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DESARROLLO DEL PORTAL DE AUTOSERVICIOS DE SAP-SLCM PARA LA UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA

PRESENTADO POR:

JEISSON ALFONSO RODRIGUEZ REY - 20152377020

FABIÁN LEONARDO SANTAMARÍA VELANDIA - 20152377019

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN

BOGOTÁ D.C

2016

DESARROLLO DEL PORTAL DE AUTOSERVICIOS DE SAP-SLCM PARA LA UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA

PRESENTADO POR:

JEISSON ALFONSO RODRIGUEZ REY - 20152377020

FABIÁN LEONARDO SANTAMARÍA VELANDIA - 20152377019

Ing. MANUEL ALFONSO MAYORGA MORATO

DIRECTOR:

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de

INGENIERO DE PRODUCCIÓN

MODALIDAD: PASANTÍA EMPRESARIAL

LINEA ECONÓMICO ADMINISTRATIVA

Tema: 403 gestión documental (BSC, SCOR)

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN

BOGOTÁ D.C.

2016

CONTENIDO

Pág.

1. GENERALIDADES ...................................................................................... 3

1.1 PROBLEMA ................................................................................................ 3

1.1.1. Descripción ................................................................................................. 3

1.1.2. Formulación ................................................................................................ 3

1.2 OBJETIVOS ................................................................................................ 4

1.2.1 Objetivo general .......................................................................................... 4

1.2.2 Objetivos específicos .................................................................................. 4

1.3 DELIMITACIÓN Y ALCANCE ..................................................................... 5

1.4 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 5

1.5 METODOLOGÍA ......................................................................................... 6

2. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 7

2.1 MARCO HISTÓRICO .................................................................................. 7

2.1.1 Sector económico código CIUU 8544 educación de universidades. ........... 7

2.1.2 Universidad Sergio Arboleda ....................................................................... 8

2.2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 9

2.3 MARCO LEGAL ........................................................................................ 14

3. DIAGNÓSTICO ......................................................................................... 16

3.1 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO .............................................................. 16

3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL ............................................... 19

3.3 MAPA DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ..................................... 21

3.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO. .............................................................. 23

3.5 ETAPA DEL PROCESO............................................................................ 26

3.6 DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO .................................. 28

4. INTEGRACIÓN DE VARIABLES .............................................................. 31

4.1 VARIABLES INICIALES ............................................................................ 31

4.2 INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS CON OTROS MÓDULOS ............ 39

5. DESARROLLO DE LA APLICACIÓN ........................................................ 41

5.1 LÓGICA DE PANTALLAS ......................................................................... 41

5.2 DESARROLLO FORMATO DE CALIFICACIÓN. ...................................... 43

5.3 DESARROLLO FORMATO DE ASISTENCIA ........................................... 46

7. CONCLUSIONES ..................................................................................... 53

8. BIBLIOGRAFÍA E INFOGRAFÍA ............................................................... 54

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Calificaciones y Asistencias ................................................................. 24 Cuadro 2. Etapa de formulación ............................................................................ 28 Cuadro 3. Etapa de validación ............................................................................... 29 Cuadro 4. Etapa de registro ................................................................................... 29 Cuadro 5. Etapa de ejecución ................................................................................ 29 Cuadro 6. Etapa de evaluación .............................................................................. 30 Cuadro 7. Actividades concluyentes ...................................................................... 34 Cuadro 8. Integración de módulos ......................................................................... 39 Cuadro 9. Lógica de pantallas ............................................................................... 41

LISTA DE GRÁFICAS

Pág.

Gráfica 1. Flujograma actual del proceso ............................................................. 21 Gráfica 2. Mapa de Procesos................................................................................ 22 Gráfica 3. Flujograma Actual.................................................................................. 27 Gráfica 4. Bosquejo inicial ..................................................................................... 32 Gráfica 5. Ventana de acceso ................................................................................ 43 Gráfica 6. Ventana de notas .................................................................................. 44 Gráfica 7. Ventana de corte. .................................................................................. 44 Gráfica 8. Ventana de estudiantes inscritos. .......................................................... 45 Gráfica 9. Ventana de verificar y grabar. ............................................................... 45 Gráfica 10. Ventana de confirmación. ................................................................... 46 Gráfica 11. Ventana de asistencia 1. ..................................................................... 47 Gráfica 12. Ventana de evento .............................................................................. 48 Gráfica 13. Ventana de asistencia 2. ..................................................................... 48 Gráfica 14. Ventana calendario académico. .......................................................... 49 Gráfica 15. Ventana listado de estudiantes. .......................................................... 49 Gráfica 16. Ventana calendario asistencia. ............................................................ 50

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1. GENERALIDADES

1.1 PROBLEMA

1.1.1. Descripción

En la actualidad la mayoría de universidades colombianas cuentan con un sistema Enterprise Resource Planning o planificación de recursos de la empresa (ERP). Con esta herramienta se puede reflejar que los cambios son una constante en el mundo actual y el éxito del servicio es garantizar la calidad de la información y la velocidad con la cual se pueda compartir entre las partes interesadas.

Es por ello que la Universidad Sergio Arboleda pensó en implementar un sistema ERP constituido por diversos módulos que soportan y permiten la integración de los procesos de negocio de la Universidad en su gestión interna, adoptando SAP (systems, application, Products in Data Processing) como su único software, tiene como propósito controlar los procesos de finanzas, manufactura, ventas, distribución, gestión académica y recursos humanos, estos son llamados módulos de SAP los que permite interactuar y compartir la información entre ellos.

Sin embargo, la Universidad en su módulo académico presenta un reproceso al momento de cargar las notas y asistencias de los estudiantes por parte de los docentes y es aquí donde se encuentra la oportunidad de mejora, pues este proceso se realiza de forma manual por lo cual presentaba inconvenientes y retrasos en el momento de consultar la información.

Por lo anterior se toma la decisión de apoyar el módulo académico diseñando e implementando un formato que por medio de la web le permita al docente visualizar y modificar la información concerniente a notas, asistencias y contenido programático de cada semestre.

1.1.2. Formulación

¿Cómo implementar el formato de notas y asistencias en el módulo académico de la Universidad Sergio Arboleda?

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1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo general

Implementar el formato de notas y asistencias en el Módulo Académico de la Universidad Sergio Arboleda para el servicio de los estudiantes y docentes.

1.2.2 Objetivos específicos

Elaborar un diagnóstico del sistema de la información del Módulo académico de la Universidad para visualizar el panorama y proponer alternativas de mejora.

Establecer las variables en las cuales se va centralizar el diseño de la plataforma para construir los ítems del proyecto que se debe ejecutar bajo las necesidades de la Universidad.

Estructurar el sistema SAP según el estándar establecido, para alimentar la información en tiempo real y ejecutarlo de una forma más amigable para contribuir con el mejoramiento del servicio de la Universidad.

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1.3 DELIMITACIÓN Y ALCANCE

El presente proyecto está orientado a la Universidad Sergio Arboleda en su proceso de calificación y asistencias donde se evidencia una oportunidad de mejora en el módulo académico. Es por esto que se realiza un estudio más detallado al respecto, contemplado en un lapso no superior a seis meses, iniciando a principios del año 2016 y terminado a mediados del mismo año.

El alcance es involucrar metodologías que se puedan implementar en las diferentes fases de diseño de la plataforma SAP, recolectando la mayor información que sea de utilidad para las calificaciones y asistencias de los docentes.

1.4 JUSTIFICACIÓN

Este proyecto se aplica en el sector de prestación de servicios, que se encarga de brindar productos y servicios a los clientes que son los estudiantes de la Universidad.

La Universidad Sergio Arboleda, puede llegar a contar con un módulo de información que satisfaga en su totalidad las necesidades de los docentes, estudiantes y administrativos vinculados a la organización. Aunque la Universidad se encuentra bien posicionada a nivel nacional e internacional, existen varias operaciones en sus procesos que pueden realizarse de una mejor manera, de ahí se hace necesario la implementación de un sistema que cumpla con los objetivos propuestos e integre las necesidades de las partes afectadas.

