guia para dirigentes seminario de capacitacion aumento cuadro social 2007 242sp

242-SP—(206)

GUÍA PARA

DIRIGENTES

DEL SEMINARIO

DISTRITAL DE

DESARROLLO DEL

CUADRO SOCIAL

La presente edición de 2006 de la Guía para dirigentes del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social (242-SP) servirá de apoyo a los Seminarios Distritales de Desarrollo del Cuadro Social durante los años rotarios 2006-2007, 2007-2008 y 2008-2009. La información presentada en esta guía está basada en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento que se reco-mienda a los clubes rotarios, los Estatutos de Rotary International, el Reglamento de Rotary International y el Rotary Code of Policies. Cualquier cambio que el Consejo de Legislación o la Junta Directiva de RI efectúe a dichos documentos anulará la normativa que aparece en esta publicación.

Esta guía ha sido elaborada por la División de Capacitación y Formación de Líderes de Rotary International. Toda consulta o comentario deberá enviarse a la siguiente dirección:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EE.UU.Correo electrónico: [email protected]éfono: +1 847 866 3000

Sumario

Planificación y organización 1Propósito del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social 1Temas recomendados por la Directiva 2Aspectos logísticos del Seminario Distrital de Desarrollo del

Cuadro Social 2Programa 4Formación de los dirigentes de capacitación 5Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes 5Evaluación 8

Sesiones 13Sesión plenaria de apertura 13Sesión 1: Retención 15Sesión 2: Captación de socios 29Sesión 3: Organización de clubes nuevos 39Discusiones de mesa redonda 51 A: Ex participantes en programas 52 B: Capacitación permanente 53 C: Diversidad 54 D: Familias de los rotarios 55 E: Clubes con cuadro social numeroso 56 F: Orientación de socios nuevos 57 G: Relaciones públicas 58 H: Proyectos de servicio 59 I: Clubes con cuadro social reducido 60Sesión plenaria de clausura 61

La sección sobre “Planificación y organización” de esta guía incumbe al organi-zador de la reunión. Además de la información logística, incluye instrucciones sobre cómo utilizar las guías para cada sesión, las cuales se fotocopiarán y entregarán a cada dirigente de capacitación. La sección dedicada a las sesiones incluye tres guías para las sesiones y las preguntas correspondientes a nueve discusiones de mesa redonda. Dichas guías y preguntas para las sesiones debe-rán entregarse al correspondiente dirigente de capacitación.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL 1

Planificación y organización

La Guía para dirigentes del Seminario Distrital de Desarrollo de Cuadro Social contiene la información necesaria para convocar este tipo de seminario de con-formidad con las pautas recomendadas por la Junta Directiva de RI. Además de la versión impresa, la guía también está disponible en CD-ROM, e incluye versiones electrónicas de las transparencias de apoyo, a fin de que usted pueda adaptarlas a su distrito. Las diapositivas pueden utilizarse con un proyector LCD o imprimirse como transparencias a color.

Esta guía, publicada en nueve idiomas, se distribuirá entre los distritos rotarios de todo el mundo. Podrá adaptar esta guía de modo que aborde las necesida-des del distrito.

Para obtener mayor información sobre los aspectos logísticos y de capacita-ción, consulte el Manual para el instructor distrital (246-SP).

Propósito del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social

Rotary International necesita aumentar el número de socios y fomentar la retención a fin de hacer frente a la constante demanda de servicios voluntarios en todo el mundo y asegurar el funcionamiento de los clubes. El propósito del seminario es preparar a los dirigentes de clubes y distritos para que logren mantener y aumentar su número de socios. El seminario se centra en temas relacionados con el cuadro social y se basa en la Asamblea de Distrito, durante la cual se capacita a los dirigentes de los clubes sobre su función y responsa-bilidades, fijación de metas y capacidad para trabajar en equipo. Dado que la eficacia de las estrategias variará de acuerdo con cada región específica, el con-tenido del seminario deberá adaptarse de manera que incluya el debate sobre problemas pertinentes a cada región y las estrategias de desarrollo del cuadro social que resulten más eficaces para abordar dichos problemas.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL �

Temas recomendados por la Directiva

En el seminario deberán tratarse los problemas del distrito relacionados con el cuadro social, entre ellos:

• Importancia del desarrollo del cuadro social

• Retención

• Captación de socios

• Organización de clubes nuevos

• Recursos

Aspectos logísticos

La Junta Directiva de RI recomienda que el Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social se lleve a cabo en abril o mayo inmediatamente después de la Asamblea de Distrito y que su duración sea de medio día o un día completo.

Participantes

Entre los participantes del seminario se incluyen:

• Asistentes

– Presidentes electos de club

– Miembros entrantes del Comité de Desarrollo del Cuadro Social de los clubes

– Miembros entrantes del Comité Distrital de Extensión

– Miembros entrantes del Comité Distrital de Relaciones Públicas

– Miembros entrantes del Comité Distrital de La Fundación Rotaria

– Miembros entrantes de los Comités Distritales a cargo del los programas

– Asistentes del gobernador

– Gobernador propuesto

– Ex participantes en programas de RI y la Fundación (ex becarios)

– Todo otro rotario interesado en participar

• Gobernador electo (responsable general del programa)

• Instructor distrital (brinda asesoría sobre los aspectos relacionados con la capacitación durante el seminario)

• Miembros entrantes del Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social (responsables de planificar y dirigir el seminario)

• El equipo de capacitación del seminario (responsable de conducir las sesiones de los grupos de discusión):

– Coordinadores regionales de RI para el desarrollo del cuadro social (RRIMC)

– Coordinadores de zona para el desarrollo del cuadro social (RIMZC)

– Ex gobernadores de distrito cualificados


– Otros rotarios con experiencia en el tema, tales como:

El presidente del Comité Distrital de Relaciones Públicas

El presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria

Los presidentes de los Comités Distritales a cargo de los programas

El coordinador regional de La Fundación Rotaria (CRFR)

El coordinador de los ex participantes en programas (ex becarios) de La Fundación Rotaria

Promoción de la asistencia al seminario

La asistencia al seminario es voluntaria, los rotarios deben estar interesados en participar. Los distritos decidirán si promueven el seminario entre todos los rotarios o centran la labor de promoción entre los rotarios que ocupan cargos de liderazgo relacionados con el cuadro social.

Promoción general del seminario

• Cerciórese de que el contenido del seminario aborde las necesidades de los participantes y los intereses de los rotarios del distrito.

• Promueva el programa de la reunión, a efectos de que los rotarios conoz-can de qué se tratará y entiendan de qué modo los beneficiará.

• Programe el seminario en una fecha y ubicación conveniente para todos los rotarios del distrito.

Inscripción abierta a todos los rotarios interesados

• Promueva este evento como una reunión que se celebra conjuntamente con la asamblea de distrito.

• Incluya información y materiales de promoción acerca de esta reunión en la carta mensual del gobernador y en la página web del distrito. Proporcione información sobre la persona con quien se deberá contactar y los datos pertinentes para quienes deseen recabar más información en línea.

• Envíe los materiales de inscripción para el Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social junto con el formulario de inscripción para la asamblea de distrito.

Inscripción abierta a rotarios seleccionados según criterios específicos

• Prepare una lista con los nombres de todos los rotarios cualificados del distrito. Para ello, solicite a los asistentes del gobernador y a los presiden-tes electos de los clubes que le suministren los nombres de los rotarios que cumplirán funciones relacionadas con el cuadro social el año entrante.

• Envíe a dichos rotarios una carta de invitación y los materiales de inscrip-ción al seminario, al menos con dos meses de antelación. Envíe recorda-torios a medida que se aproxima la fecha de la reunión.

• Solicite a los asistentes del gobernador que hagan el seguimiento median-te un llamado telefónico o correo electrónico.


Reconocimiento

El reconocimiento que se brinde a todos los participantes por la contribución efectuada al éxito de la reunión, los motivará a trabajar en el desarrollo del cuadro social durante el año venidero. Estudie la posibilidad de brindar recono-cimiento a los participantes al concluir el seminario de una manera apropiada al entorno cultural (por ejemplo: un certificado o un banderín) a fin de agradecer-les el tiempo y esfuerzo que dedicaron al seminario.

Programa

El objetivo de la guía para dirigentes es proporcionar el material de apoyo a las sesiones que figuran en este modelo de programa de tres horas de duración.

Desde HastaDuración que se recomienda Componentes del programa

30 min. Inscripción

30 min. Sesión plenaria de apertura

30 min. Primera sesión de discusión: Captación de socios

30 min. Segunda sesión de discusión: Retención

30 min. Tercera sesión de discusión: Organización de clubes nuevos

30 min. Discusiones de mesa redonda: Ex participantes en programasCapacitación permanenteDiversidadFamilias de los rotariosClubes con cuadro social numerosoOrientación de socios nuevosRelaciones públicasProyectos de servicioClubes con cuadro social reducido (menos de 20 socios)

30 min. Sesión plenaria de clausura

Modifique este programa de manera que satisfaga las necesidades de su distrito e incluya los períodos de transición, descansos y una comida, si correspon-diera. Si se añaden temas al programa, prepare guías para las sesiones a fin de ayudar al dirigente de capacitación a conducir cada sesión.

Al implementar el programa, tenga presente las siguientes sugerencias:

• A fin de que los temas adquieran mayor interés, utilice ejemplos específi-cos del distrito.

• Aplique técnicas de capacitación adecuadas a los usos del país, tomando como base las necesidades del distrito.

Santiago Hernandez

Cross-Out

Santiago Hernandez

Replacement Text

Actividad


• Añada interés al programa mediante el uso de modalidades variadas, in-cluidos paneles de discusión, presentaciones audiovisuales y actividades en grupo (consulte “Otras actividades” en la página 7).

Utilice las fuentes disponibles de información regional y distrital:

• La sección “Membership” (Cuadro social), en www.rotary.org, en la cual encontrará recursos, la lista de las prácticas más eficaces para la capta-ción y retención, y estadísticas distritales, regionales y mundiales sobre el desarrollo del cuadro social.

• Los informes sobre socios, en la “Página de ingreso para los rotarios” de www.rotary.org.

• Publicaciones complementarias regionales de la Guía para el aumento del número de socios (417-SP).

• Resultados de las encuestas de club y distrito.

• El coordinador regional de RI para el desarrollo del cuadro social y el coordinador de zona de RI para el desarrollo del cuadro social.

