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Curso de Excel

Fundamentos de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa que es parte del paquete de programas de Microsoft Office, Excel es un programa que sirve para analizar, compartir y administrar información lo cual nos va a permitir tomar decisiones mediante el uso de fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos o simplemente bases de datos.

Microsoft Excel es un programa que se compone de libros y estos a su vez se componen de hojas de cálculo.

Libros de Excel

Los libros de Excel son los archivos con los cuales este programa trabaja y que de manera similar a los libros contables de un contador en estos se registran datos los cuales son sometidos a ciertas operaciones para luego obtener información valiosa que nos permitirán tomar decisiones, todo libro de Excel se componen de elementos esenciales los cuales son las hojas de cálculo.

Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo es indispensable en los trabajos de oficina, ya que permite automatizar procesos, de otro lado permite analizar datos y puede manipular una gran cantidad de información y permite desarrollar aplicaciones personalizadas para propósitos especiales.

Funcionalidades de Microsoft Excel

- Hoja electrónica de cálculo- Elaboración de gráficos- Gestión de base de datos

Autor: Ing. Luis Ernesto Castillo Alfaro

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Administración de libros

Cada vez que abrimos el programa Microsoft Excel aparece un libro de Excel cuyo nombre es libro 1 y como parte de este libro aparecen 3 hojas de cálculo, sin embargo podemos agregar más hojas de cálculo al libro.

Elementos de una hoja de cálculo

Celdas

Las celdas son espacios en una hoja de cálculo y en donde se escriben los datos. Por ejemplo:

En esta hoja de cálculo se puede apreciar que la celda resaltada tiene el valor de 23.40, al estar resaltada la ceda se convierte en una celda activa es decir es aquella celda que se encuentra


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seleccionada actualmente, pero para saber cuál es la celda activa necesitamos saber en qué columna y fila se encuentra dicha celda, en el ejemplo la ubicación de dicha celda es B2 y esto lo podemos saber por el elemento conocido con el nombre lista de nombres

Formas básicas de selección

La formas básicas de seleccionara una celda es con el mouse, con las teclas de desplazamiento utilizando el teclado, o utilizando la lista de nombres las cual mencionamos anteriormente, para seleccionar una celda con la lista de nombres simplemente escribimos en ella el nombre de la celda la cual queremos seleccionar es decir especificando la fila y columna donde se encuentra. Por ejemplo: En la imagen podemos apreciar que en la lista de nombres la celda a la que se hacer referencia para seleccionarla es la celda E14 ubicada en la fila 14 de la columna E de la hoja de cálculo con la que se está trabajando en ese momento.


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Edición y control de las hojas de cálculo

La edición en una hoja de cálculo implica efectuar cambios en los elementos que forman parte de una hoja de cálculo como son las celdas, columnas, y en las mismas hojas de cálculo.

Agregar color a las fichas de la hoja de cálculo

El proceso de agregar color a las fichas de una hoja de cálculo es bastante sencillo, simplemente se debe seleccionar la ficha a cambiarle el color, hacer clic derecho y elegir la opción color de etiqueta tal y como figura en la siguiente imagen. Pero debemos de plantearnos la pregunta de cuál sería la verdadera utilidad de aplicar color de etiqueta a una hoja de cálculo.

Luego la ficha de la hoja de cálculo tendrá como color el color seleccionado.

Ejemplo de la necesidad de aplicar color a una hoja de cálculo

Imaginemos que somos los gerentes de una empresa y estamos elaborando un reporte de los ingresos de utilidades en los 4 trimestres del presente año, muy bien la pregunta sería como identificamos al nivel de utilidades por trimestre o quisiéramos saber cuál fue el mejor o peor trimestre en cuanto a ingreso de utilidades.

Procedimiento a seguir

1- Abrir un libro nuevo de Excel


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2- Cambiar el nombre a cada una de las hojas de cálculo

3- Seleccionar la hoja de cálculo llamada Trimestre1 y aplicarle color de etiqueta rojo haciendo clic derecho sobre la hoja, eligiendo la opción color de etiqueta y luego elegir el color rojo tal y como se muestra en la siguiente imagen:


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Repetir el mismo procedimiento para las hojas Trimestre2, Trimestre3 y Trimestre4 aplicándoles color de etiqueta naranja, verde y azul respectivamente.

Asignar nombres a las celdas

El proceso de asignar nombres a celdas de una hoja de cálculo sirve básicamente para poder utilizar estos nombres en operaciones con datos sin necesidad de hacer referencia a las celdas que contienen dichos datos a través de su ubicación es decir mencionar en que fila y columna se encuentran. Por ejemplo: En la siguiente imagen observamos que se desea obtener la suma de dos números (12 que se encuentra en la celda B y 13 que se encuentra en la celda C2), el resultado debe aparecer en la celda D2.

La fórmula a utilizar para obtener dicha suma sería =suma(b2,c2), sin embargo en lugar de hacer referencia a las celdas que contienen los valores de 12 y 13 respectivamente para hallar la suma, le asignaremos un nombre a cada celda.