De tal manera es preciso realizar un desarrollo en la plataforma SAP el cual involucre todos los conocimientos de ingeniería de producción basados en el diseño de un formato capaz de cumplir todos requerimientos solicitados por la Universidad; enfocado en el módulo académico de la misma.

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1.5 METODOLOGÍA

El presente proyecto se realizó en la Universidad Sergio Arboleda y comprendió las siguientes fases.

FASE 1: Diagnóstico

Realizar un diagnóstico de los aspectos necesarios para la ejecución exitosa del proyecto en el módulo académico, con el fin de elaborar un plan de trabajo.

FASE 2: Establecimientos de variables

Diseño de metodologías y procedimientos, documentando los requerimientos de información en la gestión propia de la Universidad, así como los procesos futuros que serán configurados en la siguiente fase.

FASE 3: Estructura del proyecto

Construcción y parametrización general y detallada de la solución, basada en los parámetros establecidos y elaborados en la fase anterior, de igual forma se llevó a cabo las pruebas unitarias e integrales.

FASE 4: Socialización

Socialización del plan de mejoras con las directivas de la institución, para anexar conclusiones y recomendaciones, finalizando con la entrega del proyecto.

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2. MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO HISTÓRICO

2.1.1 Sector económico código CIUU 8544 educación de universidades.

Dentro del sector de educación, según los códigos de clasificación internacional industrial uniforme (CIIU) la organización se encuentra contemplada como una empresa que desarrolla actividades de educación universitaria con código 8544-

“Según informes estadísticos presentan de manera clara y concisa los avances obtenidos por las 32 universidades públicas que componen el Sistema Universitario Estatal -SUE- en la ejecución de estrategias relacionadas con la capacidad y formación académica, bienestar y extensión universitaria y ciencia, tecnología e innovación. Las variables incluidas en los informes corresponden a las utilizadas en el Modelo de Indicadores de Gestión del SUE para el año 2012.”1

Según datos del Sistema Nacional de Información de la Educación Nacional del Ministerio de Educación Nacional para el año 2015, Colombia cuenta con alrededor de 143 Universidades distribuidas en toda región, de las cuales 111 son Universidades Privadas y las restantes públicas, además también cuenta con cerca de 125 Instituciones universitarias o escuelas tecnológicas y 89 instituciones técnico profesionales.

“Una de las características de la educación superior en Colombia, es que el nivel de formación universitario tiene mayor participación que la formación técnica profesional y tecnológica. Según cifras del Observatorio Laboral del Ministerio de Educación Nacional, de las 298.799 titulaciones de 2011, el 44,2% corresponde a universitario, frente al 32,1% de técnica y tecnológica; para 2013, de las 345.090 titulaciones, el 45,8% corresponde a universitario y el 33,7% a técnicas y tecnológicas.”2

1 Página Oficial del Ministerio de educación (en línea). Disponible http://www.mineducacion.gov.co Consultado el 4 de Mayo de 2016. 2 Ibíd

http://www.mineducacion.gov.co/

8

2.1.2 Universidad Sergio Arboleda

La Universidad Sergio Arboleda se fundó como una institución privada en el año de 1984 en la ciudad de Bogotá donde tiene su sede principal, además de contar con sedes en Santa Marta, Barranquilla y Madrid de España, lleva su nombre en distinción al Doctor Sergio Arboleda quien era un intelectual y político conservador del siglo XIX. Su primera escuela (como se llama a las facultades, en honor a los griegos) fue la de derecho. Luego se crea la escuela de filosofía y humanidades resaltando el comportamiento humanístico en ella. Al poco tiempo se abren los programas académicos de Administración Empresarial y Finanzas y Comercio Internacional.

En 1995 la Universidad continúa con su visión y se da apertura a la Escuela de Postgrados, además de los programas de pregrado en Matemáticas y Comunicación Social y Periodismo. Después se ofrecen los programas de Economía, Ingeniería Industrial e Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones. En el año de 1996 se inaugura el Centro de Investigaciones Académicas el cual se conoce como CIVILIZAR, que posteriormente llevaría el nombre de Dirección de Investigación e Innovación, buscando la generación de nuevo conocimiento y su aplicación en la solución de todo tipo de problemas, de igual forma que se encarga del desarrollo, la creación y la innovación de métodos y técnicas pedagógicas que mejoran académicamente los programas actuales.

Al año siguiente nace el centro de información y coordinación para estudios en el Exterior, CICEX, que luego toma el nombre de Oficina de Relaciones Internacionales. Desde esta área se construyen las políticas de internacionalización académica como una opción para que los estudiantes complementen su desarrollo.

En la actualidad cuenta con 9 escuelas ofreciendo 22 programas de pregrado y una escuela de postgrado que oferta 28 especializaciones 8 maestrías y 1 doctorado. La Universidad ha sido pionera en astronomía en el país pues cuenta con un observatorio que le ha permitido enviar el primer satélite colombiano al espacio llamado Libertad I y hoy en día se trabaja en el proyecto de satélite Libertad II. Su actual Rector el Dr. Rodrigo Francisco Noguera Calderón le ha dado a la Universidad en el 2015 la Acreditación de alta calidad.

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2.2 MARCO TEÓRICO

MRP I:

Un MRP I consiste en un cálculo de necesidades netas como por ejemplo productos terminados, subconjuntos, componentes, y materia prima, entre otros. Replanteando un factor nuevo, que no es considerado en los métodos de gestión de stocks, dicho factor es el plazo de fabricación o de compra de cada uno de los productos, con el propósito de modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar o aprovisionar las componentes con respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación.

“El concepto de MRPI, por tanto, es bien sencillo: se trata de saber que se debe aprovisionar y/o fabricar, en que cantidad, y en qué momento para cumplir con los compromisos adquiridos.”3

MRP II (Manufacturing resource planning):

El concepto de las siglas MRP II significan el cambio de la transformación de la planificación de necesidades de materiales en una planificación de necesidades del recurso de fabricación.

“hay otros aspectos que suelen asociarse a MRP II. Uno de ellos es el establecimiento de unos procedimientos para garantizar el éxito del sistema, procedimientos que incluyen fases anteriores al cálculo de necesidades.”4

ERP (Enterprise resource planning):

“Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.”5

3 JOAN B. FONOLLOSA I GUARDIET, Barcelona. 1999. Nuevas técnicas de gestión de stocks: MRP y JIT. Editorial Marcombo S.A. 20 Pág. 4 Ibíd., 97 Pág. 5 Página Oficial de aner (en línea). Disponible http://www.aner.com/ Consultado el 17 de febrero de 2016.

http://www.aner.com/

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El ERP se refiere a un sistema que facilita e integra la información entre las diferentes funciones de la entidad, facilitando el gerenciamiento de los recursos y la disposición de los mismos.

DRP (Distribution resource planning):

El DRP es un concepto de la gestión que tiene como fin identificar todas las necesidades que se localizan en un inventario y con esta herramienta tomar decisiones que permita optimizar el proceso al asegurar una fuente de suministro.

“Se denomina DRP a los modelos de planificación de distribución que tienen en cuenta las limitaciones de capacidad que pueden darse en un plan de distribución como, por ejemplo: espacio máximo de almacenaje, capacidad de empaquetado, capacidad de transporte, capacidad de expedición por almacén etc.”6

“La planificación de distribución usando el DRP consiste en construir tabla de DRP para cada producto y cada almacén, y luego combinar estas tablas para obtener la información que nos permita optimizar el uso de nuestros recursos de distribución y producción.”7

SAP:

“Es un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. SAP está basado en una plataforma de tecnología integrada llamada NetWeaver.”8

Según lo anterior SAP puede tener varios módulos lo que le permite una interacción entre las diferentes partes involucradas y de esta manera cumplir un objetivo planteado desde el principio.

