excel avanzado curso entero

EXCEL AVANZADO

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del curso interactivo accesible a través de internet.

Indice

Módulo I. Trabajo con Excel..........................................................U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.......... 3U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo............................ 6U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición......................... 8U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas........... 12U.D. 5. Macros........................................................... 18Práctica. Aplicar validación y formato condicional................. 25

Módulo II. Fórmulas y funciones.....................................................U.D. 1. Fórmulas......................................................... 27U.D. 2. Referencias...................................................... 29U.D. 3. Funciones........................................................ 31U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones............ 44Práctica. Creación de una tabla de doble entrada................. 45

Módulo III. Filtro y orden..............................................................U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47U.D. 2. Autofiltro..........................................................52U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58Práctica. Uso del orden y filtros....................................... 63

Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas.........................................U.D. 1. Subtotales....................................................... 64U.D. 2. Tablas dinámicas............................................... 70U.D. 3. Gráficos dinámicos............................................. 82Práctica. Totalizar por grupos..........................................92

Plataforma de Teleformación de IFES Página 1 de 120

Práctica. Tabla y gráfico dinámico.................................... 93Módulo V. Herramientas avanzadas................................................

U.D. 1. Auditoría......................................................... 95U.D. 2. Buscar objetivo................................................. 98U.D. 3. Escenarios..................................................... 101U.D. 4. Solver........................................................... 110Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones................ 118Práctica. Usar solver para tomar decisiones...................... 119Links de interés......................................................... 120

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Página 2 de 120 EXCEL AVANZADO

Módulo I. Trabajo con Excel.

U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.

U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menúVentana.

Si bien MS Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo, a cada uno de losdocumentos (o archivos con extensión XLS) que se generan con este programa se lesllama "libros" ya que engloban varias hojas en el mismo, accesibles desde la zonainferior izquierda de la pantalla, como ya se profundizará en la siguiente unidaddidáctica.

Cuando tengamos abiertos más de dos libros o documentos a la vez, podremos pasarde uno a otro mediante el menú Ventana.

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Según qué sistema operativo estemos usando tambiénpodremos cambiar de documento haciendo uso de labarra de tareas para cambiar de ventana o de lacombinación de teclas Alt+Tabulador.

Control de distintas zonas de la hoja

A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no esténjuntas, para ello el menú Ventana nos ofrece tres posibilidades:

• Inmovilizar paneles. Muy útil cuando queremos fijar las primeras filas y/ocolumnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nosdesplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijoslos encabezados de una tabla de datos.

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Si queremos que dejen de estar fijas estás zonas elegiremos Ventana/Movilizarpaneles.

• Dividir. Con esta opción podemos ver hasta cuatro zonas distintas de lahoja, independientemente de su situación, por ejemplo cuando queremos vercomo cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamosvalores mucho más arriba.

Si queremos volver a ver una sola zona elegiremos Ventana/Quitar división.

Resulta más rápido arrastrar los

manipuladores que tenemos encima y a la derecha delas barras de desplazamiento vertical y horizontal,respectivamente.

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• Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma quese puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la quepodremos volver por el menú Ventana tal y como se ha explicado al principiode esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas,seguirá presentándose de esta forma la próxima vez que lo abramos.

Abrir una nueva ventana es la única forma de ver a lavez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta elcomando habría que ir a Ventana/Organizar... yelegir Mosaíco, Horizontal o Vertical.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.

Hemos visto que al lado de la barra de desplazamiento horizontal tenemos unassolapas selectoras de hojas. Pulsando sobre ellas con el botón izquierdo del ratón,cambiamos entre las distintas hojas que puede contener un mismo documento XLS.

El número de hojas que tendrá un documento nuevo pordefecto es el establecido enHerramientas/Opciones/Pestaña General/Número dehojas en nuevo libro.

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Pulsando en una de esas solapas sobre el botón derecho del ratón nos aparecen lassiguientes opciones:

• Insertar una nueva hoja inmediatamente a la izquierda de la actual• Eliminar la hoja actual (nos pedirá confirmación)• Cambiarle el nombre a uno más descriptivo que “Hoja1”...• Moverla o copiarla a otro sitio en la ordenación que llevan las hojas• Seleccionar todas las hojas de vez (para imprimirlas o copiarlas, por

ejemplo)

Los botones , que están al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que

en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primerasolapa, la anterior, la siguiente y la última. Si pulsamos sobre ellos con el botónderecho, nos aparece un menú conceptual con el que nos podemos dirigir directamentea una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.

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Para hacer referencia a una celda de otra hoja dentro delmismo libro o documento de Excel, se antepone a lareferencia normal el nombre de la hoja seguido de unaexclamación “!”. Por ejemplo: Hoja2!H8 se refiere a lacelda H8 de la hoja “Hoja2”.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.

VALIDACIÓN

Mediante la herramienta de validación se puede controlar que el valor que se introduceen una celda cumple determinados criterios. Para usarla hay que seleccionar la celda orango en cuestión e ir a la opciónDatos/Validación..., donde tendremos queespecificar:

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• El tipo de dato a permitir: cualquiera, números enteros, valores de una listasacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos.

• El tipo de restricción a usar, dentro de las comparacioneslógicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual queotro valor.

• Los valores o límites a los que se refiere la restricción anterior.

También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula,donde pueden ser utiles las funciones de información, ESNUMERO(), ESTEXTO(),ESNOTEXTO(), etc.

Existe la posibilidad de configurar que salga automáticamente un mensaje en elmomento en que se entre en la celda con validación.

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Y también puede configurarse un mensaje de error que saldrá cuando el valorintroducido no cumpla con las reglas de validación, en cuyo caso podrá tener tresestilos:

• Límite, avisará del error sin permitirnos que el valor no válido siga en lacelda.

• Advertencia, avisará y nos dejará elegir si cambiamos el valor no válido oseguimos trabajando con él.

• Información, sólo informará de que no se cumplen las reglas de validaciónsin pedirnos que lo cambiemos.

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FORMATO CONDICIONAL

Se trata de formatos que se aplican automáticamente siempre y cuando una celda o elresultado de una formula calculada cumpla una o varias condiciónes (hasta tres). Parausarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a laopciónFormato/Formato condicional...,nos saldrá un cuadro como el del siguienteejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdasseleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".

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U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas.

U.D. 4. Personalización de las barras deherramientas.

Las barras de herramientas constan de distintos botones y listas despegables con lasopciones más frecuentemente utilizadas en el uso del programa, evitando al usuario elrodeo de ejercitarlas mediante opciones de menú. Los botones están decorados coniconos más o menos representativos de su labor, además si situamos el puntero delratón sin pulsarlo sobre cualquier botón al momento nos aparecerá una pequeñadescripción de su función.

Algunas de uso muy común son:

Barra Estándar

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La mayoría de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office:

-con opciones generales del documento como crear uno nuevo, abrir uno

existente, guardarlo, imprimirlo, ver como quedaría antes de imprimirlo y

buscar errores ortográficos.

-operaciones de edición como las del portapapeles ( cortar, copiar y pegar),

copiar formato y deshacer/rehacer acciones.

-botones que nos activan otras barras como Web y Dibujo.

-opciones de visualización como el zoom.

Si bien hay otros más propios de una hoja de cálculo como insertar una suma

automática (autosuma), insertar una función, ordenar ascendentemente una

selección, ordenarla descendentemente y ejecutar el asistente para gráficos.

Barra de Formato

Las celdas que conforman una hoja de cálculo van a tener un formato al que sesujetará su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y elfuncionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo deletra no cambian respecto a otros programas, la alineación se refiere a los límites de lasceldas.

Propios de la hoja de cálculo son los siguientes botones:

Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido

resultante.

Aplica a las celdas seleccionadas el formato numérico de porcentaje.

y Aplican el formato numérico de contabilidad, el segundo sólo pone los puntos

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de millar mientras que el primero añade el símbolo monetario que se establezcaenFormato/Celdas.../Númeroo, en su defecto, enInicio/ Configuración/ Panel deControl/ Configuración Regional/ Moneda.

y añaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia

arriba o hacia abajo, según el caso.

Al añadir o quitar decimales, el valor que contiene lacelda no cambia, el resultado es sólo a efectos devisualización. Si se quiere que los cálculos se limiten alos decimales que se ven habrá que ir aHerramientas/Opciones…/Cálculo/Precisión dePantalla.

Las paletas de bordes y rellenado permiten cambiar estas características

de las celdas seleccionadas.

Barra de Dibujo

Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.

Barra de Imagen

Para insertar imágenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.

Barra Web

Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,

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como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.

Barra WordArt

WordArt es la denominación de unos llamativos rótulos con más posibilidades estéticasque el texto normal y que podremos manejar con los botones de esta barra.

Barra de Gráfico

Para modificar elementos y opciones de los gráficos.

Manipulación de las barras

Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientasomás rápido pulsando con el botón derecho sobre cualquier barra de menus o deherramientas. De ambas formas nos aparecerá un menú con las posibles barrasactivadas (marcadas con a) o desactivadas, pudiendo respectivamente quitar oponerlas con el botón izquierdo.

Para cambiar la ubicación en la pantalla de las barras de herramientas

debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por subarra azul de título o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas quetienen en su extremo, para luego arrastrar.

Para añadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras deHerramientas/Personalizar…y arrastrarlos desde/hasta supestaña“Comandos”.Esto nos vendrá muy bien para ubicar botones de las macros quecrearemos en un futuro. En la siguiente ilustración se está emplazando en la barraestándar un botón para activar el autofiltro sin necesidad de ir a su correspondientemenú.

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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastará con arrastrarlosdesde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otrasbarras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaña un signoen forma de aspa "x".

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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisiésemos quevolviera a estar como cuando se instaló el programa, iremos aVer/Barras deHerramientas/Personalizar…/Pestaña "Barras de herramientas"y pulsaremos elbotón"Restablecer...".

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En este mismo cuadro tenemos un botón para crear una nueva barra de herramientasen blanco para personalizar añadiendo los botones que queramos.

U.D. 5. Macros.

U.D. 5. Macros.

Por macro (abreviatura de macroinstrucción) podemos entender un pequeño programacompuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecución enserie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic paraAplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicholenguaje, un mínimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguirpersonalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.

