la participación de las áreas y puestos involucrados

en el procedimiento, además de disponer de información que apoye los procesos

de inducción y capacitación del personal, y sea también un documento de consulta

para quien esté interesado en conocer los procedimientos del mismo.

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO EsTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

.PEMEXD CLAVE: BOO-70100-PA-02

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS FECHA' NOVIEMBRE 2013



Ámbito de Aplicación

El presente Procedimiento Administrativo es de aplicación obligatoria y de observancia general en el ámbito del Archivo Histórico PEMEX, adscrito a la Gerencia de Desarrollo SociaL

Alcance

Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios, académicos, investigadores y público en generaL

RESPONSABILIDADES

Gerencia de Desarrollo SociaL

Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos y Áreas Internas:

- Conservación.

- Catalogación.

- Digitalización.

- Difusión.


,éPEMEX, CLAVE: 800-70100-PA-02



INTERNO


• Criterios Generales f:)n Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, para el ejercicio fiscal que corresponda.



• Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos ..

EXTERNO








• Ley Federal de Archivos.

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos.


• Reglas de Operación para los Archivos Históricos, emitido por el Archivo General de la Nación.

,dPEMEX" CLAVE: BOO-70100-PA-02



El área responsable para la actualización del presente procedimiento es la Gerencia de Desarrollo Social y deberá revisarse una vez al año y, de ser necesario deberá ser actualizado cuando sufran modificaciones o ajustes sustanciales al procedimiento.

SI. LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. ~ DCA-D2 4 ~.

éPEMEX, CLAVE: 800-70100-PA-02



Acervo: Conjunto orgánico de documentación en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones, por las dependencias y entidades;

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional;

Banco de datos: conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior;

Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final;

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

Conservación: referente a la limpieza y estabilización de los documentos que contienen los expedientes para dejarlos en mejores condiciones para su manipulación;

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo;

Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

Digitalización: referente a la captura de documentos en papel para almacenar los datos en formatos electrónicos diversos;

Documento histórico: Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia Nacional;

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO., DCA-02

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,dPEMEX" CLAVE: 800-70100-PA-02



Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las senes

documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

Fichas Catalográficas: hoja en la que se fija de forma sintetizada el contenido y las características externas de un documento. De este modo se ofrece una idea de la materia del mismo, desde un punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores; Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica; Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada

. sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables; Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria); Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia;

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. Y DCA-O~ ~ ~o

J6PEMEX;, CLAVE: BOO-70100-PA-02

REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL

ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS

MEXICANOS

FECHA: NOVIEMBRE 2013

HOJA: 10 DE 23

PUESTOS

Area de Conservación

Area de Catalogación, valoración y revisión

Area de Conservación

Area de Catalogación

Area de Digitalización y catalogación.

ACTIVIDADES

INICIA PROCEDIMIENTO 1.- Limpia el acervo original.

2.- Coloca guardas nuevas y formato de fichas catalográficas a cada una.

3.- Realiza la medición de planos, croquis y mapas anexos, llenando este dato en la ficha de anexos.

4.- Turna expedientes limpios a catalogación.

5.- Efectúa el foliado del expediente.

6.- Analiza el contenido del expediente.

7.- Llena la ficha catalográfica.

8.- Turna la ficha catalográfica a revisión.

9.- Revisa la ficha catalográfica, unifica criterios y actualiza los instrumentos de consulta.

10.- Realiza las adecuaciones a la ficha catalográfica, en su caso.

11.- Regresa a conservación el expediente y la ficha catalográfica.

12.- Realiza en cualquier momento del proceso, la valoración de los expedientes transferidos mediante transferencia secundaria del Archivo de Concentración o remitidos directamente de las Unidades Administrativas de PEMEX que no requieran ser enviados al Archivo de Concentración, así como los correspondientes a archivos ajenos a la empresa pero vinculados temáticamente con su historia.

13.- Recibe el expediente y asigna caja.

14.- Devuelve la ficha al catalogador.

15.- Da colocación definitiva al expediente en el acervo.

16.- Etiqueta las cajas con el número inicial y final de expedientes que contiene.

17.- Captura la ficha catalográfica en la base de datos.

18.- Entrega la ficha catalográfica original a Digitalización.

19.- Revisión dela captura de las fichas catalográficas en la base de datos, para estandarizar la información.

20.- Revisión aleatoria de la base de datos (mensual).

FORMAS

1- Ficha catalográfica.