6 DAVID DE LA FUENTE GARCIA, Oviedo. 2008. Ingeniería de organización de las empresas: Dirección de operaciones. Editorial Ediciones de la Universidad de Oviedo. 158 Pág. 7 Ibíd., 160 Pág. 8 Página Oficial SAP (en línea). Disponible http://www.sap.com/spain/index.epx Consultado el 2 de Marzo de 2016.

http://www.sap.com/spain/index.epx

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Proceso:

“Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos, los cuales pueden incluir acciones, métodos y operaciones, en resultados que satisfacen las necesidades y las expectativas de los clientes, en forma de productos, información, servicios o, por lo general, resultados.

El resultado de un proceso es lo que se transfiere a alguna parte o a alguien, el cliente. Es cierto que para producir un resultado que cumpla los requisitos del cliente, es necesario definir, supervisar y controlar los insumos de los procesos, los cuales a su vez pueden ser proporcionados como resultados del proceso inicial. En cada inter-fase proveedor-cliente reside entonces un proceso de transformación, y cada tarea simple en toda organización debe ser vista de esta manera como un proceso.”9

Por otra parte, Cesar Camisón plantea en su libro Gestión de la Calidad que el proceso es la transformación de una serie de entradas en salidas, citado a continuación:

“Se puede definir proceso como un conjunto de actividades realizadas por un individuo o grupo de individuos cuyo objetivo es transformar entradas en salidas que serán útiles para un cliente. O la transformación de una serie de entradas o inputs, entre los que se incluyen operaciones, métodos o acciones, en salidas u outputs que satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes en forma de productos, información, servicios o en general, resultados.”10

Procedimientos:

“Definen los medios y métodos utilizados para prestar el servicio. Ellos describen todas las actividades involucradas, acordes con los recursos, la tecnología disponible o prevista, el personal que va a desarrollar las actividades, bien sea que pertenezca a la organización o por medio de servicios externos.

9 JOHN S. OAKLAND, México. 1999. Administración por Calidad Total. Editorial Compañía Editorial Continental. 12pág. 10 CESAR CAMISON, Madrid. 2007. Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistemas. Editorial Pearson Educación. 844pág.

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Los procedimientos deben permitir identificar las no conformidades y hacer seguimiento a todo el proceso de prestación del servicio.”11

Lo anterior hace referencia a que el procedimiento es una secuencia lógica de hechos los cuales en su mayoría deben estar documentados para que una persona ajena al tema sea capaz de comprender e interpretar la descripción de un proceso de una forma fácil y sencilla.

Verificación:

“Se define verificación como la confirmación mediante la aportación de datos que respalden la existencia o veracidad del cumplimiento con los requisitos especificados.

La confirmación puede comprender acciones tales como:

- Elaboración de cálculos alternativos. - Comparación de una especificación de un diseño nuevo con una

especificación de un diseño similar probado. - Realización de ensayos/pruebas y demostraciones. - Revisión de los documentos antes de su emisión.

La verificación se aplica sobre todo en el ámbito del proceso de diseño y desarrollo de un producto. Es un término de gran ayuda para los responsables del sistema de gestión de calidad, puesto que supone cotejar los resultados obtenidos con los requisitos que se establecieron como necesarios en la fase inicial del proceso, de acuerdo a lo planificado. La verificación de los resultados del diseño se debe realizar al final de cada una de las actividades.”12

Es la confirmación mediante la aportación de evidencias de que se cumplen los requisitos con el propósito de revisar posibles errores que se hayan cometido en la fase de diseño, con el fin de poderlas solucionar y corregirlas antes de que se conviertan en una no conformidad.

11 PABLO EMILIO RIVEROS, Bogotá, DC., 2000. Sistema de Gestión de la calidad del Servicio. Editorial Ecoe Ediciones. 152 pág. 12 Página Oficial de la Asociación Española para la Calidad (en línea). Disponible en: http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/verificacion-de-diseno Consultado el 10 de Marzo de 2016.

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Validación:

“Se puede definir validación como la aportación de datos que respalden la existencia o veracidad de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

Las condiciones de utilización para la validación pueden ser reales o simuladas. Además, puede considerarse que sea el propio cliente el que realice el proceso de validación.

La validación se aplica, sobre todo, en el ámbito del proceso de diseño y desarrollo de un producto. Se realiza de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido.

Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del producto, manteniéndose registros de los resultados.

Las actividades de validación añadirán información a las de verificación y serán el motor de la mejora de los procesos y productos, así como de las actividades de investigación y las necesidades futuras.”13

En la validación de los procedimientos es necesario comprobar que se cumplen las exigencias requeridas, por otra parte, las validaciones las puede realizar el cliente o la organización dependiendo de las políticas estipuladas, además se debe comprobar que el producto o proceso validado funciona de acuerdo al diseño planteado.

13 Página Oficial de la Asociación Española para la Calidad (en línea). Disponible en: http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/validacion-de-diseno Consultado el 10 de Marzo de 2016.

http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/validacion-de-diseno

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2.3 MARCO LEGAL

A continuación, se presenta aquellas normas las cuales regulan el proyecto SAP:

Ley 1273 del 2009 denominado "de la protección de la información y de los datos"· y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías dela información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Artículos Claves:

Artículo 269a: acceso abusivo a un sistema informático. Artículo 269b: obstaculización ilegítima de sistema informático o red de

telecomunicación. Artículo 269c: interceptación de datos informáticos.

Ley 527 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Decreto número 2364 DE 2012. "Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones"

Ley 1314 del 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Ley 1266 del 2008 "por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones"

Ley 30 de 1992 “por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior”

Capítulo I: Principios

Artículo 1° La Educación Superior es un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, se realiza con posterioridad a la educación media o secundaria y tiene por objeto el pleno desarrollo de los alumnos y su formación académica o profesional.

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Artículo 2° La Educación Superior es un servicio público cultural, inherente a la finalidad social del Estado.

Artículo 3° El Estado, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y con la presente Ley, garantiza la autonomía universitaria y vela por la calidad del servicio educativo a través del ejercicio de la suprema inspección y vigilancia de la Educación Superior.

Artículo 4° La Educación Superior, sin perjuicio de los fines específicos de cada campo del saber, despertará en los educandos un espíritu reflexivo, orientado al logro de la autonomía personal, en un marco de libertad de pensamiento y de pluralismo ideológico que tenga en cuenta la universalidad de los saberes y la particularidad de las formas culturales existentes en el país. Por ello, la Educación Superior se desarrollará en un marco de libertades de enseñanza, de aprendizaje, de investigación y de cátedra.

Artículo 5° La Educación Superior será accesible a quienes demuestren poseer las capacidades requeridas y cumplan con las condiciones académicas exigidas en cada caso.

Entes Regulatorios:

Ministerio de la TIC.

Dirección de Vigilancia y control.

Comisión de Regulación de comunicaciones.

Fedesoft: Federación Colombiana de la industria del software.

Superintendencia de Industria y Comercio

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3. DIAGNÓSTICO

3.1 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

La Universidad Sergio Arboleda nace el primero de octubre en el año de 1984, fundada por Rodrigo Noguera Laborde y Álvaro Gómez Hurtado y se crea como un proyecto académico organizado sobre los principios del humanismo cristiano debido a la civilización occidental, quienes tenían como visión formar no simples profesionales sino además profesionales cultos acabando los juristas y creando técnicos en legislación y codificación que se dedicaban a la enseñanza de códigos y leyes. Es por esto que la primera oferta académica de la Universidad fue la carrera de derecho registrada bajo la escuela mayor de derecho, posteriormente se fundó la escuela internacional de administración y marketing (EIAM) ofertando cuatro programas académicos, estos son: administración de empresas, finanzas y comercio exterior, Marketing y negocios internacionales, administración de negocios. Años más tarde se crearon otros programas dentro de estas escuelas.

