curso excel

2013

1 FUNDACID-UC Ing. Orestes Candelas

CURSO EXCEL BÁSICO 2010

Elaborado por:

Ing. Carlos Orestes Candelas

Zamorano

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Capítulo I: Introducción a Elementos de Excel.

1.1 Iniciar Excel 2010

Existen diversas formas para ingresar a nuestra hoja de cálculo es importante mencionar o

recalcar dos de ellas para que el usuario tenga más opciones para acceder a Excel.

Método 1

1. Encendemos la computadora, nos ubicamos en nuestro escritorio.

2. Nos dirigimos hacia la barra de tareas.

3. Damos un clic en el botón de inicio.

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4. Se desplegará una ventana en la cual estará los programas que se utilizan con mayor

frecuencia; así como diversas opciones, y si el Excel es de ellos aparecerá, en ese caso nos

posicionaremos sobre el programa, y daremos clic.

Método 2

1. Se repetirán los 3 primeros del Método 1.

2. Después que se despliegue la ventana, siendo el caso que el programa no se encuentre entre

lo más utilizados nos posicionaremos en donde dice todos los programas y daremos un clic.

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3. Buscaremos una carpeta que diga Microsoft Office daremos clic y ahí encontraremos a

Microsoft Excel 2010 dando también clic para poder abrir el programa.

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1.2 La Pantalla Inicial

Después de iniciar Excel por alguno de los métodos anteriores aparecerá una pantalla de

inicio, que es lo que se le llama hoja de cálculo como observaremos cuenta con una

cantidad de elementos, que procederemos a identificarlos.

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Barra de Herramientas de Acceso

Rápido

Título

Barra de Menús

Opciones

Barra de Fórmulas

Barras de Desplazamiento

Etiquetas

Vistas

Zoom

1.3 Las barras

La Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Guardar.

Deshacer.

Rehacer.

Personalizar.

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El botón de Personalizar despliega una lista, que ayuda para que la Barra de

Herramientas de Acceso Rápido pueda ser configurada y añadir cuantos botones se desee.

Título

Minimizar.

Minimizar tamaño o Maximizar Tamaño.

Salir.

Menús y Opciones

Tanto Menú y Opciones son de suma importancia, ya que contiene de los elementos más

utilizados e importantes que tiene la hoja de cálculo Excel. Esto se ordenó de la siguiente

manera donde la parte Menús son pestañas de nombre: Inicio, Insertar, Diseño de Página,

Fórmulas, Datos, etc.; cada una de ellas tienen sus diversos elementos y comandos, que a

ese conjunto de elementos le llamaremos Ficha.

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Para ayudarnos con el teclado podemos apretar la tecla Alt, esto hará que aparezcan letras

sobre la cinta de Menús, combinando la letra Alt + la letra de elección nos abrirá la Ficha

que deseamos.

Fórmulas

Esta barra es aquella que nos muestra en que celda estamos posicionados dentro de la hoja

de cálculo, y nos indica que operaciones se han hecho sobre esta o el contenido de ella.

Etiquetas

Nos ayuda para movernos en distintas Hojas del Libro.

Barras de Desplazamiento

Esta nos permite para movernos a lo largo y ancho de la Hoja de Cálculo.

Barra de Estado

Le llamaremos Barra de Estado a la suma de Vistas y Zoom. Esta nos brindará la opción

de cambiar diferente tipos de vistas de la Hoja, así como acercamientos de la misma.

1.4 La ayuda

Existen diversos métodos para buscar Ayuda en Excel. El primero de ellos basta con oprimir la

tecla F1 y aparecerá la ventana de Ayuda. El segundo consiste en oprimir en Opciones el botón

de Ayuda.

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Capítulo II: Empezando a trabajar con Excel.

2.1 Conceptos Básicos de Excel

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es todo archivo que se crea con Excel. Los libros de trabajo de Excel

tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo

con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en

la barra de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Microsoft

Excel.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el

número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de

Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de

la forma Hoja1, Hoja2...

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran

cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las

hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se

nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de

celdas de una hoja de datos.