2- Ficha catalográfica de anexos.

3. Ficha catalográfica requisitada.

21.- Creación de respaldos del banco de datos (mensual). ~

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.éPEMex, CLAVE: 800-70100-PA-02

REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS

MEXICANOS FECHA: NOVIEMBRE 2013

HOJA: 11 DE 23

PUESTOS

Área de Conservación

Área de Digitalización

Área de Difusión

ACTIVIDADES

22.- Control final de las fichas catalográficas para su encuadernación y consulta posterior.

23.- Atención a usuarios e investigadores, que realizan búsquedas documentales, previa verificación en la base de datos.

24. - Realiza la digitalización documental de los expedientes del acervo.

25. - Realiza la digitalización del material fotográfico de los expedientes del acervo.

26.- Atienden solicitudes de usuarios que requieren documentos digitalizados.

27.- Realiza las convocatorias para cumplimiento del programa de visitas guiadas.

28.- Coordina la realización de las visitas guiadas. 29.- Realiza actualizaciones a la pagina web, para su correcto funcionamiento. 30. - Realiza el diseño para impresión de boletines y libros.


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FORMAS

4. Formatos: de registro de usuarios; de solicitud de consulta; de fotocopiado y de digitalización

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.~) DCA-02

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Área de Área de Conservación

Catalogación, Digitalización Difusión ACTIVI DADES valoración y

revisión.

( INICIA INICIA EL PROCEDIMIENTO

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r 2 n 2.Coloca guardas nuevas y formato de fichas catalográficas a cada una. -.::::::::r

I 3 h 3.Realiza la médición de planos, croquis y mapas anexos, llenando este dato en la

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r 4 11 4.Tuma expedientes limpios a catalogación:

I 5 h 5.Efectúa el foliado del expediente. -t'

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1 I 7 h 7.Llena la ficha catalográfica.

I 8 h 8.Turna la ficha catalográfica a revisión. --.::::::¡ r 9 11 9.Revisa la ficha catalográfica y unifica criterios y actualiza los instrumentos de

"'f consulta.

r 10 11 10.Realiza las adecuaciones a la ficha catalográfica, en su caso. --.::::::¡ r 11 n 11.Regresa a conservación el expediente y la ficha catalográfica.

'-: I 12 I 12.Realiza en cualquier momento del proceso, la valoración de los expedientes

transferidos ..

r 13 11 --.::::::¡ 13.- Recibe el expediente y asigna caja.

r 14 n ~ 14.- Devuelve la ficha al catalogador.

r 15 1 15.- Da colocación definitiva al expediente en el acervo.

r 16 1

I 17 I 16.- Etiqueta las cajas con el número inicial y final de expedientes que contiene.

.- 17.- Captura la ficha catalográfica en la base de datos. r 18 n

18.- Entrega la ficha catalográfica original a Digitalización.

I 19 I r 19 1 19.- Revisión de la captura de las fichas catalográficas en la base de datos, para

I 20 I I estandarizar la información.

20 I 1 '1 20.- Revisión aleatoria de la base de datos.

r 21 -~ I 21 h , ~ I E 21.- Creación de respaldos del banco de datos.

E 22.- Control final de las fichas catalográficas para su encuadernación y consulta r 22 1 posterior.

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SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO~,

.éPEMEX0 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN


Área de Conservación

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I

Area de Catalogación, valoración y

revisión.

Área de Digitalización

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Área de Difusión

27

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL ARCHNO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS

MEXICANOS

CLAVE: 800-70100-PA-02

REVISiÓN: 00

FECHA: NOVIEMBRE 2013

HOJA: 13 DE 23

I

I

ACTIVIDADES

23.Atención a usuarios e inves~gadores¡ Que realizan búsquedas documentales, previa verificación en la base de datos.

24.Realiza la digitalización documental de los expedientes del acervo.

25.Realiza la digitalización del material fotográfico de los expedientes del acervo.

26.Atienden solicitudes de usuarios que requieren documentos digitalizados.

27.Realiza las convocatorias para cumplimiento del programa de visitas guiadas.

2B.Coordina la realización de las visitas guiadas.