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Para grabar una macro, hay que ir aHerramientas/Macro/Grabar macro...,darle unnombre (sin espacios) a la futura macro y cuando aceptemos, la macro empezará agrabar nuestros movimientos hasta que accionemos el botón “Detener grabación” de labarra del mismo nombre.

Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual BasicdesdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botón “Modificar” delcuadro “Macro” deHerramientas/Macro/Macro....

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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas,empezando por procedimientos fáciles e introduciendo maniobras más complicadaspaulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros esMicrosoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas comola siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programación. Pero a pocoque persigamos unos resultados más sofisticados necesitaremos conocimientos deVBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el código que construyeautomáticamente Excel al grabar la macro.

Grabar una macro se podría comparar con grabar un mensaje en un contestadorautomático. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una máquina ennuestro lugar un número indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzoinicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la máquina deberá repetiren el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (porejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) será repetido cada vezque ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oirá elestornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificartodos los pasos antes de empezar, así como asegurarse de que ninguno de los pasosestá ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y así no se quede fuera de lagrabación.

Ejemplo: Macro que borre sólo ciertas celdas

En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienenlos datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuariosposteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por

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paso:

1º. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de lamacro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o sólo en este yreflejar algún comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.

2º. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremosque se borren, aunque realmente estén en blanco...

...y después borrarlas con la tecla "Supr" o con la opciónEdición/Borrar/Contenido.

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Nótese que no hemos seleccionado las celdas con fórmulas, como las que calculan lossubtotales, pues valdrán cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad"y "Precio" y además necesitamos que la fórmula permanezca intacta para futuros usosde esta hoja (como si de una plantilla se tratara).

Si olvidamos detener la grabación con el botón de la ilustración anterior se seguirángrabando todos nuestros movimientos posteriores y que no tienen sentido en nuestramacro. Aunque pueda parecer raro, es un despiste muy habitual cuando se hacen lasprimeras macros.

Un fallo relativamente habitual que debemos evitar al nodetener la grabación es grabar incluso el momentoposterior de comprobarla con lo que se produce un errorde "memoria insuficiente", debido a que Excel nuncapararía de ejecutar la macro, pues una de susinstrucciones es ponerse en marcha de nuevo a ellamisma, entrando en un bucle infinito.

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Con la acción anterior ya tenemos el botón preparado aunque de momento no seproduce acción alguna al interactuar con él, por lo que hay que asignarle una macrocomo pasamos a ilustrar. Empezamos haciendo un clic derecho, eligiendo laopción"Asignar macro..."para seleccionar la macro por su nombre.

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Obsérvese en el menú contextual de la ilustración quehay ciertas opciones para darle un aspecto máspersonalizado al botón como elegir que su aparienciasea la de un icono (estilo predeterminado), un textodescriptivo o ambas cosas. Además se puede cambiar elicono por otros preestablecidos, modificarlo (con unrudimentario editor de mapa de bits a tal efecto) oincluso pegar cualquier imagen de pocos pixeles quetengamos en el portapapeles.

A partir del momento en que cerramos el cuadro de personalizar ya tendremos el botónpreparado para desencadenar mediante una pulsación todas las acciones que tenga lamacro para la que está signado. En este caso: seleccionar determinadas celdas, borrarsu contenido y desplazarse a otra celda para anular la selección.

Dada la dificultad que entraña confeccionar macros, no nos extrañe tener fallos en loscomienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarlatenemos dos vías:

• Si no tenemos conocimientos de VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje

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de programación que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores peroque es en el que quedan almacenadas las macros para futurasmodificaciones) no nos queda más remedio que volver a grabarla desdecero, reemplazando a la existente.

Con unas mínimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA yhacer los cambios pertinentes en su código, ahorrándonos la molestia de repetir lagrabación. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado enampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accedemediante la opciónHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante elbotón"Modificar"de la opciónHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspectocomo el de la siguiente ilustración.

Práctica. Aplicar validación y formato condicional.

Práctica. Aplicar validación y formatocondicional.

Esta práctica consiste en dotar a una hoja como la de la izquierda de las característicasque tiene la de la derecha:

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• Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducirvalores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso deque se intente teclear un valor no válido.

• Formato condicional: que cada fila adopte un color en función del valor quetenga la calificación correspondiente de la columna E.

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tunavegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla laspropuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aquí". Cuando termines, manda elarchivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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docs/Pr1Vali_FCondi.xls

Módulo II. Fórmulas y funciones.

U.D. 1. Fórmulas.

U.D. 1. Fórmulas.

Básicamente, una celda tiene contenido y formato.

El contenido es la información que alberga, puede ser de dos tipos:

• dato, depende directamente de lo que introduzca el usuario.• fórmula, es un cálculo cuyo resultado depende de sus operadores, sean

valores constantes o variables (los de otras celdas que, a su vez, pueden serdatos o fórmulas).

El formato se refiere a la presentación del contenido en la cuadrícula (tipo de letra,alineación, bordes, tramas y formatos numéricos más allá de lo meramente estéticocomo el número de decimales, el símbolo monetario, el porcentaje etc).

Dotar de contenido a las celdas

Introducir datos y modificarlos

Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, sibien es necesario un último paso: el dato no se considerará introducido hasta que seactive otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento).

Excel distingue automáticamente el tipo de dato (texto, numérico o fecha), alineándolopor defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los alinea a la izquierda.

Nótese que mientras se está introduciendo un dato aparecen dos botones en la barrade fórmulas:

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Para cambiar un dato ya introducido, podemos:

• sustituirlo en su totalidad, activando la celda en cuestión e introduciendo elnuevo dato. Nótese lo volátil que es el contenido de una celda, puescualquier cosa que se teclee dentro de ella sustituirá a lo existente. Por elloserá útil proteger nuestra hoja para evitar errores ajenos e incluso propios.

• modificar sólo una parte, bien haciendo clic en el dato de la barra defórmulas o bien haciendo doble clic en la propia celda, de ambas manerasaparecerá un cursor que nos facilitará esta labor.

Proteger una hoja consta de dos pasos:1º) Especificar qué celdas se quiere que no esténprotegidas, es decir, en las que queremos dejar abiertala posibilidad de que sean cambiadas por futurosusuarios. Para ellos las seleccionamos y luego nosdirigimos a la pestaña Proteger de la opciónFormato/Celdas...2º) Elegir la opción Herramientas/Proteger/Protegerhoja... (este será el mismo camino que tomaremos paravolver a desproteger la hoja)

Introducir y modificar fórmulas

Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamenteprecedidas por el signo igual “=”, el cual lo podemos conseguir vía teclado o pulsandosobre el botón "=" de la barra de fórmulas (este último método tiene la ventaja de quenos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la fórmula).

De hecho, la barra de fórmulas toma su nombre de que en ella aparece la expresiónalgebraica de la misma, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve elvalor que toma en ese momento.

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A efectos de detección de errores, si se desea se puedehacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulasen vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” deHerramientas/Opciones.../Ver (ahí también se puedeespecificar si se quiere dejar de ver los encabezados ylas líneas de división de celdas), con el teclado es másrápido pulsando “Alt+º (ordinal)”.

Para modificar fórmulas, opérese de la misma forma que con los datos, si bien sefinalizará o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botón de la barra defórmulas, ya que activar otra celda podría ser considerado como que se está indicandouna variable de la fórmula.

IMPORTANTE:

cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad decálculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que sólo se puede rompermediante el uso de paréntesis, recordemos:

1º) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo “^”. Ejemplos:

• 23» 2^3• » 5^(1+1/2)

• » (50*2)^(1/2)

2º) el producto y la división, caracteres “*” y “/”, respectivamente. Ejemplos:

• 2x3 » 2*3• » (5+3*2/6)/(2+7/2)

3º) la suma “+” y la diferencia “-”.

U.D. 2. Referencias.

U.D. 2. Referencias.

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Cuando se copia una fórmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino quecopia la posición relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celdaorigen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la fórmula =F6+F7, sucopia en B2 resultará ser =C3+C4.

Si se quiere que alguna de las coordenadas de una referencia no varíe cuandoposteriormente se copie, previamente debemos poner un signo “$” delante de esacoordenada que significa que esa referencia será absoluta y no variará cuando seacopiada. Así, si E5 contiene =$F6+F$7, su copia en B2 será =$F3+C$7. Explicado deotra forma:

• referencias absolutas que no cambian: las indicadas anteponiendo elsigno "$".

• referencia relativa a la fila 6: lo que en la fila 5 es 6, en la 2 será 3.• referencia relativa a la columna C: lo que en la columna E es F, en la B será

C.

En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer unareferencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas pordebajo y por la derecha, obteniéndose los distintos resultados que seguramentecontribuirán a una mejor comprensión de este concepto.

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Una forma rápida de cambiar el tipo de una referencia espulsar la tecla F4 cuando se está con el cursor en dichareferencia, con cada pulsación cambiará en este orden:FC » $F$C » F$C » $CF » FC » $F$C » F$C » $CF...

U.D. 3. Funciones.

U.D. 3. Funciones.

Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos.Por ejemplo: los argumentos de la función suma son sus sumandos, de tal manera quesi esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa funciónes 5.

Sintaxis de una función

Una función requiere que se escriba con una sintaxis concreta.

FUNCIÓN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n)El número (n) de argumentos (que siempre irán separados por punto y coma “;”)depende de la función utilizada:

• la mayoría tienen un número fijo.

Por ejemplo, REDONDEAR(número;núm_decimales) tiene 2argumentos: el número que se quiere redondear y los decimales que sedesea conservar del mismo.

REDONDEAR(4,5278;2) devolverá el valor 4,53.

• las hay que no tienen un número fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde1 hasta 30 sumandos.

SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvería el valor 48.

PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmética de esos

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argumentos, cuyo valor es 5,333.

• otras no necesitan parámetro alguno, si bien conservan los paréntesis:

HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.

ALEATORIO() devuelve un número al azar comprendido entre el 0 y el1.

Argumentos posibles

Los argumentos pueden ser

• Constantes, es decir, números, textos, fechas o valores lógicos cuyo valor nocambia en función del valor de otras celdas.

