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DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

Organismo Judicial

Agosto 2013


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

- - i - -

ÍÍNNDDIICCEE

INTRODUCCIÓN 3

OBJETIVOS DEL MANUAL 4

OBJETIVO GENERAL 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4

CAMPO DE APLICACIÓN 5

NORMAS GENERALES DEL MANUAL 5

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 6

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 6

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 7

OBJETIVO GENERAL 7

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 7

BASE LEGAL 8

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 9

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS 10

ESQUEMAS GRÁFICOS 12

ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA DE ALMACENES 13

INGRESO Y EGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS 14

TRABAJOS DE IMPRENTA DEL ORGANISMO JUDICIAL 17

RECLAMOS Y DEVOLUCIONES DE BIENES Y SUMINISTROS 19

BIENES Y/O SUMINISTROS ADQUIRIDOS CON CARGO A FONDOS

ROTATIVOS 21

CONTROL DE COMBUSTIBLES DEL ORGANISMO JUDICIAL 23

CONTROL GENERAL DE ALMACÉN 26

RESPONSABLES 28

SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LA DIAGRAMACIÓN 30

LISTA DE PROCEDIMIENTOS 33

1.00 RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS. 35

1.01 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR ORDEN DE COMPRA. 36 1.02 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR DONACIÓN O COMISO. 41 1.03 INGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS POR FONDO ROTATIVO. 45

2.00 RECEPCIÓN DE REQUISICIONES. 49

2.01 RECEPCIÓN DE REQUISICIONES AL ALMACÉN. 51



- - ii - -

3.00 RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y/O DEVOLUCIONES. 53

3.01 RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y/O DEVOLUCIONES. 54

4.00 REGISTRO DE KARDEX. 58

4.01 REGISTRO DE EGRESOS EN EL SISTEMA DE CONTROL KARDEX. 60 4.02 VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS. 64

5.00 GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE. 68

5.01 PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA COMPRA DE COMBUSTIBLE. 69 5.02 INGRESO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 72 5.03 EGRESO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 75 5.04 INHABILITACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 80 5.05 LIQUIDACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 82

6.00 GESTIÓN DE TRABAJOS DE IMPRENTA. 85

6.01 SOLICITUD DE TRABAJOS DE IMPRENTA A REQUERIMIENTO DE

DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 86

7.00 TRÁMITE DE RECLAMOS DE DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 90

7.01 TRÁMITE DE RECLAMOS DE DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL. 91

8.00 GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN. 94

8.01 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA. 95 8.02 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA. 98

9.00 DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y/O SUMINISTROS. 101

9.01 PREPARACIÓN Y ENVÍO DE BIENES Y/O SUMINISTROS. 102 9.02 ENTREGA DE PAPELERÍA RESTRINGIDA. 106

PROCEDIMIENTOS QUE PASAN A FORMAR PARTE DEL PRESENTE MANUAL, A PARTIR DEL

VEINTISÉIS DE FEBRERO DE DOS MIL DIECISÉIS. 110

AJUSTE AL INVENTARIO 110 INGRESO DE PRODUCTO POR DEVOLUCIÓN 110 TRASLADO DE PRODUCTOS POR OBSOLESCENCIA O DETERIORO 110 BAJA DE PRODUCTOS POR OBSOLESCENCIAS O DETERIORO 110 ELABORACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO 110

GLOSARIO 124

ANEXOS 129



- - 3 - -

Introducción

omo parte del proyecto de Reforma Judicial de Guatemala, el Organismo Judicial

emprendió un Plan de Modernización, orientado -entre otras cosas- al

fortalecimiento de la gestión institucional.

La Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, mediante el

acuerdo 5/001 estableció la separación de la función de compras de la de suministros; en

virtud de lo cual el Departamento de Suministros y la Unidad de Modernización,

realizaron una nueva definición de los procesos de administración, recepción, despacho y

distribución de bienes y/o suministros, con el objeto de agilizar los trámites de requisición

y despacho de bienes, así como dar transparencia a los procesos, lo cual implica una

mejora en los sistemas de control del almacén.

De conformidad con el acuerdo 82/005 de fecha 15 de noviembre de 2005, el

Departamento de Suministros depende de la Coordinación Administrativa de la Gerencia

Administrativa del Organismo Judicial.

El presente Manual contiene los procedimientos que regularán de manera eficiente las

operaciones y actividades dentro del área de Suministros del Organismo Judicial.

C



- - 4 - -

Objetivos del Manual

Objetivo General Servir de soporte documental para la ejecución de los procesos de administración,

recepción, despacho y distribución de bienes y/o suministros.

Objetivos Específicos

1. Establecer los responsables de las actividades que requiere la ejecución de los

diferentes procesos de administración, recepción, despacho y distribución de

bienes y/o suministros.

2. Describir las operaciones plasmadas en los diagramas de flujo, detallando los

documentos requeridos para efectuarlas, y los controles que deben realizarse o

verificarse.

3. Promover que los procedimientos de administración, recepción, despacho y

distribución de bienes y/o suministros, se realicen de acuerdo a los lineamientos

aprobados por la Presidencia del Organismo Judicial.

4. Identificar el flujo de información y documentos dentro de los procesos de

administración, recepción, despacho y distribución de bienes y/o suministros.



- - 5 - -

Campo de Aplicación El presente Manual se restringe al Departamento de Suministros, de la Coordinación Administrativa, de la Gerencia Administrativa y al personal que conforma dicho departamento. Las funciones de cada puesto que conforma el Departamento de Suministros, están restringidas por el Manual de Puestos y Funciones del Organismo Judicial, por lo que el presente se delimita a procesos y procedimientos.

Normas Generales del Manual

Debe observarse para todos los procesos de recepción, control, almacenamiento, despacho y distribución de bienes y servicios que realice el Departamento de Suministros, para lo cual deberá observarse su aplicación en forma obligatoria.

Proporcionar una copia a cada trabajador del Departamento de Suministros para que sea conocido y aplicado por todos, sirviendo como guía al momento de ejecutar sus actividades.

Deberá hacerse una revisión del contenido del manual periódicamente de acuerdo a las atribuciones del Departamento, para mantenerlo actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.

Deberá emplearse como herramienta de control y supervisión de las actividades que se realizan.



- - 6 - -

Descripción del Departamento de Suministros

El Departamento de Suministros es una dependencia con relación directa de la Coordinación Administrativa, de la Gerencia Administrativa, encargada coordinar y dirigir las gestiones para la recepción, control, almacenamiento y distribución de bienes y suministros para el Organismo Judicial.

Funciones del Departamento de Suministros Entre las principales funciones del Departamento de Suministros, se encuentran las siguientes:

1. Realizar las gestiones oportunamente de acuerdo a lo planificado, para mantener las existencias de bienes y/o suministros para atender los requerimientos de las dependencias del Organismo Judicial.

2. Ejercer el registro y control adecuado en la recepción, almacenamiento y

distribución, de los bienes adquiridos por el Organismo Judicial, para lo cual debe observar que los bienes se reciban conforme al precio, la calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan al Organismo Judicial, así como transparentar todos los procedimientos de recepción de compras.

3. Recibir y atender pertinentemente las solicitudes de los bienes y/o suministros

requeridos por las dependencias jurisdiccionales y administrativas del Organismo Judicial.

4. Establecer los niveles de mínimos y máximos de existencias de bienes y/o

suministros.

5. Realizar inventarios parciales y finales para constatar la existencia de los bienes

y/o suministros en resguardo del Departamento de Suministros.

6. Elaborar y rendir informes que le sean requeridos o que deban presentarse

conforme disposiciones legales vigentes.



- - 7 - -

Objetivos del Departamento de Suministros

Objetivo General Velar por el abastecimiento y distribución de los bienes y/o suministros para atender los requerimientos de las dependencias del Organismo Judicial.

Objetivos Específicos

Velar porque la recepción y distribución de los bienes y/o suministros se realice de una manera eficaz.

Resguardar, custodiar y conservar los materiales e insumos almacenados.

Distribuir oportunamente los bienes y/o suministros que se requieran por las dependencias jurisdiccionales y administrativas.

Promover que los procedimientos de recepción, almacenamiento, control y distribución de bienes y/o suministros se realicen de acuerdo a los lineamientos aprobados y legislación vigente.



- - 8 - -

Base Legal

Acuerdo 24/998 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la reorganización del área administrativa del Organismo Judicial.

Acuerdo 13/999 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, que aprueba la estructura propuesta del Modelo Gerencial y Organizacional del Organismo Judicial contenida en el Acuerdo 24/998.

Acuerdo 82/005 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, Artículo 8; por medio del cual se determinan las funciones de la Coordinación Administrativa, las cuales serán desarrolladas a través de tres departamentos y una Unidad.

Acuerdo No. 46/2011, de Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la normativa de entrega, recepción y liquidación de cupones de combustible.

Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92.

Reglamento de Ley de Contrataciones del Estado Acuerdo Gubernativo 1056-92

Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas

Ley contra la Corrupción Decreto 31-2012 del Congreso de la República.



- - 9 - -

Organigrama del Departamento de Suministros

GERENCIA GENERAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN


SUB JEFATURA


APOYO

ADMINISTRATIVO

ÁREA DE BODEGA

ÁREA DE IMPRENTA

ÁREA DE

COMBUSTIBLE



- - 10 - -

Políticas del Departamento de Suministros

El Departamento de Suministros es el responsable de corroborar las existencias de bienes y suministros en los registros informáticos y auxiliares del Departamento de Suministros.

Corresponde al Departamento de Suministros, proponer ante Gerencia General

las actualizaciones o modificaciones al presente Manual.

El Departamento de Suministros debe atender y brindar el apoyo logístico al personal designado para integrar las juntas de recepción y liquidación, conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.



- - 11 - -

EESSQQUUEEMMAASS

GGRRÁÁFFIICCOOSS

Capítulo

1



- - 12 - -

Esquemas gráficos

En este capítulo, se muestran las diferentes áreas de competencia del Departamento de Suministros del Organismo Judicial, por medio de gráficos que permiten identificar su rol como la dependencia responsable del ingreso, custodia y distribución de los bienes y/o suministros, adquiridos por el Organismo Judicial.


- - 13 - -

ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA DE ALMACENES

GESTIÓN DEL ALMACEN DE

SUMINISTROS

4.01. Registro de egresos en el sistema de control Kardex

4.02. Verificación de existencias

REGISTRO

KARDEX 4

5.01. Planificación anual de la compra de combustible 5.02. Ingreso de cupones de combustible 5.03. Egreso de cupones de combustible 5.04. Inhabilitación de cupones de combustible 5.05. Liquidación de cupones de combustible

GESTION DE CONTROL DE

COMBUSTIBLE 5

6.01. Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial

GESTION DE TRABAJOS DE

IMPRENTA 6

7.01. Trámite de reclamos de dependencias del

Organismo Judicial

GESTION DE

RECLAMOS 7

9.01. Preparación y envío de bienes y/o

Suministros

DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE

BIENES Y/O SUMINISTROS

(Existencias –Compras con destino específico)

(Existencias)

9

1.01 Ingreso de bienes y/o suministros por orden de compra

1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso

1.03 Ingreso de bienes y/o suministros

por fondo rotativo

RECEPCIÓN DE

BIENES Y

SUMINISTROS

1

2.01. Recepción de Requisiciones al

Almacén (bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada,

combustible)

RECEPCIÓN DE

REQUISICIONES 2

3.01. Recepción de reclamos y/o

devoluciones

RECEPCIÓN

RECLAMOS Y/O

DEVOLUCIONES

3

8.01 Recepción de Correspondencia 8.02 Control de Correspondencia enviada

GESTION DE

DOCUMENTACION 8


- - 14 - -

INGRESO Y EGRESO DE BIENES Y/O SUMINISTROS

Procedimientos: Compras,

donaciones y/o comisos

Ingresan al almacén

1.01. Ingreso de bienes y/o

suministros por orden de compra

1.02. Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso

1.03. Ingreso de bienes y/o suministros por Fondo

Rotativo

Se registran en el sistema de control

kardex

Bienes y/o suministros en existencia en el

Almacén de Suministros

Se recibe una requisición

2.01. Recepción de Requisiciones al Almacén (bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada, combustible)

Se verifican existencias

(4.02. Verificación de

existencias)

Se registra el egreso y elabora la salida de

almacén

4.01 Registro de egresos en el sistema de control Kardex

Se realiza el envío

9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros

SUFICIENTES

EXISTENCIAS

Se autoriza el despacho de una

cantidad diferente a la solicitada

EXISTENCIAS

INSUFICIENTES

Se envía al Departamento de

Compras para iniciar el proceso de compra

NO HAY

EXISTENCIAS

Si se trata de un bien, se prepara información para el registro de bienes en

inventarios

Recepción de requisiciones



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Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0

Ingreso y egreso de bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial Los bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, pasan por un proceso desde su adquisición hasta su entrega al requeriente. Los bienes y/o suministros ingresan al almacén, por varias razones:

1. Compra de bienes y/o suministros Una vez comprados los bienes, el proveedor se presenta al almacén con la factura original para entregar los bienes y/o suministros, donde el auxiliar de kardex, verifica cantidades y características de lo adquirido, para poder dar ingreso a los bienes al almacén. A la vez, corrobora con registros internos (Ordenes de Compra, Bases de Licitación o Cotización, Actas de adjudicación, Contrato y otros documentos dentro del expediente de compra), las cantidades y el detalle de los bienes adquiridos. Después de recibidos los bienes, se ubica físicamente en un área de la bodega y se registra en el sistema de control de kardex. Los bienes quedan almacenados para su posterior distribución y despacho.

