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PROCESO ADMINISTRATIVO

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Guia para uso de registros del SGC

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Page 1: Cuadro Guia Uso Formatos

PROCESO

ADMINISTRATIVO

Page 2: Cuadro Guia Uso Formatos

ADMINISTRATIVO

COMERCIAL

GESTION DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

Page 3: Cuadro Guia Uso Formatos

INSPECCIONES

GESTION DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA

INGENIERIA Y OPERACIONES

Page 4: Cuadro Guia Uso Formatos

INGENIERIA Y OPERACIONES

Page 5: Cuadro Guia Uso Formatos

INGENIERIA Y OPERACIONES

Page 6: Cuadro Guia Uso Formatos

PROCEDIMIENTO

ADM-001 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE COMPRAS

ADM-002 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEDORES

ADM-003 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

ADM-004 MANUAL DE COMPETENCIAS, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

ADM-005 PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS, GESTION DEL ARCHIVO Y CORREPONDENCIA

ADM-006 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO AL CLIENTE

ADM-007 PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIONES Y PAGOS

ADM-008 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE LECTURA, REALIZACIÓN Y ENTRAGA DE LA FACTURA

Page 7: Cuadro Guia Uso Formatos

COM-001 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE VENTAS

ADM-009 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE MATERIALES

ADM-010 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE CORTES Y SUSPENSIONES

ADM-011 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE RECAUDOS

CAL-001 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CAL-002 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Page 8: Cuadro Guia Uso Formatos

CAL-003 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

CAL-004 MANUAL DE CALIDAD

INS-001 PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

INS-002 PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION DE LOS REQUISITOS MINIMOS DE IDONEIDAD Y CALIDAD DE INSTALACIONES PARA EL SUMINISTRO DE GAS COMBUSTIBLE EN EDIFICACIONES RESIDENCIALES Y COMERCIALES

INS-003 VERIFICACION Y CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICION

INS-004 VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES EXISTENTES

ING-001 PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL REGISTRO INTERNO DE PERSONAS NATURALES Y/O JURÍDICAS QUE SE DEDIQUEN A LA CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN, REFORMA, REVISIÒN O CERTIFICACIÒN DE INSTALACIONES INTERNAS PARA EL SUMINISTRO DE GAS EN EDIFICACIONES RESIDENCIALES Y COMERCIALES

ING-002 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE DISEÑO

ING-003 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Page 9: Cuadro Guia Uso Formatos

ING-004 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE INSTALACIONES GAS NATURAL.

ING-005 PROCEDIMIENTO CONSTRUCTIVO EN REDES DE POLIETILENO

ING-006 PROCEDIMIENTO PARA INDICE DE PRESIÓN EN LAS LINEAS INDIVIDUALES

ING-007 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES OFICIALES.

ING-008 PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

ING-009 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y FUGAS EN INSTALACIONES INTERNAS.

ING-010 PROCEDIMIENTO PARA REPARACION DE TUBERIA

Page 10: Cuadro Guia Uso Formatos

ING-011 MANUAL DEL INSTALADOR

ING-012 MANUAL DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTOEN REDES DE DISTRIBUCIÓN DE GAS NATURAL

ING-013 PROCEDIMIENTO DE ARRANQUE OPERACIÓN Y PARADA DEL SISTEMA

ING-014 MANUAL DE ATENCION DE EMERGENCIAS EN REDES DE GAS NATURAL

ING-015 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE PRUEBA HERMETICIDADING-016 PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE CAJAS DE INSPECCION DE POLIVALVULAS

ING-017 PROCEDIMIENTO DE DESCONEXION TEMPORAL Y REACTIVACION DEL SERVICIO

Page 11: Cuadro Guia Uso Formatos

FORMATOS

F-006 Orden de Compra F-007 Control de condiciones de almacenamiento

F-008 Selección de Proveedores F-009 Verificación de producto y evaluación de proveedores F-010Listado de proveedores seleccionados y Evaluados.

F-011 Selección de personal F-059 Responsabilidades, Competencias y Autoridades F-004 Lista de asistencia F-090 Contrato individual de trabajo a término fijo inferior a un año F-082 Evaluación de Habilidades F-106 Paz y Salvo F-024 Evaluación de desempeño F-025 Cronograma de capacitación F-076 Acta de reunionF-059 RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y AUTORIDADES

F-081 Acta general F-067 Control: Consulta de documentos F-034 Ruta de correspondencia general recibida F-035 Ruta de correspondencia general enviada

F-005 Registro de quejas y reclamos F-018 Orden de Servicio Adicional-Cuenta de Cobro F-036 Encuesta de Satisfacción del Cliente F-050 Programación: Servicios Adicionales

F-061 PLAN DE PAGOS

F-037 Factura F-038 Listado de lecturas F-049 Listado de Barrios F-031 Pasos para la realización de la facturación F-043 Lista de chequeo para la facturación F-068 Verificación de lectura

