curso sap compras 2

www.ewww.e--classnet.comclassnet.com

Esta guía ha sido planificada como introducción a un proceso completo de compras, donde se ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas.

Para aquellos que están familiarizados con los procesos de compras de uno o mas sistemas ERP, es probable que encuentren pequeñas o significativas diferencias en función de las características de los mismos.

La idea general es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, guíe al interesado en la interpretación del proceso en su ERP o lo capacite para determinar prestaciones que deberá evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.

Convencido que no existen reglas fijas sino pautas, a la hora diseñar un proceso en una compañía, será la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, el objetivo primordial en esta guía, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluación del proceso, los requerimientos y la auditoría de cada etapa.

El éxito de cualquier propuesta de formación está basado, en la experiencia y dedicación del profe-sional, pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que queda invi-tado a trasmitir sus objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecerán nuestra labor.

Le agradecemos la confianza depositada en nosotros al interesarse por el material y esperamos satisfacer sus expectativas, aportando algunos escalones a su enriquecimiento profesional, que sin duda, aportará prestigio y beneficios económicos a su labor.

Esta guía ha sido planificada como introducción a un proceso completo de compras, donde se ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas.

Para aquellos que están familiarizados con los procesos de compras de uno o mas sistemas ERP, es probable que encuentren pequeñas o significativas diferencias en función de las características de los mismos.

La idea general es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, guíe al interesado en la interpretación del proceso en su ERP o lo capacite para determinar prestaciones que deberá evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.

Convencido que no existen reglas fijas sino pautas, a la hora diseñar un proceso en una compañía, será la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, el objetivo primordial en esta guía, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluación del proceso, los requerimientos y la auditoría de cada etapa.

El éxito de cualquier propuesta de formación está basado, en la experiencia y dedicación del profe-sional, pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que queda invi-tado a trasmitir sus objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecerán nuestra labor.

Le agradecemos la confianza depositada en nosotros al interesarse por el material y esperamos satisfacer sus expectativas, aportando algunos escalones a su enriquecimiento profesional, que sin duda, aportará prestigio y beneficios económicos a su labor.

BienvenidosBienvenidosBienvenidos

� Proceso de Compra – Tipos de organización�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Tipos de organizaciónTipos de organización

En el caso de Compras centralizadas, una misma OrganizaciEn el caso de Compras centralizadas, una misma Organizacióón de Compra es responsable de la n de Compra es responsable de la

provisiprovisióón para varias Compan para varias Compañíñías, en las Compras distribuas, en las Compras distribuíídas cada Organizacidas cada Organizacióón de Compra n de Compra

provee a una Compaprovee a una Compañíñía. En una a. En una úúltima opciltima opcióón la OC suministra materiales a cada Centron la OC suministra materiales a cada Centro

Tipo Org.Tipo Org.Tipo Org.

Org.CompraOrg.CompraOrg.Compra

CompañíaCompaCompañíñíaa

PlantasPlantasPlantas

00010001 00010001

14001400130013001200120011001100100010001400140013001300120012001100110010001000

100100 200200 100100 200200

00020002

Compras CentralesCompras CentralesCompras Centrales Compras Distrib.Compras Distrib.Compras Distrib.

Grupo de empresasGrupo de empresasGrupo de empresas Específ. de la empresaEspecEspecííf. de la empresaf. de la empresa

� Proceso de Compra – Grupos de Compradores�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Grupos de CompradoresGrupos de Compradores

En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es rEn el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisiesponsable de la provisióón n

para todos los Centros; en las Compras distribupara todos los Centros; en las Compras distribuíídas existen varios Grupos de Compradores das existen varios Grupos de Compradores

que proveen a distintos Centros. Puede tambique proveen a distintos Centros. Puede tambiéén haber un Grupo de Compras para cada Centron haber un Grupo de Compras para cada Centro

Tipo Org.Tipo Org.Tipo Org.

SociedadSociedadSociedad

Grupo Comp.Grupo Comp.Grupo Comp.