Formación de los dirigentes de capacitación

Probablemente, los dirigentes de capacitación seleccionados para participar en una reunión en especial contarán con experiencia en distintas áreas. La instrucción que se brinde a los dirigentes de capacitación dotará de coheren-cia y uniformidad la capacitación que impartan. El instructor distrital deberá planificar y dirigir esta capacitación al menos dos semanas antes del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social, si es posible. Dicha capacitación se centrará en desarrollar las habilidades para moderar y brindarles a los diri-gentes de capacitación la oportunidad de practicar una de las sesiones (para mayor información, consúltese el capítulo 2 del Manual del instructor distrital). Proporcione a los dirigentes de capacitación los siguientes materiales:

Antes del seminario

• “Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes” (páginas 5-9)

• Guías para las sesiones que les corresponderá moderar

• Un ejemplar del programa del seminario

Durante el seminario

• Transparencias y Hojas de trabajo para las sesiones que moderarán

• Un rotafolio y rotuladores, si es necesario

Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes

Aunque la Guía para dirigentes brinda un marco instructivo básico a los diri-gentes de capacitación, a fin de que aborden los temas recomendados por la Directiva, no trata asuntos regionales específicos y no puede reemplazar los conocimientos de Rotary en el ámbito local y la experiencia que cada uno de los dirigentes puede ofrecer a los participantes. Se anima a los dirigentes de capacitación a adaptar las sesiones de acuerdo con sus propias experiencias y


conocimientos, a fin de elaborar un programa pertinente para los funcionarios de su distrito. Es con este fin que se proporcionan las versiones electrónicas de la guía y las diapositivas. Antes de utilizar las diapositivas, anote el número de su distrito y adáptelas a las circunstancias, según corresponda. Podrá añadir fotografías relacionadas con las actividades y proyectos implementados en su distrito. Encontrará información acerca de temas y tendencias de su región en la sección “Cuadro social” de www.rotary.org.

Esta guía contiene tres tipos de guías para las sesiones:

1. En las sesiones plenarias se utilizan discursos y presentaciones audio-visuales para transmitir información inspiradora y motivadora.

2. En las sesiones de grupos de discusión con moderador, en las cuales participan de 15 a 25 personas, el dirigente de capacitación, que se des-empeña como moderador, utiliza preguntas para guiar la discusión. Este método motiva a los participantes a compartir sus propios conocimientos y experiencia y a aprender de sus colegas. Los dirigentes de capacitación deberán adaptarse a las circunstancias, permitiendo que las discusiones fluyan, a la vez que aseguran que se aborde el tema en su totalidad. Para obtener más información al respecto, consulte el Manual para el instructor distrital (246-SP).

3. En las discusiones de mesa redonda, grupos de menos de 10 personas debaten temas de manera informal. A través de este método, los partici-pantes tienen varias opciones de selección, además de motivar una mayor participación. Proporcione a los participantes de cada mesa redonda la correspondiente hoja de preguntas de discusión. Dichas preguntas deberán incluir los asuntos regionales que cada distrito añadió a la Guía para dirigentes. En esta modalidad, el dirigente de capacitación actúa más como recurso que como guía.

Preguntas para facilitar la discusión

A manera de ejemplo, se ofrecen preguntas a los dirigentes de capacitación que podrán formular a los participantes a fin de facilitar la discusión sobre concep-tos fundamentales.

Ejemplos de respuestas

Son posibles respuestas de los participantes a las preguntas formuladas. El diri-gente de capacitación podrá utilizar estos ejemplos para facilitar la discusión si los participantes encontraran dificultades para responder. No es necesario dar a los participantes todos los ejemplos de respuestas.

Puntos fundamentales

Estos puntos ayudan al dirigente de capacitación a enfatizar los conceptos fundamentales de manera concisa y deberán compartirse con el grupo. Se recomienda que los dirigentes de capacitación expresen estas ideas utilizando sus propias palabras.

Notas para el dirigente de capacitación

Contienen información, sugerencias e instrucciones para ayudar al dirigente de capacitación a conducir las sesiones de trabajo.


Indicadores de que se debe proyectar una transparencia

Los dibujos del “proyector” que aparecen en el texto sirven como puntos de referencia para indicar al dirigente de capacitación que es el momento de exhibir una transparencia. Las transparencias de la presente Guía para dirigen-tes se incluyen en el CD-ROM adjunto (también pueden descargarse en www.rotary.org), de modo que puedan adaptarse para satisfacer las necesidades del distrito.

Indicadores de hojas de trabajo

Indican al dirigente de capacitación que debe remitirse a una hoja de trabajo. Las hojas de trabajo se anexan al final de cada guía. Los dirigentes de capacita-ción deben distribuir las hojas de trabajo al principio de cada sesión.

Otras actividades

La moderación de las discusiones de grupo es un método de capacitación de adultos cuya eficacia ha sido comprobada. Sin embargo, ocasionalmente es conveniente variar las técnicas de presentación a fin de mantener la atención de los participantes y aumentar la retención de conceptos. Por consiguiente, es recomendable que los moderadores traten de incluir las siguientes técnicas:

1. Piense, discuta con un compañero, comparta con el grupo

En esta actividad, los participantes consideran temas en forma indepen-diente, discuten dichos asuntos con un compañero y luego comparten las ideas con el grupo, si es pertinente. Mediante este procedimiento se brinda la oportunidad a todos los participantes de hablar y se fomenta el intercambio de ideas.

2. Repaso

Si hay tiempo disponible al final de la sesión, los dirigentes de capacita-ción exhortan a los participantes a preparar una o dos preguntas de repa-so. Luego, un participante formula una de estas preguntas a otro miem-bro del grupo. Después de responder, dicho participante formula una de sus preguntas a otro compañero. De la misma manera, las preguntas de repaso pueden plantearse al grupo completo para ser analizadas.

3. Recopilador de ideas

Al final de la sesión, cada participante escribe en un papel un concepto fundamental de la sesión y la aplicación práctica del mismo. El dirigente de capacitación recopila todas las ideas y luego las redistribuye a diferen-tes participantes para que las lean en voz alta al resto del grupo. De esta forma, cada participante recibe una nueva idea para ser aplicada en su club.

4. Autoevaluación

Periódicamente durante la sesión, el dirigente de capacitación solicitará a dos de los participantes que reseñen verbalmente el segmento que se ha discutido. Se deberá exhortar a cada participante a aportar ideas adicio-nales que sus compañeros no hayan mencionado.


5. Rotafolios

Durante la discusión de preguntas importantes, el dirigente de capaci-tación podrá solicitar a un voluntario que escriba las respuestas de los participantes en el rotafolio. Esto permite al grupo repasar los puntos importantes de la sesión y ofrece un cuadro panorámico de los temas discutidos. El rotafolio también puede utilizarse para tomar notas sobre temas o preguntas que podrían abordarse mejor al final de la sesión.

6. Votaciones

Los participantes podrán indicar sus preferencias entre la lista de temas de la sesión, colocando una marca al lado de uno o dos de los temas que más les interesen. De esta manera, podrán leer y evaluar la información complementaria sobre dicho(s) tema(s), a fin de mejorar la retención de los conceptos. Además, esta actividad incorpora movimiento y permite al dirigente de capacitación obtener de manera rápida una idea de las necesidades del grupo.

7. Grupos nuevos

Los participantes se unen a un grupo de discusión basándose en un interés común, por ej.: un pasatiempo, para responder una pregunta o colaborar en el estudio de un caso práctico. Esta actividad incorpora el movimiento y puede propiciar una mayor energía de parte de los participantes.

Evaluación

La evaluación les permite a los organizadores conocer los puntos débiles y fuertes de la reunión y utilizar la información contenida en los formularios para mejorar los seminarios de capacitación futuros. Se debe asignar suficien-te tiempo en el programa de la reunión para que los participantes completen las evaluaciones. En las páginas 9-10 se incluye un modelo del formulario de evaluación, el cual podrá ser adaptado a las circunstancias del distrito. Los resultados de la evaluación deberán comunicarse al gobernador electo, el go-bernador propuesto y el presidente entrante del Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social. La información obtenida es para uso exclusivo del distrito.

Los dirigentes de capacitación del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social deberán evaluar el contenido y la logística de la capacitación que reci-bieron, al igual que la importancia de esta actividad dentro de los preparativos para asumir sus responsabilidades en el seminario. El formulario de evaluación que figura en las páginas 11-12 deberá rellenarse después de haber conducido sus sesiones de discusión del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social para evaluar tanto su preparación anterior al seminario como el semina-rio mismo. Adapte el modelo de formulario de evaluación según las circuns-tancias específicas.


Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social Evaluación de los participantes

Agradecemos el interés y el tiempo que dedique a responder las preguntas contenidas en este formulario. Sus respuestas son esenciales para evaluar la eficacia de nuestra metodología de capacitación y nos ayuda-rán a mejorar los futuros seminarios.

Datos del participante

Indique el cargo que ejercerá durante el año rotario entrante.

Presidente de club Secretario de club Integrante de la directiva del club

Presidente de comité del club Integrante de comité del club

Asistente del gobernador Presidente de comité distrital Integrante de comité distrital

Otro:

Elementos del programa

Lea las siguientes frases y marque el casillero más apropiado (sólo uno).

El aspecto más eficaz del programa consistió en proveerme de información de utilidad sobre:

Retención Captación de socios

Organización de clubes nuevos Tendencias respecto al desarrollo del cuadro social

Otro:

El aspecto menos eficaz del programa consistió en la insuficiencia o carencia de información sobre:

Retención Captación de socios

Organización de clubes nuevos Tendencias respecto al desarrollo del cuadro social

Otro:

Encierre en un círculo el número que mejor refleja su evaluación de las declaraciones que figuran más abajo. Utilice la siguiente escala:

1 = Totalmente en desacuerdo 2 = En desacuerdo 3 = De acuerdo 4 = Totalmente de acuerdo

1. Los temas analizados en las sesiones de trabajo tuvieron relación con mi función de dirigente. 1 2 3 4

2. El grupo formuló ideas prácticas que quiero utilizar. 1 2 3 4

3. Estoy seguro de que recordaré y utilizaré gran parte de los conocimientos adquiridos en el seminario. 1 2 3 4

4. Los oradores de las sesiones plenarias fueron inspiradores. 1 2 3 4

5. Los dirigentes de capacitación moderaron bien las discusiones de grupo. 1 2 3 4

6. Durante la capacitación, se utilizó una adecuada variedad de métodos de instrucción. 1 2 3 4

Mencione sugerencias específicas sobre cómo abordar los temas tratados a fin de mejorar los Seminarios de Desarrollo del Cuadro Social en el futuro:



Utilice la escala siguiente para calificar su participación en este seminario.