29 J 29.Realiza actualizaciones a la pagina web, para su correcto funcionamiento.

1 30 b 30.Realiza el diseño para impresión de boletines y libros ~

(TERMINA) TERMINA EL PROCEDIMIENTO

/ SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLAD~, DCA-02

.d>PEMEX" CLAVE: 800-70100-PA-02



1. Ficha catalográfica para expedientes.

2. Ficha catalográfica para anexos de expedientes.

3. Registro de usuarios.

4. Solicitud de consulta.

5. Solicitud de fotocopiado.

6. Solicitud de digitalización.

7. Formato para valoración documental.

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! !9.ANEXOS~: '.,/C,':!"'_!,' ·< __ ::,1

1. FICHA CATALOGRÁFICA PARA EXPEDIENTES ARCHIVO HISTÓRICO DE PEMEX

PONDO EXPROPIACIÓN

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1. FICHA CATALOGRÁFICA PARA EXPEDIENTES

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GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL MEXICANOS HOJA: 17 OE 23

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, '9.;.ft~,~~~~S;n 2. FICHA CATALOGRÁFICA PARA ANEXOS DE EXPEDIENTES

ARcaIVO HlsrÓlUCO DEPEME."\::

PONDOEXPItOPIACIÓN

Foro!: ~ÚlU" __ f'O}l" __ COLO!'; cotox:O blu1.cor~O '~.Pu.O $QfO~'m: U~J.upa.tt"uci.t o P'I!"lO o.t~tipciÓl)~ _________ .

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GERENCIA DE DESARROllO SOCIAL MEXICANOS HOJA:

3. REGISTRO DE USUARIOS

PEMEX Archivo Históric,;o del" c. t l' él 1 e o.. M o- l< i' e a u o '"

Registro de Usuarios

18 DE 23

Fecha: ________ _

Este registro se usara solamente para fines estadfsticos y los datos se mantendrán confidenciales.

Institución: Domicilio: Teléfono de la institución:

Nombre: ~~--~---------~ ... --------.------------------------------~ Escolaridad:

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Firma: ________________ _

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éPEMEX0 CLAVE: 800-70100-PA-02



4. SOLICITUD DE CONSULTA

PEIVIEX Arohivo Historico de Petróleos Mexicanos

Solicitud de Consulta

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5. SOLICITUD DE FOTOCOPIADO

Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

Solicitud de Fotocopiado .

Fecha: No. de Solicitud: No: de Coplas; No •. de Expedientes:

I Nomb~e: I .

Caja Expediente Fojas -De: A: Altemadas

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Firma del Solicitante: -

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,éPlEMEX CLAVE: 800-70100-PA-02



-

6. SOLICITUD DE DIGITALIZACiÓN

Archivo Hist6rico de Petr61eos Mexicanos

Solicitud de Digitalización

Fecha: No. de Solicitud: No. de Corilas: No. de Expedientes: __

{lsombre: r- - 1-Caja Expediente Fójas De: Alternadas

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Firma del Solicitante: ____ ....:-_________ _

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_9:#NE~~~;~4,¡1 7. FORMATO PARA VALORACiÓN DOCUMENTAL

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DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE PETRÓLEOS GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL MEXICANOS

AFAEL GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

GER TE DE DESARROLLO SOCIAL

NOVIEMBRE 2013


REVISiÓN: 00 FECHA: NOVIEMBRE 2013 HOJA: 23 DE 23

MARIA ELENA BADIUK GONZÁLEZ

JEFE DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN

NOVIEMBRE 2013

'ROSA MA B EL BARBATO

RESPONSABLE ARCHIVO HISTÓRICO

NOVIEMBRE


PEMEX'il


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN DE DONATIVOS Y DONACIONES

CLAVE: 800-70100-PA-03

REVISiÓN: 00


~REC:~ c6!é~~;~zfo~'N'STRAC'ÓN ~ ~JIlD1RECCI(íN DE liECi.¡¡iSüS lMMNO$. y ¡ lACIONf.s LABORAleS l G¡::R¡,NCIA De: Y-,(~~\1~12A(;K'lN y e ,!!>f.'.NSACIONES . . .,1,\., ''h ,-"<~,

NOVIEMBRE I 2013

J6PEMEX® CLAVE: 600-70100-PA-03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 2 DE 14

SECCiÓN DE FIRMAS DE AUTORIZACiÓN ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

-{~OC\i~OP- ~ ¿, ;;f ,VV'V

Nancy Cortés Suárez Maria Elena Badiuk González Lj (' Martin Rafael González

Hernández Unidad de Planeación Jefe de Unidad de Planeación Gerente de Desarrollo Social

NOVIEMBRE / 2013 NOVIEMBRE /2013 NOVIEMBRE / 2013

SECCiÓN DE CAMBIOS


No. REVISiÓN No. REVISÓ APRjJBÓ


~ ~. ~GH estructura organizacional establecida en el 1-14 00 Acuerdo No. DCA-3598/2013 del 18 de

NOVIEMBRE NOVIEMBRE octubre de 2013 se crea el presente

/2013 /2013 procedimiento con clave 800-70100-PA-03.