Los dos únicos valores lógicos son “VERDADERO” y“FALSO”. Ambos son los dos únicos resultados posiblesde evaluar una proposición o prueba lógica, de tal formaque la prueba 3<5 tiene el valor lógico “VERDADERO”mientras que 3>5 es igual a “FALSO”.

• Variables, valores tomados por otras celdas. Se escribirá la referencia de lacelda o bien su nombre.

Como en las fórmulas puede resultar incómodo el uso dereferencias como “B5”, se pueden definir nombres másclaros para ciertas celdas en la opción Insertar/Nombre/ Definir...,que tiene el siguiente cuadro dediálogo:

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También se puede dar nombre directamente a la celda activaescribiéndolo a la izquierda en la barra de fórmulas.

Para usar un nombre en una fórmula bastará con escribirlo, si no lorecordamos exactamente podemos seleccionarlo de la lista queaparece en opciónInsertar/Nombre/Pegar....

Ejemplo: SUMA(100000;CAPITAL_PRESTADO;J5) devolverá la sumadel valor constante 100.000 y los valores variables contenidos en lasceldas “CAPITAL_PRESTADO” (referencia nombre) y J5 (referencianormal).

• Otras funciones. Una función secundaria queda englobada en los paréntesisde otra función principal de la cual es argumento. Por ejemplo:SUMA(2;8;REDONDEAR(5,32187;3)) devolverá el valor 15,321.

Introducción de funciones

Una forma “arriesgada” de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor.Para ello tendremos en cuenta que la fórmula que contiene una celda puedecomponerse de una operación aritmética, una función o de una combinación de ambascosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habrá que olvidarse de poner el signoigual “=” al principio de la fórmula a la que pertenezca, o mejor aún: pulsando el botón

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“=” de la barra de fórmulas.

Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer erroressintacticos al mínimo despiste. Estos errores son más prevenibles usando la opción“Insertar/Función...” o el botón .

Lo primero que veremos será este cuadro de diálogo:

Una vez hayamos elegido la función nos aparece el cuadro de introducción deargumentos reproducido bajo esta líneas. Es fácilmente reconocible porque no tienebarra de título con la que moverlo, para ello basta con pinchar en cualquier parte grisdel mismo y arrastrarlo.

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En dicho cuadro nos aparecerán unos campos en blanco con los distintos argumentosque se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremostecleándolos o bien pinchando directamente en la hoja de cálculo tras minimizar estecuadro mediante el botón . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del

campo, de esta forma:

Cuando se pulse sobre “Aceptar” quedará introducida la fórmula. Para modificarla bastacon activar su celda y volver a “Insertar/Función...”, acto seguido nos aparecerán

los argumentos de la misma.

Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecerán serán loscorrespondientes a la función donde se encuentre situado el cursor, bastará moverlopara ver los parámetros de otra función (dentro de la misma fórmula). Tal y como dicela figura de encima, para poner como argumento cualquier otra función hay que acudiral desplegable de la izquierda de la barra de fórmulas.

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FUNCIONES AVANZADAS

Matemáticas y Trigonométricas

• SUMA(número1;número2; ...) devuelve la suma de los argumentos (puedehaber hasta 30 de ellos). Una forma muy rápida de insertar esta función esactivar la celda donde se quiere tener el resultado de la suma y presionar elbotón “Autosuma” de la barra Estándar. Si bien Excel nos propondrá un

rango, nosotros podremos seleccionar otro distinto, incluso de celdas noadyacentes (valiéndonos de la tecla Ctrl).

• REDONDEAR, REDONDEAR.MAS..., hay varias formas de redondear.• SUMAR.SI, suma las celdas de un rango si en otro rango encuentra cierto

valor.

Búsqueda

• BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, buscan un valor en un rango (o matriz) ydevuelve un dato relacionado en dicho rango. Por ejemplo, busca un códigode cliente en la primera columna y devuelve sus apellidos en otra más a laderecha.

• INDICE, devuelve de un rango el valor especificado por unas coordenadas.

Texto

• CONCATENAR(texto1;texto2; ...) concatena argumentos de texto, que seráno bien textos entrecomillados o bien referencias a celdas que contengantexto. Por ejemplo: CONCATENAR(“Fernando”;“ ”;“García”) devolverá eltexto “Fernando García”.

• MAYUSC(texto) convierte el texto en mayúsculas, NOMPROPIO sólo poneen mayúscula la primera letra.

• TEXTO y MONEDA, convierten cifras en textos. VALOR hace locontrario, algo muy util si involuntariamente alguna cifra de la hoja sólo esconsiderada como texto pero no se tiene en cuenta su valor a la hora dehacer cálculos, como ilustra la imagen bajo estas líneas. Suele pasar convalores sacados de archivos con formatos distintos al de Excel (por ejemplo,de una página web) o cuando a la celda se le asinó en el pasado lacategoría de texto en la solapa"Número"de la opción"Formato/Celdas..."

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Financieras

• PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) devuelve el pago constante de un periodo en unpréstamo con sistema francés de amortización, donde tasa es la tasa deinterés, nper el número de periodos del préstamo, va el valor actual de losfuturos pagos (lo que se presta), vf el valor residual o saldo final (en unpréstamo suele ser cero) y tipo es la modalidad del préstamo(0=postpagable, 1=prepagable).

• PAGOPRIN y PAGOINT calculan, respectivamente, la parte de devoluciónde principal (amortización del préstamo) la parte de interés de una cuotaconcreta.

Fecha y hora

• AHORA() devuelve la hora y fecha del momento en que se calcula.• HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.

Estadísticas

• PROMEDIO(número1;número2; ...) devuelve la media aritmética de losargumentos.

• CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el número de veces que se cumplecierto criterio en el rango especificado. Por ejemplo:CONTAR.SI(F4:F8;“Gil”).

• MAX(número1;número2; ...) devuelve el valor máximo de un conjunto devalores.

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• MIN(número1;número2; ...) devuelve el valor mínimo de un conjunto devalores.

Lógicas

• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) devuelve un valor si lacondición especificada (prueba lógica) es VERDADERO (se cumple) y otrovalor si dicho argumento es FALSO (no se cumple).

Ejemplo (siendo NOTA el nombre de una celda que contiene un número):SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;“APROBADO”) devolverá el texto “SUSPENSO” cuandoNOTA sea menor que 5 y “APROBADO” en cualquier otro caso.

Aunque es más claro hacerlo con la función BUSCARV, es usual anidar funciones SIunas dentro de otras (un máximo de 7) para conseguir clasificaciones, por ejemplo:

SI(NOTA<5;“SUSPENSO”;SI(NOTA<7;“APROBADO”;SI(NOTA<8,5;“NOTABLE”;“SOBRESALIENTE”)))devolvería las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada funciónSI es el argumento que da el valor si no se cumple la función precedente.

• O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devolverá VERDADERO si alguno de losargumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentosson FALSO. Ejemplo: SI(O(NOTA<5;ASISTENCIA<80%);“NO APTO”;“APTO”).

• Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) devuelve VERDADERO si todos losargumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentosson FALSO. Ejem.: SI(Y(NOTA>=5;ASISTENCIA>=80%);“APTO”;“NOAPTO”).

Los signos de comparación "menor o igual", "mayor oigual" y "distinto" en Excel se escriben, respectivamente,<=, >= y <>.

Funciones definidas por el usuario

Un usuario conocedor de VBA puede construir sus propias funciones personalizadas.Como ejemplo sencillo de comprender, se muestra la función LETRANIF() que a partirde una cifra (dni) cálcula la letra del NIF correspondiente.

Para hacerla hay que ir aHerramientas/ Macros/ Editor de Visual Basicy transcribir el

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siguiente texto en cualquiera de los módulos pertenecientes al libro de cálculo encuestión:

Function LETRANIF(dni As Long) As String’la siguiente línea extrae (Mid) de esa cadena deletras’una (1) posición correspondiente al resto (Mod) dedividir dni por 23, +1

LETRANIF = Mid("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE", (dniMod 23) + 1, 1)End Function

U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.

U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.

Tablas de una variable

Trabajando con la hoja de cálculo es habitual tener que comparar el abanico deresultados que pueden producirse al alterar el valor de una variable, almacenada enuna celda, claro está. Para ello podríamos ir haciendo cambios sucesivos en esa celda,observando los efectos en los cálculos e imprimiendo o anotando de alguna manera losque nos interesaran.

Creando una tabla de una variable nos podemos ahorra esa tediosa labor, facilitando elanálisis conjunto de los posibles efectos en una o más fórmulas causados por elcambio de una celda (para el caso de dos celdas, más adelante se estudian las tablasde dos variables). Un ejemplo lo tenemos bajo estas líneas:

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En el ejemplo se analiza el efecto del cambio de la variable "unidades fabricadas" (D6)en los ingresos, los gastos y los beneficios, teniendo en cuenta las fórmulas de losmismos:

• Ingresos = Precio Vta. * Unidades =• Gastos = Coste variable * Unidades + Coste fijo =• Beneficio = Ingresos - Gastos = (Precio Vta. * Unidades) - (Coste variable *

Unidades + Coste fijo) = Unidades * (Precio Vta. - Coste variable) - Coste fijo= D6 * (D5 - D4) - D3

Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremoscambiar y las fórmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:

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Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las fórmulasen la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila)y después elegimos la opciónDatos/Tabla...

Seguidamente se nos pedirá que indiquemos la celda de entrada o variable (que debeestar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente según los datos los hayamosdispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestroejemplo, la celda toma los valores de la columna.

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Tablas de dos variables

Al hilo de lo anterior, se suele dar el caso de que nos preguntemos por los efectos node una, sino de dos variables sobre el valor de una fórmula (no se puede de más,debido a que trabajamos sólo con dos dimensiones: filas y columnas). En este casopodremos hacer tablas de doble entrada de forma similar a como hemos hecho las deuna sola variable.

En este caso el ejemplo va a analizar el efecto de dos variables (el precio en D5 y lasunidades en D6) sobre el resultado, cuya fórmula (D6*(D5-D4)-D3) está en la esquinasuperior izquierda de la tabla (H3).

Para ello disponemos la tabla de forma que la fórmula cuyos resultados queremosanalizar esté en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a suderecha y los de la otra variable debajo en columna.

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Una vez está la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe lafórmula de la esquina y los distintos valores a analizar y después elegimos laopciónDatos/Tabla...