1. Se me comunicó con suficiente antelación la fecha de la celebración del Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social. 1 2 3 4

2. El material de inscripción incluyó toda la información necesaria. 1 2 3 4

3. La fecha del seminario resultó conveniente. 1 2 3 4

4. El seminario se llevó a cabo en una sede convenientemente ubicada. 1 2 3 4

Mencione los temas que deberían haberse incluido en el seminario:

Comentarios o sugerencias adicionales:

Deseo recibir información sobre:

Nombre (opcional)

Nombre del club (opcional)

Información de contacto (opcional)

Agradecemos que dedique tiempo a rellenar este cuestionario.


Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social Evaluación de los dirigentes de capacitación

En su calidad de dirigente de capacitación, la opinión que usted tenga en cuanto a su propia capacitación y al programa y materiales del seminario es muy valiosa. La información que usted proporcione nos ayu-dará a completar los preparativos para el próximo año. Le agradecemos nuevamente su interés en prestar servicio como dirigente de capacitación y el tiempo que dedique a evaluar esta reunión.

Capacitación previa al seminario

Asistí a una sesión de capacitación previa al seminario. Sí No

Si respondió “no”, pase a la sección “Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social”.

Utilice la escala siguiente para calificar su participación en la sesión de capacitación previa al seminario.


1. El tiempo dedicado a cubrir los temas fue adecuado. 1 2 3 4

De no haber sido suficiente el tiempo asignado, indique los temas concretos afectados:

2. La duración de la reunión de capacitación fue adecuada. 1 2 3 4

3. Tuve suficiente tiempo para prepararme entre la sesión de capacitación previa al seminario y el seminario propiamente dicho. 1 2 3 4

4. La capacitación me preparó para mi papel como dirigente de capacitación del seminario. 1 2 3 4

¿De qué forma se puede mejorar la sesión previa al seminario?

Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social

Utilice la escala siguiente para calificar su participación en este seminario.


Sesiones

1. Los temas se trataron adecuadamente en cada sesión. 1 2 3 4

Mencione los temas que no se trataron adecuadamente:

2. El material de capacitación resultó eficaz en mi grupo de discusión. 1 2 3 4

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL 1�

3. En general, los participantes en las sesiones a mi cargo comprendieron el material presentado. 1 2 3 4

Mencione los temas que no se comprendieron adecuadamente:

4. El diseño de los materiales de capacitación facilitó la participación y el aprendizaje. 1 2 3 4

5. Las transparencias y hojas de trabajo contribuyeron positivamente al aprovechamiento de la instrucción por parte de los participantes. 1 2 3 4


1. El tamaño de las salas donde se efectuaron las sesiones fue adecuado. 1 2 3 4

2. La fecha de la reunión fue conveniente. 1 2 3 4

3. La ubicación fue conveniente. 1 2 3 4

Mencione los temas que debieron haberse incluido en el seminario:

¿Cómo se podría mejorar el seminario?

Comentarios adicionales:

Agradecemos su colaboración al rellenar este cuestionario.


Sesión plenaria de apertura (30 minutos)

La sesión plenaria de apertura le ofrece la oportunidad al gobernador electo de marcar el tono del seminario. Deberá servir como marco de referencia para informar, motivar e inspirar a los participantes durante todo el seminario. Esta sesión plenaria de apertura incluirá los siguientes aspectos fundamentales:

Propósito y metas del seminario

• Explique de qué modo el seminario constituye una oportunidad para discutir los problemas específicos del cuadro social en el distrito y los clubes, y para elaborar estrategias que aborden dichos problemas.

Importancia del desarrollo del cuadro social

• Explique cómo el aumento de socios en el distrito redundará en mejores oportunidades de servicio y compañerismo en los clubes, el distrito y RI.

• Ofrezca un panorama general de los programas de reconocimiento: Premio de RI para el Desarrollo y la Extensión del Cuadro Social y Reconocimiento por Iniciativas para el Desarrollo del Cuadro Social.

Metas del distrito

• Mencione las metas para el desarrollo del cuadro social del distrito res-pecto a la retención, captación y formación de clubes nuevos.

• Presente a los líderes distritales que apoyarán a los clubes en su labor de desarrollo del cuadro social (asistentes entrantes del gobernador, y miem-bros entrantes de los Comités Distritales de Desarrollo del Cuadro Social, Extensión y Relaciones Públicas).

Tendencias del cuadro social para los clubes

• Proporcione estadísticas sobre el desarrollo del cuadro social en el ámbito mundial, regional y distrital, basadas en el tamaño del club, y sexo, edad y cargo de los socios.

Nota: Las estadísticas están disponibles (en inglés) en la sección “Membership” (www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/membership/index.html).

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Sesión plenaria de apertura 1�

Asuntos relacionados con el cuadro social

• Prepare una lista con los problemas de cuadro social que enfrentan los clubes del distrito y de qué manera los dirigentes distritales ayudarán a los clubes.


• Repase el programa de actividades, incluido el tiempo dedicado a los descansos y las comidas, si correspondiera.

• Explique los aspectos logísticos de las sesiones de grupos de discusión y de mesa redonda.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Primera sesión: Retención 1�

NOTAS

Primera sesión

Retención

(30 minutos)

Objetivos de la sesión Al finalizar la sesión, los participantes serán capaces de:

1. Distinguir los desafíos relacionados con la retención que encaran los clubes del distrito.

2. Determinar las estrategias a través de las cuales se abordarán los desafíos relativos a la retención.

MaterialesTransparencias

1. Título de la sesión: Retención

2. Objetivos de la sesión

Hojas de trabajo

1. Retención

2. Retención: Estudio de caso

3. Perfil de socios dados de baja

Componentes de la sesiónBienvenida y objetivos de la sesión de capacitación 5 minutos

La retención en el club 15 minutos

Estudio de un caso práctico 10 minutos

• Para obtener información de Rotary actualizada, visite www.rotary.org.

• Para obtener más información sobre los diversos componentes de esta sesión, solicite al instructor distrital un ejemplar del impreso “Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes”.

• Nota para el dirigente de capacitación: Antes de comenzar, trace una línea vertical en una hoja de rotafolio y titule las columnas Desafíos y Soluciones respectivamente.


NOTAS

Bienvenida y oBjetivos de la sesión de caPacitación (5 minutos) de a

TranSParencia1Títulodelasesión:retención


— Preséntese a los participantes y explique su función como moderador de la discusión y para ayudar a los participan-tes a encontrar respuestas a las preguntas que pudieran surgir.

— Explique lo que espera del grupo, aclare que todos los comentarios son bienvenidos y aceptados, si se autoriza el uso de teléfonos celulares en el recinto de la sesión, si se permite a los participantes retirarse del salón, etc.

— Pida que los participantes modifiquen o añadan puntos a la lista de expectativas.

— Repase los objetivos de la sesión de capacitación con los participantes.

TranSParencia2Objetivosdelasesión

remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO1retención


— Enumere las secciones de la hoja de trabajo correspondiente a la sesión dedicada a la retención: la lista de recursos, el espacio para anotar las ideas relacionadas con la retención y la información de contacto, y la sección para anotar los pasos para efectuar el seguimiento después de concluido el seminario.

— Exhorte a los participantes a utilizar esta hoja de trabajo durante la sesión.

Distrito XXXX


Sesión 1:Retención

Transparencia 1

Distrito XXXX


• Conocer los problemas de los clubes

respecto a la retención de socios.

• Determinar las estrategias para

abordar dichos desafíos.

Objetivos de la capacitación

Transparencia 2


NOTAS

la retención en el cluB (15 minutos) de a


— En los espacios provistos abajo inserte los datos distritales o regionales.

— Utilice las estadísticas disponibles en la sección “Membership” de www.rotary.org para determinar cuál sería el índice de aumento del cuadro social en el distrito o región si se re-tuviera a todos los socios.


• La retención significa mantener el número de socios con que cuenta el club.

• Los clubes rotarios de nuestro distrito o región pierden aproximadamente el _____ % de socios por año.

• Si los clubes de nuestro distrito o región retuvieran a todos sus socios, el cuadro social de nuestro distrito o región aumentaría en un _____ %, es decir, _____ rota-rios por año.

• Teniendo en cuenta este aumento, los clubes rotarios podrían incrementar:

— el servicio en su comunidad y en las comunidades de otros países;

— la participación en los programas de La Fundación Rotaria, como los proyectos de Subvenciones Compartidas y el Intercambio de Grupos de Estudio;

— las donaciones a la Fundación;

— la participación en el liderazgo distrital.

¿Por qué los rotarios de su club renuncian a la afiliación?


NOTAS

Nota para el dirigente de capacitación

— En el rotafolio, debajo de “Desafíos” y “Soluciones”, anote las respuestas de los participantes a las siguientes preguntas:

¿Qué desafíos enfrenta su club con respecto a la retención?

¿De qué manera aborda el club dichos desafíos?

¿Cuáles son las estrategias para aumentar el índice de retención?


— Invitar a todos los rotarios a participar de manera per-sonal en los proyectos, actividades y comités del club y el distrito.

— Alentar a todos los socios del club a que conozcan a los socios nuevos.

— Utilizar encuestas para determinar qué elementos son im-portantes para los socios e implementa las sugerencias.

— Planificar programas semanales que abordan temas de importancia para los socios.

— Celebrar periódicamente asambleas de club para analizar las actividades que los socios desean continuar implemen-tando y las que desean cambiar.

— Realizar encuestas entre los socios que renuncian a la afiliación para determinar los problemas y desafíos que enfrentan el club y los socios.

— Revisar los proyectos en marcha a fin de verificar que aún son relevantes para los socios.

— Organizar sesiones de formación permanente para man-tener al día a los socios sobre las actividades del club, el distrito y Rotary International.


NOTAS

estudio de un caso Práctico (10 minutos) de a


• A fin de implementar una buena estrategia de retención, los dirigentes del club deben entender quiénes son los socios que se dan de baja y cuáles son las razones.

• Una vez recopilada dicha información, se podrá desa-rrollar y llevar a la práctica estrategias que satisfagan las expectativas de grupos específicos de socios, mejorando así los índices de retención.

remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO2retención:estudiodecaso


— El propósito de este ejercicio es hacer que los participantes completen, trabajando en grupo, un “perfil de socios dados de baja”. De este modo, es más probable que utilicen el “perfil de socios dados de baja” en su propio club.