Además, a lo largo del tiempo la Universidad ha creado nuevas escuelas de formación para ampliar su oferta académica y ofrecer al país profesionales cultos y capaces. Dichas escuelas son en su orden: escuela de artes y música, ciencias de la comunicación, publicidad, ciencias exactas e ingeniería, economía, filosofía y humanidades, política y relaciones internacionales.

De tal forma, la institución se crea para implementar programas académicos basadas en las ciencias de la cultura, teniendo como finalidad formar profesionales preparados científicamente, cultos y educados en los valores de la comunidad cristiana, con el propósito de participar en el desarrollo y la arquitectura de la nación activamente en el transcurso de la historia.

La Universidad en su primer semestre imparte una catedra en nombre de su fundador con el fin de sensibilizar y motivar a sus estudiantes sobre los tres principios que él pensó para los alumnos de la Universidad, los cuales son: quienes son, de donde vienen y a donde van, con el objetivo de poder proporcionar un conocimiento en las expresiones del espíritu humano a través del tiempo, ya que esto le permite al individuo poder interactuar con otros individuos en un entorno diferente a la Universidad y le permita tomar decisiones acertadas profesionalmente.

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Misión

“La Universidad Sergio Arboleda, está comprometida con la formación integral de profesionales idóneos para la ciencia, la investigación y la cultura, estructurados de acuerdo con los principios de la filosofía cristiana y humanística, formados con espíritu ético y cívico, creativo y crítico; además capaces de liderar el desarrollo económico, social y cultural, tanto nacional como internacional.”14

Visión

“La Universidad Sergio Arboleda es una institución de educación superior, de carácter privado, que busca la formación personal y profesional en las diversas modalidades del saber, mediante la actividad académica y cultural, el fomento de la investigación y la proyección hacia la comunidad nacional e internacional con sentido social y excelencia académica.”15

Filosofía y principios

“La filosofía de la Universidad se basa en los siguientes principios fundamentales:

La formación en valores cristianos y humanísticos, como sello institucional.

La cultura, como elemento de contexto general.

La investigación, como actividad generadora del conocimiento.

El ejercicio profesional, como servicio a la comunidad, con vocación de liderazgo.

La honestidad y la ética, como actitudes del comportamiento.

La auto evaluación permanente, como proceso de actualización y mejoramiento continuo.”16

14 Página Oficial de la Universidad Sergio Arboleda (en línea). Disponible http://www.usergioarboleda.edu.co. Consultado el 3 de Mayo 2016 15 Ibíd. 16 Ibíd.

http://www.usergioarboleda.edu.co/

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Políticas institucionales

“Dada la definición de la Visión, la Misión, la Filosofía y los Principios en que se fundamenta, la Universidad se orienta de acuerdo con las siguientes políticas:

Educar con pertinencia, para ofrecer a la sociedad profesionales idóneos, que participen con niveles de excelencia en todos los campos del servicio, la ciencia y la cultura.

Educar con dimensión universal, para que sus profesionales sean capaces de validar y criticar diferentes paradigmas, con el fin de asumir retos, enfrentar y resolver problemas.

Educar con integralidad, para permitir el desarrollo de todas las facultades del individuo. El estudiante, en todo el proceso de formación profesional debe sentirse estimulado, dignificado y partícipe de éste para que pueda entregar lo mejor de sí mismo.

Educar con estructura conceptual, para que el individuo pueda expresar con claridad, coherencia y conocimiento los temas objeto de su profesión en un lenguaje propio. La adecuada expresión permite el intercambio de ideas y enriquece la calidad de la interlocución.

Educar con sentido cívico, para que individuo pueda convivir con los demás identificando su posición y la función que desempeña en la sociedad, y así pueda entender y acatar las normas y principios de comportamiento en la comunidad.

Educar con sentido de equipo, para que el individuo consciente, de la importancia de la cooperación y la solidaridad, mediante el intercambio de experiencias, conocimientos y puntos de vista, tenga la capacidad de realizar el trabajo en equipo como instrumento para alcanzar objetivos comunes y lograr el mejoramiento de la calidad en los propósitos que se desarrollen.

Educar con sentido de innovación, para estimular la creatividad profesional y científica.

Educar buscando el equilibrio entre la teoría y la práctica, para que ambas se armonicen en el proceso enseñanza – aprendizaje.

19

Investigar en relación con el contexto socio – cultural. Es objetivo permanente de la Universidad identificar los problemas de la sociedad, estudiarlos y analizarlos, y presentar alternativas de solución o manejo, para realizar significativos aportes a la ciencia y a la tecnología, ampliando las fronteras del conocimiento.

Contribuir con el desarrollo social, económico y cultural del País, mediante el desarrollo de la visión y la misión de la Universidad.

Difundir y poner a disposición de la comunidad el resultado de las investigaciones que se realicen, así como el conocimiento y la cultura que en ella se desarrollen.”17

3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL

Durante el proceso de implementación del sistema SAP a la Universidad Sergio Arboleda, se planteó unir todos los procesos administrativos y técnicos de tal manera que se pudiera generar trazabilidad a cualquier actividad de forma rápida y eficaz, esto con el fin de hablar un mismo idioma dentro en la organización y optimizar los recursos de una mejor manera.

Entre todos los procesos de la Universidad se resalta uno en especial; el proceso académico, ya que, por la naturaleza de la organización, este resulta ser de gran importancia además que el proyectos se enfoca en las actividades de calificaciones y asistencia por parte de los docentes hacia los estudiantes.

Es por esto, que se empezó a valorar el sistema SAP en cuanto al acercamiento que tenía la herramienta hacia los docentes y se evidenció una posibilidad de mejora en el acercamiento a la herramienta, este tenía una programación académica del docente durante los períodos académicos además de poder contar con un seguimiento de la elaboración, ejecución y cumplimiento de los proyectos de investigación, igualmente se puede llegar a tener un formato que se encargará de mantener actualizada la hoja de vida académica del docente, de igual manera se puede llegar a dar un seguimiento del personal que se encuentra en educación no continuada.

17 Página Oficial de la Universidad Sergio Arboleda (en línea). Disponible http://www.usergioarboleda.edu.co. Consultado el 3 de febrero de 2016.


20

De tal forma, para tratar la oportunidad de mejorar encontrada es necesario evaluar las fortalezas del sistema las cuales son muchas, ya que SAP puede tener una entrada por Web en un formato predeterminado que agrupe, organice y pueda llegar a examinar la información que se le está dando a alimentar dentro del mismo sistema, no obstante es necesario establecer que variables se deben tener en cuenta para llevarlas a un formato y poder interactuar con ellas mismas.

Es por eso que, para saber cómo diseñar el formato que mejorará la oportunidad a tratar, se evalúa el proceso de calificaciones y asistencias y además el esquema del contenido programático de un docente o investigador, interviniendo las respectivas escuelas académicas representando a la Universidad por medio de su decano o vicedecano y al ente administrativo que normaliza el proceso.

Se presenta a continuación en la gráfica 1 un esquema de la relación que hay entre las diferentes etapas que se llevan a cabo en el transcurso del proceso. Teniendo una clara idea de cómo está conformado el sistema en general donde se pueden evaluar los aspectos a tratar.

21

Gráfica 1. Flujograma actual del proceso Docente, Decano/

Director definen el plan de trabajo semestral

Docente diligencia Plan de trabajo

Decano / Director revisa, modifica o aprueba el plan

de trabajo

Rechaza y solicita modificación

Los planes de trabajo que han sido aprobados son presentados tanto a

Vicerrectoría Académica / Vicerrectoría de Gestión Académica

El docente realiza los correspondiente ajustes al Plan de

trabajo

El Decano / Director revisa, nuevamente los ajustes y procede a

aprobar el plan de trabajo

Fuente: Proyecto Ser, 2016

3.3 MAPA DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Un mapa de procesos es un modelo de operación basado en actividades, entendiéndose los mismos como un conjunto de acciones que se realizan de manera repetitiva y que están lógicamente relacionadas para transformar unas entradas en salida con un valor agregado.

