diagnostico indicadores de gestión en la universidad nacional de

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN

EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Versión Final

Elaboro:

Paula Ortega - Asesora ONCI

Mariana Ortiz - Contratista Proyecto índice de efectividad

Revisó:

Maria Inés Granados Urrea

Jefe ONCI

~~ Bogotá, marzo de 2011

I Código: U-FT-14.001.001.002~ • UNIVERSIDAD , NACIONAL

INFORME DE EVALUACiÓNVersión: 0.0

~.n 11.: DE COLOMBIAPágina 2 de 32

PROCESO: Evaluación

ICÓDIGO: 001ISUBPROCESO: Evaluación

Tabla de Contenido

1 Introducción 3

2 Objetivo general 3

2.1 Objetivos especfficos 4

3 Marco teórico 4

3.1 Indicadores de Gestión 4

3.2 Indice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Mejor Gestiónde la Universidad Nacional.. 7

4 Metodologfa 7

5 Resultados 9

5.1 Indicadores de Gestión de la Oficina Nacional de Planeación - ONP 10

5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE. 13

5.3 Indicadores por Proceso 16

5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPlO 22

6 Conclusiones y Recomendaciones 24

7 Bibliograffa 26

8 Anexos 27

Oficina Nacional de Lontrollnterno -ONCI

Versión Final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

.'

DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Versión Final

1 Introducción

La Universidad Nacional de Colombia, en su Sistema de Mejor Gestión (en adelante UN-SIMEGE),integra principalmente el Sistema de Gestión de la Calidad (NTC GP1000), el Modelo Estándar deControl Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Un elemento esencial en un Sistema de Control Interno lo constituye la Autoevaluación. Estaautoevaluación se hace en dos niveles: i) Autoevaluación de Control dirigida a verificar la existencia yla efectividad de los controles en los procesos, áreas y en general en la organización y ii)Autoevaluación de la Gestión mediante la cual se analiza el comportamiento de los indicadoressurgidos de los Planes, Programas y Proyectos de la entidad con el objeto de medir si se han logradolas metas previstas, los resultados esperados o posibles desviaciones que exijan implementarcorrectivos; también monitorea factores críticos de éxito en los procesos 1.

Tanto la Autoevaluación de Control como la de Gestión, deben producir como resultado unaevaluación institucional del Sistema de Control Interno velando por que se cumplan los objetivos quedetermina la Ley 87 de 19932. Es en este sentido que, para salvaguardar los resultados de laautoevaluación, el Sistema de Control Interno establece una evaluación de segundo nivel: laEvaluación Independiente a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno -ONCI-.

En esa dirección, la ONCI en cumplimiento de su labor identifica la necesidad de cualificar laevaluación independiente del Sistema de Control Interno, a través del desarrollo de un conjunto demecanismos y herramientas conceptuales y metodológicas que permitan analizar y evaluar laefectividad del mismo. Por lo anterior se encuentra adelantando el diseño e implementación del índicede Efectividad para la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno de la UniversidadNacional de Colombia.

Parte de la metodología prevista para la construcción del Indice de Efectividad, supone identificar losindicadores que la Universidad ha desarrollado para medir la gestión, por cada una de las diferentesSedes y el Nivel Nacional que pudieran ser incluidos en el mencionado Indice.

Por tanto, en el presente documento se desarrolla el diagnóstico sobre los indicadores de gestión dela Universidad con los principales resultados de la revisión realizada y las conclusiones de la misma.

2 Objetivo general

Identificar los indicadores que la Universidad ha diseñado para medir su gestión, en el marco de laautoevaluación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE.

, Manual de Implementación MECI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo 2006.

2 Ley 87 de 1993. Artículo 2.

OHcina Nacional de Control Interno -ONCI

Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional

U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

3

l

2.1 Objetivos específicos

• Clasificar y cuantificar los indicadores de gestión existentes en la Universidad de acuerdo su nivelde medición .

• Identificar los indicadores que se pueden incluir en el índice de efectividad.

3 Marco teórico

A continuación se presenta el marco teórico que delimita el análisis de los indicadores de gestiónencontrados en la Universidad.

3.1 Indicadores de Gestión

Los Indicadores de Gestión se definen como una relación entre variables que permite "observar la

situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los o~etivosy metas previstas ••3, es decir, "permiten observar la forma como se ejecutan los procesos y lasactividades"s. En ese sentido, los indicadores sirven como un mecanismo de control y dedireccionamiento, en la medida en que "miden las decisiones y acciones emprendidas por laadministración, se orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, Macroprocesos y lamisión de la entidad"s. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de información innecesaria y

así generar sólo la información relevante para la toma de decisiones al interior de la Institución7.

Para la definición de los indicadores de gestión se debe tener en cuenta que "el nivel directivo definelos parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el responsable de cadaproceso,,8.

Entre los indicadores de gestión se encuentran los indicadores de gestión de resultados y losindicadores de gestión de desempeño y cada uno de ellos a su vez puede ser clasificado comoindicador clave, secundario u operativo, así como indicador de eficiencia, eficacia o efectividad9. Tantolos indicadores de gestión de resultados como los de desempeño, conforman una cadena en dondelos resultados que se den en un nivel inferior, pueden resultar siendo parte del desempeño de un nivelsuperior, por lo que es fundamental diferenciar claramente el propósito con el que se emplea cadauno.

3 Manual de Implementación MECI. Según la Guía básica de Indicadores versión 0.0 elaborada por UN-SIMEGE: 'Los indicadores de gestiónestán definidos cómo los indicadores que están asociados y permiten el desempeño del proceso'.

• Proceso: Conjunto de actividades que se relacionan entre sí para transformar elementos de entrada en resultados.

5 Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004. (Cursiva fuera del texto original)

• Ibídem.

7 Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.Noviembre 2000.

• Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004.

• Indicadores de eficacia: expresan el logro de objetivos y metas cumpliendO los estándares predeterminados; Indicadores de eficiencia: permitenestablecer la relación de productividad en el uso de los recursos; Indicadores de Impacto: expresan la relación entre lo planeado y los cambios omodificaciones que se producen en la población objetivo y en su contexto. Tomado de Metodologra Línea Base de Indicadores. DepartamentoAdministrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004.

Oficina Nacional de Control Interno -ONCI

r\\'\II\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

4

• Los indicadores de gestión de resultados reflejan de manera positiva o negativa en qué influyeronlas decisiones que fueron tomadas con anterioridad ante determinada situación, en términos deeficiencia, eficacia y efectividad.

• Los indicadores de gestión de desempeño, indican cómo se realizaron las tareas o cómo sellevaron a cabo actividades en la Institución, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

a. Características generales de los indicadores

A continuación se enuncian las características mínimas que deben tener los indicadores de gestión:

• Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, entre otros y deben presentar unaconexión clara entre ellos.

• Deben ser de fácil interpretación, claros, concisos y brindar información sobre las variablescríticas 10.

• Deben ser flexibles para responder a los cambios del entorno sin necesidad de cambiar deindicadores 11.

• Deben ser idóneos 12 en su construcción, para lo que es útil hacer las siguientes preguntas 13: ¿esútil el indicador?; ¿el indicador sirve para tomar decisiones?; ¿simboliza y representa claramente elconcepto que se desea conocer?; ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permitecontrastar los resultados?; ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección deinformación y desarrollo del indicador?; ¿está suficientemente definido, de tal forma que elresultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?; ¿esredundante con otros indicadores ya existentes?; ¿es adecuada la periodicidad establecida?;¿existe una forma más sencilla de obtener la información?; ¿se aprovechan adecuadamente losmedios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?; ¿se ha definido el nivelde divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?; ¿se comunica el indicador a laspersonas involucradas en el área, actividad o proceso?; etc.

b. Jerarquía de los Indicadores

De acuerdo a la información que aportan y su nivel de detalle, sin imB0rtar si son indicadores degestión o no, la estructura de los indicadores permite establecer jerarquía 4 entre ellos, así:

• Indicadores de primer nivel o nivel superior, en donde se agrupa a los indicadores claves(indicadores sintéticos o agregados) que ofrecen a quienes toman decisiones, una visión global delcomportamiento de políticas y programas de la Institución.

10 Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.Noviembre 2000.

"lbídem.

12 Idóneo: Adj. Adecuado y apropiado para algo. Diccionario de la lengua Española - Vigésima segunda edición.

13 Cómo definir indicadores. http://www.elprisma.com/apuntesladministracion_de_empresaslindicadores.

14 Metodología Línea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.2004


I :"'01 Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\UJ-\ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.05

).

• Indicadores de segundo nivel llamados también indicadores secundarios o complementarios, queofrecen información complementaria de los indicadores de primer nivel. Los niveles directivos,tomadores de decisiones, acudirán a ellos para informarse en detalle de las variaciones de losindicadores claves,

• Indicadores de tercer nivelo indicadores operativos, en donde se encuentran los indicadores queson más detallados sobre las actividades incluidas en la planeación operativa de la Institución, ycuya naturaleza indica que son más del dominio de funcionarios y mandos medios de lasorganizaciones.

Gráfica 1. Jerarquía de los indicadores según nivel de toma de decisión

L'1>IC.UIOJU:~ (L\\l:~

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P<u;I~¡••••.•••.••••••••Dr:i.Iww.

L'1>I( .UX>RL!>cmlPl.DlLyrARlQ<(.•....... .......~.tIc"""~f'\

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OPER\ID'Q<-1"1" •• .trb:r-...,...~~)

Jerarquía de Indlcadores

Fuente' Metodologla Línea Base de Indicadores Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004GráfIco elaOOrado por OfIcina NaCional de Control Interno - ONCI 2011.

c. Estructura básica de los indicadores

Los datos básicos de los indicadores deben estar documentados, en una hoja de vida, protocolo o"metadato,,15, de acuerdo a una estructura previamente diseñada y que contenga cómo mínimo el"conjunto de términos y definiciones que describen las principales propiedades o características de losdatos"16, con el fin de permitir y garantizar: i) la identificación de la información existente sobre losindicadores, ii) que el conjunto de datos se ajusta a la necesidad de quién lo consulta, iii) laidentificación de la ubicación, tamaño, formato, medio, restricciones y uso de los datos.

Entre los datos básicos mínimos se encuentran: Descripción del proceso asociado 17, fecha decreación del indicador, nombre del indicador, objetivo del indicador, categorización del indicador,fórmula, variables, fuentes de la información, nivel de desagregación de las variables y del indicador,frecuencia de la medición, responsable de la medición, interpretación del indicador, entre otros.