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51 LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO EsTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. DCA·D1


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACIÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 3 DE 14

Hoja.

1. Objetivo. 4



4. Actualización. 8

5. Definiciones. 9

6. Desarrollo. 10

7. Diagrama de Flujo. 11

8. Documentación o Registro de las Actividades. 12

9. Anexos. 13

10. Hoja de Firmas. 14



PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACIÓN Y VERIFICACIÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 4 DE 14

Dotar al personal de la Gerencia de Desarrollo Social, particularmente al que tiene a su cargo las funciones de comprobación y verificación de donativos y donaciones, de una herramienta procedimental documentada en la que se detallen las actividades que forman parte del procedimiento que les corresponde aplicar, las áreas y puestos involucrados en el mismo, y las responsabilidades respectivas, así como contar con un elemento de información que apoye los procesos de inducción y capacitación del personal, y a la vez sirva de documento de consulta para quienes estén interesados en conocer los procedimientos que aplica la mencionada Gerencia de Desarrollo Social.


..éPEME.X0 CLAVE: 800-70100-PA-03


.ÁMBITO DE APLICACiÓN O ALCANCE

El presente Procedimiento Administrativo es de aplicación obligatoria y de observancia general en el ámbito de la Gerencia de Desarrollo Social.

RESPONSABILIDADES

Gerente de Desarrollo Social











INTERNO


• Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, para el ejercicio fiscal que corresponda.


• Lineamientos Generales de Tesorería para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.




• Mecanismos de Control para Verificar el Cumplimiento de las Obligaciones de los Donatarios derivadas del Otorgamiento de Donativos y Donaciones por parte de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

• Acuerdos de autorización de donativos y donaciones emitidos por quienes tengan competencias para ello.


JtPEMEX® CLAVE: 600-70100-PA-03


EXTERNO



• Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la Sociedad Civil y su Reglamento.





• Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento.


• Acuerdo por el que se emiten las reglas, requisitos y los modelos de contratos para formalizar el otorgamiento de donativos (DOF 28-agosto-2008)


VUff· SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO. DCA-02

..,éPEMEX,. CLAVE: BOO-70100-PA-03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: B DE 14

El área responsable de la actualización del presente Procedimiento Administrativo es la Gerencia de Desarrollo Social, deberá revisarse una vez al año yde ser necesario deberá ser actualizado o cada vez que existan modificaciones o ajustes sustanciales al procedimiento de comprobación y verificación de donativos y donaciones.

/ SI LOS SELLOS EN ESTE OOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLAD • DCA-02

.PEMEX® CLAVE: BOO-70100-PA-03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION LA COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 9 DE 14

Para efectos del presente Manual del Procedimiento Administrativo de Comprobación y Verificación de Donativos y Donaciones, se entiende lo siguiente:

DONATIVO: Es la aportación en dinero que efectúa Petróleos Mexicanos (Pemex) a gobiernos estatales, gobiernos municipales y organizaciones de la sociedad civil, con sujeción a lo dispuesto en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

DONACiÓN: Es la transmisión a titulo gratuito de productos petrolíferos elaborados por los organismos subsidiarios de Pemex, que efectúa éste en favor de gobiemos estatales, gobiernos municipales, organizaciones de la sociedad civil, organizaciones del sector social, y dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

DONATARIO: Es la persona moral con la que Pemex, a través de la Gerencia de Desarrollo Social, suscribe un contrato de donativo o donación.

DESTINO: Es el propósito, fin u objeto para el cual Pemex otorga un donativo o una donación a un donatario, que debe ser cumplido durante el periodo de aplicación a que se refiera el contrato suscrito.

COMPROBACiÓN: Es el conjunto de documentos que integran el reporte que un donatario debe entregar a la Gerencia de Desarrollo Social una vez concluido el periodo de aplicación de un donativo o una donación, con los que se hace constar la debida utilización del monto y/o productos petrolíferos donados en el destino estipulado.