CentroCentroCentro

100100

1400140013001300120012001100110010001000

100100 110110

Compras Distrib.Compras Distrib.Compras Distrib. Compras CentralesCompras CentralesCompras Centrales

100100

1400140013001300120012001100110010001000

100100

� Proceso de Compra - Ciclo de etapas y documentos�� Proceso de Compra Proceso de Compra -- Ciclo de etapas y documentosCiclo de etapas y documentos

El proceso de Compras es un componente de la GestiEl proceso de Compras es un componente de la Gestióón de Materiales y el encargado de la adquisicin de Materiales y el encargado de la adquisicióón de bien de bie--

nes y servicios externos mediante la planificacines y servicios externos mediante la planificacióón de necesidades, eleccin de necesidades, eleccióón de la mejor fuente de aprovisionan de la mejor fuente de aprovisiona--

miento, seguimiento de la entrega y facturacimiento, seguimiento de la entrega y facturacióón del proveedor. Se encuentra n del proveedor. Se encuentra ííntimamente relacionado con ntimamente relacionado con

““Ventas Ventas ”” para abastecer los pedidos de venta, con para abastecer los pedidos de venta, con ““Contabilidad Contabilidad ”” a trava travéés de los registros contables, con s de los registros contables, con

““ProducciProduccióónn““ y y ““MantenimientoMantenimiento”” proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicioproveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicioss

Proceso de

Compra

Proceso de Proceso de

CompraCompra

Determinación Determinación

de necesidadesde necesidades

Gestión Gestión

del Pedidodel Pedido

Creación Solic. Creación Solic.

de Pedidode Pedido

Liberación Liberación

Solic. de PedidoSolic. de Pedido

Gestión de PagoGestión de Pago

Control de la Control de la

FacturaFactura

Determ. Fuente Determ. Fuente

de Adquisiciónde Adquisición

Entrada de Entrada de

MercaderíaMercadería

Selección del Selección del

ProveedorProveedor

Liberación Liberación

del Pedidodel Pedido

� Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Componentes del ciclo de CompraComponentes del ciclo de Compra

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del pun-to de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de pla-nificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del pun-to de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de pla-nificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente

Determinación de necesidadesDeterminación de necesidadesDeterminación de necesidades

La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de un sector para la adqui-sición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o generada automáticamente por otros departamentos (Ventas, Producción, etc.)

La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de un sector para la adqui-sición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o generada automáticamente por otros departamentos (Ventas, Producción, etc.)

Creación de la Solicitud de PedidoCreación de la Solicitud de PedidoCreación de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

Liberación de la Solicitud de PedidoLiberación de la Solicitud de PedidoLiberación de la Solicitud de Pedido


El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los provee-dores por fax, e-mail o EDI

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los provee-dores por fax, e-mail o EDI

Determinación de la fuente de adquisición - CotizaciónDeterminación de la fuente de adquisición Determinación de la fuente de adquisición -- CotizaciónCotización

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simu-lar escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simu-lar escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

Selección del proveedor – Comparación de ofertasSelección del proveedor Selección del proveedor –– Comparación de ofertasComparación de ofertas

El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la crea-ción del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede ge-nerar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos

El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la crea-ción del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede ge-nerar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos

Gestión del PedidoGestión del PedidoGestión del Pedido


El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

Liberación del PedidoLiberación del PedidoLiberación del Pedido

El registro en el sistema de la entrada de mercancías confirma su ingreso mediante el nú-mero de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor

El registro en el sistema de la entrada de mercancías confirma su ingreso mediante el nú-mero de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor

Entrada de MercaderíaEntrada de MercaderíaEntrada de Mercadería

El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedi-dos y entrada de mercancías, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago

El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedi-dos y entrada de mercancías, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago

Recepción y Control de FacturaRecepción y Control de FacturaRecepción y Control de Factura

� Proceso de Compra – Ciclo de Aprovisionamiento�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Ciclo de AprovisionamientoCiclo de Aprovisionamiento

El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados aEl esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. un proceso manual, se inicia con una Sol.