,. Metadato se define como datos acerca de los datos. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE.2004

'. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE2004.

17 Esto para el caso de los mdlcadores de gestión.

Qfidrii Nacional de Control Interno -ONO

•• 1:1 Versión final - DiagnóstICo de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~\}.J U-FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0

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3.2 índice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de MejorGestión de la Universidad Nacional18

El índice de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional, evalúa el nivel dedesarrollo e implementación del Sistema mediante el índice de desarrollo y se aproxima al cálculo delos impactos directos e indirectos que tiene éste sobre el mejoramiento de la gestión institucional de laUniversidad mediante el índice de impacto.

Gráfica 2. Componentes del indice de Efectividad

rNDICE DE DESARROLLO

rNDICE DE

EFECTIVIDAD

rNDICE DE IMPACTO EN LA GESTiÓN

Fuente: Modelo Conceptual y Metodológico dellndice de efectividad. Documento de trabajo ONCI.Versión 1.0. Noviembre de 2010.

Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011 .

• índice de Desarrollo: es un índice que podríamos llamar de eficacia o logro en la implementación ydesarrollo de los distintos componentes del sistema de mejor gestión UN-SIMEGE. Aquí se dacuenta de los logros en el cumplimiento de los distintos aspectos normativos frente a lasdimensiones del MECI, NTC GP1000, SISTEDA y demás previstas en UN-SIMEGE .

• Indice de Impacto en la Gestión: está orientado a la evaluación del impacto en la gestión que enúltimas detallará la mejora de la misma en términos de "hacer las cosas bien", con celeridad,eficiencia y contribuyendo al cumplimiento misional.

Como resultado, se encuentra que en general el Indice tiene en cuenta las siguientes características:i) ir más allá de la implementación para evaluar el cumplimiento de los objetivos que tiene el Sistemade Control Interno; ii) contemplar índices por Macro-procesos y por Unidades: Facultades, Sedes yNivel Nacional; y iii) medir la evaluación del impacto en la gestión en temas como: Las mejoras en lagestión de la Universidad; el fortalecimiento de la cultura institucional; el cambio de prácticas ycomportamientos; la legitimidad institucional de lo que se ha hecho; y la contribución al fortalecimientomisional.

4 Metodología

El presente diagnóstico se realizó mediante la revisión de la documentación existente en archivosfísicos, páginas web de la Universidad y archivos magnéticos. Esta información fue complementadacon información suministrada por las Sedes, el Nivel Nacional y la Coordinación General de UNSIMEGE19.

'8 ·Lineamientos conceptuales y metodológicos· V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto Diseño e implementación del índice de efectividad para laevaluación independiente del Sistema de Control Interno. ONCI

'"Entrevista sostenida con Mónica Mayorga contratista encargada del tema de Indicadores de Planeación Operativa en la Coordinación Generalde UN-SIMEGE y las respuestas de las diferentes Sedes frente a la solicitud realizada por la ONCI. Solicitud de información y respuestas dadassobre los indicadores de gestión existentes en la Sede/Nivel Nacional diferentes a los de Planeación Operativa: Oficio ONCI-45/2010 dirigido a laSede Palmira. Oficio ONC1-46/2010 dirigido a las Sede Bogotá, Oficio ONCI-47/2010 dirigido a la Vicerrectoría General. Oficio ONCI-48/2010dirigido a la Sede Manizales. Oficio ONCI-49/2010 dirigido a la Sede Caribe, Oficio ONCI-50/2010 dirigido a la Sede Amazonía. Oficio ONCI51/2010 dirigido a la Sede Orinoquía y Oficio ONCI-5212010 dirigido a la Sede Medellín.


OAJ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

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La información se consolidó en una matriz con campos de verificación sobre los elementosconstitutivos de los indicadores por Sede y Nivel Nacional. Dicha consolidación y el análisis de lainformación obtenida se realizó como se describe a continuación, tomando como referencia loexpuesto en el numeral 3 del presente documento .

./ División de la información por fuente y clasificación de los mismos según su jerarquia.

En este paso, se clasifican los indicadores por grandes grupos de acuerdo al objetivo de medición y sedetermina su jerarquía

./ Revisión de la estructura básica con el fin determinar si los indicadores analizados sonsuficientes y consistentes en su construcción.

En este paso se revisa que los indicadores cuenten con los datos mínimos de información y si son

coherentes entre sí. Los referentes princi~ales para esta revisión .s?n la.s guías para ~I dis~ñ? deIndicadores formuladas por UN-SIMEGE2 y el Departamento Administrativo de la Función Publica DAFp21 .

./ Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición de cada tipo de indicadores conel objetivo de medición del índice de Efectividad.

En este paso se hace una preselección de los indícadores que posiblemente pueden incluirse en elíndice de efectividad de acuerdo a su objetivo de medición, dimensión de análisis y nivel dedesagregación tanto de las variables como de los indicadores; para lo anterior es necesario tenerpresente la definición del índice de Efectividad presentada anteriormente22.

La secuencia de los pasos enunciados se ilustra a continuación:

Gráfica 3. Flujograma del análisis de información

División de los indicadores por fuente y

a. clasificación por jerarquía

b.

C.

Estructura básica del

indicador~

Completo f Incompleto:

Análisis de correspondencia entre el objetivo demedición por tipo de indicadores y el objetivo de

medición del ¡ndice de Efectividad

Si No-..-)

.1

Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011

20 "Guia Básica de Indicadores". Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. UN-SIMEGE Universidad NaCIonal de Colombia.

" Cartilla "Diseño. manejo. Interpretación y seguimiento de .ndicadores de gestión" Departamento Administrativo de la FunCIón Pública.Noviembre de 2009

22 "Uneamlentos conceptuales y metodológlcos· V.1.0 NOViembre 2010. Proyecto Diseño e ImplementaClón del indlce de efectividad para laevaluación Independiente del Sistema de Control Interno. ONCI



~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

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5 Resultados

Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión, no hanido en una sola dirección. Dichos esfuerzos han dado lugar a la creación de 3.341 indicadores quepermiten hacer medición de la gestión en diferentes niveles. Se identificaron principalmente cuatrotipos de indicadores de acuerdo con su nivelo jerarquía:

• Indicadores de Estratégicos, construidos por la Oficina Nacional de Planeación y quecorresponden a los denominados "de primer nivelo claves" dado que brindan información acercade los obietivos misionales de la entidad. En total 111 indicadores.

• Indicadores de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE, diseñados por laCoordinación General de UN-SIMEGE y corresponden a los denominados "de segundo nivelocomplementarios" que brindan información sobre un objetivo qeneral de la entidad mediante lamedición de la percepción de la "Efectividad de la implementación de UN-SIMEGE,,23. En total 42indicadores.

• Indicadores Bor Proceso, indicadores que se encuentran enunciados en las caracterizaciones delos procesos 4 y/o documentados en las hojas de vida diseñadas para tal fin25. Estos indicadoresse encontraron para el Nivel Nacional y las Sedes Medellín, Palmira, Manizales, Bogotá.Adicionalmente se encuentran los indicadores elaborados por la Coordinación General de UNSIMEGE. Los indicadores por proceso corresponden a los indicadores de gestión denominados "desegundo nivel o complementarios" que brindan información sobre objetivos especlficos de losprocesos agregando la información de unidades o dependencias operativas. En total 1.135indicadores.

• Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO, correspondientes a los denominados indicadores"de tercer nivel u operativos" que brindan información de qestión por unidades o dependenciasoperativas a nivel detallado de actividades y en relación al cumplimiento del plan de actividades.En total 2.053 indicadores.

Gráfica 4. Distribución de indicadores de gestión identificados por tipo

-Indicadores estratégicos· OficinaNacional de Planeación

-Indicadores de Efectividad delSistema de MejorGesti6n· UN·SIMEGE

-Indicadores por Proceso

-Indicadores de Planeaci6n Operatíva- SIPLO

Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacional de Planeación ONPUniversidad Nacional de Colombia. Coordinación General UN-SIMEGE. Sede Universidad Nacional.Elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

23 "Realizar un estudio que permita una línea base para medir la efectividad de la implementación de UN-SIMEGE en la universidad nacional ypermita identificar la percepción que tienen los usuarios de la universidad nacional en términos de la mejora de los servicios ofrecidos por laorganización y el compromiso con el control y la transparencia·. Documento: Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UNSIMEGE. Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010. CoordinaciÓnGeneral de Un-SIMEGE.

24 CaracterizaciÓn de proceso: "Documento que tiene por finalidad describir cada proceso. estableciendo entre otros el objetivo, alcance,responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su contro'·. Guía básica para documentar caracterización deprocesos UN-SIMEGE versión 0.0.

25 Hojas de vida de indicadores según formato UN-SIMEGE.


Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

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A continuación se presenta el análisis realizado para cada uno de estos tipos de indicadores.

5,1 Indicadores Estratégicos de la Oficina Nacional de Planeación - ONP,

Los indicadores de la Oficina Nacional de Planeación - ONP son respuesta a un trabajo de rediseño yconsolidación de los indicadores de gestión que se han venido utilizando en la Universidad. En total sedefinieron 111 indicadores que brindan información principalmente para la: i) rendición de cuentas, ii)asignación de recursos y iii) visibilidad y transparencia26.

Estos indicadores son de primer nivel y están orientados a apoyar la toma de decisiones a niveldirectivo y las labores de la planeación y ejecución de recursos en las diferentes áreas misionales dela Universidad (Formación, Investigación, Extensión, Desarrollo institucional y Bienestar)27, as! mismoarticulan los requerimientos de entidades externas como el Ministerio de Educación28.

Por sus caracter!sticas, son indicadores que ofrecen una visión global del comportamiento de laUniversidad en las áreas de formación, investigación, extensión, desarrollo institucional y bienestar. Acontinuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.

Tabla 1. Ejemplo de Indicadores estratégicos - ONP

'Nombre·del'lndlcadoriDescripclónDependencia'responsa~le del cálculo'Criterio.de

'valoraciónEjecución Plan deRelación de la ejecución de los proyectos del Plan deGerenciaNacionalFinancierayEficiencia-

DesarrolloDesarrollo con su ejecución financiera.AdministrativaAsiQnación

Cantidad de recursos financieros que se utilizanGerencia Nacional Financiera yEficiencia -Gasto en formación anualmente en la ejecución de la función de formaciónAdministrativa - Dirección Nacional de

Asignaciónde la Universidad.Personal - Oficina Nacional de Planeación.