Aquí también se nos pedirá que indiquemos las celdas de entrada o variables (que

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deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes según los datos loshayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. Ennuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de lasunidades.

Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad decálculos que nos hemos ahorrado.

Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones.

Práctica. Inserción y copiado de fórmulas yfunciones.

Esta práctica consiste en diseñar fórmulas de todo tipo en una hoja con datos variados.

Para demostrar que se sabe copiar fórmulas y definir bien las referencias que debanser absolutas, las fórmulas deben diseñarse sólo en las celdas verdes, las amarillas secompletarán copiando las anteriores.

Las fórmulas a desarrollar, por orden de dificultad son las siguientes:

1. Media de la fecha de nacimiento (PROMEDIO)2. Año de la media de encima (AÑO)3. Redondear a cero decimales los ingresos multiplicados por 166,386

(REDONDEAR)4. Contar cuantos son de cada situación laboral (CONTAR.SI)5. Sumar cuanto gana cada sexo (SUMAR.SI)6. Comparar sus ingresos con el Salario Mínimo Interprofesional (SI)7. Buscar el DNI que corresponde al código de encima (BUSCARV)8. Concatenar los apellidos con el nombre que corresponde al código de

encima (BUSCARV anidada dentro de CONCATENAR)

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Aunque en esta imagen orientativa no se vean nítidamente los enunciados, en la hojaque tienes que descargar se visualizan sin problemas.

Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tunavegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla laspropuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivoresultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

Práctica. Creación de una tabla de doble entrada.

Práctica. Creación de una tabla de dobleentrada.

Esta práctica consiste en crear una tabla de doble entrada que calcule el Índice deMasa Corporal (IMC) a partir de el peso (Kg) y la talla (m) según la siguiente fórmula:

IMC = Peso/Talla2

La tabla resultante tiene que parecerse a esta:

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docs/Pr2FormulasFunciones.xls

Desarrolla el ejercicio desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda elarchivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo III. Filtro y orden.

U.D. 1. Ordenar datos.

U.D. 1. Ordenar datos.

El cometido principal de Excel es realizar cálculos numéricos de una manera potente yflexible, pero también es un buen aliado a la hora de manejar una sencilla base dedatos. Si bien no es la herramienta adecuada cuando lo que se necesita es una basede datos relacional (la formada por varias tablas relacionadas entre sí), puede sernosmuy util para crear y manejar bases de una sola tabla, también llamadas planas. Unatabla puede definirse como una cuadrícula en la que cada fila es un registro y cada filaes un campo, de forma que cada celda contiene el valor cierto campo de un registroconcreto. En el ejemplo siguiente, una tabla de clientes, cada fila o registro es unindividuo (Aarón Ramírez, Adrián González, Ainhoa García...) y cada columna o datoes un dato personal (el código de cliente, el nombre, los apellidos...)

Cuando se manejan bases de datos hay tres necesidades básicas para gestionar losdatos que Excel resuelve de manera sencilla:

• Ordenar registros respecto a uno o más campos, la forma más clásica defacilitar una búsqueda, por ejemplo: ordenar alfabéticamente los clientes porsu apellido. En Excel se consigue con la opciónDatos/Ordenar...o conbotones a tal efecto, y .

• Buscar valores aunque los registros no esté ordenados, por ejemplo, buscarcierto NIF. Como en la mayoría de los programas que manejan texto laopción necesaria esEdición/Buscar...que cuenta con una variante muy utilpara realizar reemplazos rápidos:Edición/Reemplazar...Por ejemplo,podríamos ordenar que en la columna del campo "Sexo" se reemplazasenautomáticamente todos los valores "H" por la palabra "Hombre" o la "M" por"Mujer", ahorrándonos el trabajo de hacerlo manualmente.

• Filtrar los registros que cumplen cierta condición dejando temporalmenteinvisibles los que no la cumplen, por ejemplo, ver sólo los clientes que sonde Barcelona. Para ello, Excel, reserva las opciones del menúDatos/Filtro

Más adelante profundizaremos en estas y otras necesidades más avanzadas (o menosbásicas pero verdaderamente útiles que veremos en el siguiente módulo) como

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conseguir subtotales e informes dinámicos. De momento nos centramos en la primeraque hemos mencionado, ordenar, algo muy fácil pero que precisa tener unas cuantasconsideraciones previas.

En la siguiente ilustración se demuestra lo fácil que es ordenar una tabla por un sólocampo, tras seleccionar basta con pulsar el botón "Orden ascendente" (u "Orden

descendente" , en su caso). Sólo hay que tener cuidado de no seleccionar más de

una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de losno seleccionados. También hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila contodas las celdas en blanco, la ordenación no trascendería más abajo de la misma, enese caso habría que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas enblanco) antes de ordenar.

El siguiente es un ejemplo de lo advertido anteriormente, si antes de ordenar seselecciona más de una celda sólo se ordenarán los datos seleccionados,disgregándose de los no seleccionados.

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Si no se tiene en cuenta lo anterior, ordenar puede convertirse en una maniobrapeligrosa. Podríamos preguntarnos, ¿por qué Excel actúa de esta forma?Sencillamente porque puede haber muchas ocasiones en que sí que nos interes ladisgregación de datos, es decir que sólo se ordene lo seleccionado,independientemente de los valores que lo rodean.

El siguiente ejemplo ilustra uno de esos momentos, queremos ordenardescendentemente los participantes en un campeonato segun los puntos que hanobtenido pero no nos interesa para nada que se desordene la columna "Puesto" quetiene que quedar inmutable. Para ello se han seleccionado previamente sólo los datosde las columnas "Participante" y "Puntos" y Excel se limita a ordenar dicho rango.

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Como hemos visto, por criterio de ordenación toma lacelda activa, es decir, la única que no se oscurece alseleccionarla (en este caso la que tiene el valor "3").Para cambiar de celda activa sin perder la selecciónbasta con pulsar la tecla "Tabulador" (para pasar a lasiguiente, o "Mayúsculas" + "Tabulador" para pasar a laanterior).

Las posibilidades no se quedan en el orden por un solo criterio, sino que se puedeordenar hasta por un máximo de tres campos, para ello es necesario recurrir al menúDatos/Ordenar... y rellenar el siguiente cuadro en el que se especifican los criterios deordenación (ascendente o descendente) por orden de prioridad. En el ejemplo seordenan los datos prioritariamente por provincia, a su vez los de la misma provincia seordenan por localidad y, por último, los de la misma localidad se ordenan por apellidos.

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Nótese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene unaprimera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1)contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes),para que no la incluya en la ordenación. Es habitual que así sea y Excel lo sueledetectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este casotiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dónde se especifica esteaspecto cuando dicha fila no es detectada.

Si se quiere ordenar por más de tres criterios deberíarecurrirse a una aplicación de bases de datos quepermita realizar consultas como Access, Oracle, FoxPro, MySQL... Aunque sin salir de Excel podría crearseuna columna que concatenase los valores de loscampos que se quieran tener como criterios y ordenarsólo por esa columna. Dicha columna contendría unafunción de esta forma:

=CONCATENAR(columna 1ª, columna 2ª,columna 3ª, columna 4ª, etc...)

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U.D. 2. Autofiltro.

U.D. 2. Autofiltro.

En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste envisualizar sólo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo:sólo los clientes que son de Teruel.

Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. Enotras palabras, filtra sólo los que cumplen con determinados criterios, no en vano sesuele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera . La variante

más rápida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de unaforma rápida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado.

Como muestra la siguiente imagen, el autofiltro se activa y desactiva alternativamentedesde la opciónDatos/Filtro/Autofiltro. Una vez activado, podremos establecer filtrosdesde los botones desplegables que acompañan a los títulos de las columnas (los queestén filtrando filas quedarán evidenciados en color azul) y fácilmente anularemos esosfiltrados eligiendo en sus correspondientes desplegables la primera opción “(Todas)”.

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Bajo estas líneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuyaprovincia sea "Sevilla". Nótese como el correspondiente botón desplegable ha tomadocolor azul para advertir al usuario de que no está viendo todas las provincias.

Si se activan filtros en más de un campo, se hace un filtrado cada vez más excluyenteya que sólo se visualizan los registros que cumplen con todos y cada uno de loscriterios. Esto en teoría de conjuntos nos buscaría la intersección del conjunto deregistros que cumplen un criterio con el de los que cumplen con el otro.

En el siguiente ejemplo sólo se filtrarán los registros que además de ser de la provincia"Sevilla" su sexo sea "M" (mujer). Nótese como a la izquierda los números que

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referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todoslos que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rápido de losregistros filtrados.

Si se quieren volver a ver todos los registros se puede acudir a laopciónDatos/Filtro/Mostrar todo. Si lo que queremos sólo es retirar un criterio delfiltrado manteniendo el resto, nos dirigiremos al desplegable de la columna en cuestióny elegiremos "Todas". En esta imagen vemos como podríamos volver a visualizarregistros de cualquier sexo, pero seguiría vigente el criterio de que sólo se vean los dela provincia "Sevilla".

También es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio deigualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores,comiencen, terminen o contengan cierta expresión. Para ello, elegiremos "Personalizar"y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.

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Cuando los datos no son numéricos, las comparaciones"mayor que" (>) o "menor que" (<) se refieren a suposición en orden alfabético. Por ejemplo: "Blasco" es"mayor que" (>) "Blanco".

Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es"Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea"Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado será que veremosregistros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.

Personalizar el filtro de un campo nos permite además establecer un segundo criteriode comparación, unido al primero mediante dos posibilidades:

• la conjunción "Y" (es decir, queremos que se cumplan ambos criterios,queremos registros que estén en la intersección de ambos conjuntos)

• la conjunción "O" (es decir, nos conformamos con que se cumpla alguno delos dos criterios o ambos, queremos registros que estén en la unión deambos conjuntos)

El siguiente ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "Ingresos Brutos"sea mayor o igual que 5.000 € y a la vez no pase de 10.000 €. Como lo que queremoses una intersección de conjuntos, unimos ambos criterios con "Y". Unirlos con "O" notendría sentido, pues todos los registros superarían el filtrado, ya que todo el mundogana o más de 5.000 € o menos de 10.000 € o ambas cosas a la vez.