Lo anterior permite a la organización definir la cadena de valor bajo un modelo de procesos y actividades (misionales, estratégicos y de apoyo) que en su interacción maximiza la misión de la institución, garantiza su sostenibilidad y ayuda al reconocimiento de la misma. De tal forma que los procesos definidos en la cadena de valor se entienden como:

Procesos misionales: los procesos vitales de la Universidad Sergio Arboleda para los cuales está planteada.

Procesos de Apoyo: son los procesos ineludibles para garantizar la institucionalidad de la Universidad y el aprovechamiento de los recursos blandos y no blandos que desarrolla la institución.

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Procesos Estratégicos: son los procesos que logran direccionar y proyectar la Universidad en un futuro.

En la gráfica 2, se visualiza un esquema en el que se evidencia los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la Universidad, de tal forma se resalta los procesos en los que se involucra el proyecto; estos son misionales y de apoyo, destacando el Módulo académico que es desarrollado por gestión de tecnología para soportar todos los procesos misionales de la organización; enfocado en el diseño y seguimiento de los programas académicos planteados por la educación superior.

Gráfica 2. Mapa de Procesos

Fuente: Los autores, 2016

23

3.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO

Para estructurar las calificaciones, asistencias y contenido programático por parte de los docentes es necesario analizar una matriz que reúne las funciones del docente o investigador de tiempo completo, medio tiempo e investigadores que desempeñan labores administrativas de cátedra definidas de esta manera: docencia, investigación, proyección social, gestión académica y formación de alto nivel, sobre las cuales se han concretado una serie de actividades asociadas a cada función. Esto con el fin de establecer en que proceso está centrada la calificación y asistencia que los docentes que deben realizar y de esta forma contextualizar el punto de oportunidad de mejorar detectado.

Al dar análisis a las calificaciones y asistencias de los docentes se permite llevar una planeación, control y análisis de la ejecución semestral sobre la asignación de las calificaciones y asistencias de los docentes y la distribución de tiempo en cada una de ellas, ya que aporta un registro y una evaluación de las actividades que el investigador ha venido realizando cada semestre.

La matriz cubre el planeamiento semestral, este comprende dos períodos:

Lectivo (corresponde a las 16 semanas académicas) No lectivo (corresponde a 8 semanas).

Dentro de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes se tienen cinco componentes que fundamentan el desarrollo de las actividades:

1. Docencia 2. Investigación 3. Gestión académica 4. Extensión y proyección social 5. Formación de alto nivel.

Las autoridades que están facultadas para ingresar a los planes de trabajo docente son:

El vicerrector académico El vicerrector de gestión académica El comité de evaluación y escalafonamiento a través de la persona que

autoriza el precedente. El decano de cada escuela o director académico.

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El director del departamento de investigación e innovación. El director del departamento de gestión de talento humano.

En el cuadro 1, se muestra un esquema de plan de trabajo en cuanto a calificaciones y asistencias que permite visualizar los ítems que se deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo propuesto, este define las actividades a realizar dependiendo de la función que cada uno desempeña.

Cuadro 1. Calificaciones y Asistencias

FUNCIÓN ACTIVIDADES A REALIZAR

DOCENCIA

Clases pregrado. Clases postgrado. Preparación de clases y evaluación. Tutorías, evaluación de trabajos de grado y seguimiento

de estudiantes. Direccionamiento de experiencias pedagógicas o

semilleros. Dirección de trabajos de grado.

INVESTIGACIÓN

Formulación y gestión de proyecto de investigación. Ejecutar actividades de investigación en el marco de

proyectos. Escribir documentos en publicaciones especializadas

(escribir libro/texto académico/capitulo/articulo/gestión editorial).

Dirigir semillero de investigación, grupo de estudio y club de revistas.

Gestión de negociación, explotación y protección de resultados de investigación.

Programas de apropiación social de conocimiento (divulgar en emisoras, periódicos regionales, datos de opinión, etc.).

Prestación de servicios de consultoría científica/tecnológica.

Asesorías de Trabajos de grado, jóvenes investigadores en el marco de proyectos internos.

Gestión editorial de revistas académicas. Participación en eventos académicos/investigación

(ponencias, organización, memorias). Estancias o entrenamientos de investigación. Procesos de evaluación (evaluación proyectos, comités

externos pares de entidades externas).

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GESTIÓN ACADÉMICA

Dirección departamento/programas. Coordinación académica y/o administrativa. Promoción externa de los programas y procesos de

admisión. Participación en comités administrativos/académicos

institucionales /eventos académicos institucionales (organización, coordinación, memorias).

Participación en cuerpos colegiados, representaciones, redes, asociaciones (externos) / preparación y acompañamiento académico y administrativo para participación de estudiantes en eventos académicos.

Elaboración de documentos para registro calificado y/o Acreditación, plan de acción de internacionalización del currículo para cada escuela.

Diseño y reforma curricular de programas académicos. Seguimiento a estudiantes.

EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN

SOCIAL

Diseño de programas de educación continuada. (Diplomados, cursos libres y formaciones especializadas) / diseño de propuestas de consultoría-prestación de servicios.

Direccionamiento de centros/institutos de docencia-asistencial (observatorios/clínicas/consultorios/unidades de emprendimiento, entre otros.

Gestión y ejecución de programas sociales (proyectos sociales/programas de participación ciudadana/programas culturales).

Desarrollo de contenidos multimedia les: (programas de TV/radio/online).

FORMACIÓN DE ALTO NIVEL

Cualificación docente: Estudios doctorados en el exterior avalados por la

Universidad. Estudios doctorados en el país avalados por la

Universidad. Estudios maestría en el exterior, avalados por la

Universidad. Estudios maestría en el país, avalados por la

Universidad. Programas de capacitación ofrecidos por la Universidad. Programas de capacitación ofrecidos por otras

instituciones y avalados por la Universidad.


26

3.5 ETAPA DEL PROCESO

Cuando se realiza el diagnóstico del las califiafciones y asistencias por parte de los docentes, es necesario puntualizar el esquema utilizado para generar el contenido programático de las clases y determinar todas las partes que se necesitan, creando un formato que sea de fácil manejo y además útil para la Universidad.ademas de incluir las calificaciones y asitencias de los docentes, ya que es el eje central del proyecto.

El proceso inicia por parte del docente quien se encarga de realizar la formulación, la cual consiste en la administración de las funciones y de las actividades a desarrollar, con el fin de diligenciar las calificaciones y asistencias de cada docente, posteriormente a este paso se procede a una segunda etapa, la de validación por parte del decano o director, quienes se encargan de aprobar lo planteado por el docente y en caso de no cumplir todos los requisitos se devuelve a la etapa de formulación para realizar los debidos ajustes. Luego de haber superado esta fase se procede a la etapa de registro, en esta, la vicerrectoría académica se encarga de la revisión de las actividades definitivas en el sistema; después se continúa con la etapa de ejecución, que tiene como propósito el seguimiento periódico de las novedades del sistema por parte de la escuela o unidad y, por último, la etapa de evaluación que se encarga de dar cumplimiento, generar reportes y realizar la evaluación general de todo el sistema.

Bajo este proceso ya se puede determinar los cuatro participantes del mismo, estas son: Docente, Decano/Director, Escuela/Unidad y Vicerrectoría académica. Estos participantes intervienen de forma administrativa y académica para formular el contenido programático, asistencias y calificaciones.

También es necesario describir la formulación, validación y registro del formato que se definió en el proceso de integración de los participantes antes mencionados con el fin de establecer el diagnóstico de las actividades, realizando una descripción de las responsabilidades de cada uno. La ejecución y evaluación de las actividades son los seguimientos que se deben realizar periódicamente teniendo en cuenta los tiempos, recursos y resultados.

En la gráfica 3 se ilustra un esquema que puntualiza aquellos temas tratados con anterioridad, por medio de un flujograma que permite evidenciar el orden de las actividades a desempeñar para llegar al final de proceso.