Programas académicosNúmero de programas acreditados de la institución y

con acreditación deporcentaje en relación con el total de programas Eficacia - Calidad

calidadofrecidos oor la institución. Vicerrectoría Académica

Personal administrativo, deNúmero de personas que participan en el apoyo

apoyo y servicios para laadministrativo y de soporte de las actividades de Complejidad

formaciónformación seQún rol desempeñado.Dirección Nacional de Personal

Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacional de Planeación ONP- Universidad Nacional deColombia.Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo - ONC12011.

El total de los 111 indicadores ONP se divide por cada uno de los Macroprocesos tal como semuestra en la siguiente tabla:

Tabla 2. Numero de Indicadores estratégicos - ONP por Macroproceso

'Macroproceso.'-..-

"TotalDireccionamiento Institucional

1Relaciones Interinstitucionales

-Comunicación

1Investiaación e Innovación

32Formación

37Extensión

22Bienestar Universitario

10

Gestión del Talento Humano2

Gestión de recursos v servicios bibliotecarios

-Gestión de Laboratorios

1Gestión de Información

-Gestión administrativa v financiera

1Gestión jurídica

-

26 Documento conceptual 'Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia'- ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.

27lbíd.

28 Indicadores Sistema Universitario Estatal (SUE), Consejo Nacional de Acreditación -CNA.I Ministerio de Educación Nacional



~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.010

Macrooroceso TotalEvaluación Independiente

I1Administración del sistema de aestión

I3~general I ~ 111Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacionalde Planeación ONPo Universidad Nacional de Colombia.Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Control Interno o ONCI 2011.

a" Estructura básica"

El 100% de los indicadores por proceso cuentan con todos los elementos de la estructura básica.Dicha estructura básica está dada por las "fichas de registro,,29 o "protocolos" elaborados para cadauno de estos indicadores. 30

A continuación se detallan los elementos constitutivos de la ficha de registro.

Tabla 3. Estructura básica de los indicadores ONP

Estructura básica de los indicadoresNombre del indicador DescriPCión del indicadorObietivo de la mediciónMacroprocesoMóduloCampo de evaluaciónCriterio de valoración (Compleiidad Coherencia Eficiencia Interna Eficacia Efectividad)Proceso I Subproceso SIMEGEObietivo de politicaFactores críticos de éxitoFórmula de cálculoUnidadPeriodicidadNivel de desaareaación (institucional o temático)Fuente primaria de datosDependencias responsablesDocumentos soporteSerie cronolóaica disponibleOriaen de la iniciativaFecha de creaciónFecha de última modificaciónIntercretaciónResultado de la evaluaciónFuente: Documento conceptual "Rediseffo del Sistema de Indicadores de Gestión de la UniversidadNacional de Colombia"o ONPTabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno o ONCI 2011.

Por cada uno de los indicadores se encontraron31 establecidos unos "criterios de valoración" incluidos

dentro de los elementos básicos. A continuación se presenta la definición dada para cada uno deellos:

• Complejidad: Describe la capacidad para involucrar, movilizar y acumular los diversos recursos ocapacidades disponibles en cada campo (institucional-académico-social) para la realización actualy futura de las funciones misionales. Da cuenta de la articulación entre sedes (complejidadinstitucional), funciones y disciplinas (complejidad académica) y actores (complejidad social).Evalúa la forma como se avanza en el marco de la Universidad Multisedes.

29 Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.

3<J Estas fichas o protocolos contienen todos los elementos de la estructura básica de indicadores dada por UN-SIMEGE y por el DAFP, yadicionan elementos que aportan más información sobre los indicadores

31 Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.



U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

11

• Coherencia: Concordancia entre las prioridades estratégicas definidas en las políticas(institucionales-académicas-sociales) y la gestión de la Universidad.

• Eficiencia interna: Uso de mecanismos, sistemas y recursos institucionales para el cumplimiento delas metas programadas.

• Eficacia: La evaluación de la eficacia reconoce la valoración del logro de la misión institucional entérminos de Calidad, Pertinencia, Equidad e Impacto.

• Efectividad: Se entiende como la afectación o incidencia que la Universidad genera sobre losdiversos campos (institucional, académico, social). Algunos relacionan esta valoración a lamedición de la efectividad. Otros autores relacionan esta última con la relación entre eficiencia yeficacia. El modelo aunque retoma esta última opción, también considera indicadores propios deimpacto.

De los 111 indicadores formulados por la ONP, el 18% corresponden a indicadores de efectividad(impacto), el 29% a indicadores de eficacia, el 29% a indicadores de complejidad, el 20% aindicadores de eficiencia, y finalmente e14% a indicadores de coherencia.

Gráfica 5. Distribución de los indicadores formulados por la ONP por tipo

Coherencl.J3%

Fuente. Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - OficinaNacional de Planeación ONP- Universidad Nacional de Colombia.Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de losindicadores estratégicos - ONP

Dada la información presentada en los protocolos de los indicadores de la Oficina Nacional dePlaneación en cuanto al objetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación delas variables y de los indicadores, se podría considerar la inclusión de 26 indicadores (ver detalle enAnexo 1), con la siguiente distribución por Macroproceso:

Tabla 4. Número de Indicadores de gestión - ONP por Macroproceso que se podrian incluir en el índice deEfectividad

I Macrop'rocesoDlrecclonamlento InstltuClonal.Relaciones InterinstitucionalesCOmunicación -----

~igaci6~nnovación FormaCión

""::Éxtensi.Q~ _

Blerlestar Un~e!si~no

Total1

Oficina-Nacional de Control Interno -ONO


~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0 12

Macrooroceso TotalGestión del Talento Humano

-Gestión de recursos v servicios bibliotecarios



-Gestión administrativa v financiera 1Gestión iurídica

-Evaluación Indecendiente

1Administración del sistema de Qestión

2Total general

26Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacionalde Planeación ONP- Universidad Nacional de Colombia.Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

La inclusión definitiva de los indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia delas mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisis técnico quedetermine la coherencia con el modelo estadístic032 según el cual se recolectan los datos quealimentan el índice de efectividad.

5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE.

Estos indicadores son definidos por la Coordinación General de UN-SIMEGE con el fin de medir lapercepción que tienen los usuarios del Sistema de Mejor Gestión sobre la "efectividad de laimplementación del mismo .•33. Son indicadores de segundo nivel dado que ofrecen información sobreun objetivo general de la Universidad como lo es la Mejor Gestión34 y complementan la informaciónobtenida con los indicadores claves.

A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.

Tabla 5. Ejemplo de Indicadores de efectividad

ComponenteAmbiente de Control

Administración del Riesgo

Comunicación Pública

Autoevaluación

La Coordinación General de UN-SIMEGE a la fecha ha definido 42 indicadores de efectividad del

Sistema de Mejor Gestión35. La información de estos indicadores se encuentra por el componente quese evalúa y nombre del indicador, así:

Tabla 6. Total indicadores de efectividad por componente

Componente

Total

indicadoresActividades de control

7Administración del Riesao

8Ambiente de control

9Autoevaluación

3

32 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.

33 Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UN SIMEGE. Documento elaborado por: Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010.UN-SIMEGE

34 Plan Global de Desarrollo 2010 - 2012. Programa. Mejor Gestión, Línea de desarrollo institucional para fortalecer la presencia de la Nación.

35 Entregados como soporte del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento del Informe de avance UN-SIMEGE presentado por la VicerrectoríaGeneral correspondiente al 111trimestre de 2010.



U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

13

I Componente I .. Totalmdlcadores

Comunicación pública 3I Información 3

I Mejoramiento , 4

roireCClonamlento Estrat~lco I 5I Totallndicadores por Proceso I 42

Fuente: Soportes Gestión del Mejoramiento. Informe de avance UN-SIMEGE 1/1trimestre de 2010.Tabla elaborada por. Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

De estos 42 indicadores, 36 tienen su respectiva hoja de vida36 pero aún no tienen datos de lasmediciones debido a que los indicadores aún no han sido socializados ni validados con los diferentesjefes y Directivos y con los responsables del Sistema en la diferentes Sedes y Nivel Nacional37.

De los 36 indicadores con hoja de vida, 34 están asociados al Macroproceso de "DesarrolloOrganizacional,,38 y 2 al Macroproceso Gestión del Talento Humano.

Tabla 7. Total indicadores de efectividad por proceso

I Macroproceso'

t-cDireccionam¡ento InstltucionalRelaCiones Interinstitucionales

Desarrollo Or~izacional"I Comunicaciones

I Investigación e InnovaciónFormación

! ExtensiónBienestar UniversitariO

! Gestión del Talento Humano

~stión de recursos y serV-ic·'i-o-s-b-ib-'-io-te-ca-n-·o"s-.Gestión de Laboratorios

rc,estión de información (gestión de tecnologia informática y de

J Total indicadores-+-I 34

.?

lCIC\..UIIIUllllA:IVlUIIC;) L~C:;)UU" UV\"UIIIClllOI}

i Gestión administrativa y. financieraGestión luridicat.-Evaluación, medición, control y.seguimiento

-I Administración y mejoramiento del SIMEGE Totallndicadores Dor Proceso

36

I 'Macroprocesos de la versión 2.0 del Mapa de Macroprocesos publicado en la página web deUN-SIMEGE.

, 'En las hojas de vida de los indicadores el nombre del Macroproceso es Mejoramiento ydesarrollo organizacional y como proceso asociado Desarrollo Organizacional.

Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 dediciembre de 2010. en relación al avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia2006)-Contraloria General de la Nación.

, Tabla elaborada E.0r: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

a. Estructura básica.

Los 36 indicadores se documentaron en la hoja de vida establecida en la Guía de indicadores de UNSIMEGE versión 0.0, hoja de vida a la cual se le realizaron algunos ajustes como se ilustra acontinuación.

36 Entregadas mediante oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia2006)-Contraloria General de la NaCión.

31 Oficio VGR 1795 del 30 de Diciembre de 2010 Y oficio VRG 271 del 1 marzo de 2011.

38 Macroproceso de Desarrollo Organizacional. es el nombre de uno de los Macroprocesos estratégicos del Mapa de Macroprocesos en suversión 2.0 publicada en la página web de UN-SIMEGE en jUlio de 2010. En las hojas de vida de los indlcadores el nombre del Macroprocesoaparece como: "Mejoramiento y desarrollo organizacional" y el nombre del proceso: "Desarrollo Organizacional".