Ped. como necesidad de provisiPed. como necesidad de provisióón, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercaden, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercaderríía o servia o servi--

cio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. cio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. TambiTambiéén admite procesos automn admite procesos automááticosticos

Solicitud

de Pedido

Solicitud Solicitud

de Pedidode Pedido PedidoPedidoPedido Entrada de

Mercancía


MercancMercancííaaRecepción

de Factura

RecepciRecepcióón n

de Facturade Factura

Aviso de Entrega

� Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadería al proveedor

Aviso de EntregaAviso de Entrega

�� Pueden indicarse avisos de entrega de la mercaderPueden indicarse avisos de entrega de la mercaderíía al proveedora al proveedor

Pedido Automático

� El Pedido puede crearse automáticamente basado en una Sol. Ped. al

definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor

Pedido AutomáticoPedido Automático

�� El Pedido puede crearse automEl Pedido puede crearse automááticamente basado en una Sol. Ped. al ticamente basado en una Sol. Ped. al

definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Pdefinir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedorroveedor

Planificación de necesidades

� Permite crear Sol. Ped. en forma automática

� El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automáticamente

Planificación de necesidadesPlanificación de necesidades

�� Permite crear Sol. Ped. en forma automPermite crear Sol. Ped. en forma automááticatica

�� El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automEl libro de Pedidos permite asignar el proveedor automááticamenteticamente

Facturación Automática

� Puede configurarse la creación automática de facturas en la parametr.

Facturación AutomáticaFacturación Automática

�� Puede configurarse la creaciPuede configurarse la creacióón automn automáática de facturas en la parametr.tica de facturas en la parametr.

� Proceso de Compra – Ciclo de Selección y Pedido�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Ciclo de Selección y PedidoCiclo de Selección y Pedido

Los sistemas proveen herramientas que determinan las necesidadesLos sistemas proveen herramientas que determinan las necesidades y posterior selecciy posterior seleccióón del proveedor mas n del proveedor mas

conveniente. Basado en propuestas de cotizaciconveniente. Basado en propuestas de cotizacióón efectn efectúúa su comparacia su comparacióón. Este n. Este úúltimo proceso responde a ltimo proceso responde a

una parametrizaciuna parametrizacióón previa con criterios de evaluacin previa con criterios de evaluacióón (precio, calidad, cumplimiento, garantn (precio, calidad, cumplimiento, garantíía, etc.)a, etc.)

Determ. de

necesidad

Determ. de Determ. de

necesidadnecesidadPetición de

Ofertas

PeticiPeticióón de n de

OfertasOfertasComparac.

de Ofertas

Comparac. Comparac.

de Ofertasde Ofertas PedidoPedidoPedido

� Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso

de comparación y elección de la propuesta mas conveniente (configurable)

�� Compras utilizarCompras utilizaráá el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso

de comparacide comparacióón y eleccin y eleccióón de la propuesta mas conveniente (configurable)n de la propuesta mas conveniente (configurable)

� Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores

y las cotizaciones son registradas en el sistema

�� Compras genera Peticiones de Oferta, las envCompras genera Peticiones de Oferta, las envíía a varios proveedores a a varios proveedores

y las cotizaciones son registradas en el sistemay las cotizaciones son registradas en el sistema

� Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en

las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción)

�� Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en en

las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto concepto

involucrado (Reposiciinvolucrado (Reposicióón, Ventas, Mantenimiento, Produccin, Ventas, Mantenimiento, Produccióón)n)

� El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el

Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones

�� El resultado de las cotizaciones puede generar automEl resultado de las cotizaciones puede generar automááticamente el ticamente el

Pedido y las comunicaciones automPedido y las comunicaciones automááticas de rechazo de cotizacionesticas de rechazo de cotizaciones

� Proceso de Compra – Recepción Mercancías - Facturación�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Recepción Mercancías Recepción Mercancías -- FacturaciónFacturación

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente PedidUna vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el o, el sistema queda a la espera de recibir el

material o servicio y gestionar su aceptacimaterial o servicio y gestionar su aceptacióón, posteriormente, se procesarn, posteriormente, se procesaráá la recepcila recepcióón y verificacin y verificacióón de la n de la

factura y el debido registro de la deuda en Cuentas a pagarfactura y el debido registro de la deuda en Cuentas a pagar

Entrada de

Mercancía



de Factura



� Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización

�� Al momento de registro de la entrada de la mercaderAl momento de registro de la entrada de la mercaderíía basada en un a basada en un

pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentopedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y s y

admite desvadmite desvííos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro os basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro

incompleto establecidos por parametrizaciincompleto establecidos por parametrizacióónn

� El registro de factura del proveedor verifica su información compara-

da con el pedido o ingreso de la mercadería, validando desvíos de acuer-do a la parametrización correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos adicionales a fin de generar los documentos contables asocia-dos al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)