— Divida a los participantes en pequeños grupos de cuatro a seis personas.

— Conceda cinco minutos para que los grupos completen la hoja de trabajo 2.

— Si los participantes necesitan más datos, remítalos a la sección “Cómo utilizar la información” de la hoja de trabajo 3.

¿Qué grupo renuncia a la afiliación más frecuentemente?

¿Cuáles son los posibles motivos?

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Primera sesión: Retención �0

NOTAS¿Cómo puede el club mejorar los índices de retención dentro de este grupo?

remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO3Perfildesociosdadosdebaja


• Una manera de entender mejor los singulares patrones de retención del club es a través del “perfil de socios dados de baja”.

• En la hoja de trabajo 3 se enumeran varios motivos por los cuales los diferentes grupos renuncian a la afiliación, y las estrategias para mejorar los índices de retención entre dichos grupos.

¿Cuál es la lección más valiosa que aprendieron durante esta sesión?


— Repase los objetivos de la sesión de capacitación, a fin de verificar que todos los temas fueron tratados adecuada-mente.

— Conteste a todas las preguntas que los participantes for-mulen.

— Pídales que completen la hojas de trabajo 1.

— Agradezca la asistencia a todos los participantes.

Se cierra la sesión.


NOTASHoja de trabajo 1. Retención

Recursos

Publicación

El ABC de Rotary (363-SP)

Guía para el aumento del número de socios (417-SP)

Tarjetas de identificación de socio*

Orientación de socios nuevos (414-SP)

Catálogo de RI (019-SP)

Premio de RI para el Desarrollo del Cuadro Social y la Extensión (901-SP)

Información básica sobre Rotary (595-SP)

El mundo de Rotary (050-SP)

Esto es Rotary (001-SP)

¿Qué es Rotary? (419-SP)

Materiales audiovisuales

Historia de Rotary [video] (921-SP)

The Rotarian: La revista en video (510-MU)

El sitio web de RI (www.rotary.org)

Centro de descarga de materiales

Sección “Membership”

Juego de Hojas de trabajo

Ideas Persona de enlace

1.

2.

3.

4.

5.

Actividades

•

•

•

* Puede adquirirse a través de los concesionarios autorizados.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Primera sesión: Retención ��

NOTASHoja de trabajo �. Retención: Estudio de caso Ayude a este club rotario a determinar en qué aspectos debería centrar su labor de retención. Utilizando la lista de socios dados de baja que figura en la “Página de ingreso para los rotarios”, en www.rotary.org, determine durante cuánto tiempo cada socio permaneció afiliado al club.

Lista de socios dados de baja – Club Rotario de Port Town

NombreFecha de admisión Fecha de baja Clase de socio Situación

Duración de la afiliación (años y meses)

Rotario A 01.11.97 01.12.98 Activo Dado de baja

Rotario B 01.06.88 01.11.02 Activo Dado de baja

Rotario C 01.07.97 01.12.98 Activo Dado de baja

Rotario D 01.05.01 01.08.03 Activo Dado de baja

Rotario E 01.04.94 01.04.96 Activo Dado de baja

Rotario F 01.07.04 01.09.04 Activo Dado de baja

Rotario G 01.07.94 01.10.96 Activo Dado de baja

Rotario H 01.01.86 01.09.89 Activo Dado de baja

Rotario I 01.07.94 01.11.97 Activo Dado de baja

Rotario J 01.04.95 01.12.00 Activo Dado de baja

Rotario K 01.02.78 01.05.05 Activo Dado de baja

Rotario L 01.03.85 01.06.88 Activo Dado de baja

Rotario M 01.03.86 01.06.04 Activo Dado de baja

Rotario N 01.06.91 01.08.92 Activo Dado de baja

Rotario O 01.07.80 01.09.97 Activo Dado de baja

Utilice la información de la columna “Duración de la afiliación” para determinar cuántos socios renuncia-ron a la afiliación después de haber permanecido afiliados durante cada uno de los siguientes períodos:

Duración de la afiliación Número de socios dados de baja

menos de un año

1 a 2 años

2 a 3 años

3 a 5 años

5 a 10 años

más de 10 años

¿Qué grupo(s) renuncia(n) a la afiliación más frecuentemente?


NOTAS¿Cuáles son los posibles motivos? Analice por qué dicho grupo renuncia con más frecuencia.

¿Cómo puede el club retener a estos socios?

Para mayor información, consulte la hoja de trabajo 3: Perfil de socios dados de baja


NOTASHoja de trabajo 3. Perfil de socios dados de bajaPara entender cabalmente los puntos débiles y fuertes de un club con respecto a la retención de socios, es importante conocer durante cuánto tiempo los socios permanecen afiliados antes de renunciar y cuáles son los motivos. El “perfil de socios dados de baja” clasifica por grupos a los rotarios que renunciaron a la afiliación según el período durante el cual permanecieron afiliados. Al conocer estas tendencias, usted podrá determinar en qué momento la mayoría de los socios renuncian, lo cual le permitirá adaptar las estrategias de su club a las necesidades de ese grupo específico.

Antes de comenzar, decida cuál será el período que analizará. Recomendación: Al restringir la lista de socios dados de baja a los últimos cinco años, podrá analizar las tendencias actuales de su club y poner en marcha estrategias de retención adecuadas.

Instrucciones

Puede completar este perfil a mano o utilizando un programa de hoja de cálculo (spreadsheet) de compu-tadora. Se incluyen instrucciones detalladas en la sección “Membership” de www.rotary.org.

1. Solicite que el presidente o secretario de su club ingrese en la “Página de ingreso para los rotarios” de www.rotary.org, e imprima o copie en una hoja de cálculo electrónica la lista de socios dados de baja del club (todos los rotarios que ya no pertenecen al cuadro social del club).

2. Borre de dicha lista toda información repetida o en la cual la fecha de finalización sea anterior o coinci-da con la fecha de inicio. Estos errores no pueden ser removidos de la base de datos de RI y, si usted no los borra, distorsionarán el análisis.

Si decidió limitar el análisis a los últimos cinco años, proceda a borrar toda la información fechada antes de la fecha seleccionada para el análisis.

3. Utilizando las cifras de las columnas tituladas “fecha de admisión” y “fecha de baja”, calcule el número de años y meses que cada socio permaneció afiliado al club antes de ser dado de baja.

Si utiliza una hoja de cálculo, inserte una nueva columna para calcular el período de afiliación (reste la fecha de admisión de la fecha de finalización y divida el resultado por 365 días (cerciórese de que las cifras de la nueva columna estén formateadas como números, no como fechas).


NOTAS

4. Cuente el número de socios en cada una de las siguientes categorías (según los años en Rotary) y calcu-le el porcentaje de socios dados de baja.

Duración de la afiliación Número de socios dados de baja

Porcentaje de socios dados de baja

Menos de 1 año: %

1 a 2 años: %

2 a 3 años: %

3 a 5 años: %

5 a 10 años: %

Más de 10 años %

Busque la(s)(s) cifra(s) más alta(s), o sea, el/los grupo(s) en los cuales el club deberá concentrar la labor de retención. También puede crear un gráfico y determinar los puntos máximos de convergencia de las líneas del gráfico.

Utilice el “perfil de socios dados de baja” para comparar las tendencias y determinar si la labor de re-tención del club ha dado buenos resultados. Para ello, deberá crear un gráfico con la tendencia del año rotario finalizado recientemente y un segundo gráfico con información de un año anterior; por ejem-plo: un gráfico para 2005-2006 y otro para 2002-2003.

Cómo utilizar la información del perfil de socios dados de baja

Una vez localizado(s) el/los grupo(s) con el índice más bajo de retención, deberá encontrar las razones por las cuales se produce la deserción. Una manera de lograrlo es realizando una encuesta entre los socios que renuncian. En la Guía para el aumento del número de socios (417-SP) se incluye un modelo de la encuesta y las instrucciones correspondientes. Una vez que determinó los motivos, deberá analizar las estrategias de retención que aplicará según el grupo.

RI ha compilado gran cantidad de información respecto a los principales motivos de deserción en cada grupo, los cuales se indican más abajo, así como diversas estrategias de retención que se pueden utilizar para cada grupo.

Menos de un año y entre uno y dos años

Razones: Muchos socios renuncian antes de que transcurran dos años, porque antes de afiliarse no reci-bieron adecuada información respecto a las responsabilidades que conlleva la afiliación, o no se les brindó capacitación adecuada sobre Rotary después de su instalación. Muchos rotarios tienen dificultades para cumplir con los requisitos de asistencia a las reuniones o las obligaciones económicas para con RI. Otros no se identifican con las actividades del club y no han visto cumplidas sus expectativas de compañerismo.


NOTASEstrategias: Deberá enfocar sus esfuerzos de retención en la capacitación previa e inmediatamente poste-rior a la afiliación. Cerciórese de que los posibles socios reciban amplia información sobre las responsa-bilidades y los beneficios profesionales que implica la afiliación al club. Ponga en marcha un programa eficaz de orientación para socios nuevos, y exhórtelos a participar inmediatamente en las actividades y proyectos del club. A fin de ayudar a los socios nuevos a establecer redes de contactos, se pueden organi-zar eventos relacionados con el desarrollo profesional y hacer que cada socio nuevo trabaje junto con un rotario con experiencia, el cual actuará como mentor.

De dos a tres años

Razones: Muchos socios renuncian después de transcurridos dos o tres años porque creen que las acti-vidades del club no reflejan sus intereses y no han visto cumplidas sus expectativas de compañerismo. Además, tienen dificultades para cumplir con los requisitos de asistencia a las reuniones, debido a que éstas interfieren con otras prioridades.

Estrategias: Inste a los socios a formar parte de más comités del club y desempeñar cargos de liderazgo. Así, percibirán que participan más en la toma de decisiones sobre las actividades del club, se sentirán más incentivados para cumplir los requisitos de asistencia y procurarán que Rotary sea una de sus máximas prioridades. Es posible, incluso, que aporten ideas para impulsar las actividades de compañerismo en el club. Haga participar a los rotarios comprendidos en esta categoría en los programas para jóvenes, ha-ciendo que el club actúe como anfitrión de un estudiante de Intercambio de Jóvenes, o que sirvan como personas de enlace con los clubes Rotaract o Interact.

