PLANEACION DE PROYECTO DE AUTOMATIZACION

DETERMINACION DEL ESTADO DEL PROCESO

VISITAS DE CAMPO

¿Que es un proyecto?

Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de unproblema, la cual tiende a resolver una necesidad humana.

En este sentido puede haber diferentes ideas, inversiones de monto distinto,tecnología y metodología con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas asatisfacer las necesidades del ser humano en todas sus facetas, como pueden ser:educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, etcétera.

¿Por qué se invierte y porque son necesarios los proyectos?

Día a día y en cualquier sitio donde nos encontremos, siempre hay a la mano unaserie de productos o servicios proporcionados por el hombre: desde la ropa quevestimos hasta los alimentos procesados que consumimos y las modernascomputadoras que apoyan en gran medida el trabajo del ser humano. Todos y cadaunos de los bienes y servicios, antes de su venta comercial, fueron evaluados desdevarios puntos de vista, siempre con el objetivo final de satisfacer una necesidadhumana. Después de ello, alguien tomo la decisión de producirlo en masa, para locual tuvo que realizar una inversión económica.

Decisión sobre un proyecto

Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario someterlo al análisismultidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisión de este tipo no puedeser tomada por una sola persona con un enfoque limitado, o ser analizada solodesde un punto de vista. Aunque no se puede hablar de una metodología estrictaque guie la toma de decisiones sobre un proyecto, debido a la gran diversidad deproyectos y a sus diferentes aplicaciones.

La evaluación de proyectos como un proceso y sus alcances

En un estudio de evaluación de proyectos se distinguen tres niveles deprofundidad. Al mas simple se le llama perfil, gran visión o identificación de laidea, el cual se elabora a partir de la información existente, el juicio común y laopinión que da la experiencia. En términos monetarios solo presenta cálculosglobales de las inversiones, los costos y los ingresos, sin entrar a investigaciones deterreno.

El siguiente nivel se denomina estudio de prefactibilidad o anteproyecto. Esteestudio profundiza el examen en fuentes secundarias y primarias en investigaciónde mercado, detalla la tecnología que se empleara, determina los costos totales y larentabilidad económica del proyecto y es la base en que se apoyan losinversionistas para tomar una decisión.

El nivel mas profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene todala información del anteproyecto, pero aquí son tratados los puntos finos; no solodeben presentarse los canales de comercialización mas adecuados para elproducto, sino que deberá de presentarse una lista de contratos de venta yaestablecidos; se deben actualizar y preparar por escrito las cotizaciones de lainversión.

Estudio de mercado

Con el nombre de estudio de mercado se denomina a la primera parte de lainvestigación formal del estudio. Consta de la determinación y cuantificación de lademanda y la oferta, el análisis de los precios y el estudio de la comercialización.

Aunque la cuantificación de la oferta y la demanda pueda obtenerse fácilmente defuentes de información secundarias en algunos productos, siempre esrecomendable la investigación de las fuentes primarias, ya que proporcionaninformación directa, actualizada y mucho mas confiable que cualquier otra fuentede datos. El objetivo general de esta investigación es verificar la posibilidad real depenetración del producto en un mercado determinado. El investigador delmercado, al final de un estudio meticuloso y bien realizado, podrá palpar o sentir elriesgo que se corre y la posibilidad del éxito que habrá con la venta de un nuevoarticulo o c0n la existencia de un nuevo competidor en el mercado.

Estudio técnico

El estudio técnico puede dividirse a su ves en cuatro partes, que son:determinación del tamaño optimo de la planta, determinación de la localizaciónoptima de la planta, ingeniería del proyecto y análisis organizativo,administrativo y legal.

La determinación de un tamaño optimo es fundamental en esta parte delestudio.Cabe aclarar que tal determinación es difícil, las técnicas existentes para sudeterminación son iterativas y no existe un método preciso y directo para hacer elcalculo.

El tamaño también depende de los turnos a trabajar, ya que para cierto equipo laproducción varia directamente de acuerdo con el numero de turnos que setrabaje, aquí es necesario plantear una serie de alternativas cuando no se conocey domina la perfección la tecnología que se empleara.