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Gráfica 3. Flujograma Actual

INICIO

FORMULACIÓN

Administración de Funciones

DOCENTE DECANO / DIRECTOR ESCUELA / UNIDAD

Administración de Actividades

Diligenciar Plan de Trabajo Docente

VALIDACIÓN

Aprobación Plan de Trabajo Docente

Cumple?

EJECUCIÓN

Solicitud de ajustes

SÍ

NO

EVALUACIÓN

FIN

Seguimiento periodico

Novedades

Cumplimiento

VICERRECTORÍA ACADÉMICA

REGISTRO

Revisión de las actividades definitivas en

el sistema

Generación de Reportes

Evaluación General


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3.6 DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO

Una vez visualizadas las etapas de una forma esquemática se procede a especificar de una manera detallada en que consiste cada una de ellas con el fin de tener una clara idea de su alcance.

A continuación, en los cuadros 2 al cuadro 6, se presenta de manera concreta y precisa las etapas que hacen parte del proceso, con sus respectivas actividades, descripciones y responsabilidades de cada una.

Cuadro 2. Etapa de formulación

NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

Administración de Funciones.

Son las estipuladas por la Universidad para dar cumplimiento a las calificaciones y asistencias por parte de los docentes de las cuales se clasifican de la siguiente manera: Docencia – Investigación – Gestión Académica – Proyección Social – Formación Profesional.

Docente

2

Administración de

Actividades.

Son las actividades secundarias que hacen referencia a las actividades primarias ejemplo: dictar clases, tutorías, preparación de clases.

Docente

3

Diligenciar calificaciones y asistencias por

parte de los docentes

Luego de determinar tanto las actividades primarias como secundarias que desempeñará en determinado período académico, el docente y/o investigador podrá remitirse a diligenciar el formato de calificaciones y asistencias por parte de los docentes

Docente


29

Cuadro 3. Etapa de validación


1

Aprobación calificaciones y asistencias por parte de los docentes

El decano o director realizan la correspondiente revisión y validación, con ello determinaran el cumplimiento de este proceso o se remitirán a solicitar ajustes al docente.

Decano / Director

2

Cumple

Si las calificaciones y asistencias por parte de los docentes cumple con los requerimientos este seguirá a un proceso de registro.

Docente

3 No Cumple El docente será notificado y deberá realizar los ajustes correspondientes. Docente


Cuadro 4. Etapa de registro


1

Revisión de las

actividades definitivas

en el sistema.

Una vez se hayan llevado a cabo las funciones correspondientes a la formulación (docente) y evaluación (decano), la vicerrectoría de gestión académica podrá revisar en el sistema los planes de trabajo liberados de todos los docentes o investigadores; con el fin de realizar la correspondiente verificación de las políticas establecidas por la Universidad.

Vicerrectoría de gestión

académica


Cuadro 5. Etapa de ejecución

30


1

Seguimiento periódico.

Es el seguimiento que deben realizar periódicamente las escuelas y/o la oficina de Investigaciones teniendo en cuenta los tiempos, recursos y resultados.

Escuela/ unidad

2

Novedades

Se reportaran las correspondientes novedades, con respecto a la aplicación de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes.

Escuela/ unidad


Cuadro 6. Etapa de evaluación


1 Cumplimiento.

El decano o director de unidad deberá realizar la correspondiente evaluación de acuerdo a los niveles de cumplimiento establecidos.

Escuela / unidad

2

Generación de reportes.

Por medio de este se mostrará la progresión de cumplimiento que ha tenido los docentes en el transcurso del semestre de acuerdo a las actividades asignadas. De igual manera permitirá determinar el escalafonamiento, y este debe ser registrado en el SID (sistema integrado de documentación).

Escuela / unidad

3

Evaluación general.

Los reportes consolidados de cumplimientos que generen los seguimientos de las escuelas serán evaluados por la vicerrectoría de gestión académica.

Vicerrectoría de gestión

académica.


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4. INTEGRACIÓN DE VARIABLES

4.1 VARIABLES INICIALES

Teniendo definidas las etapas (formulación, validación, registro, ejecución, evaluación) y el alcance que afecta al proceso se puede plantear las variables que hacen parte del formato a diseñar para satisfacer las necesidades propuestas.

Se requiere que el sistema permita la creación de nuevas actividades y funciones, con el fin de que estas sean flexibles de acuerdo a las necesidades de la Universidad. Así mismo estas funciones y actividades requieren un mantenimiento que permita habilitarlos o inhabilitarlos en el sistema, debido a que la asignación a determinadas actividades se basa en reglas o políticas de la Universidad, estas reglas deben ser parametrizadas y deben tener una vigencia para cerrar el formato. El sistema con base en la información de horas reportadas en los registros de los docentes o investigadores deben alertar cuando se supere o estén por debajo del número de horas disponibles en el semestre.

De igual forma el sistema debe contemplar la formulación de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes que incluye el período lectivo y no lectivo, la funcionalidad deberá separar las horas disponibles para cada período y separar los procesos para efectos de facilitar la consulta, elaboración del plan y su evaluación.

El bosquejo que se visualiza en la gráfica 4, es el planteamiento de las necesidades según la Universidad, donde se solicita vincular cuatro variables, estas son: actividad académica, año, periodo y función del contenido programático observadas en una tabla horizontal con dos botones de función (input box), uno para ejecutar la función y el otro para guardar el cambio que se realiza en el formato.

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Gráfica 4. Bosquejo inicial


Adicionalmente la Universidad requiere controlar los aspectos de validación, registro y ejecución en el formato, este presenta un modelo del reporte para el formato de calificaciones y asistencias por parte del docente que se usa.

Validación (Decano / Director)

El decano es el usuario que podrá aprobar o rechazar las calificaciones y asistencias por parte de los docentes Para este fin, el usuario ingresa al sistema a la opción de validación de trabajo docente. Allí el usuario selecciona al docente al cual revisará sus calificaciones y asistencias por parte de los docentes. Esta selección del docente se hace mediante una funcionalidad de búsqueda.

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Una vez seleccionado el docente, el sistema debe mostrar los planes docentes que estén activos, desde esta ventana podrá elegir entre editar las calificaciones y asistencias por parte de los docentes, validarlo, aprobarlo y/o rechazarlo.

Para llevar a cabo la validación, es necesario que el sistema genere el reporte de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes, de forma que pueda verificarse la asignación de funciones. Este reporte es validado por el decano, quién lo aprobará o por el contrario lo rechazará, según sea el caso.

Cuando las calificaciones y asistencias por parte de los docentes es aprobado se notifica al docente, de igual forma cuando sea rechazado, en ambos casos el decano podrá anexar sus comentarios al respecto del plan. Si el decano modifica un plan docente existente, deberá validar y aprobar nuevamente dicho plan e informar al docente.

El decano también está en capacidad de deshabilitar las calificaciones y asistencias por parte de los docentes, para ello deberá registrar el motivo por el que se deshabilita y dejar un comentario de la decisión.

Registro (Vicerrectoría Académica)

Una vez se hayan llevado a cabo las funciones correspondientes a la formulación (docente) y evaluación (decano), la vicerrectoría académica podrá revisar en el sistema los planes de trabajo aprobados de todos los docentes o investigadores; con el fin de realizar la correspondiente verificación de las políticas establecidas por la Universidad.

Ejecución

Es el seguimiento que debe realizar periódicamente la oficina de investigaciones y las escuelas, teniendo en cuenta los tiempos, recursos y resultados, de igual manera se deben presentar las novedades realizadas.

Dentro de la ejecución, es necesario que el docente a medida que cumpla con las responsabilidades propias pueda publicar tal información en el sistema.