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Por su parte, este otro ejemplo devolvería registros cuyo valor en la columna "SituaciónLaboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unión deconjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendría sentido, puesningún registro superaría el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como"Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.

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Nótese en las dos imágenes anteriores como se nospropone el uso de los llamados "caracteres comodín" (?y *), de los que trata al final de esta unidad didáctica.

Otra posibilidad es filtrar un número fijo de elementos que sean los superiores o losinferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio encuestión la opción "Las 10 más...", aunque esta denominación no hay que tomarla ensentido estricto, no tienen por qué ser 10 y pueden ser "las menos". También, en vezde un número fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo queen Estadística se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadroque emerge).

En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes más ancianos, por lo que nosdirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tantolos de mayor edad.

Caracteres comodín

Como adelantábamos en la nota anterior, es reseñable que para este ámbito de losfiltros se aprovecha un clásico de la informática: los caracteres comodín. Se usancuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La búsqueda tendráéxito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla:

Caráctercomodín

Equivale a... Ejemplo

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* Cualquier número decaracteres (incluso ninguno)

co*ta encuentra “costa”,“corbata”, “cota”, etc...

? Cualquier carácter individual co?ta encuentra “costa”,“corta” pero no “corbata” ni“cota”

Aunque su utilización se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene","comienza por" o "termina por", los usuarios que estén acostumbrados a usarlos nodudarán en hacerlo.

Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle delDesengaño" pero sospechamos que también pueda venir escrita como "CalleDesengaño" podríamos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyodomicilio sea igual a "calle*desengaño*" evitándonos tener que filtrar aquellos cuyodomicilio comience por "calle" y contenga "desengaño".

Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jiménez perodesconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habrá introducido con su correspondientetilde en la "é" podríamos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a"?im?nez*". Así encontraríamos registros tuvieran su primer apellido Jiménez,Giménez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en lasbúsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algoque no pasa, por ejemplo, en la mayoría de los buscadores de Internet.

U.D. 3. Filtro avanzado.

U.D. 3. Filtro avanzado.

Aunque se usa en casos más excepcionales, el filtro avanzado es una herramientadiseñada para llegar a los objetivos que no se pueden alcanzar con el autofiltro, comoplantear criterios de comparación respecto a otra celda o a una fórmula, nonecesariamente un valor constante. También permiten la unión no excluyente(mediante "O") de criterios en distintas columnas, algo imposible con el autofiltro. Otraventaja considerable es que permiten indicar que las celdas filtradas resultantes se

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copien a otro punto de la hoja de cálculo.

En el uso del filtro avanzado ya no especificaremos los criterios a golpe de desplegablesino introduciéndolos en celdas en la parte superior de la hoja, de hecho es preciso quela tabla deje libres para los criterios al menos tres filas libres por encima.

Para utilizarlo hay que acudir a la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzado.Al ser denaturaleza más complicada, se hace necesario recurrir a ejemplos para facilitar sucomprensión.

Primer ejemplo: queremos que se filtren aquellos registros cuya columna "Ingresosbrutos" tenga valores que no sobrepasen los del valor variable de una celda (Q2, quecontiene el Salario Mínimo Interprofesional, cambiante de un año para otro). Lo primeroque se ha hecho es introducir en la celda P2 la fórmula "=O6<=$Q$2" que le hacetomar el valor de dicha comparación (es decir, podrá ser VERDADERO o FALSO).

Para que se entienda mejor la fórmula de la comparación, O6 se refiere al primer valorde la columna a comparar, por eso se ha dejado su referencia relativa (sin signos $),para que no sólo compare el registro de la fila 6 sino también de la 7, 8 y todas lasinferiores. Por el otro lado, $Q$2 se refiere al valor de la celda variable con el SalarioMínimo Interprofesional, por lo que su referencia es absoluta (con signos $) ya que suposición no va a bajar de la fila 2 sea cual sea el registro que se compare con ella.

Encima del criterio establecido en P2 se ha dejado una celda en blanco que da aentender que este criterio no se refiere a un campo concreto sino a una fórmulacalculada a partir de uno de ellos.

El siguiente paso es elegir la opciónDatos/Filtro/Filtro avanzadoe introducir el rangode la lista (que lo detecta automáticamente si antes estaba seleccionada cualquiera desus celdas), el rango con los criterios (no solo P2 sino también P1, que vendría a ser sutítulo inexistente) y pulsar sobre "Aceptar".

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Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 €.Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes(intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2).Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.

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Tercer ejemplo: nos interesa ver los autónomos que ingresan más de 30.000 €. Denuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnasdiferentes (intersección de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" elcriterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.

Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autónomos obien ingresan más de 30.000 €, o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registrosque cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unión deconjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, amboscriterios deben estar en distintas filas.

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Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremeña perono de las capitales de provincia. Este caso es una combinación de lo dicho últimamentey junta la unión de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera delos siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cáceres pero de localidaddistinta (<>) a Cáceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta(<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto:

((Provincia="Cáceres") Y (Localidad<>"Cáceres")) OO ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz"))Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unión con "O"de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.

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Práctica. Uso del orden y filtros.

Práctica. Uso del orden y filtros.

Esta práctica consiste en ordenar y filtrar la tabla del libro a descargar:

• Ordena los clientes ascendentemente por provincia, luego ascendentementepor localidad y luego descendentemente por fecha de nacimiento.

• Filtra de una sola vez tanto los jubilados como los desempleados de laprovincia Madrid nacidos entre 1/1/1970 y 31/12/1989

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tunavegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla laspropuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivoresultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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docs/Pr4OrdenFiltros.xls

Módulo IV. Subtotales y tablasdinámicas.

U.D. 1. Subtotales.

U.D. 1. Subtotales.

El uso de subtotales permite la realización rápida de cálculos estadísticos en una tablade datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismovalor en un campo y les añade una fila debajo en la que ubica el cálculo solicitado: lasuma, un recuento u otras estadísticas. Para ello sólo es preciso que la tabla estéordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a unmismo grupo se encontrarían desperdigados por la hoja y en vez de una fila única conel subtotal, habría varios parciales que no servirían de mucho.

Los cálculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes:

• Suma: de los valores numéricos.• Contar: recuento de las celdas que no estén vacías, tal como haría la función

CONTARA().• Promedio: La media aritmética de los valores numéricos.• Máx: extrae el mayor valor• Mín: extrae el menor valor.• Producto: multiplicación de los valores numéricos.• Contar números: recuento de las celdas con valores numéricos, tal como

haría la función CONTAR().• Desvest y Desvestp: la desviación estándar de una población, donde la lista

es la muestra o toda la población, respectivamente.• Var y Varp: la varianza de una población, donde la lista es la muestra o toda

la población, respectivamente.

En el sencillo ejemplo que sigue vamos a pedir un recuento de clientes de cadacomunidad autónoma. Como ya se ha comentado, para conseguir una buenaagrupación por dicho criterio previamente ordenaremos por el mismo para que losvalores idénticos queden juntos. Para ello seleccionamos sólo una celda de la columna"Comunidad Autónoma" y pulsamos el botón "Orden Ascendente" .

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Hay que tener especial cuidado con que los valores deun mismo grupo estén escritos de forma idéntica (inclusoen lo que se refiere a acentos y eñes, dando igual lasmayúsculas), pues la mínima diferencia haría que Excellos separara en distintos grupos.

Una vez están ordenados los datos, vamos a la opciónDatos/Subtotales...y elegimosla columna por la que agrupar (por la que se ordenó), la función estadística a realizar, yel campo sobre el que dicha función va a realizar los cálculos.

EXCEL AVANZADO


Nótese las tres casillas de verificación en la parte inferior del cuadro:

• Reemplazar subtotales actuales, está marcada por defecto para que alvolver a pedir un subtotal borre el anterior, la desactivaremos cuandoqueramos hacer subtotales anidados, como en el siguiente ejemplo.

• Salto de página entre grupos: para que, a la hora de imprimir, no salgan dosgrupos en la misma página.

• Resumen debajo de los datos: si se desmarca esta casilla, las filas con lossubtotales se añadirán encima, no por debajo de los grupos que es la opciónpor defecto.

Además, el botón "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como alprincipio.

El resultado es un esquema automático al estilo de los que se pueden conseguirmanualmente desdeDatos/Agrupar y esquema/Agrupar...Este esquema encierra tresniveles a los que se puede acceder desde los tres botones numéricos que aparecen ala izquierda de los encabezados de columna:

• El 1 es el más resumido, que muestra el cálculo total de todos los registros(en este caso, el recuento de todos los clientes). Para desglosarlo al nivel 2de subtotales también podemos pulsar sobre el botón "+" que aparece a laizquierda de los encabezados de fila (botón que se tornará en un menos siqueremos recoger de nuevo las filas de ese subtotal).

• El 2, desglosa propiamente los subtotales de grupos que se han pedido,ofreciendo el cálculo parcial solicitado (en este caso, el recuento de clientesde cada provincia). Para desglosar al nivel 3 algún subtotal y ver losregistros concretos que lo han propiciado también basta con pulsar sobre elbotón "+" que aparece a la izquierda de los encabezados de fila (botón quese tornará en un menos si queremos recoger de nuevo las filas de esesubtotal).

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• Por último, el nivel 3 desglosa al máximo detalle todos los registros de latabla, con sus correspondientes filas de subtotales intercalada. Lógicamenteno pueden desglosarse más, pero siguiendo con la misma pauta, puedenresumirse de nuevo a nivel 2 de subtotal pulsando sobre los botones "-" de laizquierda.

EXCEL AVANZADO


También se pueden anidar unos subtotales dentro de otros, creando más niveles dedesglose. Para ello, previamente habrá que ordenar por los criterios por los que sequiere agrupar, comenzando por el más amplio y terminando por el más concreto.Después se irán solicitando subtotales, teniendo cuidado de desactivar la casilla"Reemplazar subtotales actuales".

EXCEL AVANZADO


Como ejemplo, supongamos que queremos un recuento de clientes de cadacomunidad autónoma como antes, pero que cuente también los de cada provincia y,finalmente, los de cada localidad. Para ello, el paso previo es ordenar por los trescriterios, dando preferencia a los más amplios. Iremos aDatos/Ordenar...yordenaremos ascendentemente por comunidad autónoma, luego por provincia (los quesean de la misma comunidad) y finalmente por localidad (los que sean de la mismacomunidad y provincia).