Proceso de asignación de nombres a las celdas

Para asignarle un nombre a las celdas solo es necesario seguir el siguiente procedimiento:

- Seleccionar la celda a la cual se le asignará un nombre


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- Hacer clic al menú fórmulas- Elegir la opción asignar nombre a un rango- Hacer clic en la sub opción definir nombre

Luego de haber hecho clic en la sub opción definir nombre aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana se debe escribir el nombre que se le asignará a la celda que este caso es Numero1 para la celda que contiene el primer número que estará involucrado en la suma, de igual manera repetir el procedimiento de asignación de nombre para la celda que contiene el segundo número de la suma, a la celda que contiene dicho número asignarle el nombre Numero2.

L a fórmula empleada para obtener el resultado de la suma de los dos números será:

=suma(Numero1,Numero2) tal y como se aprecia en la siguiente imagen


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Debe de tenerse en cuenta que en lugar de utilizar la fórmula =suma(B2,C2) se ha utilizado la fórmula =suma(Numero1,Numero2) donde Numero1 y Numero2 son los nombres que se les ha asignado a las celdas B2 Y C2 respectivamente, por lo tanto con los nombre asignados a dichas celdas utilizados en la fórmula se hace referencia a los datos que contienen dichas celdas.

Escribir datos

Un dato es simplemente una pieza de información que por sí solo no tiene mucho valor, pero que tratado correctamente se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

Tipos de datos que se utilizan en Microsoft Excel

1- Tipo de datos texto: Esta clase de datos incluye palabras, títulos, etc.2- Valores:

2.1 Valores fijos: que pueden involucrarse en un cálculo.2.2 Números: un saldo, una edad, un importe, etc.2.3 Fechas: fecha de alta, fecha de caducidad, fecha de contrato.

3- Fórmulas: Las fórmulas son un conjunto de operaciones que se realizan sobre un conjunto de datos para obtener un determinado resultado, ahora según los tipos de datos mencionados anteriormente existen un determinado grupo de fórmulas que nos permiten trabajar con estos.

Formato de Celdas

Los formatos de celdas son un conjunto de características que se aplican a las celdas y que afectan la forma como los datos que contienen las celdas son presentados sin afectar su verdadero valor.

Aplicando formatos

Para aplicarle formato a las celdas debemos hacer clic en el menú inicio y luego elegir del grupo de opciones Formato la opción formato y a su vez hacer clic en la opción formato de celdas.


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Una vez seguido este procedimiento se nos presenta la siguiente ventana

Esta ventana contiene una serie de fichas cuya función describiremos a continuación

Ficha número: Esta ficha permite que le demos un formato apropiado a números, monedas, porcentaje, formato personalizado y otros.

En la tabla de la hoja de cálculo mostrada en la figura anterior podemos apreciar que los datos son unidades monetarias acompañadas por el símbolo que representa a la moneda del país o continente de donde provienen.Para conseguir que una tabla con dichos datos tengan ese formato seguimos el siguiente procedimiento:

1- Ingresamos los datos en la hoja de cálculo


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Dado que las unidades monetarias se expresan en decimales debemos darle el formato de dos decimales a cada columna, para esto seleccionamos cada columna de la tabla y luego hacemos clic en el menú inicio, grupo de opciones formato y luego hacemos clic en la opción formato de celdas.

En la ventana siguiente seleccionamos la ficha número y establecemos la cantidad de decimales que tendrán las unidades monetarias.


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2- Seleccionamos la categoría moneda y luego seleccionamos el símbolo que representa a la unidad monetaria correspondiente a dicha columna y luego hacemos clic en el botón aceptar.

Ahora apreciamos el resultado

Repetir el mismo procedimiento con las otras dos columnas hasta obtener el siguiente resultado:


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Ficha alineación

Afecta la orientación de los datos contenidos en una celda con respecto a los límites de la celda que lo contiene.

Por ejemplo en la imagen anterior podemos apreciar que los datos de dicha tabla tienen una orientación especial, sin embargo la pregunta es ¿Cómo se consigue que dichos datos tengan esa orientación?

Procedimiento a seguir

1- Ingresar los datos en la hoja de cálculo


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2- Establecemos los formatos de alineación para cada conjunto de datos agrupados por columnas, en primer el dato de año debe tener una alineación central en el centro y no en la parte inferior como se aprecia en la imagen anterior.

Entonces hacemos clic derecho sobre la celda que contiene el año, luego del menú inicio elegimos la opción formato y luego la sub opción formato de celdas y en seguida aparece la ventana de formato de datos,


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Debemos de aplicar el formato horizontal centrar y vertical centrar, luego debemos utilizar la herramienta de orientación para determinar la orientación del dato y así obtener el siguiente resultado:

3- Para establecer la orientación de los datos correspondientes a los trimestres seleccionamos dichos datos y luego seleccionamos la opción formato de celdas


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Luego ingresamos nuevamente a la ventana de formato de celdas

A los datos le debemos de establecer una orientación de 45 grados con una alineación horizontal centrar y vertical centrar para obtener el siguiente resultado.