Objetivos y generalidades del estudio de mercado

Los objetivos del estudio de mercado son los siguientes:

• Ratificar la existencia de una necesidad insatisfecha en el mercado, o laposibilidad de brindar un mejor servicio que el que ofrecen los productos existentesen el mercado.

• Determinar la cantidad de bienes o servicios provenientes de una nueva unidad deproducción que la comunidad estaría dispuesta a adquirir a determinados precios.

• Conocer cuales son los medios que se emplean para hacer llegar los bienes yservicios a los usuarios.

• Como ultimo objetivo, tal vez mas importante, pero por desgracia intangible, daruna idea al inversionista del riesgo que su producto corre de ser o no aceptado en elmercado.

Pasos que deben seguirse en la investigación

a) Definición del problema: Tal vez es la tarea mas difícil, ya que implica unconocimiento completo del problema. Si no es así, el planteamiento desolución será incorrecto. Debe tomarse en cuenta que siempre existe mas deuna alternativa de solución y cada alternativa produce una consecuenciaespecifica, por lo que el investigador debe decidir el curso de acción y medirsus posibles consecuencias.

b) Necesidades y fuentes de información: Existen dos tipos de fuentes deinformación: las fuentes primarias, que consisten básicamente eninvestigación de campo por medio de encuestas, y las fuentes secundarias,que se integran con toda la información escrita existente sobre el tema, ya seaen estadísticas gubernamentales (fuentes secundarias ajenas a la empresa) yestadísticas de la propia empresa (fuentes secundarias provenientes de laempresa). El investigador debe saber exactamente cual es la información queexiste y con esa base decidir donde realizara la investigación.

c) Diseño, recopilación y tratamiento estadístico de datos. Si se obtiene información apartir de encuestas habrá que diseñar estas de manera distinta a como se procede en laobtención de información de fuentes secundarias. También es claro que es distinto eltratamiento estadístico de ambos tipos de información. Cada uno de estos aspectos seestudia en capítulos posteriores.

d) Procesamiento y análisis de los datos. Una vez que se cuenta con toda la informaciónnecesaria proveniente de cualquier tipo de fuente, se continua con el procesamiento yanálisis. Recuerde que los datos recopilados deben convertirse en información útil quesirva como base en la toma de decisiones, por lo que un adecuado procesamiento detales datos es vital para cumplir ese objetivo. Este análisis también se estudiara encapítulos posteriores.

e) Informe. Ya que la información se ha procesado adecuadamente, solo falta que elinvestigador rinda su informe, el cual deberá ser veraz, oportuno y no tendencioso.

Métodos de pronostico a corto plazo

Existen varios métodos estadísticos para pronosticar a corto plazo, los masutilizados son promedios (o medias) móviles y suavización exponencial. Estosmétodos son muy utilizados en programación de la producción de la producción,ya que solo son útiles para pronosticar el siguiente periodo. No se utilizan en laevaluación de proyectos, puesto que aquí es necesario realizar pronósticos dedemanda y oferta, con al menos cinco años hacia el futuro.

Medición e interpretaciónPara estimar la demanda potencial de nuevos productos o la demanda actual paraproductos que ya existen en el mercado, siempre que para dichos no existanestadísticas escritas en cualquiera de las fuentes de información disponibles, esposible realizar el siguiente procedimiento:

Primero se recopila la información. Por ejemplo, suponga que se desea cuantificar elconsumo actual de discos compactos para PC exclusivamente por estudiantes de nivelsuperior de cualquier licenciatura. El estudio se realizara solo en el Distrito Federal,pero quieren utilizarse los datos para realizar una estimación en el ámbito nacional.

FUENTES DE INFORMACION:Son todos aquellos medios de los cuales procede la informacion , que satisface las necesidades del conocimiento del la situacion o problema presentado, que posteriormente seran utilizados para

lograr los objetivos presentados.

De acuerdo a su origen se clasifican en :

- Fuentes primarias.

- Fuentes secundarias.

Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos provienen directamente de la población o muestra de la población, mientras que las fuentes secundarias son aquellas que parten de datos pre-elaborados, como pueden ser datos obtenidos de

anuarios estadísticos,de Internet, de medios de comunicación.