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La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre

de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la

primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si

observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque

rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad.

2.2 Movimiento Rápido en la Hoja

Cómo solo una parte de la Hoja es visible en la ventana, es sumamente común que la

mayoría de la hoja ocupe más espacio, es decir, mayor número de celdas que lo visto, así

que es necesario moverse a través de ella.

Existen varios comandos que sirve cuando no se tiene abierto ningún menú:

Movimiento Teclado Celda Arriba Flecha Arriba

Celda Abajo Flecha Abajo

Celda Derecha Flecha Derecha

Celda Izquierda Flecha Izquierda

Pantalla Abajo Av. Pág.

Pantalla Arriba Re. Pág.

Celda A1 Ctrl + Inicio

Primera Celda de la Columna Activa Fin + Flecha Arriba; Ctrl + Flecha Arriba

Última Celda de la Columna Activa Fin + Flecha Abajo; Ctrl + Flecha Abajo

Primera Celda de la Fila Activa Fin + Flecha Izquierda; Ctrl + Flecha Izquierda

Última Celda de la Fila Activa Fin + Flecha Drecha; Ctrl + Flecha Derecha

Exista otra forma pero esta depende de conocer exactamente la celda o rango donde se

quiera ir junto de la barra de fórmulas existe un campo que es el que nos indica en donde

estamos posicionados. Por ejemplo simulamos que busquemos B2, escribiremos eso en el

campo y después procediendo a dar un clic.

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2.3 Movimiento Rápido en el Libro.

Esta parte se encuentra muy relacionada con la Barra de Etiquetas, ya que usarán diversos

comandos que se encuentran en esa sección con la finalidad de movernos a través del Libro

de Excel.

Atrás. Este comando nos envía a la primera Hoja del Libro.

Anterior. Nos envía a una hoja antes de la utilizada.

Posterior. Nos envía a una hoja después d ela utilizada.

Adelante. Este comando nos envía la última Hoja del Libro.

También es posible dar clic en la hoja de nuestra preferencia, estas opciones también se

encuentra en la barra de etiquetas.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro

del libro de trabajo, como pueden ser:

Movimiento Teclado Hoja Siguiente Ctrl + Av. Pág

Hoja Anterior Ctrl + Re. Pág

2.4 Introducir Datos

Cómo sabemos es posible introducir en cada una de las celdas valores numéricos, texto y/o

fórmulas. Debemos en primera instancia poner el cursor en la celda que se desea introducir

datos y sólo teclear la información que se quiera colocar sobre la celda activa o

seleccionada.

Para introducir este valor definitivamente hay 3 caminos:

Dar Intro en el teclado.

Dar clic en el botón que se encuentra en la barra de fórmulas.

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Mover las flechas a cualquiera de los lados.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el

botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda

seguirá con el valor que tenía.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma

celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el

valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar

ALT+INTRO.

2.5 Tipos de Datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se

pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /,

Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras

celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe

empezar siempre por el signo =.

2.6 Tipos de Errores.

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.

Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

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Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

Lo podemos verificar haciendo clic en un cuadro como este , él nos dirá que posible

tipo de error puede haber sucedido.

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no,

podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,

siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una

fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

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Capítulo III: Operaciones con archivos.

3.1 Guardar un Libro de Trabajo

Cuando realizamos alguna actividad en el Libro de Trabajo deseamos respaldar esa

información en alguna ubicación de nuestra computadora, a ese proceso le llamamos

Guardar. Existen dos formar de guardar un Libro de Trabajo:

Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una

copia de uno existente.

Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:

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Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,

sobrescribiéndolo.

Otra forma de Guardar ir a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y dar clic en la

siguiente figura .

3.2 Cerrar un Libro de Trabajo

Cuando se termina de trabajar en un Libro de Excel, es decir, se procede a salir del documento

una de las opciones es ir al Título, dando un clic en este botón . Esto abrirá la siguiente

ventana:

Guardar. Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado

aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

No guardar. No se guardará lo realizado en el Libro y se saldrá de Excel.