�� El registro de factura del proveedor verifica su informaciEl registro de factura del proveedor verifica su informacióón comparan compara--

da con el pedido o ingreso de la mercaderda con el pedido o ingreso de la mercaderíía, validando desva, validando desvííos de acueros de acuer--

do a la parametrizacido a la parametrizacióón correspondiente. El sistema solicita una cantidad n correspondiente. El sistema solicita una cantidad

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dos al movimiento, lo que requiere la correcta configuracidos al movimiento, lo que requiere la correcta configuracióón del mn del móódulo dulo

FI (cuentas de mayor, apertura del perFI (cuentas de mayor, apertura del perííodo, divisiodo, divisióón, cambio de moneda, n, cambio de moneda,

retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)

� Proceso de Compra – Determinación del proveedor�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– Determinación del proveedorDeterminación del proveedor

Proceso de requerimiento y selección del proveedorProceso de requerimiento y selección del proveedorProceso de requerimiento y selección del proveedor

Solicitud de PedidoSolicitud de PedidoSolicitud de Pedido

Petición de OfertaPeticiPeticióón de Ofertan de Oferta

Proveedor 2Proveedor 2Proveedor 2

Comparac. OfertasComparac. OfertasComparac. Ofertas

Proveedor 1Proveedor 1Proveedor 1 Proveedor 3Proveedor 3Proveedor 3

PedidoPedidoPedido RechazoRechazoRechazo

� Proceso de Compra – Detalles�� Proceso de Compra Proceso de Compra –– DetallesDetalles

Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso del sistema (Ventas, Mantenimien-to, Producción) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido. Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante los pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen de la requisición este documento puede ser o no obviado.

El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :

� Material o service solicitado (código, descripción, cantidad, precio)� Centro� Tipo de imputación� Grupo Comprador� Requirente� Fecha entrega solicitada� Textos descriptivos� Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (según corresponda)

A esta información se adicionarán datos propuestos por el sistema (Sociedad, Dirección de entrega, Estrategia de Liberación, Contactos, Entrada de Mercadería y/ Factura, entre otras)

Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso del sistema (Ventas, Mantenimien-to, Producción) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido. Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante los pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen de la requisición este documento puede ser o no obviado.


�� Material o service solicitado (cMaterial o service solicitado (cóódigo, descripcidigo, descripcióón, cantidad, precio)n, cantidad, precio)

�� CentroCentro

�� Tipo de imputaciTipo de imputacióónn

�� Grupo CompradorGrupo Comprador

�� RequirenteRequirente

�� Fecha entrega solicitadaFecha entrega solicitada

�� Textos descriptivosTextos descriptivos

�� Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (segCuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (segúún corresponda)n corresponda)

A esta información se adicionarán datos propuestos por el sistema (Sociedad, Dirección de entrega, Estrategia de Liberación, Contactos, Entrada de Mercadería y/ Factura, entre otras)

Solicitud de PedidoSolicitud de PedidoSolicitud de Pedido


Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quie-nes será enviada.


� Proveedor/es (código, razón social, dirección) � Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)� Fecha del documento y de vencimiento� Centro y Almacén� Organización de Compra� Grupo Comprador� Número Colectivo� Código del proveedor� Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)� Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.)

Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que seráindicado en la pantalla final.

Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quie-nes será enviada.


�� Proveedor/es (cProveedor/es (cóódigo, razdigo, razóón social, direccin social, direccióón) n)

�� Material o servicio solicitado (cMaterial o servicio solicitado (cóódigo, descripcidigo, descripcióón, cantidad, precio, categorn, cantidad, precio, categoríía)a)

�� Fecha del documento y de vencimientoFecha del documento y de vencimiento

�� Centro y AlmacCentro y Almacéénn

�� OrganizaciOrganizacióón de Compran de Compra

�� Grupo CompradorGrupo Comprador

�� NNúúmero Colectivomero Colectivo

�� CCóódigo del proveedordigo del proveedor

�� Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)

�� Mensajes de salida (impresiMensajes de salida (impresióón, en, e--mail, etc.)mail, etc.)


Solicitud de Cotización (RFQ)Solicitud de Cotización (RFQ)Solicitud de Cotización (RFQ)


Este proceso permite el ingreso de las cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basa-dos en la solicitud de cotización enviada con anterioridad (asociada al número correspon-diente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los proveedores.