A su vez las Fuentes primarias pueden subdividirse en:- Observación directa.- Observación indirecta.

La observación directa es cuando el investigador toma directamente los datos de la población, sin necesidad de cuestionarios, entrevistadores. Por ejemplo cuando un profesor realiza un estudio estadístico sobre el rendimiento de sus

alumnos.

La observación es indirecta cuando los datos no son obtenidos directamente por el investigador, ya que precisa de un cuestionario, entrevistador u otros medios para obtener los datos del estudio. Para lo que es preciso realizar una encuesta.Las Fuentes Primarias para su recopilación se obtienen por medio de una investigación directa al objeto de estudio, a través

de métodos establecidos. Para reunir datos primarios, lo ideal es recurrir a un plan que exige tomar varias decisiones: los métodos e instrumentos de investigación, el plan de muestreo, y las técnicas para establecer contacto con el público.

Las Fuentes Secundarias para ser utilizadas deben ser analizadas bajo 4 preguntas básicas que son:• ¿Es pertinente? cuando la información se adapta a los objetivos• ¿Es obsoleta? cuando ha perdido actualidad• ¿Es Fidedigna cuando la veracidad de la fuente de origen no es cuestionada• y ¿Es digna de Confianza? si la información ha sido obtenida con la metodologíaadecuada y honestidad necesaria, con objetividad, naturaleza continuada y exactitudLa fase de recopilación de datos se considera que es la etapa de más alto costo, tanto enrecursos humanos como materiales, así como también de tiempo. Es la más susceptible deerror.

METODO DE RECOLECCION DE DATOS

Para la recolección de datos primarios en una investigación científica se procede básicamente por observación, por encuestas o entrevistas a los sujetos de estudio y por experimentación.

Encuesta: Constituye el término medio entre la observación y la experimentación. En ella se pueden registrar situaciones que pueden ser observadas y en ausencia de poder recrear un experimento se cuestiona a la persona participante sobre ello. Por ello, se dice que la encuesta es un método descriptivo con el que se pueden detectar ideas, necesidades, preferencias, hábitos de uso, etc.La encuesta la define el Profesor García Fernando como “una investigación realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo más amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogación con el fin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de características objetivas y subjetivas de la población”.Aplicar una encuesta a una muestra representativa de la población es con el ánimo de obtener resultados que luego puedan ser trasladados al conjunto de la población.Entre las características fundamentales de una encuesta se destacan:1.- La encuesta es una observación no directa de los hechos por medio de lo que manifiestan los interesados.2.- Es un método preparado para la investigación.3.- Permite una aplicación masiva que mediante un sistema de muestreo pueda extenderse a una nación entera.4.- Hace posible que la investigación social llegue a los aspectos subjetivos de los miembros de la sociedad.

Las encuestas surgen en Estados Unidos en las investigaciones de mercado y en los sondeos de opinión ante las elecciones a la Casa Blanca. Hasta nuestros oídos llegan nombres como Gallup o Crossley. En España es el CIS (Centro de Investigaciones Sociológicas) dependiente de la Presidencia del Gobierno el organismo encargado de realizar dichossondeos de Opinión y todo tipo de investigaciones sociológicas.Prácticamente todo fenómeno social puede ser estudiado a través de las encuestas. Cuatro razones avalan esta afirmación:1. Las encuestas son una de las escasas técnicas de que se dispone para el estudio de lasactitudes, valores, creencias y motivos. Hay estudios experimentales en que no seconocen inicialmente las variables que intervienen y mediante la encuesta, bien porcuestionarios o por entrevista hacen posible determinar las variables de estudio.2. Las técnicas de encuesta se adaptan a todo tipo de información y a cualquier población.3. Las encuestas permiten recuperar información sobre sucesos acontecidos a losentrevistados.4. Las encuestas permiten estandarizar los datos para un análisis posterior, obteniendo grancantidad de datos a un precio bajo y en un corto periodo de tiempo.