De tres a cinco años

Razones: Muchos socios abandonan el club después de este período porque no se cumplieron sus expec-tativas en cuanto al compañerismo y no están satisfechos con la dirigencia del club. Otros socios tienen dificultades para cumplir con los requisitos de asistencia a las reuniones, debido a que éstas interfieren con otras prioridades personales o profesionales.

Estrategias: Exhorte a los integrantes de este grupo a postularse para los cargos máximos de liderazgo del club (presidente, secretario, presidente de comité). De esta forma, percibirán que ejercen más control sobre las actividades que implementa el club y que están más vinculados con sus compañeros del club. Aquellos que ya desempeñan cargos de liderazgo en el club, es posible que estén interesados en participar en proyectos distritales. Asimismo, puede concentrar sus esfuerzos en la capacitación permanente de los socios o darle nuevos bríos a las actividades del club, a fin de que los socios continúen participando y asistiendo todas las semanas a las reuniones, y sientan que se han cumplido sus expectativas de compañerismo.

De cinco a diez años

Razones: Muchos socios abandonan el club después de este período porque no se cumplieron sus expec-tativas de compañerismo y no están satisfechos con la dirigencia del club. Otros se jubilan o se mudan.

Estrategias: Deberá exhortar a los integrantes de este grupo a participar en más actividades distritales. Es posible que deseen colaborar en la organización de la Conferencia de Distrito o en integrar un comité dis-trital. La participación de estos socios en el ámbito distrital podría ayudarles a entablar nuevas amistades y contactos, y a conocer la labor de Rotary más allá del entorno del club. Estos rotarios también podrían estar interesados en afiliarse a una Agrupación de Rotary, para compartir intereses comunes. Si se produ-cen muchas deserciones debido a que los rotarios se jubilan, recuérdeles que esta fase de sus vidas no es obstáculo ni impedimento para permanecer afiliados a Rotary. Si hay muchos casos de mudanzas a otras localidades, cerciórese de transmitir a los clubes de dichas áreas la información de contacto de dichos rotarios, o pídales que rellenen el “Formulario de cambio de domicilio”, disponible en la sección “Cuadro social” de www.rotary.org.


NOTASMás de 10 años

Razones: Numerosos socios renuncian a su afiliación debido a que los programas del club no captan su interés. Otros desertan porque se jubilan o tienen obligaciones de orden familiar. Muchos otros renuncian debido a problemas de salud o limitaciones económicas.

Estrategias: Exhorte a los rotarios de este grupo a desempeñar más puestos de liderazgo en el distrito (asistente del gobernador, gobernador de distrito, presidente de un comité distrital). Es posible que los rotarios que se jubilan dispongan de más tiempo para asumir responsabilidades distritales, lo cual, a su vez, podría aumentar su dedicación a la misión de Rotary y su interés por los programas. El club también debería considerar las limitaciones económicas de este grupo, debido a la jubilación u otros factores. Si muchos rotarios renuncian por razones de salud o se producen muchos decesos, deberá recurrir a la cap-tación de socios nuevos más jóvenes.

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Sesión �: Captación de socios ��

segunda sesión

Captación de socios

(30 minutos)


1. Distinguir los desafíos relacionados con la captación que enfrentan los clubes del distrito

2. Determinar las estrategias para mejorar la captación


3. Título de la sesión: Captación de socios nuevos


Hojas de trabajo

4. Captación de socios

5. Crónicas de estrategias eficaces para mejorar la captación

Componentes de la sesiónObjetivos de la sesión 5 minutos

Captación de socios en el club 15 minutos

Socios potenciales 10 minutos

• Para obtener información de Rotary actualizada, visite www.rotary.org.

• Para obtener más información sobre los diversos componentes de esta sesión, solicite al instructor distrital un ejemplar del impreso “Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes”.

• Nota para el dirigente de capacitación: Antes de comenzar, trace una línea vertical en una hoja de rotafolio y titule las columnas Desafíos y Soluciones respectivamente.

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Sesión �: Captación de socios 30

oBjetivos de la sesión de caPacitación (5 minutos) de a

TranSParencia3Títulodelasesión:captacióndesociosnuevos



— Repase los objetivos de la sesión de capacitación con los participantes.

remiTaalahOjadeTrabajO4captacióndesocios


— Enumere las secciones de la hoja de trabajo:

— Exhorte a los participantes a utilizar esta hoja de trabajo durante toda la sesión.

Distrito XXXX


Sesión 2:Captación desocios nuevos

Transparencia 3

Distrito XXXX


• Conocer los problemas de los clubes

respecto a la captación de socios.

• Determinar las estrategias para

abordar dichos desafíos.


Transparencia 4

NOTAS


caPtación de socios en el cluB (15 minutos) de a


• A fin de asegurar el éxito futuro de nuestra organización, necesitamos convertir a Rotary en una entidad atractiva y significativa para la próxima generación de rotarios.

• Los clubes pierden muchos socios debido a problemas de salud o decesos, por ello, la captación de socios más jóvenes asegurará que el club continúe funcionando en el futuro.

• Las estrategias que adopten los clubes para captar a so-cios nuevos afectará la línea de continuidad de Rotary y la capacidad de nuestra organización para prestar servi-cios voluntarios en el futuro.


— En el rotafolio, anote las respuestas de los participantes a las siguientes preguntas, debajo de los títulos “Desafíos” y “Soluciones”:

En su opinión, ¿qué beneficios han traído al club los socios nuevos?

¿Qué desafíos enfrenta su club con respecto a la captación de socios nuevos?

¿Qué desafíos enfrenta su club con respecto a la búsqueda de un grupo de socios potenciales más jóvenes?

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Sesión �: Captación de socios 3�

¿De qué manera aborda el club dichos desafíos?

¿Cuáles son las maneras eficaces de difundir los beneficios que reporta la captación de socios nuevos?


— Destacar la participación sobresaliente de un socio nuevo en la reunión semanal del club.

— Hacer hincapié en la consecución de las metas programadas durante la asamblea del club.

— Recalcar los proyectos eficaces que requieren ayuda.

— Remarcar la creciente capacidad para cumplir con las metas financieras.

¿Qué estrategias de captación han sido eficaces en el club?


— Celebrar un foro en el club para intercambiar ideas sobre posibles fuentes de nuevos socios.

— Convertir la captación de un nuevo socio en un asunto de honor y brindar reconocimiento al rotario patrocina-dor del nuevo socio en el boletín del club o en la reunión semanal.

— Invitar a grupos de nuevos sectores demográficos (por ejemplo, personas de otras edades, sexo o raza).

— Invitar a afiliarse al club a los ex participantes en progra-mas de RI y la Fundación (becarios de Buena Voluntad, Intercambio de Jóvenes, RYLA, interactianos, rotarac-tianos)

— Cambiar el horario y la sede de la reunión semanal del club.

remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO5crónicasdeestrategiaseficacesparamejorarlacaptación

NOTAS


socios Potenciales (10 minutos) de a

Punto fundamental

• Para la búsqueda de socios potenciales se requiere la aplicación de estrategias planificadas.

¿Qué estrategias se pueden utilizar a fin de encontrar nuevas clasificaciones?


— Establecer contacto con la cámara de comercio local a fin de obtener la lista de miembros.

— Estar al tanto de los negocios nuevos que se establecen en la comunidad.

— Observar los anuncios publicitarios en las publicaciones locales o comerciales.

— Consultar los directorios telefónicos de las empresas de la comunidad.

— Reunirse con grupos profesionales locales.

¿Con qué frecuencia intenta el club llenar las clasificaciones vacantes?

¿De qué manera promueve el club las actividades de Rotary para captar posibles socios?


— Invitando a un posible socio a una reunión.

— Invitando a un posible socio a participar en un proyecto.

NOTAS


— Distribuyendo artículos de promoción.

— Difundiendo los logros del club.

¿De qué manera pueden promover las actividades de Rotary en la comunidad?


— Enviando comunicados de prensa a los periódicos en los que se incluyan proyectos de servicio en la comunidad que cuenten con la participación directa de los rotarios.

— Mostrando de manera visible una pancarta o banderín con el emblema de RI cuando se implementen proyectos de servicio.

— Contando con un mostrador de información en las reuniones de la comunidad (por ejemplo: festivales y ferias).

— Publicando anuncios de periódico que promuevan los pro-yectos de servicio.

¿Qué efectos tiene la imagen pública en el cuadro social del club?


• El reconocimiento de la comunidad por el compromiso del cuadro social y la implementación de proyectos efi-caces podría contribuir al orgullo de ser socio.

• Concienciar al público acerca de la labor del club podría resultar en la afiliación de socios nuevos o una red más amplia de colaboradores para iniciativas de servicio.

¿Cuál es la lección más valiosa que aprendieron durante esta sesión?

NOTAS



— Repase los objetivos de la sesión de capacitación a fin de verificar que todos los temas fueron tratados adecuada-mente.

— Conteste a todas las preguntas que los participantes for-mulen.

— Pídales que completen la hoja de trabajo 4.



NOTAS


Hoja de trabajo �. Captación de socios

Recursos

Publicación

El ABC de Rotary (363-SP)

Cómo proponer nuevos socios en Rotary (254-SP)


Premio de RI para el Desarrollo del Cuadro Social y la Extensión (901-SP)

Información básica sobre Rotary (595-SP)

Esto es Rotary (001-SP)

¿Qué es Rotary? (419-SP).

Materiales audiovisuales

Historia de Rotary [video] (921-SP)

The Rotarian: La revista en video (510-MU)



Secciones “Membership” y “Cuadro social”


1.

2.

3.

4.

5.

Actividades

•

•

•

NOTAS


Hoja de trabajo �. Crónicas de estrategias eficaces para mejorar la captación Los distritos rotarios de todo el mundo han enviado a RI numerosas crónicas sobre estrategias eficaces para el desarrollo del cuadro social. ¿Cuáles de las siguientes resultarán eficaces en su club y distrito? ¿Cómo las modificaría para adaptarlas a la situación de su club?

• El Club Rotario de Driffield, Humberside, Inglaterra (Distrito 1040), ha logrado excelentes resultados invitando a más de 40 socios potenciales a concurrir a una cena y una sesión informativa en el club. Asistieron 15, de los cuales ocho se afiliaron al club.

• El Club Rotario de Mysore West, Karnataka, India (Distrito 3180), aumentó en 15% el número de socios, como resultado de haber invitado a posibles socios nuevos a participar en una actividad de servicio del club. De esta manera los interesados tuvieron la oportunidad de familiarizarse con el club y los socios antes de asumir el compromiso de afiliación.