VERIFICACiÓN: Es la visita de campo que realiza el personal de la Gerencia de Desarrollo Social al lugar en el que se está aplicando o se ha aplicado un donativo o una donación, con el fin de constatar físicamente que las obras o los trabajos efectivamente se están llevando a cabo o se han llevado a cabo.


.PEMEX,. CLAVE: 800-70100-PA-03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00 DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACIÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES HOJA:

PUESTOS


Donatario

ACTIVI DADES


1.Solicita reporte de comprobación al donatario

2.Realiza en forma aleatoria visitas de verificación , y levanta en cada caso el acta correspondiente

3.Entrega reporte de comprobación.

de 4.Si no recibe el reporte de comprobación, informa a la Unidad

Subgerencia de Coordinación Técnica y Administrativa de la GOS para los

Comprobación y Verificación

Donatario


efectos correspondientes.

5.Recibe, analiza y emite opinión sobre el reporte de comprobación

6.¿EI Reporte de comprobación es satisfactorio? Si: Concluye y se archiva. No: pasa a actividad 7.

7.Si el reporte de comprobación no es satisfactorio, solicita reporte complementario de comprobación.

S.Entrega reporte complementario de comprobación

9.Si no recibe reporte complementario de comprobación, informa a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa de la GOS para los efectos correspondientes.

10. Recibe, analiza y emite opinión sobre el reporte complementario de comprobación. 11. ¿El Reporte complementario de comprobación es satisfactorio? Si: Se archiva. No: pasa a actividad 12.

12.Si el reporte complementario de comprobación no es satisfactorio, informa a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa de la GOS para los efectos correspondientes.


10 DE 14

FORMAS

1.Comunicado

2.Acta

3.0frcioy documentación

4.0frcio

S.lnforme de análisis de

comprobación 6.0ficio de envío

de expediente a archivo

7.lnforme de análisis de

comprobación y comunicado

8.0frcio y documentación

9. Oficio


comprobación

11.0ficio de envío de

expediente a archivo


comprobación y oficio

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO_ DCA-02

JéPEMEX® DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN



Verificación

4

9

10

Donatario

8


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA REVISiÓN: 00

LA COMPROBACIÓN Y VERIFICACiÓN DE FECHA: NOVIEMBRE 2013

DONATIVOS Y DONACIONES HOJA: 11 DE 14

ACTIVI DADES


1. Solicita reporte de comprobación al donatario

2. Realiza en forma aleatoria visitas de verificación, y levanta el acta correspondiente.

3. Entrega reporte de comprobación.

4. Si no recibe reporte de comprobación, informa a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa de la GDS.

5. Recibe, analiza y emite opinión sobre el reporte de comprobación.

6. ¿El Reporte de comprobación es satisfactorio?

Si: Se archiva.

No: pasa a actividad 7.

7. Si el reporte de comprobación no es satisfactorio, solicita reporte complementario de comprobación.

8. Entrega reporte complementario de comprobación

9. Si no recibe reporte complementario de comprobación, informa a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa de la GDS.

10. Recibe, analiza y emite opinión sobre el reporte complementario de comprobación.

11. ¿El Reporte complementario de comprobación es satisfactorio? Si: Se archiva.

No: pasa a actividad 12.

12. Si el reporte complementario de comprobación no es· satisfactorio, informa a la Unidad de Coordinación Técnica y Administrativa de la GDS para los efectos correspondientes.



.

..d>PEMEX" CLAVE: BOO-70100-PA-03


Esta información puede ser consultada a través de la página de internet de la empresa: www.pemex.com

• Formatos de comprobación

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLAD . DCA·02



NO APLICA.


.PEMEX~ PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA

DIRECCiÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACiÓN LA COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN DE GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DONATIVOS Y DONACIONES

, /

LIC. M TIN RAFAEL GONZÁLEZ HERNANDEZ

GERENTE DE DESARROLLO SOCIAL

FECHA: NOVIEMBRE/2013

CLAVE: BOO-70100-PA-D3

REVISiÓN: 00 FECHA: NOVIEMBRE 2013

HOJA: 14 DE 14

MARíA ELENA BADIUK GONZÁLEZ

JEFE DE UNIDAD DE PLANEACIÓN

FECHA: NOVIEMBRE /2013

CARLOS ENRIQUE MAINERO DEL CASTILLO

SUBGERENTE DE COMPROBACiÓN Y VERIFICACiÓN

FECHA: NOVIEMBRE /2013

NANCY CORTÉS SUAREZ

UNIDAD DE PLANEACIÓN

FECHA:


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