Una vez ahí iremos tres veces a la opciónDatos/Subtotales...,donde pediremos unrecuento del DNI tanto en cada cambio de comunidad autónma, después por provinciay finalmente por localidad (evitando borra los subtotales existentes en las dos últimasveces). La siguiente figura describe el proceso y el resultado final.

EXCEL AVANZADO


Nótese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de lossubtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.

U.D. 2. Tablas dinámicas.

U.D. 2. Tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas dan un paso más allá de los subtotales, pues también sirven parasacar toda clase de informes resumidos de grupos de registros, la diferencia es que las

EXCEL AVANZADO


conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registrosconcretos a los que se refieren. El apelativo de dinámicas les viene de la facilidad conla que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o añadiendo criteriosde agrupamiento y funciones de cálculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquierapuede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratón.

Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenación previa, basta con teneruna tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a laopciónDatos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...y al momento se iniciará unasistente (una sucesión de cuadros de diálogo) para orientarnos en las opciones aelegir.

En el primer paso se nos pregunta la ubicación de los datos, que puede ser:

• en una tabla del libro Excel (la opción por defecto y más usada).• en cualquier base de datos externa compatible con los orígenes de datos

ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panelde control de nuestro sistema operativo (véase "HerramientasAdministrativas").

• dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidación).• en una tabla dinámica anterior, así ocupará menos memoria el archivo

resultante (esta opción, lógicamente, sólo está disponible si ya existe otratabla en el libro Excel.

También se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numérico) o un informegráfico (opción que se estudia más a fondo en la siguiente unidad didáctica).

En nuestro ejemplo no cambiamos ninguna opción por defecto y pulsamos sobre"Siguiente >".

EXCEL AVANZADO


En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos aanalizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquiercelda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rangoes el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".

EXCEL AVANZADO


Por último (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de metaautomovilística), el tercer paso nos permite decidir la ubicación de la tabla. La opciónpor defecto es en una hoja nueva, también es la más recomendable en los comienzospara verlo todo más claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, porlo que situar la tabla en una de las hojas existentes podría hacer peligrar los valores deotras celdas.

En este momento, podríamos acceder al diseño a priori y a las opciones avanzadas dela tabla con los respectivos botones de la parte inferior, aunque seguramente seentienda todo más claro si se cambia a posteriori, por lo que pulsaremos sobre"Finalizar".

Al momento tendremos la tabla en blanco junto a una nueva barra de herramientasllamada "Tabla dinámica" que contiene los nombres de los campos de la tabla. Paradarle contenido a la tabla basta con arrastrar los nombres de los campos a alguna deestas zonas:

"Coloque campos de fila aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos quequeramos que sean criterio de agrupación para formar categorías de registros

dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando elcampo a esta zona un puntero como el de la izquierda (nótense las sutiles diferenciasen el sombreado entre este y los tres siguientes).

"Coloque campos de columna aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos que

EXCEL AVANZADO


sean criterio de agrupación para formar categorías de registros dispuestas en

columnas, una al lado de otra. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo aesta zona un puntero como el de la izquierda.

"Coloque datos aquí", ahí arrastraremos necesariamente los campos sobre los quequeramos que se hagan cálculos (el repertorio de funciones es el mismo que

para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos camposnuméricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate de valores de texto,sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nos confirmará queestamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda.

"Coloque campos de página aquí", ahí arrastraremos opcionalmente los campos quequeramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma que podamos

optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activael filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un punterocomo el de la izquierda.

Vista la teoría, se entenderá mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado unatabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequeña empresa, como puedeverse en la primera ilustración de esta unidad didáctica. Vamos a ir proponiendoenunciados de consultas estadísticas y comprobaremos como la tabla dinámica puededar respuesta a todas ellas:

Primer enunciado: ¿cuánto le hemos comprado a cada proveedor?

Solución: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato.Al tratarse el dato de un número, automáticamente será sumado. Cada fila resumen esencabezada por un proveedor y una última fila cálcula el total general.

EXCEL AVANZADO


Segundo enunciado: de lo que le hemos comprado a cada proveedor, ¿cuánto era decada tipo de IVA?

Solución: elegimos "% IVA" como campo de columna. Se separan los cálculos en trescolumnas, una por tipo de IVA y una columna a la derecha calcula su respectivo totalgeneral.

Tercer enunciado: ¿bajo qué concepto contable realizamos esas compras de cadaproveedor y de cada tipo de IVA?

EXCEL AVANZADO


Solución: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a laizquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categorías porconceptos y después las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, elefecto de agrupamiento sería el inverso.

Otra forma de subdividir una categoría en otra es hacerun doble clic en cualquiera de los rótulos de los gruposexistentes (cuidado, no en el campo de fondo gris, puesnos llevará a la configuración del campo) y eligiendo lasubcategoría con el siguiente cuadro de diálogo:

EXCEL AVANZADO


Cuarto enunciado: ¿cuánto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir porproveedor?

Solución: arrastramos el campo "Proveedor" fuera de la tabla hasta que al puntero leacompañe el símbolo de un tachón rojo, como el que se observa abajo en la ilustración.La subcategoría "Proveedor" deja de actuar.

EXCEL AVANZADO


Quinto enunciado: ¿cuánto hemos comprado cada día?

Solución: arrastramos el campo "Concepto" fuera de la tabla y elegimos "Fecha" comocampo de fila. Ahora, cada fila la forma la suma de las compras que se hicieron en unmismo día.

Sexto enunciado: estoy haciendo la declaración trimestral de IVA ¿cuánto he compradoen cada trimestre de cada tipo?

Solución: hacemos un clic derecho en el campo de fila recién instaurado ·Fecha" yelegimos la opción "Agrupar".

EXCEL AVANZADO


En el cuadro "Agrupar" que aparece seguidamente, elegimos "Trimestres" y al pulsarsobre "Aceptar" ya tendremos lo que buscábamos.

EXCEL AVANZADO


Séptimo enunciado: No me basta con saber la BI de cada trimestre, necesito también elIVA y el total.

Solución: elegimos "IVA" y "TOTAL" como campos de datos. Cada categoría de filadesglosará los tres cálculos, BI, IVA y total.

Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar sólo la suma del IVA.

Solución: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluirdesde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular sólo lasuma del IVA.

Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separadaconforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas.

Solución: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y seconvierta en campo de página. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (loque antes estaba en la columna de más a la derecha) o el parcial de cada tipo, sinmezclarse con los otros, tan sólo accionando el desplegable de arriba del todo.

EXCEL AVANZADO


Decimo enunciado: ¿qué importe tuvo la compra más importante que hice en cadatrimestre?

Solución: accionamos el botón "configuración de campo" de la barra "Tabla dinámica",también sale esta opción haciendo un clic derecho en el campo de la esquina superiorizquierda de la tabla o, más rápido todavía, un doble clic (como se mencionaba en eltruco anterior). Ahí cambiamos la configuración del campo de datos y elegimos lafunción "Máximo" en vez de "Suma".

EXCEL AVANZADO


Como se puede observar en el cuadro de la derecha de la imagen, al configurar elcampo, además de cambiar de función se puede cambiar el formato de número comose hace ordinariamente con las celdas.

U.D. 3. Gráficos dinámicos.

U.D. 3. Gráficos dinámicos.

Los gráficos dinámicos son una herramienta de análisis visual derivada de las tablasdinámicas. Permiten la representación gráfica de los datos que resume una tabladinámica al igual que un gráfico ordinario hace con series de valores en celdas. Dehecho cuando creemos un gráfico dinámico, automáticamente se creará una tabla quele acompañará para proporcionarle los datos que necesita.

Para crear un gráfico dinámico hay que accionar la misma opción que con las tablasdinámicas,Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos...,pero eligiendo la opción"Gráfico dinámico", como es lógico.

EXCEL AVANZADO


El siguiente paso nos volverá a preguntar por el área de celdas que contiene los datosa analizar, igual que con las tablas_

Si después del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,

EXCEL AVANZADO


podremos basarnos en ella para ahorrar memoria, aunque serán interdependientesentre ellas. La elección es nuestra y nos será consultada con el siguiente cuadro:

En el caso de responder afirmativamente o si en el paso 1 hemos indicado que nosbasaremos en otra tabla existente, deberemos indicarle cuál en el siguiente cuadro:

Finalmente, el paso 3 nos consultará dóde queremos ubicar la tabla quenecesariamente tiene que acompañar a todo gráfico dinámico. Como ya hicimos en sumomento, recomendamos desviarla a una hoja nueva para que no entre en conflictocon valores existentes en nuestras celdas.

EXCEL AVANZADO


Una vez pulsemos "Finalizar", tendremos el gráfico preparado en blanco y lacorrespondiente barra de herramientas de tabla dinámica, que ya nos es familiar,además de la barra de gráficos para editar el gráfico resultante conforme a nuestraconveniencia.

Antes de seguir convendría recapitular qué es un gráfico y qué partes lo componen.Podría definirse gráfico como la representación visual de los datos o valoresalcanzados por unas series a lo largo de ciertas categorías. Un ejemplo adaptado alfichero que usamos en la unidad didáctica anterior: si realizamos un gráfico querepresente las compras (campo "BI") realizadas para cada concepto contable duranteel año (campo "Fecha"), los datos serán las bases imponibles, las series los conceptoscontables y las categorías las fechas.

La pauta a seguir ahora es arrastrar los campos dónde les correponda, teniendo encuenta que las 4 zonas que conocemos de las tablas dinámicas se ven un pocoalteradas:

"Coloque campos de categoría aquí" (el eje de abscisas, X), ahí arrastraremosopcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupación para

formar categorías de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nosconfirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de laizquierda.

"Coloque campos de serie aquí" (en la leyenda), ahí arrastraremos opcionalmente los

EXCEL AVANZADO


sean criterio de agrupación para formar series de registros, cada una de un

color. Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero comoel de la izquierda.

"Coloque datos aquí" (en el área de trazado del gráfico), ahíarrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se

hagan cálculos y se representen los valores alcanzados (el repertorio de funciones esel mismo que para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuandoarrastremos campos numéricos, automáticamente hará la suma, cuando se trate devalores de texto, sumarlos no tendrá sentido y Excel se decantará por contarlos. Nosconfirmará que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de laizquierda.