Los datos mas comunes a registrar son :

� Cantidades ofertadas� Precios ofertados� Unidades de precio� Fechas de entrega previstas� Condiciones generales� Comentarios sugeridos por el proveedor

Los datos ingresados quedarán registrados dentro del mismo documento de la solicitud de cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como Registro de Información de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la Oferta aceptada.

Este proceso permite el ingreso de las cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basa-dos en la solicitud de cotización enviada con anterioridad (asociada al número correspon-diente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los proveedores.


�� Cantidades ofertadasCantidades ofertadas

�� Precios ofertadosPrecios ofertados

�� Unidades de precioUnidades de precio

�� Fechas de entrega previstasFechas de entrega previstas

�� Condiciones generalesCondiciones generales

�� Comentarios sugeridos por el proveedorComentarios sugeridos por el proveedor

Los datos ingresados quedarán registrados dentro del mismo documento de la solicitud de cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como Registro de Información de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la Oferta aceptada.

Cotización – Ingreso (con referencia a una RFQ)Cotización Cotización –– Ingreso (con referencia a una RFQ)Ingreso (con referencia a una RFQ)


La herramienta de comparación de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Sólo en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber una comparación correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sis-tema hará la conversión automáticamente.

Para ampliar la información suministrada dispondrá de las siguientes opciones :

� Visualizar los datos del maestro de materiales� Visualizar información adicional de las cotizaciones� Visualizar por separado cada cotización� Visualizar los datos maestros del proveedor� Visualizar las características de evaluación del proveedor� Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptación o rechazo

Los datos ingresados serán registrados dentro del documento de solicitud de cotización.El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresión, e-mail, fax) como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido y embalaje, carga, etc.

La herramienta de comparación de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Sólo en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber una comparación correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sis-tema hará la conversión automáticamente.

Para ampliar la información suministrada dispondrá de las siguientes opciones :

�� Visualizar los datos del maestro de materialesVisualizar los datos del maestro de materiales

�� Visualizar informaciVisualizar informacióón adicional de las cotizacionesn adicional de las cotizaciones

�� Visualizar por separado cada cotizaciVisualizar por separado cada cotizacióónn

�� Visualizar los datos maestros del proveedorVisualizar los datos maestros del proveedor

�� Visualizar las caracterVisualizar las caracteríísticas de evaluacisticas de evaluacióón del proveedorn del proveedor

�� Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptaciPueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptacióón o rechazon o rechazo

Los datos ingresados serán registrados dentro del documento de solicitud de cotización.El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresión, e-mail, fax) como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido y embalaje, carga, etc.

Comparación de OfertasComparación de OfertasComparación de Ofertas


Una vez completado el proceso de selección del proveedor se generará el Pedido a enviar al mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para con-sumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratación, consignación, terceras partes) o traslados entre centros de la Compañía.


� Proveedor/es (código, razón social, dirección)� Sociedad, Organización de Compra y Grupo Comprador� Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)� Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)� Tipo de Imputación (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.)� Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)� Categoría del ítem� Moneda del documento� Centro y Almacén� Definición de documentos asociados (Entrada de Mercadería y Factura)� Datos de Contacto y textos aclaratorios� Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.)


Una vez completado el proceso de selección del proveedor se generará el Pedido a enviar al mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para con-sumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratación, consignación, terceras partes) o traslados entre centros de la Compañía.


�� Proveedor/es (cProveedor/es (cóódigo, razdigo, razóón social, direccin social, direccióón)n)

�� Sociedad, OrganizaciSociedad, Organizacióón de Compra y Grupo Compradorn de Compra y Grupo Comprador

�� Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un planFecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)de entregas)

�� Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)

�� Tipo de ImputaciTipo de Imputacióón (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.)n (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.)

�� Material o servicio solicitado (cMaterial o servicio solicitado (cóódigo, descripcidigo, descripcióón, cantidad, precio, categorn, cantidad, precio, categoríía)a)

�� CategorCategoríía del a del íítemtem

�� Moneda del documentoMoneda del documento

�� Centro y AlmacCentro y Almacéénn

�� DefiniciDefinicióón de documentos asociados (Entrada de Mercadern de documentos asociados (Entrada de Mercaderíía y Factura)a y Factura)

�� Datos de Contacto y textos aclaratoriosDatos de Contacto y textos aclaratorios

�� Mensajes de salida (impresiMensajes de salida (impresióón, en, e--mail, etc.)mail, etc.)