~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U·FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0

14

Tabla 8. Estructura básica de los Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE

Estructura básica de los indicadoresProceso asociado Fecha de creaciónNombre del indicadorObieto del indicadoReauerimiento Normativo**Cateaorización del indicador (Eficiencia Eficacia Efectividad)FormulasVariablesFuenteNivel de desaareaación*Frecuencia de mediciónUnidad de medidaResponsableMecanismos frecuencia y responsable de la mediciónInteraretaciónResultados****EI formato de Hoja de vida para los indicadores del Macroproceso de Gestión del Talento Humano fuemodificado y no incluye este campo,** Se adiciona al formato original de Hoja de vida*** Se adiciona al formato original una sección de análisis de datos,

Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembrede 2010. en relación con el avance a la meta establecida frente al hallazgo N* 13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación,Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.

Si bien los indicadores tienen diligenciado todos los campos de la Hoja de Vida, para algunos serequeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el punto 3 deldocumento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que dacuenta de la calidad del indicador.

A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode dicha revisión de calidad:

Tabla 9. Ejemplos de revisión de calidad sugerida

Nível aeposiClo"námieñtoy Meai' el'-Nivfir-aereconocimiento que tienen la Posicionamiento y

Universidad Nacional en la reconocimiento que I Numero aer;;etas cumpliCJasJsociedad (Monitoreo a lo~ tienen la Universidad total.de-'as.metas~1oo

!nedios de comunicación._y t'aclonal_e.Q __ lare.ndición de cuentas sociedad

Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N*13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación.Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

Macroproceso

GESTION DELTALENTO HUMANO

DESARROLLOORGANIZACIONAL

DESARROLLOORGANlZACIONAL

Nombre del Indicador

pfeCtiviCJácJ" del Proce.s.o:::J1e.selección e.inducción en losservidores públicos en laUniversidad nacional deColombia

EfeetiviCJaaae las acciones

co"ectivas y preventivasderivadas de_'a.mediciÓn_dJindicadoad

Objetivo del Indicador

Delennmar ~

~fectividad del p~OJ;eS?ee sele.cción einducción' en losservidores públicos enla Universidad Nacional

Medir la efectividad delas acciones

correctivas y

preventivas derivadasde la medición de losindicadores

Fórmula

Total servidores públicosseleccionados que recibieroninducción y no aprobaron elperiodo de prueba! número totalde servidores públicosseleccionados que recibieroninducción. que fueron evaluadosen el oeriodo de DruebaJx100

'umero ae"ñ'letas cumplidas~1tota'-de-'as_meta.s~1.QO

Nivel de

desagregación

l/oaparece'él cam¡X¡

ep la hojade.vida

N.~

{{A

Fuente

:1-:-ConsofidaIJo aeserviaores

públicos seleccionados~querecibieron la inducción:2.Consolidado de los resultados

~e la ~valuación.de.periodo_deprueba

ft.--Numero ee acciones

preventivas y co~tivasefectivas derivadas de lamedición de los indicadores. 2~Número total de accionesderivadas de.fa.medición.de.foSindicadore~

1-:Resultados.de.enC:ui!'$tas.aterceroS



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15

b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de losindicadores de efectividad de UN-SIMEGE

Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores de efectividad en cuanto a losobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, se podría considerar la inclusión de todos ellos en el indice de efectividad (ver detalle enAnexo 2).

No obstante, la inclusión definitiva de los indicadores dentro del indice de efectividad depende de laexistencia de las mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisistécnico que determine la coherencia con el modelo estadistic039 según el cual se recolectan los datosque alimentan el índice de efectividad.

5.3 Indicadores por Proceso

Los indicadores por proceso, han sido definidos como herramientas de medición y control de laejecución de los procesos. Son indicadores de segundo nivel y están orientados a ofrecer informacióncomplementaria para los indicadores de primer nivel. El objetivo de estos indicadores se define a nivelagregado para mostrar los resultados de cada uno de los procesos.

La Universidad ha construido en total 1.135 indicadores de este tipo, entre los que se encuentran: i)505 indicadores formulados en caracterizaciones de los procesos40 diferentes a los indicadores deplaneación operativa; ii) 630 indicadores formulados en hojas de vida por cada proceso de los cuales235 fueron elaborados por la Coordinación General UN-SIMEGE, 253 por la Sede Manizales y 143 porla Sede Medellín .

• Indicadores formulados en las Caracterizaciones41: Son indicadores que se encuentranformulados en la caracterización del proceso y que no hacen parte de los indicadores deplaneación operativa. Dichos indicadores fueron consultados el 22 de octubre de 2010 en la páginaweb de la UN-SIMEGE. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores varían entre el año2008 y el año 2009.

Las Sedes de Presencia Nacional y Bogotá adoptaron las caracterizaciones del Nivel Nacional yasí mismo los indicadores que dichas caracterizaciones incluyen. La Sede Palmira adaptó lascaracterizaciones del Nivel Nacional pero no modificó ninguno de los indicadores. Por tal razón,para ninguna de estas Sedes (Sedes de Presencia Nacional, Palmira y Bogotá) se cuentan estosindicadores de manera adicional dentro de la totalización de los indicadores existentes porproceso. No obstante, para la Sede Bogotá, además de los indicadores del Nivel Nacional, seincluyeron los indicadores elaborados por los equipos de gestión (134 indicadores)42; estosindicadores si se tienen en cuenta dentro del conteo total de manera adicional.

39 Modelo estad ístico: el diseño muestral para la recolección de los datos .

• 0 Los documentos de las caracterizaciones de procesos vigentes del Sistema de Mejor Gestión se consultaron del la página WEB UN-SIMEGE.Octubre 22 de 2010 .

., Caracterización de proceso: ·Documento que tiene por finalidad describir cada proceso, estableciendo entre otros el objetivo. alcance,responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control·. Guía básica para documentar caracterización deprocesos UN-SIMEGE versión 0.0.

'2 Indicadores publicados en el Nicho de cada equipo de Gestión. Http://www.simege.unal.edu.co/mejorgestion/simege/index.php


•..•. ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

16

.'

• Indicadores entregados por la Coordinación General de UN-SIMEGE'3: En el Informe deavance de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre de 2008, presentado por la CoordinaciónGeneral de UN-SIMEGE, se reportó como avance del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento,los indicadores por proceso que hasta la fecha se habían desarrollado y adjunta como soportecada una de sus hojas de vida. La construcción de estos indicadores se realizó en el marco dellevantamiento del manual de procesos y procedimientos de la Universidad, aprobados medianteResolución de Rectoría No. 711 de 2009: "Por la cual se adoptan los documentos del Sistema deMejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia".

Dado que en la información encontrada no se especifica el alcance de los indicadores ni su nivelde desagregación, de acuerdo a la información contenida en las hojas de vida de los indicadores,se asume que son indicadores aplicables en cada una de las Sedes y del Nivel Nacional. Todas lasfechas de elaboración de estos indicadores son del año 2008.

• Indicadores de la Sede Manizales: La Sede Manizales realizó la construcción de indicadores porproceso, los cuales se encuentran en las respectivas hojas de vida y se encuentran publicadosactualmente en la página web44 de esta Sede. Todas las fechas de elaboración de estosindicadores son del año 2009.

• Indicadores de la Sede Medellín: La Sede Medellín elaboró un documento llamado "Manual deIndicadores de Gestión" Versión 0.0 de junio de 2009, en el cual se encuentran las respectivashojas de vida de Indicadores. El manual se encuentra publicado actualmente en la página web45 deesta Sede. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2009.

A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores:

Tabla 10. Ejemplo de Indicadores por proceso en Caracterizaciones

MacroDroceso ProcesoNombre del Indicador

Bienestar Universitario

Atención integral en saludNúmero de estudiantes beneficiarios de los programas

deABIDireccionamientoPlaneación institucional

Cumplimiento con las fechas pactadas para entrega de

institucionalinformación

Gestión administrativa y

Servicios generales y deCantidaddebienesrecuperadospropiedaddelafinanciera

apoyo administrativoUniversidad

Fuente:: Caracterizaciones de Proceso. Sedes y nivel Nacional.Tabla elaborada por Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.

Tabla 11. Ejemplo de Indicadores por proceso en Hojas de vida

DependenciaMacroproceso

ProcesoNombre del IndicadorObjetivo del indicadorresponsable delCategorlacalculo

Gestión para la aprobación de la

Medir la oportunidad de las gestiones

realizadas para la aprobación de laFormación

Gestión de Programascreación, apertura, modificación ocreación,aperturamodificaciónoDirector Académico Eficiencia

Curricularescancelacióndelosprogramascancelacióndelosprogramascurriculares curriculares

Gestión deMedir la gestión desarrollada por elrecu rsos y

Gestión deGestiónymantenimiento demantenimiento de colecciones

Jefe de bibliotecasEficienciaservicios

coleccionescoleccionesbibliotecarios Gestión de

Gestión deDocumentacióndelaMedir el flujo de Documentación de la Personal áreaEficacia

43 Las hojas de vida de los 235 indicadores relacionados se encuentran en medio físico como soporte del Informe de Evaluación sobre la Marchade UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre del 2008. (Séptimo Informe de seguimiento a la implementación elaborado por la ONCI). Las hojasde vida de los indicadores de la Sede Manizales se encuentran en la página web http://www.manizales.unal.edu.co/simegelsecundaria.php?id=24.

44 Los indicadores de la Sede Manizales fueron entregados por el Vicerrector de la Sede mediante Oficio VR - 486 Y consultados en la páginaweb de UN-SIMEGE de la Sede: http://www.manizales.unal.edu.co/simege/secundaria.php?id=24.

45 Los indicadores de la Sede Medellin fueron entregados por la Vicerrectora de la Sede mediante Oficio VR _ 268 Y consultados en la páginaweb de UN-SIMEGE de la Sede: httD:llsimeae.unalmed edu co. Link Indicadores .