Cancelar. No se saldrá del Libro.

3.3 Empezar un Nuevo Libro de Trabajo.

Cuando se está trabajando en un Libro y al usuario se le hace necesario abrir otro Libro sin

cerrar el utilizado actualmente, existen dos formas de hacerlo:

1. La primera es apretar la combinación de teclas Ctrl + U.

2. Ir a Menú Archivo, se da un clic a Nuevo y después en Libro en Blanco.

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3.4 Abrir un Libro de Trabajo ya existente.

Si nos encontramos trabajando en algún Libro en específico y necesitamos abrir un libro ya

existente y guardado con anterioridad.

Primero iremos a Menú ArchivoAbrir. Después de eso buscamos dentro de las carpetas

de la computadora donde se encuentra guardado el archivo correspondiente.

En caso de que el Libro buscado sea haya usado recientemente, se puede buscar de una forma

más fácil de la siguiente manera ArchivoReciente. Dar clic al Libro deseado.

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Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre

esta figura que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a

desactivar.

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Capítulo IV: Manipulación de Celdas.

4.1 Manipulación de Celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010,

tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.

A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Para seleccionar una celda, posicionamos el cursor en forma de cruz gruesa en la celda deseada

dando un clic en ella.

Cuando se desea seleccionar un rango de la forma como se seleccionó la celda, hay 2 formas de

hacerlo:

1. La primera es dar un clic con el botón derecho del mouse en la celda inicial y sin soltar

arrastrar hasta las celdas deseadas.

2. La segunda es dar un clic derecho en la celda inicial Oprimir Shift y

MantenerMover con las flechas hasta las celdas deseadas.

Si se desea seleccionar toda una columna se da un clic en la letra de la columna deseada.

Si se desea seleccionar toda una fila se da un clic en el número de la fila deseada.

Cuando se pretende seleccionar la Hoja entera, para fines deseados por el usuario nos

ubicaremos en la siguiente figura que se encuentra en la intersección de la fila con las

columnas y abajo del cuadro de búsqueda de una celda, procediendo a dar un clic.

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Esto también se logra con la combinación de las teclas Ctrl + E.

4.2 Añadir una Selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar

celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la

tecla Ctrl. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas.

4.3 Copiar celdas

Para copiar celdas existen 2 maneras; la tradicional que es seleccionar la(s) celda(s) o rango(s)

deseado(s) y oprimir Ctrl + C (Excel te mostrará lo que seleccionaste y copiaste con una línea

punteada), posteriormente ubicarse en el libro, hoja o sección de esta donde se quiera pegar y se

oprime Ctrl + V.

La otra consiste en seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) e ir a MenúInicio Dar

clic en esta figura , para después ubicarnos en la zona deseada para pegar oprimiendo igual

en MenúInicio Dar clic en esta figura .

Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la

forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un

pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

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Para de ahí pasar a pegarlo por alguno de los métodos que ya sabemos.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla Esc del teclado.

Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad

de volver a copiar.

Todas estas copias que se van haciendo en la hoja se van guardando en el Portapapeles, que

tenía una capacidad de guardar hasta 24 objetos almacenados. La forma para acceder al

Portapapeles es ir MenúInicioPortapapeles.

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Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de

copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en

caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones

descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido

del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas

aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

.

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la

parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos

copiados .

También se puede copiar utlizando el mouse y esto no se guarda en el portapapeles, se realiza

de la siguiente forma:

Seleccionar celda(s) o rango a copiar.

Oprimir Ctrl sin soltar.

Acercarse al borde de lo seleccionado (esquina inferior izquierda) .

Dar clic con el botón derecho de mouse sin soltar y todavía oprimiendo el Ctrl se arrastra

hasta donde se quiera pegar la celda(s) o rango dejar de oprimir Ctrl y el mouse.