"Coloque campos de página aquí" (arriba del todo), ahí arrastraremos opcionalmentelos campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma

que podamos optar por ver sólo uno de los grupos que forman dichos campos (o todossi no se activa el filtro). Nos confirmará que estamos arrastrando el campo a esta zonaun puntero como el de la izquierda.

Seguramente la siguiente imagen ayudará a comprender mejor este tema, teniendo encuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente, la configuración de un gráficoque represente:

• las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que irá al área de trazado)• ...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las

series, por lo que irá a la leyenda)• ...durante el año (el campo "Fecha" define las categorías del eje X, por lo

que ahí hay que arrastrarlo).

EXCEL AVANZADO


El resultado de la maniobra anterior nos devuelve un gráfico de columnas, cada colores una serie y las fechas se suceden en el eje X. Seguramente la información quesuministra el gráfico será más util si agrupamos las fechas por trimestres, al igual quese hizo con las tablas dinñamicas, para que en el eje X solo haya 4 categorías: los 4trimestres del año. Para ello nos valemos del clic derecho en el campo de lascategorías ("Fecha").

EXCEL AVANZADO


Bajo estas líneas se puede ver el gráfico resultante, con los trimestres comocategorías. Si queremos cambiar cualquier opción podemos activar el asistente degráficos desde el botón o desde el menúGráficoy acceder a cualquiera de sus 4

pasos:

• Paso 1: tipo (columnas, barras, líneas, circular, etc...) y subtipo de gráfico(normal, apilado, porcentual, en 3 dimensiones, etc...).

• Paso 2: datos de origen, es decir, la tabla que alberga los valores arepresentar.

• Paso 3: opciones de gráfico, relativas al diseño (títulos, ejes, lineas dedivisión, leyenda y tabla de datos).

• Paso 4: ubicación, o en una hoja nueva para él solo o flotando como unobjeto en una hoja existente, conviviendo con los valores de sus celdas.

Cómo no, también podremos hacer uso de la barra de gráficos para cambiar el formatode cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable):

•

EXCEL AVANZADO


De esta forma se ha conseguido el siguiente ejemplo: es el mismo gráfico de antespero de tipo "Áreas" y subtipo "Apiladas con efecto 3D" (además de algún que otroretoque de elementos sueltos: título, colores...).

EXCEL AVANZADO


Otro ejemplo: de nuevo el mismo gráfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D"(además de algún que otro retoque de elementos sueltos: título, colores, alto de labase, giro en 3D...).

EXCEL AVANZADO


Por último, la siguiente figura ilustra el gráfico anterior con otra ubicación: flotandocomo un objeto en la misma hoja que la tabla dinámica en la que se basa.

EXCEL AVANZADO


Práctica. Totalizar por grupos.

Práctica. Totalizar por grupos.

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Esta práctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro adescargar:

• En la Hoja 1: el promedio de Ingresos Brutos de los clientes de cada sexo.• En la Hoja 2: la suma de Ingresos Brutos de los clientes de cada localidad.• En la Hoja 3: el cliente más viejo y el más joven de cada provincia.

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tunavegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla laspropuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivoresultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

Práctica. Tabla y gráfico dinámico.

Práctica. Tabla y gráfico dinámico.

Esta práctica consiste en realizar una tabla y un gráfico dinámico sobre los datos dellibro a descargar:

• La tabla debe contar cuántos hombres y cuántas mujeres tienen unosingresos brutos comprendidos en estos tramos: de 0 a 9.999, de 10.000 a19.999, de 20.000 a 29.999 y de 30.000 a 40.000.

Pista: hay que usar la opción de agrupar categorías.

• El gráfico debe representar mediante líneas los ingresos medios de cadasexo segú su situación laboral.

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docs/Pr5Totalizar.xls

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tunavegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o"Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla laspropuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor medianteel correo de la plataforma.

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docs/Pr6InformesDinamicos.xls

Módulo V. Herramientas avanzadas.

U.D. 1. Auditoría.

U.D. 1. Auditoría.

La barra de fórmulas (representada bajo estas líneas) debe su nombre a que en lamisma aparece la expresión algebraica de la celda que esté seleccionada en esemomento, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el valor quetoma.

Es inecitable que se produzcan errores en la elaboración de las hojas de datos. Dealgunos nos informan las propias celdas con los siguientes códigos de error:

• #####• #¡VALOR!• #¡DIV/0!• #¿NOMBRE?• #N/A• #¡REF!• #¡NUM!• #¡NULO!

Pero a menudo, los errores más peligrosos son los que no detecta Excel porque dan unvalor correcto a efectos técnicos pero que no concuerda con el proposito para el quehabíamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fácilmente desapercibidosentre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de cálculo.

Para ello contamos con las herramientas de auditoría, que sirven principalmente como

EXCEL AVANZADO


ayuda visual a la detección de ambas clases de errores, tanto técnicos como deformulación.

A efectos de detección de errores, si se desea se puedehacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulasen vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” deHerramientas/Opciones.../Ver(ahí también se puedeespecificar si se quiere dejar de ver los encabezadosy las líneas de división de celdas), con el teclado esmás rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”.

Dichas herramientas se activan desde los botones de su propia barra, la de auditoría,accesible desdeHerramientas/Auditoriay son los siguientes:

Rastrear y quitar precedentes (las que influyen en la celda activa)

Rastrear y quitar dependientes (en las que influye la celda activa)

Borrar todas las flechas

Insertar comentarios que nos ayuden a explicar lo que vemos en las celdas.

Rastrear precedentes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas que

intervienen en el resultado de la celda activa. En este ejemplo (sencillo para una mejorcomprensión) nos preguntamos por las celdas que influyen en el total de la factura.

Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar precedentes" (sólo

de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .

EXCEL AVANZADO


Rastrear dependientes es pedir que unas flechas azules indiquen las

celdas en cuyo resultado interviene la celda activa. Ahora nos preguntamos por lasceldas en las que influye la base imponible del 4%.

Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar dependientes" (sólo

de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .

Durante el proceso de detección de errores puede sernos de gran ayuda comentar lasceldas, para un momento posterior en el que se necesite más información acerca delcontenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de lahoja. Para insertarlos tenemos tres opciones:

• El botón de la barra de auditoría.

• Clic derecho/Insertar comentario.• MenúInsertar/Comentario.

Si necesitamos modificar el comentario tenemos dos opciones:

• El botón "Modificar comentario" de la barra de auditoría.• Clic derecho/Modificar comentario.

EXCEL AVANZADO


Por último, si queremos borrar el comentario tenemos dos opciones:

• Clic derecho/Modificar comentario.• MenúEdición/Borrar/Comentario.

U.D. 2. Buscar objetivo.

U.D. 2. Buscar objetivo.

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Lo normal en las tareas diarias de Excel es diseñar fórmulas que nos lleven a averiguarun resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los queconocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las fórmulas que lo propicianpero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variablespara conseguir dicho resultado.

Una forma manual y tradicional de solucionar el problema sería plantear en un papelaparte la expresión algebraíca del mismo, resolver la ecuación y trasladar la formularesultante a Excel sustituyendo el resultado deseado en la misma para que nosdevuelva el valor de la variable. Un incoveniente puede radicar en que no confiemosmucho en nuestra solvencia con el abstracto mundo del álgebra. Además es un trabajoque nos podemos ahorrar con la función que estamos tratando ahora.

Si no vamos tan bien en matemáticas, otra forma rudimentaria de conseguirlo sería irintroduciendo valores en las celdas precedentes para, por prueba y error, acercarnos alvalor deseado. Tarea harto difícil cuando no interminable.

En cualquier caso, si nos viésemos obligados a hacer"probatinas" siempre puede venir bien pedir a Excel quela pulsación de la tecla ENTER no cambie la selección ala celda de debajo. Para ello, basta con ir a la pestaña"Modificar" del menú Herramientas/Opciones...ydesmarcar la casilla "Mover selección después deENTRAR".

Desechemos pues esas opciones gracias a la herramienta "Buscar objetivo" siempre ycuando la incognita que tengamos sea sólo una, si son más necesitaremos delcomplemento "Solver" que se explica dentro de dos unidades didácticas.

El uso de "Buscar objetivo" es muy sencillo: una vez hemos completado las fórmulas dela hoja y llega el momento en que nos preguntamos por la variable, nos situamos en lacelda con el resultado (distinto al deseado, pues aún no conocemos el valor necesariode la celda variable). Paso seguido, nos dirigimos a Herramientas/Buscar objetivo... yrellenamos los datos que se nos piden:

• "Definir la celda" se refiere a la celda objetivo.• "Con el valor" que deseamos que alcance dicha celda.• "Para cambiar la celda" variable cuyo valor queremos obtener.

Acto seguido pulsamos "Aceptar".

EXCEL AVANZADO


En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay queproducir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cualhay pérdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En términoseconómicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad".

Si el problema tiene solución, Excel nos informará con el cuadro de abajo a la derecha,además de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado paracoincidir con el que deseábamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no:"Cancelar".

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U.D. 3. Escenarios.

U.D. 3. Escenarios.

Introducción

Una de las utilidades de la hoja de cálculo es realizar los cálculos necesarios paravalorar situaciones o hipótesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiarnumerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultadosy sería una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento.

Ahí radica la utilidad de los escenarios, en la posibilidad de guardar bajo unadenominación las distintas combinaciones de valores que definen cada situación, pararecuperarla en el futuro y compararla con las otras situaciones mediante informes a talefecto.

Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la función financiera PAGO()para calcular la cuota de un préstamo en función del capital prestado, los años deduración y el tipo de interés anual. Usaremos los escenarios para comparar lasposibilidades cambiantes según cuánto capital pedimos, a cuántos años negociamos elpréstamo y el tipo de interés aplicado en cada situación (o escenario, propiamentedicho).

EXCEL AVANZADO


Si bien, para conseguir unos resultados más claros en el uso de los escenarios, esrecomendable hacer uso de los nombres de celdas en lugar de sus referencias, por loque vamos a hacer un inciso para detallar su funcionamiento.

Uso de nombres para las celdas

Como íbamos diciendo, usar nombres en las celdas permite referirse a ellas por unnombre más fácil de entender y recordar que lo que viene siendo su referencia. En esteejemplo se entiende mejor "Cuota_Mensual" que "D7".