..I Oficina Nacional de Control Interno -ONCI~M Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

17

{

Información configuraCión e Infraestructura actualizada Infraestructura actualizadaInfraestructura

Fuente:. Hojas de Vida de indicadores por Proceso COordmación General. Sede Manizales y CaracterizacionesTabla elaborada por Oflcma Nacional de Controllntem...!!. - Q!:ICI 2011

téCnica

En la siguiente tabla se presenta el total46 de indicadores por proceso, reportados por la CoordinaciónGeneral de UN-SIMEGE y las Sedes, por cada uno de los Macroprocesos47:

Tabla 12. Inventario de indicadores de Proceso por Macroproceso

__________ T'-'o'-'ta=-Igeneral •Fuente' Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General,

Tabla elaborada por OfICIna f{acional de Contro"!!temo - ON0..?011.

Dlfecclonamiento InstituclonalRelaciones Interinstltuoonales

comunicación

I.!)vestlga~ón ~ Innov'!9ón

!-FormaciónExtensiónBienestar Universitano

- GestiÓn del Talento Humano

<3e~ón <;!.erecursos y. servlClos-bibliOtecaoosGestión de Laboratonos

~Gestión de Informadón

~Gestión administrativa y financiera

GeStiÓn J,~u_ri_d_'ca__ ~ ~ __ ~ ,-_Evaluación Independiente __Administración del sistema de gestión

I Total

Coordinación I Sede ISedeINivel Sede

General de UN- Manizales MedellinNacionalBogotáSIMGE

'"

'"I•• ••••

I

•• ••••I •• ••••• easeaseasease.., O

I.., o

I

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CJCJCJCJ

103 22, .-•.---:----+-

+- -r--'- ~- --5--'~24

~- ~4---~-- 1123 . - . 38-+--------t- --r- ----..-'-~-'- - -+- ~25 36-+---;3 ----6---20--:-~ .--.. ---

14+

10- -- --~+

~ -1"7-- ---¡--'-+--- ~44--3 --.,..--

I4~~

O

¡ 253 iO253

Macroproceso

Con estos indicadores se realizaron dos cruces de información, uno para identificar que no estuvieranrepetidos con los indicadores de SIPLO y el otro para identificar que no estuvieran repetidos entre sí.De los cruces se encontró que de los 1.135 indicadores por proceso, sólo 5 indicadores48 sonidénticos a los de SIPLO y 9 indicadores49 coinciden de alguna manera entre si, el resto deindicadores son diferentes.

A continuación se listan los 14 indicadores coincidentes entre todos los indicadores por proceso y loscoincidentes entre los indicadores por proceso y SIPLO .

•• En el total no se tuvieron en cuenta los Indlcadores duplicadOS .

• 7 En el análisIs de la Indlcadores por proceso se tomó el despliegue de Macroprocesos • Procesos vigente en la página web de UN-SIMEGE enseptiembre de 2009con el fin de poder establecer una comparación frente a los indicadores. dado que los suministrados por la CoordinaCiónGeneral de de UN-SIMEGE tienen fechas de elaboración del año 2008y los pUblicados por la Sede Manizales tienen fecha de elaboraCión del año2009.'8 La COincidenCia se da entre los Ind.cadores por proceso de la Sedes Medellin y SIPLO de la misma Sede .

•• La coinCidenCia de los 9 Indlcadores por proceso se da entre los Indicadores entregados por la Coordinación General de UN·SIMEGE y losInd.cadores formulados por la Sede Manlzales

Oficina Nacional de Control Interno -aNO

,.\ ..•.~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\N' ~ U-FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0

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Tabla 13. Indicadores comunes por proceso

Indicadores por procesoIndicadores por proceso reportados

Macroproceso

Procesoreportados por laparla

Coordinación General de UN-Sede Manizales

SIMEGEDireccionamientoPlaneaciónCumplimiento metas y entregables deCumplimiento de la ejecución de los

InstitucionalInstitucionallos proyectos proyectos

Formación

Gestión de programasEvaluación de los programasAutoevaluación de los Programas

curricularescurriculares Curriculares

Formación

Gestión de laEvaluación integral de la actividadEvaluación de la Actividad Docenteformación profesionaldocente


Promoción psicosocialCobertura de programa de egresadosNivel de Cobertura de actividades para

eQresadosNivel de participación en talleres de

Nivel de cobertura de Talleres deBienestar Universitario

Culturaformación y proyección artistica yformación y proyección artística ycultural

cultural

Gestión de recursos y

Formación enFormación a usuarios en manejo deFormación a usuarios en manejo decompetencias servicios bibliotecarios informacionalesinformación bibliográfica

información bibliografía

Gestión de

Apoyo técnico a losPreservación de equipos

Preservación (mantenimiento) de

Laboratorioslaboratorios eouioos

Gestión administrativa

Servicios generales yCosto de prestación de servicios deCosto promedio de transporte de cada

y financiera

de apoyotransporte

estudianteadministrativo

Gestión administrativaTesoreríaLiquidez de la Universidad NacionalLiquidez de la Universidad Nacional

y financieraSede Manizales

MacroDroceso,_f'roceso-"

In¡¡icadores Dor Droceso,-Indicadores SIPLO

Comunicación

Divulgación deNivel de continuidad en la producciónNivel de continuidad en la producción

Informaciónradial radial

Gestión administrativa PresupuestoNivel de ejecución presupuestal de

Nivel de ejecución presupuestal dey financiera

ingresos en la vigenciaingresos en la vigenciaGestión administrativa

PresupuestoNivel de ejecución presupuestal de

Nivel de ejecución presupuestal dey financiera

gastos en la vigenciagastos en la vigenciaGestión administrativa

PresupuestoSeguimiento a la ejecución

Seguimiento a la ejecucióny financiera

Dresupuestal de la SedecresuDuestal de la Sede

Gestión estratégica dePorcentaje de variación en losPorcentaje de incremento en losExtensión

la función deextensión

ingresos de extensióningresos de extensión

Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso, Indicadores de caracterizaciones, e Indicadores SIPLO.Elaborado JXJrOficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

Con excepción de los indicadores de la Sede Manizales50, no se encontraron mediciones de losindicadores por proceso. Según el IV Informe de avance de la UN-SIMEGE presentado por la

Vicerrectoría General en el 2010s"se definió que los indicadores de desempeño de los procesos sedeterminarán a través de SIPLO" 1.

a. Estructura básica

Los indicadores que se relacionan en las caracterizaciones corresponden al 44.5% del total de losindicadores por proceso, no tienen los elementos de la estructura básica ya que solo aparecenenunciados dentro del formato de la caracterización del proceso. Estos indicadores no vienenclasificados por eficiencia, eficacia y efectividad.

Los indicadores que se encuentran documentados en sus hojas de vida corresponden al 55.5% deltotal de los indicadores por proceso, estos indicadores contienen todos los elementos de la estructurabásica y se encuentran clasificados en indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. Dicha

50 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede, en el puntode 'Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.

51 'Adicional mente, como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de laUniversidad, se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de lasactividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso'. Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IVtrimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.



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19

fU

estructura básica corresponde al formato determinado por la Guía de Indicadores de UN-SIMEGE. Acontinuación se detallan los elementos constitutivos de la estructura básica.

Tabla 14. Estructura básica de los Indicadores por proceso

I ----- Estructura básica de los indicadores

I MacroprocesoProceso asociado! Fecha de creaCIónI Nombre del indicador

Ob'eto del indicador

Categorización del indicador (Eficiencia, Eficacia, Efectividad)Formula

í\.Iiiriabies

I FuenteI Nivel de desagr",eg-,=a~ci",ó~n _, Frecuencia de medición

Unidad de medida

ResponsableMecanismos, frecuencia y responsable de la medición

I Interpretación __

I Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.Tabla elaborada p!?'r Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

De los 630 indicadores documentados en hojas de vida, el 21% de los indicadores formuladoscorresponden a indicadores de efectividad, el 47% a indicadores de eficacia y el 30% a indicadores deeficiencia.

Gráfica 6. Distribución de los indicadores por proceso

Efectividad

21%)

Fuente: Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

Si bien para los indicadores se tienen diligenciados todos los campos de la hoja de vida, para algunosse requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el' punto 3 deldocumento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que dacuenta de la calidad del indicador.

A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode dicha revisión de calidad:

OfiCina Nacional de Control Interno -aNO

, .\!\t;., Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ ~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

20


f'

Asegurar el oportunorestablecimiento y ladisponibilidad de los serviciosinformáticos en la UniversidadNacional

Orientar y operacionalizar eldesarrollo de las actividades

Planeación I propias del quehacerInstitucional institucional, para garantizar elcumplimiento de la misión y laoptimización de los recursos.

Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General,Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Controllntemo - ONCI 2011

Macroproceso

Gestión deInformación

Direccionamiento Institucional

Proceso

Gestión decontinuidad

yrecuperación

Objetivo del Proceso Fórmula

Número deiñformesrevisados / Número

deJnformes. recibidos

Sede Manizales y Sede Medellln.

Categoría

Eficiencia

Eficacia

Eficacia

Nivel de

desagregación

R0rai;¡5)¿50cado

t!.o@Q/s..la6Pi;ado

Por proyecto

b. Correspondencia entre el objetivo del índice de efectividad y los objetivos de losindicadores por proceso.

Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto alobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, se podría considerar la inclusión de 41 indicadores (ver detalle en Anexo 3) con lasiguiente distribución por Macroproceso:

Tabla 16. Número de Indicadores por proceso - por Macroproceso que se podrían incluir en el índice deEfectívidad

Macroproceso Total


4Relaciones Interinstitucionales

1

Comunicación

-Investioación e Innovación

1

Formación9

Extensión

2


1

Gestión del Talento Humano

3Gestión de recursos y servicios bibliotecarios



4

Gestión administrativa y financiera7

Gestión iurídica

1

Evaluación Independiente

-Administración del sistema de oestión

5Total aeneral

41

Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales, Sede Medellln y Caracterizaciones.Elaborado DOr Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

La inclusión definitiva de éstos indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existenciade las mediciones de los mismos, disponibilidad de la información y de un análisis técnico quedetermine la coherencia con el modelo estadístic052 según el cual se recolectan los datos quealimentan el índice de efectividad.

52 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.



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21

5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO

Los indicadores del Sistema de Planeación Operativa miden el cumplimiento de las metas de lasactividades establecidas por equipos de gestión en su planeación anual. Estos indicadores son detercer nivel y están orientados a proporcionar información de manejo cotidiano de los funcionarios ymandos medios de la Universidad.