• El Club Rotario de Santa Maria, Rio Grande do Sul, Brasil (Distrito 4660), dio la bienvenida a 14 socios nuevos en el transcurso de un año, sin haber sufrido ninguna baja en el cuadro social (un aumento del 42%). Las reuniones comienzan y concluyen en el horario preestablecido. Los programas del club se determinan con dos meses de antelación.

• En el marco del programa “Operación Nueva Nómina de Socios”, varios clubes del Distrito 5150 (California, EE.UU.) utilizaron la táctica de alentarse recíprocamente a fin de aumentar el cuadro social a 25 socios por club, como mínimo. Al alcanzar dicha meta, celebraron una fiesta conjunta.

• Mientras patrocinaba la formación de un club nuevo, el Club Rotario de Simi Sunrise, California, EE.UU. (Distrito 5240), también se enfocó en la captación de socios. Los socios del club invitaron a afiliarse a sus cónyuges y a ex rotarios. Como resultado de este esfuerzo, el número de socios aumentó de 87 a 104.

• El Club Rotario de Duluth Harbortown, Minnesota, EE.UU. (Distrito 5580), atribuye el aumento del 18% de su cuadro social a su campaña para hacer partícipes de sus actividades y programas a tantas personas como fuera posible: cónyuges, familiares y amigos.

• En una reunión del Club Rotario de Cincinnati, Ohio, EE.UU. (Distrito 6670), se colocó en todas las mesas una lista de tres páginas con las clasificaciones vacantes y las empresas del área. A dicha reunión asistieron los miembros del Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club, quienes analizaron las clasificaciones vacantes y las cualificaciones de los socios potenciales. Posteriormente, los más de 150 posibles socios propuestos durante esta actividad, de tres minutos de duración, fueron contactados por un miembro de dicho comité del club y el rotario que propuso al correspondiente candidato.

• El Club Rotario de Clemmons, North Carolina, EE.UU. (Distrito 7690), ha logrado registrar una tasa de crecimiento anual del 30%, aproximadamente, por medio de un programa original. El club divide a los socios en cuatro grupos y se solicita a todo socio que proponga a un nuevo socio durante uno de los cuatro trimestres del año rotario. De esta manera, se otorga la debida importancia al aumento de socios a lo largo de todo el año y el comité pertinente del club tiene suficiente tiempo de tramitar las solicitu-des que se presentan continuamente.

NOTAS


• El Club Rotario de Lusaka, Zambia (Distrito 9210) logró un crecimiento del 63% en sólo un año, bajo el liderazgo del presidente del club, quien presentó personalmente a cinco socios nuevos. Se ofreció una presentación de PowerPoint sobre proyectos implementados por el club a un grupo de dirigentes cívicos y empresariales. Aquellos que mostraron interés recibieron una invitación para dirigir la palabra en una de las reuniones semanales y afiliarse al club.

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Tercera sesión: Clubes nuevos 3�

tercera sesión

Organización de clubes nuevos

(30 minutos)


1. Investigar la posibilidad de formar clubes nuevos en el distrito

2. Entender los motivos por los cuales los clubes nuevos son importantes

3. Comprender las maneras de apoyar a los clubes nuevos


5. Título de la sesión: Organización de clubes nuevos


7. Horario de reunión de los clubes

Hojas de trabajo

6. Organización de clubes nuevos

7. Actividades que corresponden al club padrino

8. Plan de Liderazgo para los Clubes

Componentes de la sesiónObjetivos de la sesión 5 minutos

Organización de clubes nuevos 10 minutos

Apoyo a los clubes nuevos 15 minutos

• Para obtener información actualizada sobre Rotary, visite www.rotary.org.

• Para obtener más información sobre los diversos componentes de esta sesión, solicite al dirigente de capacitación distrital un ejemplar del impreso “Cómo utilizar la presente Guía para dirigentes”.

• Nota para el dirigente de capacitación: Antes de comenzar la sesión, prepare grupos pequeños para participar en un torbellino de ideas. Anote en cuatro hojas de papel de rotafolio el título “Consejos para la organización y administración eficaz del nuevo club”. Ubique las hojas en diferentes lugares de la sala.

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Tercera sesión: Clubes nuevos �0

oBjetivos de la sesión de caPacitación (5 minutos) de a

TranSParencia5Organizacióndeclubesnuevos



— Repase los objetivos de la sesión con los participantes.

remiTaalahOjadeTrabajO6Organizacióndeclubesnuevos


— Enuncie las secciones de la hoja de trabajo.

— Exhorte a los participantes a utilizar esta hoja de trabajo durante toda la sesión.

Distrito XXXX


Sesión 3:Organización declubes nuevos

Transparencia 5

Distrito XXXX


• Investigar la posibilidad de formar clubes

nuevos en el distrito.

• Entender los motivos por los cuales los

clubes nuevos son importantes.

• Comprender las maneras de apoyar a los

clubes nuevos.


Transparencia 6

NOTAS


organización de cluBes nuevos (10 minutos) de a


• Los clubes nuevos ofrecen servicio a áreas que no han recibido apoyo en el pasado.

• De 1988 a 2003, el crecimiento del cuadro social se de-bió principalmente a la organización de clubes nuevos.

• La demanda de servicio es mayor que nunca. Para satis-facer dicha demanda, Rotary necesita crecer.

• Los países en desarrollo y los que atraviesan cambios económicos y políticos podrían beneficiarse de Rotary.

• En las áreas que ya cuentan con un club rotario, la or-ganización de otro club aumenta significativamente la capacidad de brindar servicio.

• Los profesionales están tan ocupados hoy en día que, en las comunidades más grandes, resulta provechoso ofre-cer diversos horarios de reunión para acomodar a todos los socios.

TranSParencia7horariodereunióndelosclubes


• Los clubes rotarios ya no son organizaciones donde los socios se reúnen sólo para el almuerzo.

• Los socios de los clubes rotarios se reúnen principal-mente durante las horas del desayuno, almuerzo o cena, aunque en ocasiones se reúnen en otros horarios.

Desde su punto de vista, ¿qué beneficios ha traído al distrito la incorporación de clubes nuevos?

Distrito XXXX


Horario de reuniónde los clubes

1900+

37%

Otro

1%

0600 - 0859

8%

1100 - 1359

36%

1600 - 1859

18%

Transparencia 7

NOTAS

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Tercera sesión: Clubes nuevos ��


— Facilita la participación de socios con diferentes horarios de trabajo

— Ofrece una fuente más amplia de futuros líderes

— Añade colaboradores para proyectos de servicio

— Aporta fondos adicionales para La Fundación Rotaria

¿Qué circunstancias podrían alentarlo a organizar un club nuevo?


— En la sección “Membership” de www.rotary.org está dis-ponible una lista de tendencias regionales de organización de clubes nuevos.


• El reducido número que pueden ingresar en el club porque el lugar, la hora o el día de la reunión son inade-cuados.

• Cuando la comunidad no dispone de instalaciones de tamaño adecuado donde los socios del club puedan reunirse.

• Cuando se produce un aumento poblacional.

• Cuando la cuota de afiliación a un club existente es muy elevada.

• Cuando las necesidades de la comunidad superan la ca-pacidad de servicio del club.

• Cuando el club prefiere mantener estable el tamaño de su cuadro social.

• Cuando se hace necesario satisfacer las demandas lin-güísticas de un grupo étnico específico.

NOTAS


aPoyo a los cluBes nuevos (15 minutos) de a

¿Cuál es la función de los clubes patrocinadores en la labor de apoyo a los clubes nuevos?


• Servir en calidad de mentor del nuevo club durante al menos dos años después de su admisión a RI.

• Brindar asistencia al representante especial en la plani-ficación y organización de los trámites administrativos del nuevo club.

• Ayudar a organizar los programas y proyectos iniciales del club nuevo.

• Orientar al nuevo club en su desarrollo.

• Presentar los informes que requiera el gobernador de distrito.

remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO7actividadesquecorrespondenalclubpadrino


— Separe a los participantes en cuatro equipos y envíelos a cada una de las esquinas de la sala.

— Pídales que respondan las preguntas del rotafolio. Contarán con 10 minutos para deliberar al respecto.

— Circule entre los grupos y responda a las preguntas que pudieran surgir.

— Cada grupo elegirá un portavoz para informar sobre los puntos más importantes (un minuto por grupo).

¿Qué consejo le daría a un club nuevo en lo que respecta a la organización y administración eficaz de los clubes?

NOTAS


remiTaalOSParTiciPanTeSalahOjadeTrabajO8Plandeliderazgoparalosclubes


• El Plan de Liderazgo para los Clubes es el andamiaje administrativo que se recomienda a los clubes rotarios.

• Se basa en las mejores prácticas para acrecentar la efica-cia de los clubes rotarios.

• Constituye el marco de referencia para la planificación estratégica del club.

• Los clubes patrocinadores deberán apoyar a los clubes nuevos en la implementación del Plan de Liderazgo para los Clubes y el establecimiento de prácticas administra-tivas eficaces desde el inicio.

¿Qué novedades aprendieron durante esta sesión?


— Para mayor información sobre el procedimiento para or-ganizar clubes nuevos, consulte Organización de clubes nuevos: Guía para gobernadores de distrito y repre-sentantes especiales (808-SP).

— Remita a los participantes al capítulo 10 de dicha publi-cación: “Prácticas de los clubes padrinos que han dado buenos resultados”.

— Repase los objetivos de la sesión de capacitación a fin de verificar que todos los temas fueron tratados adecuada-mente.

— Conteste a todas las preguntas de los participantes.

— Pídales que completen la hojas de trabajo 6.



NOTAS


Hoja de trabajo �. Organización de clubes nuevos

Recursos

Publicaciones


Organización de clubes nuevos: Guía para gobernadores de distrito y representantes especiales (808-SP).



Sección “Cuadro social”


1.

2.

3.

4.

5.

Actividades

•

•

•

NOTAS


Hoja de trabajo �. Actividades que corresponden al club padrinoEl buen funcionamiento de un club nuevo depende de si cuenta con una buena organización y si su desarrollo durante los meses iniciales es positivo. Después de que el club nuevo haya recibido su carta constitutiva, el club padrino sirve de mentor, continuando su participación y brindando guía durante el primer año del club. Entre los deberes que el club padrino (o clubes padrinos) podría asumir se incluyen los siguientes:

• Responsabilizar a un socio para que se cerciore de que en cada reunión del club nuevo se cuente con la campana y el mazo, los distintivos de los socios, las tarjetas para compensar ausencias y otros artículos que habitualmente se utilizan durante las reuniones.