2. Donaciones o comisos derivados del ejercicio jurisdiccional del Organismo Judicial. Los bienes y/o suministros entregados al almacén por donaciones o comisos, son recibidos de acuerdo a Resoluciones emitidas por la Presidencia del Organismo Judicial. Las donaciones y/o comisos se recibirán debidamente valuados, para poder dar ingreso de los bienes y/o suministros al almacén. Después de recibido el bien, se ubica físicamente en un área de la bodega y se registra en el sistema de control de kardex. Para el despacho del bien y/o suministro ingresado, se recibe una requisición (forma F-56) con el detalle del bien y/o suministro requerido por parte de cualquier órgano jurisdiccional o dependencia del Organismo Judicial. Esta requisición se transfiere al Encargado de Kardex, para que se inicie con la verificación de existencias y así proceder al despacho de los bienes y/o suministros posteriormente, emitiendo la forma F-57 de egreso de bodega.



- - 16 - -


En la actividad de verificación de existencias, se distinguen tres casos: 1. Si las existencias son suficientes, se registra el egreso y se elabora la salida de

almacén (F-57). 2. Si las existencias son insuficientes, se autoriza el despacho de una cantidad menor

a la solicitada, registrando el egreso y elaborando la salida de almacén (F-57). 3. Si no hay existencias, se inicia un proceso de compra.

Con la verificación de existencias concluida, se inicia la preparación de los bienes y/o suministros requeridos, los cuales son empaquetados y enviados hacia el requeriente. Los envíos se realizarán por medio de la Unidad de Transportes del Organismo Judicial o por servicio de courier en el caso de pedidos cuyo destino sea en el interior del país; con recursos propios del Departamento de Suministros en caso de pedidos cuyo destino sea en el área metropolitana y municipios del Departamento de Guatemala, o se entrega a los solicitantes que lleguen a recogerlos directamente al Almacén de Suministros. En los casos anteriores, el requirente debe devolver la Forma 57 con el nombre, cargo, número de gafete, firma de quien recibe y con el sello de la Dependencia solicitante, al Departamento de Suministros, para su registro y control. Una vez que los bienes han sido recibidos por el Departamento de Suministros, el auxiliar de kardex prepara la información y documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios (forma 1-H, fotocopia de factura, fotocopia de forma F-57 y otros documentos).


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TRABAJOS DE IMPRENTA DEL ORGANISMO JUDICIAL

Requisición de Trabajos de

Imprenta

SUBCONTRATACIÓN

Se subcontrata a través de un proceso

de Compra

6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial

HAY EXISTENCIAS

IMPRENTA O.J. Se elabora orden de trabajo de imprenta

IMPRENTA O.J. Realiza trabajo de

imprenta

Entrega de Productos

Terminados


kardex

Bienes y/o suministros en existencia en el

Almacén de Suministros


(4.02 Verificación de

existencias)

NO HAY EXISTENCIAS

Se subcontrata o se solicita trabajo a

imprenta del Organismo Judicial


almacén 4.01 Registro de Egresos

en el sistema de control

kardex

Se realiza el envío

9.01 Preparación y envío de

bienes y/o Suministros



- - 18 - -



TTRRAABBAAJJOOSS DDEE IIMMPPRREENNTTAA DDEELL

OORRGGAANNIISSMMOO JJUUDDIICCIIAALL Todos los trabajos de imprenta realizados interna o externamente, se inician con una requisición enviada por los órganos jurisdiccionales o dependencias del Organismo Judicial. Previo a generar una orden de trabajo se verifican existencias en el almacén. En el caso de no tener existencias en el almacén de suministros, los trabajos de imprenta se pueden efectuar de dos formas: 1. Trabajos realizados en la imprenta del Organismo Judicial En la imprenta del Organismo Judicial se procesan trabajos específicos y papelería que es solicitada por las distintas dependencias, la cual es utilizada para el trabajo de índole jurisdiccional y administrativo. Los trabajos son realizados utilizando materia prima proporcionada por la Dependencia solicitante o del stock de almacén; realizando los registros correspondientes. Para iniciar el proceso de elaboración es necesario generar una orden de trabajo en la cual se describen las características de los trabajos que deben realizarse en la imprenta, así como la cantidad a entregar a bodega de suministros. El producto terminado es registrado en el sistema de control de kardex, incluyendo el cálculo de costos de la transformación de la materia prima. 2. Trabajos realizados en imprentas externas Los trabajos realizados en imprentas externas se efectúan cuando no hay existencias en el Departamento de Suministros o cuando el trabajo no puede ser realizado en la imprenta del Organismo Judicial. El servicio externo es contratado a través de un proceso de compra.

El producto entregado por la imprenta externa es registrado en el kardex de suministros e ingresado a bodega para su almacenamiento y posterior distribución.


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RECLAMOS Y DEVOLUCIONES DE BIENES Y SUMINISTROS

Reclamos y /o Devoluciones

Registro de devolución

(3.01. Recepción de

Reclamos y/o devoluciones

Se ingresa la

devolución en el sistema de kardex

Ingreso a existencias en bodega

Se gestiona el

reclamo

(7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo

Judicial)


almacén

(4.01 Registro de Egresos en

el sistema de control kardex)

Se realiza el

despacho


Registro de reclamo

(3.01. Recepción de

Reclamos y/o devoluciones)

Se mantiene en custodia

Se ingresa el reclamo

en el sistema de kardex



- - 20 - -




Reclamos y devoluciones de bienes y suministros En el Departamento de Suministros se reciben reclamos y devoluciones de bienes y suministros los cuales son tramitados de la siguiente forma:

1. Devolución de bienes y/o suministros:

Los bienes (mobiliario, equipo, etc) y/o suministros que son devueltos al almacén del Departamento de Suministros, se reciben acompañados de una nota de envío, oficio, memorando, etc. El auxiliar de kardex verifica las cantidades y características de los artículos devueltos, contra lo detallado en el documento de envío para poder recibirlos, los traslada y registra la devolución en el sistema de control de kardex. En el caso que los bienes y/o suministros devueltos estén en mal estado, vencidos o ya no son solicitados por las Dependencias de la Institución, se registrarán como artículos obsoletos o en desuso, para posteriormente realizar el proceso de destrucción correspondiente.

2. Reclamos

En el Departamento de Suministros se reciben reclamos a través de una nota de envío, oficio, memorando, etc., los cuales son registrados y recibidos para su trámite respectivo. Los motivos de reclamos pueden ser:

artículos defectuosos para cambio por faltantes Otros

Dentro de los reclamos que se tramitan por el departamento de Compras están las devoluciones por concepto de garantías o cambios de bienes y/o suministros. El Departamento de Suministros da seguimiento al trámite de solución de reclamos que realiza el Departamento de Compras, para posteriormente, enviar a los órganos Jurisdiccionales y/o dependencias, aquellos bienes que han sido reparados o sustituidos por el proveedor y una vez que han sido recibidos, se prepara la información y documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios, en aquellos casos en que aplique. Dentro de los reclamos que se tramitan por el departamento de Suministros se encuentran los faltantes, cambios u otros. Determinan la problemática y solucionan el reclamo presentado, para posteriormente enviar a los órganos jurisdiccionales y/o dependencias los bienes y/o suministros faltantes o que han sido cambiados.


- - 21 - -

BIENES Y/O SUMINISTROS ADQUIRIDOS CON CARGO A FONDOS ROTATIVOS

Si se recibe papelería y

bienes

Si se recibe sólo papelería

Compras realizadas con cargo a Fondos

Rotativos

Se reciben los comprobantes de las

compras


kardex

Si se trata de un bien se prepara información para el registro de bienes en

inventarios

Se reciben y revisan los documentos


almacén

(4.01 Registro de egresos en

el sistema de control kardex)

Se realiza el despacho en el caso

de recepción de bienes y/o suministros


Se reciben bienes y /o suministros y

comprobantes que amparan la compra

Se reciben y revisan los bienes y documentos



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Fecha: 3 de agosto de 2001

Versión 1.0


Versión 1.0




Bienes y/o Suministros adquiridos con cargo a fondos rotativos En el Departamento de Suministros se registran los bienes y/o suministros adquiridos por medio del fondo rotativo de Gerencia Administrativa. En algunos casos dichos bienes y/o suministros se reciben en el Departamento de Suministros para su registro y distribución y en otros casos, solamente documentos para el registro respectivo. La documentación de las compras realizadas por el fondo rotativo es trasladada al Encargado de kardex para su revisión, registros y archivo. En los casos que el Departamento de Suministros recibe los bienes y/o suministros procede al despacho correspondiente.

Cuando se trata de un bien inventariable, se prepara la documentación necesaria para el registro de bienes en inventarios y se traslada al Departamento de Inventarios.


- - 23 - -

CONTROL DE COMBUSTIBLES DEL ORGANISMO JUDICIAL

Requisición de Combustibles

HAY EXISTENCIAS

Entrega de Cupones de combustible al

almacén


kardex

(5.02 Ingreso de

cupones de combustible)

Cupones de combustible en custodia en el Almacén de Suministros


(4.02 Verificación de

existencias)

NO HAY EXISTENCIAS

Se solicita compra de combustible a través

de un proceso de compra

5.01 Planificación anual de la compra de combustible

Verificación de disponibilidad y preparación de papelería para

entrega 5.03 Egreso de cupones de

combustible.

Se realiza la entrega

de cupones de combustible a dependencias

Liquidación de cupones de combustible

5.05 Liquidación de cupones de combustible



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Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




Control de combustible del Organismo Judicial En el Departamento de Suministros se lleva el control de entrega de cupones de combustible, los cuales son entregados de acuerdo a cuotas fijas y libres asignadas a las distintas dependencias y funcionarios del Organismo Judicial. A través de una planificación anual, se realiza un evento de compra para abastecimiento de combustible a través del uso de cupones, los cuales son custodiados por el Departamento de Suministros. Los cupones son ingresados al sistema de kardex para su control y posterior distribución. La entrega de cupones de combustible a las distintas dependencias y funcionarios, se realiza con base a la cuota autorizada mediante Acuerdos y Resoluciones de Presidencia que se reciben en el Departamento de Suministros, llevando un control de la cantidad de cupones entregados, incluyendo sus denominaciones y el responsable que recibió los mismos. El egreso de cupones es registrado en el sistema de kardex y el control de la entrega de los mismos, se realiza a través del uso de recibos y tarjetas individuales de control de combustible. Posteriormente, se debe generar el cierre contable mensual y anual, así como la liquidación de cuotas libres de combustible.



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Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS

Capítulo

2

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDeeppaarrttaammeennttoo ddee SSuummiinniissttrrooss

OOrrggaanniissmmoo JJuuddiicciiaall



- - 26 - -


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




CONTROL GENERAL DE ALMACÉN

Comprende las gestiones administrativas y organizativas del almacén, y consiste en:

la preparación de información para realizar la planificación anual de pedidos para mantener niveles óptimos de existencias,

clasificación, distribución y control de bienes, suministros, mobiliario y equipo,

realización de inventarios selectivos y anuales, entre otros.

Participan en estas actividades: el Director, personal del almacén y Auditoría Interna.



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Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




1. Los bienes, suministros, mobiliario y equipo que ingresen al almacén deberán ubicarse dentro del área asignada, según el plano de distribución física de materiales, el cual será modificado de conformidad a las necesidades de almacenamiento. Para facilitar el despacho, volúmenes pequeños de los bienes y/o suministros adquiridos en gran volumen se trasladan al área destinada como de alta rotación.

2. El Departamento de Suministros debe contar con datos de los volúmenes

máximos y mínimos por artículo, con el propósito de tomar las acciones pertinentes para el reabastecimiento de existencias de bienes y/o suministros.

3. El Departamento de Suministros, debe generar con la periodicidad requerida

los reportes que permitan evaluar su gestión, tales como: Requisiciones recibidas Existencias Máximos y mínimos de existencias Consumo por dependencia

4. El Director del Departamento de Suministros debe verificar periódicamente el

ordenamiento de la bodega y ajustar su distribución de conformidad a las necesidades de almacenamiento.

5. El Departamento de Suministros, deberá realizar inventarios selectivos de

bienes y/o suministros, para lo cual debe apoyarse en los reportes de existencias por artículo y ubicación física de los mismos. De estos inventarios, deberá elaborarse un informe detallando los resultados de los mismos, así como las acciones correctivas a seguir.

6. El Departamento de Suministros, debe realizar como mínimo un inventario

general anualmente (preferentemente en el mes de diciembre), del cual deberá elaborarse un informe y entregarse a la Gerencia Administrativa.

7. El Departamento de Suministros, con base en los registros históricos y los

consumos estimados por tipo de dependencia, conjuntamente con el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y la Secretaria de Planificación y Desarrollo Institucional, elaborarán el Plan Anual de Adquisiciones.



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Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




Responsables Las unidades involucradas con la aplicación del presente manual, se detallan a continuación:

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS Unidad responsable de tramitar y administrar los procesos de compra del Organismo Judicial, así como de gestionar reclamos con proveedores.

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

Unidad responsable de controlar, registrar e informar sobre los bienes de inventario general del Organismo Judicial, que constituye parte importante del patrimonio del mismo.

DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Unidad responsable de recibir, almacenar, custodiar, controlar y distribuir los bienes y suministros adquiridos por el Organismo Judicial.

DEPENDENCIAS DEL ORGANISMO JUDICIAL Son todas las dependencias del Organismo Judicial (jurisdiccionales y administrativas), que en un momento determinado se constituyen como solicitantes de bienes, suministros, mobiliario y equipo.

DONANTES Son entidades nacionales o internacionales que cooperan con el Organismo Judicial mediante aportes materiales.

GERENCIA ADMINISTRATIVA Apoya y coordina la labor del Departamento de Suministros, a fin de garantizar un adecuado aprovisionamiento y distribución de bienes y suministros.



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Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0


Versión 1.0




SECCIÓN DE REPRODUCCIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL (IMPRENTA) Se encarga de realizar trabajos de imprenta: impresiones, cortes, empastados, reproducciones, etc. Esta unidad depende jerárquicamente del Departamento de Suministros.