El análisis de estos indicadores, se realizó a partir de información entregada a la Oficina Nacional deControl Interno por la Coordinación General de UN-SIMEGE y consolidada con corte a 30 deSeptiembre de 201053, en donde se encontraron un total de 2.05354 indicadores formulados. Acontinuación se muestra la distribución de los mismos por Sede y Nivel Nacional:

Tabla 17. Numero de Indicadores SIPLO por Macroproceso y Sede.

Sede

MacroDroceso

Nivel

NacionalBoiIotáArnazoniaCaribeManizal"MedellinOrinooulaPalmiraTotal

Direccionamiento institucional122 8113701 9114

Desarrollo oraanizacional251 15 430 1141118

Relaciones interinstitucionales

111 179 433Investiaación e innovación

3.7 41946 27106Comunicación

343 340 11293Formación

4112 1442116 6103297

Extensión

I6 62890 828166Bienestar unlversitano

66 I67 81725226211

Gestión de talento humano12 I12 187 49

Gestión de recursos y servicios

II I

Ibiblioteca nos61 I16 !89 62102

Gestión de laboratorios

6I5 1220 9188240

Gestión de información (gestión de II

tecnología informática y de

IItelecomunicaCiones y gestión I

II documentan 14 I11161471311102

Gestión administrativa v financiera

275 I17 45 i601551220

Gestión iurídica

1731626

I Evaluación, medición, control y

II

I II seauimiento

152 I 2154

Esoecial UNISALUD

18 I 119

Macroproceso especial caja de 31 IDrevisión social

3

Total general

449132 185 235572 I914882053

Aunque la base de datos se reporta como consolidada final, contiene registros no válidos, como registros de prueba y capacitación del

sistema. La base de datos remitida por la Coordinación General U-SIMEGE a la fecha contiene 2079 registros. Se encuentran 26 registrossin información de indicadoresFuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Tabla elaborada p.er: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.

53 La InformaCión fue soliCitada a la Coordinación General de UN-SIMEGE mediante oficio ONCI-645 con respuesta del 22 de Octubre de 2010. LasoliCitud fue realizada por la ONCI dado que la información de fechas anteriores no estaba estandarizada, según Mónica Mayorga Contratista parael tema de indicadores SIPLO de la Coordinación General de UN-SIMEGE.

54 Respecto a estos 2.053 Indlcadores se encuentra una diferencia con la información reportada en el Informe de avance de UN-SIMEGEcorrespondiente al IV tnmestre entregado por la Vícerrectoria General mediante Oficio VRG - 1796 del 31 de Diciembre de 2010, dado que endicho informe se reportan un total de 2.298 Indicadores de SIPLO, Sin embargo en el conteo realizado en la tabla de Excel adjunta se encontróque: i) en total hay 2.217 indicadores de los cuales 92 son campos vacíos sin indlcadores.


\ '\\\\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

22

a. Estructura básica

Los indicadores SIPLO se encuentran en una matriz con la siguiente estructura:

Tabla 18. Estructura básica de los Indicadores SIPLO

Estructura básica de los indicadoresSede EQuipode Qesti6nCoordinadorMacroprocesoProcesoObietivoPolíticaActividadTipo de recursoMetaIndicadorTipo de indicadorUnidadMeta 1 semestreMeta 2 semestreFuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo - ONCI 2011.

El Sistema de Indicadores de Planeación Operativa -SIPLO, consolida indicadores de efectividad,eficiencia y eficacia, articulando cada uno de estos indicadores a una política de operación, que a suvez se relaciona con una política de mejor gestión.

De 105 2.053 indicadores, el 8% de los indicadores corresponden a indicadores de efectividad, el 83%a indicadores de eficacia y el 9% a indicadores de eficiencia.

Gráfica 7. Distribución de los indicadores SIPLO

Efectividad8%

Fuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.

Se observó que no se encuentra estandarizada la forma en que se construyen estos indicadores entre

las Sedes y entre los diferentes Equipos de Gestión, no obstante la existencia del instructivo para talfin 55; esto es, la forma en la que se formulan o redactan las metas, los indicadores, su fórmula y losdemás elementos constitutivos del indicador son disfmiles entre las diferentes Sedes/Nivel Nacional.

Para algunos indicadores se requeriría una revisión de su idoneidad de acuerdo a lo presentado en el

punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre 105 elementos que lo constituyen,coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.

55 htto:llwww.manizales.unal educo/simeQe/descaroaslínstructivo plan oper.pdfOficina Nacional de Control Interno -ONCI

u),," Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

23

'L-

A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode revisión de calidad:


Realizar la propuesta del programade maestría a ofrecer ante el ComitéAcadémico Administrativo para su

~Qrobación.Seguimiento procesos ensayossegún las normas establecidas en las Iniciar con laboratorio deáreas de pavimentos, suelos, concretoconcret~s_y resistencia de materiales

A o o téCniCO Levantamiento de Información,~ bo t' elaboración de planos y cantidad de

a a ra onos obra para los laboratorios a mejorar.

Preparación del presupuesto anualde ingresos y gastos de

Presupuesto funcionamiento de acuerdo a lainformaCión presentada por lasdiferentes áreas.

Fuente: Sistema de /ndicadores de Planeación Operativa - S/PLO - Septiembre 30 de 2010.

-Lª-~_e/ab~ada p'or Oficina Nacional de Contro/lntemo - ONC.L2.Q11 __

Formación

Gestión delaboratonos

Gestión delaboratonos

Gestiónadministrativa

y financiera

Proceso

Gestión de laactividad

académica de

formación

Planeaclón

Actividad Meta

Propuesta aprobada por elComité AcadémicoAdministrativo de la Maestríaa ofrecer

Levantamiento deInformación, elaboración de

planos y cantídad de obra

.-j)ara los laboratorios a mejorar

Elaboración del anteproyectode presupuesto defunCionamiento de la SedePalmlra

Nombre delIndicador

*1

NormasTéénicas NTC

Oficio

Eficacia

Eñéacia

Eficieñcia

b. Correspondencia entre el objetivo del índice de Efectívídad y los objetivos de losindícadores SIPLO

Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto losobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, ninguno de éstos son pertinentes para su inclusión en el índice de efectividad.

6 Conclusiones y Recomendaciones

,. Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión handado lugar a la creación de 3.341 indicadores que permiten hacer medición de la gestión en nivelesdiferentes.

,. Dado el número elevado de indicadores SIPLO (2.053) y de indicadores por proceso (1.135), serecomienda su revisión tomando en consideración los siguientes aspectos: i) la función puntual quedeben cumplir cada uno de los tipos de indicadores (operativos y de proceso), función que guía ydelimita la definición de los mismos; ii) de acuerdo al modelo de operación por procesos, losprocesos y sus caracterizaciones deben ser únicos en la institución (abarcando lasparticularidades), luego no debería haber diferentes indicadores por proceso por cada una de lasSedes y Nivel Nacional, por tanto los indicadores por proceso deben ser estadarizables.

,. Se identificó que tanto las Sedes de Presencia Nacional y la Sede Bogotá adoptaron lascaracterizaciones del Nivel Nacional, luego adoptan así los 203 indicadores que se relacionan endichas caracterizaciones. La Sede Palmira aunque adaptó las caracterizaciones del Nivel Nacional,no modificó los indicadores que en ellas se encontraban, luego cuenta con los mismos 203indicadores del Nivel Nacional.


\ 'i\~\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.024

y De acuerdo al IV Informe de avance de la Coordinación General de UN-SIMEGE presentado por la

Vicerrectoría General en el 2010, en el cual se afirma a,ue los indicadores de planeación operativason los que determinan los indicadores por procesos, se asume que indicadores por procesopresentados en el numeral 5.3 del presente documento, con excepción de los indicadores de laSede Manizaless7 y Sede Medellín, fueron reemplazados totalmente por los indicadores SIPLO. Noobstante, se recomienda a la Coordinación General de UN-SIMEGE analizar dichos indicadorespor proceso en relación con los indicadores de planeación operativa, para determinar siefectivamente son reemplazables. Lo anterior teniendo en cuenta la diferenciación entre losindicadores que miden la ejecución de los procesos y los indicadores que miden la ejecución de lasactividades. Luego de los resultados de dicho análisis, se debe formalizar cualquier cambio que eneste sentido se realice, por cuanto los indicadores por proceso fueron construidos en el marco delManual de Procesos y Procedimientos en 2008 y formalizados mediante la Resolución de RectoriaNo. 711 de 2009.

y Aunque en su definición (qué miden) los indicadores SIPLO no son estandarizables, si esestandarizable la estructura básica y la forma en que se redactan (construcción) dichosindicadores. Frente a esto último, se evidenció que la construcción de los indicadores SIPLO no seencuentra unificada, lo que implica que la forma en la que se formulan o redactan las metas, losindicadores, su fórmula y los demás elementos constitutivos del indicador sean disímiles entre lasdiferentes Sedes/Nivel Nacional.

y En el mismo sentido se sugiere hacer control y depuración permanente sobre los indicadores deSIPLO, dado que: i) se encontró un gran número de errores de digitación, incoherencias,indicadores de prueba, metas no medibles, entre otros y ii) se presentaron diferencias en el total deindicadores de un trimestre a otro. Lo anterior en el marco del instructivo y la guía existente para laconstrucción y definición de los indicadores de planeación operativa y en el entendido de que losindicadores de la planeación operativa no puede variar entre trimestres (planeación: definición delas actividades y las metas); lo único que es susceptible de variar en el tiempo es el cumplimientosobre las metas establecidas.

y Se observó falta de unificación en cuanto a la metodología de construcción de indicadores, noobstante la existencia de la Guía de Indicadores elaborada por UN-SIMEGE. Por tanto, serecomienda definir la responsabilidad en el área que se considere pertinente, dentro delMacroproceso "Evaluación, Medición, Seguimiento y Control", la cual deberá definir loslineamientos para toda la Universidad respecto a la construcción (formulación) de los indicadores,independientemente de su nivel y su objeto de medición; lo anterior con el fin de garantizar elcontrol de calidad necesario y la homogeneidad en la construcción. Así mismo, definir quién debeanalizar los resultados de las mediciones y manejar el archivo documental - histórico de lainformación de gestión de la Universidad, en sus diferentes niveles. Todo lo anterior, teniendo encuenta que es el nivel directivo el que define los parámetros de medición y aprueba los indicadorespor proceso, indicadores que deben ser diseñados por cada uno de los líderes de proceso o porquien éste delegue.

y Se recomienda la generación de lineamientos y directrices respecto a la actualización omodificación de todos los indicadores y la notificación de dichos cambios a la instancia que sedesigne para hacer la coordinación del tema en la Universidad.