Las encuestas se pueden realizar sobre el total o una parte de la población. Exceptuando losestudios que realiza el Instituto Nacional de Estadística INE en los Censos y que abarcan atoda la población, diversos son los motivos que aconsejan tomar muestras.- Cuando la población es muy grande.- Por motivos económicos.- Por falta de personal adecuado.- Por motivo de calidad de los resultados.- Por mayor rapidez en recoger los datos y presentar los resultados.Pasos más importantes para preparar una encuesta:1. Definir el objeto de la encuesta, formulando con precisión los objetivos a conseguir, desmenuzando el problema, eliminando lo superfluo y centrando el contenido de la encuesta.2. Formulación del cuestionario3. Trabajo de campo, consistente en la obtención de los datos. Para ello será preciso seleccionar a los entrevistadores, formarlos y distribuirles el trabajo a realizar de forma homogénea.4. Procesar codificar y tabular los resultados de la encuesta, que serán presentados en el informe y para posteriores análisis.

TIPOS DE ENCUESTA

Las encuestas las podemos clasificar atendiendo a diversos criterios.En la encuesta no se tiene control directo sobre lo que se investiga, no se puede alterar, simplemente se recopila y presenta. La encuesta se auxilia

de dos instrumentos básicos: El cuestionario y la Entrevista.

1. Entrevista Personal: Es una conversión generalmente entre 2 personas, (uno el entrevistador y otro el entrevistado). Las preguntas pueden ir registradas en una boleta que se llama cuestionario o bien se puede auxiliar de una grabadora para registrar los datos obtenidos. Cuando la entrevista y el cuestionario son utilizados en formapersonal se le denomina: Face to Face (cara a cara). Cuando se posee una estructura fija de cuestionamientos o una secuencia de preguntas fijadas con anterioridad se conoce como entrevista dirigida. Cuando el entrevistador hace participar en un tema fijado anticipadamente, dejándole la iniciativa de la conversación y que toda su narración sea espontánea se conoce como entrevista no dirigida. La ventaja que tiene es que la gente generalmente responde cuando es confrontada en persona. El entrevistador puede notar reacciones específicas y eliminar malos entendidos sobrealguna pregunta hecha. Sus limitaciones a parte del costo, es el adiestramiento que tenga el entrevistador. Este es el método más completo para adquirir información por estar en contacto directo con la fuente.

2. Entrevista por Teléfono: Presenta las mismas características que la anterior con la variante de que se hace por medio de un aparato telefónico. Tiene como desventaja que la persona a entrevistarse puede negarse fácilmente, mentir con más facilidad. Además no todos los hogares tienen teléfono. Son más económicas que las entrevistas personales debido a la eliminación de gastos de transporte. La duración de las mismas debe ser más corto pues las personas tienden a impacientarse por teléfono.

3. Cuestionario Autoaplicados o por Correo: Consiste en enviar la información con las preguntas necesarias por correo o algún otro medio. Este debe estar bien construido para facilitar la respuesta y la participación. Debe incluirse un sobre con el porte pagado para facilitar el retorno de la boleta. Se produce ahorro por no requerir entrevistadores, pero la tasa de respuesta baja. Tampoco se puede cerciorar que fue respondido por la persona a la que iba dirigido.4. Observación Directa: Es usada cuando se requieren encuestas que no requieren mediciones en las personas. Además no existe una participación directa en el área en donde se encuentra la información.5. Vía electrónica: Modernamente se ha adoptado la facilidad de utilizar las Tecnologíasde la Información y Comunicación TIC a través del uso del Internet para enviarencuestas y publicar cuestionarios que el entrevistado deberá llenar y remitir por lamisma vía.

Las Fuentes Secundarias para ser utilizadas deben ser analizadas bajo 4 preguntas básicas que son:

• ¿Es pertinente? cuando la información se adapta a los objetivos• ¿Es obsoleta? cuando ha perdido actualidad• ¿Es Fidedigna cuando la veracidad de la fuente de origen no es cuestionada• y ¿Es digna de Confianza? si la información ha sido obtenida con la metodologíaadecuada y honestidad necesaria, con objetividad, naturaleza continuada y exactitudLa fase de recopilación de datos se considera que es la etapa de más alto costo, tanto enrecursos humanos como materiales, así como también de tiempo. Es la más susceptible deerror.