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El procedimiento para arrastrar celdas adyacentes es similar, solo omitir la parte donde se

involucra la tecla Ctrl. Este método es muy utilizado cuando se tienen fórmulas y se harán

referencias relativas, absolutas y mixtas. (Ejercicio)

4.4 Pegado Especial

Cuando queremos copiar el contenido de una celda pero en esta involucrada alguna fórmula,

referencia, formato, etc.; y se desea copiar esa celda pero solo conservando alguna de esas

características a esto se le llama pegado especial.

Para cuando se copia esta celda nos dirigimos al MenúInicioPegar (Clic en la

flecha)Pegado Especial.

Aparecerá una ventana emergente que contempla todas estas opciones:

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Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el

formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas.

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas.

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto

bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los

opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones

de formato de números de las celdas seleccionadas.

4.5 Mover Celdas

Para mover celdas existen 2 maneras; la tradicional que es seleccionar la(s) celda(s) o rango(s)

deseado(s) y oprimir Ctrl + X (Excel te mostrará lo que seleccionaste y copiaste con una línea

punteada), posteriormente ubicarse en el libro, hoja o sección de esta donde se quiera pegar y se

oprime Ctrl + V.

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La otra consiste en seleccionar la(s) celda(s) o rango(s) deseado(s) e ir a MenúInicio Dar

clic en esta figura , para después ubicarnos en la zona deseada para pegar oprimiendo igual

en MenúInicio Dar clic en esta figura .

Cuando se desea copiar o mover una celda o rango con el mouse, se procede a realizar lo

siguiente:

Seleccionar la celda o rango deseado a mover (cortar).

Acercarse al contorno de lo seleccionado hasta que aparezca una cruz de cuatro puntas de

esta forma .

Dar clic al botón derecho del mouse sin soltar.

Arrastrar hasta la zona donde se quiere posicionar y soltar.

Si el usuario quiere mover la celda o rango a otra Hoja debe asegurarse de realizar lo descrito a

continuación:

Seleccionar la celda o rango deseado a mover (cortar).

Acercarse al contorno de lo seleccionado hasta que aparezca una cruz de cuatro puntas de

esta forma .

Dar clic al botón derecho del mouse sin soltar.

Sin soltar el botón apretamos la tecla Alt, después llevar el puntero a las etiqueta de la hoja

a donde se quiera cambiar la celda o rango.

En la nueva hoja se sitúa el usuario en la sección deseada y suelta el botón derecho del

mouse.

4.6 Borrar Celdas

Cuando el usuario desea borrar celdas que ya no le son necesarias dentro de su libro de Excel,

se debe seleccionar la celda o rango que se desea borrar y se procede ir a MenúArchivo

Borrar .

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Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a

esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el

formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de

formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato

Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no

fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no

es objeto de este curso.

Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que

excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato

deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos

y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Por último está el seleccionar la celda o rango que se desea borrar y apretar la tecla Supr.

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Capítulo V: Los Datos.

5.1 Eliminar Datos Duplicados.

Es sumamente común que se llegue a trabajar con gran cantidad de información y que el

objetivo sea que no existan datos repetidos, nombres repetidos o cualquier información que

no se quiera repetir. El método es el siguiente:

1. Se selección celda, rango, fila o columna donde se encuentre la información.

2. Se procede a ir al MenúDatosHerramientas de DatosQuitar Duplicados.

3. Se dará clic en Quitar duplicados y esta acción nos desplegará la siguiente ventana:

4. Nos damos cuenta que en nuestro caso los valores se tienen en la columna D si en la

hoja se tienen varias columnas y sólo se desea quitar duplicados en una Verificar que

sea la única que se encuentre seleccionada. 5. Se procede a dar clic en Aceptar y Excel borrará los valores duplicados.

5.2 Validación de datos

Es una herramienta muy práctica, ya que nos permite tener la seguridad que los valores que se

introducen en una celda cumplan ciertos requerimientos para poder ser ingresados.

Cuando el usuario quiere aplicar validación de datos ocupe el siguiente método:

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1. Seleccionar la celda que queremos validar.

2. Ir a MenúDatosValidación de Datos.

3. Se abrirá una ventana como esta:

Dentro de la pestaña de Configuración en el criterio de validación en la parte de permitir

encontraremos diversas opciones para elegir que son las siguientes: Cualquier valor,

Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto, Personalizada.