56 "Adicionalmente. como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de laUniversidad. se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de lasactividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso". Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IVtrimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.

57 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede. en el puntode "Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.

Oficina Nacional de Control Interno -ONO

Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

25

'j

~ En el mismo sentido, se sugiere estandarizar la construcción de los indicadores teniendo en cuentala estructura básica mlnima que cada indicador debe tener y asl, no solo ajustar los indicadores,sino también ajustar la Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE Código: U-GU-15.001.001.Versión 0.0., que se encuentra publicada en la página Web de UN-SIMEGE.

Lo anterior entendiendo que las hojas de vida son el instrumento que permite documentar elindicador y que a su vez posibilita que se puedan medir y entender fácilmente. AsI mismo permiteconsignar metas y resultados durante la vida útil del indicador. 58

~ Si bien algunos indicadores, se pueden preseleccionar para su inclusión en el Indice de efectividad,de acuerdo con el objetivo de medición, en general para el uso efectivo de estos indicadores, esnecesario tener en cuenta un análisis adicional que determine la existencia de los datos y lamedición de los indicadores que se seleccionen incluyendo la periodicidad de la misma. AsI mismo,determinar si: i) el nivel de desagregación de los datos es coherente con los niveles dedesagregación que se manejarán en el Indice de Efectividad; ii) los instrumentos y la muestra derecolección de los datos son compatibles; y iii) existe coherencia entre los elementos queconstituyen el indicador garantizando la calidad del mismo.

7 Bibliografía

• Proyecto. "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional deColombia". Oficina Nacional de Planeación. Universidad Nacional de Colombia. Documento de

trabajo. 2010

• Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE. Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. UniversidadNacional de Colombia.

• Cartilla "Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión". DepartamentoAdministrativo de la Función Pública. Noviembre de 2009.

• Gula Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación.2009

• Metodologla Unea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadistica DANE.2004

• Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en lasentidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

• Lineamientos conceptuales y metodológicos V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto "Diseño eimplementación del Indice de efectividad para la evaluación independiente del Sistema de ControlInterno". ONCI.

• Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones deEducación Superior. José Hernando Bahamon.

58 Guía Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación. 2009.


~ .\"~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\)J\-s\. U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0

26

•. 1 •• <

8 Anexos

Anexo 1. Indicadores ONP que podrian incluirse en el índice de Efectividad

Nombre del

I

IDependencia I Criterio de

Macroproceso·

DescripciónObjetivo de polltlcaresponsable delIndicador cálculovaloración

Políticas

Nivel de desarrollo normativo deMejorar el desarrollo normativo yinstitucionales

la función de bienestar en laestratég icodelafuncióndeBienestar

paraelUniversidad,entérminosdebienestar y fomentar la reflexiónDirección Nacional deCoherenciaUniversitario desarrollodelpolíticas defomento,académica o institucional sobreBienestar

bienestarplaneación,seguimientoylos aspectos relacionados con el

institucionalevaluación. bienestar en la lES

Procurar que los programas yParticipación en

Consisteenmedirlaactividades debienestar

Bienestaractividades

departicipación de la comunidaduniversitario cubran la totalidadDirección Nacional deEficacia-Universitario bienestar

universitaria en las actividadesde la comunidad que conformaBienestarCalidad

de bienestar.lainstitución(estudiantesy

docentes).

índice

quevaloralasMejorarlascondicionesde

Bienestar

Condiciones decondicionesdebienestarrealización del bienestar de la

Dirección Nacional deEficacia-

Universitario

bienestaruniversitario para los distintoscomunidaduniversitaria,enBienestar Calidaduniversitario integrantesdelacomunidad cuanto a los campos específicos

universitaria.de inierencia de la Universidad.

Satisfacción

enOpinión de los estudiantes enIncentivar el involucramiento de

Bienestarla comunidad universitaria de lasDirección Nacional deEficacia-

Universitario

elbienestarrelación con su participación enactividades de extensión en losBienestarCalidaduniversitario las actividades de bienestarprocesos formativos

Gestión

Ingresos totales y discriminadosMejorar

lafinanciaciónyGerencia NacionalAdministrativa y

Ingresos totalesporcomponentes:distribucióndelosingresosFinanciera Eficiencia-

transferencias de la nación y

yAsignaciónFinanciera recursos propios

recibidosAdministrativa

Fortalecer

laevaluaciónEvaluación

EvaluaciónUsodemecanismosdepermanentedelasdistintasOficina Nacional deEficiencia-Independiente

permanenteevaluación dependenciasacadémico-Planeación Asignaciónadministrativas

Aparición de la Universidad en

Fortalecerlaimageny

Comunicación

Visibilidadmediosmasivosdeposicionamiento delaUNIMEDIOS

Efectividad

comunicación

Universidadenlosmedios (Impacto)

masivos de comunicación.

Procesos

Ajuste de los procesos a laAdecuarlosprocesosAdministración y

administrativosrespectiva norma de Gestión deadministrativosparael

Vicerrectoría GeneralEficiencia-

mejoramientoy de soporte

Calidad(SGC):fortalecimientodelagestión Asignación

NTCGP1000:2004 v MECI.pública

Administración y

EficienciaenTiempo de respuesta promedio

Mejorarel delasTodas lastrámites (Mediana)alassolicitudes a poyo

Eficienciamejoramiento administrativosinternas v externas.dependencias administrativasdependencias

Gestión de

Acreditación dePorcentajedelaboratoriosFortalecerlapolíticadeDirección Nacional de

Eficacia-acreditación de los laboratoriosLaboratorioslaboratoriosacreditados

de la UniversidadLaboratoriosCalidad

Direccionamiento

EjecuciónplanRelación de la ejecución de los

Mejorar el nivel de ejecución de

GerenciaNacional

Eficiencia-institucional

de desarrolloproyectos del Plan de Desarrollolos proyectos

FinancierayAsignacióncon su eiecución financiera.

Administrativa

Políticas

Nivel de desarrollo normativo de

la función de extensión en lainstitucionales Universidad,

entérminosdeMejorar el desarrollo normativo yDirección Nacional deExtensión parael

políticasdefomento,estratégicodela

ExtensiónCoherencia

desarrollo de lafunción de extensión

extensión

planeación,seguimientoyevaluación.

Extensión

GestiónNivel de desarrollo proactivo deFortalecerlacapacidadDirección Nacional de

ComplejidadProactiva de lala función de extensión en ladiscrecional de la Universidad vExtensión



U-FT -14.001,001,002 - Versión 0,0

27

''1

I Nombre del

DependenciaCriterio de

I Macroproceso·indicadorDescripción

Objetivo de políticaresponsable delvaloracióncálculo

Desarrollo de

Extensión productosacadémicos

Dirección Nacional deExtensión

Extensión

extensión

Beneficiarios de

los proyectos deextensión

Universidad.

Estima la cantidad de puntos oproductos académicos comoresultado de la actiVidad deextensión.

Cantidad de beneficiarios de los

proyectos y actividades deextensión

su carácter proactlvo ante elentorno.

Fortalecer la elaboraCIón deaportes de innovación,renovación o contextualizaciónde los acumulados académicosa partir de los programas y~ectos de extensión.

Orientar esfuerzos

institucionales para diversificarla respuesta institucional y ladiferenciación posible demodalidades.

Vicerrectoría

Investigación

deComplejidad

EficaciaPertinencia

Nivel de desarrollo normativo dela función de formaCIón en laUnrversidad, en términos depolíticas de fomento,planeación, seguimiento y

__ e_v_a_lu_a_ció_n_. -+ _

Extensión

Formación

Presenciaterritorial

PolíticasInstltucionales

para eldesarrollo de laformación

Municipios del pais en los que através de la extensión, laUniversidad hace presencia!erritorial

Orientar la presencia de laUniversidad en todos los

territorios del país.

Mejorar el desarrollo normativo yestratégico de la función deformación

Dirección Nacional deExtensión

VicerrectoriaAcadémica

EficaciaPertinenCia

I CoherenCia

NaCional

y

FormaciónGastoformación

en

Cantidad de recursos

financieros que se utilizananualmente en la ejecución dela función de formación de laUnrversldad.

Aumentar la cantidad de

recursos que se destinan a laformaCión.

GerenciaFinancieraAdministrativaDirección Nacional dePersonal OficinaNaCIonal de

!~!!!r}_~ación

Eficiencia

Asignación

Número de programasacreditados de la institución yporcentaje en relación con el

total de programas ofrecidos porla Institución.

EqUidad indice de las condiCiones de .

regional de las deSigualdad municipal en Ampliar la oportunidad deoportunrdades cuanto al ingreso a la acceso al Sistema de Educación

_~u~~a_s • Universidad. Supenor.-------------~

Formación

Formación

Programasacadémicos conacreditación decalidad

Consolidar la acreditación de

todos los programas curricularesde pregrado de la Unrversldad.

VicerrectoríaAcadémica

VicerrectoríaAcadémica

EficaciaCalidad

EficaCIa

Equidad

Investigación einnovación

Políticas Nivel de desarrollo normativo deInstltuclonales la función de Investigación en lapara el Universidad, en términos dedesarrollo de la políticas. de fomento,

investigación planeaclon, seguimiento y_~aluaclón.

Mejorar el desarrollo normativo yestratégico de la función deinvestigación

Vícerrectoría

Investigación

deCoherenCIa

de

Nacional

y

Investigación einnovaCIón

Gasto en

investigación

Cantidad de recursos

financieros que se utilizananualmente en la ejecuCIón dela función de investigación de laUniversidad.

Aumentar la cantidad de

recursos que se destinan a lainvestigación

GerenciaFinancieraAdministrativaOficina Nacional dePlaneaciónVicerrectoría

Investigación

Eficiencia

Asignación

Nacional

yInvestigación eInnovación

Nivel

ejecuciónproyectos

dede

Relación de la ejecuciónacadémica de los proyectos de Mejorar el nivel de ejecución deinvestigación en comparación los proyectos de investigación.

con su ejecución finanCIera _ -t------- _ . _

GerenciaFinancieraAdministrativa

EfiCIenCia

Asignación

Magnitud y porcentaje departicipación de la Universidaden las convocatorias deCOLCIENCIAS.~-------------------

InvestigaCIón eInnovaCIón

Proyectosfinanciados porColclencias

Estimular la participación de losinvestigadores en lasconvocatorias que ofreceCOLCIENCIAS

Vicerrectoria

Investigación

de EficaciaCalidad

Investigación einnovación

PartiCipaciónnacional en

Tasa de participación de la I Fortalecer la consolidación deInstitución en los grupos de los grupos de investigación.