La forma más rápida es seleccionar la celda, escribir el nombre que queramos en elcuadro de nombres (parte izquierda de la barra de fórmulas) y pulsar ENTER.

A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7").

EXCEL AVANZADO


Al asignar un nombre a una celda este se referirá a lareferencia de la misma en términos absolutos (añadirásímbolos $), por lo que no es recomendable usarnombres en fórmulas que usan referencias relativas yvan a ser copiadas a otros puntos de la hoja. A no serque se quite la referencia absoluta en el cuadroInsertar/Nombre/Definir....

Si tenemos los nombres que queremos asignar etiquetados junto a las celdas encuestión podemos ahorrarnos el trabajo de ir una por una seleccionando tanto lasceldas a nombrar como las que contienen los nombres y acudir a laopciónInsertar/Nombre/Crear.

Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (también llamadas"etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.

EXCEL AVANZADO


Las fórmulas creadas con anterioridad a la definición denombres no se actualizarán para reflejar los nuevos(seguirán con las referencias anteriores) pero lasfórmulas que hagamos a partir de ahora tomarán esosnombres (a no ser que tecleemos las referencias).

Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excelpodemos ir aInsertar/Nombre/Definir...

Teniendo en cuenta lo anterior, si en nuestro ejemplo volvemos a construir la fórmulade la cuota mensual, quedará como sigue.

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Uso de escenarios

Una vez tenemos planteadas las fórmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdascambiantes (para ahorrarnos especificarlas después) y vamos aHerramientas/Escenarios... Como no tenemos ningún escenario comenzare mos aagregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de diálogo:

• el primero nos pregunta un nombre por el que referirse en el futuro alescenario, las celdas cambiantes (si estaban seleccionadas puede verse queno hace falta) y un comentario opcional de parte del autor.

• el segundo nos pide los valores que tendrán en ese escenario las celdascambiantes.

EXCEL AVANZADO


Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamosdirectamente mediante el botón "Agregar"...

...el tercero...

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...el cuarto...

y el quinto, no necesariamente el último porque siempre se pueden añadir más en elfuturo, además de modificarlos o eliminarlos.

EXCEL AVANZADO


Como ya no agreganmos más, pulsamos sobre "Aceptar" y volvemos al administradorde escenarios, donde podremos pasar de una a otro (y observar sus efectos en lasceldas de detrás) con el simple gesto de hacer doble clic en sus nombres. En estemismo cuadro podremos agregar más escenarios, modificar o eliminar los existentes.

EXCEL AVANZADO


Si pulsamos en el botón "Resumen..." se nos preguntará cuál es la celda resultante quequeremos incluir en el informe y se nos darán dos opciones:

• una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinacionesde valores y su resultado. Obsérvese lo bien que viene haber definidonombres, de no haberlo hecho, veríamos las clásicas referencia, dificultandosu comprensión.

EXCEL AVANZADO


• o una tabla dinámica en una nueva hoja con los datos todavía másresumidos.

U.D. 4. Solver.

U.D. 4. Solver.

Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permitía resolverproblemas con una incognita. Solver llega más lejos, se hace necesario recurrir a esta

EXCEL AVANZADO


otra herramienta cuando hay más de una incognita. Quién necesite resolverenunciados de programación lineal tiene aquí un buen aliado.

Antes de nada hay que asegurarse de que Solver está disponible en el menúHerramientas, pues depende de la modalidad que se eligiera al instalar Office. Si no loestá, tendremos que activarlo desde la opción Herramientas/Complementos o agregarcomponentes desde el programa de instalación de Office.

Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondrá instalar dichocomplemento.

Tendremos preparado el CD de instalación de Office para cuando nos sea solicitadomediante el siguiente cuadro.

EXCEL AVANZADO


Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servirá deejemplo en las explicaciones:

Enunciado: una pequeña empresa farmacéutica elabora artesanalmente dospreparados A y B, que vende a 56 €/u y 44 €/u, respectivamente. Cada frasco depreparado A necesita 12 cc de principio activo, 88 cc de excipiente y lleva 3/4 de horade preparación. Por su parte, cada frasco de preparado B necesita 8 cc de principioactivo, 92 cc de excipiente y conlleva 1/2 hora de preparación.

Contamos con que este año pueden adquirir un máximo de 50.000 cc de principioactivo a 0,75 €/cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 €/cc y que sus trabajadores tienencontrato por 3.000 h con un coste de 10€/h y no contemplan realizar horas extra.Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 €, ¿qué cantidad debe fabricar decada preparado para conseguir el máximo beneficio?

Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos conlos que contamos y crear las fórmulas necesarias para calcular los recursos empleadosy el resultado final. No hay qué disponer las celdas de ninguna forma especial peroprocuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a lahora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedaría de esta forma:

EXCEL AVANZADO


Para una mejor comprensión del ejemplo, estas son las fórmulas que, lógicamente, nose pueden ver en la cuadrícula (a no ser que elijamos ver las fórmulas en la solapa"Ver" deHerramientas/Opciones...).

Estamos listos para ir aHerramientas/Solver...y especificar los siguientes parámetros:

• Celda objetivo: aquella de la que queremos conseguir un resultado (saldráautomáticamente la que estuviera seleccionada).

• Valor de la celda objetivo: lo que queremos conseguir con la celda anterior:el máximo, el mínimo o un valor concreto.

• Cambiando las celdas: especificamos el rango en el que están las variables.• En el cuadro de restricciones, vacío de momento, empezamos a agregar

restricciones.

EXCEL AVANZADO


La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, alas que añadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tenerdecimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restricción"tiene tres partes:

• La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la fórmula cuyoresultado se quiere restringir.

• El tipo de restricción a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=),igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un número entero(int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).

EXCEL AVANZADO


Una vez agregamos la última restricción pulsamos en "Aceptar" y estaremos de nuevoen el cuadro de "Parámetros de Solver" donde el botón "Opciones" nos lleva a otrocuadro en el que podemos especificar opciones avanzadas respecto al método iterativocon el que Excel va a intentar resolver el problema.

De entre todas, destaquemos la posibilidad de especificar que asuma que las variableshalladas no pueden ser negativas, lo que nos ahorrará introducir (si viéramos quealguna variable arrojaba un valor negativo sin poder serlo) restricciones de tipo "mayoro igual que cero" (>=0). También se puede especificar el tiempo máximo en segundos oel número máximo de iteraciones que se le concede a Excel para resolver el problemaen el caso de que tenga que hacer muchas.

Una iteración es el cálculo y comparación del resultado final de cada posible solución(que cumpla con las restricciones). El método iterativo no calcula la solución, sino quela busca a partir de hacer pruebas con todas las combinaciones posibles a las que leda tiempo.

EXCEL AVANZADO


Una vez pulsemos el botón "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemosconcedido (100 segundos en este caso) Excel nos informará de la mejor solución queha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla,elegiremos "Utilizar solución de Solver", si no nos convence restauraremos los valoresoriginales. Si queremos someter la solución a un futuro análisis, podemosalmacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan sólo senos pedirá un nombre de referencia.

EXCEL AVANZADO


Antes de pulsar sobre "Aceptar" en el cuadro anterior también se pueden pedirinformes de respuestas, de sensibilidad y/o de límites. Si alguno de ellos carece desentido, se nos informará con un cuadro como el siguiente:

Este es el aspecto que presenta un informe de respuestas.

EXCEL AVANZADO


Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones.

Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones.

Esta práctica consiste en usar escenarios para almacenar datos de distintas hipótesispara ayudar en la toma de decisiones.

Además de manejar el uso de escenarios, se quiere valorar tu capacidad para plantearlas fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero en unlibro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correode la plataforma.

Problema:

EXCEL AVANZADO


Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de50.000 € y unos costes variables de 50 € por cada unidad.

El precio al que vendamos el producto influirá en la demanda del mismo en el mercado.Tanto precio como demanda influirán en los ingresos totales y, por lo tanto en elbeneficio. Por ello hemos encargado a una empresa consultora un estudio de mercadoen el que ha estimado la demanda que tendrá nuestro producto según el precio delanzamiento. Un resumen de ese estudio plantea 4 posibles estrategias:

• Salir con un precio de venta de 100 € provocaría una demanda de 5.000unidades.

• Con un precio de 90 €, una demanda de 6.000 uns.• Con un precio de 80 €, una demanda de 9.000 uns.• Y con un precio de 70 €, una demanda de 15.000 uns.

Se te pide que generes un informe de escenarios en el que podamos comparar lasdistintas alternativas y decidir cuál es la más lucrativa y cuál es la que menos.

Práctica. Usar solver para tomar decisiones.

Práctica. Usar solver para tomar decisiones.

Esta práctica consiste en solucionar un problema de programación lineal con dosincógnitas mediante la herramienta Solver.

Además de manejar esta herramienta concreta, se quiere valorar tu capacidad paraplantear las fórmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde ceroen un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante elcorreo de la plataforma.

Problema:

Fabricamos dos artículos, A y B, que nos reportan un beneficio de 3 y 4 unidadesmonetarias, respectivamente.

Disponemos de 180 unidades de materia prima, necesitando 2 para cada unidad de Ay 3 para cada unidad de B. A su vez, no podemos superar las 320 unidades de manode obra, requiriendo 4 cada unidad de A y 5 cada unidad de B.

Queremos saber cuántas unidades tenemos que fabricar de cada artículo para obtener

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el máximo beneficio.

Links de interés

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Microsoft, información del producto

Lotus 1-2-3, información del producto (en inglés)

Alternativa gratuita a Office: OpenOffice

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PP+FF y trucos de Excel

Manuales de Excel

Casos resueltos de Excel para economistas

Modelos económicos y financieros

Ejemplos de Excel

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EXCEL AVANZADO

http://www.microsoft.com/spain/office/products/excel/default.mspx

http://www-142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/123home

http://es.openoffice.org/

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

http://cuadernos.aristudio.net/index.html?app/office_xl.html

http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/excel.html

http://www.5campus.org/docencia/infoeco/inicio.html

http://www.ecomur.com/ryc/

http://ciberconta.unizar.es/sic/excel/

http://office.microsoft.com/clipart/default.aspx?lc=es-es

excel avanzado curso entero

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