• Pedir al secretario del club patrocinador que asesore a su homólogo en el nuevo club durante las pri-meras reuniones.

• Invitar al presidente del club a asistir, en compañía del representante especial, a la primera reunión regular de la junta directiva del club nuevo.

• Alentar a los socios con experiencia a colaborar en la orientación de los socios del nuevo club respecto a información sobre Rotary, así como sobre las normas y procedimientos que se siguen en RI.

• Asistir al club nuevo en la planificación de sus programas durante el primer año.

• Planificar actividades conjuntas de recaudación de fondos.

Organización de comités

El club patrocinador y el representante especial del gobernador deben colaborar con los socios fundado-res a fin de establecer un plan operativo para los comités que sustente las metas y objetivos del club. Los artículos 9 y 10 del Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios describen la estructura y las responsa-bilidades de los cinco comités que se recomiendan, aunque se podrá nombrar anualmente otros comités, según sea necesario. Se deberá examinar el sistema de comités sugerido con el presidente y analizar si dicha estructura responde a las necesidades actuales del club y si podrá aplicarse en el futuro.

Aliente a los presidentes de los comités del club padrino a que se reúnan con sus homólogos del club nue-vo. Invite a los miembros de los comités del nuevo club a asistir a una reunión ordinaria de los comités del club padrino, a fin de que comprendan mejor el funcionamiento de un comité con experiencia.

Mantenimiento de registros completos

El secretario del club padrino puede ayudar al secretario del club nuevo con la organización de un sistema permanente para mantener los registros del club, a fin de que éste conserve en sus archivos la documen-tación completa desde los primeros días de su funcionamiento. Son documentos de gran valor histórico las crónicas relacionadas con la organización del club y la nómina de los socios fundadores. Es necesario cerciorarse de que el nuevo secretario reciba un ejemplar del reglamento del club y de los estatutos del club (debidamente completados los artículos 2 y 3). Estos documentos deberán conservarse como regis-tros permanentes del club. Ayude al secretario a establecer un sistema sencillo para registrar la asistencia a las reuniones (ver el programa de software sobre administración del club en la “Página de ingreso para los rotarios” de www.rotary.org) y recopilar las anécdotas interesantes que deberían formar parte del historial del club. Asegúrese de que el club cuente con un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-SP).

NOTAS


Los cambios en la composición del cuadro social y los socios dados de baja deben registrarse con todos los detalles pertinentes y transmitirse a RI por medio de la “Página de ingreso para los rotarios” o utilizan-do el “Formulario de datos de socios” (incluido en el Manual del secretario del club, que forma parte del Juego de materiales para los funcionarios del club). Estos datos también deberán notificarse a los funcionarios distritales. Un socio del club padrino deberá ayudar al secretario a preparar el informe de asistencia men-sual y remitirlo al gobernador de distrito antes del día 15 del mes siguiente.

Boletín del club

Las comunicaciones constituyen un elemento fundamental para la longevidad del club. Se deberá asesorar al nuevo club y ayudarlo con la publicación de un boletín en el que se anuncien los programas de las reu-niones próximas y se compartan noticias interesantes sobre las actividades del club, sus socios y la obra de Rotary en el ámbito mundial. Se deberá nombrar un director del boletín del club, quien deberá reunir-se con el director del boletín del club padrino para recoger ideas sobre asuntos de actualidad, los recursos disponibles a través del distrito y RI, y cómo proceder con la publicación del boletín.

El sitio web del club

Muchos clubes crean sus propios sitios en la web con miras a mantener informados a los socios y promo-ver las actividades del club dentro de la comunidad y más allá de los confines de su localidad. Se animará al nuevo club a crear su propio sitio web y agregar un enlace a los sitios web del distrito y de RI.

Sitio web de RI

El sitio web de RI (www.rotary.org) es una excelente fuente de consulta e información sobre asuntos administrativos, el cuadro social, los programas de la asociación, las relaciones públicas y La Fundación Rotaria, y ofrece recursos tales como la “Página de ingreso para los rotarios” y el “Localizador de clubes”.

Primera asamblea del club

Antes de celebrar la primera Asamblea del Club, los socios del club padrino podrían asesorar al presidente del club nuevo sobre cómo convocar la reunión y brindar asistencia a los presidentes de los comités del club respecto a la preparación de los planes iniciales para el funcionamiento de los comités.

Programas para las reuniones semanales del club

El club padrino deberá colaborar estrechamente con el presidente del club nuevo y el presidente del Comité de Programas en la elaboración de los programas para las primeras seis semanas, por lo menos. Basándose en la experiencia de su club, comparta con el club nuevo las técnicas eficaces que se hayan aplicado en la planificación, solicitación y presentación de programas interesantes y relevantes. Sugiera, asimismo, diversas técnicas útiles para encontrar buenos oradores.

Desarrollo del cuadro social

Se deberá lograr que los funcionarios del club nuevo comprendan cabalmente la importancia de formu-lar un plan para el aumento continuo del cuadro social. Recomiéndeles consultar la Guía para el aumento del número de socios (417-SP), la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces y los demás materiales sobre el incremento del cuadro social que reciben todos los clubes rotarios nuevos (disponibles en www.rotary.org), en los cuales se pueden encontrar muchas ideas para la captación y retención de socios. Ofrézcase para ayudar al presidente del club o al presidente del comité apropiado a fin de elaborar un programa para capacitar a todos los socios del club sobre el procedimiento de proposición y elección de los socios nuevos, de conformidad con el artículo 13 del Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios.

NOTAS


Transcurridos seis meses, verifique la situación del club con respecto a los puntos enumerados a continua-ción y brinde consejos y guía cuando corresponda:

• Programas semanales bien planeados

• La marcha de la labor de los comités en lo tocante al aumento del número de socios, el servicio en la comunidad, La Fundación Rotaria y la formación de los dirigentes del club

• Reuniones mensuales de la junta directiva

Continúe brindando apoyo al club nuevo por medio de las siguientes actividades:

• Planificar reuniones interclubes con la participación del club nuevo

• Animar a los socios a que asistan a las reuniones semanales ordinarias del club nuevo

• Alentar a los socios del club nuevo a compensar ausencia en un club cercano

• Cerciorarse de que los socios del club nuevo estén familiarizados con la sección “Localizador de clubes” del sitio web de RI, a fin de que puedan informarse sobre el horario de las reuniones de los clubes del área en que se encuentren de visita

• Recomendar a los nuevos socios que asistan a la Conferencia de Distrito

NOTAS


Hoja de trabajo �. Plan de Liderazgo para los ClubesEl propósito del Plan de Liderazgo para los Clubes es fortalecer a Rotary en el plano de los clubes, pro-veyéndoles del andamiaje administrativo propio de los clubes eficaces. Los clubes rotarios eficaces son aquellos capaces de:

• Mantener y aumentar el número de socios.

• Realizar con buenos resultados proyectos que satisfagan carencias en su propia comunidad así como en comunidades de otros países.

• Brindar apoyo a La Fundación Rotaria mediante la participación en los programas y las contribuciones económicas.

• Capacitar a sus dirigentes para que presten servicio en Rotary más allá del ámbito del club.

A efectos de implementar dicho plan, los dirigentes, dirigentes entrantes y ex dirigentes inmediatos de los clubes deberán:

• Trazar un plan a largo plazo que propicie el logro de los elementos propios de un club eficaz.

• Establecer metas anuales recurriendo a la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces, en conso-nancia con los planes a largo plazo del club.

• Organizar asambleas de club en las que se dé participación a los socios en la planificación y se los man-tenga informados sobre las actividades de Rotary.

• Asegurar una comunicación fluida entre el presidente del club, la directiva, los presidentes de los comi-tés, los socios del club, el gobernador de distrito, los asistentes del gobernador y los comités distritales.

• Propiciar la continuidad en el liderazgo, incluyendo el concepto de planificación de la sucesión, a fin de asegurar la formación de futuros dirigentes.

• Enmendar el reglamento de los clubes de conformidad con el esquema de sus comités y las funciones y responsabilidades de los dirigentes del club.

• Propiciar el compañerismo entre los socios del club.

• Asegurarse de que cada socio participe directamente en un proyecto o función del club.

• Elaborar un amplio plan de capacitación que garantice:

– la asistencia de los dirigentes de club a las reuniones de capacitación distritales,

– la orientación asidua a los socios nuevos, y

– las oportunidades de formación permanente a los actuales socios.

Los dirigentes de club deberán implementar el Plan de Liderazgo para los Clubes juntamente con los líderes distritales, según lo estipulado en el Plan de Liderazgo Distrital. El plan se someterá a revisiones anuales.

Comités del club

Los comités del club están encargados de llevar a la práctica las metas anuales y a largo plazo del club, ba-sándose en las premisas de las cuatro Avenidas de Servicio. El presidente electo del club, el presidente en ejercicio y el ex presidente inmediato deberán colaborar a fin de garantizar la continuidad en el liderazgo y el relevo en estos cargos. Cuando sea factible, se designará a los miembros de los comités por un pe-ríodo de tres años, a fin de garantizar la coherencia y continuidad de los programas. El presidente electo

NOTAS


del club es responsable de nombrar a los integrantes del comité a fin de cubrir las vacantes, designar a los presidentes de los comités y organizar las reuniones de planificación previas al comienzo del año de su mandato. Se recomienda que los presidentes de los comités se hayan desempeñado previamente como miembros de dichos comités. Se nombrarán los siguientes comités permanentes:

• Cuadro social

Este comité deberá desarrollar e implementar un amplio plan para la captación y retención de socios.

• Relaciones públicas

Elaborará e implementará planes para difundir información sobre Rotary entre el público, y promover las actividades y proyectos de servicio del club.

• Administración

Conducirá las actividades relacionadas con el funcionamiento eficaz del club.

• Proyectos de servicio

Desarrollará e implementará proyectos humanitarios, educativos y de servicio a través de la ocupación, a fin de atender las necesidades de la comunidad donde funciona el club y las comunidades de otros países.

• La Fundación Rotaria

Se encargará de desarrollar e implementar planes de apoyo a La Fundación Rotaria, mediante contribu-ciones económicas y la participación en los programas.

Se formarán además otros comités cuya creación se juzgue necesaria.