Vlcerrectoria

Investigación

de EfectiVidad

{lmpacto) __

OHcina Nacional de Control Interno -ONO

~ .~~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~. U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

28

I DependenciaNombre del Criterio deMacroproceso' indicador

DescripciónObjetivo de políticaresponsable delvaloracióncálculogrupos

investigación A, B o C en laclasificación

nacionaldeCOLCIENCIAS

Distinciones

Númerode reconocimientos,Fortalecerelreconocimiento

Investigación e nacionalesepremios y distinciones externossocial de la investigación de laVicerrectoríadeEfectividad

innovacióninternacionales

otorgadosporlalaborUniversidad

Investigación(Impacto)investiaativa de la institución 'El nombre del Macroproceso se relaciona tal como aparece en el Sistema de Indicadores de Gestión de la ONP.Fuente: Documento conceptual "Rediseflo del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Co/ombia"- ONPTabla elaborada por: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2010.


Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001 .001 .002 - Versión 0.0

29

Anexo 2. Indicadores de efectividad de UN-SIMEGE que podrían íncluirse en el índice deEfectividad

Macroproceso

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL














COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO







COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL





COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLCOMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Nombre del IndicadorServidores públicos seleccionados que no pasaron

I periodo de pruebaServidores públiCOS evaluados con mas de 850 puntosen la evaluación del mérito

Servidores públicos que piensan que la inducción y lareinducción contribuyó en el conocimiento de la entidadJefes que perciben que las capacitaciones mejoran eldesempeño de los servidores públicos en su puesto detrabajoServidores públicos que han mejorado su desempeñogracias a la evaluación de desempeñoJefes que han mejOrado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Planeación según sussubordinados

Jefes que han mejorado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Ejecución según sussubordinados

Jefes que han mejorado su capaCidad directivogerencial a los subordinados en Control según sussubordinados

Jefes que han mejorado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Mejora según sussubordinados

Cumplimiento de los resultados esperados de losI proyectos pertenecientes al Plan Global de Desarrollo.

Porcentaje de satisfacción de los usuarios de los bienes

de servicios producto de la planeación operativaServidores públicos a los que el conocimiento del mapade procesos de la Universidad les ha permitido articularla actividad de su puesto de trabajo dentro del contextode la Universidad.

Aumento de la productividad en la elaboración de bienesy/o prestación de servicios.Aumento de la productividad de los procesos(estadisticas anuales Universidad Nacional)Servidores públicos que piensan que los planes deprevención y tratamiento de riesgos han permitidocomprender y prevenir los nesgos a los que estáexpuesta la dependencia.

Riesgos que han disminuido su valoración de riesgoJefes que piensan que la administración de los riesgosles ha permitido aumentar el logro de sus objetivosCumplimiento política de riesgosServidores públicos que piensan que los planes deprevención y tratamiento de riesgos han permitidocomprender y prevenir los riesgos a los que estáexpuesta la dependencia.Jefes que piensan que la administración de los riesgos

les ha permitido aumentar el logro de sus objetivosFormular indicadores con los criterios de la política deriesgos.Jefes que consideran que las políticas de operaCIón hanfacilitado el cumplimiento de la función de ladependenCIa

.Servidores públicos que piensan que la documentación yestandarización de los procedimientos ha permitidomejorar el logro de los objetiVOs de la dependencia.Servidores públicos que consideran que ha habidomejoras en los procedimientosServidores públicos que consideran que los elementosde control de los procedimientos le han permitido eliminaro disminuir errores o reprocesos.Jefes que consideran que los indicadores de gestión le

I permiten una toma eficaz de decisionesSe han generado las Acciones correctlvas y preventivasnecesarias derivadas de la medición de indlcadoresServidores públicos Que consideran Que el manual de

Oficina NacionaJdecontrollnterno -ONCI


U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0

30

Macroproceso Nombre del Indicadorprocedimientos ha sido útil en la eiecución de sus laboresServidores públicos que consideran que disponen lasuficiente

informaciónentérminosdecalidadyCOMPONENTE DE INFORMACiÓN

oportunidad para realizar un trabajo efectivo

Quejas y reclamos y buen trámite

han sido utilizadasCOMPONENTE DE INFORMACiÓN

cara mejorar la oestión

Servidores públicos que consideran que disponen de losCOMPONENTE DE INFORMACiÓN

sistemas tecnológicos de información para realizar un

trabaio efectivoImplementación del SISTEMA DE MEJOR GESTiÓNgenerada por la estrategia de comunicación utilizadaCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICA(Premio de Meior Gestión)

Nivel de posicionamiento y reconocimiento que tiene laUniversidad Nacional en la sociedad ( monitoreo a losCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICAmedios de comunicación y rendición de cuentas)

Respuesta

efectivaasolicitudesdeinformaciónCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICA

telefónica

Servidores públicos que consideran que los elementosde control de los procedimientos le han permitido eliminarCOMPONENTE AUTOEVALUACIÓNo disminuir errores o reorocesos.

Jefes que consideran que los indicadores de gestión leCOMPONENTE AUTOEVALUACIÓNoermiten una toma eficaz de decisiones

Servidores públicos que consideran que el proceso deCOMPONENTE AUTO EVALUACiÓNauditoría ha contribuido al meioramiento de su oestión

Acciones cerradas con relación al total de accionesCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOgeneradas

Acciones cerradas con relación al total de accionesCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOoeneradas DOr oroceso

Jefes que consideran que la ejecución de planes deCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOmejoramiento mejoró el desempeño

Servidores públicos que consideran que la ejecución deCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOolanes de mejoramiento mejoró el desemoeño

Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Caracterizaciones.Tabla elaborada por: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12010.



U-FT - 14.00 1.001 .002 - Versión 0.0

31

, Q

Anexo 3. Indicadores por proceso que podrían incluirse en el índice de Efectividad

Extensión

Direccionamiento Instltucional


f-- .

Formación

~rmaciónFormación

, FormaciónFormaciónFormaciónFormaciónFormación

, MacroprocesoDireccionamiento Institucional

~ionamlento Institucional

Relacione..§J.rlterinstituclonales

~gación e Innovación

Formación

Nombre del Indicador

, Cumplimiento metas del plan de desarrollo

Cumplimiento metas del plan de acción ins!!!.u.~c~io~n~a~1 ~Variación porcentual promedio en los indices y valores de las áreasde intervención seleccionadas en el Plan de Desarrollo

Cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo de Sede y del Plande Acción

~ución de las actividades del Plan Operativo

Cumplimiento planeación Y~le_c~u_c_io_'n_o~pe~r_a_tiv_a ~Gestión para la aprobación de la creación, apertura, modificación ocancelación de los programas curricularesNivel de satisfacción del estudiante

Nivel d~.iJ..!!.~facción del egresadoAutoevaluación Acreditación

, Evaluación de los ~og,.,.ra_m_as.,....,.c..,.ur_n,-c~u_la_re_s _Evaluación integral de la actividad docenteCumplimiento de la f1laneación operativa

I Número de g~j~_r_ecJ_a_m_o_s -iNúmero de usuarios satisfechos

Cumplimiento en la ejecución de las actividades de extensión adesarrollar

.-Extenslón 'Nivel de particif1_a_Cl_Ó_n_d_e_e_v_e_n_to_s ~Bienestar Universitario I Cumplimiento de la programación establecida

I Gestión del Talento HU.!!1,an() I Gestión concurso~s~d~e~a~,s~e"-n,~s.=.o_--.,. ___<Gestión del Talento Humano I Niveles de satisfacción del cliente internoGestión del Talento Humano Total de evaluaciones al desempeño realizadasGestión de Laboratorios I Cumplimiento de Objetivos de calidadGestión de Laboratorios Cumplimiento del f1rQgrama de audltorías en laboratorios

Gestión de Laboratorios i Cumf1limiento de planes de mejoramientoGestión de Información I Cumf1limiento ~",Ia,,-n~d,,-,e,-a=-cc=ió,,-,n,,- --<

Gestión de Información Oportunidad en tiempo de respuesta

~-Gesti6n de Información I Nivel de ocul1ación de la infraestructu§j'_lo_s_se_rv_iCl_'o_s ~Gestión de Información I Gesti9n de contingencia (áreas con contingenciaslGestión administrativa y financiera I Cuml1'imiento de la .I1'aneación de los servicios

>- Gestión administralÍ'{éD' fin¡¡nciera Atención de solicitudes de servicios_g~~n_~e~ra,,-Ie,,-,s,-- -,

Gestión administrativa y financiera Optimización de gastosge.~n_e~r_a~do~s, _gestión administrativa y financiera Gestión de las n~,_OCI_'a_a_'o_n_e_s _

,...gestión administrativa y financiera Gestión de la adguisición de bienes y serviciosGestión administrativa y financiera Cumplimiento del proceso de contratación

Gestión administrativa y financiela --.+-Gestlón de la información financieraGestión juridica Eficiencia en la asesoría y defensa judicial a la Universidad

Administración y mejoramiento del SIMEGE Gestión de Riesgos de los proces_o.~.-------------i¿c!~inis.t@s:!Qi!_Y mej~amie.!lt2..c!el SIM!,_QE:-+--Gestión planes de meJ,~·o_ra~m_I~·e_n_to _

Administración y mejoramiento del SIMEGE~quisitos cumplidos (I~y~,~G_P_1_0_0_0~,M_E_C_I.,) _Administración y mejoramiento del SIMEGE Cumplimiento de pli3nes de mej=-o~ra"-m",i.=.e,-,nt,,,o,-- _AdministraCión y mejoramiento del SIMEGE ,Atención y solución de g~as, reclamos y sug=-e~re~n~a~·a.=.s _

•...Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Sede Medellln yCaracterizaciones

Tabla elaboradaJJor: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2010. ~


\11,fA Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalO\.. U-FT -14,001,001,002 - Versión 0,0

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diagnostico indicadores de gestión en la universidad nacional de

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