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4- Finalmente establecemos el formato apropiado para los datos de la columna valores de entrada, para esto hacemos clic en la opción formato de celdas.

Luego en la ventana de formato de celdas


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No debemos establecer ninguna orientación en grados para los datos de la columna entradas numéricas, establecemos las orientaciones horizontal centrar y vertical centrar para obtener el siguiente resultado:

Formatos Personalizados

Microsoft Excel es un programa que nos permite crear también nuestros propios formatos, es decir decidir la forma como los datos contenidos en las celdas deben presentarse, uno de los casos de formatos personalizados es el caso de los formatos aplicados a las fechas. Por ejemplo:

Tenemos las siguientes fechas:

2010/10/31


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2010/31/10

2010/10/07

2010/10/7

El primer par de fechas significan lo mismo, de igual modo el siguiente par de fechas significan los mismo, con respecto al primer par de fechas el orden es diferente es decir para la primera fecha primero va el año, luego el mes y finalmente el día, en el caso de la segunda fecha el orden es primero el año, luego el día y finalmente el mes. De otro lado con respecto al segundo par de fechas el orden de las fechas es el mismo, sin embargo la forma de presentar el día es diferente, en la primera fecha el número de día lleva un 0 como primer dígito indicando que es un número menor que 10 lo que no ocurre en el día de la segunda fecha donde aparece sin ningún 0 adelante.

Para presentar las fechas de un determinado modo se deben de tener en cuenta las siguientes reglas y símbolos a utilizar para definir el modo de presentación de fechas.

Símbolo Significadod Presenta los días o bien en uno o dos dígitos, por ejemplo: 1,11,15,5 cuyo

rango de días van del 1 al 31dd Presenta los días obligatoriamente en dos dígitos, por ejemplo 01,11,05,15

cuyo rango de días van del 01 al 31dddd Muestra el nombre completo de los día por ejemplo: Lunes, Martes,..

Domingom Presenta los meses en uno o dos dígitos, por ejemplo: 11,1,8 cuyo rango de

meses va del 1 al 12mm Presenta los meses obligatoriamente en dos dígitos, por ejemplo: 01,11,08

cuyo rango de meses va del 01 al 12mmm Presenta los meses con 3 letras, por ejemplo: Ene, Feb, Maryy Muestra los dos últimos dígitos del año de una fechas, por ejemplo en

lugar de mostrar el año de la fecha 21/10/1988 muestra la fecha del siguiente modo: 21/10/88

yyyy Muestra el año de una determinada fecha con sus 4 dígitos es decir por ejemplo 1984

Ejemplos prácticos:


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En la imagen anterior apreciamos una serie de fechas, sin embargo todas significan lo mismo pero mostradas de una forma diferente:

- Fecha1: 01-06-2010, en esta fecha el formato utilizado es: día en dos dígitos, mes en dos dígitos y año en 4 dígitos, cada parte de la fecha está separada por guiones.

- Fecha2: 01/06/10, en esta fecha el formato utilizado es: día en dos dígitos, mes en dos dígitos y año en 2 dígitos, cada parte de la fecha está separada por barras.

- Fecha3: 01-Jun-10, en esta fecha el formato utilizado es: día en dos dígitos, mes en tres letras, año en 2 dígitos.

- Fecha4: 1 de Junio del 2010, en esta fecha el formato utilizado es: día en un dígito, mes en letras, año en 4 dígitos.

- Fecha5: Martes, 01 de Junio del 2010, en esta fecha el formato utilizado es: Nombre del día, día en dos dígitos, nombre del mes, año en 4 dígitos.

Para obtener las fechas con estos formatos se debe seguir el siguiente procedimiento:

1- Escribir las siguientes fechas en una hoja de cálculo

Formato empleado para la fecha1: 01-06-2010

Procedimiento a seguir:

1- Seleccione la celda que contiene la primera fecha, luego hacer clic derecho y hacer clic en la opción formato de celdas, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Luego de hacer clic sobre la opción formato de celdas aparecerá la siguiente ventana

2- En la ficha número seleccionara la categoría personalizada para crear un formato personalizado.

3- Ingresar el formato adecuado para que la fecha se vea con el formato 01-06-2010


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El formato utilizado es : dd-mm-yy debido a que el día de la fecha debe mostrarse en dos dígitos y en especial cuando el número que representa al día es menor de 10 se le debe anteponer un 0 utilizamos las letras dd, de otro lado debido a que el mes de la fecha debe mostrarse en dos dígitos y en especial cuando el número que representa al mes es menor de 10 se le debe anteponer un 0 utilizamos las letras mm, finalmente debido a que deseamos presentar solo los dos últimos dígitos del año de la fecha utilizamos las letras yy.

Formatos utilizados para las demás fechas

Fecha 2: 01/06/10Formato utilizado: dd/mm/yy

Fecha 3: 01-Jun-10Formato utilizado: dd-mmm-yy


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Fecha 4: 1 de Junio del 2010Formato utilizado: d “de” mmmm “del” yyyy

Fecha 5: Martes, 01 de Junio del 2010

Formato utilizado: dddd, dd “de” mmmm “del” yyyy


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