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A continuación, en el cuadro 7, se puede identificar con una mayor claridad las actividades a realizar para cada requisito solicitado, esto con el fin de tener presente aquellos puntos en los cuales el proyecto hará énfasis. Deberá realizarse según cada una de las actividades de la siguiente forma:

Cuadro 7. Actividades concluyentes

FUNCIÓN ACTIVIDADES SOLICITADAS ACTIVIDADES A REALIZAR

DOCENCIA

Clases pregrado

Incluir en el sistema si se dictó o no se dictó la clase. En caso en que haya sido dictada se deberá señalar el tema trabajado. En caso en que no, se deberá determinar la fecha de reemplazo de la clase y el tema dictado.

Clases posgrado

Preparación de clases y evaluación

El docente incluirá en el sistema en qué consistió la preparación de clases y la evaluación. Puede señalar, entre otras, las siguientes actividades: actividades académicas / material / lecturas guiadas / aula virtual.

Tutorías, evaluación de trabajos de grado, seguimiento estudiantes.

En estos casos deberá incluir el horario en el que se hicieron estas actividades y los datos del estudiante atendido: Nombre, código y programa académico.

Direccionamiento de experiencias pedagógicas, semilleros.

Dirección de trabajos de grado.

Formulación y gestión de proyecto de investigación.

La información deberá provenir de la dirección central de investigaciones.

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Ejecutar actividades de investigación en el marco de proyectos.

El docente deberá señalar cuáles son las actividades adelantadas.

INVESTIGACIÓN

Escribir documentos en publicaciones especializadas (escribir libro/texto académico/capitulo/articulo/gestión editorial).

El docente deberá poder publicar los datos del documento escrito, según los compromisos de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes

Dirigir semillero de investigación/grupo de estudio/club de revistas.

En estos casos deberá incluir el horario en el que se hicieron estas actividades y los datos del estudiante atendido: Nombre, código y programa académico.

Gestión de negociación, explotación y protección de resultados de investigación.

El docente deberá señalar cuáles son las actividades adelantadas semanalmente.

Programas de apropiación social de conocimiento (divulgar en emisoras, periódicos regionales, datos de opinión, etc.)


Prestación de servicios de consultoría científica/tecnológica.


Asesorías de trabajos de grado/jóvenes investigadores en el marco de proyectos internos.

En estos casos deberá incluir el horario en el que se hicieron estas actividades y los datos del estudiante atendido: nombre, código y programa

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académico.

Gestión editorial de revistas académicas.


Participación en eventos académicos/investigación (ponencias, organización, memorias).

El docente deberá poder publicar los datos de la actividad académica realizada, según los compromisos de las calificaciones y asistencias por parte de los docentes

Estancias o entrenamientos de investigación.


Procesos de evaluación (evaluación proyectos, comités externos pares de entidades externas).


GESTIÓN ACADÉMICA

Dirección departamento/programas.


Actividades de coordinación académica y/o administrativa.


Promoción externa de los programas y procesos de admisión.


Participación en comités administrativos/académicos institucionales /eventos académicos institucionales (organización, coordinación,


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memorias).

Participación en cuerpos colegiados, representaciones, redes, asociaciones (externos) / preparación y acompañamiento académico y administrativo para participación de estudiantes en eventos académicos.


Elaboración de documentos para registro calificado y/o acreditación PEI y PEP, Plan de acción de internacionalización del currículo para cada escuela.


Diseño y reforma curricular de programas académicos.


Seguimiento a estudiantes. En estos casos deberá incluir el horario en el que se hicieron estas actividades y los datos del estudiante atendido: nombre, código y programa académico.

EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN

SOCIAL

Diseño de programas de educación Continuada (diplomados, cursos libres y formaciones especializadas) / diseño de propuestas de consultoría-prestación de servicios.


Direccionamiento de centros/institutos de docencia – asistencial (observatorios/clínicas/unidades

El docente deberá poder publicar los datos de la actividad académica realizada, según los compromisos de las

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de emprendimiento, entre otros). calificaciones y asistencias por parte de los docentes

Gestión y ejecución de programas sociales (proyectos sociales/programas de participación ciudadana/programas culturales.

El docente deberá poder publicar los datos de la actividad académica realizada, según los compromisos de la calificaciones y asistencias por parte de los docentes

Desarrollo de contenidos multimediales: (programas de TV/radio/online) institucionales.


FORMACIÓN DE ALTO

NIVEL

Cualificación docente (estudios doctorado en el exterior avalados por la Universidad).


Cualificación docente (estudios doctorado en el país avalados por la Universidad).


Cualificación docente (estudios maestría en el exterior avalados por la Universidad).


Cualificación docente (estudios maestría en el país avalados por la Universidad).


Capacitación docente (programas de capacitación ofrecidos por la Universidad).


Capacitación docente (programas El docente deberá señalar

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de capacitación ofrecidos por otras instituciones y avalados por la Universidad).

cuáles son las actividades adelantadas semanalmente.


4.2 INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS CON OTROS MÓDULOS

Luego de tener establecidas las variables iniciales se da inicio a la creación del formato, sin embargo, se debe especificar los módulos que afectan el ERP y con cual descripción de integración se definirán. Se refleja que el ERP SAP es modular e integral pues sus diferentes módulos interactúan entre sí, haciendo la trazabilidad de las actividades más fácil y eficaz dando una solución práctica al sistema por medio del portal a través de la web.

En el cuadro 9 se evidencia como se relacionan los diferentes módulos entre sí, dependiendo del proceso que se esté ejecutando con su respectiva descripción de la función que tiene cada módulo.

Cuadro 8. Integración de módulos

Nombre del Proceso

Nombre del Módulo

Descripción de la Integración

Creación del ID

HCM

Creación de Datos maestros

Al crear los docentes desde este módulo permitirá la integración con los módulos SLCM, CO y PS.

Ingresar programación académica de

un período académico.

SLCM

Académico

Proceso que lleva cada Escuela semestralmente, en la cual determina la impartición de clases de los docentes.

Ingreso de PS Labor que lleva a cabo la Oficina de

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proyectos de investigación.

Investigación Investigaciones, la cual tiene previamente determinada.

Ingresar y complementar

formulario web de

calificaciones y asistencias por parte de los docentes

PORTAL

web

Se refiere al ingreso o actualización de actividades que el docente realice al correspondientes calificaciones y asistencias por parte de los docentes, designado para un período académico.


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5. DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

5.1 LÓGICA DE PANTALLAS

Para establecer el formato de portal-web es necesario saber que infotipos (agrupación lógica de datos relacionados acerca de un mismo tema), se van a intervenir, esto con el fin de almacenar la información de una forma más rápida y eficiente.

Es por esto, que la lógica de pantallas es una herramienta que se usa para entender mejor el concepto antes mencionado, además de poder definir el formato y las reglas de derivación que se formularon en la parametrización del programa. Algunas mejoras pueden estar basadas en lógica de pantallas que define el número de pantallas, su diseño y requerimiento.

En el cuadro 10 se observa como es la secuencia de pantallas con su respectiva descripción de cada una de ellas.

Cuadro 9. Lógica de pantallas

No. Pantalla

Titulo Descripción de la Pantalla

1

Información del docente

Se encuentra la información básica del docente tal como: tipo de identificación, número de identificación, nombres y apellidos completos, titulación (grado de estudios), escuela a la cual pertenece, ocupación principal (docente) y modalidad de contratación (tiempo completo o medio tiempo).

2

Función

Esta la establece el docente con el decano de la escuela a la cual pertenece (docencia, investigación, extensión / proyección social, gestión académica, formación de alto nivel).

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3 Actividades a realizar Grupo de actividades destinadas a cada función.

4

Periodo Lectivo

Comprende las actividades que desarrolla durante un período académico, por la función o funciones que se hayan estipulado inicialmente con el decano; en este se tendrán en cuenta: código de la asignatura o proyecto, número de horas a la semana, horas de la actividad principal; con ellas se realizara el cálculo total de horas a dictar. Horas de la actividad secundaria; que corresponde a la sumatoria de actividades secundarias, como preparación de clases. Horas semestre que es el cálculo de las horas semanales por las 16 semanas del período académico. Horas totales período lectivo: sumatoria de actividades principales con actividades secundarias.