PROVEEDORES ADJUDICADOS Son todos aquellos oferentes que participan en eventos de compra promovidos por el Organismo Judicial y que resultan seleccionados luego de un proceso de análisis, evaluación y clasificación, con los cuales el Organismo Judicial adquiere compromisos de compra o contratación.

SERVICIO DE COURIER Son empresas contratadas por el Organismo Judicial, con el propósito de trasladar correspondencia, así como pedidos de bienes y suministros a los diferentes órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial.



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Simbología utilizada en la diagramación

Los procedimientos se representan gráficamente por medio de diagramas de flujo, los cuales permiten visualizar cada una de las actividades o decisiones que integran un procedimiento. Los diagramas de flujo o flujogramas, son herramientas de mucha utilidad, pues permiten obtener una visión integral del procedimiento, conocer la distribución del trabajo, la forma en que se moviliza la información, los resultados que se generan en la ejecución del procedimiento, así como las personas y unidades que participan en su ejecución.

SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:NUMERO DE

PROCESO:

NOMBRE DEL PROCESO:

Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

INICIO

Prepara documentos

1

DEPENDENCIA INTERESADA

¿Compra

menor a 10K?

2

¿Asignada a

UDAF?

3

SIProcedimiento:

Compra directaNO

Procedimiento:

Compra por

fondo rotativo

SI

Solicita autorización

4

NO

Corrige documentos

para cotización

9

Procedimiento:

Compra por

cotización

FIN A

A

COMPRAS UDAF



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Los diagramas de flujo utilizan la siguiente simbología:

INICIO

Prepara

documentos

¿Compra

menor a

10K?

Procedimiento:

Compra directa

A

B

La ELIPSE, puede ser utilizada indistintamente para señalar el

inicio o fin de un flujo. Basta colocar en su interior la palabra

“inicio” o “fin”, según corresponda. En un mismo flujograma,

es común encontrar varias elipses indicando el “fin” del

procedimiento.

El RECTÁNGULO, es el símbolo que se utiliza para representar

las actividades. Dentro de él, se describe en forma concreta y

clara la especificación de la actividad que pertenece al

procedimiento.

El PENTÁGONO, se utiliza como conector entre páginas.

Cuando un diagrama consta de más de una página, el final de

la primera y el inicio de la siguiente, se conectan por medio de

esta figura. Al igual que los círculos, se utilizan por pares

identificados con el mismo número.

La FLECHA, se utiliza para conectar actividades, señala la

secuencia de las mismas, el orden en que éstas se ejecutan, y

la forma en que fluyen la información y los documentos.

El ROMBO, es la figura que se utiliza para mostrar las

actividades de decisión que se ejecutan como parte del

procedimiento. De igual forma, se utiliza para mostrar más de

una alternativa de acción. En su interior, se describe de forma

concreta y clara la decisión que debe desarrollarse, asimismo en

sus salidas, debe indicarse con un “Si” o un “No” la acción a

seguir.

El RECTÁNGULO CON BARRAS, es el símbolo que se utiliza

para hacer referencia a otros diagramas de flujo. Cuando el flujo

de actividades llega a esta figura, inicia la ejecución de otro

procedimiento.

El CIRCULO, se utiliza para conectar actividades dentro de un

mismo diagrama, cuando por razones de espacio, se torna muy

complicado conectar dichas actividades por medio de una

flecha. En su interior se coloca un número con fines de

identificación. Los círculos se utilizan en pares identificados con

el mismo número, uno saliendo de una actividad y otro entrando

a otra actividad.



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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

Capítulo

3



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Lista de Procedimientos En este apartado, se presentan los procedimientos elaborados para la administración de bienes y/o suministros del Organismo Judicial.

Los procedimientos desarrollados son:

1. RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS 1.01. Ingreso de bienes y suministros por orden de compra. 1.02. Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso. 1.03. Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo.

2. RECEPCIÓN DE REQUISICIONES

2.01. Recepción de Requisiciones al almacén.

3. RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES 3.01. Registro y recepción de reclamos y/o devoluciones.

4. REGISTRO DE KARDEX

4.01. Registro de Egresos del control de kardex. 4.02. Verificación de Existencias.

5. GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE

5.01. Planificación anual de la compra de combustible. 5.02. Ingreso de cupones de combustible. 5.03. Egreso de cupones de combustible. 5.04. Inhabilitación de cupones de combustible. 5.05. Liquidación de cupones de combustible.

6. GESTIÓN DE TRABAJOS DE IMPRESIÓN

6.01. Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial.

7. GESTION DE RECLAMOS

7.01. Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.

8. GESTION DE DOCUMENTACIÓN 8.01. Recepción de correspondencia. 8.02. Control de correspondencia enviada.

9. DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS

9.01. Preparación y envío de bienes y/o suministros.



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Para cada uno de estos procedimientos se presenta un diagrama de flujo, con el que se ilustran las actividades, secuencias, requerimientos y controles; así como una descripción literal de los mismos, en la que se precisan:

No. OPERACIÓN Se indica el número correlativo y secuencial de la actividad o decisión.

RESPONSABLE Se especifica el nombre de la entidad, departamento o puesto responsable de desarrollar las actividades. Es el actor que aparece consignado en el diagrama de flujo, en la parte superior de la columna donde se ubica la actividad.

DESCRIPCIÓN Se explican en forma detallada los pasos que conforman las actividades, así como sus entradas y salidas, documentos requeridos, información generada, etc.



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1.00 Recepción de bienes y suministros.

Consiste en el ingreso de los bienes y suministros al almacén, la inspección y verificación de las características físicas de lo que se recibe, contra lo detallado en los documentos que amparan la recepción (factura, nota de envío, orden de compra, contrato, orden de trabajo, fondo rotativo, etc.). La recepción puede realizarse por bienes y/o suministros adquiridos a través de un proceso de compra, donación, comiso y por fondo rotativo. Participan en esta gestión: el proveedor adjudicado, Auxiliar de Kardex, agente de seguridad, secretaria recepcionista, Director de Suministros, encargado de área a la que corresponda la recepción del bien, encargado de almacén y Encargado de Kardex.



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1.01 Ingreso de bienes y/o suministros por orden de compra.

1. Los bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial deben ser entregados al Departamento de Suministros, salvo en aquellos casos en que en los términos de referencia, bases de licitación u otros se indique al proveedor otro lugar para la entrega de los mismos, dejando claramente establecidos los días y horarios para la recepción de bienes. Es importante que en el momento de la recepción se verifiquen números de serie, marcas, modelo u otros datos que permitan identificar los bienes.

2. Para recibir bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, el encargado de la recepción ó comisión de recepción exigirá al proveedor la presentación de la Orden de Compra que le fue entregada por el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, así como los documentos que el proceso de compra establezca (factura, fianzas, otros)

3. El Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios deberá remitir al Departamento de Suministros copia del expediente en el cual consta la adjudicación de la compra.

4. El expediente de compra deberá contener los documentos del proceso,

conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y lo estipulado por las bases de cotización, licitación y/o términos de referencia.

5. El encargado de almacén o auxiliar de kardex verificará la fecha de entrega

consignada en la Orden de Compra presentada por el proveedor, y una vez recibidos los bienes y/o suministros, estampará en el reverso de la factura firma y sello de recibido del producto y de la factura.

6. En los casos en que la entrega de bienes se realice en un lugar diferente al

Departamento de Suministros, el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios solicitará al Departamento de Suministros la delegación de la responsabilidad de recepción en una o varias personas a fin de que estos delegados se presenten junto a la comisión de recepción (si fuera el caso) y el proveedor, a recibir en la Dependencia solicitante. El auxiliar de kardex dará ingreso al sistema en la fecha igual o posterior a la recepción de la factura.



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7. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén en sistema kardex” (Ver Anexos) que se estampe en la factura original, deberá contener como mínimo:

Número de forma 56 de la Dependencia solicitante

Nombre de la Dependencia solicitante

Nombre y firma de la persona encargada del trámite del expediente en Suministros

Fecha de ingreso al sistema kardex

Visto bueno de Guardalmacén

8. El Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, remitirá al Departamento de Suministros, previo a la recepción, las muestras de los bienes y/o suministros adjudicados (en los casos que aplique).

9. Al momento de realizar la recepción de los bienes y/o suministros, el encargado

de la misma, debe verificar que los artículos que está recibiendo cumplan con las especificaciones detalladas en la Orden de Compra y/o documentos del expediente de compra, así como la cantidad y calidad. En los casos en que se haya proporcionado una muestra del producto solicitado, debe verificarse que la calidad del bien y/o suministro, sea la misma.

10. Si los bienes y/o suministros presentan daños y/o no cumplen con las

características indicadas en la Orden de Compra y/o documentos del expediente de compra, serán rechazados por el auxiliar de kardex en el Departamento de Suministros y elaborarán un documento detallando las razones por las cuales no se reciben los productos.

11. Se aceptarán “Entregas Parciales” de bienes y/o suministros, en aquellos casos en que se haya establecido esa condición en los Términos de Referencia, Bases de Licitación o al momento de formalizar la compra, para lo cual la Orden de Compra deberá ir debidamente razonada. Adicionalmente, podrán aceptarse entregas parciales según convenga al Organismo Judicial, pero el trámite de pago se iniciará hasta que se haya completado todas las entregas.

12. El Departamento de Suministros, deberá recibir copias de las Ordenes de Compra de bienes y/o suministros adquiridos por el Organismo Judicial, así como de las requisiciones o pedidos de los mismos a fin de garantizar que la calidad de los artículos que se reciben, cumplan con todas las características de los artículos adjudicados.



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SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:


PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:

Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1 1.01 Ingreso de Bienes y/o Suministros por Orden de Compra

PROVEEDOR

ADJUDICADOAUXILIAR DE BODEGA

ENCARGADO DE

BODEGAAUXILIAR DE KARDEX

INICIO

Entrega los

productos que

le han sido

adjudicados

1

Recibe Orden de Compra del

Proveedor y compara contra

expediente que le remitió el

Depto. De Adquisiciones de

Bienes y Servicios

2

¿Información

correcta?

3

Informa al proveedor las

discrepancias

detectadas y devuelve

documentación

17

NO

Recibe verificando que

el proveedor cumpla

con las características

de los productos

4

SI

¿Cumple

con los requisitos?

5

Informa al proveedor

que no puede recibir

los productos y le

devuelve documentos

18

NO

Recibe el producto, lo

traslada a bodega y

entrega para su

posterior distribución

6

SI

Realiza los registros

correspondientes y

registra el ingreso en el

control de kardex (1)

7

Recibe los productos y

copia de factura,

asigna espacio físico

dentro de la bodega,

prepara su despacho

y distribución

8

Revisa registro y

documentos

9

¿Correcto?

10

Estampa sello de

revisado y

traslada

11

SI

Corrige y/o gestiona

anulación y devuelve

expediente

19

NO

Verifica tipo de producto

12¿Inventariables?

13

Elabora forma 1H

obtiene firmas y remite

a inventarios con

documentación de

soporte

14

SI

Arma expediente y devuelve

documentación original al

Departamento de

Adquisiciones de Bienes y

Servicios y una copia al

Auxiliar de kardex

15

NO

Verifica y archiva

expediente

16

FIN A

A

(1) Realiza los registros correspondientes de ingreso a Almacén e Inventarios si fuera el caso en el sistema de Suministros.

1

1

RECEPCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Proveedor adjudicado DESCRIPCIÓN : Se presenta al almacén de Suministros del Organismo Judicial para entregar los

productos que le han sido adjudicados.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe Orden de Compra del proveedor y compara contra el expediente que le

fue remitido por el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si la información es correcta continúa en operación 4 si la información no es

correcta, continúa en operación 17.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Procede a la recepción verificando que los productos que el proveedor está

entregando cumplan con las características y demás condiciones ofrecidas en la cotización, así como el buen estado de los productos.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si cumple con los requisitos continúa con la operación No. 6. Si no cumple con

los requisitos, continúa con la operación No. 18.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe el producto al proveedor, lo traslada a bodega y entrega al Encargado de

Bodega para su resguardo y posterior distribución.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Realiza los registros correspondientes y registra el ingreso en el control de

kardex y el sistema del Almacén de Suministros, e Inventarios si fuera el caso.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Recibe los productos y copia de factura, asigna espacio físico dentro de la

bodega, prepara su despacho y distribución.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Revisa registro y documentos.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si todo está correcto continúa en operación 11, si no está correcto devuelve al

Auxiliar de Bodega y continúa en operación 19.



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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Estampa sello de revisado y traslada.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de producto.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables continúa en operación 14, si no son inventariables continúa

en operación 15.

No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas y remite a inventarios con documentación de

soporte, continúa en operación 16.

No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Arma expediente y devuelve documentación original al Departamento de

Adquisiciones de Bienes y Servicios y una copia al Auxiliar de kardex.

No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Verifica y archiva expediente, finalizando el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Informa al proveedor las discrepancias detectadas y las devuelve para que

corrija la documentación, finalizando el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Informa al proveedor que no puede recibir los productos que entrega porque no

cumplen con lo ofertado y/o con las condiciones físicas de entrega y devuelve documentos que corresponden al proveedor, finalizando el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación y devuelve expediente, continúa en operación

número 7.



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1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso.

1. Todos los bienes o suministros que sean donados al Organismo Judicial

deben ser entregados al Departamento de Suministros acompañando la documentación donde conste las características de los bienes o suministros donados.

2. En los casos especiales donde la entrega de los bienes donados se realice en

un lugar diferente al Departamento de Suministros, el Director del Departamento enviará delegado(s) para que se presenten en el lugar para recibir los bienes. Es importante que en el momento de la recepción, se verifiquen números de serie u otros códigos y características que permitan identificar el bien.

3. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén” (Ver Anexos) deberá estamparse

en el documento de envío, el cual, deberá contener como mínimo:

Número de resolución o documento que autoriza la recepción de la donación






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SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

Recibe y registra

documentación

1

SECRETARIA /

RECEPCIONISTA

Analiza Resolución

de la donación o

comiso

2

DIRECTOR

SUMINISTROS

GERENCIA

ADMINISTRATIVA

¿Expediente

completo?

3

SI

Verifica estado físico

de la donación o

comiso y emite informe

5

Elabora oficio

solicitando

información

19

NO

¿Inventariables?

16

Elabora forma 1H

obtiene firmas

traslada a

inventario

17

SI

Prepara

expediente y

archiva

18

NO

Recibe expediente,

verifica y recibe los

productos

9

FIN

INICIO

1.02 Ingreso de bienes y/o suministros por donación o comiso

1

1

ENCARGADO DE

ALMACÉN

Recibe expediente

de la donación o

comiso

4

AUXILIAR DE BODEGA

Obtiene información

faltante y completa

expediente

20

Recibe informe sobre

la valuación de bienes

o suministros

6

Recibe informe de

estado físico y de la

valuación y elabora

acta

7

Recibe instrucciones

para la recepción

8

Estampa sello de

ingreso a almacén

y anexa al acta

10

Registra en

kardex y solicita

firma

11

Coordina ingreso al

kardex

12

¿Correcto?

13


anulación con Vo. Bo.

De Director o Sub Jefe

21

NO

Firma de

conformidad

14

SI

Verifica tipo

de insumo

15




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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Secretaria / Recepcionista DESCRIPCIÓN : Recibe y registra documentación.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Analiza Resolución de la donación o comiso.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Si el expediente está completo, continúa en operación número 4, si no está

completo, continúa en operación número 19.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe expediente de la donación o comiso.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Verifica estado físico de la donación o comiso y emite informe.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe informe sobre la valuación de bienes o suministros.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director Suministros DESCRIPCION : Recibe informe de estado físico y de la valuación y elabora acta.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe instrucciones para la recepción.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe expediente, verifica y recibe los productos.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Estampa sello de ingreso a almacén y anexa al acta.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Registra en kardex y solicita firma.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Coordina ingreso al kardex. No. OPERACIÓN : 13



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RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si la información está correcta, continúa en operación número 14, si no está

correcta, continúan con operación número 21.

No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Firma de conformidad.

No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de insumo.

No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables, continúa en operación número 17, si no son

inventariables, continúa en operación número 18.

No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas traslada a inventario.

No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Prepara expediente y archiva, finalizando el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Secretaria / Recepcionista DESCRIPCION : Elabora oficio solicitando información.

No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Gerencia Administrativa DESCRIPCION : Obtiene información faltante y completa expediente, continúa en operación

número 1.

No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación con Vo. Bo. De Director o Sub Jefe, continúa en

operación número 11.



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1.03 Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo.

1. La información de todos los bienes que sean adquiridos a través de fondos rotativos debe ser remitida al Departamento de Suministros para su control, la cual deberá acompañarse de la factura y documentos del fondo rotativo con el que se realizó la adquisición.

2. El Sello de “Registro de Ingreso a Almacén en sistema kardex” (Ver Anexos) que se estampe en la factura original, deberá contener como mínimo:

Número de forma 56 de la Dependencia solicitante

Nombre de la Dependencia solicitante






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SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

Envía documentación

y/o insumos de fondo

rotativo

1

UDAF DE GERENCIA

ADMINISTRATIVA

Recibe oficio, registra

en control interno y

traslada documentos

2

SECRETARIA DE

SUMINISTROS

Recibe documentos

y asigna auxiliar

para la recepción

3

AUXILIAR DE KARDEX

FONDO ROTATIVO AUXILIAR DE BODEGA

Revisa insumos y facturas

con documentación de

respaldo

4

¿Correcto?

5

SI

Revisa estado físico y

cantidad de los insumos

comparado con la solicitud

7

Elabora oficio y

devuelve

20

NO

Constata que contenga la

firma y sello del responsable

de la recepción del insumo

en factura u oficio de

conformidad adjunto

8

¿Están

insumos

fisicamente?

6

NO

SI

Realiza registros en

kardex y estampa sellos

correspondientes

9

¿Inventariables?

14

Elabora forma 1H obtiene

firmas y remite a inventarios

con documentación de

soporte

15

SI

Arma expediente

16

NO

Revisa registro y

documentos

10

¿Correcto?

11

Estampa sello de

revisado y traslada

12

SI


anulación y

devuelve expediente

21

NO

Verifica tipo de

insumo

13

Elabora Forma 57,

distribuye insumos y archiva

copia de expediente

18

Devuelve documentación

original a UDAF

17

Realiza registros

correspondientes

19

FIN

INICIO

1.03 Ingreso de bienes y/o suministros por fondo rotativo

1

1




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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : UDAF de Gerencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Envía documentación y/o insumos de fondo rotativo.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria de Suministros DESCRIPCION : Recibe oficio, registra en control interno y traslada documentos.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Recibe documentos y asigna auxiliar para la recepción.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Revisa insumos y facturas con documentación de respaldo.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si están correctos, continúa en operación número 6, si no están correctos,

continúa en operación número 20.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si están los insumos físicamente, continúa en operación número 7, si no están,


No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Revisa estado físico y cantidad de los insumos comparado con la solicitud y


No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Constata que contenga la firma y sello del responsable de la recepción del

insumo en factura u oficio de conformidad adjunto.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Realiza registros en kardex y estampa sellos correspondientes.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Revisa registro y documentos.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Si están correctos, continúa con operación número 12, si no están correctos,




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No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex / Fondo Rotativo DESCRIPCION : Estampa sello de revisado y traslada.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Verifica tipo de insumo.

No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Si son inventariables, continúa en operación número 15 si no son inventariables,


No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora forma 1H obtiene firmas y remite a inventarios con documentación de

soporte.

No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Arma expediente.

No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Devuelve documentación original a Unidad de Administración Financiera

–UDAF-, continúa en operaciones 18 y 19.

No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora Forma 57, distribuye insumos y archiva copia de expediente y finaliza el

procedimiento.

No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : UDAF de Gerencia Administrativa DESCRIPCION : Realiza registros correspondientes y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Elabora oficio y devuelve, continúa en operación número 1.

No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Corrige y/o gestiona anulación y devuelve expediente, continúa en operación

número 10.



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2.00 Recepción de Requisiciones.

Consiste en la recepción y registro de las requisiciones en el almacén del Departamento de Suministros. Las requisiciones que presentan los diferentes órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial pueden ser solicitando:

Bienes Suministros Trabajos de imprenta Papelería Controlada Combustibles

Participan en esta gestión: la dependencia solicitante, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén, encargado de área a quien corresponda el trámite y Encargado de Kardex.



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1. Los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas para realizar una requisición deben remitir sus requisiciones al Departamento de Suministros para que les provean de bienes, suministros, trabajos de imprenta, papelería controlada y combustible.

2. La Secretaria recepcionista del Departamento de Suministros será responsable de

recibir y distribuir toda requisición que ingrese al Departamento. 3. Toda requisición que se reciba en el Departamento de Suministros debe

registrarse en el sistema de control correspondiente, en donde se le asignará un número de control.

4. El Departamento de Suministros analizará las requisiciones y las trasladará a las

personas responsables de realizar los diferentes procesos, quienes tendrán a cargo su custodia hasta el momento del despacho.



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2.01 Recepción de Requisiciones al Almacén.

SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1 2.01 – Recepción de Requisiciones al Almacén

RECEPCIÓN DE REQUISICIONES

RECEPCIÓN DE REQUISICIONES

INICIO

Recibe, registra y

analiza solicitud

1

Recibe requisición y

verifica la existencia de

bienes, suministros,

papelería controlada o

trabajos de imprenta

3

NO

FIN

AUXILIAR DE BODEGA ENCARGADO DE ALMACÉN

1

1

¿Solicitan

combustible?

2

Procedimiento:

5.03 Egreso de

cupones de

combustibles

SI

DEPENDENCIA SOLICITANTE

Recibe requisición con

informe de Auxiliar de

Bodega, analiza

documentación y traslada

para despacho

4

¿Solicitan

trabajos de imprenta?

5

Procedimiento:

6.01 Solicitud de trabajos

de imprenta a requerimiento

de dependencias del

Organismo Judicial

SI

¿Hay existencias

en Almacén?

6

NO

Devuelve a

dependencia

solicitante

8

NO

Recibe requisición con

sello del Almacén de

Suministros indicando que

no hay existencias

9

Recibe asignación del

trabajo para su

despacho

7

SI

A

A



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Versión 1.0 Fecha: 3 de agosto de 2001

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Versión 1.0 Fecha: diciembre de 2001 Versión 1.0



No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepción de requisiciones DESCRIPCION : Recibe, registra y analiza solicitud.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Recepción de requisiciones DESCRIPCION : Si la requisición es de combustible, se realiza el procedimiento “5.03 Egreso de

cupones de combustibles” y finaliza el procedimiento. Si se trata de bienes, suministros, papelería controlada o trabajos de imprenta; continua con la operación 3.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe requisición y verifica la existencia de bienes, suministros, papelería

controlada o trabajos de imprenta. Traslada al Encargado de Almacén para el análisis respectivo.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe requisición con informe de Auxiliar de Bodega, analiza la documentación

y traslada para despacho.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si lo que solicitan son trabajos de imprenta continúa con el procedimiento “6.01

Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial” y finaliza el procedimiento. Si no son trabajos de imprenta continúa con la operación 6.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Si de lo solicitado por los órganos jurisdiccionales o dependencias

administrativas, hay existencia en el Almacén continúa en operación 7. Si de lo solicitado por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, no hay existencia en Almacén, continúa en operación número 8.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCION : Recibe asignación del trabajo para su despacho y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Devuelve a dependencia solicitante.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Dependencia Solicitante DESCRIPCION : Recibe requisición con sello del Almacén de Suministros de que no hay

existencias para iniciar su solicitud de compra ante el Departamento de Compras del Organismo Judicial y finaliza el procedimiento.



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3.00 Recepción de Reclamos y/o devoluciones.

Recepción de Reclamos: Consiste en la recepción de reclamos (por garantías, faltantes, otros) por órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, dar trámite e investigación a los mismos y solucionar los inconvenientes descritos en el reclamo. Recepción de Devoluciones: Consiste en el ingreso de bienes y/o suministros al almacén por devolución, verificando las características físicas de lo que se recibe contra los documentos que amparan la recepción. Participan en esta gestión: la dependencia que reclama o devuelve el bien y/o suministro, agente de seguridad, Secretaria Recepcionista, Director, encargado de área a quien corresponda el trámite, Encargado de Almacén y Encargado de Kardex.



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3.01 Recepción de Reclamos y/o devoluciones.

1. Todo reclamo o devolución que se realice al Departamento de Suministros deberá acompañarse de un documento donde se detallen las características de los bienes y/o suministros que sean reclamados o devueltos.

2. Para recibir bienes reclamados o devueltos al Organismo Judicial, el

encargado de la recepción de los mismos exigirá el documento descrito en el numeral anterior.

3. El Sello de “Ingreso a almacén” deberá estamparse en el documento de envío,

el cual, deberá contener como mínimo:

Fecha y hora de recepción de los bienes devueltos,

Nombre y firma de la persona que recibe,

Visto bueno del Encargado de Almacén.

4. Para todo reclamo que se reciba en el Departamento de Suministros generará una nota detallando la resolución que se le dio al reclamo presentado.

5. El Departamento de Suministros llevará un control específico de los reclamos

recibidos con el propósito de mejorar la atención al público (Ver Anexos)



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SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1 3.01 Registro y recepción de reclamos y devoluciones

1

1

DEPENDENCIA

INICIO

Se presenta a

entregar los bienes

a devolver

1

SECRETARIA

RECEPCIONISTA

Recibe

documentación de

devolución y solicita

documento de envío

2

DIRECTOR DE

SUMINISTROS

Recibe

documentación de

reclamo o devolución

3

¿Se

realiza el trámite

en Suministros?

4

Asigna Auxiliar de

Kardex que

realizará el trámite

5

SI

Devuelve para

continuar trámite

14

NO

Elabora

documentación de

traslado para realizar

el trámite del reclamo

15

AUXILIAR DE KARDEX

¿Incluye

bienes o suministros

en el reclamo?

6

Verifica los números de serie

u otros códigos y recibe los

bienes devueltos. Estampa

sello y firma de recibido en la

copia del documento de envío

y entrega al representante de

la dependencia

7

SI

Actualiza sus controles de

Kardex. Estampa sello de

ingreso a almacén en el

documento de envío y

traslada para verificación al

encargado de Kardex.

8

AUXILIAR DE KARDEX

Recibe documentos

y verifica en kardex

9

¿Correcto?

10

Archiva expediente

concluido

11

SI

Corrige el control de

kardex

12

NO

Realiza la gestión

que corresponda de

acuerdo al tipo de

reclamo

13

NO

FIN

A

A

A

RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y DEVOLUCIONES



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia DESCRIPCIÓN : Se presenta al Almacén de Suministros del Organismo Judicial para entregar los

bienes a devolver.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe documento al representante de la dependencia y solicita documento de

envío: Oficio, memorando, circular, etc. y lo traslada al Director.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Recibe documentación del reclamo o devolución.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Determina si la investigación del reclamo debe ser resuelto por el Departamento

de Suministros o el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios. Si el trámite lo realiza Suministros continúa con la operación No. 5. Si el trámite no lo realiza Suministros continúa con la operación No. 14.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Asigna al Auxiliar de Kardex que realizará el trámite.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Evalúa si la documentación está acompañada de bienes o suministros para

ingresar. Si tiene adjuntos bienes o suministros por ingresar, continua con la operación 7. Si recibe solo documentación de reclamo, continua con la operación 13.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Verifica los números de serie u otros códigos y recibe los bienes devueltos.