Page 12: Cuadro Guia Uso Formatos

F-017 Acta de entrega de la instalación-Isométrico F-013 Reporte de materiales aplicados en redes F-015 Reporte de materiales aplicado en instalaciones F-018 Orden de servicio adicional-Cuenta de cobro F-020 Reporte de materiales aplicados en obra civil F-105 Solicitud de materiales aplicados F-071 Verificación y control de materiales F-074 Conteo de productos F-075 Lista de chequeo de herraminetas

F-017 Acta de entrega de la instalación - Isométrico F-018 Cuenta de cobro-Servicio Adicional F-037 Factura F-039 Listado de cartera F-040 Suspensión del servicio F-041 Listado de cortes F-042 Listado de suspensiones F-050 Programación de Servicios Adicionales F-081 Acta General

F-037 Factura F-055 Recibo de caja F-039 Listado de Cartera F-053 Formato de Cuadre de Caja F-054 Formato de cartera recuperada

F-016 Registro de ventas grupales F-044 Servicio de Gas Natural F-045 Formato de Pagare F-056 Formato de autorización F-058 Formato de Posventa F-070 Registro de visitas F-069 Conexión del Servicio y entrega de CCU F-097 Contrato de condiciones uniformes. F-111 Tabla de financiación municipios

F-001 Listado Maestro de Documentos F-002 Listado Maestro de Registros F-003 Listado Maestro de Planos Formato

F-026 Solicitud de Acción preventiva y correctiva F-027 Lista de acciones preventivas y correctivas

Page 13: Cuadro Guia Uso Formatos

F-004 Lista de asistencia F-026 Solicitud de acciones preventivas y correctivas F-027 Listado de acciones preventivas y correctivas F-028 Cronograma de auditorias F-029 Listado de verificación de auditorias internas F-030 Informe de resultado de auditorias

F-036 Encuesta del cliente F-047 Despliegue de objetivos F-048 Hoja de vida -Registro de mantenimiento F-057 Caracterizacion de procesos F-063 Acta de revision gerencial F-032 Cronograma de mantenimiento

F-078 Solicitud del servicio de Inspección F-085 Orden de trabajo de Inspección F-080 Programación: Inspección de Instalaciones Internas

F-080 Programación: inspección de instalaciones internas F-017 Acta da entrega de la instalación - Isométrico F-083 Acta de Inspección – Verificación de la instalación interna

F-032 Cronograma de mantenimiento. F-048 Hoja de Vida - Mtto.

F-046 Programación: Aviso Revisión Quinquenal F-080 Programación de Inspecciones F-062 Informe de resultados de la inspección F-108 Acta de no conformidad de la instalacion F-064 Programacion de revision quinquenal F-065 Programacion de correcciones F- 102 Informacion de la inspeccion periodica F-073 Registro de Firma Instaladora/Organismo de Inspección ANEXO 1 ANEXO 2

F-033 Formato de Diseño F-081 Acta General

F-110 Control de materiales no conformes y garantias

Page 14: Cuadro Guia Uso Formatos

F-014 Programación diaria de instalaciones. F-015 Reporte de materiales aplicados en instalaciones. F-017 Certificación de instalación- Isométricas. F-060 Visita al usuario. F-018 Orden de servicio adicional- cuenta de cobro

F-012 Reporte diario de excavación en redes F-013 Reporte de material aplicación en redes F-020 Reporte de material en Obra Civil F-021 Constancia entrega de resanes F-072 Inspección de la excavación F-104 Reporte diario de resanes Obra Civil F-019 Programacion de resanes por realizar F-066 Programacion revision de resanes F-086 Construccion de redes de distribucion F-087 Programacion diaria del supervisor

F-052 Registro de medición IPLI_IO

Formatos establecidos por entes reguladores.F-084 Lista de chequeo de informes.

F-014 Programación diaria de instalaciones F-044 Servicio de Gas Natural F-045 Formato de Pagare F-056 Formato de autorización F-069 Formato de conexión del servicio F-097 Contrato de condiciones uniformes.

F-077 Notificación de hallazgo de fuga. F-081 Acta General F-051 Planilla de relación de fugas F-023 Analisis de consumo a usuarios Plan de contingencia.

F-022 Formato inspección general

Page 15: Cuadro Guia Uso Formatos

F-014 Programación diaria de instalaciones. F-015 Reporte de materiales aplicados. F-017 Certificación de Instalación-Isométricas. F-060 Visita al usuario. F-050 Solicitud de servicios adicionales. F-040 Suspensión o corte del servicio. F-041 Listado de suspensiones.

F-022 Formato de Inspección General F-103 Formato de inspección de poliválvulas

F-077 Notificación hallazgo de fuga F-081 Acta General F-051 Registro de relación de fugas ING-009 Procedimiento de emergencia y atención de fugas Plan de contingencia

F-022 Formato de Inspección General

F-022 Formato inspección general.

F-081 Acta General

Page 16: Cuadro Guia Uso Formatos

F-001

F-002