Dentro de la pestaña de Mensaje de Entrada sirve para enseñar un mensaje cuando se

posicione el usuario sobre la celda que sufra la validación.

Dentro de la pestaña de Mensaje de Error se mostrará cuando dentro de la celda validada

se incurre en meter datos no válidos.

5.3 Ordenar Datos

Cuando nos encontramos con muchos datos o información y deseamos ordenarlos mediante

algún criterio. Se puede realizar de forma sencilla mediante columna(s). Para realizar esta

ordenación simple debemos seguir los siguientes pasos:

1. Posicionarnos en el inicio de la columna(s) de elección.

2. Ir a MenúDatosOrdenar y Filtrar .

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3. Damos clic en ordenar .

4. Se desprende una ventana como la siguiente:

Podemos observar que contiene el criterio de Columna que es el nombre que lleva la columna

con los datos en nuestro caso es Números, también Ordenar según que en este caso las celdas

tienen valores numéricos, pero también es posible ordenar valores alfabéticos, y por último el

Criterio de ordenación que en este caso escogimos De menor a mayor.

También se puede realizar el mismo procedimiento de ordenación de la siguiente manera:

1. Posicionarnos en el inicio de la columna(s) de elección.

2. Ir a MenúDatosOrdenar y Filtrar.

3. Dar clic en la siguiente figura si queremos ordenar de menor a mayor o si se desea

de mayor a menor se debe dar clic en la siguiente figura .

5.4 Buscar y Reemplazar Datos

Esto nos ayudará cuando en una cantidad de información necesitamos buscar un dato específico

nos facilitará encontrarlo de manera inmediata.

Es importante considerar lo siguiente antes de iniciar el proceso de búsqueda; cuando

empezamos la búsqueda irá pasando de celda a otra que contenga el valor búsqueda, por lo que

recomendamos situarnos al inicio de la información para que la búsqueda sea completa y se

tiene un rango seleccionado, la búsqueda solo se realizará en ese rango.

La primera manera de acceder a la búsqueda es la siguiente:

1. Ir a MenúInicioModificar.

2. Dar clic en la siguiente figura:

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3. Esto dará paso a la siguiente lista desplegable:

4. Seleccionaremos la opción Buscar que se encuentra al inicio y nos aparecerá la

siguiente ventana:

5. Escribimos el dato buscado y le damos clic en Buscar siguiente que nos ubicará en la

parte de la hoja donde se encuentra el valor, si le damos clic en Buscar todos nos

brindará un listado de en qué celda(s) de la hoja se encuentra dicho valor. El botón

Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos

elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos

únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con

formato de moneda), etc.

Otra forma es oprimir la combinación de teclas Ctrl + B, lo cual nos abrirá la ventana del

punto 4.

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En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, podremos realizar una sustitución de los

datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita

únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar

todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo

valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

Podemos ir de la forma simple que es la combinación de letras Ctrl + R. También de la

siguiente manera es válido ingresar a Reemplazar:

1. Ir a MenúInicioModificar.

2. Dar clic en la siguiente figura:

3. Esto dará paso a la siguiente lista desplegable:

4. Seleccionaremos la opción Reemplazar que se encuentra después de Buscar, daremos

un clic y nos aparecerá la siguiente ventana:

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5. Se realiza el reemplazo que desea el usuario.

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NOTA: LOS SIGUIENTES CAPÍTULOS DEL MANUAL NO SE PRESENTAN,

YA QUE PARA SU ENTENDIMIENTO SERÁ MEJOR LA REALIZACIÓN DE

PRÁCTICAS REALIZADAS EN LOS MOMENTOS DE ENTRENAMIENTO DE

EXCEL.

Capítulo VI: Las Funciones.

Capítulo VII: Formato de Celdas.

Capítulo VIII: Cambios de Estructura.

Capítulo IX: Insertar y eliminar elementos.

Capítulo X: Corrección Ortográfica.

Capítulo XI: Impresión

Capítulo XII: Gráficos.

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