Estampa sello y firma de recibido en la copia del documento de envío y entrega al representante de la dependencia.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Actualiza sus controles de Kardex. Estampa sello de ingreso a almacén en el

documento de envío y traslada para verificación al encargado de Kardex.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Recibe documentos, verifica en kardex.



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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Si lo operado está correcto, continúa en la operación 11. Si no está correcto

continúa en el operación No. 12. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Archiva expediente concluido y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Realiza las correcciones al control de Kardex, posteriormente de haberlo

consultado con el Director de Suministros o Sub Jefe para contar con su visto bueno y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Recibe documentación con el reclamo asignado y procede a realizar la gestión

que corresponda de acuerdo al tipo de reclamo y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Devuelve a Secretaria para que lo remita al Departamento de Adquisiciones de

Bienes y Servicios. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Elabora documentación de traslado al Departamento de Adquisiciones de

Bienes y Servicios para que realicen el trámite del reclamo y finaliza el procedimiento.



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4.00 Registro de Kardex.

Consiste en registrar en el sistema de kardex, todos los ingresos y egresos de bienes, suministros, mobiliario y equipo al almacén (compras, donaciones, devoluciones, despachos, etc.); con el propósito de mantener un control de las existencias y de los movimientos, por medio del sistema informático y un archivo físico con la documentación de soporte.

Participan en esta gestión: el Encargado de área a quien corresponda la gestión, secretaria recepcionista, Auxiliar de Kardex, encargado de trabajos de impresión, encargado de fondo rotativo y despachadores.



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1. Todos los bienes que ingresen al Almacén del Departamento de Suministros del Organismo Judicial (Compras, donaciones, devoluciones, trabajos de imprenta, etc.) deben ser registrados en el sistema de control kardex.

2. Para realizar el registro de ingreso de los bienes en el sistema de control

kardex, se requerirá que la factura original o el documento de envío vayan acompañadas de la documentación siguiente:

Fotocopia del Formulario F-56 Fotocopia de la Orden de Compra / Contrato

3. La Sección de Kardex, deberá llevar controles auxiliares al sistema, con el

propósito de garantizar el ingreso y resguardo de bienes. De la misma forma, los encargados de región, deberán llevar un control de todos los ingresos que les corresponden.



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4.01 Registro de Egresos en el sistema de control Kardex. 1. Todos los bienes que salen del Almacén del Departamento de Suministros del

Organismo Judicial deben ser registrados en el sistema de control kardex, por medio del cual se genera un documento de egreso de almacén (F-57).

2. Para realizar el registro de egreso de los bienes en el sistema de control kardex, será necesario contar con una requisición debidamente autorizada por el jefe de la dependencia solicitante (F-56).

3. El Departamento de Suministros, deberá llevar controles auxiliares al sistema, con el

propósito de garantizar el egreso y resguardo de bienes. De la misma forma, los encargados de región, deberán llevar un control de todos los egresos que les corresponden.



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SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

AUXILIAR DE KARDEX

INICIO

Recibe, revisa

expediente y confirma

recepción en el sistema

1

Busca código de la

dependencia, lo ingresa y

obtiene número correlativo

de requisición o reclamo

2

Registra en el sistema de

kardex el egreso del bien

por grupo y renglón de

gasto e imprime Forma 57

3

Archiva copia y envía

copia para realizar la

entrega y distribución

correspondiente

4

4.01 Registro de Egresos en el sistema de control Kardex

1

1

¿Inventariables?

5

Envía documentación al

Departamento de

Inventarios para su

registro

6

SI

Revisa los egresos

operados de cada uno de

los ítems por grupo y

renglón de gasto

7

NO

Procedimiento:

9.01 Preparación y

envío de bienes y/o

suministros

¿Operaciones

correctas?

8

Informa al Director de

Suministros y solicita

autorización para

correcciones

9

NO

Revisa reporte

sobre ajustes

10

Realiza los ajustes al

sistema de control de

kardex e imprime

reporte

12

Genera los reportes

respectivos

13

Autoriza los

ajustes

necesarios

11

DIRECTORENCARGADO DE KARDEX

FIN

SI

REGISTRO DE KARDEX



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Recibe y revisa expediente y confirma la recepción en el sistema.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Busca código de la dependencia que solicita el bien o suministro, ingresa código

y obtiene número correlativo de requisición o reclamo.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Registra en el sistema de kardex el egreso del bien o suministro por grupo y

renglón de gasto e imprime la constancia de egreso (Forma 57).

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Archiva su copia y envía copia al encargado de envíos para realizar la entrega y

distribución correspondiente. Se realiza el procedimiento “9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros”. Y continúa en operación número 5.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si son bienes inventariables los que fueron egresados del sistema de kardex,

continúa en operación número 6; si no son bienes inventariables los que fueron egresados del sistema de kardex, continúa en operación número 7.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Envía documentación al Departamento de Inventarios para su registro. Se

realiza registro y codificación de bienes.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Revisa los egresos operados de cada uno de los ítems por grupo y renglón de

gasto, según lo operado por el Auxiliar de Kardex.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCION : Si las operaciones ingresadas al sistema son correctas continúa en operación

número 13, si no son correctas, continúa en operación número 9.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Informa al Director de Suministros sobre las correcciones que hay que realizar

en el sistema de control de kardex por operaciones incorrectas. Solicita autorización para realizar los ajustes respectivos.



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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCIÓN : Revisa el reporte recibido por el encargado de kardex sobre ajustes a realizar

al sistema.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCIÓN : Autoriza los ajustes necesarios.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Realiza los ajustes al sistema de control de kardex, imprime el reporte

respectivo de los cambios efectuados.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de kardex DESCRIPCIÓN : Genera los reportes respectivos, realiza las actualizaciones al sistema y

archiva expediente , finalizando el procedimiento.



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4.02 Verificación de Existencias.

1. El Departamento de Suministros mantendrá existencias de bienes y/o suministros, los cuales serán custodiados, controlados rigurosamente y distribuidos a las dependencias solicitantes.

2. El Departamento de Suministros realizará una verificación de las existencias

por todos los requerimientos de bienes y/o suministros que realicen los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, previo a su despacho.

3. Cuando las existencias sean insuficientes, el departamento de Suministros, a

través de las personas responsables del Despacho, podrán autorizar un despacho menor a la cantidad solicitada por la dependencia.

4. El Departamento de Suministros deberá definir niveles mínimos de existencias

por artículo, para garantizar el adecuado manejo del almacén.

5. En los casos en que determinen la necesidad de reabastecer el almacén, respecto de algunos bienes y/o suministros, elabora la documentación respectiva y solicita al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, la realización de una compra global.



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MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

SOLICITANTE

INICIO

Envía pedido o

requisición para

verificación de

existencias

1

Recibe el pedido o

la requisición

2

Realiza verificación

sobre la existencia de

bienes y/o suministros

solicitados

3

¿Hay

existencias?

4

ENCARGADO DE KARDEXAUXILIAR DE KARDEX

¿Hay

limitantes?

5

SI

Estampa sello de

no existencias y

remite (1)

11

NO

Registra despacho

parcial y traslada

para verificación

6

SI

¿Registros

correctos?

7

NO

Da Vo. Bo. Para

elaboración de la

Forma 57

8

SI

Elabora e imprime

Forma 57

9

Autoriza Forma 57

10

Procedimiento:

9.01 Preparación

y envío de

Bienes y/o

Suministros

4.02 Verificación de existencias

ENCARGADO DE

ALMACÉN

FIN

(1) Según el monto, al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y/o al Fondo Rotativo de la Gerencia Administrativa.

1

1

NO

A

A

REGISTRO DE KARDEX



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Solicitante DESCRIPCIÓN : Envía pedido o requisición para la verificación de existencias en el almacén

del Departamento de Suministros.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCIÓN : Recibe el pedido o la requisición.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Realiza una verificación sobre existencias de los bienes y/o suministros

solicitados.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : De acuerdo a la verificación realizada establece: si hay existencias continúa

con la operación No. 5. Si no hay existencias se continúa en la operación número 11.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Si hay limitantes para atender la requisición continúa en la operación número

6. Si no hay limitantes para atender la requisición, continúa en la operación número 10.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Registra despacho parcial y traslada para verificación.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Recibe expediente, verifica registros del despacho si los registros están

correctos continúa en operación número 8, si los registros no están correctos, vuelve a operación número 6.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Da visto bueno para la elaboración de la Forma 57 y traslada al Auxiliar de

Kardex.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Kardex DESCRIPCION : Elabora e imprime Forma 57 y traslada al Encargado de Almacén.



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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Autoriza Forma 57 y continúa en el procedimiento “9.01 Preparación y envío

de Bienes y Suministros” y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Kardex DESCRIPCION : Estampa el sello de que no hay existencias en el almacén de Suministros y

remite, según el monto, al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y/o al Fondo Rotativo de la Gerencia Administrativa y finaliza el procedimiento.



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5.00 Gestión de Control de Combustible.

Consiste en llevar un registro y control de toda la gestión que se realiza para un efectivo control de combustible, desde su adquisición, hasta su despacho y liquidación.

Dentro de las principales actividades que se realizan dentro del control de combustible se encuentran:

Planificación de la compra anual de combustibles Ingreso de cupones de combustible Egreso y liquidación de cupones de combustible Resguardo y custodia de las Tarjetas de Control de

Suministros de Combustible, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.



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5.01 Planificación anual de la compra de combustible.

El proceso de compra de combustible se realiza una vez al año y opera de la forma siguiente:

a) Con base en los consumos históricos y cuotas autorizadas por la Presidencia del Organismo Judicial, el Almacén de Suministros prepara una proyección de consumo anual, con lo cual se solicita iniciar un evento de compra.

b) Para solicitar los cupones de combustible parciales se debe considerar las fluctuaciones en

el precio de los diferentes tipos de combustible y las variaciones en los consumos de las cuotas.

c) Aunque la compra de los cupones de combustible se contrata en forma anual,

trimestralmente se realiza un requerimiento al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios para que realice el trámite de entrega de cupones de combustible ante el proveedor, adjuntando el listado de las entregas extraordinarias realizadas que requieren afectación de presupuesto de otras dependencias.

d) El Departamento de Suministros debe establecer las cantidades de los cupones de las

diferentes denominaciones que requiere, para atender sus consumos mensuales.

e) Para garantizar el abastecimiento de las cuotas de cupones de combustible correspondiente, es necesario que el Departamento de Suministros a través del área de Combustible, solicitará por medio de Forma 56 al Departamento de Adquisiciones la adquisición o la compra del total programado más un diez por ciento (10%) de incremento por el precio del combustible, las cuales serán entregadas de acuerdo a la programación realizada por el área de Combustible y/o necesidades del Organismo Judicial.



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MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

ENCARGADO DE COMBUSTIBLE

5.01 Planificación anual de la compra de combustible

1

1

INICIO

Consulta Acuerdos por medio de

los que se autorizaron las cuotas

ordinarias y extraordinarias

1

Prepara la planificación anual de

consumo de combustible y pedido

(F-56) y traslada

2

Recibe y revisa la planificación y

el pedido (F-56)

3

¿Información

correcta?

4

Realiza las correcciones indicadas

6NO

Autoriza la planificación y

pedido (F-56) para solicitar la

compra y traslada a Gerencia

Administrativa para el trámite

de compra

5

SI

DIRECTOR

FIN

GESTIÓN DE CONTROL DE COMBUSTIBLE



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Consulta los acuerdos de la Presidencia del Organismo Judicial por medio de

los cuales se autorizan la cuotas ordinarias y extraordinarias de combustible para preparar la planificación anual.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Prepara la planificación anual de consumo de combustible y pedido (Forma

56) y lo traslada al Director de Suministros para su revisión y autorización.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Recibe y revisa la planificación de combustible y el pedido (Forma 56).

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Evalúa y determina si toda la información está correcta. Si está correcta

continúa en la operación número. 5. Si no está correcta continúa en la operación número 6.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director de Suministros DESCRIPCION : Autoriza la planificación y pedido (Forma 56) para solicitar la compra anual de

combustible, traslada a la Gerencia Administrativa para el trámite de compra y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Realiza las correcciones indicadas por el Director de Suministros y traslada

para autorización. Continúa en operación número 3.



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5.02 Ingreso de cupones de combustible.

1. El Departamento de Suministros solicita a la Coordinación Administrativa de la Gerencia Administrativa, que organice con la Dirección de Seguridad del Organismo Judicial, el traslado de los cupones de combustible desde la empresa proveedora hacia las instalaciones del Departamento de Suministros, solicitando que el servicio requerido tenga en cuenta las condiciones mínimas de seguridad requeridas, debido al volumen monetario que el traslado representa, que va de un millón de quetzales en adelante.

2. El Departamento de Suministros recibe de la empresa proveedora los

cupones de combustible para la distribución, los cuales serán revisados y confrontados contra lo solicitado, lo contratado y la factura respectiva.

3. Los cupones serán registrados en el sistema creado para el registro de

combustible, por denominación y llevando un control de los números de serie de los mismos.

4. El Departamento de Suministros custodiará y controlará los cupones de

combustible ingresados.

5. El Departamento de Suministros velará por que se cuente siempre con el abastecimiento necesario de cupones de diferentes denominaciones para su distribución efectiva.



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Agosto 2013

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Suministros

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Octubre 2005

1

1

1

5.02 Ingreso de cupones de combustible


INICIO

Recibe la factura y orden de compra del

Departamento de Adquisiciones de Bienes

y Servicios de la entrega parcial para

registrar el ingreso en el sistema kardex

1

DIRECTOR

Nombra Comisión interna para la

recepción de cupones de combustible y

solicita a la Coordinación Administrativa

que organice el traslado de los cupones

2

COMISIÓN NOMBRADA

Recibe, revisa y cuenta cupones

de combustible (1) elabora

informe circunstanciado y

suscribe acta de lo actuado

3

(1) Considerando numeración, valor y número correlativo

¿Correcto?