Requisitos de capacitación

Los presidentes de los comités del club deberán concurrir a la Asamblea de Distrito antes de comenzar a desempeñar sus cargos.

Comunicación con el equipo de liderazgo distrital

Los comités del club deberán trabajar con los asistentes del gobernador y los comités distritales pertinentes.

Presentación de informes

Los comités del club deberán rendir cuentas regularmente sobre sus actividades a la directiva del club y durante las asambleas del club.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Discusiones de mesa redonda �1

Discusiones de mesa redonda

(30 minutos)

Objetivos de la sesión Al finalizar la sesión, cada participante habrá discutido un asunto de importancia para su propio club y encontrado estrategias que aborden dicho asunto, a fin de fortalecer la labor del club.


8. Título: Discusiones de mesa redonda

Preguntas para las discusiones de mesa redonda

A: Ex participantes en programas B: Capacitación permanente C: Diversidad D: Familias de los rotarios E: Clubes con cuadro social numeroso1

F: Orientación de socios nuevos G: Relaciones públicas H: Proyectos de servicio I: Clubes con cuadro social reducido2

Componentes de la sesiónLos participantes elegirán el tema de discusión 5 minutos

Debatirán dicho asunto utilizando el método de preguntas 25 minutos

• Para obtener información actualizada sobre Rotary, visite www.rotary.org.

• Nota para el dirigente de capacitación: Anote en cada mesa el título del tema que se debatirá y proporcione las preguntas de discusión pertinentes.

1 Las pautas sobre el tamaño de un club con cuadro social numeroso son relativas a los clubes del distrito.2 De conformidad con el Reglamento de RI, se requiere que los clubes rotarios que tengan menos de 10 socios

paguen en concepto de cuotas per cápita el equivalente del importe que deberían pagar si hubieran tenido 10 socios. La Directiva de RI estableció que, donde sea geográficamente posible, los clubes vecinos con menos de 20 socios deberán fusionarse y que todo club que desee patrocinar la organización de un club nuevo deberá contar con un cuadro social de 20 socios como mínimo.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Discusiones de mesa redonda ��

Mesa redonda A: Ex participantes en programas

1. ¿A qué grupos de ex participantes en programas invita el club a afiliarse (ex integrantes de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio, ex becarios de Buena Voluntad, rotaractianos, etc.)?

2. ¿Qué métodos utiliza el club para captar a ex participantes en programas de RI y La Fundación Rotaria?

3. ¿Qué desafíos ha enfrentado el club en la labor de captación de ex parti-cipantes en programas de RI y la Fundación?

4. ¿Qué actividades del club han tenido éxito en la captación de ex partici-pantes en programas de RI y la Fundación?

5. ¿Quién está a cargo de la captación de los ex participanets en programas?

6. ¿Qué papel desempeña el distrito en la captación de ex participantes en programas?

7. ¿Qué tipo de programa debería establecer el distrito para captar ex parti-cipantes en programas de RI y LFR?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para incentivar a los ex participantes en programas de RI y LFR a afiliarse al club?


Mesa redonda B: Capacitación permanente

1. ¿Qué es la capacitación permanente?

2. ¿Qué obstáculos se presentan para establecer un programa de capacita-ción permanente?

3. ¿Qué elementos deben incluirse en un programa de este tipo?

4. ¿Quién debería participar en el programa?

5. ¿Cuáles son los métodos más eficaces para dirigir un programa de capaci-tación permanente?

6. ¿De qué manera apoya el distrito la capacitación permanente de los rotarios?

7. ¿Qué recursos distritales hay disponibles? ¿Qué recursos de RI hay disponibles?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para mejorar o establecer un programa de capacitación permanente de socios en el club y el distrito?


Mesa redonda C: Diversidad

1. ¿En qué medida puede la diversidad reportar beneficios al club?

2. ¿Refleja el cuadro social del club la diversidad de la comunidad en cuan-to a profesión, sexo, raza, edad, etc.?

3. ¿Qué desafíos enfrenta su club con respecto a la captación de socios de los diversos estamentos comunitarios?

4. ¿Qué estrategias resultan eficaces para captar socios que reflejen la diver-sidad de la comunidad?

5. ¿Qué desafíos enfrenta su club para retener a dichos socios?

6. ¿Qué estrategias resultan eficaces para retener a dichos socios?

7. ¿Qué papel desempeña el distrito para incrementar la diversidad entre los socios de los clubes?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para mejorar la diversidad en el club y el distrito?


Mesa redonda D: Familias de los rotarios

1. ¿De qué modo promueve su club la participación de las familias de los rotarios?

2. ¿Qué logros ha obtenido su club en este sentido?

3. ¿Qué problemas ha tenido su club para lograr dicha participación?

4. ¿Quién es el funcionario responsable de lograr la participación de las familias de los rotarios en las actividades del club?

5. ¿Qué papel desempeña el distrito para promover la participación de las familias de los rotarios?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para procurar la participación de las familias de los rotarios en las actividades del club y el distrito?


Mesa redonda E: Clubes con cuadro social numeroso

1. En su opinión, ¿cómo se define un club con cuadro social numeroso?

2. ¿Qué desafíos singulares enfrenta este tipo de clubes?

3. ¿Cómo se puede retener a los socios de clubes con cuadro social numeroso?

4. ¿De qué manera apoyan al distrito los clubes con cuadro social numeroso?

5. ¿Cómo pueden los clubes con cuadro social numeroso colaborar con otros clubes?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para fortalecer la labor de los clubes con cuadro social numeroso?


Mesa redonda F: Orientación de socios nuevos

1. ¿En qué consiste la orientación de socios nuevos?

2. ¿Cuándo debe comenzar la orientación de socios nuevos?

3. ¿Cuáles son los obstáculos para establecer un programa de orientación para socios nuevos?

4. ¿Qué elementos deben incluirse en un programa de este tipo?

5. ¿Quién debería participar en este tipo de programa?

6. ¿Cuáles son los métodos más eficaces para dirigir un programa de orien-tación de socios nuevos?

7. ¿De qué manera apoya el distrito la orientación de los socios nuevos?

8. ¿De qué recursos dispone el distrito? ¿De qué recursos dispone RI?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para mejorar o establecer un programa de orientación de socios nuevos en el club y el distrito?


Mesa redonda G: Relaciones públicas

1. ¿De qué manera las relaciones públicas ejercen influencia sobre la imagen pública del club, el distrito y Rotary International?

2. ¿Cómo se relaciona la imagen pública con la captación de socios nuevos?

3. ¿Cómo se relaciona la imagen pública con la retención de socios?

4. ¿Qué logros ha obtenido su club en el campo de las relaciones públicas?

5. ¿Qué obstáculos debió enfrentar?

6. ¿Qué medidas deberá tomar su club para fomentar las relaciones públicas?

7. ¿De qué modo colaboran los miembros del Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club y sus pares del Comité de Relaciones Públicas?

8. ¿Qué papel desempeña el distrito para mejorar las relaciones públicas, a fin de apoyar el desarrollo del cuadro social?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para mejorar las iniciativas de relaciones públicas en el club y el distrito?


Mesa redonda H: Proyectos de servicio

1. ¿Cómo los proyectos de servicio se relacionan con la captación de socios nuevos?

2. ¿Cómo los proyectos de servicio se relacionan con la retención de socios?

3. ¿Qué logros ha obtenido su club respecto a los proyectos de servicio?

4. ¿Cuáles han sido los obstáculos?

5. ¿Cómo puede conseguir que todos los socios participen en los proyectos de servicio del club?

6. ¿Cómo puede conseguir la participación de los socios nuevos?

7. ¿De qué modo colaboran los miembros del Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club y sus pares del Comité de Proyectos de Servicio del club?

8. ¿Qué papel desempeña el distrito para mejorar los proyectos de servicio, a fin de apoyar el desarrollo del cuadro social?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas tomará usted para lograr que los proyectos de servicio influyan positivamente en el desarro-llo del cuadro social del club y el distrito?


Mesa redonda I: Clubes con cuadro social reducido

1. En su opinión, ¿cómo se define un club con cuadro social reducido?

2. ¿Qué desafíos singulares enfrenta este tipo de clubes?

3. ¿Cómo se puede incrementar el número de socios en este tipo de clubes?

4. ¿De qué manera apoya el distrito a los clubes con cuadro social reducido?

5. ¿Cómo pueden los clubes con cuadro social reducido colaborar con otros clubes?

6. ¿Qué recursos distritales hay disponibles? ¿Qué recursos de RI hay disponibles?

Después de concluido este seminario, ¿qué medidas implementará para fortalecer la labor de los clubes con cuadro social reducido?

Sesión plenaria de clausura (30 minutos)

La sesión plenaria de clausura deberá servir como reseña de las sesiones de ca-pacitación y los debates efectuados durante este seminario. Es la oportunidad final para resumir los puntos más importantes que se abordarán durante el año rotario. Esta sesión plenaria procurará concluir las actividades del seminario de manera inspiradora y estimulante e incluir los siguientes aspectos:

Resumen de logros alcanzados

• Recuerde a los participantes todo lo que han aprendido durante el Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social y de qué manera estos conocimientos los ayudarán en el ejercicio de sus funciones.

Relación entre las metas del club y las metas distritales

• Reseñe las metas del distrito respecto al desarrollo del cuadro social y de qué manera los clubes apoyan dichas metas.

• Remarque las estrategias que deberán ponerse en práctica para superar obstáculos y alcanzar las metas del club y el distrito.

• Pida a los participantes que asuman como labor continua el desarrollo del cuadro social en sus respectivos clubes.

• Recuérdeles que un cuadro social sólido es esencial para el servicio al club, la comunidad, las comunidades de otros países, el distrito y RI.

• Recalque que el equipo de liderazgo distrital, el coordinador regional de RI para el desarrollo del cuadro social y el coordinador de zona de RI para el desarrollo del cuadro social están a su disposición para ayudarlo en sus esfuerzos de desarrollo del cuadro social.

Reconocimiento

• Destaque que los rotarios son personas sumamente ocupadas.

• Agradezca a los participantes su dedicación al distrito.

GUÍA PARA DIRIGENTES DEL SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL — Sesión plenaria de clausura �1

Perm

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OrganizarconéxitoelSeminario Distrital de Desarrollo del Cuadro

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conocerlasideasyestrategiasparaelcrecimientoatravésdelaGuía para el desarrollo del cuadro social(417-SP)

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1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.

www.rotary.org 242-SP—(206)

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