5

Periodo No Lectivo

Comprende las actividades secundarias que se desarrollan fuera del período académico como lo es la preparación de clases. Se tendrán en cuenta las horas a la semana, con ello se realizará la sumatoria de horas no lectivas, horas semestre: que son: número de horas designadas para actividades fuera del período académico por las ocho semanas correspondientes al período no lectivo. Horas totales del período no lectivo: corresponde a la sumatoria de las horas destinadas por actividad.


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5.2 DESARROLLO FORMATO DE CALIFICACIÓN.

Luego de tener establecida y formulada la lógica de pantallas se procede a realizar el diseño de un formato web con interacción a SAP que permite vincular todas las características y especificaciones mencionadas con anterioridad para la ejecución de una aplicación que sea fácil de manejar y amigable con el usuario.

A sí mismo, SAP será ahora la plataforma a través de la cual se podrá cargar las calificaciones de los estudiantes de acuerdo a las fechas estipuladas en un calendario académico definido por parte de las escuelas académicas.

En primera instancia los docentes o investigadores se le asignan un usuario único para SAP con una clave de acceso modificable por ellos mismos.

A continuación, se encuentran los pantallazos de la ejecución del programa para el cargue de notas por parte del docente.

1. El docente debe identificarse en la página de la Universidad, con el usuario y contraseña asignados por la institución, como se observa en la gráfica 5.

Gráfica 5. Ventana de acceso


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2. El sistema lo redirecciona a la ventana de notas como se visualiza en la gráfica 6, el docente debe seleccionar el año, periodo académico y evento en el que va a registrar las notas de los estudiantes, y dar clic en el botón inicio.

Gráfica 6. Ventana de notas


3. Se habilitará la ventana en la cual el docente debe seleccionar el corte en la que va a ingresar las calificaciones como se puede ver en la gráfica 7; de igual manera, en la parte de abajo se encuentra el registro de los estudiantes inscritos a dicha asignatura, como se aprecia en la gráfica 8.

Gráfica 7. Ventana de corte.


45

Gráfica 8. Ventana de estudiantes inscritos.


4. Después que el docente acabe de ingresar las calificaciones de los estudiantes, tiene la opción de modificarlas; dando clic en el botón continuar para luego grabar, como se representa en la gráfica 9.

Gráfica 9. Ventana de verificar y grabar.


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5. En el momento de dar clic en el botón grabar, el sistema arroja un mensaje confirmando que los datos se han guardado con éxito, como se observa en la gráfica 10.

Gráfica 10. Ventana de confirmación.


Para finalizar se debe tener en cuenta que la Universidad a estipulado un calendario académico, por el cual se debe dar cumplimiento a cada una de sus actividades, entre ellas, la relacionada con el ingreso de calificaciones por parte de los docentes, en caso de no se llevarse a cabo, el sistema lo inhabilita para el ingreso de dicho proceso en fechas posteriores.

5.3 DESARROLLO FORMATO DE ASISTENCIA

Una vez realizado el formato de calificaciones se continúa con el diseño del formato de asistencia el cual debe tener los requisitos solicitados por la Universidad.

Posteriormente, se representa las ventanas que hacen parte del formato de asistencia.

1. El docente debe identificarse en la página de la Universidad, con el usuario y contraseña asignados por la institución, como se observa en la gráfica 5.

47

Gráfica 5. Ventana de acceso


2. El sistema lo redireccionará a la ventana de asistencia 1 vista en la gráfica 11, donde el docente debe seleccionar el año, periodo académico y evento en el que va a registrar las asistencias de los estudiantes.

Gráfica 11. Ventana de asistencia 1.


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3. En el momento de seleccionar la opción evento, se habilita la ventana (gráfica 13) en la que debe seleccionar la materia sobre la cual va a tomar asistencia.

Gráfica 12. Ventana de evento


4. Después de seleccionar la asignatura, esta queda registrada en la ventana asistencia 1. En seguida se debe aceptar dando clic en el botón continuar, como se aprecia en la gráfica 14.

Gráfica 13. Ventana de asistencia 2.


49

5. Con dicha opción se habilitará la ventana en la cual aparece el calendario académico del semestre y las fechas en las que se dicta las clases, resaltadas en amarillo, como se puede ver en la gráfica 15.

Gráfica 14. Ventana calendario académico.


6. El docente podrá seleccionar el día en el cual va a calificar la asistencia, sin embargo, es obligatorio que el docente ingrese su contenido programático pues de no hacerlo no se habilitaran los listados de estudiantes que están inscritos en dicho curso, como se visualiza en la gráfica 15.

Gráfica 15. Ventana listado de estudiantes.


50

7. El docente debe remitirse a la columna motivo de absentismo, si un estudiante falta a una clase. Despliega la flecha y selecciona el número de horas que falto.

Luego marca la selección de la opción presencia obligatoria cumplida, esto con el fin de registrar la asistencia de los estudiantes. La fecha seleccionada quedara en color verde.

8. Luego hace clic en el botón grabar y el sistema confirmara que la información fue grabada.

Las fechas que aparecen en verde indican que se marcó la presencia obligatoria, las fechas marcadas con rojo indican que el docente no ha marcado la asistencia a los estudiantes y que debe realizarlo para que aparezcan en verde. Y las fechas en amarillo indican las clases futuras, todo lo anterior se puede contemplar en la gráfica 16.

Gráfica 16. Ventana calendario asistencia.


Se debe tener en cuenta que la Universidad ha estipulado un calendario académico, para dar cumplimiento a cada una de sus actividades allí contenidas, entre ellas, la relacionada con el ingreso de las asistencias por parte de los

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docentes. Si este procedimiento no se lleva a cabo, el sistema lo inhabilita para el ingreso de dicho proceso en fechas posteriores.

El hecho de no tomar la asistencia en las fechas estipuladas en el calendario académico para cada corte, hace que no se permita realizar el cálculo de las calificaciones. Además, se debe ingresar el tema de contenido programático que se dictó en cada clase.

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6. RECOMENDACIÓNES

6.1 AUTOEVALUACIÓN Se recomienda que en el portal exista la auto calificación de los docentes que evaluarán su desempeño durante el periodo académico que esté en vigor. La valoración del desempeño del docente respecto a las labores asignadas. (Escala de 1 a 6 calificable de manera cuantitativa y cualitativa) y descripción del trabajo ejecutado.

6.2 PORCENTAJE Se recomienda que, dependiendo del plan de trabajo docente, cada una de las partes interesadas tenga un valor porcentual de calificación. Estos porcentajes según sugerencia del vicerrector académico podría ser así: evaluación del decano (50%), autoevaluación de los docentes (25%) y evaluación por parte de estudiantes (25%). 6.3 AULA VIRTUAL

Se exhorta a la Universidad a desarrollar una opción en la cual el estudiante y el docente puedan interactuar de una forma virtual en aquellos casos donde el tiempo de clase es muy corto y sea necesaria una explicación más detallada al respecto, con el fin de aclarar dudas, ampliar ciertos temas y entre otros.

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7. CONCLUSIONES

En la implementación del formato se logró la optimización de tiempos en cuanto al cargue y visualización de las notas y asistencia por parte del docente. De tal manera que los docentes ingresan los registros académicos y en tiempo real los estudiantes los pueden observar.

Todos los registros que se ingresen en el formato diseñado se les puede dar una trazabilidad en el sistema SAP; de tal forma, que las partes interesadas puedan visualizar los nuevos ingresos realizando un mejor control del proceso académico.

La comunidad se adaptó a la plataforma pues vio en ella una manera rápida y eficiente de realizar el cargue de notas y asistencias de los estudiantes evitando con ello inconvenientes en el proceso de validación de estas mismas.

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8. BIBLIOGRAFÍA E INFOGRAFÍA

JOAN B. FONOLLOSA I GUARDIET, Barcelona. 1999. Nuevas técnicas de gestión de stocks: MRP y JIT. Editorial Marcombo S.A. 20 Pág.

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