4

Traslada informe circunstanciado a la

Gerencia Financiera

5

SI

Informa a la Coordinación Administrativa lo

informado por la Comisión con copia a la

Gerencia Administrativa para que proceda

como corresponda y traslada informe

circunstanciado a Gerencia Financiera

8

NO

Recibe, revisa e ingresa al sistema de

control de combustible los cupones

recibidos por parte de la Comisión

nombrada, para su guarda, custodia y

posterior distribución

6

Entrega factura a los encargados de

compra directa del Departamento de

Suministros para su ingreso y liquidación

7

FIN




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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Recibe del Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, la factura y

la orden de compra de la entrega parcial, para registrar el ingreso en el sistema kardex.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Nombra Comisión con personal del Departamento de Suministros para la

recepción de cupones de combustible y solicita a la Coordinación Administrativa de la Gerencia Administrativa, que organice con la Dirección de Seguridad Institucional del Organismo Judicial y/o empresa particular, el traslado de los cupones de combustible desde la empresa proveedora hacia las instalaciones del Departamento de Suministros, solicitando que el servicio requerido tenga en cuenta las condiciones mínimas de seguridad requeridas, debido al volumen monetario que el traslado representa, que va de un millón de quetzales en adelante.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Comisión nombrada DESCRIPCION : Recibe, revisa y cuenta cupones de combustible, considerando numeración,

valor y número correlativo, elabora informe circunstanciado, suscribe acta de lo actuado y traslada al Director de Suministros.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si todo está correcto, continúa en operación número 5. Si la comisión informa

sobre anomalías detectadas, continúa en operación número 8. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Traslada informe circunstanciado a la Gerencia Financiera. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Recibe, revisa e ingresa al sistema de control de combustible, los cupones

recibidos por parte de la Comisión nombrada para su guarda, custodia y posterior distribución.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Entrega factura a los encargados de compra directa del Departamento de

Suministros para ingreso y liquidación, finalizando el procedimiento. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Informa a la Coordinación Administrativa, con copia a la Gerencia

Administrativa sobre lo informado por la comisión para que proceda como corresponda, y traslada el informe circunstanciado a la Gerencia Financiera, finalizando el procedimiento.



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5.03 Egreso de cupones de combustible. Consiste en preparar los cupones de combustible con base en los Acuerdos de Presidencia y solicitud del Jefe de la dependencia, verificando la disponibilidad en la cuota de combustible asignada a la Dependencia o Funcionario y se entregan los mismos al solicitante. Participan en esta gestión: Encargado y Auxiliares del área de combustible, Director, órganos jurisdiccionales, dependencias y funcionarios del Organismo Judicial.

1. El Departamento de Suministros entregará los cupones de combustible de acuerdo a la cuota establecida según Acuerdos y Resoluciones de Presidencia, para cada órgano jurisdiccional, dependencia administrativa o funcionario.

2. Las Dependencias del Organismo Judicial deben elaborar una liquidación

mensual previa a la entrega de la cuota del mes siguiente, en la que se desglosen las actividades, comisiones, vehículos, kilometraje y cantidad de galones y cupones que fueron utilizados, los cupones no utilizados deben ser devueltos, no serán acumulables a la cuota siguiente y una vez devueltos, serán reasignados.

3. En el caso de las comisiones oficiales autorizadas, cuando una comisión sea

suspendida, los cupones de combustible recibidos para su realización, deberán devolverse al Departamento de Suministros en un máximo de ocho días hábiles a partir de la fecha de suspensión de la comisión; y cuando se realiza la comisión y hay excedente de cupones, se devolverán de forma inmediata, para su posterior ingreso al sistema y reasignación.

4. Algunas Dependencias del Organismo Judicial por razones del servicio que

prestan a la institución cuentan con asignación de una cuota libre de combustible la cual debe ser solicitada, autorizada y controlada por los funcionarios designados para el efecto por la Presidencia del Organismo Judicial.

5. Con el propósito de llevar un control adecuado sobre su uso, debe realizarse

la liquidación de consumo de combustible en forma mensual de acuerdo a la normativa vigente (Acuerdo de Presidencia del Organismo Judicial No. 46/2011).

6. El área de Combustible deberá registrar la entrega de cupones en el sistema,

dejando como respaldo la Tarjeta de Control de Combustible (Kardex) autorizada por Contraloría General de Cuentas, debidamente firmada y sellada por el funcionario autorizado que recibe.



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7. Las dependencias que tienen asignada cuota fija o libre, deben presentar una

liquidación del consumo, en forma mensual. La presentación de dicha liquidación debe ser realizada durante los primeros 5 días hábiles del mes, de acuerdo a la normativa vigente para lo cual el área de Combustible, del Departamento de Suministros, registrará la devolución en el sistema de control de cupones de combustible para su posterior redistribución (Acuerdo de Presidencia del Organismo Judicial No. 46/2011) y será requisito indispensable para poder requerir la nueva cuota.



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Agosto 2013

PAGINA:

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Suministros

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Octubre 2005

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1

5.03 Egreso de cupones de combustible

DEPENDENCIA, FUNCIONARIO

Y/O MENSAJERO

INICIO

Presenta solicitud de

combustible

1

AUXILIAR DEL ÁREA DE COMBUSTIBLE

Recibe solicitud de

entrega de cupones de

combustible

2

¿Solicita

el titular?

3

Recibe oficio de la persona

designada para recoger los

cupones de combustible, que

debe contener firma y sello del

titular

5

NO

SI

Revisa las firmas y sellos

de la solicitud

4


¿Información,

firmas y sellos correctos?

6

SI

¿Tiene

cuota autorizada y

presentó liquidación del

mes en curso?

7

Autoriza la entrega de cupones

de combustible al solicitante

8

SI

Recibe informe sobre

negativa de su

solicitud (1)

13

NO

NO

Registra en el sistema el

egreso de cupones

9

A

Emite el recibo de

cupones para firma del

solicitante, prepara recibo

y tarjeta kardex

10

Firma documentación

de recibido

11

Archiva documentación

12

FIN

(1) Por estar incorrecta, por no contar con disponibilidad de cupones que tienen asignados, por no ser la cuota correspondiente al mes en curso o por no haber

entregado liquidación

A




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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia, Funcionario y/o Mensajero DESCRIPCION : Presenta solicitud de combustible.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe solicitud de entrega de cupones de combustible.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si el solicitante es el titular, continúa con la operación número 4. Si no es el

titular, continúa con la operación número 5.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Revisa las firmas y sellos de la solicitud y continúa con la operación número 6.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe oficio de la persona designada para recoger los cupones de

combustible que debe contener firma y sello del titular.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Analiza que la información, firmas y sellos estén correctos. Si la solicitud está

correcta, continúa con la operación número 7. Si la solicitud no esta correcta, continua en operación número 13.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Verifica si tiene cuota autorizada, y si presentó liquidación y que corresponda

al mes en curso. Si está correcto, continúa en operación 8, si no está correcto, continúa en operación 13.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Combustible DESCRIPCION : Autoriza la entrega de cupones de combustible al solicitante.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Registra en el sistema el egreso de cupones.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Emite el recibo de cupones para firma del solicitante, prepara el recibo y

tarjeta kardex.



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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Dependencia/ Funcionario DESCRIPCION : Firma documentación de recibido y entrega al Auxiliar del área de

combustible.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustibles DESCRIPCION : Archiva la documentación firmada y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Dependencia, Funcionario y/o Mensajero DESCRIPCION : Recibe informe sobre negativa de su solicitud por estar incorrecta, por no

contar con disponibilidad de cupones que tienen asignados, por no ser la cuota correspondiente al mes en curso o por no haber entregado liquidación y finaliza el procedimiento.



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5.04 Inhabilitación de cupones de combustible.

SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1

1

1

5.04 Inhabilitación de cupones de combustible

AUXILIAR DEL ÁREA DE COMBUSTIBLE

INICIO

Recibe oficio donde informan

la pérdida, destrucción,

vencimiento, deterioro o robo

de cupones de combustible

1

¿Causa?

2

Recibe, revisa y

confirma numeración,

estado y valor de los

cupones detallados en el

oficio

3

Vencimiento

o deterioro

Robo,

pérdida

o destrucción ¿Es por

destrucción?

4

Prepara oficio para remitir al

Director de Suministros e

inhabilita los cupones

estampándoles un sello que

indique “ANULADO”

5

SI

ENCARGADO DEL ÁREA DE

COMBUSTIBLEDIRECTOR

Emite oficio solicitando el

reintegro de los cupones

robados o perdidos a la

Dependencia o Funcionario

responsable y envía copia del

mismo a la Gerencia

Administrativa

7

NO

Prepara oficio para remitir a

Gerencia Administrativa para

el trámite correspondiente de

reposición ante el proveedor

6

FIN




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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe oficio donde informa la pérdida, destrucción, vencimiento, deterioro o

robo de cupones de combustible.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si es por vencimiento o deterioro continúan en operación número 3, si es por

robo, pérdida o destrucción, continúa en operación número 4.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de área de Combustible DESCRIPCION : Recibe, revisa y confirma numeración, estado y valor de los cupones

detallados en el oficio y continúa en operación número 5.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar del área de Combustible DESCRIPCION : Si es por destrucción, continúa en operación número 5, es por robo o pérdida


No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado del área de Combustible DESCRIPCION : Recibe y prepara oficio para remitir al Director de Suministros e inhabilita los

cupones, estampándoles un sello que indique “ANULADO”

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Recibe y prepara oficio para remitir a Gerencia Administrativa para el trámite

correspondiente de reposición ante el proveedor y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Emite oficio solicitando el reintegro de los cupones robados o perdidos a la

Dependencia o Funcionario responsable y envía copia del mismo a la Gerencia Administrativa y finaliza el procedimiento.



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5.05 Liquidación de cupones de combustible.

SISTEMA:


MODIFICACIÓN:

Agosto 2013

PAGINA:

DE:



Suministros

ORIGINAL:

Octubre 2005

1 5.05 Liquidación de cupones de combustible

DEPENDENCIA AUTORIZADA PARA RECIBIR CUPONES DE COMBUSTIBLE

INICIO

Presenta liquidación de cuota de

combustible del mes anterior, al

Departamento de Suministros,

dentro de los primeros 5 días

hábiles del mes en la hoja de

liquidación de combustible

proporcionada por el Departamento

de Suministros

2

ENCARGADO DE COMBUSTIBLE / DEPARTAMENTO DE

SUMINISTROS

Recibe liquidación y

verifica que el formulario

contenga todos los

datos

3

¿Correcto?

4

Acepta liquidación y entrega

la cuota que le corresponde

a la dependencia según

Acuerdo

7

SI

Rechaza

formulario y no

entrega cupones

10

NO

(1) En caso de que por desperfectos del vehículo no se pueda incluir en el formato el kilometraje, se deben adjuntar los documentos que comprueben las

comisiones realizadas.

Recibe cupones y copia

de la liquidación sellada

por el Departamento de

Suministros

8

Elabora la liquidación de conformidad

con la documentación que respalda

las comisiones efectuadas durante el

mes en el formato proporcionado por

el Departamento de Suministros y

archiva documentación de soporte en

archivo específico para liquidaciones

de combustible (1)

1

Archiva copia de

liquidación adjuntando la

documentación de soporte

que respalda la liquidación

9

FIN


¿Fueron

devueltos cupones no

utilizados?

5

SI

NO

Procedimiento:

5.02 Ingreso

de cupones de

combustible

A

A

Actualiza controles

en el sistema para

reasignación

6

SI



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Elabora la liquidación de conformidad con la documentación que respalda las

comisiones efectuadas durante el mes en el formato proporcionado por el Departamento de Suministros y archiva documentación de soporte en archivo específico para liquidaciones de combustible. En caso de que por desperfectos del vehículo no se pueda incluir en el formato el kilometraje, se deben adjuntar los documentos que comprueben las comisiones realizadas.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Presenta liquidación de cuota de combustible del mes anterior, al

Departamento de Suministros, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes en la hoja de liquidación de combustible proporcionada por el Departamento de Suministros.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Recibe liquidación y verifica que el formulario contenga todos los datos.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Si está correcto el formulario de liquidación, continúa en operación número 5,

si no está correcto el formulario de liquidación, continúa en operación número 10.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Si fueron devueltos cupones de combustible no utilizados, continúa en

operación número 6, si no fueron devueltos cupones de combustible no utilizados, continúa en operación número 7.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Actualiza controles en el sistema para reasignación de los cupones de

combustible no utilizados. Continúa con el Procedimiento: 5.02 Ingreso de cupones de combustible y luego con la operación número 7.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Acepta liquidación y entrega la cuota que le corresponde a la dependencia

según Acuerdo.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Recibe cupones y copia de la liquidación sellada por el Departamento de

Suministros.



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No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Dependencia autorizada para recibir cupones de combustible DESCRIPCION : Archiva copia de liquidación adjuntando la documentación de soporte que

respalda la liquidación y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Combustible / Departamento de Suministros DESCRIPCION : Rechaza formulario y no entrega cupones, finalizando el procedimiento.



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6.00 Gestión de trabajos de imprenta.

Consiste en gestionar los trabajos de imprenta, ya sea por medio de una imprenta externa o la imprenta del Organismo Judicial, con el objetivo de proveer a los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas, de la papelería solicitada y para mantener existencias en el almacén.

Participan en esta gestión: el Departamento de Compras, Director, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén, encargado de imprenta, operarios de imprenta, Encargado de Kardex, piloto y Encargado de envíos.