Pedido de CompraPedido de CompraPedido de Compra


Mediante este proceso se dará ingreso de la mercadería al almacén, pudiendo calificar lo recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.


� Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, Transporte, etc.)� Clase de Movimiento� Fecha del documento y de registro contable� Número de remito� Textos aclaratorios (cabecera o ítems)� Cantidad ingresada� Número de Lote y Categoría de Valoración (si correspondiere)

El registro del documento generará automáticamente un asiento contable del movimiento del material que impacta en la Contabilidad y llevará asociadas cuentas definidas en la parametrización (cuenta EM/RF), actualizará la cantidad y valoración del stock y los datos del pedido asociado. El documento creado será la referencia para la verificación de la fac-tura del proveedor.

Mediante este proceso se dará ingreso de la mercadería al almacén, pudiendo calificar lo recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.


�� Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, TraDocumento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, Transporte, etc.)nsporte, etc.)

�� Clase de MovimientoClase de Movimiento

�� Fecha del documento y de registro contableFecha del documento y de registro contable

�� NNúúmero de remitomero de remito

�� Textos aclaratorios (cabecera o Textos aclaratorios (cabecera o íítems)tems)

�� Cantidad ingresadaCantidad ingresada

�� NNúúmero de Lote y Categormero de Lote y Categoríía de Valoracia de Valoracióón (si correspondiere)n (si correspondiere)

El registro del documento generará automáticamente un asiento contable del movimiento del material que impacta en la Contabilidad y llevará asociadas cuentas definidas en la parametrización (cuenta EM/RF), actualizará la cantidad y valoración del stock y los datos del pedido asociado. El documento creado será la referencia para la verificación de la fac-tura del proveedor.

Entrada de MercaderíaEntrada de MercaderíaEntrada de Mercadería


Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos ámbitos del sistema se re-querirá una correcta configuración de cada segmento del sistema (períodos abiertos, cuentas de mayor, indicadores de impuestos, entre otros)


� Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc.)� Fecha de la factura y de registro contable� Moneda e Importe total y de impuestos� Condiciones de Pago y autorización o bloqueo para el pago� Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido)� Textos aclaratorios

El registro del documento generará automáticamente un documento de materiales y uno contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la para-metrización (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor), regis-trándose este movimiento en Cuentas a Pagar.En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercancía, los valores adoptados y validados corresponderán a la información del Pedido.

Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos ámbitos del sistema se re-querirá una correcta configuración de cada segmento del sistema (períodos abiertos, cuentas de mayor, indicadores de impuestos, entre otros)


�� Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entreDocumento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc.)ga, etc.)

�� Fecha de la factura y de registro contableFecha de la factura y de registro contable

�� Moneda e Importe total y de impuestosMoneda e Importe total y de impuestos

�� Condiciones de Pago y autorizaciCondiciones de Pago y autorizacióón o bloqueo para el pagon o bloqueo para el pago

�� Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al deTipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido)l pedido)

�� Textos aclaratoriosTextos aclaratorios

El registro del documento generará automáticamente un documento de materiales y uno contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la para-metrización (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor), regis-trándose este movimiento en Cuentas a Pagar.En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercancía, los valores adoptados y validados corresponderán a la información del Pedido.

Verificación de Factura del proveedorVerificación de Factura del proveedorVerificación de Factura del proveedor

� Conclusión y análisis general del proceso�� Conclusión y análisis general del procesoConclusión y análisis general del proceso

Análisis del proceso de compras en diversos sistemas ERPAnálisis del proceso de compras en diversos sistemas ERPAnálisis del proceso de compras en diversos sistemas ERP

Se propone analizar el proceso de adquisiciSe propone analizar el proceso de adquisicióón de bienes y servicios propuestos por diversos n de bienes y servicios propuestos por diversos

sistemas ERP y un proceso standard utilizado por la Compasistemas ERP y un proceso standard utilizado por la Compañíñíaa

Determ. de

necesidad

Determ. de Determ. de

necesidadnecesidadPetición de

Ofertas

PeticiPeticióón de n de

OfertasOfertasComparac.

de Ofertas

Comparac. Comparac.

de Ofertasde Ofertas PedidoPedidoPedido

Entrada de

Mercancía



de Factura



ContratosContratosContratos Entregas

programad

Entregas Entregas

programadprogramad

Gracias por su Gracias por su

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