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6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de dependencias del Organismo Judicial.

1. Cuando las diferentes dependencias del Organismo Judicial y el Departamento de Suministros requieran la impresión de formas u otros trabajos de imprenta (Formas impresas para existencia), se realizará por medio de pedido (Forma 56).

2. Para todo trabajo de imprenta, el Encargado de Almacén deberá elaborar una

Orden de Trabajo de Imprenta, la cual debe ser autorizada por el Director del Departamento de Suministros.

3. Los trabajos de imprenta requeridos por el Organismo Judicial, se realizarán en

primera instancia por la imprenta de la institución, pero si en función de su capacidad instalada no puede atender el volumen de trabajos solicitados, se podrá contratar el servicio requerido con una imprenta externa. Dicha decisión recaerá en el Director del Departamento.



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1

1

1

RECEPCIONISTA

INICIO

Recibe las solicitudes

o requerimientos de

impresión, de trabajos

de imprenta

1

ENCARGADO DE

ÓRDENES DE

IMPRESIÓN

Elabora la orden de

impresión y traslada

para autorización

2

DIRECTOR

Revisa documentos

que respaldan la

solicitud para su

traslado al Encargado

de Imprenta

3

¿Autoriza?

4

ENCARGADO DE IMPRENTA

Revisa y recibe la orden de

impresión y documentos

adjuntos

5

SI

Verifica si el material será

proporcionado por la dependencia

o despachado por la bodega

central y asigna operadores para

la elaboración del trabajo

6

OPERARIOS DE

IMPRENTA

Procesan el trabajo

solicitado y lo

preparan para

despacho

7

¿Corresponde al

Depto de Suministros?

8

Elabora nota de envío

al área de kardex para

ingreso al sistema

9

SI

Elabora nota de envío al área

de kardex para ingreso al

sistema y elaboración de F-57

para enviar los trabajos

10

NO

FIN

Emite informe con el Visto Bueno

del Director detallando las razones

por las cuales no se realizará la

impresión solicitada

11

NO

6.01 Solicitud de trabajos de imprenta a requerimiento de

dependencias del Organismo Judicial

A

A

GESTIÓN DE TRABAJOS DE IMPRESIÓN



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCIÓN : Recibe las solicitudes o requerimientos de impresión de trabajos de imprenta,

de las diferentes dependencias del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Órdenes de Impresión DESCRIPCIÓN : Elabora la orden de impresión y traslada al Director para autorización.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director DESCRIPCIÓN : Revisa documentos que respaldan la misma para su traslado al Encargado de

Imprenta.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Director DESCRIPCIÓN : Si autoriza, continúa en operación número 5, si no autoriza, continúa en

operación número 11.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Imprenta DESCRIPCIÓN : Revisa y recibe la Orden de Impresión y los documentos adjuntos.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Verifica si el material será proporcionado por la dependencia o despachado

por la bodega central y asigna a operadores para la elaboración del trabajo.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Operarios de imprenta DESCRIPCIÓN : Con el material recibido procesan el trabajo solicitado y lo preparan para

despacho.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Si el trabajo corresponde al Departamento de Suministros, continúa en

operación número 9. Si el trabajo corresponde a alguna dependencia, continúa en operación número 10.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Elabora Nota de Envío al área de Kárdex para ingreso al sistema y finaliza el

procedimiento.



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No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Elabora Nota de Envío al área de Kárdex para ingreso al sistema y

elaboración de Forma 57 para que los trabajos sean enviados dentro de la ruta autorizada a la dependencia solicitante y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de imprenta DESCRIPCIÓN : Emite informe con el Visto Bueno del Director, donde detalla las razones por

las cuales no se realizará la impresión solicitada y finaliza el procedimiento.



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7.00 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.

Consiste en dar trámite e investigar los reclamos presentados por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial y dar solución a los inconvenientes descritos en los mismos. Participan en esta gestión: el Director, Secretaria Recepcionista, Encargado de Almacén y Auxiliar de Kardex y encargado del área a quien corresponda.



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7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo Judicial.

1. El Departamento de Suministros recibirá reclamos por medio escrito de las diferentes dependencias del Organismo Judicial, debiendo analizar el Director de Suministros, a qué dependencia le corresponde resolver.

2. El Departamento de Suministros llevará un control específico de los reclamos

recibidos con el propósito de mejorar la atención al público (Ver Anexos).



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DE:



Suministros

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Octubre 2005

1

1

1

7.01 Trámite de reclamos de dependencias del Organismo

Judicial

DIRECTOR

INICIO

Revisa y analiza los documentos

del reclamo

1

¿Corresponde a

Suministros?

2

Asigna al Encargado de Almacén

responsable

3

SI

Recibe notificación del

reclamo y coordina las

actividades a desarrollar

4

Realiza la investigación e

informa

5

Analiza información y en

coordinación con los responsables

gestiona la solución viable

6

Soluciona el reclamo de la

dependencia dejando constancia

por escrito de las actuaciones

7

Notifica a la dependencia de las

actuaciones realizadas

8

FIN

Elabora oficio y adjunta

documentos de respaldo para

informar a quien corresponda

9

NO

ENCARGADO DE ALMACÉN

A

A

GESTIÓN DE RECLAMOS



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa y analiza los documentos de reclamo.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Si el reclamo le corresponde al Departamento de Suministros continúa en

operación número 3, si el reclamo no le corresponde al Departamento de Suministros continúa en operación número 9.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Asigna al Encargado de Almacén que será responsable de dar seguimiento al

trámite que se realice en el Departamento de Suministros.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Recibe notificación del reclamo asignado y coordina las actividades a

desarrollar.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Realiza la investigación e informa al Director.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Analiza información presentada por el Encargado de Almacén y en

coordinación con los responsables, gestiona la solución viable.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Procede a solucionar el reclamo de la dependencia dejando constancia por

escrito de las actuaciones.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Notifica a la dependencia de las actuaciones realizadas para solucionar su

reclamo y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Elabora oficio y adjunta documentos de respaldo para informar a quien

corresponda y finaliza el procedimiento.



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8.00 Gestión de Documentación.

Consiste en llevar un registro y control de correspondencia recibida y enviada, así como la distribución a sus destinatarios. La documentación recibida/enviada de los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, se deberá registrar en el sistema de control, se revisa y sella de recibido, para posteriormente distribuirla al destinatario correspondiente, previo a su revisión por parte del Director o Sub-Director de Suministros. Participan en esta actividad: Mensajero, Secretaria Recepcionista y Recepcionista de Forma-56, personal de las distintas áreas del Departamento de Suministros, Director y Sub-Director de Suministros.



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8.01 Recepción de correspondencia.

1. La Secretaria Recepcionista del Departamento de Suministros, será responsable de recibir, controlar y trasladar al Director del Departamento de Suministros, toda la correspondencia que ingresa al Departamento previo control en el sistema.

2. Al momento de recibir un documento, la Secretaria Recepcionista deberá sellar

de recibido con la fecha de la recepción, asimismo deberá colocar su firma y la hora de la recepción.

3. Al momento de entregar la documentación recibida, la Secretaria

Recepcionista deberá actualizar en su control, el nombre de la persona a quien se le traslada la documentación.

4. Las órdenes de compra, los listados y facturas de compras realizadas por

fondos rotativos, son recibidos directamente por los encargados de las distintas áreas, quienes son los responsables de su registro, custodia y distribución.

5. Toda la correspondencia que se recibe en el Departamento de Suministros con

excepción de las requisiciones y expedientes de compra y/o listados de compras realizadas por fondos rotativos, debe ser remitida al Director de Suministros.



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1

1

1

INICIO

Recibe correspondencia

1

SECRETARIA RECEPCIONISTA

¿Completa? (1)

2

Devuelve papelería

7NO

¿Correspondencia

general?

3

SI

DIRECTOR

Estampa sello de recibido

y registra en el sistema de

control de

correspondencia

4

SI

Revisa la

correspondencia,

margina y devuelve para

distribución

5

Recibe documentación y

distribuye como

corresponda

6

FIN

A

A

8.01 Recepción de correspondencia

(1) Se revisa si la papelería esta firmada, sellada, foliada y que contenga la documentación que indica

NO

GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe correspondencia dirigida al Departamento de Suministros.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Si la documentación está completa, firmada, sellada, foliada y que contenga la

documentación que indica, continúa en operación número 3, si no está completa, continúa en operación número 7.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Si la documentación es correspondencia general continúa en operación

número 4, si la documentación enviada corresponde a requisiciones, órdenes de compra y listados de facturas de fondo rotativo, continúa en operación número 6.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Estampa sello de recibido y registra en el sistema de control de

correspondencia y traslada al Director de Suministros.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Revisa la correspondencia, margina y devuelve a Secretaria Recepcionista

para que distribuya al responsable del área que corresponda.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe documentación y distribuye como corresponda y finaliza el

procedimiento.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Devuelve papelería al Mensajero y finaliza el procedimiento.



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8.02 Control de correspondencia enviada.

1. La Secretaria Recepcionista del Departamento de Suministros, serán responsables de controlar y enviar toda la correspondencia que se genera en el Departamento hacia otras unidades.

2. Todos los documentos que salen del Departamento de Suministros, deben

registrarse en el sistema de control que se lleve para tal efecto, en donde se le asignará un número de control a cada documento.

3. Al momento de enviar correspondencia, la Secretaria Recepcionista deberá

enviar dos copias del documento de envío para que le firmen de recibido. Una de estas copias queda en su archivo, la otra se queda en el archivo del remitente.



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Agosto 2013

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Octubre 2005

1

1

1

8.02 Control de correspondencia enviada

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE

SUMINISTROS

INICIO

Solicita número de

referencia para la

documentación

1

Verifica en su sistema de

control, asigna número de

referencia e informa

2

Prepara documentos y

coloca el número de

referencia asignado

3

Recibe la correspondencia y

verifica que el número este

correcto

4

Agrupa documentación y

entrega

5

Entrega documentos al

Mensajero y le indica las

rutas (1)

6

CONSERJE / MENSAJERO / COURIERSECRETARIA

Distribuye la correspondencia

7

Recibe copias firmadas,

actualiza control, guarda

copia y entrega otra copia a

quien envió

8

Recibe copia con firma y

sello de recibido y archiva

9

FIN

(1) En caso de entregar documentación vía Courier, entrega las guías correspondientes.

GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Solicita número de referencia para la documentación a la Secretaria

Recepcionista.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Verifica en su sistema de control ,asigna número de referencia e informa al

solicitante.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Prepara documentos y coloca el número de referencia asignado.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe la correspondencia y verifica que el número de referencia esté

correcto.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Agrupa toda la documentación que debe ser enviada y entrega documentos al

mensajero.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Entrega documentos al mensajero y le indica las rutas. En caso de entregar

documentación vía Courier, entrega las guías correspondientes.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Conserje/ Mensajero/courier DESCRIPCION : Distribuye la correspondencia.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretaria Recepcionista DESCRIPCION : Recibe del mensajero las copias firmadas en señal de recibido, actualiza su

control de correspondencia (Ver Anexos), guarda su copia y entrega la otra copia a la persona que envió la documentación.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Personal del Departamento de Suministros DESCRIPCION : Recibe copia con firma y sello de recibido y archiva en su control personal y

finaliza el procedimiento.



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9.00 Despacho y distribución de bienes y/o suministros.

Consiste en preparar los pedidos con base en las requisiciones recibidas, para lo cual se verifican existencias y se envían los bienes y suministros al solicitante. El envío se realiza utilizando vehículos propiedad del Organismo Judicial y son entregados a las dependencias solicitantes, por las personas designadas por el Departamento de Suministros. Participan en esta gestión: Piloto y Auxiliar de Bodega, Encargado de bodega y Encargado de Almacén.



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9.01 Preparación y envío de bienes y/o suministros.

1. El Departamento de Suministros preparará los pedidos para su entrega y distribución.

2. La distribución de bienes y/o suministros de las dependencias del Organismo

Judicial, será realizada por el Departamento de Suministros. Asimismo, se entregarán los bienes y/o suministros directamente a los interesados.

3. El área de Archivo, llevará un control de todos los pedidos entregados a través

de las Formas 57 verificando sellos y firmas de la dependencia.

4. El Departamento de Suministros verificará que sean entregados a los solicitantes los bienes descritos en el forma 57.

5. El Área de Kardex, será responsable de llevar un control de las requisiciones

por medio de forma 56 en la recepción de documentos y realización de la forma 57 para su preparación.



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Agosto 2013

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DE:



Suministros

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Octubre 2005

1

1

1


ENCARGADO DE BODEGA

INICIO

Recibe los egresos de

almacén (F-57) y

prepara pedido

1

Distribuye las F-57a

los Auxiliares de

Bodega y prepara

despacho

2

Entrega las F-57 con

los suministros

preparados para el

despacho

3

Prepara “Salida de

Almacén” con listado

detallado de pedidos

para revisión ya

autorización

4

Devuelve

listado

revisado y con

autorización

de salida

5

¿Destino?

6

Programa fecha, piloto

y copiloto, ruta,

vehículo, gestiona

viáticos y combustible

7

Dependencias

departamentales

Programa fecha,

pilotos, ruta y

vehículo

8

Dependencias

metropolitanas

ENCARGADO DE ENVÍOS

Organiza y

coordina la carga

de vehículos

9

Informa al agente de

seguridad y al Encargado

de Almacén que se

estibarán los suministros

descritos en la Salida de

Almacén

10

Revisa,

confirma el

listado de

pedidos,

firma y sella

la salida

11

Verifica los

pedidos que

se cargarán,

firma y sella

la salida

12

Cargan en el

vehículo los

pedidos a

distribuir

13

PILOTO Y

COPILOTO

ENCARGADO

DE ALMACÉN

AGENTE DE

SEGURIDAD

FIN

DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Recibe los egresos de almacén (F-57), y prepara el pedido correspondiente.

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Distribuye las Formas 57 a los Auxiliares de Bodega y prepara despacho,

debidamente escaneado, revisado y empacado.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCION : Entrega las Formas 57 con los suministros preparados para el despacho al

Encargado de Envíos para su distribución.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Prepara “Salida de Almacén” con listado detallado de los pedidos al

Encargado de Almacén para revisión y autorización de despacho.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Devuelve listado revisado y con autorización de salida al Encargado de

Envíos.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Si el despacho es para dependencias departamentales, continúa en operación

número 7, si el despacho es para dependencias metropolitanas, continúa en operación número 8.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Programa fecha, piloto y copiloto, ruta, vehículo, gestiona viáticos y

combustible.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Programa fecha, pilotos, ruta y vehículo.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Organiza y coordina la carga de los vehículos. Esta labor la realiza en

conjunto con el piloto y copiloto.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Envíos DESCRIPCION : Informa al agente de seguridad de turno y al Encargado de Almacén que se

estibará en los vehículos asignados los suministros descritos en las “Salidas de Almacén”.



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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Agente de Seguridad DESCRIPCION : Revisa, confirma el listado de los pedidos que se cargan en el vehículo y firma

y sella la salida.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Almacén DESCRIPCION : Se presenta a verificar los pedidos que se cargarán, firma y sella la salida.

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Piloto y Copiloto DESCRIPCION : Cargan en el vehículo los pedidos a distribuir y se dirigen a las rutas

programadas para el despacho, solicitando firma, sello, nombre completo, fecha, hora y número de gafete de la persona que recibe, contra entrega en cada una de las Formas 57 de las dependencias solicitantes, finalizando el procedimiento.



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9.02 Entrega de papelería restringida.

1. Para la entrega de papelería de uso restringido se entregará solamente en el Departamento de Suministros a los representantes de los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas que estén autorizados para recibirlas, quienes deberán identificarse plenamente con el carné (gafete) de trabajador del Organismo Judicial, cédula de vecindad y un oficio de autorización del Jefe inmediato superior con firma y sello de testigo de asistencia, además de la confirmación de alta, emitida por la Gerencia de Recursos Humanos.

2. Se denomina papelería restringida a los siguientes formularios:

a. Formularios OJ RGP (Organismo Judicial-Registro General de la

Propiedad); b. Formularios Impresos de Ordenes de Libertad;

c. Formulario Impresos de forma 47 (Orden de entrega y recibo de depósitos

judiciales); Formularios Impresos de Devolución de Vehículos.



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SISTEMA:


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Agosto 2013

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DE:



Suministros

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Octubre 2005

1 9.02 Entrega de papelería restringida

RECEPCIONISTA

INICIO

Recibe la solicitud de

papelería restringida

(F-56)

1

Registra en el sistema

la solicitud

asignándole un

número correlativo

5

¿Adjunta

oficio de

autorización de

Juez? (1)

2

(1) El oficio de autorización deberá venir sellado con sello del juzgado y debidamente firmado por el juez y secretario del juzgado y/o testigo de asistencia, si el

juez es suplente o interino presentar nombramiento de presidencia.

(2) El expediente está conformado por solicitud en F-56, oficio de solicitud del juzgado, copia del DPI, copia del gafete, de la persona encargada de recoger la

papelería, forma impresa de la F-57, confirmación de estar laborando en el Organismo Judicial bajo el renglón 011, enviada por la Sección de Archivo de

Personal de la Gerencia de Recursos Humanos.

¿Papelería

completa?

4

SI

A

NO

NO

Solicita gafete,

DPI y sello del

juzgado

3

SI

ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA PAPELERÍA

RESTRINGIDA

Evalúa la cantidad

solicitada

6

Asigna la cantidad a

despachar y remitirá el

dato escrito en la F-56

al área de Kardex

7

Descargará del

sistema la cantidad

asignada

8

ENCARGADO DEL

ÁREA DE KARDEX

Emite F-57

9

Solicita al Archivo de RRHH,

vía correo los datos de los

solicitantes y de quien recoge

la papelería

10

¿Expediente

completo? (2)

11

Firma F-57

12

SI

Deniega la

entrega de la

papelería

17

NO

Entrega lo solicitado,

requiriendo a quien recibe,

nombre, firma, número de

gafete y fecha en la F-57

14

Entrega copia rosada y

se queda con la copia

celeste como constancia

de recibido

15

Envía expediente

al archivo para

resguardo

16

FIN

DIRECTOR

Firma F-57

13

A

Se denomina papelería restringida a los siguientes formularios: Formularios OJ RGP (Organismo Judicial-Registro General de la Propiedad); Formularios

Impresos de Ordenes de Libertad; Formulario Impresos de forma 47 (Orden de entrega y recibo de depósitos judiciales); Formularios Impresos de Devolución

de Vehículos.

1

1



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No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Recibe la solicitud de papelería restringida (F-56).

No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Si la solicitud (F-56) trae adjunto el oficio de autorización de Juez, continúa en

operación número 3. Si la solicitud (F-56 no trae adjunto el oficio de autorización de Juez, finaliza el procedimiento. El oficio de autorización deberá venir sellado con sello del juzgado y debidamente firmado por el juez y secretario del juzgado y/o testigo de asistencia, si el juez es suplente o interino presentar nombramiento de presidencia.

No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Solicita gafete, Documento Personal de Identificación –DPI- y sello del

juzgado.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Si la papelería está completa, continúa en operación número 5, si la papelería

no está completa, finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Recepcionista DESCRIPCION : Registra en el sistema la solicitud asignándole un número correlativo.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado del despacho de papelería restringida DESCRIPCION : Evalúa la cantidad solicitada.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado del despacho de papelería restringida DESCRIPCION : Asigna la cantidad a despachar y remitirá el dato escrito en la F-56 al área de

kardex.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado del área de kardex DESCRIPCION : Descargará del sistema la cantidad asignada.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado del área de kardex DESCRIPCION : Emite la F-57.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Solicita a la Sección de Archivo de Personal de la Gerencia de Recursos

Humanos, vía correo electrónico interno, los datos de los solicitantes y de quien recoge la papelería.



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No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Si el expediente está completo, continúa en operación número 12. Si el

expediente no está completo, continúa en operación número 17. El expediente está conformado por solicitud en F-56, oficio de solicitud del juzgado, copia del Documento Personal de Identificación –DPI-, copia del gafete, de la persona encargada de recoger la papelería, forma impresa de la F-57, confirmación de estar laborando en el Organismo Judicial, bajo el renglón presupuestario 011, enviada por la Sección de Archivo de Personal de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Firma la Forma 57 (F-57).

No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Director DESCRIPCION : Firma la Forma 57 (F-57).

No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Entrega lo solicitado, requiriendo a quien recibe, nombre, firma, número de

gafete y fecha en la Forma 57 (F-57).

No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Entrega copia rosada y se queda con la copia celeste como constancia de

recibido.

No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Envía expediente al archivo para resguardo y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Encargado del despacho de la papelería restringida DESCRIPCION : Deniega la entrega de la papelería y finaliza el procedimiento.



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Procedimientos que pasan a formar parte del presente manual, a partir del veintiséis de febrero de dos mil dieciséis.

Ajuste al Inventario

Ingreso de Producto por Devolución

Traslado de Productos por Obsolescencia o Deterioro

Baja de Productos por Obsolescencias o Deterioro

Elaboración de Inventario Físico



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Glosario ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS Es la bodega donde se guardan, custodian y desde donde se distribuyen a los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas, los bienes y suministros adquiridos por el Organismo Judicial. BIEN Se considera como bien, a todo el mobiliario y equipo, útiles de limpieza, papelería, útiles de oficina, etc., adquirido por el Organismo Judicial, a través de los diferentes mecanismos de compra establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. BIEN DECOMISADO (COMISO) Son bienes incautados que provienen de delitos o faltas, los cuales según lo establece el Código Penal y el Código Procesal Penal, pueden ser utilizados por la Corte Suprema de Justicia en cualquiera de sus dependencias, o pueden ser rematados o vendidos, y los valores obtenidos se constituyen como fondos privativos del Organismo Judicial ( Art. 60,

Código Penal y Art. 201, Código Procesal Penal). BIENES INVENTARIABLES Son todos aquellos bienes (especialmente mobiliario y equipo) que han sido adquiridos por el Organismo Judicial, los cuales deben ser ingresados al inventario, como bienes del Estado, tal y como lo dispone la Contraloría General de Cuentas. BIENES NO INVENTARIABLES (SUMINISTROS) Se consideran como suministros todos aquellos productos de carácter fungible que son requeridos por los órganos jurisdiccionales y dependencias del Organismo Judicial, los cuales son despachados por el Departamento de Suministros. Estos suministros son elementos básicos para el funcionamiento de los juzgados en el ejercicio jurisdiccional, así como también de las dependencias administrativas del Organismo Judicial.



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COMISIÓN DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN (Art. 55 Ley de Contrataciones del Estado) Conjunto de personas facultadas para recibir los bienes o suministros adquiridos por el Organismo Judicial y para liquidar el proceso de adquisición, quienes son nombradas por la Autoridad Administrativa Superior. DEPENDENCIAS METROPOLITANAS Se consideran como dependencias metropolitanas a todos los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial, que se encuentran dentro del perímetro capitalino. DEVOLUCIÓN Son todos aquellos bienes devueltos por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas, ya sea porque los bienes despachados no cumplen con los requerimientos del bien solicitado, por encontrarse en mal estado o por desuso. DONACIÓN Son todos aquellos bienes que han sido transferidos sin costo alguno al Organismo Judicial por instituciones nacionales e internacionales sin que exista contrapartida por parte de la institución, y son almacenados y registrados en el Departamento de Suministros. EXPEDIENTE DE COMPRA Es la documentación que el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y la Unidad de Administración Financiera de la Gerencia Administrativa, remiten al Departamento de Suministros para registro y trámite de todos aquellos bienes y suministros que adquiere el Organismo Judicial. FORMA 1-H Es el formulario que se utiliza en todas las dependencias del Estado, emitido y autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para registro de los bienes inventariables adquiridos por los diferentes mecanismos de compra. La forma 1-H es una constancia de ingreso al almacén y al inventario.



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FORMULARIO DE PEDIDO Es el documento a través del cual los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial utilizan para realizar sus requerimientos al Departamento de Suministros, Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y Fondos Rotativos (forma 56 o pedido interno) FORMA 56 Es el formulario a través del cual los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial utilizan para hacer los requerimientos de bienes y suministros al Departamento de Suministros, Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y Fondos Rotativos. FORMA 57 Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en el que consta la salida del almacén y la recepción de los bienes y suministros en los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas del Organismo Judicial. FORMULARIO DE USO RESTRINGIDO Son los formularios que utilizan los órganos jurisdiccionales y dependencias administrativas (orden de libertad, devolución de vehículos, OJ-RGP, Forma 47 “Orden de entrega y recibo de depósitos judiciales” y cupones de combustible), los cuales son entregados personalmente a delegados autorizados por los funcionarios judiciales o jefes de dependencias. GRUPO DE GASTO Es la clasificación utilizada dentro del sistema de clasificaciones presupuestarias, la cual constituye una ordenación sistemática y homogénea de los bienes y servicios, transferencias y variaciones de activos y pasivos de todas los órganos jurisdiccionales y dependencias del Organismo Judicial. El Departamento de Suministros, custodia los bienes adquiridos por: el grupo de gasto 2 (materiales y suministros) y grupo de gasto 3 (propiedad planta y equipo).



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INGRESO A ALMACÉN Es toda acción de recepción, registro y almacenamiento de todos los bienes y suministros que físicamente ingresan al almacén de conformidad con la factura presentada por el proveedor y el expediente de compra. En los casos de compras por fondo rotativo, el ingreso se realiza presentando la documentación de soporte para su registro. ORDEN DE TRABAJO DE IMPRENTA Es la orden a través de la cual, se describen y autorizan todos los trabajos de imprenta que se realizan en la Sección de Reproducción del Organismo Judicial (por ejemplo la transformación de papel, en: papel español, papel membretado, forma 56 y carátulas de los diferentes ramos, etc.) PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Es el reporte en el que se detallan las proyecciones de consumo y estimaciones presupuestarias, las cuales se basan en la estadística de consumo por producto. RENGLÓN DE GASTO El renglón de gasto se deriva del grupo de gasto, el cual identifica el concepto de la compra, servicio, transacción, etc., que se realiza dentro del grupo de gasto. Por ejemplo, el grupo de gasto 2 (materiales y suministros) tiene como uno de sus renglones de gasto el 241, cuyo concepto es papel de escritorio. REQUISICIÓN (PEDIDO) Es el pedido realizado por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial al Departamento de Suministros, donde se describen todos los productos, unidades de medida y cantidades solicitadas. REQUISITOS DE CALIDAD Son los estándares de calidad que deben cumplirse al momento de recibir los bienes y/o suministros en el almacén, los cuales fueron detallados en los términos de referencia, bases de licitación, actas de adjudicación, contratos o en las ordenes de compra.



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SALIDA DE ALMACÉN Es el proceso que sigue todo bien y suministro, para darle egreso del almacén, disminuyendo las existencias físicas y del sistema de kardex. La forma 57 es el documento que comprueba las salidas de almacén. SISTEMA DE CONTROL KARDEX Es el sistema de control del Departamento de Suministros, en el cual se operan todos los ingresos, salidas y devoluciones de los bienes y suministros del Organismo Judicial. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Es una actividad realizada por el personal del Departamento de Suministros, en el cual se verifica la disponibilidad de existencias cuando se solicita la entrega de un bien por los órganos jurisdiccionales o dependencias administrativas del Organismo Judicial.



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departamento de suministros - oj.gob.gt acceso a la informacion publica/articulo 10... · acuerdo...

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